Anda di halaman 1dari 7

Ciri-ciri birokrasi Max Weber 1.

Peraturan Ciri birokrasi yang pertama ialah suatu susunan fungsi pejabat yang tetap dan terikat dengan peraturan. Sistem peraturan adalah merupakan prinsip utama dalam sebuah sistem birokrasi. Fungsi utama peraturan yang ditetapkan dalam sesebuah organisasi ialah untuk mempermudahkan standardisasi, dengan adanya proses ini banyak perkara dan kes boleh diselesaikan secara seragam. Sebagai contohnya ika seseorang peker a dikenakan potongan ga i sebagai hukuman kerana bercuti tanpa makluman pihak atasan, maka hukuman tersebut mestilah sama dengan peker a lain yang melakukan kesalahan yang sama. Sistem peraturan yang distandardkan ini uga dirancang untuk men amin adanya keseragaman dalam men alankan setiap tugas, dimana peraturan tersebut menentukan tanggung a!ab, peranan dan bidang tugas bagi setiap anggota dan hubungan diantara mereka. ".Pembahagian tugas Ciri birokrasi yang kedua ialah adanya bidang kecekapan khusus. #al ini berkaitan dengan bidang ke!a ipan tugas yang ada pada seorang peker a mahupun satu bahagian, tu uannya adalah untuk men alankan pelbagai $ungsi yang merupakan satu bahagian daripada proses pembahagian atau

pengkhususan ker a yang sistematik. %alam men alankan tugas yang pelbagai, organisasi birokrasi membahagikan kegiatan-kegiatan pentadbiran men adi bahagian-bahagian yang masing-masing mempunyai $ungsi khusus dan berbe&a dengan $ungsi bahagian lain. Sebagai contohnya dalam sesebuah organisasi, bahagian ke!angan secara khususnya ber$ungsi untuk membuat ramalan keperluan dana, mendapatkan dana untuk organisasi, menguruskan dana tersebut dan memastikan dana digunakan dengan cara terbaik, manakala bagi

bahagian sumber manusia pula $ungsi khususnya ialah untuk melakukan pengambilan tenaga ker a, melaksanakan latihan dan pembangunan, membuat penilaian prestasi dan sebagainya lagi yang berkaitan dengan sumber manusia. '. hierarki autoriti Ciri birokrasi ketiga ialah susunan jabatan adalah berdasarkan prinsip hierarki. Setiap abatan yang tingkatnya lebih rendah dalam hierarki adalah di ba!ah pengendalian dan penga!asan abatan yang lebih tinggi. (u uan

di!u udkan hierarki ini adalah untuk memastikan setiap abatan dikendalikan secara sistematik oleh abatan tertentu yang lain. %alam hierarki itu setiap abatan harus bertanggung a!ab kepada atasannya berkenaan keputusan dan tindakannya sendiri ataupun apa yang dilakukan oleh anak buahnya. Posisi ditubuhkan dalam hierarki dengan rantaian arahan yang elas )*obbins +

Coulter, ",,-.. Pada setiap tingkat hierarki, setiap abatan memiliki hak memberi perintah dan arahan pada orang ba!ahannya, dan orang ba!ahan pula berke!a ipan untuk mematuhinya. Setiap keputusan dan tindakan yang dibuat oleh abatan ba!ahan perlu meminta persetu uaan daripada pihak atasan. /.kompeten Ciri birokrasi keempat ialah peraturan yang mengatur tingkah laku sesuatu jabatan dapat berbentuk peraturan atau norma teknik. Secara umumnya mengikut ciri ini, hanya mereka yang memiliki latar belakang pendidikan teknikal yang memadai saha a dilihat cukup cekap untuk menduduki abatan sta$

pentadbiran. Menurut Weber asas kepada kuasa birokrasi ialah pengetahuan dan latihan yang pernah diterima. *obbins dan Coulter )",,-. meru uk ciri ini sebagai pemilihan $ormal, dimana pemilihan peker a di alankan berdasarkan kelayakan teknikal yang ada pada seseorang indi0idu. Situasi ini dapat menguntungkan organisasi kerana mempunyai peker a berkemahiran yang

dapat membantu kelicinan dan kecekapan proses organisasi. Selain itu, keadaan ini uga dapat memba!a man$aat kepada indi0idu tersebut kerana diberi

kesempatan menun ukkan kemahirannya di dalam organisasi.

