Anda di halaman 1dari 50

PENGURUSAN PERSATUAN/KELAB

(Pakaian Seragam, Persatuan/Kelab dan Kelab Permainan/Sukan)


1. LATAR BELAKANG 1.1 Inisiatif dan usaha menubuhkan kelab atau persatuan yang dipimpin, diangotai dan digerakkan oleh murid-murid adalah selaras dengan harsat menggiatkan lagi pelaksanaan program aktiviti kokurikulum di sekolah-sekolah seluruh negara. Malah Peraturan 4 dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan ( Persatuan Sekolah 1!!" seperti yang dimaktubkan dalam #arta Kera aan P!U (A) "#$ bertarik% &" 'ei "##( menegaskan baha$a %uru &esar atau Pengetua, setelah menerima permohonan se'ara bertulis, hendaklah menubuhkan persatuan sekolah dari ketogeri yang berikut(1.1.1 1.1., 1.1./ 1.1.4 1.1.0 Mata pela)aran yang dia)ar di sekolah sebagaimana yang dinyatakan dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan (*urikulum *ebangsaan 1!!+, -obi dan rekreasi. Sukan dan permainan. &adan beruniform. atau 1pa-apa persatuan lain yang diluluskan oleh pendaftar.

1., 2saha menubuhkan kelab atau persatuan di sekolah adalah )uga usaha kependidikan yang penting, khususnya untuk menyemai dan memupuk prinsip, kaedah dan kemahiran kepimpinan di kalangan murid, di samping membangunkan diri mereka men)adi insan yang me$arisi dan menghayati keseluruhan 'iri-'iri ke'emerlangan murid yang tersurat dan tersirat dalam 3alsafah Pendidikan *ebangsaan. 1./ Sehingga kini inisiatif dan usaha sekolah menubuhkan kelab atau persatuan yang dipimpin, dianggotai dan digerakkan oleh murid-murid amatlah menggalakkan. Inisiatif dan usaha ini akan memberi impaks yang lebih besar kepada penyemarakkan kegiatan kokurikulum sebagai sebahagian daripada program pendidikan di sekolah, apabila pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran murid-murid memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau persatuan yang ditubuhkan itu dipertingkatkan se'ara bersepadu dan berterusan.

,.

RAS)*NAL &erdasarkan hakikat ke)adian insan, setiap murid mempunyai bakat dan potensi untuk memimpin, sekurang-kurangnya untuk memimpin diri sendiri men)adi apa yang diinginkan. #alau bagaimanapun pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran memimpin, mengurus dan mengoperasikan sesuatu kelab atau persatuan bukanlah $arisan semula )adi. Pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran ini sebaliknya boleh diperolehi melalui proses-proses penga)aran dan pembela)aran formal dan tidak formal, pengalaman se'ara langsung, perkongsian pemikiran, pengalaman dan latihan.

/.

'ATLA'AT 1gar dapat membantu guru dan murid-murid meran'ang dan melaksanakan dengan bermatlamat untuk melahirkan insan yang ber$iba$a, berketrampilan dan berkeyakinan tinggi sebagai pemimpin di sekolah dan berpotensi mengembangkan bakat dan upaya kepimpinan masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi dalam bidang-bidang yang di'eburi pada masa akan datang.

4.

*B+EKT), A' %uru-%uru dan murid-murid akan( 4.1 Mengetahui dan memahami 'iri-'iri dan nilai-nilai kepimpinan yang diperlukan untuk memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau persatuan di sekolah. 4., 4./ 4.4 4.0 Mengetahui dan memahami kaedah, stategi dan prinsip pengurusan kelab atau persatuan se'ara berkesan. Mengetahui dan memahami kaedah dan stategi memimpin dan memotivasikan ahli-ahli kelab atau persatuan yang dipimpin Mempunyai pengetahuan dan kemahiran meran'ang, mengelola, menyelia dan menilai aktiviti dan kegiatan kelab atau persatuan yang dipimpin. Mempunyai keyakinan diri sebagai pemimpin yang ber$iba$a, berketrampilan dan ber$a$asan.

0.

*B+EKT), K-USUS 0.1 0., 0./ 0.4 Men)elaskan matlamat dan tu)uan penubuhan kelab atau persatuan di sekolah dalam konteks kependidikan dan kepimpinan Men)elaskan kaedah dan tata'ara penubuhan kelab atau persatuan. Men)elaskan kaedah dan tata'ara pentadbiran dan pengurusan kelab atau persatuan Men)elaskan kaedah dan tata'ara pengurusan dan pengelolaan aktiviti dan kegiatan kelab atau persatuan di sekolah berdasarkan peran'angan dan undang-undang. Membentang dan men)elaskan 'iri-'iri dan nilai-nilai asas kepimpinan. Men)elaskan tanggung)a$ab dan peranan murid-murid sebagai $arganegara berdasarkan 5u)unegara, perlembagaan negara dan #a$asan ,6,6.

0.0 0.4

4.

KELAB ATAU PERSATUAN 4.1 Definisi( Sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur, berpelembagaan, berperaturan dan berkepimpinan yang dianggotai oleh murid-murid sekolah yang mempunyai

minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk saling bekerjasama, bantu membantu dan berkongsi sumber dalam melaksanakan aktiviti dan mencapai cita-cita serta matlamat yang telah ditetapkan dan dipersetujui bersama bagi memperkembangkan minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan masing-masing. 4., Tujuan penubuhan/pembentukan kelab atau persatuan. 4.,.1 Menggabungkan murid-murid yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan ke'enderungan yang sama supaya murid-murid berpeluang dan berkesempatan( a. b. '. d. e. f. Meran'ang dan melaksanakan aktiviti berkumpulan. dan kegiatan se'ara

&erkongsi pengetahuan dan pengalaman dalam bidang yang diminati dan digemari. Menetapkan bersama. matlamat yang dipersetu)ui dan dilaksanakan

&erkongsi sumber dan peralatan. Me$u)udkan peluang kepada murid-murid mengembangkan bakat dan potensi kepimpinan Me$u)udkan $ahana kepada murid-murid mengembangkan bakat dan potensi masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi

+.

BAGA)'ANA 'ENUBU-KAN KELAB ATAU PERSATUAN +.1 Murid-murid membentuk )a$atankuasa pena)a untuk menetapkan(+.1.1 +.1., +.1./ +.1.4 7u)uan dan matlamat 1ktiviti dan kegiatan Peraturan Perlembagaan (8ontoh 9ampiran :

+., :a$atankuasa pena)a menulis permohonan rasmi kepada Pengetua atau %uru &esar dengan menyertakan dokuman yang telah ditetapkan di atas. +./ Mendapatkan kelulusan daripada Pengetua atau %uru &esar +.4 Mendaftarkan ahli-ahli kelab atau persatuan yang telah diluluskan oleh Pengetua atau %uru &esar +.0 Mengadakan Mesyuarat 1gung penubuhan dengan ( +.0.1 +.0., +.0./ Memilih 1hli :a$atankuasa Meran'ang aktiviti tahunan kelab atau persatuan Pengesahan dokumen kelab atau persatuan

+.4 Mengoperasikan kelab atau persatuan (! PENGURUSAN KE/ANGAN ".1 Pengenalan ".1.1 ".1., Pengurusan *e$angan adalah satu perkara pokok dan paling penting dalam sesebuah kelab atau persatuan 7anpa pengurusan ke$angan yang baik dan sempurna maka per)alanan persatuan atau kelab berkenaan akan pin'ang dan akhirnya terus berkubur.

".,

Objektif ".,.1 ".,., ".,./ Memberi pendedahan kepada pela)ar khususnya kepada &endahari kelab;persatuan dalam menguruskan ke$angan se'ara sistematik. Melahirkan pela)ar yang yang 'elik pengurusan ke$angan <apat melin'inkan per)alanan sesebuah kelab;persatuan men)alankan sebarang aktiviti yang telah diran'angkan dalam

"./

Tugas Bendahari dan Penolong Bendahari "./.1 Menyediakan ='ash book> (&uku 7unai a. b. '. "./., "././ "./.4 "./.0 "./.4 "./.+ &uku 5esit, &orang Pesanan &arang, &orang &au'ar &ayaran.

Menyediakan sebuah fail ke$angan dan )uga tempat menyimpan fail, buku resit, bau'ar bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang sempurna. &endahari kelab;persatuan perlu men'atat segala perkara hendak dibeli;dipesan dengan mengisi &orang Pesanan yang

Mempastikan pengerusi;setiausaha telah membuka akaun persatuan Membuat pungutan yuran;derma keahlian dan sumbangan khusus bagi men)alankan sesuatu aktiviti. Menyediakan &orang Pesanan (8ontoh 9ampiran 1 1pa yang patut dilakukan apabila menerima duit;$ang? a. b. '. *eluarkan resit 5ekodkan dalam ='ash book> Menyimpan $ang dalam &ank;%uru Penasihat dengan segera sekiranya melebihi had yang dibenarkan. (5M /6.66

"./." "./.!

Setiap pembelian barang melebihi had yang dibenarkan (5M /6.66 hendaklah mendapatkan kebenaran daripada %uru Penasihat. &endahari )uga perlu membuat anggaran perbelan)aan bagi sesuatu program.

"./.16 Pembentangkan laporan ke$angan dalam mesyuarat. "./.11 Mengadakan &au'ar Pembayaran. a. &au'ar Pembayaran hendaklah dibuat dalam , salinan. Salinan asal simpanan sekolah (kelab;persatuan dan kedua kepada penerima.

b. Masukkan butir-butir tentang perkhidmatan;bekalan yang telah dilaksanakan;dibekalkan beserta tarikh. '. Setiap bau'ar pembayaran dimestikan disertakan bil pembelian barang. d. :umlah pembayaran dalam angka dan perkataan. e. <apatkan resit pembayaran daripada pembekal atau pekedai. f. 7andatangan guru penasihat yang meluluskan dan tarikh.

g. :ika bil asal hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap bil salinan yang diperakui oleh guru penasihat . h. Sebaik saha)a pembayaran dilakukan, bau'ar dan dokumen sokongan hendaklah ditebuk;di'op @S2<1- &1A15B berserta tarikhnya bagi mengelak pembayaran dua kali. i. &au'ar-bau'ar pembayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan mengikut nombor siri.

"./.1, Menyediakan Penyata *e$angan &erakhir /1 Cgos pada setiap tahun untuk dibentangkan dalam Mesyuarat 1gung 7ahunan (9ampiran & a. b. Pastikan &uku 7unai (8ash &ook ditutup. telah dikemaskinikan dan

Pastikan adanya Penyata *e$angan 7ahunan *elab;Persatuan sekolah yang telah diaudit bagi tahun sebelumnya atau )ika tidak, gunakan penyata yang belum diaudit. Sediakan format Penyata *e$angan 7ahunan.(ada $ang terima dan ada $ang keluar serta baki ditangan dan )uga baki dibank. <apatkan tandatangan Pemeriksa *ira-*ira bagi mengesahkan baha$a segala butiran dalam Penyata 7ahunan itu adalah benar atau sahih.

'. d.

"./.1/ Menyemak &uku 7unai ('ash book pada setiap hu)ung bulan Menyimpannya di tempat yang selamat dan berkun'i.

"./.14 Sekiranya persatuan dibubarkan, bendahari hendaklah membelan)akan $ang baki mengikut sebagaimana yang diputuskan dalam mesyuarat agung. "./.10 Penyalahgunaan $ang persatuan adalah satu kesalahan yang serius dan boleh dikenakan tindakan tatatertib ".4 Tugas Pemeriksa ira- ira ".4.1 ".4., ".4./ ".4.4 Menyemak &uku 7unai pada setiap hu)ung bulan Memberikan teguran kepada &endahari sekiranya berlaku butiran salah. Menandatangani Penyata 7ahunan &erakhir /1Cgos setiap tahun. &ertanggung)a$ab ke ditandatanganinya itu atas Penyata 7ahunan yang telah

#!

