Anda di halaman 1dari 63

Halaman i

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat, taufik, hidayah, serta inayah-Nya sehingga penulisan Standard Operational Prosedure (SOP) Kesekretariatan Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Diponegoro ini dapat terselesaikan dengan baik. SOP Kesekretariatan disusun sebagai standar untuk penulisan dan penomoran surat, penomoran proposal dan laporan pertanggungjawaban, format KOP yang harus digunakan, pembuatan proposal dan laporan pertanggungjawaban (LPJ), serta pembuatan sertifikat dan lain-lain. SOP Kesekretariatan ini merupakan penyempurnaan dari edisi tahun-tahun sebelumnya dengan revisi dan tambahan. Penulis menyadari bahwa SOP

Kesekretariatan ini masih terdapat kekurangan dalam penyajiannya. Untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan guna penyempurnaan SOP Kesekretariatan berikutnya. SOP Kesekretariatan ini mulai berlaku setelah disetujui Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro hingga akhir kepengurusan BEM FT KM UNDIP 2013. Adapun SOP Kesekretariatan ini dapat mengalami perubahan sesuai dengan berubahnya sistem dari pihak fakultas. Perubahan tersebut akan disampaikan pada pertemuan Rumpi Sekretaris BEM FT KM UNDIP 2013. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam kelancaran penulisan SOP Kesekretariatan ini. Penulis juga meminta maaf apabila terdapat banyak kesalahan serta berharap semoga SOP Kesekretariatan ini dapat digunakan sebagai pedoman yang bermanfaat bagi semua pihak.

Semarang, 7 Maret 2013

Sekretaris BEM FT KM UNDIP 2013

Halaman ii

LEMBAR PENGESAHAN

Semarang, 7 Maret 2013

STANDAR OPERATIONAL PROSEDURE LEMBAGA MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013

Sekretaris I BEM FT KM UNDIP

Sekretaris II BEM FT KM UNDIP

Adenira Hargianintya NIM 21080110141011

Riang Anggraini Rahmanisa NIM 21030111130056

Menyetujui, Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Ketua BEM FT KM UNDIP

Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD NIP 195511231983031014

Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017

Halaman iii

DAFTAR ISI

COVER ..................................................................................................................... i KATA PENGANTAR ............................................................................................... ii LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................ iii DAFTAR ISI ............................................................................................................. iv BAB I STANDARISASI FORMAT .......................................................................... 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 Format Header & Footer Lembaga ........................................................ 1 Format KOP Surat ................................................................................. 2 Format KOP Proposal ............................................................................ 3 Format KOP Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) .................................. 4 Format KOP Amplop............................................................................. 5 Format Cover Proposal .......................................................................... 6 Format Cover Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) ................................ 8

BAB II SOP PEMBUATAN SURAT ........................................................................10 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 Format Penomoran Surat .......................................................................10 Surat yang Dikeluarkan Oleh BEM (Sekretaris BEM) ...........................10 Surat yang Dikeluarkan Oleh Departemen BEM ....................................11 Mekanisme Surat Menyurat ...................................................................13 Urutan Fakultas Universitas Diponegoro ...............................................14 Urutan Jurusan/ Program Studi Fakultas Teknik ....................................14 Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik ...................................................15

BAB III SOP PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN ...........................................16 3.1 3.2 3.3 3.4 Lembar 1 (Cover Proposal) ....................................................................16 Lembar 2 (Lembar Pengesahan) ............................................................16 Format Tanda Tangan ............................................................................17 Lembar 3 (Isi) ........................................................................................20

BAB IV SOP PEMBUATAN LPJ KEGIATAN .........................................................25 4.1 4.2 4.3 Lembar 1 (Cover LPJ) ...........................................................................25 Lembar 2 (Lembar Pengesahan) ............................................................25 Lembar 3 (Isi) ........................................................................................26

Halaman iv

BAB V SOP PEMBUATAN PROPOSAL SPONSORSHIP.......................................29 BAB VI SOP PEMBUATAN LPJ PERIODIK ...........................................................31 BAB VII SOP PEMBUATAN SERTIFIKAT ............................................................34 7.1 7.2 Sertifikat Kepengurusan ........................................................................34 Sertifikat Acara/ Kepanitiaan .................................................................35

BAB VIII ALUR PENGAJUAN PROPOSAL DAN LPJ KEGIATAN ......................36 8.1 8.2 Alur Pengajuan Proposal Kegiatan.........................................................36 Alur Pengajuan LPJ Kegiatan ................................................................37

BAB IX DATA PENGURUS ....................................................................................38 9.1 9.2 9.3 Data Fungsionaris BEM FT KM UNDIP 2013 ......................................39 Data Ketua Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik 2013 ........................40 Data Jajaran Tinggi Universitas Diponegoro 2013 .................................41

BAB X CONTOH-CONTOH SURAT .......................................................................43 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9 Surat Keputusan ....................................................................................43 Surat Undangan .....................................................................................45 Surat Permohonan .................................................................................46 Surat Pemberitahuan ..............................................................................50 Surat Peminjaman..................................................................................51 Surat Pernyataan ....................................................................................52 Surat Mandat .........................................................................................53 Surat Tugas ...........................................................................................54 Surat Keterangan ...................................................................................55

10.10 Surat Rekomendasi ................................................................................56 10.11 Surat Balasan.........................................................................................57

Halaman v

BAB I STANDARISASI FORMAT

1.1 Format Header & Footer Lembaga a. Format Header

Keterangan Gambar: 1. Nama lembaga yang bersangkutan, jika HM atau Biro dapat diganti dengan nama HM atau Biro masing-masing 2. Alamat kesekretariatan lembaga yang bersangkutan 3. Jika memiliki website dan e-mail dari lembaga tersebut, maka dapat dicantumkan 4. Logo Universitas Diponegoro 5. Logo dari lembaga yang bersangkutan b. Format Footer

Keterangan Gambar: 1. Jargon atau slogan dari lembaga yang bersangkutan 2. Tahun kepengurusan lembaga yang bersangkutan

Halaman 1

1.2 Format KOP Surat

Keterangan: 1. Kop surat menggunakan header footer masing-masing lembaga 2. Margin surat adalah 4-3-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4 3. Semua huruf dalam surat ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12 4. Surat ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after paragraph)

Halaman 2

1.3 Format KOP Proposal

Keterangan: 1. Kop proposal menggunakan header footer masing-masing lembaga 2. Margin proposal adalah 4-4-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4 3. Semua huruf dalam proposal ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12 4. Proposal ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after paragraph)

Halaman 3

1.4 Format KOP Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Keterangan: 1. Kop LPJ menggunakan header footer masing-masing lembaga 2. Margin LPJ adalah 4-4-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4 3. Semua huruf dalam LPJ ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12 4. LPJ ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after paragraph)

Halaman 4

1.5 Format KOP Amplop

1. Kop Amplop hanya menggunakan header dari masing-masing lembaga 2. Margin Amplop adalah 4-1-1-1 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas Amplop 3. Dalam penulisan alamat tujuan ditulis dengan huruf Times New Rowman dengan ukuran 12 4. Pada alamat tujuan surat, tidak perlu menuliskan kepada yth, tetapi cukup salah satu saja 5. Untuk nama orang diawali dengan sapaan (seperti Bapak, Ibu, Saudara, atau Saudari) berlaku untuk jabatan. Penulisan alamat yang benar adalah sebagai berikut:

