Zainal Fikri

Catatan memori, sejarah dan cerita tentang perusahaan dan tansaksitransaksinya.

Perusahaan Makin Besar / Kompleks Meningkatnya Peraturan / Pengawasan Pemerintah

Menyimpan dan menahan dokumen dlm waktu cukup lama

1.Membentuk komite 2.Melimpahkan tanggungjawab 3.Mendesentralisasikan 4.Menetapkan

pejabat tertentu

pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen

kepada

tanggungjawab kepada divisi atau konsultan

tanggungjawab sebagai fungsi staf dan menggunakan konsultan

pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen

Pendekatan komite mempunyai keunggulan, :

melibatkan Komite

pimpinan perusahaan yang mempunyai pengetahuan mengenai catatan mana yang perlu disimpan. mencakup eksekutif akuntansi dan hukum selain juga fungsi-fungsi lain yang tersangkut.

pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen

pejabat tertentu. Tanggungjawab pejabat eksekutif ini untuk menetapkan kebijaksanaan dan prosedur penyimpanan catatan

rencana

pengesahan dan penahanan bersama oraganisasi yang bertanggungjawab atas berbagai catatan.

pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen

Kepala divisi atau departemen.

" main aman tidak

" menyimpan setiap berkas dan dokumen meskipun penggunaannya sangat kecil,

menimbulkan

akan menghasilkan kegiatan yang terkoordinasi

biaya yang makin tinggi

pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen

konsultan : mengembangkan atau memantau program penyimpanan dan pengaturan catatan. manfaat : menggunakan ketrampilan dan bakat yang khusus, gagasan baru, pandangan lebih luas terhadap permasalahan, serta tehnik baru yang mungkin lebih mudah.

 Penyiapan

Penyiapan
Provisi

persediaan yang lengkap dari semua dokumen dan catatan, bersama dengan informasi pendukung yang cukup guna memungkinkan evaluasi pengaturan. rencana penyimpanan dan pemusnahan semua catatan. untuk pengaturan catatan yang tidak tercakup dalam daftar penyimpanan.

 Provisi

Pembentukan Prosedur

untuk rencana perawatan, pemuktahiran dan perbaikan catatan bila perlu. pusat penyimpanan catatan yang ekonomis dan efisien. untuk proses administratif mentransfer catatan (penyimpanan, pencairan kembali, serta pemusnahan dokumen yang telah kadaluarsa).

 Perawatan Adanya

catatan yang memadai berkenaan dengan tindak lanjut, transfer, dan pemusnahan. audit berkala guna menentukan kesesuaian dengan program.

1.Tanggal kadaluarsa 2.Persyaratan berdasarkan 3.Sifat 4.Jenis usaha 5.Persyaratan

sendiri

perturan pemerintah atau undang-undang catatan atau dokumentasi itu

kontrak

1. Tanggal kadaluarsa

Menetapkan

Kasus-kasus terlibat hukum minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum Sedangkan menurut AHIMA (American Health
Information Management Association (Hufman,1994) jadwal retensi minimal :

atau membatasi periode dari tindakan hukum

2. PP / UU
AHIMA :

3. Sifat Dokumen
1. Nilai dokumen dipandang dari segi operasi perusahaan dimasa yang akan datang. 2. Ketersediaan salinan yang serupa atau identik.

3. Sifat Dokumen
3. Sejauh mana data dapat diringkaskan atau dimasukkan kedalam dokumen lain. 4. Sejauh mana catatan merupakan bukti asli atau transaksi tertentudokumen pokok.

4. Jenis Usaha

1.Fabrikasi 2.Kesehatan 3.Penelitian

4. Kontrak

1.Syarat Kontrak 2.Keterlambatan penyelesaian kontrak 3.Kahar (Force Majure) 4.Perselisihan

 permanen; jangka waktu tertentu-barangkali dalam

sementara waktu dan kemudian
dimusnahkan. bentuk mikro film / file dan kemudian dimusnahkan;

Klasifikasi :

a.Mendukung hak kepemilikan atas suatu

Referensi

b.Mendukung pembayaran yang c.Mendukung klaim kepada pihak lain. d.Diharuskan oleh komisi perundangan
atau undang-undang publik lainnya. dilakukan kepada pihak lain.

harta kekayaan.

e.Memberikan perlindungan terhadap

yang penting.

Referensi

f.Memberikan data statistik operasional

kalim pajak di waktu yang akan datang.

Office of the Federal Register National Archives and record Service, General Service Administration
Pedoman ini meliputi : 1. Apa catatan yang harus disimpan 2. Siapa yang menyimpan 3. Berapa lama disimpan

 disarankan

agar dokumentasi pendukung tersedia sampai akhir suatu tahun pajak. Kebanyakkan akta merinci periode penyimpanan untuk catatan gaji, kontrak dengan pemerintah, kesepakatan serikat kerja, dan dokumen-dokumen hukum lainnya.

 Penyimpanan tidak aktif Kotak penyimpanan pemusnahan yg tdk berguna Bersifat sementara
Laporan Surat menyurat Formulir lainya (sifat sementara)

1. Daerah gudang sebaiknya merupakan konstruksi tahan api. 2. Cadangan ruangan yang cukup perlu disediakan untuk keperluan yang akan datang.

3.Gang-gang

4.

dalam daerah penyimpanan hams diberi angka atau huruf yang memungkinkan identifikasi yang cepat jika lokasinya besar; juga tiap-tiap peti kemas harus diberi nomor atau huruf untuk memudahkan selanjutnya. Tiap-tiap lemari harus diberi tanda / kode yang jelas.

5. Catatan rahasia harus memakai kunci khusus. 6. Tanggungjawab secara jelas. hams diterapkan

7. Kotak tertutup lebih dianjurkan; biar lebih memuaskan.

Tempat penyimpanan yang ideal :

mudah dijangkau, tahan api, tahan banjir, dan dilengkapi dengan

peralatan fumigasi bagi catatan sebelum diberkaskan

Fungsi Indeks : 1. Catatan lokasi dan tempat penyimpanan 2. Catatan yang menunjukkan tanggal pemusnahan

Kartu Indeks
Uraian tentang catatan Lokasi Periode penyimpanan Tanggal pemusnahan Referensi silang Keterangan lain yang perlu

 Penggunaan berkas Indeks Catatan tdk aktif Catat tanggal pemusnahan Buat rencana pemusnahan Buat jadwal pemusnahan Periksa kembali dokumen yg akan dimusnahkan Buat sertifikat pemusnahan
Dijual Dipotong-potong Di bakar (Rekomendasi)

PENGGANDAAN CATATAN
Keunggulan Tehnik : 1. Memerlukan ruang penyimpanan yang kecil. 2. Cara ini cepat dan relatif murah jika digunakan dalam volume besar. 3. Ketepatan-citra aktual dokumen. 4. Relatif bersifat permanan

PENGGANDAAN CATATAN
Keunggulan Tehnik : 5. Penyederhanaan prosedur. 6. Dalam beberapa keadaan dapat digunakan sebagai pengganti untuk dokumen asli.