PENGURUSAN MESYUARAT !.1 'es0uarat Agung! !.1.1 Mengedarkan surat )emputan Mesyuarat 1gung *elab diedarkan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan (9ampiran 8 dengan disertakan minit mesyuarat yang lalu. 1tur 'ara Ma)lis Mesyuarat 1gung .a .b .' .d !.1./ 2'apan 1lu-aluan 2'apan Penasihat *elab 2'apan Perasmian Mesyuarat agung

!.1.,

1genda Mesyuarat 1gung a. b. '. d. e. 2'apan Pengerusi Mesyuarat Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu. (8ontoh Minit Mesyuarat 1gung D 9ampiran < Membentangkan laporan tahunan. Membentangkan dan mengesahkan laporan ke$angan Pemilihan 1hli :a$atankuasa i. ii. iii. iv. Pengerusi Eaib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha

v. vi. vii. viii. f. g. #!&

&endahari Penolong &endahari 1hli :a$atankuasa (0 D + orang Pemilihan dua orang )uru audit

Membahaskan usul-usul yang diterima 2'apan penangguhan

'es0uarat Agung Luar Biasa Mesyuarat 1gung 9uar &iasa;7ergempar boleh diadakan dengan kehendak sebahagian ahli atau 1hli :a$atankuasa bagi membin'angkan satu agenda saha)a. Eotis hendaklah disiarkan dua minggu sebelum diadakan. Mesyuarat ini )uga boleh diadakan kerana( !.,.1 !.,., Permintaan bertulis ,;/ ahli Pengerusi memikirkan perlunya mesyuarat diadakan.

#!1

'es0uarat +a2atankuasa Mesyuarat ini diadakan untuk mengerakkan aktiviti kelab. Mesyuarat hanya boleh di)alankan sekiranya 'ukup korum (,;/ daripada ahli )a$atankuasa . Mesyuarat ini hendaklah dihadiri oleh %uru Penasihat yang dilantik oleh Pengetua. Eotis panggilan mesyuarat hendaklah diberi dalam tempoh satu minggu. (9ampiran F 1genda Mesyuarat hendaklah merakumi perkara berikut( !./.1 !./., !././ !./.4 !./.0 !./.4 2'apan Pengerusi. Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu. (8ontoh minit mesyuarat )a$atankuasa D 9ampiran 3 Perkara berbangkit. 9aporan biro-biro. 9aporan ke$angan. -al-hal lain.

#!3

'es0uarat A%li +a2atankuasa Pr4 ek 1genda Mesyuarat !.4.1 !.4., !.4./ 2'apan Pengerusi Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit

!.4.4

Membin'angkan hal pro)ek (9ampiran % a. b. '. d. 7arikh -ari Masa 7empat

!.4.0 !.4.4 !.4.+ !.4."

Melantik ahli )a$atankuasa pro)ek 7ugas-tugas ahli )a$atankuasa pro)ek *e$angan pro)ek -al-hal lain.

"5! PENGURUSAN FA ! "5!" 3ail Induk *elab ; Persatuan 16.1.1 Surat Permohonan menubuhkan 2nit Pakaian Seragam, *elab; Persatuan dan Sukan;Permainan daripada guru;murid disertakan bersama ( a. b. '. 16.1., 16.1./ 16.1.4 16.1.0 16.1.4 16.1.+ 16.1." 16.1.! 16.1.16 16.1.11 16.1.1, 16.1.1/ <raf perlembagaan <raf aktiviti asas Senarai :a$atankuasa Pena)a

Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua;%uru &esar selaku Penolong Pendaftar Sekolah. 1da penyataan kelulusan penubuhan. Surat pelantikan sebagai %uru Pemimpin;Penasihat. 1da penyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan. Minit Mesyuarat 1gung penubuhan. Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua;%uru &esar. Senarai )a$atankuasa yang disahkan oleh Pengetua;%uru &esar. Peran'angan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua;%uru &esar. :adual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua;%uru &esar. Senarai keahlian yang disahkan oleh %uru Pemimpin. Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada &endahari. Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua;%uru &esar. 1kaun ke$angan;belan)a$an yang disahkan. Surat permohonan untuk men)adi ahli gabungan daripada %uru Pemimpin kepada Pengetua;%uru &esar.

16.1.14 16.1.10 16.1.14 16.1.1+ 16.1.1"

Surat kelulusan untuk men)adi ahli gabungan daripada Pengetua; %uru &esar. Surat permohonan untuk men)adi ahli gabungan kepada &adan Induk. Surat penerimaan men)adi ahli gabungan daripada &adan Induk. Minit-minit mesyuarat yang diadakan. Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada( a. b. '. d. *ementerian Pendidikan Malaysia :abatan Pendidikan Eegeri Pe)abat Pendidikan <aerah Sekolah

16.1.1! 16.1.,6 16.1.,1 16.1.,, 16.1.,/ 16.1.,4 16.1.,0 "5!&

<okumen pen'apaian 'emerlang ahli-ahli. 9aporan setiap aktiviti. 9aporan tahunan. (9ampiran <aftar penilaian bagi setiap ahli. Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai %uru Pemimpin daripada %uru Pemimpin kepada Pengetua;%uru &esar. Stok dan inventori. Sampel-sampel Si)il;Surat Penghargaan.

3ail Pengerusi 16.,.1 16.,., 16.,./ 16.,.4 Maklumat ahli Senarai ahli )a$atankuasa dan senarai penasihat Perlembagaan kelab Minit mesyuarat

"5!1

3ail Setiausaha 16./.1 16./., 16././ 16./.4 16./.0 16./.4 16./.+ Minit mesyuarat Surat-surat berkaitan kelab &uku-buku panduan kelab Perlembagaan kelab Maklumat ahli Senarai ahli )a$atankuasa dan guru penasihat 9aporan Mingguan (9ampiran I

"5!3

3ail *e$angan (&endahari 16.4.1 16.4., Penyata kira-kira ke$angan kelab &il-bil pembelian.

8ontoh 5u)ukan 3ail(


B*RANG PESANAN

SM*&&2;6+;*P1;,66/( Lam6iran A

*epada ( GGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGG Sila bekalkan barang;laksanakan ker)a yang tersebut di ba$ah ini sele$atnya pada GGGGGG. dan pan)angkan bil kepada kami. N4 Peri%al Ban0akn0a -arga Satu R' 1 , / 4 0 4 +umla%. Ringgit 7777777777777 dan sen 777777777777!! NGATAN" Sen R' +umla% Sen

+U'LA- R'

Pemba#aran ti$ak akan $ibuat jika %&ran' Pesanan Asal ti$ak $ikembalikan 7andatangan %uru Penasihat GGGGGGGGGGGG 8op 5asmi Sekolah ; *elab

7arikh ( GGGGGG..

Perakuan 'engenai 'utu (8i6enu%kan 4le% Pembekal) Saya mengakui baha$a saya telah membekalkan barang;telah melaksanakan ker)a yang tersebut di atas mengikut surat tuan GGGGGGGGGGGG.. 7arikh ( GGGGGGGGG. 7andatanganGGGGGGGGG 8op 5asmi Pembekal

Perakuan Penerima Saya memperakui baha$a ( 1. &arang yang dipesan di atas telah diterima dan dikeluarkan untuk terus digunakan; disimpan dan dimasukkan ke dalam stok muka buku;surat stok GGG.. ,. &arang ker)a;butiran di atas telah dibekalkan ; dilaksanakan dengan memuaskan. 7arikh ( GGGGGGG 7andatangan (GGGGGGGG Eama ( GGGGGGGGGGGGGG. :a$atan ( GGGGGGGGGGGGG. si $alam ( salinan )$alam kertas #an' berlainan *arna+

10

Lam6iran B 94nt4% Pen0ata Ke2angan Ta%unan Kelab Pen:inta Alam, S'K Sultan Sulaiman, K!Terengganu! Bermula Pada "/#/&55& dan Berak%ir 1"/(/&551

PENER)'AAN
1. &aki diba$a ke hadapan ,. Auran ; #ang <erma Pendaftaran ahli. /. Auran bulanan ahli 0. Peruntukan *okurikulum 4.Sumbangan daripada PI&%

R'
46.66 166.66

PERBELAN+AAN
1. &eli buku laporan dan alat tulis. ,. Se$a bas ke :eram Pasu /. &uku program 4. -adiah pertandingan 0. Saguhati pen'eramah 4. :amuan makan akhir tahun ;! Baki dalam bank

R'
,6.66

066.66 /6.66 166.66 /6.66 /06.66 ""5!55

066.66 ,66.66 /66.66

+umla%

","35!55

+umla%

","35!55

Saya SI7I -19IH1 &7F 1-M1<, &endahari *elab Pen'inta 1lam SM* Sultan Sulaiman,*.7erengganu dengan ini mengakui baha$a Penyata *e$angan ini adalah benar. &aki $ang dalam bank ialah Sebanyak 5M 116.66 7andatangan &endahari ( GGGGGGGGGGGG.. (S)T) -AL)<A BTE A-'A8) 7arikh ( GGGGGG

Saya H29H1IMI &IE E1SI5, Pemeriksa kira-kira 1 dan 1IEI &7F -152E, Pemeriksa kira-kira ,, dengan ini mengesahkan Penyata *e$angan 7ahunan *elab Pen'inta 1lam sekolah ini yang berakhir Pada /1;";,66/ adalah yang benar. 7andatangan Pemeriksa *ira-*ira 1 ( GGGGGGGGGGGGGG.. (<UL<A)') B)N NAS)R) 7andatangan Pemeriksa *ira-*ira , ( GGGGGGGGGGGGGG. (A)N) BTE -ARUN) 7arikh ( GGGGGG..

11

Lam6iran 9 94nt4% Surat N4tis 'es0uarat Agung *elab Pen'inta 1lam, SM* Sultan Sulaiman ,6466 *uala 7erengganu 7F5FE%%1E2. 5u)ukan 7uan( 5u)ukan *ami( SM*SS;6+;*P1;,66/(1, 7arikh ( 1" 3ebruari ,66/

Saudara '4%d Ali bin Amin, 1hli *elab Pen'inta 1lam SM*SS. Saudara;Saudari, 'ES=UARAT AGUNG TA-UNAN KELAB PEN9)NTA ALA' SEK*LASuka'ita diimaklumkan baha$a Mesyuarat 1gung *elab Pen'inta 1lam , SM* Sultan Sulaiman,*.7erengganu akan diadakan pada ketetapan berikut( 7arikh( Masa( 7empat( ,. "" 'a: &551 ()snin) &!15 6etang 8e2an S'K Sultan Sulaiman, K!Terengganu!

1genda Mesyuarat adalah seperti berikut( ,.1 ,., ,./ ,.4 2'apan 1lu-aluan 2'apan Penasihat *elab 2'apan Perasmian 1genda Mesyuarat 1gung i. 2'apan Pengerusi ii. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu iii. Membentangkan laporan tahunan iv. Membentangkan dan mengesahkan laporan ke$angan v. Pemilihan 1hli :a$atankuasa vi. Pemilihan dua orang )uruaudit vii. Membahaskan usul-usul yang diterima viii. 2'apan penanguhan

/.

Saudara ; saudari di)emput hadir ke mesyuarat ini. *ehadiran amat dihargai.

Sekian, terima kasih. Saya yang menurut perintah, GGGGGGGGGGGG ( S)T) -AL)<A BTE A-'A8 Setiausaha *elab Pen'inta 1lam, SM* Sultan Sulaiman, *.7erengganu. s.k. 1, ,. /. :a$atankuasa Pengurusan *okurikulum Sekolah %uru Penasihat *elab Pen'inta 1lam Pengerusi *elab Pen'inta 1lam.