Yth. Dekan Fakultas Teknik Universitas Diponegoro di Semarang

Kepada Bapak Ir. Bambang Pudjianto, MT. di Semarang

Halaman 5

1.6 Format Cover Proposal Format cover proposal kegiatan harus sesuai dengan format cover yang telah distandarkan seperti gambar dibawah ini. Namun untuk proposal sponsorsip desainnya bebas, asal sopan, menarik dan tetap mengacu pada format cover proposal kegiatan (mengandung logo UNDIP serta logo lembaga penyelenggara kegiatan)

Halaman 6

Keterangan: 1. Logo Universitas Diponegoro 2. Nama kegiatan diganti dengan nama kegiatan yang diselenggarakan sedangkan departemen bersangkutan diganti dengan nama departemen penyelenggara kegiatan 3. Nomor proposal (No/Kode/Departemen/BEM-FT/Bulan/Tahun) Keterangan: No Kode : Terdiri dari tiga digit, diminta di Sekretaris I (Eksternal) BEM : Kode proposal (sesuai jenis kegiatan) A = untuk kegiatan non kepanitiaan B = untuk kegiatan kepanitiaan Departemen : Sesuai dengan Kementerian/ Penanggung Jawab PH : Pengurus Harian/ pimpinan (Ketua & Wakil, Sekretaris, Bendahara) LITBANG NIC : Tim Penelitian dan Pengembangan : Departemen Networking, Information, and Communication RISTEK PSDM : Departemen Riset dan Teknologi : Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia KP SOSIAL EKOBIS PORA BEM-FT Bulan Tahun : Departemen Kebijakan Publik : Departemen Sosial : Departemen Ekonomi dan Bisnis : Departemen Pemuda dan Olahraga

: Nama lembaga yang menaungi : Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi : Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin

4. Merupakan nama dari lembaga yang bersangkutan serta tahun berjalan dari lembaga tersebut 5. Logo dari lembaga yang bersangkutan

Halaman 7

1.7 Format Cover Laporan Pertaggungjawaban (LPJ) Format cover LPJ kegiatan harus sesuai dengan format cover yang telah distandarkan seperti gambar dibawah ini. Namun untuk LPJ periodik desainnya bebas, asal sopan, menarik dan tetap mengacu pada format cover LPJ kegiatan (mengandung logo UNDIP serta logo lembaga penyelenggara kegiatan)

Halaman 8

Keterangan: 1. Logo Universitas Diponegoro 2. Nama kegiatan diganti dengan nama kegiatan yang diselenggarakan sedangkan departemen bersangkutan diganti dengan nama departemen penyelenggara kegiatan 3. Nomor LPJ (No/Kode/Departemen/BEM-FT/Bulan/Tahun) Keterangan: No Kode : Terdiri dari tiga digit, diminta di Sekretaris I (Eksternal) BEM : Kode proposal (sesuai jenis kegiatan) A = untuk kegiatan non kepanitiaan B = untuk kegiatan kepanitiaan Departemen : Sesuai dengan Kementerian/ Penanggung Jawab PH : Pengurus Harian/ pimpinan (Ketua & Wakil, Sekretaris, Bendahara) LITBANG NIC : Tim Penelitian dan Pengembangan : Departemen Networking, Information, and Communication RISTEK PSDM : Departemen Riset dan Teknologi : Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia KP SOSIAL EKOBIS PORA BEM-FT Bulan Tahun : Departemen Kebijakan Publik : Departemen Sosial : Departemen Ekonomi dan Bisnis : Departemen Pemuda dan Olahraga

: Nama lembaga yang menaungi : Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi : Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin

4. Merupakan nama dari lembaga yang bersangkutan serta tahun berjalan dari lembaga tersebut 5. Logo dari lembaga yang bersangkutan

Halaman 9

BAB II SOP PEMBUATAN SURAT

2.1 Format Penomoran Surat Berikut merupakan kode penomoran surat: a. Surat Keputusan (SK) b. Surat Undangan (SU) c. Surat Permohonan (SPm) d. Surat Pemberitahuan (SPb) e. Surat Peminjaman (SPp) f. Surat Pernyataan (SPn) g. Surat Mandat (SM) h. Surat Tugas (ST) i. Surat Keterangan (SKet) j. Surat Rekomendasi (SR) k. Surat Balasan (SB) : 01 : 02 : 03 : 04 : 05 : 06 : 07 : 08 : 09 : 10 : 11

2.2 Surat yang Dikeluarkan Oleh BEM (Sekretaris BEM) Contoh Nomor: 02.1/SU/BEM-FT/I/2013 Keterangan: 02 1 : Kode nomor surat (lihat format penomoran surat pada subbab 2.1) : Nomor urut surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga akhir kepengurusan kecuali kode dan jenis suratnya berubah. Apabila kode dan jenis suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah masing-masing jenis surat yang dikeluarkan BEM dalam satu tahun kepengurusan) SU : Surat Undangan (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan)

BEM-FT : Nama lembaga yang mengeluarkan surat I 2013 : Bulan berjalan (dalam angka Romawi) : Tahun berjalan

Halaman 10

Nb. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama lembaga dapat menyesuaikan dengan nama masing-masing HM dan Biro

2.3 Surat yang Dikeluarkan Oleh Departemen BEM a. Surat non-Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Departemen) Contoh Nomor: 03.5/SPm/PORA/BEM-FT/III/2013 Keterangan: 03 5 : Kode nomor surat : Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga akhir kepengurusan kecuali kode dan jenis suratnya berubah. Apabila kode dan jenis suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah masing-masing jenis surat yang dikeluarkan departemen dalam satu tahun kepengurusan) SPm : Surat Permohonan (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan) PORA BEM-FT III 2013 : Nama badan/ departemen yang mengeluarkan surat : Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen : Bulan berjalan (dalam angka Romawi) : Tahun berjalan

Kode untuk nama badan/ Departemen yang mengeluarkan surat: LITBANG NIC RISTEK PSDM KP SOSIAL EKOBIS PORA : Tim Penelitian dan Pengembangan : Departemen Networking, Information, and Communication : Departemen Riset dan Teknologi : Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia : Departemen Kebijakan Publik : Departemen Sosial : Departemen Ekonomi dan Bisnis : Departemen Pemuda dan Olahraga

Halaman 11

Nb. 1. Semua file surat keluar yang dibuat oleh departemen diarsipkan oleh masingmasing sekretaris departemen dalam bentuk soft file, kemudian untuk 1 bulan sekali dilaporkan kepada sekretaris I (Eksternal) BEM 2. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama badan/ departemen dapat menyesuaikan dengan badan/ departemen masing-masing HM dan Biro

b. Surat Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Panitia Pelaksana Kegiatan) Contoh Nomor: 05.2/S.Pp/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2013 Keterangan: 05 2 : Kode nomor surat : Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga akhir kepanitiaan meskipun kode dan jenis suratnya berubah. (tujuan: untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam suatu acara/ kepanitiaan) SPp : Surat Peminjaman (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan) LITBANG BEM-FT I 2013 : Nama badan/ departemen yang mengeluarkan surat : Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen : Bulan berjalan (dalam angka Romawi) : Tahun berjalan

