BAB IV Manajemen Kontrol Pengembangan Sistem (Systems Development Management Controls)

Pendahuluan Manajemen pengembangan sistem mempunyai tanggung jawab ter a!ap proses penganalisaan" peran#angan" pembangunan" penerapan" !an pemeli araan sistem in$ormasi% Dalam banya& #ara" bagaimana &ita !apat mela&u&an $ungsi itu semua a!ala merupa&an seni% 'alaupun &ita su!a membuat &emajuan substansil !alam &aitan !engan pen!e&atan euristi& !an teori yang a!a untu& meman!u pra&te&" pe&erjaan pengembangan sistem yang bai& masi menga#u pa!a pema aman yang men!alam" intuisi" !an pengalaman peran#ang !an analis sistem% Bab ini mengurai&an bagaimana &ita !apat mela&u&an suatu au!it subsistem manajemen pengembangan sistem% Kita mulai !engan mempertimbang&an tiga #ara pen!e&atan berbe!a untu& au!it( sebagai pela&u !i !alam proses pengembangan sistem (Con#urrent Au!it)" sebagai reviewer pas#a implementasi suatu sistem apli&asi spesi$i& (Postimplementation Au!it)" atau reviewer proses pengembangan sistem se#ara umum ()eneral Au!it)% Beri&utnya &ita menguji beberapa pen!e&atan utama yang !i arap&an untu& menye!ia&an petunju& ber!asar&an norma untu& pengembangan sistem% A& irnya" &ita mempertimbang&an tugas utama yang !ila&u&an selama pengembangan sistem" per#obaan pengen!alian atas tugas ini" !an tata#ara &ita mengevaluasi &ean!alan !ari pengen!alian ini% Con#urent Au!it ( au!itor sebagai anggota tim pengembangan sistem% Mere&a membatu tim !alam mening&at&an &ualitas pengembangan sistem untu& pembangunan !an pengimplementasian sistem spesi$i& Postimplementation Au!it ( au!itor men#ari untu& membantu organisasi belajar !ari pengalaman !alam pengembangan sistem apli&asi yang spesi$i&% *amba an" mere&a bole juga mela&u&an evaluasi &ebutu an sistem untu& !i susun &embali" !ilanjut&an atau !i mo!i$i&asi !alam berbagai #ara% )eneral Au!it ( au!itor mengevaluasi pengen!alian pengembangan sistem se#ara menyeluru % PENDEKATAN UNTUK AUDITING PENGEMBANGAN SISTEM Model Normatif Proses Pengembangan Sistem Pen!e&atan Daur +i!up Pengembangan Sistem (SD,C)

Biasanya" personal pengembangan sistem su!a memi&ir&an bagaimana ta apan utama proses pengembangan sistem !ila&u&an !alam si&lus i!up% Pen!e&atan si&lus i!up mun#ul !ari usa a !ini untu& menerap&an te&ni& manajemen proye& untu& proses pengembangan sistem% Menurut sejara nya" banya& sistem yang !ibangun !engan biaya tinggi" evaluasi e&onomi yang ti!a& #u&up" !esain sistem yang ti!a& #u&up" penyera an &epa!a manajemen" &omuni&asi yang &urang bai&" pengara an yang &urang #u&up" !an lain sebagainya% Pen!e&atan si&lus i!up !i&embang&an untu& membantu beberapa masala % -ang !apat !iselesai&an !engan bai& ole tugas !alam batas si&lus i!up" manajemen proye& !an te&ni& &ontrol !apat !i apli&asi&an% .ntu& pengembangan sistem !engan &ualitas yang bai&" setiap ta ap si&lus i!up arus !iren#ana&an !an !i &ontrol !an !i&embang&an sesuai !engan stan!ar" !o&umentasi yang #u&up" !iorganisir ole personel ber&ompeten" mempunyai poin penge#e&an !an lain sebagainya% Banya& bentu& SD,C" sala satunya a!ala seperti terli at pa!a gambar /%0 !ibawa ini" yang sering juga !i sebut !engan water$all mo!el%