12

Lam6iran 8 ,&nt&h Minit Mes#uarat A'un' 7arikh ( Masa ( 7empat( *ehadiran ( &il 1. ,. /. 4. 0. 1genda 11./.,66/ (Isnin ,./6 petang <e$an SM* Sultan Sulaiman, *.7erengganu 06 ; +, (Senarai nama dilampirkan 7indakan

Ucapan Pengerusi
Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu. ,.1. Pen'adang ,.,. Penyokong Membentangkan laporan tahunan /.1. /.,. Membentang dan mengesahkan laporan ke$angan 4.1. Pen'adang 4.,. Penyokong Pemilihan 1:* 7ahunan 0.1. Pengerusi 0.,. Eaib Pengerusi 0./. Setiausaha 0.4. Penolong Setiausaha 0.0. &endahari 0.4. Penolong &endahari 0.+. 1hli :a$atankuasa (maksima + orang Pemilihan dua orang )uruaudit 4.1. 4.,. Membahaskan usul-usul yang diterima 2'apan penangguhan

4. +. ".

Mesyuarat ditangguhkan pada )am 0.66 petang <i'atat oleh, GGGGGGGGGGGGG. ( S)T) -AL)<A BTE A-'A8 Setiausaha *elab Pen'inta 1lam SM* Sultan Sulaiman, *.7erengganu. 7arikh( 11./.,66/

13

Lam6iran E 94nt4% Surat +em6utan 'es0uarat A%li +a2atankuasa *elab Pen'inta 1lam, SM* Sultan Sulaiman, *uala 7erengganu. 7erengganu 5u)ukan 7uan( 5u)ukan *ami( SM*SS;6+;*P1;,66/(10 7arikh ( 10 Ma' ,66/

Saudara '4%amad bin Atan, 7ingkatan 4 Sastera 1. Saudara;Saudari, 'ES=UARAT A-L) +A/ATANKUASA KELAB PEN9)NTA ALA' SEK*LASuka'ita dimaklumkan baha$a Mesyuarat 1hli :a$atankuasa, *elab Pen'inta 1lam, SM* Sultan Sulaiman, *uala 7erengganu, 7erengganu akan diadakan seperti butiran diba$ah( 7arikh ( Masa( 7empat( ,. "1!3!&551 (Sabtu (!55 6agi Bilik Ba:aan, S'K Sultan Sulaiman

1genda Mesyuarat adalah seperti berikut( ,.1 ,., ,./ ,.4 ,.0 ,.4 2'apan Pengerusi Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu. Perkara berbangkit. 9aporan ke$angan. 9aporan biro-biro -al-hal lain.

/.

Saudara;saudari di)emput hadir ke mesyuarat ini. *ehadiran amat dihargai.

Sekian, terima kasih. Saya yang menurut perintah,

GGGGGGGGGGGG (S)T) -AL)<A BTE A-'A8 Setiausaha *elab Pen'inta 1lam, SM* Sultan Sulaiman, *uala 7erengganu, 7F5FE%%1E2. s.k. 1. ,. /. :a$atankuasa Pengurusan *okurikulum Sekolah %uru Penasihat *elab Pen'inta 1lam Pengerusi *elab Pen'inta 1lam.

14

Lam6iran , ,&nt&h Minit Mes#uarat Ahli -a*atankuasa 7arikh( 1/.4.,66/ (Sabtu Masa( "./6 pagi 7empat( &ilik &a'aan SM* Sultan Sulaiman. 1hli yang hadir( 1. Mohamad Frfan bin Mohd Sani ,. Mohd Fkhmal bin Mohd 1fandi /. Siti EorhaliIa binti 7aruddin 4. *umari a;p 5amalingam 0. #ong Poh 7in 4. *amaruddin bin &asri +. 3aridon *amal bin 3adIil ". <Iulkha &ibi binti Aussof !. *amaliah binti *amal 16. Hulkifli bin -ashim 11. 5agu a;l 5amanaidhu 1,. 7an 1h *in 1/. 9ee See Ming &il 1. ,. 1genda 2'apan Pengerusi Mengesahkan Minit Mesyuarat kali ke-, ,.1. Pen'adang ,.,. Penyokong Perkara &erbangkit /.1. /., 9aporan :a$atankuasa *e'il 9aporan *e$angan -al-hal lain

Pengurusi Eaib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha &endahari Penolong &endahari 1hli :a$atankuasa 1:* 1:* 1:* 1:* 1:* 1:* 7indakan

/.

4. 0. 4.

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 16./6 pagi <i'atat oleh, GGGGGGGGGGGGGGGG. ( S)T) -AL)<A BTE A-'A8 Setiausaha, *elab Pen'inta 1lam, 7arikh ( 1/.4.,66/ GGG..GGGGGGGGGG <isahkan oleh %uru Penasihat

15

SM* Sultan Sulaiman, *.7erengganu Lam6iran G

94nt4% Kertas 9adangan Pr4 ek Kelab Pen:inta Alam S'K Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu
1. ,. /. 4. 0. 4. +. ". !. Eama Pro)ek ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG *etua %uru Penasihat ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG %uru Penasihat ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG Pengerusi Pro)ek ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG.. Eaib Pengerusi Pro)ek ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG. Setiausaha Pro)ek ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG. Eaib Setiausaha ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG.. &endahari Pro)ek ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG... 1:* Pro)ek ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG &ilangan peserta pro)ek ( 9elaki GGGG.. Perempuan GGGGGGGGG 7arikh Pro)ek ( GGGGGGG hingga GGGGGGGGG.. 7empat Pro)ek ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG. Matlamat Pro)ek ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG Cb)ektif Pro)ek ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG.. *e$angan Pro)ek ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG.. 1nggaran Perbelan)aan ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG. Pengangkutan ( GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG Program;)adual atur 'ara pro)ek ( 5u)uk lampiran 7arikh Masa 1ktiviti 7indakan

16. 11. 1,. 1/. 14. 10. 14. 1+. 1".

<isediakan oleh, GGGGGGGGGGG. 7arikh ( GGGGGG ( 7andatangan Pengerusi Pro)ek <isahkan oleh, GGGGGGGGGG.. ( 7andatangan *etua %uru Penasihat. Sekolah GGGGGGGGGGGGGGG. 7ahun GGGGGGGGGGGGGGGG..

16

Lam6iran -

94nt4% La64ran Ta%unan


Pengetua, SekolahGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG. &erikut dikemukakan 9aporan 7ahunan *elab Pen'inta 1lam sekolah ini untuk perhatian tuan. &ahagian 1 1. ,. %uru Penasihat :a$atankuasa Pengerusi Eaib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha &endahari Penolong &endahari 1hli :a$atankuasa 1. GGGGGGGGGGGGGGGGG.. ,. GGGGGGGGGGGGGGGGG.. /. GGGGGGGGGGGGGGGGG.. GGGGGGGGGGGGGGGGGG... GGGGGGGGGGGGGGGGGG... GGGGGGGGGGGGGGGGGG... GGGGGGGGGGGGGGGGGG... GGGGGGGGGGGGGGGGGG... GGGGGGGGGGGGGGGGGGG 1GGGGGGGGGGGGGGGGGG. ,. GGGGGGGGGGGGGGGGGG /GGGGGGGGGGGGGGGGGG.. 4GGGGGGGGGGGGGGGGGG.. 0GGGGGGGGGGGGGGGGGG.. 4GGGGGGGGGGGGGGGGGG.. +GGGGGGGGGGGGGGGGGG.. 1GGGGGGGGGGGGGGGGGG.. ,. GGGGGGGGGGGGGGGGGG

:uruaudit /. -ari ; Masa Per)umpaan

4. 4.1. 4.,. 4./. 0. 4.

-ari GGGGGGGG. &il Per)umpaan GGGGGGGGGGGG Masa GGGGGGGG 7empat GGGGGGGGGGGGGGG.. *egiatan ; 1ktiviti yang telah dilaksanakan 7arikh 1ktiviti

*egiatan ; 1ktiviti yang tidak dapat di)alankan dalam tahun semasa 0.1GGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGG 9aporan *e$angan *elab (9ihat lampiran Penyata *e$angan 7ahunan

Saya mengaku dan mengesahkan baha$a laporan dan maklumat yang diberikan adalah benar Saya yang men)alankan tugas, GGGGGGGGGGGG. ( Setiausaha GGGGGGGGGGGG ( *etua %uru Penasihat,

17

Lam6iran )

94nt4% La64ran Akti>iti 'ingguan Kelab


%uru Penasihat &ertugas 1GGGGGGGGGGGGGGGGGGG.. ,GGGGGGGGGGGGGGGGGGG.. /GGGGGGGGGGGGGGGGGGG.. Setiausaha 7arikh ; -ari Minggu 7empat :umlah *ehadiran 9aporan *egiatan GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG

-al--al 9ain

Aang benar, GGGGGGGGGGG ( Siti -ali?a Bte A%mad Setiausaha *elab Pen'inta 1lam SM* Sultan Sulaiman, *uala 7erengganu. GGGGGGGGGGG. %uru Penasihat *elab Pen'inta 1lam SM* Sultan Sulaiman, *uala 7erengganu.

18

Lam6iran +

PERLE'BAGAAN PERSATUAN )Suatu ,&nt&h+


"! NAMA DAN A!AMAT a. b. Eama *elab 1lamat ( ( Kelab Pen:inta Alam S'K Sultan Sulaiman, +alan Negara, &5355 Kuala Terengganu, TERENGGANU.

&!

MAT!AMAT Memberi peluang kepada setiap pela)ar untuk mengembangkan pontensi se'ara seimbang dan menyeluruh dalam aspek )asmani, emosi, rohani dan intelek

1!

.%-E/T F /.1 /., Supaya ahli dapat menghargai alam semula )adi dan memupuk semangat bertanggung)a$ab terhadap pen)agaan persekitaran yang sihat. 1hli kelab boleh menyumbang kepada pendidikan alam sekitar di sekolah terutamanya melalui penyibaran maklumat dan pendidikan yang berkaitan.

3!

/EA0! AN 4.1 4., 4./ <ibuka kepada semua murid sekolah ini. Permohonan men)adi ahli adalah dengan 'ara mengisi borang yang disediakan 1hli-ahli mestilah menerima serta bersetu)u berpegang kepada Perlembagaan dan akan mengambil bahagian dengan 'ergas bagi men)ayakan tu)uan kelab ini.

@!

GURU PENAS 0AT 0.1 0., 0./ %uru Penasihat adalah terdiri daripada guru sekolah ini. %uru Penasihat mempunyai kuasa sesuatu aktiviti apabila difikirkan perlu. mutlak, meran'ang atau membatalkan

%uru Penasihat hendaklah sentiasa bersama dengan ahli-ahli semasa aktiviti di)alankan.

$!

A0! -A1ATAN/UASA 4.1 4., <ilantik semasa Mesyuarat 1gung. 1hli yang hadir layak di'alonkan sebagai 1hli :a$atankuasa manakala ahli yang tidak dapat hadir tetapi menulis surat tun)uk sebab layak di'alonkan sebagai 1hli :a$atankuasa. Pemilihan ahli )a$atankuasa se'ara undian. 1hli :a$atankuasa *e'il mengadakan mesyuarat. boleh dilantik oleh %uru Penasihat tanpa

4./ 4.4

19

4.0 4.4

1hli :a$atankuasa yang hendak meletakkan )a$atan menghantar surat perletakan )a$atan kepada %uru Penasihat 1hli :a$atankuasa Persatuan hendaklah terdiri(4.4.1 4.4., 4.4./ 4.4.4 4.4.0 4.4.4 4.4.+ 4.4." Pengerusi Eaib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha &endahari Penolong &endahari 1hli :a$atankuasa(bilangan bergantung keperluan Pemeriksa *ira-*ira(, orang

hendaklah

;!

