Analisis Beban Kerja Metoda Ilyas (Workload Analysis)

Senin, 02 Mei 2011

Menghitung beban kerja unit organisasi yang padat karya merupakan suatu hal yang penting tapi sekaligus juga sangat sulit. Banyak para manager personel maupun manager Unit kesulitan ketika ditanya: Berapakah beban kerja personel untuk menghasilkan produk atau jasa utama dan penunjang di unit saudara? Metoda ilmiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling dan Time and Motion Study sebenarnya dapat menghasilkan hasil yang akurat. Masalahnya, pada metoda ini dibutuhkan tenaga ahli, pengamat yang banyak dan waktu yang panjang. Hal ini membawa konsekwensi terhadap biaya dan biasanya harus dilaksanakan oleh pihak lain seperti: kosultan dan lembaga riset. Pihak manajemen rumah sakit akan kesulitan untuk melaksanakan metoda ini sendiri karena kesulitan instrumen dan pelaksanaan penelitiannya sendiri. Disamping itu, adanya kemungkinan bias karena faktor personel menghitung beban kerja sendiri. Pada metoda daily log yang men atat dan menghitung beban kerja sendiri sangat diragukan akurasinya sehingga dari aspek !aliditas dan reabilitas sulit dipakai sebagai ruujukan beban kerja pegawai.

Untuk menjawab pertanyaan ini Metoda "lyas memberikan alternatif solusi yang akurat dan mudah diterapkan. Metoda ini dapat menghitung beban kerja personel dengan epat dengan tingkat akurasi yang tinggi sehingga menghasilkan informasi yang dapat diper aya untuk pengambilan keputusan manajemen.

Metoda "lyas memberikan solusi terbaik untuk menghitung kebutuhan personel organisasi dengan mudah, murah, epat dan tepat. #e ara ilmiah hasil perhitungan kebutuhan personel dengan Metoda "lyas memiliki tingkat !aliditas dan reabilitas yang tinggi dan telah diuji oba baik oleh sejumlah institusi dengan hasil yang dapat diper aya oleh manajemen organisasi. Disamping itu, Metoda "lyas juga telah digunakan oleh sejumlah mahasiswa Pas asarjana "lmu $esehatan Masyarakat, Uni!ersitas "ndonesia sebagai metoda menghitung #DM dalam %esis mereka untuk meraih gelar Master "lmu $esehatan Masyarakat dan Master &dministrasi 'umah #akit.

Apakah Dasar e!ikiran Metoda Ilyas"

Menghitung kebutuhan #DM pada dasarnya adalah mengetahui se ara benar beban kerja setiap unit atau setiap personel di organisasi. Untuk mengetahui beban kerja di setiap unit organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal dari pelaku ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri. "nformasi yang didapatkan dari pelaku ahli yang telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali akan dapat memberikan informasi dengan akurat waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan setiap unit produk atau jasa. Metoda "lyas menggunakan pendekatan demand. &rtinya, metoda ini menghitung beban kerja yang harus dikerjakan atas dasar permintaan untuk menghasilkan unit produk atau jasa per waktu yang dibutuhkan. Dengan demikian, beban kerja tergantung juga !olume transaksi bisnis yang harus dilakukan oleh setiap tenaga kerja atau unit organisasi.

#ebagai ontoh: seorang perawat rumah sakit mempunyai sejumlah transaksi bisnis memandikan pasien setiap hari ( kali sebanyak )* orang dan membutuhkan waktu (* menit untuk sekali kegiatan. Dengan demikian beban kerja memandikan pasien + ( , (* menit ,)* orang + -** menit.hari.

Apakah komponen metoda Ilyas? Untuk menghitung beban kerja personel organisasi dibutuhkan informasi yang akurat tentang hal berikut: a# $ejelasan transaksi bisnis utama atau penunjang setiap personel dan unit organisasi. b# $ejelasan waktu yang dibutuhkan untuk setiap transaksi bisnis utama atau penunjang $# /enis dan jumlah transaksi bisnis per hari, per minggu, per bulan atau per tahun d# /umlah jam kerja efektif 0produktif1 per hari pada organisasi e# /umlah hari kerja efektif dalam setahun organisasi

Untuk memudahkan menghitung beban kerja2 sebaiknya dibuat matri, beban kerja unit yang memasukkan semua jenis kegiatan yang dilakukan unit '# untuk menghasilkan produk atau jasa unit. Dengan merin i setiap transaksi bisnis pada unit '# maka akan dihasilkan beban kerja perhari dalam satuan waktu menit atau jam dar unit tersebut. Bila pekerjaan bersifat mingguan maka beban kerja per hari dibagi hari kerja '#. #ebagai ontoh: rapat

mingguan unit selama ( jam 0 )(* menit1 per minggu, maka beban harian rapat tersebut adalah )(* menit : 3 hari per minggu + (- menit.hari. Demikian juga, bila pekerjaan bersifat bulanan maka beban kerja harian tersebut dibagi dengan (( hari kerja per bulan. #ebagai ontoh: rapat bulanan 4 jam 0)5* menit1, maka beban harian adalah )5* menit : (( hari + 5,)5 menit.hari.

Matri, %ransaksi Bisnis Unit $eperawatan '# 6o %ransaksi bisnis 7aktu %ransaksi ) ( 4 3 9 Membuat 'esume asuhan keperwatan Menyuluh pasien Memandikan pasien Memberikan obat pada pasien Mendampingi 8isite dokter dll )* mnt )3 mnt (* mnt ( mnt )* mnt :: 8olume Beban

%ransaksi kerja.hari (* pasien (** mnt )* pasien )3* mnt (* pasien -** mnt (* pasien -* mnt (* pasien (** mnt :: ::

Bagaimana formula hitung beban kerja metoda Ilyas? ;ormula dapat bekerja dengan baik dengan syarat Manager atau penanggung jawab pekerjaan dapat menentukan dengan akurat jenis, jumlah dan waktu transaksi bisnis dan tidak terjadi duplikasi kegiatan. Manager dapat menghitung beban kerja setiap unit perhari dalam satuan waktu menit atau jam per hari kerja. Dengan mengetahui komponen tersebut dapat dkembangkan formula menghitung #DM per hari sebagai berikut:

Beban kerja /hari = B. B.

i-j

i!j

= " T # W.T

= "enis Beban erja

".T. = "umlah Transaksi per hari W.T.= Waktu$ menit atau jam% untuk setiap jenis Transaksi

Diposkan oleh P'"D< %'&6# =&#"6D> di )*:4( ?abel: Beban $erj