gbr%/%0 Si&lus i!up tra!isional atau mo!el water$all pengembangan sistem

Pendekatan Desain Sosioteknik Pen!e&atan Desain Sosiote&ni& !apat !igambar&an sbb (

gbr%/%1 Sasaran !esain system sosiote# ni#al Pa!a pertenga an ta un 0234" sebua pen!e&atan baru mun#ul yang $o&usnya pa!a problem perila&u% Pen!e&atan ini !isebut !esain sosiote# ni#al" men#ari solusi untu& mengoptimal&an !ua sistem se#ara bersama5sama" yaitu ( 0% sistem te&ni& (t e te# ni#al system)" sasarannya a!ala untu& mema&simal&an pemenu an tugas !an 1% sistem so#ial (t e so#ial system)" sasarannya a!ala untu& mema&simal&an &ualitas &erja pema&ai sistem *a apan pen!e&atan sosiote# ni#al a!ala sbb (

gbr%/%/ *a ap utama proses !esain sistem so#iote# ni#al Pendekatan Politik Pen!e&atan Politi& !apat !igambar&an sbb (

gbr%/%6 Pen!e&atan politi& !an &eterlibatan user !alam proses pengembangan system Sewa&tu pen!e&atan politi& untu& pengembangan sistem in$ormasi !ia!opsi" sebua tugas &ritis a!ala untu& mempelajari latar bela&ang (sejara ) organisasi% Dalam mempelajari latar bela&ang organisasi" peran#ang !apat mengevaluasi apa&a sistem yang !iingin&an a&an tetap sama seperti sistem yang se!ang berjalan atau&a meng arus&an untu& menga!a&an peruba an stru&tur% Strategi pengembangan !an implementasi arus !iganti atau ti!a& tergantung pa!a !ampa& !ari sistem yang !iaju&an a&an mempunyai &e&uatan untu& menguba stru&tur sistem yang se!ang berjalan atau ti!a&% ,i at gbr% /%6 tersebut !iatas% Pendekatan Soft S!stem Pa!a pertenga an ta un 0234" C e#&lan!(0270) !an &oleganya pengembang&an pen!e&atan yang !i!esain untu& membantu pengambil &eputusan untu& mempelajari tentang !an pema aman yang lebi !ari problem stru&tur yang &urang bai&% Mere&a

menyebutnya pen!e&atan 8so$t5system met o!ology9 (SSM)% Disebut SSM &arena $o&usnya pa!a learning (pembelajaran) !an innovation (inovasi) pa!a situasi masala (problem)% Mere&a membe!a&an pen!e&atan mere&a !ari pen!e&atan : ar! system: !engan asumsi itu (terutama se&ali pembuat &eputusan) mempunyai tujuan spesi$i& !an mema ami substansi solusi masala nya% SSM melibat&an tuju lang&a yaitu ( 0% ;e#ogni<e t e problem situation (pengenalan ter a!ap situasi masala ) 1% =>ample o$ problem situation (#onto !ari situasi masala ) /% Pro!u#e root !e$initions o$ relevant systems (!e$inisi&an asil utama sistem yang elevan) 6% Develop #on#eptual mo!els o$ relevant systems (&embang&an mo!el &onseptual system yang relevan) ?% Compare #on#eptual mo!els wit problem situation (Ban!ing&an mo!el &onseptual !engan situasi masala ) @% I!enti$y !esirable an! $easible # anges (i!enti$i&asi &einginan !an peruba an yang mung&in) 3% *a&e a#tion to improve situation (la&u&an a&si untu& perbai&an situasi)

