Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios

Conoce usted las nuevas condiciones aplicables a partir del 1 de julio?

tes libros contables: (i) Inventarios y Balances, Diario, Mayor (Libros Principales) y (ii) los dems libros que ordenen las leyes especiales (Libros y Registros Auxiliares obligatorios). De esta forma, en general, a manera de resumen se puede decir que todo negociante debe llevar los siguientes libros y registros:

A partir del 01.07.2010 rige el artculo 13 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT, que establece los formatos e informacin mnima de los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios, por tal razn, en el presente informe se abordan los aspectos ms importantes relacionados con el llevado de dichos libros y/o registros a efectos de orientar sobre el adecuado cumplimiento de las formalidades exigidas.

LIBROS Y REGISTROS QUE DEBE LLEVAR TODO NEGOCIO

LIBROS PRINCIPALES: Diario, Mayor, Inventarios y Ba lances LIBROS AUXILIARES OBLI GATO RIOS: Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Caja y Bancos, Registros de Control de Inventario (kardex en unidades o valorizado), Registro de Control de Bienes del Activo Fijo, Registro del Rgimen de Retenciones, Registro del Rgimen de Percepciones, entre otros. LIBROS AUXILIARES VO LUNTA RIOS: Registro de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, libro bancos, libro de caja chica, etc.

Los libros y registros constituyen las herramientas fundamentales para obtener informacin, evaluar la eciencia y desempeo de las diversas reas y cumplir adecuadamente sus obligaciones. As, en funcin a la informacin anotada en los libros y registros se elaboran los Estados Financieros, permitiendo cubrir las necesidades comunes de informacin de una amplia gama de usuarios. En efecto, dado que en ellos se anotan las operaciones realizadas por los contribuyentes, se proporciona a la Administracin Tributaria evidencia documentaria constituyndose tambin en una herramienta al momento de realizar sus laborares de scalizacin y vericacin.

1. Generalidades

El Anexo 1 de la Resolucin N 234-2006/ SUNAT en adelante la Resolucindetalla la relacin de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, que debern llevar los contribuyentes en tanto resulten obligados y que por ende deben ser legalizados.
TIPO DE RENTA

3. Libros y Registros obligatorios

As, respecto al Impuesto a la Renta, se regula la obligacin de llevar libros y registros en funcin al tipo de renta que genere el contribuyente y para el caso de Rentas de Tercera Categora, segn el rgimen en el cual se encuentra. A continuacin se muestra grcamente los libros y registros que se deben llevar segn tipo de contribuyente:

CUADRO N 1: LIBROS Y REGISTROS QUE SE DEBEN LLEVAR CONDICIONES O PARMETROS LIBRO Y/O REGISTRO En el ejercicio gravable anterior o en el curso del ejercicio hubieran percibido rentas brutas que LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS SEGUNDA CATEGORA excedan las 20 UITs. (Artculo 65 TUO LIR) Es decir, para el ejercicio 2010 haber percibido en el ejercicio anterior rentas brutas superiores a S/. 72,000. a. Contribuyentes del Rgimen General (Artculo 65 TUO LIR) TERCERA CATEGORA b. Contribuyentes del RER (Artculo 120 TUO LIR) CUARTA CATEGORA (Artculo 65 TUO LIR) Ingresos Brutos mayores a 150 UIT: CONTABILIDAD COMPLETA. Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT: Contabilidad Simplificada Registro de Ventas y Registro de Compras

2. Perspectiva contable

El artculo 33 del Cdigo de Comercio establece que en general todo negocio (sea una persona natural o jurdica) debe llevar necesariamente, con la nalidad de proteger los intereses que conuyen en la empresa, los siguien-

Aplicable a todos los generadores de rentas de LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS cuarta categora sin excepcin