Nb. 1. Semua file surat keluar diarsipkan oleh masing-masing sekretaris acara dalam bentuk hard file, kemudian setelah selesai acara wajib dilaporkan kepada sekretaris I (Eksternal) BEM 2. Semua surat keluar dari suatu kegiatan, setelah ditandatangani, harus difotokopi untuk dilampirkan di LPJ kegiatan

Halaman 12

3. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama badan/ departemen dapat menyesuaikan dengan badan/ departemen masing-masing HM dan Biro

2.4 Mekanisme Surat Menyurat 1. Aturan untuk surat peminjaman tempat: a. Dekanat Lt. 3 Ditujukan kepada Dekan Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Diketahui oleh Ketua Jurusan atau Ketua Program Studi

Kabag Tata Usaha, Fakultas Teknik Tembusan: Kasubbag Umum dan Pengelolaan Aset b. Gedung Prof. Soedarto, SH Ditujukan kepada Pembantu Rektor II, Universitas Diponegoro Diketahui oleh Ketua Jurusan atau Ketua Program Studi Tembusan: 1. Kabag Tarkum 2. Kasubbag Rumah Tangga 3. Aturan untuk surat perizinan Pemasangan spanduk, permohonan keringanan biaya,sewa Rusunawa, sewa bus UNDIP Ditujukan kepada Pembantu Rektor II, Universitas Diponegoro Diketahui oleh Ketua Jurusan atau Ketua Program Studi Tembusan: 1. Kabag Tarkum 2. Kasubbag Rumah Tangga 4. Untuk surat-surat yang menggunakan tembusan, dicopy sesuai dengan banyaknya jumlah tembusan 5. Semua acara yang merupakan program kerja Departemen BEM FT KM UNDIP, wajib memberikan undangan kepada Senat Mahasiswa Fakultas Teknik 6. Setiap pengajuan dan penerbitan surat, wajib menggunakan amplop dengan KOP BEM FT KM UNDIP 7. Semua surat yang di terbitkan harus dicopy sebagai arsip untuk pembuatan LPJ atau kesektretariatan

Halaman 13

2.5 Urutan Fakultas di Lingkungan Ekonomika Universitas Diponegoro 1. Fakultas Hukum 2. Fakultas Ekonomi dan Bisnis 3. Fakultas Teknik 4. Fakultas Kedokteran 5. Fakultas Peternakan dan Pertanian 6. Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik 7. Fakultas Ilmu Budaya 8. Fakultas Kesehatan Masyarakat 9. Fakultas Sains dan Matematika 10. Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan 11. Fakultas Psikologi

2.6 Urutan Jurusan/ Program Studi di Lingkungan Fakultas Teknik 1. S1 Teknik Sipil 2. S1 Teknik Arsitektur 3. S1 Teknik Kimia 4. S1 Teknik Pwrwncanaan Wilayah dan Kota 5. S1 Teknik Mesin 6. S1 Teknik Elektro 7. S1 Teknik Industri 8. S1 Teknik Lingkungan 9. SI Teknik Perkapalan 10. S1 Teknik Geologi 11. S1 Teknik Geodesi 12. S1 Teknik Siskom 13. D3 Teknik Sipil 14. D3 Teknik Desain Arsitektur 15. D3 Teknik Kimia 16. D3 Teknik Perencanaan Wilayah dan Kota 17. D3 Teknik Mesin

Halaman 14

18. D3 Teknik Elektro 19. D3 Teknik Perkapalan

2.7 Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik 1. SMFT (Senat Mahasiswa Fakultas Teknik) 2. BEM FT (Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik) 3. FST (Forum Studi Teknik) 4. PSMT (Paduan Suara Mahasiswa Teknik) 5. Biro Kerohanian Islam Izzati 6. PMK (Persekutuan Mahasiswa Kristen) 7. PRMK (Pelayanan Rohani Mahasiswa Katolik) 8. FKMI (Forum Komunikasi Mahasiswa Islam DIII Fakultas Teknik) 9. HMS (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Sipil) 10. HM Amoghasida (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Arsitektur) 11. HMTK (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Kimia) 12. HMTP (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Planologi) 13. HMM (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Mesin) 14. HME (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Elektro) 15. HMTI (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Industri) 16. HMTL (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Lingkungan) 17. HIMASPAL (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Perkapalan) 18. HMTG Magmadipa (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Geologi) 19. HM Teknik Geodesi (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Geodesi) 20. HIMASKOM (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Sistem Komputer) 21. HMDS (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Sipil) 22. HM Sadhata (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Arsitektur) 23. Himatemia (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Kimia) 24. HMM (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Mesin) 25. HME (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Elektro) 26. HM D3 Teknik Perkapalan (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Perkapalan)

Halaman 15

BAB III SOP PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN

3.1 Lembar 1 (Cover Proposal) Cover proposal kegiatan disesuaikan dengan format cover proposal pada subbab 1.6

3.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan) LEMBAR PENGESAHAN Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang akan dilaksanakan Bentuk Kegiatan Berisi bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan Sasaran Kegiatan Berisi pihak-pihak yang akan menjadi sasaran dalam kegiatan Waktu dan Tempat Pelaksanaan Berisi waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan Dana Total Kegiatan Berisi dana total yang digunakan dalam kegiatan Sumber Dana Berisi sumber darimana dana diperoleh. Diurutkan berdasarkan tingkatan instansi/ lembaga yang paling tinggi menuju ke tingkatan yang lebih rendah Persetujuan Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana dengan pihak terkait penyelenggara kegiatan Nb: Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang sama dengan rincian dana yang diajukan Dana Total kegiatan jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana

Halaman 16

3.3 Format Tanda Tangan Kota pembuatan proposal, Tanggal Bulan Tahun

Ketua BEM FT KM UNDIP


Cap BEM FT Cap Kegiatan

Ketua Panitia

Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017

.............................. NIM ....................

Mengetahui, Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro


Cap Fakultas

Prof.Ir.Abdullah,MS NIP 195511231983031014

Menyetujui, Pembantu Rektor III Universitas Diponegoro


Cap Universitas

Drs. Warsito, SU NIP 195402021981031014

Nb: 1. Tanda tangan harus dijadikan satu dengan lembar kedua (lembar pengesahan) 2. Pada penempatan tanda tangan, jabatan yang lebih tinggi berada paling kiri 3. Apabila meminta dana dari Universitas, maka di beri tambahan menyetujui tanda tangan pihak Universitas oleh Pembantu Rektor III. Namun jika tidak meinta dana Universitas, aka Pembantu rektor III tidak perlu dicantumkan 4. Penulisan NIP dan NIM tanpa spasi dan tidak diakhiri dengan tanda titik 5. Penempatan Cap Lembaga berada di sebelah kiri tanda tangan

Halaman 17

6. Apabila Ketua BEM FT KM UNDIP mempunyai kepentingan lain dalam jangka waktu lama (lebih dari 1 minggu), maka tanda tangan untuk posisi Ketua BEM dapat diatasnamakan oleh Wakil Ketua BEM sesuai surat mandat (kuasa) dari ketua.