5. Ciri birokrasi kelima ialah menekankan prinsip bahawa anggota staf pentadbiran tidak dapat memiliki saranan produksi dan pentadbiran. Scott (2003) memberikan contoh apakah benda yang tidak boleh dimiliki tersebut, contoh yang dinyatakan olehnya adalah seperti peralatan dan kelengkapan yang ada dalam organisasi serta hak kuasa dan hak istimewa yang ada dalam pentadbiran organisasi. esemua item tersebut adalah hak milik !abatan dan bukannya hak milik kakitangan !abatan. Sebagai contoh disini, seorang peker!a tidak boleh mengambil komputer yang disediakan dalam pe!abat untuk dibawa ke rumahnya bagi tu!uan peribadi. "engikut prinsip ini terdapat pemisahan antara harta milik organisasi yang digunakan secara rasmi dengan harta milik peribadi seorang kakitangan !abatan. Ciri birokrasi yang keenam ialah organisasi perlulah bebas daripada setiap pengendalian luaran. #pa yang dimaksudkan dengan pengendalian luaran ini ialah organisasi tidak dimonopoli oleh mana$mana !abatan yang ada dalam organisasi tersebut. %u!uan utamanya adalah untuk meningkatkan kebebasan organisasi tersebut. sumber$sumber yang ada harus bebas untuk ditempatkan dan ditempatkan semula ke dalam !abatan$!abatan sesuai dengan keperluan organisasi. &alam hal ini dapatlah disimpulkan bahawa !abatan tidak boleh memiliki organisasi secara rasmi. Ciri birokrasi yang ketu!uh ialah segala tindakan, keputusan dan peraturan dalam hal pentadbiran harus dirumus dan dicatatkan secara bertulis. 'amai yang berpendapat bahawa prosedur ini dirasakan tidak penting dan tidak sesuai dipraktikkan dalam sebuah organisasi yang rasional. Sebaliknya sistem pencatatan yang berlebih$lebihan ini dianggap tidak rasioal, hal inilah yang menyebabkan kepada istilah red tape . (stilah ini meru!uk kepada urusan dokumentasi yang sering menyebabkan kelewatan proses. )alaubagaimanapun )eber ada menekankan bahawa semua kegiatan organisasi yang penting dan perlaksanaan peraturan harus dita*sirkan secara sistematik, iaitu dengan menggunakan sistem pencatatan. Semua hal tersebut tidak dapat dilakukan melalui komunikasi lisan kerana sistem itu dianggap tidak sistematik. 4.0 Objektif teori Birokrasi +erdasarkan buku$buku pembacaan yang berkaitan dengan teori birokrasi, tidak terdapat satupun buku yang menyatakan secara spesi*ik mengenai ob!ekti* teori birokrasi. )alaubagaimanapun ob!ekti* teori ini dapat dikesan daripada beberapa huraian buku$buku yang di!adikan sebagai bahan ru!ukan. Sebenarnya birokrasi direka agar pekerjaan dapat dijalankan dengan baik (,all, -...). "enurut /. ,age (-.00) pula, birokrasi dibentuk untuk mewu!udkan kecekapan dan kebolehpercayaan. &aripada kedua$dua sumber tersebut dapat dikatakan bahawa ob!ekti* utama teori birokrasi ialah untuk menjadikan sesebuah organisasi menjadi lebih cekap dan segala urusan pekerjaan di dalam organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar. Ciri$ciri atau struktur birokrasi yang dian!urkan oleh )eber sebenarnya mencapai ke arah organisasi yang lebih e*isien dan sistematik. Kewujudan sistem kawalan iaitu