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4. Sistemas de contabilidad

As como se ha establecido una obligacin dispuesta expresamente por la Ley del Impuesto a la Renta, se puede armar que la Ley del Impuesto General a las Ventas (en adelante, LIGV) posee sus propias exigencias tal como se advierte del artculo 37 del TUO de la LIGV donde se seala que los contribuyentes del Impuesto estn obligados a llevar un Registro de Ventas e Ingresos y un Registro de Compras, en los que anotarn las operaciones que realicen, de acuerdo a las normas que seale el reglamento. Adems, se exige la obligacin de llevar un Registro de Consignaciones respecto a contribuyentes que realicen Ventas en Consignacin. Tngase presente que tambin constituyen libros y registros vinculados a asuntos tributarios, los libros societarios: Actas de la Junta General de Accionistas, Actas del Directorio, Matrcula de Acciones y el libro de Actas de la EIRL, as como la Planilla Electrnica. Adicionalmente, el mencionado Anexo 1 contempla otros registros vinculados con algunas actividades especcas y que de resultar obligados a llevarlos los mismos tambin tendrn que ser legalizados, tal como es el caso del Registro de Huspedes.

Uno de los primeros pasos que debe seguir toda unidad empresarial a efectos de registrar

las operaciones comerciales en forma ordenada y diligente y que sirvan de utilidad tanto para la propia empresa, as como proveedores, clientes, accionistas y el Estado mismo, consiste en elegir el Sistema de Contabilidad a travs del cual se llevarn los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. Los Sistemas de Contabilidad que pueden ser empleados son tanto el Sistema Manual como el Sistema Computarizado. Sobre el particular debe tenerse en cuenta que el Sistema Contable, viene determinado segn la llevanza de los Libros Principales, es decir, Diario, Mayor e Inventarios y Balances, el que deber ser comunicado a la SUNAT al momento de inscribirse en el RUC. Ello implica que, los libros y registros distintos a los libros principales, tales como Registros de Compras y Ventas, y otros puedan llevarse mediante un sistema diferente no teniendo que adecuarse estos necesariamente al sistema empleado para los Libros Principales. Al respecto el Tribunal Fiscal en la RTF N 1006-4-99 (29.11.99) ha sealado que los Registros de Compras y Ventas son registros auxiliares cuya informacin se encuentra recogida en los libros principales de Contabilidad, por lo que el hecho que la recurrente lleve en otro sistema los mismos no signica que hubiera cambiado el sistema de contabilidad de los Libros Principales. Es importante sealar que una vez adoptado el sistema en que sern llevados los Libros principales no podr ser variado en el curso del ejercicio sino hasta el ejercicio siguiente
CONTABILIDAD COMPLETA (A partir del 01.01.2009)
(*)

de conformidad a lo sealado en la Resolucin Directoral N 010-DGC (13.02.70). En este supuesto, se requiere que se comunique a la Administracin Tributaria el cambio que debe efectuarse necesariamente al inicio de cada ejercicio que conforme a lo establecido en el artculo 24 de la Resolucin de Superintendencia N 210-2004/SUNAT (18.09.2004) tiene como plazo los 5 das hbiles siguientes, utilizando para tal efecto el Formulario N 2127: Solicitud de modicacin de Datos; o a travs de SUNAT Virtual utilizando para tal efecto el Sistema SOL, SUNAT Operaciones en Lnea debiendo contar para tal efecto con su Cdigo de Usuario y su clave Sol, en la opcin Modicacin de Datos RUC de Trmites y Consulta de RUC.

5. Contabilidad completa y contabi lidad simplicada

5.1. Contabilidad completa De conformidad con el artculo 65 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta para algunos contribuyentes generadores de rentas de tercera categora existe la obligacin de llevar Contabilidad Completa, regulndose en dicho artculo que mediante Resolucin de Superintendencia se deniran los libros y registros que la comprenden; lo que ocurri con la publicacin de la Resolucin N 234-2006/SUNAT (30.12.2006), en cuyo artculo 12 vigente a partir del 01.01.2009, se detalla los libros y registros contables que la integraran.

LIBROS PRINCIPALES Y AUXILIARES OBLIGATORIOS INVENTARIOS Y BALANCES MAYOR DIARIO LIBRO CAJA Y BANCOS REGISTRO DE VENTAS REGISTRO DE COMPRAS

LIBROS Y REGISTROS AUXILIARES EXIGIBLES DE CORRESPONDER SU LLEVADO REGISTRO DE COSTOS INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FSICAS PLANILLA ELECTRNICA y slo en su defecto Libro de RETENCIONES INCISOS E) Y F) ARTCULO 34 LIR (1)

(*) Para efectos tributarios se encuentran obligados a llevar contabilidad completa tanto las personas jurdicas como personas naturales con negocio cuyos ingresos brutos anuales sean mayores a 150 UIT en virtud a la modicacin producida al artculo 65 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta a travs del artculo 2 del Anexo del Decreto Supremo N 007-2008-TR (30.09.2009).