Aturan ini berlaku pula untuk pengatasnamaan: Kepala Departemen kepada Sekretaris Departemen Ketua Panitia kepada Wakil Ketua Panitia Dan lain-lain sesuai kondisi Contoh: Mengetahui, a.n. Ketua BEM FT KM UNDIP Wakil Ketua
Cap BEM FT

Heri Gusfarienza NIM 21110110120031

Halaman 18

3.4 Format Tanda Tangan untuk Jurusan Kota pembuatan proposal, Tanggal Bulan Tahun

Ketua Himpunan Mahasiswa


Cap Himpunan Cap Kegiatan

Ketua Panitia

......................................... NIM ........................ Mengetahui, Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Cap Fakultas

.............................. NIM ....................

Ketua Jurusan Teknik Fakultas Teknik Universitas Diponegoro


Cap Jurusan

Prof.Ir.Abdullah,MS NIP 195511231983031014

......................................... NIP ........................

Menyetujui, Pembantu Rektor III Universitas Diponegoro


Cap Universitas

Drs. Warsito, SU NIP 195402021981031014

Halaman 19

3.5 Lembar 3 (Isi) 1. Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang akan dilaksanakan

2. Tema Kegiatan Berisi tema kegiatan yang akan dilaksanakan

3. Landasan Kegiatan Berisi landasan kegiatan yang akan dilaksanakan

4. Latar Belakang Kegiatan Berisi latar belakang kegiatan yang akan dilaksanakan

5. Tujuan Kegiatan Berisi tujuan kegiatan yang akan dilaksanakan

6. Sasaran Kegiatan Berisi sasaran kegiatan yang akan dilaksanakan

7. Bentuk Kegiatan Berisi deskripsi kegiatan yang akan dilaksanakan

8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Hari, Tanggal : Hari, Tanggal Bulan Tahun Waktu Tempat : --:-- s.d. --:-: Berisi tempat yang akan digunakan untuk kegiatan

9. Susunan Panitia Pelindung : Dekan Fakultas Teknik UNDIP Ir. Bambang Pudjianto, M.T.

Halaman 20

Penasihat

: Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D.

Penanggung jawab

: Ketua BEM Fakultas Teknik UNDIP Taufik Aulia Rahmat

Steering Commite

: Nama Lengkap

NIM

Organizing Commite : Ketua Panitia Wakil Ketua Sekretaris Bendahara Korlap Sie Acara Sie Perizinan Sie Transportasi Sie Konsumsi Sie Pubdekdok Sie Keamanan Sie Sponsorship Sie Perkap Sie P3K : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM

9.1 Susunan Panitia Untuk Jurusan Pelindung : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D. Penasihat : Ketua Jurusan Fakultas Teknik Berisi Nama Ketua Jurusan Fakultas Teknik Penanggung jawab : Ketua Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik Berisi Nama Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik

Halaman 21

Steering Commite Organizing Commite Ketua Panitia Wakil Ketua Sekretaris Bendahara Korlap Sie Acara Sie Perizinan Sie Transportasi Sie Konsumsi Sie Pubdekdok Sie Keamanan Sie Sponsorship Sie Perkap Sie P3K

: Nama Lengkap : : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap

NIM

NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM

10. Susunan Acara Berisi rundown acara

11. Rencana Anggaran Dana a. Pengeluaran Kesekretariatan (Rincian) Sub Jumlah Rp ,00 Rp ,00

Sie Acara (Rincian) Sub Jumlah Rp ,00 Rp ,00

*jumlah dipindahkan ke halaman 23

Rp ,00

Halaman 22

*jumlah pindahan dari halaman 22

Rp ,00

Sie Perizinan (Rincian) Sub Jumlah Rp ,00 Rp ,00

Sie Transportasi (Rincian) Sub Jumlah Rp ,00 Rp ,00

Sie Konsumsi (Rincian) Sub Jumlah Rp ,00 Rp ,00

Sie Pubdekdok (Rincian) Sub Jumlah Rp ,00 Rp ,00

Sie Keamanan (Rincian) Sub Jumlah Rp ,00 Rp ,00

Sie Sponsorship (Rincian) Sub Jumlah Rp ,00 Rp ,00

Sie Perkap (Rincian) Sub Jumlah Rp ,00 Rp ,00

*jumlah dipindahkan ke halaman 24

Rp ,00

Halaman 23

*jumlah pindahan dari halaman 23

Rp ,00

Sie P3K (Rincian) Sub Jumlah Rp ,00 Rp ,00

Jumlah

Rp ,00

b. Pemasukan Dana Universitas Dana Fakultas Kas BEM Kas Departemen Dana Jurusan Sponsorship Donatur Iuran Peserta Jumlah Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 Rp, 00 Rp, 00 Rp ,00

Catatan : Jumlah pengeluaran harus sama dengan jumlah pemasukan

12. Layanan Informasi Berisi nama lengkap dan nomor telepon panitia yang dapat dihubungi untuk segala informasi kegiatan tersebut (cukup 2 s.d. 3 orang saja, biasanya ketua panitia, koordinator sie acara dan koordinator sie humas)

13. Penutup Berisi kata penutup dan harapan jalannya kegiatan

Halaman 24

BAB IV SOP PEMBUATAN LPJ KEGIATAN

4.1 Lembar 1 (Cover LPJ) Cover LPJ kegiatan disesuaikan dengan format cover LPJ pada subbab 1.7

4.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan) LEMBAR PENGESAHAN Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang telah dilaksanakan Bentuk Kegiatan Berisi bentuk kegiatan yang telah dilaksanakan Sasaran Kegiatan Berisi pihak-pihak yang menjadi sasaran dalam kegiatan Waktu dan Tempat Pelaksanaan Berisi waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan Dana Total Kegiatan Berisi dana total yang digunakan dalam kegiatan Sumber Dana Berisi sumber-sumber dana yang didapatkan dalam kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada proposal kegiatan Persetujuan Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana dengan pihak terkait penyelenggara kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada proposal kegiatan Nb: Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang sama dengan rincian dana yang diajukan Dana Total kegiatan jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana

Halaman 25

4.3 Lembar 3 (Isi) 1. Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang telah dilaksanakan

2. Tema Kegiatan Berisi tema kegiatan yang telah dilaksanakan

3. Landasan Kegiatan Berisi landasan kegiatan yang telah dilaksanakan

4. Latar Belakang Kegiatan Berisi latar belakang kegiatan yang telah dilaksanakan

5. Tujuan Kegiatan Berisi tujuan kegiatan yang telah dilaksanakan

6. Sasaran Kegiatan Berisi sasaran kegiatan yang telah dilaksanakan

7. Bentuk Kegiatan Berisi deskripsi kegiatan yang telah dilaksanakan

8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Hari, Tanggal : Hari, Tanggal Bulan Tahun Waktu Tempat : --:-- s.d. --:-: Berisi tempat yang digunakan dalam kegiatan

9. Susunan Panitia Pelindung : Dekan Fakultas Teknik UNDIP Ir. Bambang Pudjianto, M.T. Penasihat : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP

Halaman 26

Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D. Penanggung jawab : Ketua BEM Fakultas Teknik UNDIP Taufik Aulia Rahmat Steering Commite : Nama Lengkap NIM

Organizing Commite : Ketua Panitia Wakil Ketua Sekretaris Bendahara Korlap Sie Acara Sie Perizinan Sie Transportasi Sie Konsumsi Sie Pubdekdok Sie Keamanan Sie Sponsorship Sie Perkap Sie P3K : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM

