Anda di halaman 1dari 6

PKPU PROGRAM KEMANUSIAAN PEMBERDAYAAN UMMAT

INSTRUKSI KERJA
ARSIP DOKUMEN KEUANGAN
No. Dok : IK KEU 01.02

No. Revisi : 01

Jabatan
Dibuat oleh

Staf Administrasi
Keuangan

Diperiksa oleh

Manajer Keuangan dan


Akuntansi

Disetujui oleh

Manajer Keuangan dan


Akuntansi

Status

No Salinan

Halaman : 1 dari 6

Tgl. Berlaku :

Tanda Tangan

PKPU PROGRAM KEMANUSIAAN PEMBERDAYAAN UMMAT

INSTRUKSI KERJA
ARSIP DOKUMEN KEUANGAN
No. Dok : IK KEU 01.02

No. Revisi : 01

Tgl. Berlaku :

1.0

TUJUAN
Memberikan petunjuk dan penjelasan kepada Staf Administrasi Keuangan
dalam mengarsip data transaksi keuangan serta mengontrol formulir
keuangan. Instruksi ini bertujuan agar pelaksanaan pengarsipan dapat
dilakukan secara terstandar dan seluruh data transaksi yang diarsipkan
dapat tertelusur secara cepat dan tepat.

2.0
2.1

PELAKSANA
Staf Administrasi keuangan

3.0
3.1

DEFENISI
Arsip transaksi kas masuk
:Seluruh transaksi penerimaan baik tunai
maupun transfer. Terdiri dari:
3.1.1 FSD (Formulir Setoran Donasi)
: Bukti copy kwitansi
penyetoran tunai melaui marketer/sahabat peduli dan
penyetoran melaui bank. Bukti kwitansi setoran tunai adalah
rangkap FSD warna biru sebagai lampirannya dan bukti kwitansi
setoran melalui bank adalah bukti slip penyetoran bank atau
bukti konfirmasi via fax/email sebagai lampirannya.
3.1.2 BSZ (Bukti Setoran Zakat)
: Berbentuk kartu yang di
sahkan sebagai pengurang penghasilan kena pajak sesuai
ketentuan yang berlaku (Pasal 9 ayat (1) huruf g Undang
undang Nomor 17 tahun 200 tentang pajak penghasilan. Diisi
sesuai kadar yang berlaku, berdasarkan lampiran I keputusan
Direktur Jendral Bimas Islam dan Urusan Haji Nomor D/291
Tahun 2000 tanggal 15 Desember 2000 yang dikeluarkan oleh
PKPU untuk Donatur baik perseorangan atau perusahaan.
3.1.3 Rekening Koran : Bukti transkasi setiap rekening bank PKPU
yang dibuat dan dikirim oleh bank setiap akhir bulan dan/atau
bukti transaksi setiap rekening bank PKPU yang diprint sendiri
melalui fasilitas yang di sediakan oleh bank PKPU.

3.1.4 Transfer Internal Bank :

bukti transaksi transfer antar kas


/bank PKPU. Adapun transaksinya meliputi seluruh transaksi.

Halaman : 2 dari 6

PKPU PROGRAM KEMANUSIAAN PEMBERDAYAAN UMMAT

INSTRUKSI KERJA
ARSIP DOKUMEN KEUANGAN
No. Dok : IK KEU 01.02

3.2

No. Revisi : 01

Tgl. Berlaku :

