Fathiah Isralestina 5211100174

1. Mission and Scope

1.1. Problem involved
Terdapat banyak perusahaan berbasis MLM yang saat ini sedang berdiri di Indonesia. Keuntungan yang menjanjikan serta keunikan produk menjadi daya tarik tersendiri bagi orang-orang sehingga sudah sewajarnya perusahaan MLM kebanjiran member baru. MLM (Multi Level Marketing )merupakan salah satu teknik pemasaran yang menggunakan konsep hierarki dalam memasarkan hasil produksi. Konsep hierarki dalam Multi Level Marketing diterapkan pada setiap anggota yang juga sebagai konsumen atau pemakai dari barangbarang hasil produksi. Keanggotaan MLM terbagi atas dua jenis, yaitu upline member dan downline member. Upline member dikenal dengan istilah parent, merupakan member yang mempunyai anggota lain di bawahnya. Sedangkan downline member merupakan member yang berada di bawah upline member, yang lebih popular disebut dengan Child. Kedalaman Hierarki disebut juga sebagai level. Namun sayangnya perusahaan-perusahaan ini seringkali kewalahan dalam mengurus danscheduling meeting hilang begitu saja karena masih di rekap secara manual. Kejadian tersebut tentunya merugikan kedua belah pihak, terlebih apabila member tersebut sudah menjadi parent dari perusahaan tersebut.

1.2.

Goal of The Project

Dengan adanya permasalahan yang telah dijabarkan sebelumnya makal goal dari proyek ini adalah dapat mengautomasi berbagai aspek pekerjaan krusial pada perusahaan berbasis MLM yang selama ini masih digarap dengan cara manual dimana cara manual tersebut memakan waktu yang banyak, sering terjadi human error dan berbagai kendala lainnya.

1.3.

Features

Fitur-fitur yang terdapat pada proyek ini berbentu sebuah sistem informasi yang dilengkapi dengan berbagai macam modul seperti modul akutansi dan modul administrasi per departemen.

1.4.What makes this product different from others

Sistem informasi yang akan dibangun memiliki dua user interface yaitu untuk admin dari perusahaan itu sendiri dan untuk member/downline dari perusahaan tersebut.

1.4.

Scope:
Ruang lingkup dari proyek ini adalah proses bisnis pada perusahaan MLM dan pada member dari perusahaan MLM itu sendiri

1.5.

Ground rules

Fathiah Isralestina 5211100174

1. User Needs and User Stories
1.4. Proses Impact
Proses impact adalah pernyataan dari dokumen kebutuhan user dan menjelaskan keinginan yang sebenarnya dari stakeholder. Pada proyek ini stakeholder yang dimaksud adalah perusahaan MLM yang dalam hal ini diwakilkan oleh PT. Melia Sehat Sejahtera. Selama ini a pihak PT. MSS memonitoring jalannya proses bisnis baik dengan manual dan bantuan internet. Apabila ada kendala yang terjadi di dalam proses tersebut maka admin dari perusahaan tersebut biasanya hanya diam dan mengatakan bahwa hal tersebut disebabkan oleh human error.

1.5. Agreed Goals

Tujuan dari proyek ini untuk membantu pihak perusahaan MLM dalam melakukan proses bisnis baik proses internal maupun eksternal. Diharapkan dengan adanya sistem ini, kinerja yang dihasilkan dari perusahaan MLM menjadi lebih cepat dan lebih efektif baik dalam menghandle member, permintaan pasar dan kegiatan lainnya. Sistem akan mengintegrasikan proses bisnis yang terjadi pada kantor cabang dan kantor pusat.

1.6. Environmet
Environment terbagi menjadi tiga bagian yaitu 1. Business Environmet Pada beberapa perusahaan MLM, perekrutan member dan pemesanan barang masih menggunakan cara manual yaitu dengan cara mouth-to-mouth. Cara seperti ini jelas tidak membutuhkan biaya yang banyak karena hanya mengandalkan dari keaktifan member itu sendiri. Kendala yang sangat susah yaitu pada masalah biaya. Apabila perusahaan MLM menerapkan sistem/aplikasi baru yang dapat digunakan untuk membantu memonitoring jalannya proses bisnis MLM menjadi lebih efektif dan efisien, tentunya harus mengeluarkan dana lebih daripada menggunakan sistem manual. 2. Phsyical Environment Phsycal environment untuk sistem ini adalah sistem mampu mengintregasikan antara proses bisnis perusahaan MLM baik pada kantor cabang dan kantor pusat serta member dari perusahaan tersebut. Sistem yang dibangun berisi modul lengkap untuk mendukung proses bisnis dan berisi modul yg user friendly bagi member dari perusahaan MLM tersebut sehingga orang se-awam apapun bisa meng Sensor memberikan peringatan ke sistem apaksesnya asalkan sedang memiliki akses internet. 3. Technology Environment (hardware and software) Sistem ini dibangun dengan mengadaptasi salah satu software yanf dikerjakan secara offline. Pada pembangunan proyek ini dilakukan inovasi yaitu mengintegrasikan kegiatan pada kantor cabang dan kantor pusat. Selebihnya sistem untuk member juga terintegrasi pada kantor cabang tempat dimana mereka terdaftar sebagai member agar mempermudah mereka dalam menjalankan bisnis MLMnya.