9.1 Susunan Panitia Untuk Jurusan Pelindung : Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D. Penasihat : Ketua Jurusan Fakultas Teknik Berisi Nama Ketua Jurusan Fakultas Teknik Penanggung jawab : Ketua Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik Berisi Nama Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik Steering Commite Organizing Commite Ketua Panitia : Nama Lengkap : : Nama Lengkap NIM NIM

Halaman 27

Wakil Ketua Sekretaris Bendahara Korlap Sie Acara Sie Perizinan Sie Transportasi Sie Konsumsi Sie Pubdekdok Sie Keamanan Sie Sponsorship Sie Perkap Sie P3K

: Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap : Nama Lengkap

NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM NIM

10. Susunan Acara Berisi rundown acara yang telah berlangsung di kegiatan

11. Anggaran Dana Terealisasi Berisi Pengeluaran dan pemasukan real tentang dana yang dikeluarkan dan didapatkan pada saat kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada proposal kegiatan

12. Layanan Informasi Formatnya sama seperti layanan informasi pada proposal kegiatan

13. Laporan Kegiatan Berisi tentang tolak ukur keberhasilan kegiatan tersebut. Mulai dari hambatanhambatan kegiatan, laporan masing-masing seksi, foto-foto kegiatan, lapran keuangan berupa kuitansi maupun strukm pembayaran, serta saran untuk kegiatan selanjutnya

Halaman 28

14. Daftar Surat Keluar Tanggal Nomor Surat Keterangan

Nb: didalam pembuatan LPJ kegiatan, semua surat yang dikeluarkan di copy kemudian dilampirkan setelah daftar surat keluar

15. Penutup Berisi kata penutup dan ucapan terima kasih

Halaman 29

BAB V SOP PEMBUATAN PROPOSAL SPONSORSHIP

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan proposal sponsorship: 1. Dalam pengajuan proposal sponsorship harus menggunakan surat pengantar berupa permohonan kerjasama sponsorship yang formatnya sama seperti format surat pada bab II 2. Desain dan bentuk proposal dikreasi semenarik mungkin agar pihak sponsor tertarik dengan pengajuan kerjasama yang kita tawarkan 3. Proposal sponsor wajib memuat hal-hal berikut: Logo lembaga yang bersangkutan dan logo UNDIP Gambaran umum kegiatan yang akan dilaksanakan Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan Bentuk kerjasama yang ditawarkan Rencana anggaran dana Contact person penyelenggara kegiatan

Halaman 30

Berikut ini merupakan contoh proposal sponsorship One Day with English 2013: Halaman 4 Halaman 1

Halaman 2

Halaman 3

Halaman 31

BAB VI SOP PEMBUATAN LPJ PERIODIK

Format pembuatan LPJ Periodik adalah seperti dibawah ini:

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DEPARTEMEN XXX BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013

I.

VISI & MISI 1.1 Visi Berisi Visi departemen masing-masing 1.2 Misi Berisi Misi departemen masing-masing

II. ANALISA SWOT 2.1 Strenght Berisi kekuatan-kekuatan departemen (faktor internal departemen) 2.2 Weakness Berisi kelemahan-kelemahan departemen (faktor internal departemen) 2.3 Opportunity Berisi kesempatan-kesempatan yang dimiliki departemen untuk

mengembangkan dirinya (faktor eksternal departemen) 2.4 Threath Berisi ancaman-ancaman yang menghambat perkembangan departemen (faktor eksternal departemen)

Halaman 32

III. KONDISI PERSONIL 3.1 Nama Lengkap Kondisi Personil 3.2 Dst... : .................................................... : ....................................................

IV. EVALUASI PROGRAM KERJA 4.1 NAMA PROKER 1. Deskripsi Kegiatan Berisi gambaran umum kegiatan 2. Tujuan Kegiatan Berisi tujuan diadakannya kegiatan 3. Sasaran Kegiatan Berisi hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan 4. Parameter Keberhasilan Berisi tolak ukur kegiatan yang dibagi menjadi kualitatif dan kuantitatif a. Kuantitatif b. Kualitatif 5. Waktu dan Tempat pelaksanaan Hari, Tanggal Waktu Tempat 6. Pendanaan Berisi pemasukan dan pengeluaran secara rinci. Jika surplus tuliskan berapa jumlah surplusnya. Dan jika defisit tuliskan berapa jumlah defisitnya 7. Penanggung Jawab Berisi nama penanggungjawab 8. Hasil Kegiatan Berisi laporan kegiatan. Apakah sesuai dengan parameter dan tujuan yang ditargetkan atau tidak : Hari, Tanggal Bulan Tahun : --:-- s.d. --:-: Berisi tempat yang telah digunakan dalam kegiatan

Halaman 33

9. Kendala dan Rekomendasi Berisi kendala yang dihadapi selama kegiatan serta rekomendasi untuk kegiatan selanjutnya

4.2 NAMA PROKER Dst...

V. PENUTUP Berisi rangkaian kata-kata penutupan serta ucapan terima kasih

Nb: 1. Untuk point I, II, III, dan V diisi langsung oleh Kepala Departemen dan Litbang Departemen yang dibantu oleh Sekretaris masing-masing Departemen 2. Untuk Point IV diisi masing-masing penanggungjawab tiap proker yang sudah berjalan 3. Dalam hal ini Sekretaris Departemen bertugas menyamakan format sesuai dengan standarisasi format yang telah ditentukan serta mengumpulkan LPJ Periodik masing-masing Departemen untuk kemudian diserahkan kepada Sekretaris II (Internal) BEM

Halaman 34

BAB VII SOP PEMBUATAN SERTIFIKAT

7.1 Sertifikat Kepengurusan

Nb: 1. Pengajuan SK sertifikat kepengurusan dilakukan oleh Senat. Setiap lembaga menyerahkan daftar nama dan jabatan seluruh pengurus masing-masing pada Senat untuk kemudia diajukan Sknya 2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada pembuatan sertifikat adalah seperti di atas. Untuk jenis font maupun background sertifikat dapat dikreasi sendiri 3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat kepengurusan adalah Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Halaman 35

7.2 Sertifikat Acara/ Kepanitiaan

Nb: 1. Pengajuan SK sertifikat acara/ kepanitiaan dilakukan oleh masing-masing penyelenggara kegiatan dengan cara membuat surat permohonan SK serta melampirkan nama, NIM, serta jabatan dalam acara/ kepanitiaan 2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada pembuatan sertifikat adalah seperti di atas. Untuk jenis font maupun background sertifikat dapat dikreasi sendiri 3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat acara/ kepanitiaan adalah Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Halaman 36

BAB VIII ALUR PENGAJUAN PROPOSAL DAN LPJ KEGIATAN

8.1 Alur Pengajuan Proposal Kegiatan

Nb: 1. Untuk proposal pendelegasian, acc dana dengan proposal melalui Bendahara Senat Fakultas Teknik, Alur pencairan dana sama dengan proposal kegiatan 2. Untuk Biro dan HMJ proposal dibuat rangkap 6 (sesuai kebutuhan) 3. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk proposal ASLI (tidak fotokopian) ditambah 1 rangkap.