peraturan yang ditetapkan adalah bertujuan untuk mengawal seluruh struktur dan proses organisasi, pengawalan ini juga memerlukan pengetahuan teknikal ke arah mencapai kecekapan yang maksimum ("ou1elis, -.23). Tujuan diwujudkan sistem hierarki dalam organisasi birokrasi adalah untuk mebina sistem rantaian arahan yang tersusun. &engan adanya hierarki ini, segala rancangan dapat disatukan dan pemusatan pembuatan keputusan dapat di!alankan. +egitu !uga dengan halnya bagi pengkhususan *ungsi, dengan adanya pengkhususan setiap jabatan dalam organisasi dapat menjalankan fungsi mereka masing masing. edua$dua langkah bertu!uan mengelak adanya bidang kuasa yang bertindih di antara satu sama lain. &ari segi layanan ke atas peker!a$peker!a pula, teori birokrasi mengambil pendekatan tidak dipengaruhi perasaan dan bersi*at peribadi (impersonal), ob!ekti*nya ialah untuk mengurangkan peker!a menghabiskan masanya dengan berborak saha!a serta mengurangkan peker!aan yang di!alankan dengan sewenang$wenangnya dan tidak konsisten. 4endekatan ini adalah untuk memastikan setiap peker!a dilayan dan diperlakukan secara sama rata (Sims et al., -..5). !.0 Kekuatan teori Birokrasi %eori birokrasi ini mempunyai kekuatannya yang tersendiri, walaupun teori ini sering dikaitkan dengan pelbagai streotaip negati*, namun teori birokrasi ini juga banyak memberikan sumbangan kepada teori dalam pengurusan sumber manusia. "enurut ettner (2002), terdapat tiga pertimbangan yang diambil kira dalam teori birokrasi iaitu pertama ialah kebertanggung!awapan (accountability), kedua ialah hierarki dan de*inisi tanggung!awab, manakala yang ketiga pula ialah penyediaan untuk ker!a. esemua instrumen tersebut adalah kekuatan kepada teori ini dan inilah yang membe1akannnya dengan teori organisasi yang lain. Kebertanggungjawaban adalah merupakan satu identiti dalam birokrasi. Salah satu *aktor yang menyebabkan sesebuah organisasi memilih struktur birokrasi ini ialah untuk mengenalpasti dengan lebih tepat tanggung!awab dalam proses pembuatan keputusan. ,al inilah yang menyebabkan selalunya organisasi kera!aan memerlukan struktur birokrasi ini kerana tanggung!awab proses pembuatan keputusan sangat dipentingkan. /ika ditin!au dalam model teori$teori organisasi yang lain, model teori$teori tersebut mungkin !uga lebih banyak mengemukakan syarat$syarat penyusunan ker!a dan produkti5iti yang *leksibel, namun dalam sesebuah organisasi yang memerlukan kebertanggungjawapan yang tinggi dalam pembuatan keputusan, birokrasi adalah merupakan satu pilihan yang lebih praktikal. (nstrumen kedua iaitu hierarki dan definisi tanggungjawab adalah merupakan ciri penting birokrasi dalam membantu pengurusan tempat ker!a yang tersusun. 6akaran prinsipal terhadap semua tugas haruslah !elas dan harus disusun dalam bentuk hierarki. &engan adanya hierarki dan spesi*ikasi tugas ini, ianya dapat memberi kekuatan terhadap organisasi birokrasi kerana ia dapat memantapkan lingkungan kuasa yang ada pada jabatan, program, unit kecil dan bagi setiap pekerja itu sendiri. Salah satu lagi kelebihannya disini ialah setiap pekerja amat jelas serta tahu kerja dan tugas harian yang patut dilakukan oleh mereka, tanpa perlu bergantung kepada arahan untuk melakukan sesuatu tugas daripada pihak lain. Sebagai contohnya disini seorang peker!a yang telah tahu tugas yang harus dilakukannya boleh terus melakukan ker!a rutinnya tanpa perlu disuruh atau bertanya berkali$ kali kepada orang atasannya tentang apa ker!a yang harus dilakukannya lagi.