Arsip transaksi kas keluar : Bukti copy kwitansi pengeluaran tunai dan
pengeluaran transfer via bank. Bukti kwitansi kas
keluar
tunai
dilampirkan
bukti
pembelanjaan/kwitansi dari eksternal, Lembar
pertanggungjawaban
dll.
Sedangkan
bukti
Kwitansi kas keluar via bank akan dilampirkan
dengan
bukti
slip
setoran/transfer
bank.
Transaksi Kas keluar terdiri dari:
3.2.1 Pengeluaran Reguler: Seluruh transaksi pengeluaran atau
penyaluran dana PKPU yang menggunakan dana Zakat, Infaq,
Shodaqoh, Wakaf, Non halal. Serta pengeluaran Laporan
Pertanggungjawaban.
3.2.2 Pengeluaran Amil: Seluruh transaksi pengeluaran atau
penyaluran dana PKPU yang menggunakan dana Amil.
3.2.3 Laporan Pertanggungjawaban: Seluruh Transaksi laporan
pertanggungjawaban karyawan dari setiap pelaksanaan
program kegiatan maupun transaksi lainnya yang sebelumnya
diberikan dalam bentuk uang muka karyawan, baik LPJ yang
memiliki kelebihan dana penyaluran maupun kekurangan
penyaluran.
3.2.4 Transaksi Uang Muka Karyawan: Seluruh transaksi Uang
Muka karyawan baik transaksi program kegiatan maupun
pengeluaran lainnya baik menggunakan dana infaq, shodaqoh
dll.
3.2.5 RAK (Rekening Antar Kantor):
Seluruh
Transaksi
Penyaluran Antar Kantor /Cabang PKPU. Dimana setiap
transaksi programnya harus di pertanggungjawabkan oleh
cabang. Karena transaksi ini oleh cabang di anggap sebagai
transaksi Uang Muka.
3.2.6 Transfer Bank (Tunai): Seluruh transaksi yang dibayarkan
kepada rekening tujuan dan disetorkan secara tunai
3.2.7 Transfer Bank (Antar Bank): Seluruh transaksi yang
dibayarkan kepada rekening tujuan dan bayarkan melalui
Internet banking.

4.0

Pengarsipan Kas Masuk dan Kas Keluar:


4.1 Kas Masuk
4.1.1 FSD (Formulir Setoran Donasi) : di Arsip berdasarkan no FSD
4.1.2 BSZ (Bukti Setoran Zakat):
4.1.3 Rekening Koran : di arsip berdasarkan no rekening dalam
masing-masing folder.
4.1.4 Transfer Internal Bank: di arsip berdasarkan no KK pada folder
Transfer Intern.
4.2 Kas keluar
Halaman : 3 dari 6

PKPU PROGRAM KEMANUSIAAN PEMBERDAYAAN UMMAT

INSTRUKSI KERJA
ARSIP DOKUMEN KEUANGAN
No. Dok : IK KEU 01.02

No. Revisi : 01

Tgl. Berlaku :

4.2.1 Pengeluaran

4.2.2

4.2.3
4.2.4
4.2.5

Reguler, Pengeluaran
Amil dan Laporan
Pertanggungjawaban. Arsip transaksi penyaluran reguler,
penyaluran amil dan laporan pertanggungjawaban di arsip
dalam folder yang sama, karena nomor transaksinya
menggunakan no transaksi Kas Keluar dengan kode yang sama
dan transaksi ini merupakan transaksi yang di anggap biaya.
Contoh no KK nya adalah: KK-2013-001-KKP01-000015
Uang Muka Karyawan : Contoh nomor transaksinya sama
dengan nomor reguler, hanya saja arsipnya yang berbeda.
Tujuannya agar memudahkan pencairan arsip pada saat UM
tersebut di LPJkan.
RAK : Contoh nomor transaksinya sama dengan nomor reguler,
hanya saja arsipnya yang berbeda. Tujuannya agar
memudahkan pencairan arsip pada saat UM tersebut di LPJkan.
Transfer Bank (Tunai) : Contoh nomor transaksinya sama
dengan nomor reguler, dan di arsip pada tempat yang sama.
Transfer Bank (Antar Bank): Contoh nomor transaksinya adalah
KK-2013-BCA12-001-KKP00025 Sehingga di arsip pada tempat
yang berbeda.

5.0
5.1
5.2
5.3
5.4

PERALATAN
Lemari Arsip
Mesin Faximile
Personal Computer
Printer

6.0
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9

BAHAN-BAHAN
Kwitansi Pengeluaran Dana
Formulir Setoran Donasi
Bukti Setoran Zakat
Rekening Koran
ATK (Kertas, ballpoint, spidol, papper clip, post it)
Folder Arsip
Rak buku
Label nomor kwitansi
Bahan perekat

7.0
URAIAN INSTRUKSI
7.1
Arsip Kas Masuk
7.1.1 Pilah dan urutkan kwitansi kas masuk dari nomor yang terkecil sampai ke
nomor yang terbesar (contoh KM-2013-001-KKP00001 s.d. KM-2013-001KKP00010).
7.1.2 Masukkan kedalam folder Arsip bulan berjalan.
Halaman : 4 dari 6