TUGAS DAN TANGGUNG-A1A% -A1ATAN/UASA +.1 Pengerusi +.1.1 +.1., +.1./ +., Mempengerusikan semua mesyuarat kesempurnaan semua mesyuarat dan bertanggung)a$ab atas

Meneliti 'atatan minit mesyuarat dan memastikan segala keputusan yang diputuskan diambil tindakan yang se$a)arnya. Men)alankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh %uru Penasihat dari masa ke semasa.

!aib Pengerusi +.,.1 +.,., +.,./ Membantu pengerusi dalam men)alankan tugas dan tanggung )a$ab yang diberi. Mempengurusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi. Men)alankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh %uru Penasihat dari masa ke semasa.

+./

Setiausaha +./.1 +./., +././ +./.4 Menguruskan hal-hal surat menyurat. Men'atat kegiatan. dan menandatangani minit mesyuarat;laporan kegiatan-

Men'atat kehadiran ahli Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan persatuan.

20

+./.0 +.4

Men)alankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh %uru Penasihat dari masa ke semasa.

Penolong Setiausaha +.4.1 +.4., +.4./ Membantu setiausaha tanggung)a$abnya. Men)alankan tugas dalam men)alankan segala tugas dan

Setiausaha

se$aktu ketiadaan Setiausaha.

Men)alankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh %uru Penasihat dari masa ke semasa.

+.0

Bendahari +.0.1 +.0., +.0./ +.0.4 +.0.0 +.0.4 &ertanggung)a$ab berkenaan semua hal ke$angan *elab;Persatuan Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara ke$angan dan bertanggung)a$ab di atas kesahihannya. Menyebdiakan Penyata menandatanganinya. *ira-*ira bulanan sekiranya dan tahunan serta diminta di dalam

Melaporkan kedudukan ke$angan mesyuarat ahli )a$atankuasa.

Menyediakan 9aporan *e$angan untuk di audit dan dibentangkan dalam Mesyuarat 1gung. Men)alankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh %uru Penasihat dari masa ke semasa.

+.4

Penolong Bendahari +.4.1 +.4., Men)alankan tugas-tugas &endahari se$aktu ketiadaan &endahari. Men)alankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh %uru Penasihat dari masa ke semasa.

+.+

"hli #a$atankuasa +.+.1 +.+., +.+./ Membantu men)alankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang dilaksanakan. Mempengerusikan biro sekiranya dilantik. Men)alankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh %uru Penasihat dari masa ke semasa

+."

Pemeriksa ira- ira +.".1 +."., Memeriksa, menyemak serta mengesahkan 9aporan *e$angan tahunan dan bertangung)a$ab keatasnya. Memastikan pengurusan ke$angan diuruskan dengan betul.

21

(!

/E1ANGAN ".1 "., "./ Sumber utama ke$angan persatuan;kelab adalah melalui diputuskan semasa Mesyuarat 1gung. Persatuan;*elab )uga boleh memperoleh derma yang

ke$angan melalui aktiviti.

1hli-ahli yang bersetu)u menyertai aktiviti yang memerlukan perbelan)aaan besar boleh dikenakan derma khas bagi membiayai aktiviti tersebut. Semua pungutan;penyimpanan hendaklah dimasukkan ke dalam S2#1 sekolah, sekiranya mendapat kebenaran Pengetua 1kaun

".4 #!

/E0AD RAN/PENYERTAAN !.1 !., 1hli persatuan;kelab dikehendaki menghadiri semua aktiviti yang di)alankan oleh persatuan;kelab sepan)ang tahun. *egagalan berbuat demikian sebanyak tiga kali berturut-turut dikehendaki menulis surat tun)uk sebab. 7indakan memotong markah kehadiran dalam penilaian kokurikulum boleh diambil sekiranya gagal berbuat demikian.

"5!

A/T 2 T 16.1 16., <i)alankan seperti yang diran'ang dalam mesyuarat agung atau mesyuarat ahli )a$atankuasa. Sebarang pindaan aktiviti akan dibuat oleh %uru Penasihat dan diumumkan kepada pengetahuan ahli.

""!

PERATURAN3PERATURAN 11.1 11., 11./ Peraturan sekolah adalah men)adi peraturan asas. Peraturan khas yang ditetapkan hendaklah dipatuhi oleh semua ahli. 1hli-ahli yang melanggar peraturan akan dikenakan tindakan tatatertib.

"&!

T NDA/AN D S P! N 1,.1 1,., <iambil terhadap ahli yang melanggar perlembagaan persatuan;kelab dan tidak mematuhi peraturan yang ditetapkan. 7indakan disiplin adalah mengikut 'ara berikut( 1,.,.1 1maran lisan 1,.,., 1maran bertulis

22

1,./

1hli yang tidak berpuas hati dengan tindakan yang diambil boleh membuat rayuan kepada %uru Penasihat persatuan;kelab se'ara bertulis dan keputusan %uru Penasihat adalah muktamad.

"1!

P NDAAN PER!EM%AGAAN 1/.1 1/., 1/./ Mana-mana bahagian dalam perlembagaan ini sah sehingga ia dipinda. )a$atankuasa,

8adangan pindaan perlembagaan boleh dibuat oleh ahli, ahli %uru Penasihat atau pentadbir sekolah se'ara bertulis.

Satu mesyuarat khas yang dihadiri oleh %uru Penasihat dan 1hli :a$atankuasa akan membin'angkan 'adangan tersebut dan meluluskannya )ika perlu. Setiap pindaan yang telah disahkan oleh Pengetua;%uru &esar. diluluskan hendaklah dipamirkan dan

1/.4 "3!

PEM%U%ARAN PERSATUAN 14.1 14., Pengetua melanggar diberi kuasa perlembagaan untuk membubarkan persatuan )ika didapati dan 3alsafah Pendidikan Eegara. &aki ke$angan diputuskan dalam

Segala hutang $a)ib di)elaskan. Mesyuarat 1gung 7ergempar.

"@!

0A!30A! !A N 10.1 10., Setiap ahli di)alankan. 1hli-ahli perlu mengetahui tanggung)a$ab sendiri terhadap aktiviti yang

hendaklah sentiasa peka dan mengikuti aktiviti dengan penuh minat.

GGGGGGGGG. ( Setiausaha 7arikh(

GGGGGGGG. ( Pengerusi

GG.GGGGGG. ( %uru Penasihat

23

PROTOKOL DALAM PENGURUSAN MAJLIS


PENDAHULUAN Aspek protocol dalam pengurusan pelbagai majlis rasmi atau formal akan meliputi perkara perkara berikut! 1" 2" 3" 4" 5" 6" 7" 8" 9" 10" 11" 12" 13" 14" 15" 16" 1" #a$atankuasa %empat &ajlis 'en(ediaan )enarai #emputan Aturcara &ajlis *esesuaian 'akaian +alam &ajlis 'enulisan +an 'engedaran *ad #emputan 'emili,an &enu )usunan *eutamaan 'anggilan -ormat )usunan %empat +uduk 'engacaraan &ajlis .ormal 'en(ediaan Aturcara 'entadbiran 'eranan 'en(ambut %etamu /aptai 0ilai 0ilai 1slam 'ost &ortem JAWATANKUASA +alam perlaksanaan sesuatu majlis2 ja$atankuasa adala, penting" #a$atankuasa (ang dimaksudkan di sini bukanla, ja$atankuasa (ang ditubu,kan k,as untuk sesuatu majlis atau ja$atankuasa (ang ditubu,kan secara 3ad,oc42 tetapi satu ja$atankuasa tetap (ang mempun(ai a,li (ang ter,ad bilangann(a dan mempun(ai tugas dan tanggungja$ab (ang ditetapkan" +i peringkat persekutuan2 semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan ole, sebua, ja$atankuasa (ang dikenali sebagai #a$atankuasa &ajlis /asmi atau 3 Official Functions Committee. #a$atankuasa ini mempun(ai a,li a,li seperti berikut! Pengerusi Timbalan Pengerusi Setiausaha Ahli-Ahli i7 ii7 iii7 i97 97 %imbalan *etua )etiausa,a *anan2 #abatan 'erdana &enteri" *etua 'rotokol2 *ementerian 5uar 0egeri )etiausa,a 6a,agian 1stiadat2 #abatan 'erdana &enteri" )etiausa,a 6a,agian 'entadbiran dan *e$angan2 #abatan 'erdana &enteri" 'engara, 6elanja$an2 *ementerian *e$angan" 'engara, #abatan *erja /a(a2 8ila(a, 'ersekutuan" *etua 'engara,2 +e$an 6andara(a *uala 5umpur" 'engara, 'engurusan2 'olis +i/aja &ala(sia2 6ukit Aman"

24

9i7 9ii7

*etua )taff #a$atan Anggota2 *ementerian 'erta,anan" %imbalan *etua )etiausa,a2 *ementerian 'enerangan"

6a,agian 1stiadat di #abatan 'erdana &enteri menjadi urusetia kepada #a$atankuasa ini" 6agi melicinkan pelaksanaan perjalanan sesuatu majlis di peringkat agensi maka adala, perlu setiap agensi mempun(ai satu ja$atankuasa majlis rasmi (ang tetap (ang akan merancang dan melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan" 6ilangan a,lin(a ter,ad2 jika bole, tidak melebi,i dari tuju, orang2 dan terdiri daripada pega$ai agensi (ang berkenaan sa,aja" &ajlis /asmi bole, diba,agikan kepada 5 peringkat iaitu! a" b" c" d" e" 2. 'eringkat Antarabangsa 'eringkat *ebangsaan 'eringkat 0egeri 'eringkat +aera, 'eringkat Agensi (Kementerian, Jabatan, ni!ersiti, "a#tab, Pusat $atihan, S%asta &an Sebagain'a(.