+agi instrumen ketiga iaitu penyediaan untuk kerja, )eber menyokong idea yang dikemukakan oleh 7rederick ). %aylor bahawa untuk memastikan kecekapan organisasi, penyediaan untuk ker!a mestilah berdasarkan kelayakan untuk penempatan peker!aan di dalam organisasi. &alam hal ini, sudah men!adi kebiasaan dalam bidang perkhidmatan sosial seseorang peker!a akan diberikan posisi dalam organisasi berdasarkan pendidikan pro*esional yang diterima oleh mereka, disamping pengalaman yang pernah mereka lalui dalam !angka masa tempoh tertentu. ,al inilah yang me!adi kekuatan kepada teori birokrasi ini kerana organisasi birokrasi mengamalkan kaedah pemilihan pekerja yang benar benar layak untuk bekerja di organisasinya dan tujuan utamanya ialah untuk mencapai kecekapan dalam melaksanakan tugas. e!ayaan sesebuah organisasi atau agensi pada hari ini adalah dibantu oleh kesedaran mengenai proses pembuatan analisis ker!a secara teliti dan berhati$ hati yang dapat menyediakan rangka ker!a untuk memutuskan penempatan ker!a seseorang peker!a. eputusan penempatan ker!a itu !uga seharusnya adalah penyediaan ker!a yang dapat dibuktikan dan bukannya data yang hanya berdasarkan gambaran umum semata$mata tanpa perincian. ".0 Kelemahan teori Birokrasi Salah satu kelemahan yang sering dikaitkan dengan birokrasi ialah red tape . (stilah ini meru!uk kepada satu peraturan birokrasi yang sangat berlebihan sehingga menyebabkan kelewatan kepada sesuatu urusan ataupun proses. "enurut struktur birokrasi )eber yang diberikan oleh 8t1ioni dalam bukunya, sistem pencatatan perlu dilakukan untuk merekod segala tindakan, keputusan dan peraturan dalam pentadbiran. 4eraturan inilah yang sebenarnya menyebabkan 9red tape kerana ia menyebabkan proses perjalanan urusan dokumentasi menjadi lambat. 4eraturan seperti ini dilihat mendatangkan tu!uan yang tidak berguna dan sering diberi sindiran dengan istilah 9red tape:: (Sims et al., -..5). Contoh bagi menggambarkan masalah red tape disini ialah seseorang indi5idu ingin mendapatkan khidmat bantuan keba!ikan daripada sebuah agensi, bagi mendapatkan bantuan tersebut, indi5idu itu perlulah mendapat pengesahan daripada beberapa pihak tertentu dari pihak bawahan sehinggalah ke pihak atasan bagi membuktikan bahawa indi5idu tersebut benar$ benar layak menerima bantuan. (ndi5idu tersebut terpaksa menyediakan dokumen, membuat temu !an!i dengan pihak$pihak tersebut, membuat per!alanan ke hulu dan ke hilir dan akhirnya dalam !angka masa yang pan!ang barulah permohonan indi5idu tersebut diluluskan dan memperolehi bantuan keba!ikan tersebut. kelemahan kedua teori birokrasi ialah organisasi yang mengamalkan sistem ini cenderung kepada amalan pengurusan berbentuk pemusatan kuasa atau oligarki, iaitu autoriti atau kuasa dalam sesebuah organisasi terletak didalam tangan satu golongan kecil. 4endapat ini disuarakan oleh 'obert "ichels (-.22), dalam memberikan kritikan terhadap teori +irokrasi yang diutarakan oleh )eber, menurut beliau sesiapa sa!a yang membicarakan mengenai birokrasi, bermaksud membicarakan !uga mengenai oligarki. ,al ini disebabkan pemusatan kuasa di tangan sebahagian kecil indi#idu akan menyebabkan mereka menggunakan kedudukan mereka di dalam bahagian atau pejabat yang mereka ketuai untuk meningkatkan keuntungan dan kepentingan diri mereka sendiri. +eliau !uga mendakwa bahawa organisasi bukannya instrumen yang rasional bagi mencapai matlamat pentadbiran seperti yang disarankan oleh )eber (Sims et al., -..5). elemahan teori birokrasi yang ketiga ialah timbulnya ketidakcekapan. )alaupun pada dasarnya matlamat utama teori birokrasi adalah untuk mencapai kecekapan dalam organisasi, namun terdapat !uga kesan$kesan negati* yang timbul secara tidak langsung dalam prinsip