PKPU PROGRAM KEMANUSIAAN PEMBERDAYAAN UMMAT

INSTRUKSI KERJA
ARSIP DOKUMEN KEUANGAN
No. Dok : IK KEU 01.02

No. Revisi : 01

Tgl. Berlaku :

7.1.3 Pasang label Nomor Kwitansi pada folder Arsip.


7.1.4 Simpan di lemari arsip tahun berjalan.
7.2
Arsip Kas Keluar dan Kwitansi Transfer Intern Bank
7.2.1 Pilah dan urutkan kwitansi kas keluar dari nomor yang terkecil sampai ke
nomor yang terbesar (contoh KK-2013-001-KKP00001 s.d. KK-2013-001KKP00010). dan bukti Transfer Intern Bank diberikan nomor berbeda baik KK
maupun KM (contoh KK-2013- 26-0001 atau KM-2013-39-00030).
7.2.2 Sertakan bukti transfer baik tunai maupun antar bank ke dalam memonya.
7.2.3 Masukkan kedalam folder Arsip bulan berjalan.
7.2.4 Pasang label Nomor Kwitansi pada folder Arsip.
7.2.5 Simpan di lemari arsip tahun berjalan.
7.3
7.3.1
7.3.2
7.3.3

Arsip Bukti Setor Zakat (BSZ)


Urutkan BSZ berdasarkan tanggal pembuatannya.
Masukkan Ke dalam folder arsip bulan berjalan.
Simpan di lemari arsip tahun berjalan.

7.4
Arsip Rekening Koran
7.4.1 Urutkan dan kelompokkan rekening koran yang diterima berdasarkan bulan
terbitnya atau tanggal printnya. (setelah tansaksinya dicatat dan dientry ke
system keuangan oleh staf entry).
7.4.2 Catat dalam buku rekening koran setiap bulannya.
7.4.3 Masukkan ke dalam folder rekening Koran bulan berjalan.
7.4.4 Simpan di lemari arsip tahun berjalan.
7.5
Penerimaan FSD
7.5.1 Ajukan permintaan pengadaan Buku FSD ke Divisi Layanan Pendukung.
Stok FSD minimum yang harus tersedia dalam lemari arsip FSD adalah 20
bundel.
Pengajuan FSD disesuaikan dengan kebutuhan. Untuk bulan regular
permintaan FSD 40 bundel, untuk bulan ireguler seperti ramadhan dan
qurban 80 bundel.
7.5.2 Terima dan catat jumlah dan nomor FSD.
7.5.3 Buat Formulir Pengendalian FSD.
7.5.4 Simpan dalam lemari stok FSD.
7.6
Pengeluaran FSD
7.6.1 Layani permintaan FSD dari marketer/Sahabat Peduli (SP).
Pengajuan FSD kemali jika FSD yang lama telah habis terpakai.

Halaman : 5 dari 6

PKPU PROGRAM KEMANUSIAAN PEMBERDAYAAN UMMAT

INSTRUKSI KERJA
ARSIP DOKUMEN KEUANGAN
No. Dok : IK KEU 01.02

No. Revisi : 01

Tgl. Berlaku :

Marketer/Sahabat Peduli harus mengisi formulir pengendalian FSD diarsip


oleh staf administrasi keuangan untuk FSD yang telah di ambil
sebelumnya.
Marketer/Sahabat Peduli harus mengembalikan FSD yang tidak terpakai
karena rusak.
Marketer/Sahabat Peduli yang menghilangkan FSD baik secara sengaja
maupun tidak disengaja maka akan diberikan sanksi sesuai peraturan
yang berlaku di PKPU.
7.6.2 Catat dalam formulir pengendalian FSD.
7.7
Pelaporan Pengendalian FSD
7.7.1 Buat Laporan Pengendalian FSD setiap bulannnya.
7.7.2 Serahkan Laporan Pengendalian FSD ke Manajer Keuangan setiap satu bulan
sekali pada akhir bulan.
7.7.3 Lakukan pengecekan ke marketer/Sahabat Peduli setiap bulan.
7.7.4 Cek persedian/stok buku FSD setiap seminggu sekali.
7.0
7.1

RIWAYAT PERUBAHAN
Terbitan Kedua

Halaman : 6 dari 6