TEMPAT MAJLIS 'enentuan tempat majlis adala, perlu dibuat a$al kerana tempat majlis ada kaitann(a dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan" 'erkara perkara penting (ang mesti diambilkira dalam penentuan tempat majlis adala, seperti berikut! i7 ii7 iii7 i97 97 +iketa,ui umum dan muda, dituju &empun(ai tempat letak kereta (ang mencukupi &empun(ai ruang legar (ang luas &empun(ai kemuda,an asas (ang mencukupi )esuai dengan jenis majlis (ang ,endak diadakan"

Ada majlis (ang diadakan di dalam de$an dan ada majlis (ang diadakan di luar de$an seperti di stadium terbuka2 di padang atau di k,ema, k,as atau di dalam masjid" 'enggunaan protokol adala, tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan" 6iasan(a majlis (ang diadakan di tempat (ang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adala, ter,ad dan adakalan(a terpaksa diuba,suai" . PEN!EDIAAN SENARAI JEMPUTAN 6agi setiap majlis2 ,endakla, disediakan dalam 5 bentuk iaitu! i7 ii7 iii7 i97 97 /ingkasan senarai )enarai nama )enarai mengikut keutamaan )enarai ja$apan ke,adiran )enarai ,adir

)enarai pertama iala, /ingkasan )enarai" 1a merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu" &isaln(a bagi 'eringkat 'ersekutuan! a" b" c" d" e" &enteri &enteri %imbalan &enteri *etua )etiausa,a *ementerian 'engara, di *ementerian *ementerian *etua *etua #abatan 4 2 4 50 40

25

#:&5A-

100

+i peringkat Agensi seperti di :ni9ersiti! a" b" c" d" e" f" 0aib ;ansselor %imbalan 0aib ;anselor +ekan %imbalan +ekan *etua #abatan 'ens(ara, #:&5A1 3 10 6 30 50 100

%ujuan mengadakan senarai ringkas ini adala, supa(a secara sela(ang pandang dapat diketa,ui kategori tetamu2 bilangann(a2 kombinasi dan peringkat tetamu" )enarai kedua iala, )enarai 0ama (ang akan men(enaraikan nama nama tetamu mengikut kategori" #ika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteri (ang akan dijemput ,endakla, ditulis" )enarai nama ini bukanla, setakat nama sa,aja tetapi ,endakla, mengandungi butir lain (ang lengkap seperti! i7 ii7 iii7 i97 97 9i7 9ii7 9iii7 0ama penu, dengan gelaran dan +arja, *ebesaran (ang disandang ()i#a a&a( 0ama isteri ()i#a &i#etahui( #a$atan atau pangkat Alamat pejabat (leng#a* &engan *os#o&( 0ombor telefon pejabat Alamat ruma, (leng#a& &engan *os#o&( 0ombor telefon ruma, 0ama setiausa,a )ulit dan nombor telefon ()i#a a&a(

)enarai ketiga iala, )enarai &engikut )usunan *eutamaan iaitu senarai tetamu dari senarai kedua tadi disusun mengikut susunan keutamaan" )enarai ini ,endakla, mengikut panduan dari )usunan *eutamaan 'ersekutuan atau negeri2 atau agensi mana (ang berkenaan" +alam men(ediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai naman(a sa,aja serta ringkasan ja$atan" &isaln(a! i7 +ato4 Ali bin &o,amad <*'7 ii7 +atuk &o,d 0or bin -as(im <*''7 iii7 =ncik &o,d Alias bin -arun <''7 dan seterusn(a" )enarai keempat iala, )enarai #a$apan *e,adiran" )enarai ini adala, sama dengan senarai ketiga tetapi ditamba, dengan dua ruangan di sebela, kanan untuk ditandakan ,adir dan tidak ,adir" /uang ini ,endakla, serta merta ditandakan2 sebaik sa,aja menerima ja$apan ,adir atau tidak ,adir" +engan ini senarai ini dapat diketa,ui pada sebarang masa tetamu (ang menja$ab ,adir atau tidak ,adir2 ataupun (ang belum memberi ja$apan" )enarai kelima iala, senarai (ang terak,ir dan mengandungi )enarai %etamu >ang &enja$ab -adir )a,aja" )enarai ini adala, diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama nama tetamu (ang tela, menja$ab tidak ,adir" 'en(ambut tetamu dalam sesuatu majlis akan

26

menggunakan senarai ini untuk menjalankan tugasn(a" 0ombor kerusi tetamu biasan(a tercatit dalam senarai ini"

".

ATUR#ARA MAJLIS Aturcara majlis iala, urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula ,ingga ak,ir" &ajlis rasmi kerajaan (ang diadakan pada sebela, malam ,endakla, dimulakan selepas 8"00 malam dan ditamatkan sele$at le$atn(a jam 11"30 malam" &ajlis (ang diadakan pada sebela, siang jika ,ari #umaat ,endakla, ditamatkan sebelum 12"15 tenga,ari dan jika dimulakan pada sebela, petang ,endakla, tidak lebi, a$al daripada 2"45 petang" ;ara membuat aturcara majlis iala, dengan men(enaraikan da,ulu acaran(a mengikut urutann(a" 5epas itu letak masa ak,irn(a dan kemudian dari $aktu ak,ir memba$a ke $aktu permulaan" )ebelum itu ,endakla, ditentukan jangka masa bagi setiap acara"

$.

KESESUAIAN PAKAIAN DALAM MAJLIS 'akaian bagi sesuatu majlis adala, tertakluk kepada ta,ap atau taraf majlis tersebut" %a,ap atau kategori majlis adala, seperti berikut! i7 ii7 iii7 i97 &ajlis penu, istiadat &ajlis formal &ajlis separu, formal &ajlis tidak formal

*esesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adala, seperti berikut! &A#51) a7 6ankuet 0egara atau 0egeri '=/=&':A0 6aju *urung atau *eba(a 5abu,2 berselendang dan tidak sedondon i7 6aju *urung berselendang ii7 6aju *eba(a 5abu, 6erselendang i7 6aju *urung ii7 6aju *eba(a 5abu, 6aju &ela(u &oden i7 6aju *eba(a ii7 6aju *urung 5=5A*1 &ess *it?8,ite %ie? 6aju *ebangsaan /asmi dengan +arja, *ebesaran i7 6aju *ebangsaan -itam ii7 6lack %ie i7 6aju *ebangsaan ii7 5ounge )uit 6aju 6atik 5engan 'anjang i7 6aju 6atik 5engan 'anjang ii7 5ounge )uit iii7'akaian *erja 6aju 6atik 5engan 'anjang

b7 #amuan &akan &alam /asmi ole, *etua 0egara Atau *etua *erajaan c7 #amuan &akan &alam .ormal d7 #amuan &akan &alam %idak .ormal e7 #amuan &akan %enga,ari /asmi

f7 #amuan &akan %enga,ari %idak /asmi

6aju &ela(u &oden

27

g7 #amuan %e, /asmi

i7 6aju *urung ii7 6aju *eba(a 5abu,

i7 6aju 6atik 5engan 'anjang ii7 5ounge )uit iii7'akaian *erja

,7 'engurnian +arja, *ebesaran

6aju *urung atau *eba(a labu,2 berselendang dan tidak sedondon

i7 'akaian 1stiadat ii7 6aju *ebangsaan /asmi iii76aju *ebangsaan -itam i7 'akaian 1stiadat ii7 6aju *ebangsaan /asmi i7 6aju 6atik 5engan 'anjang ii7 6us, jacket iii7'akaian *erja i7 'akaian 1stiadat ii7 6aju *ebangsaan /asmi i7 5ounge )uit gelap dan bersongkok ii7 6aju *ebangsaan i7 6aju 6atik 5engan 'anjang ii7 5ounge )uit i7 6aju *ebangsaan ii7 6aju 6atik 5engan 'anjang iii75ain lain pakaian (ang sesuai 6aju *ebangsaan

i7

1stiadat 'ertabalan

6aju *urung atau *eba(a 5abu,2 berselendang dan tidak sedondon i7 6aju *eba(a ii7 6aju *urung

j7

-ari :lang %a,un *emerdekaan

k7 'embukaan 'ersidangan 'arlimen l7 &engadap %uanku

6aju *urung atau *eba(a 5abu,2 berselendang dan tidak sedondon 6aju *urung atau *eba(a 5abu,2 berselendang dan tidak sedondon i7 6aju *eba(a ii7 6aju *urung 6aju *urung atau *eba(a 5abu,2 berselendang dan tidak sedondon

m7 ;ocktail dan /eception

n7 %ila$a, Al @uran

o7 'engebumian

6aju *urung atau *eba(a 5abu,2 berselendang dan tidak sedondon 'akaian *erja 6aju *urung 6aju *urung atau *eba(a 5abu,2 berselendang dan tidak sedondon

p7 &ajlis anjuran agensi (siang( A7 &ajlis di luar de$an seperti 'erasmian )ukan r7 Anugera, )astera 0egara dan Anugera, )eni 0egara

'akaian *erja 6aju 6atik 5engan 'anjang i7 6aju *ebangsaan -itam ii7 5ounge )uit $arna Belap

28

s7 *emangkatan

8anita 1slam dike,endaki berbaju *urung atau *eba(a 5abu, dan berselendang puti, atau bertudung puti, manakala $anita bukan 1slam ,endakla, berpakaian sempurna dan sopan serta bertudung ,itam"

6agi orang 1slam ,endakla, berpakaian baju *ebangsaan -itam bersamping dan bersongkok ,itam dililit kain puti, selebar 3"8 C 4"0 sentimeter manakala bukan 1slam berpakaian kot gelap dan bertali le,er ,itam dengan lilitan ,itam 8"5 C 8"9 sentimeter dipakai di sebela, atas lengan kiri"

%.

PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN *ad #emputan ,endakla, mengandungi butir butir berikut! i" ii" iii" i9" 9" 9i" 9ii" 9iii" iD" D" Di" Dii" Diii" 0ama majlis 'enganjur atau (ang menjemput 5ogo agensi %empat majlis /uang nama jemputan %arik, majlis diadakan &asa majlis bermula dan masa majlis berak,ir &asa ketibaan tetamu 'anduan pakaian 0ama dan nombor telefon rujukan Aturcara majlis (mengi#ut #e*erluan( 'lan tempat majlis (mengi#ut #e*erluan( *ad ja$apan (mengi#ut #e*erluan(

0ama tetamu di kad jemputan ,endakla, ditulis dengan tangan manakala sampuln(a ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan tarik, ja$apan diterima iala, seminggu sebelum majlis diadakan" #ika masa le$at iaitu kurang dari dua minggu kad kad jemputan ,endakla, di,antar dengan tangan" *ad jemputan ,endakla, mengandungi kad ja$apan dan pelekat kereta serta plan lokasi ()i#a *erlu(" )ampul surat jemputan2 kad jemputan dan kad ja$apan ,endakla, mempun(ai bilangan mengikut )usunan *eutamaan" &. PEMILIHAN MENU %erdapat tiga kategori jamuan iaitu! a7 b7 c7 #amuan ringan dalam sesuatu majlis &ajlis k,as jamuan ringan #amuan makan

#amuan ringan dalam sesuatu majlis iala, jamuan (ang diadakan di pertenga,an majllis ataupun di peng,ujung majlis" 6iasan(a diadakan di peng,ujung majlis" #ika majlis mengambil masa (ang lama maka diadakan jamuan ringan di pertenga,an majlis iaitu masa re,at" &enu bagi jamuan ini tidak perlu berat dan jenisn(a pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada! i" 6uffet berdiri

29

ii" iii"

6uffet duduk +uduk

6uffet berdiri iala, majlis (ang tiada langsung kerusi disediakan" %etamu akan mengambil ,idangan secara bergilir dan beredar untuk menikmati makanan" &enu (ang disediakan ,endakla, (ang senang dimakan" &akan (ang berbungkus tidak sesuai" ;ara buffet duduk adala, tetamu mengambil ,idangan secara bergilir dan kemudian duduk di kerusi (ang tela, disediakan" *adangkala meja ada disediakan" &enu bagi majlis ini bole, terdiri daripada jenis makanan (ang susa, sedikit untuk dimakan dan berasa sedikit" 6agi jamuan cara duduk bole,la, disediakan menu (ang berat kerana tetamu senang untuk makan dan berasa selesa" &ajlis k,as jamuan ringan biasan(a diadakan secara duduk dan dengan ini bole, disediakan menu (ang lebi, berat dari jenis buffet" 8alau bagaimanapun kombinasi kui, mui, ,endakla, mengikut prinsip2 manis pedas2 berbungkus terbuka2 $arna $arni2 keras lembut dan sebagain(a" &enu bagi majlis jamuan makan pula terba,agi kepada dua iaitu! a" b" &enu biasa &enu barat