birokrasi ini. 4endapat ini ditimbulkan oleh 'obert "erton (-.53) yang memberi kritikan terhadap teori birokrasi )eber. "erton memperkenalkan konsep trained incompetence atau 9ketidakcekapan terlatih;, konsep ini meru!uk kepada peker!a yang hanya ber*okus kepada apa yang mereka minat saha!a dalam men!alankan peker!aan mereka, peker!a !uga kerap hilang keupayaan untuk mendengar serta memahami masalah dan keperluan pengguna atau orang yang menggunakan perkhidmatan organisasi tersebut. +irokrasi dilihat tidak mempunyai ke!ayaan yang besar dalam menyesuaikan pengaplikasian pengetahuan dan kemahiran yang men!adi bahagian penting dalam praktis pro*esional ( ettner, 2002). "erton selan!utnya menghuraikan bahawa birokrasi pada hakikatnya memberi pengaruh tertentu bagi keperibadiaan para anggota organisasinya, dimana ia mendorong timbulnya kecenderungan untuk mentaati kaedah dan peraturan organisasi secara kaku demi kepentingan dan keuntungannya sendiri (8t1ioni, -.2<). elemahan teori birokrasi yang keempat ialah birokrasi dilihat sebagai bentuk organisasi yang $mengembung%, istilah mengembung ini diberikan oleh 4arkinson (-.53) terhadap birokrasi. "enurut 4arkinson indi5idu$indi5idu yang mempunyai autoriti dalam birokrasi cenderung mengembangkan !umlah peker!a yang dirasakan tidak sesuai dengan keadaan keperluan sebenar organisasi (Scott, 2003). %anggapan )eber yang mennyatakan bahawa birokrasi merupakan satu mekanisme untuk mencapai kecekapan ditolak keras oleh 4arkinson, beliau telah memperkenalkan satu konsep yang dikenali sebagai 9hukum 4arkinson;. &alam hukum ini terdapat dua ciri yang nyata untuk menerangkan pengembungan birokrasi, pertama ialah orang atasan akan berusaha sekuat tenaga untuk meningkatkan !umlah orang bawahannya, kedua ialah orang atasan akan selalu mencipta tugas baru bagi dirinya sendiri yang mana tugas tersebut sering diragukan maksud dan kepentingannya. ,al ini akan mengakibatkan !umlah peker!a meningkat secara automatik dan berlakunya lebihan peker!a untuk melakukan bebanan ker!a daripada apa sepatutnya yang ingin dicapai oleh organisasi. +irokrasi menurut 4arkinson cenderung meluas bukanlah kerana meningkatnya beban ker!a dalam organisasi tetapi adalah disebabkan oleh orang atasan tersebut yang ingin memperbanyakkan orang bawahan di bawah hierarki mereka. elemahan teori birokrasi yang seterusnya ialah teori ini kurang mengambil kira faktor &anusia. "asalah ini timbul kerana organisasi birokrasi terlalu menekankan prinsip orientasi melakukan tugasan tanpa dipengaruhi oleh perasaan. &alam prinsip ini orang atasan harus menghindarkan pertimbangan peribadi dalam hubungannya dengan orang bawahan ataupun orang awam yang dilayaninya. walaupun pada dasarnya prinsip ini bertu!uan untuk memberikan perlakuan yang adil terhadap semua orang, namun !ika terlalu ditekankan atau tidak disesuaikan mengikut keadaan akan menyebabkan penurunan produkti5iti sehingga menyebabkan timbulnya ketidakcekapan. Sebagai contohnya disini katakan terdapat dua !enis orang bawahan yang mempunyai daya produkti5iti yang berbe1a, golongan orang bawahan yang pertama mempunyai prestasi ker!a yang baik manakala golongan orang bawahan yang kedua pula mempunyai prestasi ker!a yang buruk, namun layanan yang diberikan oleh pihak atasan kepada kedua$dua golongan orang bawahan tersebut tetap sama. eadaan ini akan menyebabkan timbulnya ketidakpuasan hati kepada orang bawahan yang mempunyai prestasi ker!a yang baik itu tadi dan ini boleh mempengaruhi prestasi mereka kerana mereka kurang diberi penghargaan. &alam kata lain, teori birokrasi tidak mengambilkira perasaan dan emosi para peker!a, dan inilah apa yang disebutkan sebagai kurang mengambil perhatian terhadap *aktor manusia. )eber menyingkirkan perkara ini sehingga menimbulkan kritikan berkaitan kegagalan menghargai kepentingan birokrasi yang tidak mengambilkira soal perasaan dan penambahan kepentingan *aktor manusia (Sims et al., -..5).