5.2. Contabilidad simplicada A raz de la modicatoria efectuada al artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta por el artculo 2 del Anexo del TUO de la Ley de MYPES (aprobado por Decreto Supremo N 007-2008-TR),
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se regula que los perceptores de rentas de tercera categora (sin hacer distingo de la calidad de persona, es decir sea persona natural o jurdica) cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT debern llevar como mnimo

(i) un Registro de Ventas, (ii) un Registro de Compras y (iii) Libro Diario de Formato Simplicado, de acuerdo a las normas de la materia. El artculo 38 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, seala que para

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6. Contenido de la Resolucin N 234-2006/SUNAT y su vigencia

Vigencia de la Norma Legalizacin y Empaste Requisitos generales que deben contener Modicacin de la razn o denominacin social Plazo mximo de atraso Prdida y Destruccin Contabilidad Completa Formatos e Informacin mnima que deben incluir en cada libro o registro

determinar los ingresos referidos en el artculo 65 se considerarn los ingresos obtenidos en el ejercicio gravable anterior y la UIT correspondiente al ao en curso. En el caso que inicien actividades generadoras de rentas de tercera categora en el transcurso del ejercicio considerarn los ingresos que se presuman se obtendrn en el mismo. Para el ejercicio 2010, 150 UIT equivalen a S/. 540,000.

Segn el numeral 2.4 del artculo 2 de la Resolucin, en ningn caso el nmero de legalizacin, folios o de registros podr contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras. a. Procedimiento para legalizacin En el supuesto que el contribuyente haya optado por el Sistema Computarizado, el procedimiento a seguir sera el siguiente: a.1. Plazos a considerar Tal como se ha referido, los libros y/o registros contables vinculados a asuntos tributarios deben ser legalizados antes de su uso, vale decir antes de que se efecte la impresin de las operaciones que comprendan los mismos.

Al respecto, debemos sealar que dado que existe un plazo mximo de atraso (Anexo 2 de la Resolucin) para anotar (incluye impresin) las operaciones en los libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios, la Administracin Tributaria tiene como criterio aplicar dicho plazo tambin para efectos de la legalizacin. a.2. Proyeccin de hojas a utilizar En principio, los contribuyentes que opten por llevar sus registros y libros vinculados a asuntos tributarios en forma computarizada deben efectuar una adecuada proyeccin del nmero de hojas continuas que se van a legalizar de acuerdo a la frecuencia con que planiquen que vayan a efectuar dichas legalizaciones.

01.01.2007 PROYECCIN DE HOJAS 01.01.2007 01.01.2009 01.07.2010 El volumen de operaciones que realiza la empresa de acuerdo a su giro o actividad. Eleccin del papel adecuado para cada tipo de libro y/o registro, de acuerdo al nmero de columnas que stos contienen, segn el tipo de impresora. Fallas durante la impresin. Errores del personal encargado de la impresin. Errores del sistema al momento de la impresin. Referencia del nmero de hojas utilizadas en el ejercicio anterior complementado con las expectativas del crecimiento de la empresa. Se debe tener en cuenta:

En funcin a la estructura antes referida, se aprecia que a partir del 01.07.2010, rige la regulacin dispuesta en el artculo 13 respecto a los formatos e informacin mnima a incluir en cada libro o registro. A continuacin, en el presente numeral referimos algunos alcances relacionados con los aspectos que regula la Resolucin N 234-2006/SUNAT y que se encuentran vigentes. 6.1 Legalizacin Para que los libros y registros adquieran validez stos deben legalizarse, en tanto se lleven bajo el sistema manual o computarizado (2), estableciendo el artculo 3 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT que stos deben ser legalizados ANTES de su uso, por un Notario quien certicar la apertura de libros u hojas sueltas de actas de contabilidad y otros que la Ley seale, o a falta de stos, los jueces de paz letrados o jueces de paz, quines sellarn todas las hojas del libro o registro, las mismas que debern estar debidamente foliadas No existe un plazo mximo propiamente dicho para efectuar la legalizacin, sin embargo teniendo en cuenta el plazo mximo de atraso permitido para anotar las operaciones; se puede advertir en funcin a la fecha en que se legaliza si se haba observado o no dicho plazo.