gbr%/%? ,ang&a utama !alam meto!ologi so$t5systems

gbr%/%@ Meto!olo!i prototyping untu& pengembangan sistem Pendekatan Ketidaktentuan "#ontingen$!% 0% Dampa& Sistem sosial (So#ial Systems Impa#t) 1% Dampa& Sistem *ugas (*as& Systems Impa#t) /% .&uran Sistem (System Si<e) 6% Penggunaan &omponen sama (Commonality) ?% Keti!a&pastian Kebutu an (;eAuirement .n#ertainty) @% Keti!a&pastian *e&nologi (*e# nologi#al .n#ertainty) Taha& E'aluasi Proses Pengembangan Sistem Kualitas pengembangan sistem a&an bergantung pa!a bagaimana &eterlibatan (tanggapan) sta&e ol!er ter a!ap proye& pengembangan sistem yang se!ang !itangani% Bi&a Au!itor mengambil bagian !alam proses pengembangan sistem" mere&a a&an merupa&an bagian !ari pertimbangan pengambilan &eputusan &elompo& sta&e ol!er tentang pengara an terbai& ter a!ap isu5isu yang a!a bagi pengembangan sistem% Bi&a" pa!a sisi lain" mere&a mela&sana&an juga tinjauan ulang (e> post view) ter a!ap sistem yang spesi$i& atau proses pengembangan sistem se#ara umum" mere&a a&an mengevaluasi bagaimana sta&e ol!er mengara &an isu5isu yang a!a tersebut !an bagaimana pengaru nya setela sistem !i &embang&an% Pa!a uraian beri&ut a&an !ijelas&an tugas yang arus !i &erja&an !an &ontrol (pengen!alaian) yang mung&in #u&up penting !alam 0/ $ase utama pengembangan sistem" yaitu ( 0% De$inisi Peluang !an *antangan

1% Proses Peruba an Manajemen /% Penilaian Kelaya&an !an Masu&an 6% Analisis Sistem yang Se!ang Berjalan (=>isting System) ?% Perumusan Kebutu an Strategis @% Crganisasi !an ;an#angan Kerja (Bob) 3% Desain Sistem Pengola an In$ormasi 7% Pengembangan !an Penga!aan So$tware Apli&asi 2% Penga!aan +ar!ware D So$tware Sistem 04% Pengembangan Prose!ur 00% Pengetesan Penerimaan 01% Konversi 0/% Cperasional !an Pemeli araan Dalam tiap $ase" &ita arus mempertimbang&an bagaimana mela&u&an itu semua mung&in berbe!a" tergantung pa!a tugas sistem !an !ampa& sosial" u&uran sistem" &omponen sistem" !an &ebutu an !an ling&up &eti!a&pastian te&nologi sistem% Kita juga arus mempertimbang&an bagaiamana mela&u&an &ontrol yang berbe!a tergantung pa!a level $a#tor &eti!a&tentuan ini% *ujuan &ita a!ala untu& membangun $asilitas yang sama pa!a pemili an mo!el normati$ yang bai& !ari proses pengembangan sistem itu" Au!itor !apat mela&u&annya selama pengumpulan $a&ta !an evaluasi pe&erjaan D tugas% I% De$inisi Peluang atau Kesempatan Sistem in$ormasi !apat !i&embang&an untu& membantu meme#a &an masala atau untu& memperluas peluang (&esempatan)% Peluang (&esempatan) !an tantangan itu bole ja!i !apat !ipe#a &an untu& !u&ungan sistem in$ormasi yang !apat !i&enali !engan !ua #ara yaitu ( mere&a !apat memi&ir&an seluru ubungan proses $ormal !engan penyiapan ren#ana sistem in$ormasi% mere&a !apat memi&ir&annya se#ara &ebetulan% Selama $ase pen!e$inisian peluang D &esempatan" sta&e ol!er arus men#oba terbu&a untu& mema ami bersama persoalan atau &esempatan yang ingin !irai % A!ala peluang atau &esempatan yang bai& atau ti!a&E" mempunyai impli&asi &e#il atau besar ter a!ap personalE" A&an&a solusi mempunyai !ampa& yang besar pa!a stru&tur organisasi !an jobE" A&an&a te&nologi baru ampir !apat !ipasti&an !ibutu &an untu& men!u&ung solusi yang mung&inE%