&akanan ;ina atau 3;,inese .ood4 tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara peng,idangann(a sukar mengikut amalan protokol di &ala(sia" &enu 6iasa (ang mengandungi nasi dan lauk pauk adala, sesuai untuk majlis (ang tetamun(a iala, orang orang tempatan manakala &enu 6arat ,an(a digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negera atau majlis tersebut k,as diadakan untuk tetamu luar negera" '. SUSUNAN KEUTAMAAN +ari segi protokol2 keutamaan (ang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal iala, keutamaan (ang di$artakan sebagai )usunan *eutamaan 'ersekutuan dengan pindaan pindaan (ang tela, diluluskan dari semasa ke semasa" +i peringkat negeri pula ,endakla, mematu,i )usunan *eutamaan 0egeri (ang berkenaan" )usunan *eutamaan 'ersekutuan (ang diterima pakai sekarang iala, )usunan *eutamaan 'ersekutuan (ang di$artakan sebagai '":"<67 456 bertarik, 3 Ektober 1985 dan pindaan pindaan (ang diluluskan selepas tarik, tersebut manakala susunan keutamaan negeri iala, )usunan *eutamaan 0egeri (ang diluluskan ole, pi,ak negeri" )usunan ini ,endakla, diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik2 tempat duduk2 teks juruacara2 teks ucapan dan lain lainn(a" )usunan *eutamaan 'ersekutuan (ang dipakai sekarang bertarik, 22 #anuari 1998 adala, se*ertimana Senarai Susunan Keutamaan Perse#utuan + , -.. (. PANGGILAN HORMAT 'anggilan ,ormat (ang sesuai ,endakla, digunakan ter,adap tetamu ke,ormat dan para jemputan" 'anggilan ini juga ,endakla, diamalkan dalam teks juruacara dan perkara perkara lain (ang berkaitan" 'anggilan -ormat (ang menjadi amalan sekarang iala, seperti di ba$a, ini! 6il #a$atan 'anggilan -ormat untuk pen(andang )eri 'aduka 6aginda )eri 'aduka 6aginda 'anggila, -ormat untuk pasangan

1" >ang +i 'ertuan Agung 2" /aja 'ermaisuri Agung

30

3" 'erdana &enteri 4" %imbalan 'erdana &enteri 5" &enteri?%imbalan &enteri? )etiausa,a 'arlimen 6" >ang di 'ertua +e$an 0egara?+e$an /ak(at 7" %imbalan >ang di 'ertua +e$an 0egara?/ak(at 8" A,li 'arlimen 9" %un dan %o, 'uan 10" %an )ri dan 'uan )ri 11" +ato42 +atuk dan +atin (Kecuali /egeri Johor( 12" *etua -akim 0egara 13" -akim 6esar &ala(a? 6orneo 14" -akim &a,kama, Agung? %inggi 15" *etua )etiausa,a 0egara 16" 'anglima Angkatan %entera 17" *etua 'olis 0egara 18" *etua 'engara, 'erk,idmatan A$am 19" *etua *etua )etiausa,a 20" )peaker +e$an :ndangan 0egeri 21" &enteri 6esar?*etua &enteri 22" A,li +e$an :ndangan 0egeri 23" )etiausa,a *erajaan 0egeri2 'enasi,at *e$angan 0egeri +an 'enasi,at :ndang :ndang 0egeri 24" *etua *etua #abatan 'eringkat 0egeri 25" /aja?%engku )*.

>ang Amat 6er,ormat >ang Amat 6er,ormat >ang Amat 6er,ormat >ang 6er,ormat >ang 6er,ormat >ang 6er,ormat >ang Amat 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang Amat Arif >ang Arif >ang Arif >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6er,ormat >ang Amat 6er,ormat >ang 6er,ormat >ang 6er,ormat

>ang Amat 6er,ormat >ang Amat 6er,ormat >ang Amat 6er,ormat >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang Amat 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang Amat 6erba,agia >ang Amat 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang Amat 6erba,agia >ang 6erba,agia >ang 6erba,agia

>ang 6erba,agia >ang &ulia

>ang 6erba,agia >ang &ulia

SUSUNAN TEMPAT DUDUK +alam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematu,i susunan keutamaan (ang di$artakan" #ika majlis diadakan di negeri dan tetamu pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satu persetujuan ,endakla, dicapai antara 'rotokol 'ersekutuan dan 'rotokol 0egeri mengikut prinsip prinsip (ang ditetapkan" +alam apa jua majlis kecuali &ajlis *on9okes(en :ni9ersiti dan jamuan makan2 tetamu (ang duduk di pentas atau meja k,as ,endakla, di,adkan" ;onto, conto, susunan tempat duduk adala, seperti dalam raja, raja, berikut! <17
*anan %etamu *e,ormat *iri %etamu *e,ormat

31

/aja, 1 merupakan bentuk susunan tempat duduk secara sebaris di mana tetamu ke,ormat bersebela,an dengan tetamu lain" 6ilangan <17 iaitu tetamu ke,ormat manakala bilangan <27 ,ingga <57 iala, tetamu lain" %etamu (ang paling ,ampir iala, tetamu (ang duduk di bilangan <27 dan <37" +alam keadaan ini tetamu (ang duduk di sebela, kanan tetamu ke,ormat merupakan tetamu (ang paling kanan sekali selepas tetamu ke,ormat" <27
2 *anan %etamu *e,ormat 1 3 *iri %etamu *e,ormat

/aja, 2 menunjukkan ba,a$a bilangan <17 iala, tetamu ke,ormat manakala bilangan <47 ,ingga seterusn(a merupakan tetamu lain" %etamu di bilangan <47 dan <57 adala, merupakan tetamu (ang terkanan (ang duduk bersetentangan dengan tetamu ke,ormat kerana kedudukan (ang paling ,ampir dengan tetamu ke,ormat selepas bilangan <27 dan <37" +alam keadaan ini bilangan <47 adala, lebi, kanan daripada bilangan <57 kerana bilangan <47 iala, di sebela, kanan tetamu ke,ormat" <37
4 2 1 3 5 *iri %etamu *e,ormat 7 9 11

*anan %etamu *e,ormat 6 8 10

/aja, 3 menunjukkan ba,a$a bilangan <17 iala, tetamu ke,ormat dan bilangan <27 ,ingga <57 iala, tetamu (ang duduk di pentas k,as manakala bilangan <67 ,ingga <117 iala, tetamu (ang lain" *edudukan ini secara seiring" +alam situasi ini tetamu di bilangan <67 dan <77 iala, tetamu (ang terkanan selepas tetamu bilangan <47 dan <57 kerana mereka duduk ber,ampiran dengan tetamu

32

ke,ormat $alaupun secara mengiring" +i antara bilangan <67 dan <772 bilangan 6 iala, lebi, kanan kerana ia di sebela, kanan tetamu ke,ormat" *ekananan bermula dari sebela, tetamu ke,ormat ,an(a terpakai bagi bilangan angka ganjil <372 <572 <77 dan seterusn(a" 6agi bilangan angka genap pula2 kekananan bermula dari sebela, kiri tetamu ke,ormat" <47
3 *anan %etamu *e,ormat 1 2 4 *iri %etamu *e,ormat

/aja, 4 menunjukkan ba,a$a kekananan bermula dari kiri tetamu ke,ormat kerana jumla, bilangan tetamu di pentas iala, angka genap" <57
)uami 3 'asangan 3
'asangan 1

)uami 2

)uami 1

1steri 1

1steri 2

1steri 3

'asangan 2

/aja, 5 menunjukkan semua isteri duduk dalam deretan sebela, kiri manakala semua suami duduk dalam deretan sebela, kanan" #ika jemputan tersebut atas nama isteri dan suami ,adir kerana mengikut jemputan isteri2 maka kedudukann(a berlainan sedikit iaitu suami akan mengambil tempat duduk dalam deretan isteri" <67
)uami 3 1steri 2 )uami 1 'asangan 1 'asangan 2 'asangan 3 1steri 1 )uami 2 1steri 3

/aja, 6 menunjukkan keadaan di mana tetamu nombor <27 iala, perempuan dan kerana jemputan di atas naman(a2 maka suamin(a duduk di deretan isteri tetamu lain" 1ni menunjukkan ba,a$a

33

status isterin(a pada masa itu lebi, tinggi dari suamin(a" 6agi tetamu (ang tidak di pentas k,as2 kekananan bermula dari sebela, kanan tetamu ke,ormat"

<77

'asangan 3 'asangan 2 'asangan 1

3 <)7 6 5 4

2 <)7 )uami 3 2

1 <)7 1

1 <17 1 2

2 <17

3 <17 1steri 3 4

12 18

11 17

10 16 A

9 15

8 14

7 13

7 13

8 14

9 15 6

10 16

11 17

12 18

/aja, 7 menunjukkan ba,a$a semua suami atau (ang dijemput duduk di sebela, 6lok A manakala isterin(a <atau pasangan ,idupn(a2 jika jemputan nama isteri7 duduk di 6lok 6 pada umumn(a semua suami duduk di 6lok A dan semua isteri duduk di 6lok 6 mengikut susunan keutamaan masing masing" )usunan keutamaan suami mengikut susunan keutamaan isteri dan susunan keutamaan isteri mengikut susunan keutamaan suami" <87
3 <57 1 ) 1 <37 ) <97 1 ) <17 1 <77 1 ) ) ) ) <87 1 2 1 <27 1 ) <107 ) 1 4 <47 1 ) <67 1

<117 1 )

<127 ) 1

<177 1 )

<157 1 )

<137 1 )

<147 ) 1

<167 ) 1

<187 ) 1

34

/aja, 8 menunjukkan kedudukan suami isteri dalam majlis di mana susunan tempat duduk diatur suami duduk bersama isteri" 6iasan(a tidak semua tempat duduk ditentukan2 ole, itu mereka (ang tidak ditentukan tempatn(a duduk secara bebas tetapi mengikut siapa (ang tiba da,ulu dan cara suami bersama isteri" <97

1steri %uan /uma,

%etamu *e,ormat

%uan /uma,

1steri %etamu *e,ormat

&=#A *-A)

/aja, 9 menunjukkan kedudukan tetamu ke,ormat dan tuan ruma, serta isteri masing masing" +alam keadaan demikian2 tetamu ke,ormat akan berpeluang untuk bercakap dengan orang lain iaitu di sebela, kanann(a isteri tuan ruma, manakala di sebela, kirin(a tuan ruma," 6agi tuan ruma, pula2 kanann(a iala, tetamu ke,ormat manakala di sebela, kirin(a iala, isteri tetamu ke,ormat" < 10 7
)uami 1steri )uami 1steri )uami )uami 1steri 1steri 1steri )uami

10

&=#A *-A)

)uami 1steri +uduk 6erjau,an dan 6erselang /aja, 10 menunjukkan kedudukan bagi tetamu lain (ang duduk di meja k,as2 suami isteri ,endakla, duduk berjaua,an dan berselang seperti dalam raja,"

35

< 11 7

11 <17

9 <)7

7 <17

5 <)7

3 <17

1 <)7

2 <)7

4 <17

6 <)7

8 <17

10 <)7

12 <17

&=#A *-A)

/aja, 11 menunjukkan kedudukan suami isteri bersebela,an di mana kedudukan tetamu ke,ormat dan tuan ruma, tidak beruba," < 12 7

11 <)7

9 <17

7 <)7

5 <17

3 <)7

1 <)7

2 <17

4 <17

6 <)7

8 <17

10 <)7

12 <17

&=#A *-A)

8anita %idak +uduk di -ujung &eja *,as /aja, 12 menunjukkan ba,a$a bilangan <107 iala, lelaki dan bilangan <127 iala, perempuan dan ini bole, ditukar iaitu bilangan <107 berpinda, ke bilangan <127 dan bilangan <127 berpinda, ke bilangan <107" Andain(a perbeFaan status mereka terlampau jau,2 maka ,endakla, dibiarkan" 'ertukaran ,an(a dibuat apabila status mereka lebi, kurang sama"

36

< 13 7
4 2 1 3 5

&=#A *-A)

) 1 1

) 2 1 4

) 1

) 3 1

) 5 1 &=#A 'A0#A0B ) 9 1

) 6 1 8

) 1 &=#A 'A0#A0B

) 7 1

) 10 1 12

) 1

) 11 1

) 13 1

) 14 1 16

) 15

) 17 1

) 18 1 20

) 19

37

)uami 1steri 6ersebela,an /aja, 13 menunjukkan susunan suami isteri secara bersebela,an" ) <)uami7 dan 1 <1steri7" Angka menunjukkan susunan keutamaan" < 14 7