a.3. Foliacin Una vez determinado el nmero de hojas continuas a legalizar, se deber proceder a su foliacin, vale decir a la numeracin de cada uno de los folios que constar el libro y/o registro contable llevado en forma computarizada. a.4. Tratamiento de las Hojas Inutilizadas Pueden producirse errores, fallas de impresin o cualquier otra situacin que inutilice una hoja previamente legalizada, en estas circunstancias, conforme al ltimo prrafo del numeral 5.3 del artculo 5 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT, se deber incluir las hojas anuladas dentro del periodo que se empastar. Entendiendo que, la anulacin se realizar tachndolas o inutilizndolas de manera visible. Sobrantes Conforme con el numeral 5.3

del artculo 5 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominacin, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio en que se trate, podrn emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. En este caso, de producirse el empaste en varios tomos, cada uno incluir como primera pgina una fotocopia del folio que contenga la legalizacin del libro o registro al que corresponde.

b. Legalizacin del segundo y siguientes libros Para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominacin, el artculo 4 de la Resolucin establece que se deber tener en cuenta lo siguiente: Utilizando hojas sueltas o continuas: Se deber presentar el lFuente: www.caballerobustamante.com.pe Derechos Reservados

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timo folio legalizado por notario del libro o registro anterior. Llevados en forma manual: Se deber acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditacin se efectuar con la
Regla General: Empastar las hojas sueltas por periodo.

presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del mencionado libro o registro.
Dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable al que corresponden las operaciones.

Empaste de Hojas Sueltas o Continuas

Regla Especial: Empastar slo a partir del periodo en que se tiene 20 hojas o ms.

Dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aqul en que se reunieron 20 hojas.

6.2. Empaste de los Libros y/o Registros llevados en hojas sueltas o continuas En caso existan hojas sobrantes y no se desee utilizarlas en el ao siguiente, las mismas debern ser anuladas e incluidas en el empaste a realizar. 6.3. Plazo mximo de atraso de los libros y registros La anotacin de las operaciones implica asentar una operacin a travs del correspondiente registro contable ya sea en forma manual o computarizada. El plazo mximo de atraso, se regula en el anexo 2 de la Resolucin N 234-2006/ SUNAT (30.12.2006). En el caso de sistema computarizado, se entiende que dentro del plazo mximo de atraso debe efectuarse la legalizacin, anotacin y posterior impresin. 6.4. Requisitos generales en la llevanza de los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios La Resolucin N 234-2006/SUNAT establece en su artculo 6, las siguientes condiciones que deben llevar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios: a) Respecto al Libro En lo que concierne al contenido, en general stos deben tener como Datos de Cabecera lo siguiente: Denominacin del libro o registro. Periodo y/o Ejercicio al que corresponde la informacin registrada. Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y nombres, denominacin y/o razn social de ste. Esta informacin slo ser necesaria en el primer folio de cada periodo o ejercicio en caso de ser llevado en forma manual el libro
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o registro, se entiende que deber ser consignada en todos los folios o pginas de ser llevado en forma computarizada. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasicacin o recticacin que corresponda, as como las operaciones que se omitieron registrar en meses o ejercicios respecto de los cuales ya se realiz la totalizacin correspondiente. Contener folios originales, no admitindose la adhesin de hojas o folios, salvo disposicin legal en contrario (3). Como una Regla Especca, se dispone que en el caso del Libro de Inventarios y Balances se consigne la rma al cierre de cada periodo o ejercicio gravable, segn corresponda, por: Deudor tributario o su representante legal. Contador Pblico Colegiado (CPC) o Contador Mercantil, responsable de su elaboracin.