II% Proses Peruba an Manajemen Proses peruba an manajemen !ila&u&an se#ara paralel untu& semua $ase% Proses peruba an !imulai !engan inisialisasi &onsep sistem !an berlanjut sampai !engan sistem yang baru berjalan !an organisasi !apat menyesuai&an !engan sistem yang baru tersebut% Proses peruba an manajemen melibat&an !ua tugas utama" yaitu ( 0% Pengaturan proye& ( penganggaran (bu!geting)" laporan & usus D penge#ualian e>#eption reporting)" pemeri&saan (# e#&points)" !an user signo$$s% 1% Peruba an $asilitas a!ala aspe& pengembangan sistem &ritis yang mung&in !apat mempengaru i stru&tur organisasi !an job% Mo!el pan!angan se&arang untu& peruba an $asilitas !alam pemeli araan proses pengembangan sistem antara lain mo!el yang !i&emu&a&an ole ,ewinDS# ein atau KolbDFrolman ( Tiga akti'itas utama !ang dibutuhkan dalam &erubahan fasilitas adalah (

Selama $ase ini" au!itor arus mengevaluasi &ualitas pembuatan &eputusan tentang pengaturan proye& !an peruba an $asilitas (&emu!a an) %

gbr%/%3 Pengaturan proses peruba an selama pengembangan system III% P=GI,AIAG K=,A-AKAG DAG MAS.KAG

*ujuan !ari $ase penilaian &elaya&an !an masu&an a!ala untu& memperole &omitmen peruba an !an mengevaluasi apa&a solusi peng ematan biaya memung&in&an untu& mengara &an peluang !an tantangan yang su!a ber asil !i i!enti$i&asi% Pertimbangan" pertama" sebua situasi !imana peluang atau masala (tantangan) su!a !i&enali ole &elompo& pema&ai (user)% Mere&a ya&in" mere&a !apat meran#ang !an mengimplementasi&an sebua solusi yang !iguna&an !engan ba asa ting&at tinggi% Sistem yang !iaju&an a&an mempunyai si!e e$e& D !ampa& &e#il &epa!a organisasi" ti!a& a&an mempengaru i material !ari su!ut pan!ang &eseluru an organisasi% Pa!a situasi ini" user arus selalu !i beri motivasi untu& mela&u&an peruba an% Selanjutnya" a&tivitas untu& memenu i &esu&sesan masu&an a!ala ti!a& perlu atau &e#il% Pertimbangan lain" sebua situasi !imana solusi potensi a&an mempunyai !ampa& yang luas pa!a &eseluru an organisasi% A&tivitas untu& memenu i &esu&sesan masu&an se&arang a!ala &ritis% Pro$esional system in$ormasi arus men#ari untu& menetap&an !irinya sebagai legitimasi agen peruba an antar sta&e ol!er% Selanjutnya" mere&a arus men#ari untu& membantu antar sta&e ol!er sebua &omitem untu& peruba an% Bi&a solusinya potensial a&an mempunyai !ampa& yang penting (signi$i#ant) pa!a tugas !an sistem so#ial" sebua !orongan !ari analisis &olaborasi !an evaluasi antar sta&e ol!er arus !ibangun% Bi&a masu&an su&ses" peran#ang &emu!ian !apat menyelesai&an suatu stu!i persiapan untu& mengevaluasi &elaya&an sistem baru mengguna&an empat &riteria (li at gbr%/%7)" yaitu ( 0% Kelaya&an *e&ni& (*e# ni#al Feasibility) 1% Kelaya&an Cperasional (Cperational Feasibility) /% Kelaya&an =&onomi (=#onomi# Feasibility) 6% Kelaya&an Perila&u (be avioral $easibility)