9 <)7

7 <17

5 <)7

3 <17

1 <)7

2 <)7

4 <17

6 <17

8 <)7

10 <17

&=#A *-A)

10

12

11

13

14

16

15

17

18

20

19

21

22

24

24

25

26

28

27

29

30

32

31

33 37

) 1

) 1

34 38

36 40

) 1

) 1

35 39

38

)uami 1steri 6er,adapan 6erselang /aja, 14 menunjukkan susunan tempat duduk diatur suami isteri ber,adapan berselang" ) <)uami7 dan 1 <1steri7" Angka menunjukkan )usunan *eutamaan" +i meja k,as elakkan $anita duduk di ,ujung meja" < 15 7
1)%=/1 6=/)=6=5A-A0 +=0BA0 ):A&1 1 %etamu :tama 2 %uan /uma,

3 1steri %etamu :tama

4 1steri %uan /uma,

5 )uami

6 )uami

1steri

1steri

1steri 6ersebela,an +engan )uami /aja, 152 #ika tetamu utama dan tuan ruma, duduk bersebela,an dengan isteri masing masing maka tetamu tetamu (ang lain pun duduk sedemikian seperti dalam raja," 1ni adala, bagi meja utama" < 16 7
1)%=/1 +:+:* 6=/)15A0B 1 %etamu :tama 3 %uan /uma,

2 1steri %uan /uma,

4 1steri %etamu :tama

5 )uami

6 )uami

39

1steri

1steri

1steri +uduk 6ersilang /aja, 162 #ika di meja utama tetamu utama dan tuan ruma, duduk bersilang dengan isteri masing masing maka tetamu (ang lain juga mengikut cara demikian seperti dalam raja," < 17 7
):):0A0 &=#A 6:5A% 6AB1 &A#51) +1/A#A '=0%A)

22 12 20 8 18 4 16

14 10 6 2 '=0%A) %A/1A0 6:+A>A

13 11 9 7 5 3 1

21 19 17 15

&=#A :%A&A

)usunan &eja 6ulat 6agi &ajlis +i/aja /aja, 17 menunjukkan jika majlis (ang berkenaan majlis rasmi (ang di,adiri ole, +i/aja2 meja ,endakla, tinggi sedikit dari meja meja tetamu (ang lain" &eja <172 <272 <372 <472 <157 dan <167 tidak bole, dipenu,kan" < 18 7
):):0A0 &=#A %A0'A '=0%A) *=6:+A>AA0 '=0%A) 22 12 20 8 18 4 16 2 &=#A :%A&A 6 10 14 ' = / 1 A ) A 0 13 11 9 7 5 3 1 15 17 19 21

40

)usunan &eja %anpa 'entas *ebuda(aan /aja, 18 menunjukkan jika sekiran(a tidak ada pentas kebuda(aan maka tempatn(a ,endakla, digantikan dengan per,iasan seperti bunga atau lain lain" #ika majlis rasmi tanpa tetamu +iraja di meja utama maka meja <172 <272 <372 <472 <157 dan <167 bole, dipenu,kan" )). PENGA#ARAAN MAJLIS +ORMAL #uruacara dalam sesuatu majlis ,endakla, terdiri daripada mereka (ang berkebole,an dalam bidang ini" %idak semua orang bole, menjadi juruacara (ang baik" %ujuan utama juruacara iala, memaklumkan kepada tetamu apa (ang akan berlaku mengikut urutan acara majlis" #uruacara tidak bole, menjadi 'engerusi &ajlis tetapi 'engerusi &ajlis bole, menjadi juruacara" %eks ucapan ,endakla, ditaip dengan menggunakan kertas separu, A4 dan satu muka surat ,an(a dimuatkan satu pengumuman sa,aja" )etiap pengumuman pula mengandungi butir butir berikut! G G G &A)A ;:= A00 ! ! ! <anggaran7 <panduan bagi juruacara7 <teks pengumuman7

Ba(a dan isi teks juruacara adala, tertakluk kepada ta,ap atau taraf majlis (ang berkenaan iaitu! G G G G G &ajlis 'enu, 1stiadat &ajlis /asmi +an .ormal &ajlis /asmi %etapi %idak .ormal &ajlis %idak /asmi %etapi .ormal &ajlis %idak /asmi +an %idak .ormal

)etiap majlis mesti disediakan dua juruacara <seorang sebagai simpanan7" %eks juruacara ,endakla, disediakan ole, pi,ak penganjur" #uruacara mestila, bole, menga$l majlis2 membuat pengumuman dan memberi panduan" 1a tidak se,arusn(a gemuru,2 mesti (akin2 sebutan (ang jelas2 ka$alan suara (ang mantap2 pandangan jelas dan pergerakan pantas" )2. PEN!EDIAAN ATUR#ARA PENTAD,IRAN Aturcara pentadbiran adala, merupakan aturcara majlis (ang ditulis secara terperinci dengan tujuan! sebagai panduan untuk pega$ai (ang mengendalikan majlis tersebut" sebagai panduan kepada semua pega$ai dan pekerja (ang terlibat dalam majlis tersebut" :ntuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas lunas protokol (ang diterima" untuk menga$al masa" untuk menjadi panduan masa akan datang" sebagai rekod"

Aturcara pentadbiran (ang baik mengandungi butir butir berikut! &asa *eterangan (ang merupakan urutan acara secara terperinci" 'ega$ai (ang bertanggungja$ab"

41

Aturcara pentadbiran adala, dokumen (ang sangat penting kerana ian(a menggariskan secara terperinci semua tindakan (ang perlu dilakukan ole, seseorang (ang terlibat bagi sesuatu acara" )elain daripada aturcara pentadbiran2 3;,eck 5ist4 ,endakla, juga disediakan bagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan" ) . PERANAN PEN!AM,UT TETAMU 6erikut iala, panduan bagi pen(ambut tetamu dalam majlis! i( "a#lumat 'en(ambut ,endakla, mengeta,ui maklumat keraian (ang sedang diadakan sekurang kurangn(a tujuan keraian tersebut diadakan" ii( Aturcara Keraian 0ang 1er#enaan 'en(ambut mestila, mengeta,ui aturcara keraian (ang berkenaan terutaman(a $aktu (ang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik" iii( Susunan Tem*at 2u&u# 'en(ambut ,endakla, ta,u susunan tempat duduk keseluru,ann(a supa(a senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu (ang berkenaan" i!( Ka%asan 0ang 2iuntu##an 'en(ambut ,endakla, ma,ir dengan tempat dan ka$asan (ang diuntukkan bagin(a men(ambut" !( Tem*at-Tem*at Penting 'en(ambut ,endakla, mengeta,ui tempat tempat (ang penting seperti tandas2 pintu masuk2 tempat keluar dan lain lain" !i( Senarai Tetamu 0ang 2i)em*ut 'en(ambut mestila, mempun(ai ringkasan keseluru,an senarai tetamu (ang akan ,adir dan sebaik baikn(a mengenali tetamu tersebut" !ii( Senarai Tetamu Khas )elain daripada senarai kesemua tetamu (ang dijemput2 senarai tetamu k,as (ang akan disambut ,endakla, juga diketa,ui dengan lancar" !iii( Pa#aian Pen'ambut 'en(ambut ,endakla, memakai pakaian (ang sempurna dan sesuai mengikut keraian (ang sedang dijalankan" 'akaian terdeda, bagi perempuan adala, tidak sesuai" i3( Cara "en'ambut %etamu ,endakla, disambut dengan ,ormat dan berikan buku aturcara jika ada tunjukkan tempat duduk secara ,ormat" 3( "engenali Tetamu

42

)ebole, bole,n(a pen(ambut ,endakla, kenal dengan tetamu (ang disambut" #ika tidak kenal ,endakla, bertan(a dengan cara ,ormat" 3i( Ketibaan Pen'ambut 'en(ambut ,endakla, tiba satu jam lebi, a$al daripada masa tetamu dijangka tiba" 'en(ambut ,endakla, melaporkan diri kepada 'ega$ai 6ertugas dan mengambil senarai tetamu" 1a ,endakla, memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu (ang dik,askan untukn(a" 3ii( Pertan'aan 2an Teguran #ika ada apa apa pertan(aan dimajukan2 ja$abla, dengan sopan" #ika ada teguran dari tetamu (ang kurang senang didengar2 ,endakla, mendiamkan diri sa,aja tetapi ambil ingatan" #angan sekali kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat (ang pen(ambut sendirri kurang pasti" 3iii( Kesulitan #ika meng,adapi kesulitan atau masala, ,endakla, segera merujuk kepada 'ega$ai 6ertugas" +engan itu pen(ambut tetamu mestila, mengeta,ui 'ega$ai 6ertugas pada masa itu" 3i!( "u&ah Sen'um 'en(ambut ,endakla, muda, sen(um" )". RAPTAI /aptai amatla, penting bagi sesuatu majlis $alaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan <selalu diadakan7 dan ,endakla, diadakan beberapa kali mengikut keperluan" %ujuan /aptai iala,! i7 ii7 iii7 i97 97 9i7 )$. )upa(a mereka (ang terlibat ta,u akan tugas dan tanggungja$abn(a" :ntuk menentukan urutan majlis" :ntuk menentukan jangka masa (ang tepat" :ntuk memperbaiki kelema,an (ang ada" :ntuk 'en(elarasan acara" :ntuk membiasakan petugas petugas dengan keadaan tempat"

NILAI-NILAI ISLAM &ajlis (ang diadakan ,endakla, menggambarkan ,asrat kerajaan mengenai +asar 'enerapan 0ilai 0ilai 1slam sejajar dengan Agama 1slam sebagai agama rasmi negara"

)%.

POS-MORTEM 'ost &ortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur ta,ap keja(aan majlis" 'ost &ortem juga diadakan untuk mencari punca kelema,an serta cara cara mengatasin(a bagi majlis (ang akan datang" 'ost &ortem tidak akan mendapat kerjasama dari pi,ak (ang terlibat seandain(a digunakan untuk mencari kesala,an seseorang"

)&.

,ENDERA DAN SUSUNANN!A i7 +ua bendera di majlis peringkat negeri di negeri"

43

0egeri

&ala(sia

#ika dua bendera dikibarkan pada peringkat negeri di negeri (ang berkenaan maka susunann(a adala, seperti di atas" ii7 +ua bendera di majlis peringkat persekutuan dalam negeri" &ala(sia 0egeri

#ika dua bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan dalam negeri" iii7 %iga bendera di majlis peringkat negeri" &ala(sia 0egeri 6adan?)(arikat

#ika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri misaln(a bendera &ala(sia2 bendera 0egeri dan bendera 6adan?)(arikat atau lain lainn(a" i97 %iga bendera di majlis peringkat persekutuan" 0egeri &ala(sia 6adan?)(arikat

#ika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan (ang diadakan dalam negeri" 97 'ersidangan antarabangsa" = ; A 6 + .

;ara dari tenga," A 6 ; + = .

;ara dari kiri" +i dalam satu persidangan antarabangsa (ang diaturkan ole, mana mana kerajaan sekalipun2 bendera bendara bole, diatur mengikut dua cara berdasarkan susunan abjad nama nama negara (ang berkenaan" 9i7 ;ara mengibarkan bendera &ala(sia dan 0egeri 0egeri" &ala(sia 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

#ika pengibaran bendera bendera tersebut diadakan dengan cara sebaris2 maka susunan adala, dari kiri ke kanan" 15 13 11 9 7 5 &ala(sia 3 1 2 4 6 8 10 12 14

#ika cara pengibaran itu dibuat dari tenga, tenga,2 maka susunann(a adala, seperti di atas" 15 13 11 9 7 5 &ala(sia 3 1 2 4 6 8 10 12 14

#ika pengibaran bendera dibuat dengan cara diba,agi dua bela,2 maka susunann(a adala, seperti di atas"

44

)'.