'.0 (enutup Secara ringkasnya dapatlah disimpulkan bahawa teori birokrasi yang diperkenalkan oleh "a= )eber ini telah memberi kesan yang besar dalam bidang organisasi dan pentadbiran. Seperti !uga teori$teori organisasi yang lain, ob!ekti* utamanya adalah untuk mencapai kecekapan atau e*isien dalam ker!a. &aripada huraian diatas !uga dapat dinilai bahawa teori ini mempunyai kekuatan dan kelemahannya yang tersendiri apabila diaplikasikan ke dalam sesebuah organisasi. %eori birokrasi yang dihuraikan oleh )eber banyak berhubungkait dengan pengurusan sainti*ik dimana teori ini menekankan kepada rasionaliti, kebolehan untuk diramal, tidak dipengaruhi oleh perasaan, kecekapan teknikal dan autoritarianisme ('obbins > Coulter, 200.). )alaupun teori birokrasi ini lebih sinonim dikaitkan dengan kelemahan$kelemahan tertentu, namun dalam bidang pengurusan khidmat manusia, masih terdapat pela!aran dan pengetahuan yang kita dapat pela!ari daripada teori birokrasi dan seterusnya dapat memberi sumbangan kepada teori pengurusan khidmat manusia. "enurut ettner (2002), ramai peker!a ker!a sosial pro*esional dan pengamal perkhidmatan manusia yang lain, termasuk ramai pengurus dapat melaksanakan tugas bahagian mereka dengan baik dan pro*esional apabila beker!a di dalam sebuah organisasi birokrasi. 4ada hari ini kita dapat melihat bahawa birokrasi banyak dipraktikkan di dalam agensi kera!aan, hospital, instituisi pertahanan, pertubuhan badan bukan kera!aan (?@A), syarikat korporat, kelab$kelab sosial, institusi akademik dan sebagainya lagi. ,al ini membuktikan bahawa teori birokrasi bukanlah sekadar ideologi semata$mata namun sebenarnya dapat diaplikasikan ke dalam mana$mana !enis organisasi yang ada.