Halaman 37

8.2 Alur Pengajuan LPJ Kegiatan

NB : 1. LPJ diajukan maksimal 7 hari setelah kegiatan terlaksana 2. Pada Pengajuan LPJ, disertai dengan SPJ yang diserahkan kepada Bendahara Senat Fakultas Teknik untuk pencairan dana. Penyerahan LPJ maksimal 1 minggu (7 hari) setelah tanggal kegiatan yang dicantumkan di Proposal. 3. Khusus untuk kegiatan delegasi , LPJ ditambah dengan CD/DVD kegiatan yang berisi dokumentasi selama kegiatan dan lampiran berupa paper jika ada. 4. Untuk jurusan LPJ dibuat rangkap 6 (sesuai kebutuhan) 5. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk LPJ ASLI (tidak fotokopian) ditambah 1 rangkap

Halaman 38

BAB IX DATA PENGURUS

9.1 Data Fungsionaris BEM FT KM UNDIP 2013 No NAMA


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Taufik Aulia Rahmat Heri Gusfarienza Adenira Hargianintya Riang Anggraini Isti Q.K. Dewi Risty Khoirunisa Eka Adhitya HP Indra Laksana Ahmad Tamlikha Akbar Satio Putra Ebtian Apriantoro Wijaya Wahyudi A. M. Dwi Khoirun A. M. Anshori Ismail Aulia Rahman Daniel Sahala PP. Widyastuti Kusuma Dwiky Puji Widitomo Zulfikar M. Salahuddin

JURUSAN
Teknik Sistem Komputer Teknik Geodesi Teknik Lingkungan Teknik Kimia Teknik Sistem Komputer Teknik Geodesi Teknik Planologi Teknik Geodesi Teknik Lingkungan Teknik Planologi Teknik Elektro Teknik Sistem Komputer D3-Teknik Kimia Teknik Industri Teknik Lingkungan Teknik Perkapalan Teknik Lingkungan Teknik Industri Teknik Lingkungan Teknik Geodesi

NIM

JABATAN

CP
08578857885 085265802619 085694520258 085641624999 085726162789 087731471294 08786055893 087853546801 085710767018 085226279299 085640706915 081918020207 085640263786 085640321351 08995783861 085366053633 085740749723 085641009151 08157966591 085751046019

21120110110017 Ketua BEM-FT 21110110120031 Wakil Ketua BEM-FT 21080110141011 Sekretaris Eksternal 21030111130056 Sekretaris Internal 21120110120048 Bendahara Eksternal 21110111190088 Bendahara Internal 21040110130065 Litbang NIC 21110110141009 Ketua Departemen NIC 21080110141019 Litbang Ristek 21040110110037 Ketua Departemen Ristek 21060110130069 Litbang PSDM 21120110110059 Ketua Departemen PSDM 21030110060007 Litbang KP 21070110130079 Ketua Departemen KP 21080110141005 Litbang Sosial 21090110120022 Ketua Departemen Sosial 21080110130067 Litbang Ekobis 21070110130034 Ketua Departemen Ekobis 21080110141009 Litbang PORA 21110110141039 Ketua Departemen PORA

Halaman 39

9.2 Data Ketua Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik 2013


No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Lembaga SMFT BEM FT Biro FST Biro PSMT Biro FSMM Biro PMK Biro PRMK Biro FKMI HM T. Sipil HM T. Arsitektur HM T. Kimia HM T. PWK HM T. Mesin HM T. Elektro HM T. Perkapalan HM T. Industri HM T. Lingkungan HM T. Geologi HM T. Geodesi HM T. Siskom HM D3 T. Sipil HM D3 T. Arsitektur HM D3 T. Kimia HM D3 T. Mesin HM D3 T. Elektro HM D3 T. Perkapalan Nama Nur Novilina A. Taufik Aulia Rahmat Arliandy P.Arbad Ahmad Fauzi S. Wahid Hasyim Dedas Agusta Christopher Khrisna K. Dinario Reza P. Moh. Nur Soleh Fary Nur Faizal Gita Permana Putra Isnu Putra Pratama Ryan Fitriawan Oding Zaenal Abidini Rifki Muhammad Mahfud Afandi M.Arman Fadillah Haryo Daruwedho Panji Prasetya Achmad Danang Setiadi Sandy Marufinanto Irfan Zamzami Gaza Dayant Pratama Muhammad Fahdillah F. Yahya Al Abror Jurusan T. Lingkungan10 T. Siskom 10 T. Geodesi 11 T. Elektro10 T.Kimia10 T.Mesin10 T.Sipil11 D3 T.Sipil11 T. Sipil 10 T. Arsitektur 10 T. Kimia 10 T. PWK 11 T. Mesin 10 T. Elektro 11 T. Perkapalan 11 T. Industri 10 T. Lingkungan 11 T. Geologi 10 T. Geodesi 11 T. Siskom 10 D3 T. Sipil 11 D3 T. Arsitektur 11 D3 T. Kimia 11 D3 T. Mesin 11 D3 T. Elektro 11 D3 T. Perkapalan 11 NIM CP 21080110130047 085718533188 21120110110017 085788885739 21110110120058 081977251879 21060110141032 085656229022 21030110141135 085786973169 21050110141008 08568176003 21010111130187 085643556061 21010111060053 08563500930 21010110160047 085642221182 21020110120060 085727723710 21030110130094 085652112260 21040111130062 085727752143 21050110141052 085647713244 21060111120002 085719884627 21090111130019 085659707377 21070110120019 085641005346 21080111130062 08567559782 21100110120005 08988314877 21110111140072 085227864757 21120110110035 085726830201 21010111060001 085799946238 21020111060047 085642221182 21030111060116 08568138474 21050111060071 085740277227 21060111083008 085712401985 21090111060003 085747121998

Halaman 40

9.3 Data Pimpinan Universitas Diponegoro 2013


No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Jabatan Rektor Undip Pembantu Rektor I Pembantu Rektor II Pembantu Rektor III Pembantu Rektor IV Dekan FT Pembantu Dekan I Pembantu Dekan II Pembantu Dekan III Pembantu Dekan IV Ketua S1 T. Sipil Ketua S1 T. Arsitektur Ketua S1 T. Kimia Ketua S1 T. PWK Ketua S1 T. Mesin Ketua S1 T. Elektro Ketua S1 T. Industri Ketua S1 T. Lingkungan Ketua S1 T. Perkapalan Ketua S1 T. Geologi Ketua S1 T. Geodesi Ketua S1 T. Siskom Ketua Program D3 Ketua D3 T. Sipil Ketua D3 T. Desain Arsitektur Ketua D3 T. Kimia Ketua D3 T. PWK Ketua D3 T. Mesin Ketua D3 T. Elektro Nama Prof. Sudharto Prawoto Hadi , MES, PhD Prof. Dr. dr. Hertanto Wahyu Subagio, MS. SpGK Dr. Mochamad Chabachib, M.Si, Akt Drs. Warsito, SU Prof. Dr. Sultana MH Faradz,PhD Ir. Bambang Pudjianto, MT Dr. rer. nat. Imam Buchori, ST Ir. Mochamad Agung Wibowo, MM, M.Sc, PhD Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD Dr. Dipl. Ing Ir. Berkah Fajar TK Ir. Sumbogo Pranoto, MT Edward Endrianto Pandelaki,ST,MT,PhD Dr. Ir Budiyono, M.Si Dr. Ing Asnawi, ST Dr. Sulardjaka, ST, MT Ir. Agung Warsito, DHET Ir. Bambang Purwanggono S, M.Eng Ir. Syafrudin, CES, MT Eko Sasmito Hadi, ST, MT Ir. Hadi Nugroho Dipl, Egs, MT Ir. Bambang Sudarsono, MS Dr. Ir. Hermawan, DEA Ir. Zainal Abidin, MS Budi Dharmo, ST Ir. Budi Sudarwanto, M.Si Ir. Edy Supriyo, MT Samsul Maarif, SP, MT Ir. Sutomo, M.Si Yuniarto, ST, MT NIP 195403091980031003 194022011980011001 195411201980031002 195402021981031014 195202021979012001 195212051985031001 197011231995121001 196702081994031005 19551231983031014 195907221987031003 195806041986021001 197402231997021001 199602201991021001 197107241997021001 197104201998021001 195806171987031002 195704221986031001 195811071988031001 197310172000121001 196310281993031002 195709131986031001 196002231986021001 195209161982031004 195612091986031002 196408041991021002 195904281987031003 196002171987032001 195203211987031001 197106151998021001