KEMAHIRAN MENGENDALIKAN PERSIAPAN DEWAN i7 ii7 36ack +rop4 ,endakla, mengandungi perkara perkara (ang perlu sa,aja" ;onto, nama majlis2 tarik,2 dan perasmi" %empat duduk tetamu iii7 Atas pentas <kerusi tetamu2 meja?bunga2 meja ,adia,?sijil2 rostrum2 troli2 permaidani2 backdrop2 kipas angin2 pembesar suara2 lampu dan pA sistem7 6a$a, pentas <kerusi tetamu2 pentas nas(id"koir2 pentas kumpulan muFik2 tempat pemberita2 kipas angin2 lampu2 permaidani <jika perlu72 rostrum juruacara2 pembaca doa2 pembaca sitasi dan lain lain7 #ambangan bunga 3&ineral $ater4 dan gelas Alas meja dan 3c,air back4 'ermaidani

/ostrum dan mikrofon untuk %etamu k,as #uruacara

i97 97 9i7

%roli ,adia, dan alas +ulang ,adia, dan alas 'ersemba,an &ultimedia *oir?nas(id

9ii7

-iasan bunga bunga ,idup %angga pentas /ostrum

9iii7 )(.

5ain lain

PERKARA-PERKARA LAIN !ANG JUGA PENTING i7 ii7 iii7 &erancang beberapa alternatif! #ika ,ujan atau terputus bekalan letrikH &emastikan disiplin terjamin! &emaklum kepada orang ba$a,an dan pergerakan keluar masuk de$an (ang palin minimal" &emstikan k,idmat seranta kemas! )iaran a$al untuk ak,bar perlu disemak dan diluluskan )alinan teks ucapan II1' ? ''B ? 'engetua ,an(a bole, diberi kepada pemberita selepas majlis tamat )ediakan tempat k,as untuk sesi $a$ancara antara %etamu *,as dengan para pemberita"

45

i97

'astikan perbelanjaan ber,emat )emua urusan se$a?beli alatan ikut prosedur ke$angan 'ega$ai *erja diminta menga$asi segala urusan pembelian dan pemba(aran dibuat dengan peruntukan (ang ada )emua kutipan $ang daripada para lulusan perlu ada akaun k,as dan dikeluarkan resit untuk apa jua pemba(aran (ang dibuat"

97

&engadakan post mortem +iadakan selepas selesai sesuatu majlis untuk mengukur ta,ap keja(aan majlis" :ntuk mencari punca kelema,an cara cara mengatasin(a bagi majlis (ang akan datang" 'ost mortem tidak akan mendapat kerjasama daripada pi,ak (ang terlibat seandain(a digunakan untuk mencari kesla,an seseorang"

2*.

TATA#ARA MENGHADIRI MAJLIS i7 *erosakan majlis disebabkan ole, tetamu! ii7 %idak memberi ja$apan ke,adiran &enja$ab lambat #a$ab ,adir tetapi tidak ,adir #a$ab tidak ,adir tetapi ,adir #a$ab ,adir dengan isteri?suami tetapi tidak ,adir seorang #a$ab tidak ,adir dengan isteri?suami tetapi ,adir dengan isteri?suami -adir tetapi le$at tiba -adir memba$a eDtra -adir dengan pakaian (ang tidak sesuai -adir tidak memba$a kad jemputan sebagaimana dike,endaki %idak mengikut ara,an 'ega$ai 5alulintas %idak mengikut ara,an 'ega$ai 'en(ambut

%anggungja$ab apabila menerima kad jemputan 6aca kad jembutan %eliti tujuan %eliti tarik,2 ,ari dan masa %eliti tempat majlis diadakan %eliti pakaian (ang dike,endaki dipakai 6uat keputusan ke,adiran #a$apan segera

iii7

'ersiapan bagi meng,adiri majlis 6erita,u penganjur jika ada peruba,an *elengakapan diri *emuda,an kemuda,an (ang diperlukan %injauan tempat majlis

i97

*etibaan di timpat majlis

46

97

Ara,an lalu lintas 1kut pintu masuk (ang ditetapkan Ara,an pen(ambut %entukan tempat duduk &inuman sebelum majlis dimulakan 'ergaulan sebelum majlis dimulakan &ajlis perkenalan

+alam majlis Ara,an duduk %idak puas,ati dengan keadaan %ertib ketika majlis sedang berjalan ;ara mula makan <dalam majlis jamuan7

9i7

&ajlis tamat 1kut peraturan (ang ditetapkan 6erdiri mengadap tetamu ke,ormat &engambil sesuatu di meja <dalam majlis jamuan7 %unggu giliran

2).

,UKU PROGRAM.#ENDERAMATA.ATUR #ARA i7 1a merupakan sebua, buku maklumat (ang amat penting bagi satu satu majlis rasmi" 'enerbitan buku ini perlu diuruskan dengan baik dan sempurna" )egala butiran (ang akan dimuatkann didalam buku ini perlu dirancang ole, sebua, ja$atankuasa2 disemak semual dan perlu diluluskan ole, *etua sesuatu organisasi" +alam majlis majlis rasmi seperti &ajlis *on9okes(en2 'ertandingan *ema,iran2 'erasmian +e$an dan )eminar (ang dirasmikan ole, orang kenamaan peranan buku ini sangat penting" 6uku ini juga digunakan pada majlis majlis peringkat dalaman2 conto,! &ajlis 'engucapan 'uisi )ekola,2 *ursus 'engadilan 6ola )epak peringkat sekola, dan lain lain" )elalun(a majlis ini orang (ang merasmikan iala, orang kenamaan tempatan" *andungan 6uku *ata kata alaun <&enteri2 *etua 'engara,2 'engara, dan 'engetua7 5agu rasmi 5agu tema )enarai ja$atankuasa <induk2 penglola dan kecil7 )enarai peserta Aturcara majlis pembukaan dan penutup )ejara, ringkas majlis 'eng,argaan dan autograf

ii7

iii7

i97

22.

#ONTOH ATUR#ARA MAJLIS 0900 pagi 'ara peserta mengambil tempat

47

0930 pagi 1000 pagi 1015 pagi

1205 t?,ari 1230 petang 1315 petang 1330 petang 2 .

'ara tetamu mengambil tempat *etibaan %etamu *e,ormat 'erakan masuk %etamu *e,ormat +oa :capan 'engerusi #a$atankuas 'engelola :capan %etamu *e,ormat <'erasmian7 'en(ampaian -adia, dan ;enderamata 'en(ampaian ;endera,ati kepada %etamu *e,ormat 'ersemba,an %etamu ke majlis jamuan %etamu meninggalkan majlis" 6ersurai

SENARAI AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA i7 ii7 iii7 i97 97 9i7 9ii7 9iii7 iD7 D7 Di7 Dii7 Diii7 Di97 D97 D9i7 D9ii7 D9iii7 DiD7 DD7 DDi7 'engerusi 0aib 'engerusi )etiausa,a 'enolong )etiausa,a 6enda,ari #emputan dan )ambutan 'endaftaran dan 'enginapan 6uku ;enderamata 'ersiapan +e$an *eceraian #amuan %eks :capan dan kata kata aluan )eranta 'engangkutan dan 5alu 5intas 'ersemba,an 6acaan +oa dan #uruacara 'ameran )iara(a 6ulitin dan rakaman )ijil :rusetia

2".

#ONTOH TEKS JURUA#ARA 0ama &ajlis! %empat! %arik,! -ari! 1" 2" 3" "a)lis Anugerah Khi&mat Cemerlang 2e%an Jauhar 45 Ogos 4..4 Sabtu

;ue <08307 )emua ,adirin duduk 'engumuman 'ara ,adirin dipersilakan mengambil tempat" &ajlis akan bermula sebentar lagi" ;ue <08357 &enerima is(arat apabila I1' tiba"

48

4"

'engumuman &engumumkan ketibaan >ang 6er,ormat &enteri 'endidikan &ala(sia2 diiringi ole, 'engara, 'endidikan #o,or dan %imbalan 'engara, 'endidikan #o,or" ;ur <08407 Apabila I1' dan semua ,adirin duduk" 'engumumam >ang 6er,ormat &enteri 'endidikan &ala(sia2 +ato4 &usa &o,amad2 >ang 6erusa,a 'engara, 'endidikan #o,or2 >ang 6erusa,a %imbalan 'engara, 'endidikan #o,or2 *etua *etua )ektor2 'ega$ai 'endidikan +aera,2 'engetua2 Buru 6esar2 Buru Buru dan %etamu (ang sa(a ,ormati sekalian" 6ers(ukur kita ke ,adrat 1la,i kerana memberikan ra,mat dan ,ida(a, kepada kita (ang sama sama dapat ,adir dlam majlis (ang mulia ini" &ajlis akan dimulakan dengan bacaan doa" A$ang )alle, untuk memimpin bacaan doa" +ipersilkan" :ntuk itu majlis mempersilakan :staF

5" 6"

7"

;ue <08507 )elesai bacaan doa" :capan 'engetua 'engumuman &ajlis merakamkan ucapan terima kasi, kepada :staF" )eterusn(a majlis mempersilakan >ang 6erusa,a 'egara, 'endidikan #o,or untuk men(ampaikan ucapan alu aluan" +ipersilakan"

8"

9"

;ue <09007 )elesai ucapan :capan %etamu *e,ormat 'engumuman &ajlis merakamkan ucapanribuan terima kasi, &ajlis diteruskan dengan segala ,ormatn(a mempersilakan >ang 6er,ormat &enteri 'endidikan &ala(sia2 +ato4 &usa &o,amad untuk men(ampaikan ucapan dan seterusn(a merasmikan majlis" +engan segala ,ormatn(a dipersilakan"

10"

11"

;ue <10457 )elesai ucapan 'en(ampaian -adia, dan ;enderamataJ 'engumuman &ajlis dengan ,ormatn(a menjemput >ang 6erusa,a %uan 'engara, 'endidikan #o,or untuk mengiringi >ang 6er,ormat &enteri 'endidikan &ala(sia2 +ato4 &usa &o,amad

12"

49

untuk men(ampaikan -adia, Anugera, *,idmat ;emerlang kepada pemenang pemenang" +ipersilakan =n"#o,an =ndut dan (ang lain lain +ipersilkan (ang 6erusa,a %uan 'engara, 'endidikan #o,or untuk men(ampaikan ;endera,ati kepada (ang 6er,ormat demi mengenang kesudiaan belia, men(ampaikan ,adia, ,adia, tadi" &ajlis mengucapkan jutaan terima kasi, kepada (ang 6er,ormat diatas pen(ampurnaan acara pen(ampaian ,adia, ,adia," 13" ;ue <11307 >ang 6er,ormat duduk 'ersemba,an 'engumuman +ipersilkan kumpulan 'ancaragam )ekola, &enenga, *ebangsaan <'7 )ultan 1bra,im2 #o,or 6a,ru untuk mempersempa,kan permainan mereka" ;ue <12007 )elesai persemba,an #amuan 'engumuman &ajlis sekali lagi dengan segala ,ormatn(a mempersilakan >ang 6erusa,a %uan 'engara, 'endidikan #o,or untuk mengiringi dan mempersilakan >ang 6er,ormat &enteri 'endidikan &ala(sia ke jamuan makan tenga,ari" :capan peng,aragaan dan menjemput tetamu (ang ,adir untuk bersama sama menjamu selera"

14"

15"

162

17"

50