gbr%/%7 Kriteria &elaya&an untu& pengembangan sistem

IV% AGA,ISIS SIS*=M -AG) S=DAG) B=;BA,AG (=HIS*IG) S-S*=M) Keti&a sistem baru !iaju&an" !alam beberapa &asus ia a&an mengganti&an system yang se!ang berjalan% *enaga D $i&iran Peran#ang !ibutu &an untu& mema ami sistem yang se!ang berjalan (e>isting system)% Bi&a mere&a meng en!a&i untu& mela&sana&an pe&erjaan !engan &ualitas yang tinggi (bai&) !alam pengembangan !an pengimplementasian sistem yang baru (li at gbr%/%2)%

)br%/%2 Kea!aan e>isting system !apat mempengaru i (memberi e$e&) ter a!ap sistem yang baru Analisis penggunaan e>isting system melibat&an !ua tugas utama" yaitu ( 0% Stu!i ter a!ap sejara perusa aan" stru&tur organisasi !an #ultur (bu!aya) 1% Stu!i pro!u& yang a!a !an aliran in$ormasi Pa!a ta ap stu!i ter a!ap sejara perusa aan !an stu&tur organisasi" au!itor arus &onsen !engan evaluasi &eputusan peran#ang pa!a( 0% Apa&a mere&a membutu &an untu& mempelajari sejara organisasi sampai !engan se&arang" stru&tur !an &ultur 1% Bi&a ya" apa&a aspe& yang !ibutu &an mere&a untu& !ipelajari /% Beri&an pili an aspe& yang !ipelajari" ting&atan untu& !imana mere&a mempunyai sesuatu untu& pemeri&saan% Seperti peran#ang" au!itor a&an mempunyai pertimbangan &ea!aan !imana &eputusan !i buat !an re$le&si pa!a pili an yang mere&a ambil% Mere&a !apat melanjut&an erban!ingan" pili an peran#ang berlawanan !engan yang mere&a mili&i untu& mengevaluasi impli&asi !ari &emiripan !an perbe!aan si&ap au!it% V% P=;.M.SAG K=B.*.+AG S*;A*=)IS Kebutu an strategis untu& sebua sistem yang spesi$i& se#ara &eseluru an sasaran !an tujuan sistemnya arus terpenu i% Biasanya mung&in masi &urang jelas"