Halaman 41

30 31 32 33

Ketua D3 T. Perkapalan Kabag Tata Usaha Kasubbag Pendidikan Kasubbag Kepegawaian & Keuangan Kasubbag Umum & Pengelolaan Aset Kasubbag Kemahasiswaan

Solichin Djazuli Said, AT, MSi Dra. Sukasmi Heppy Haryanto, ST Widiani Rahajeng, S.H.

195609121983031002 196411301986032005 197601022000031001 195804221981032001

34 35

Fajar Purwantoto, SAP Sudjiati, S.H

197301211995121001 195908021985032001

Halaman 42

BAB X CONTOH-CONTOH SURAT

10.1

Surat Keputusan LEMBAR KETETAPAN SIDANG RAPAT KERJA DAN MUSYAWARAH KERJA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013

Nomor: 01.1/SK/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2013

Tentang : Pedoman Pelaksanaan Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013

Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013

Menimbang

: Demi cita-cita luhur mahasiswa dan demi tercapainya keselarasan dalam kelembagaan Mahasiswa Teknik Fakultas Teknik UNDIP maka perlu dibuat aturan-aturan yang mengatur dan mengikat semua lembaga mahasiswa Fakultas Teknik UNDIP.

Halaman 43

Mengingat

: 1. Keputusan Mendikbud No.155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan. 2. Keputusan Rektor UNDIP No. 280/SK/1998 tentang Pengelolaan Lembaga Kemahasiswaan.

Memperhatikan

: Pedoman Pelaksanaan Kerja Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro Semarang.

MEMUTUSKAN Menetapkan : Pedoman Pelaksanaan Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga MahasiswaUniversitas Diponegoro 2013

Ditetapkan di : Semarang Tanggal Waktu : 26 Januari 2013 : 11.05 WIB

Presidium Sidang I

Presidium Sidang II

Presidium Sidang III

Arifin Budiman NIM 21050111130053

Fahmi Akmal Hasani NIM 21010111130116

Rr. Kartika Kusuma W NIM 21060111130081

Halaman 44

10.2

Surat Undangan 10 Januari 2013

Nomor

: 02.16/SU/BEM-FT/I/2013

Lampiran : Hal : Undangan

Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Mesin di tempat

Bersama surat ini kami bermaksud mengundang Saudara/i untuk dapat hadir dalam acara Rapat Pimpinan Fakultas Teknik yang akan diselenggarakan pada: Hari / Tanggal : Kamis, 12 Januari 2013 Waktu Tempat Agenda : 15.30 WIB s.d. Selesai : PKM FT : 1. Mekanisme Open Recruitment BEM FT KM UNDIP 2013 2. Sharing antar lembaga 3. Silaturrahmi awal kepengurusan Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013

Ketua BEM FT KM UNDIP

Sekretaris BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017

Adenira H. NIM 21080110141011

Halaman 45

10.3

Surat Permohonan 20 Januari 2013

Nomor : 03.2/SPm/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2013 Lampiran : 1 lembar Hal : Permohonan Delegasi Yth. Kepala Departemen NIC BEM FT KM UNDIP 2013 di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan diselenggarakannya Acara Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013 pada: Hari, Tanggal : Rabu s.d. Kamis, 25 s.d. 26 Januari 2013 Waktu : 08.00 s.d. selesai Tempat : Ruang B201 Teknik Arsitektur dengan ini kami bermaksud mengajukan permohonan pendelegasian sebanyak 2 orang dari Departemen NIC sebagai panitia. Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas perhatian dan kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. PANITIA PELAKSANA RAPAT KERJA DAN MUSYAWARAH KERJA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013 Ketua Panitia Sekretaris

Eka Adhitya HP NIM 21040110130065 Mengetahui, Ketua BEM FT KM UNDIP

Riang Anggraini NIM 21030111130056

Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017

Halaman 46

DELEGASI KEPANITIAAN RAKER-MUSKER BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013 Sehubungan dengan diadakannya Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013, maka Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik UNDIP menugaskan nama yang tersebut dibawah ini : NO 1. 2. NAMA NIM

Untuk menjadi panitia Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013.

Semarang, Januari 2013


Ketua BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017

Halaman 47

2 Februari 2013 No Lampiran Hal : 03.02/SPm/BEM-FT/II/2011 : 1 Bendel Proposal : Permohonan Dana

Yth. Dekan Fakultas Teknik Universitas Diponegoro di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan dilaksanakannya Forum Eksekutif Mahasiswa Teknik Jawa Tengah pada: Hari, tanggal : Jumat s.d. Sabtu, 10 s.d. 12 Februari Tempat : Universitas Negeri Solo maka dengan ini kami mengajukan permohonan dana delegasi sebesar Rp 1.000.000,00 untuk pembiayaan pendelegasian pada kegiatan tersebut. Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan dari Bapak, kami sampaikan terima kasih. BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013 Ketua BEM FT KM UNDIP Sekretaris BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017

Adenira H. NIM 21080110141011

Menyetujui, Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD NIP 19551123 198303 1 014

Halaman 48

22 September 2011 No Lampiran Hal : 03.04/SPm/BBM/EKOBIS/BEM-FT/XI/2011 : 1 Bendel Proposal : Permohonan SK Rektor

Yth. Rektor Universitas Diponegoro di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan diselenggarakannya kegiatan Seminar Nasional Enterpreneurship Bersejarah Sepanjang Masa Brilliant Business and Motivation pada: Hari, Tanggal : Minggu, 20 November 2011 Waktu : 08.00 s.d. selesai Tempat : Gedung Prof. Soedarto Universitas Diponegoro maka kami selaku panitia dengan ini mengajukan permohonan SK Rektor untuk dapat terlaksananya Kegiatan Seminar Nasional Enterpreneurship Bersejarah Sepanjang Masa Brilliant Business and Motivation. Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan Bapak, kami sampaikan terima kasih. PANITIA SEMINAR NASIONAL ENTERPRENEURSHIP BERSEJARAH SEPANJANG MASA BRILLIANT BUSINESS AND MOTIVATION BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2011 Ketua Panitia Sekretaris

Dennisya Agung Prambudi NIM 21030110141017 Mengetahui, Ketua BEM FT KM UNDIP

Rahmahani Setiawati NIM 21060110083012 Kepala Departemen EKOBIS BEM FT KM UNDIP

Luckman Ismail NIM L2A008083 Menyetujui, Pembantu Rektor III UniversitasDiponegoro

Muhammad Sigit Samseno NIM L2C008072 Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Drs. Warsito, SU NIP 19540202 198103 1 014

Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD NIP 19551123 198303 1 014

Halaman 49

10.4

Surat Pemberitahuan 21 Januari 2013

No.