Fathiah Isralestina 5211100174

1.7. Stakeholder/actor
Stakeholder/actor yang terlibat pada proyek ini adalah PT. Melia Sehat Sejahtera sebagai representatif dari berbagai perusahaan MLM di Indonesia dimana sistem ini ditujukan untuk membantu dalam pemonitoringan siklus bisnis. Admin dari perusahaan akan bertindak sebagai aktor dimana admin bertugas pada controlling dan tracking proses bisnis yang terjadi pada perusahaan tersebut. Member dari perusahaan juga kn menjadi aktor ketiga karena kepuasan member dari suatu perusahan merupakan mutlak nilainya.

1.8. Notes from Interviews and Brainstorming

Pada wawancara yang telah dilakukan, didapatkan informasi bahwa Ditinjau dari perusahan skala kantor pusat, tidak terjadi permasalahan yang berarti (pegawai datang terlambat atau jadwal rapat yang diundur secara sepihak.) Akan tetapi permasalahan banyak terdapat di areal stokis baik dari faktor internal maupun eksternal. -Faktor internal: Penggunaan microsoft excel sebagai database member sehingga apabila mencari data member yang dulu-dulu menjadi sedikit lebih repot. Seringnya stokis kehabisan stok sehingga member harus melakukan sistem PO/Inden agar bisa membeli barang. Namun dikarenakan banyaknya member yang terdaftar, terkadang admin stokis pun bingung dan kerepotan mengolah data mengenai siapa saja yang PO atau berapa banyak item yang di inden. Pengiriman data harian penjualan maupun perkembangan dari masong-masing stokis di dasari pada penggunaan microsof excel dan email pribadi (belum ada integrasi langsung antara kantor pusat dan kantor cabang) -Faktor Eksternal Lambatnya jasa ekspedisi mengirimkan barang.

1.9 User Stories

User stories disini adalah cerita dari pengguna-mirip sebuah testimony dari para pengguna. Untuk user pertama yaitu adalah accountant dari kantor pusat perusahaan MLM. Nantinya accountan ini akan bertindak sebagai admin yang mengawasi dan mengontrol jalannya sistem. Sebelum adanya sistem ini, pemantauan dan pengonteolan masih dilakukan dengan cara manual yaitu menunggu email catatan penjualan sehari dari masing-masing kantor cabang. Hal ini masih menjadi kendala karena terkadang beberapa kantor cabang terlambat mengirimkan file penjualannya via email disebabkan susahnya koneksi internet. Hal ini tentu menjadi catatan penting bahwa infrastruktur intetnet saja masih harus di perbaiki.

Fathiah Isralestina 5211100174

2. Interview Notes
2.4. Project Information
Stakeholder pada proyek sistem informasi MLM ini adalah orang yang memegang kepentingan dalam sebuah proses bisnis dalam hal ini diwakilkan oleh PT. Melia Sehat Sejahtera . Berikut adalah hal-hal yang dibutuhkan oleh Stakeholder: Perlunya sistem yang mengintegrasikan antara kantor cabang dn kantor pusat dari masing-masing perusahaan MLM sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.

2.5. Other Interview Notes

Other interview notes merupakan informasi-informasi mengenai bisnis MLM yang di dapat dari hasil wawancara dengan Kepala stockist perusahaan yang nantinya digunakan sebagai acuan dalam pengembangan proyek untuk perusahaan MLM. Informasi-informasi tersebut antara lain : 1. Berbagai perusahaan MLM sudah mempunya website yang informatif akan tetapi belum user friendly. 2. Pengelolaan dan pemonitoran jalannya proses bisnis di perusahaan MLM ini belum maksimal.

3. Interview Checklist
3.1. Pre-interview Checklist
Pre-interview checklist merupakan wawancara. pertanyaan yang disusun sebelum memulai

Pertanyaan Bagaimana proses bisnis yang terjadi pada perusahaan MLM ini? Siapakah yang bertindak paling dominan pada perusahaan MLM ini? Bagaimana kegiatan monitor antara kantor cabang dan kantor pusat? Apa saja faktor-faktor yang menjadi kendala pada proses bisnisnya? Kapan dilakukan laporan mengenai proses bisnis? Kepada siapa laporan itu dilakukan? Bagaimana teknis melaporkan proses bisnis tersebut?

Checklist

Fathiah Isralestina 5211100174

3.2. Interview Checklist
Interview checklist merupakan daftar pertanyaan yang akan ditanyakan saw wawancara. Pertanyaan tersebut terdiri dari pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya maupun pertanyaan yang baru timbul saat melakukan wawancara. Pertanyaan Bagaimana proses bisnis yang terjadi pada perusahaan MLM ini? Siapakah yang bertindak paling dominan pada perusahaan MLM ini? Bagaimana kegiatan monitor antara kantor cabang dan kantor pusat? Apa saja faktor-faktor yang menjadi kendala pada proses bisnisnya? Kapan dilakukan laporan mengenai proses bisnis? Kepada siapa laporan itu dilakukan? Bagaimana teknis melaporkan proses bisnis tersebut? Adakah kendla lain yang sering terjadi selama menjalankan bisnis ini? Checklist

3.3. Post Interview Checklist

Post interview merupakan daftar aktivitas yang dilakukan baik sebelum wawancara, saat wawancara maupun sesudah wawancara. Aktivitas Menggali requirement dari stakeholder Menyusun pertanyaan untuk melakukan wawancara kepada stakeholder Membuat list siapa saja orang yang akan diberi pertanyaan Melakukan wawancara dengan mengajukan pertanyaan Meminta tanda tangan penjawab sebagai bukti bahwa telah melakukan wawancara untuk menggali kebutuhan Melakukan rekap jawaban yang sudah di dapat dari hasil wawancara Checklist