7. Formatos e informacin mnima vigente a partir del 01.07.2010

Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso debern utilizar estos ltimos. Totalizacin de los importes por cada folio, columna o cuenta contable. Expresado en moneda nacional y en castellano, salvo la excepcin dispuesta en el numeral 4 artculo 87 del Cdigo Tributario referida a contribuyentes autorizados a llevar Contabilidad en Moneda Extranjera. Lo expresado anteriormente, no resulta aplicable para los siguientes libros regulados en normas especiales: Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada. Libro de Actas de la Junta General de Accionistas. Libro de Actas del Directorio. Libro de Matrcula de Acciones. Libro de Planillas.

b) Respecto de las Operaciones contenidas en los libros De manera general establece las siguientes cinco (5) condiciones: Orden cronolgico y correlativo. Legibilidad y confiabilidad. Empleo del Plan Contable General vigente en el pas. Para el ejercicio 2010, puede utilizarse el PCGR o el PCGE, segn la opcin que tome el contribuyente. A partir del ejercicio 2011, obligatoriamente se debe utilizar el PCGE. No obstante, dada la existencia de ciertos sectores econmicos con caractersticas propias que se encuentren obligados a emplear un Plan de Cuentas, Manual de

7.1. Antecedentes A travs de la Resolucin de Superintendencia N 239-2008/SUNAT (31.12.2008) y vigente a partir del 1 de enero 2009, se produjeron modicaciones a la Resolucin N 234-2006/ SUNAT relacionadas con el Libro Diario de Formato Simplicado, la informacin mnima y de algunos formatos del Libro de Inventarios y Balances. Producido los cambios referidos, a partir del 01.01.2009; entraron en vigencia el artculo 12 (que regula sobre Contabilidad Completa) y 13 (Informacin Mnima y Formatos) de la Resolucin. No obstante, a travs de la Resolucin de Superintendencia N 017-2009/SUNAT (24.01.2009) se suspende en forma excepcional a partir del 25 de enero y hasta el 31 de diciembre de 2009, la aplicacin de lo previsto en el artculo 13 de la Resolucin, con excepcin de lo establecido en el inciso 5-A (Libro Diario de Formato Simplicado) y el numeral 13.4. (Registro de Inventario Permanente en Unidades). Sin embargo, con la dacin de la Resolucin de Superintendencia N2862009/SUNAT (31.12.209) se prorroga la suspensin de la vigencia del artculo 13 hasta el 30.06.2010. Por lo cual, su vigencia ocurre a partir del 1 de julio 2010, en forma obligatoria.

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7.2. Aspectos que regula el artculo 13

7.3. Sistemas de llevado de Libros y Registros: Manual, Computarizado y/o Sistema Electrnico A partir del 01.07.2010 tambin entra en vigencia el sistema de llevado de
SistemaManual y Computarizado Sistema Electrnico

libros y registros en forma electrnica pero en forma opcional, por lo cual corresponder a cada contribuyente evaluar la opcin a utilizar. Inclusive pueden coexistir ambos sistemas (MaOBLIGATORIO OPCIONAL Para cada libro o registro del 01.07.10 al 31.12.10

nual o Computarizado con el Sistema Electrnico), ya que la opcin para este ltimo sistema (electrnico) puede ser solo para un Libro o Registro.

Informacin Mnima y formatos Artculo 13 Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT Determinacin de los formatos, estructura e informacin de los libros y registros Resolucin N 286-2009/SUNAT (31.12.2009)

El ejercicio de la opcin genera para el ejercicio 2011, la obligacin de llevar todos los libros y/o registros de manera electrnica

NOTAS (1) El uso de este libro es de carcter residual, el inciso j) del artculo 21 del RLIR modicado por Decreto Supremo N 177-2008-EF(30.12.2008), dispuso que el sustento formal de los conceptos referidos, para aquellos obligados a presentar el PDT 601 corresponde a la Planilla Electrnica. (2) A travs de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT (31.12.2009) se implementa el llevado de determinados libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrnica. Al respecto, si el contribuyente opta por esta opcin para llevar sus libros y/o registros, ya no tendr obligacin a nivel tributario de legalizar sus libros y/o registros puesto que ya no se proceder a su impresin (computarizado) o anotacin (manual), ello independientemente que tenga que contar con un sistema para generar los archivos a transferir el aplicativo desarrollado por SUNAT, denominado aplicativo PLE. (3) La nica disposicin legal que admite el pegado de hojas para el caso del Libro de Actas, es el artculo 136 de la Ley General de Sociedades que de manera excepcional permite la adhesin.

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