: 04.5/SPb/BEM-FT/I/2013

Lampiran : 3 Lembar Hal : Pemberitahuan

Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa Teknik Mesin di tempat

Dengan hormat, Sehubungan dengan diselenggarakannya Open Recruitment BEM FT KM UNDIP 2013 yang dilaksanakan pada tanggal 14 s.d. 15 Januari 2013 dan 18 s.d. 20 Januari 2013 maka dengan ini kami bermaksud memberitahukan bahwa mahasiswa berikut ini (terlampir) dinyatakan diterima sebagai anggota baru BEM FT KM UNDIP 2013. Demikian pemberituhuan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013

Ketua BEM FT KM UNDIP

Sekretaris BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017

Adenira H. NIM L2H 009 004

Halaman 50

10.5

Surat Peminjaman 3 Agustus 2011 : 05.01/SPp/BBM/EKOBIS/BEM-FT/VII/2011 : : Peminjaman Tempat

No Lampiran Hal

Yth. Pembantu Rektor II Universitas Diponegoro di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan diselenggarakannya kegiatan Seminar Nasional Enterpreneurship Bersejarah Sepanjang Masa Brilliant Business and Motivation pada: Hari, Tanggal : Minggu, 20 November 2011 Waktu : 08.00 s.d. selesai Tempat : Gedung Prof. Soedarto Universitas Diponegoro maka dengan ini kami mengajukan permohonan peminjaman Gedung Prof. Soedarto, SH untuk pelaksaan kegiatan tersebut. Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Bapak, kami sampaikan terima kasih. PANITIA SEMINAR NASIONAL ENTERPRENEURSHIP BERSEJARAH SEPANJANG MASA BRILLIANT BUSINESS AND MOTIVATION BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2011 Ketua BEM FT KM UNDIP Ketua Panitia

Luckman Ismail NIM L2A008083 Menyetujui, Pembantu Rektor III UniversitasDiponegoro

Dennisya Agung Prambudi NIM 21030110141017

Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro

Drs. Warsito, SU NIP 19540202 198103 1 014 Tembusan: 1. Kabag Tarkum 2. Kasubbag Rumah Tangga

Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD NIP 19551123 198303 1 014

Halaman 51

10.6

Surat Pernyataan SURAT PERNYATAAN No. 06.1/SPn/BEM-FT/III/2013

Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro dengan ini menyatakan bahwa: Nama NIM Jurusan : Rezki Ahmaliansyah : L2F009004 : Teknik Elektro

merupakan mahasiswa yang aktif organisasi dalam kepengurusan Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro periode 2013 sebagai Tim Penelitian dan Pengembangan Departemen Ekonomi dan Bisnis. Demikian surat pernyataan ini dibuat agar digunakan sebagaimana mestinya.

Semarang, 2 Maret 2013 Ketua BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017

Halaman 52

10.7

Surat Mandat SURAT MANDAT No. 07.1/SM/BEM-FT/II/2013

Sehubungan dengan adanya Kuliah Kerja Lapangan pada tanggal 5 s.d. 10 Maret 2013 yang akan dilaksanakan oleh: Nama NIM Jabatan : Taufik Aulia Rahmat : 21120110110017 : Ketua BEM FT KM UNDIP

maka dengan ini memberikan mandat kepada: Nama NIM Jabatan : Heri Gusfarienza : 21110110120031 : Wakil Ketua BEM FT KM UNDIP

untuk menggantikan dan melaksanakan tugas ketua selama waktu tersebut di atas. Demikian mandat ini dibuat agar digunakan sebagaimana mestinya.

Semarang, 3 Februari 2013

Pemberi Mandat

Penerima Mandat

Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017

Heri Gusfarienza NIM 21110110120031

Halaman 53

10.8

Surat Tugas 2 Februari 2013

Nomor

: 08.1/ST/BEM-FT/II/2013

Lampiran : Hal : Surat Tugas

Yth. Kepala Departemen PSDM BEM FT KM UNDIP di tempat

Dengan hormat Sehubungan dengan dilaksanakannya Forum Eksekutif Mahasiswa Teknik Jawa Tengah pada: Hari, tanggal : Jumat s.d. Sabtu, 10 s.d. 12 Februari Tempat : Universitas Negeri Solo

maka kami mengharapkan nama-nama tersebut di bawah ini: 1. Ismail Aulia Rahma 2. Daniel Sahala sebagai delegasi dari Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro dan diharapkan dapat mengikuti acara dengan sebaik-baiknya. Demikian surat tugas ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih. BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013

Ketua BEM FT KM UNDIP

Sekretaris BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017

Adenira H. NIM 21080110141011

Halaman 54

10.9

Surat Keterangam SURAT KETERANGAN No. 09.8/SKet/BEM-FT/I/2013

Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013 menerangkan bahwa: Nama NIM Jurusan : Welly Riza Fauzi : 21100110141040 : Teknik Geologi

merupakan mahasiswa yang telah mengikuti kegiatan Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswa (LKMM) Dasar Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Periode 2012 Demikian surat keterangan ini kami buat agar digunakan sebagaimana mestinya.

Semarang, 17 Januari 2013 Ketua BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017

Halaman 55

10.10 Surat Rekomendasi 10 Januari 2013 Nomor : 10.1/SR/BEM-FT /I/2013

Lampiran : Hal : Rekomendasi

Yth. Panitia Indonesian Young Changemaker Summit di tempat

Dengan ini menyatakan bahwa nama yang tercantum dibawah ini: Nama NIM Jurusan : Mohamat Ansori : 21070110130079 : Teknik Industri

merupakan Kepala Departemen Kebijakan Publik Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro periode 2013 yang mempunyai prestasi cukup baik. Untuk itu kami merekomendasikan nama tersebut di atas sebagai peserta Indonesian Young Changemaker Summit. Demikian surat rekomendasi ini kami buat agar digunakan sebagaimana mestinya. BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013

Ketua BEM FT KM UNDIP

Sekretaris BEM FT KM UNDIP

Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017

Adenira H. NIM 21080110141011

Halaman 56

10.11 Surat Balasan 6 Maret 2013 No Lampiran Hal : 11.01/SB/BEM-FT/I/2013 : : Balasan

Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa Teknik Geologi di tempat

Menanggapi surat Saudara dengan nomer 06.1/SPn/HMTG/I/2013 tentang penangguhan keanggotaan bagi mahasiswa angkatan 2013 yang terdaftar sebagai anggota BEM FT KM UNDIP 2013 dengan nama Zulfikar maka dengan ini dinyatakan ditangguhkan. Demikian pernyataan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013

a.n. Ketua BEM FT KM UNDIP Wakil Ketua

Sekretaris BEM FT KM UNDIP

Heri Gusfarienza NIM 21110110120031

Adenira H. NIM 21080110141011

Halaman 57

Halaman 58