sebagai #onto 8mening&at&an &e&ayaan pemegang sa am9 atau yang lebi spesi$i#" 8mengurangi utasi sta$$ !i bagian penjualan sebesar /4I9% Kebutu an strategis a!ala !asar i!enti$i&asi untu& mema ami sistem yang a!a atau mema ami peluang untu& mening&at&an &inerja tugas !an &ualitas pe&erjaan% Au!itor a&an &onsen untu& meli at ran#angan system" itu penting agar &ebutu an strategis jelas untu& &ualitas &erja ran#angan beri&utnya% Bi&a sistem yang !iaju&an a&an mempunyai !ampa& perila&u substansil" mere&a a&an menguji !an mengevaluasi prose!ur yang !iguna&an ole sta&e ol!er untu& memperole persetujuan pa!a &ebutu an strategis% Bi&a sistem ti!a& mempunyai !ampa& substansil" mere&a a&an menguji !an mengevaluasi prose!ur5prose!ur yang !iguna&an untu& membantu &lari$i&asi &ebutu an strategis% VI% C;)AGISASI DAG ;AGCAG)AG K=;BA (BCB ) Dalam beberapa &asus" penyelesaian pili an &ebutu an strategis untu& sistem a&an memerlu&an ran#angan awal (initial !esign) atau ran#angan ulang (re!esign) stru&tur organisasi !an job% Dalam pemili an stru&tur organisasi !an ran#angan job suatu bagian organisasi a&an e$e&ti$ melalui usulan pengajuan sistem" banya& $a&tor yang !apat !ipertimbang&an% Dalam jang&a pen!e&" !esain stu&tur organisasi !an job merupa&an a&tivitas yang &omple&% Bi&a au!itor menilai sistem yang !iaju&an a&an mempunyai !ampa& ter a!ap stru&tur organisasi !an job" ma&a mere&a a&an &onsen untu& meli at masu&an (a!vis) yang ber&ualitas yang !iberi&an ole tim pengembangan sistem% VII% D=SAIG SIS*=M P=G)C,A+AG IGFC;MASI Keti&a mengevaluasi $ase !esain sistem pengola an in$ormasi" sala satu !ari partisipan !alam proses !esain atau !alam postimplementation atau meneliti &apasitas se#ara mum" ma&a au!itor arus memeri&a enam a&tivitas utama (li at gbr% /%04)" yaitu ( 0% Memun#ul&an &ebutu an se#ara !etil (eli#itation o$ !etaile! reAuirements) 1% Desain aliran !ata D in$ormasi (!esign o$ t e !ata D in$ormation $low) /% Desain !atabase (!esign o$ t e !atabase) 6% Desain ubungan !engan user (!esign o$ t e user inter$a#e) ?% Desain $isi& (p ysi#al !esign) !an @% Desain !an a&uisisi ar!ware !an plat$orm system so$tware (!esign an! a#Auisition o$ t e ar!ware D system so$tware plat$orm%

)br%/%04 A&tivitas utama !alam !esain sistem pengola an

VIII% P=G)=MBAG)AG DAG P=G)ADAAG SCF*'A;= AP,IKASI Au!itor arus mempunyai &onsentrasi selama a&uisisi !an $ase pengembangan% Bi&a apli&asi sDw tera&uisisi" mere&a a&an &onsen tentang pemenu an spesi$i&asi &ebutu an yang !ise!ia&an untu& ven!or" &ualitas prose!ur yang !iguna&an untu& mengevaluasi sDw" !ll (li at gbr%/%00)%

)br%/%00 Konsen au!it selama a&uisisi Dw atau sDw IH% AK.ISISI (P=G)ADAAG) +A;D'A;= D SCF*'A;= SIS*=M Bi&a Dw baru atau sDw sistem meng arus&an membeli untu& men!u&ung apli&asi sistem yang baru" ma&a arus mengaju&an permintaan agar !ise!ia&an D !i la&u&an pembelian% u!itor a&an memeri&sa penga!aan Dw !an sDw tersebut% H% P=G)=MBAG)AG P;CS=D.; Pengembangan prose!ur melibat&an empat tugas utama yaitu ( 0% Desain o$ pro#e!ures

1% *esting o$ pro#e!ures /% Implementation o$ pro#e!ures !an 6% Do#umentation o$ pro#e!ures HI% P=G)=*=SAG P=G=;IMAAG *er!apat empat tipe pengetesan masu&an yaitu (li at gbr%/%01) ( 0% Program *esting 1% System *esting /% .ser *esting 6% Juality assuran#e *esting

)br%/%01 'ilaya pengetesan HII% KCGV=;SI *er!apat / jenis &onversi (li at gbr%/%0/) ( 0% Abrupt # angeover (tiba5tiba Dse&aligus) 1% P ase! # angeover (berta ap) /% Parallel # angeover

)br%/%0/ Strategi Konversi HIII% CP=;ASICGA, DAG P=M=,I+A;AAG Selama $ase operasional !an pemeli araan" sistem baru !ijalan&an sebagai pro!u& !ari sistem% Pemeli araan men#a&up ( 0% ;epair Maintenan#e (pemeli araan perbai&an) 1% A!aptive Maintenan#e !an (pemeli araan penyesuaian) /% Per$e#tive maintenan#e (pemeli araan penyempurnaan)