MODUL X MENGEMBANGKAN SOLUSI BISNIS /TI

BAGIAN I: MENGEMBANGKAN SISTEM BISNIS I.1 Pengembangan Sistem Informasi Ketika pendekatan sistem untuk menyelesaikan masalah diterapkan untuk pengembangan solusi sistem informasi terhadap masalah bisnis, maka hal ini disebut sebagai pengembangan sistem informasi (information system development) atau pengembangan aplikasi (application development). I.2 Pendekatan Sistem Pendekatan sistem (system approach) untuk menyelesaikan masalah menggunakan orientasi sistem untuk mereumuskan masalah dan peluang, serta mengembangkan solusi. Menganalisis masalah dan memformulasikan solusi, melibatkan aktivitas yang saling berhubungan di bawah ini: 1. Kenali dan rumuskan masalah atau peluang dengan menggunakan pemikiran sistem. . Kembangkan dan evaluasi alternatif solusi sistem. !. Pilih solusi sistem yang memenuhi persyaratan "nda. #. $esain solusi sistem yang dipilih. %. &mplementasikan dan evaluasi kesuksesan sistem yang telah didesain. Pemikiran Sistem (System Thinking Konsultan mana'emen dan penulis, Peter (enge menyebut pemikiran sistem sebagai the fifth dicipline (disiplin kelima). (enge mengungkapkan bahwa menguasai pemikiran sistem (bersamaan dengan disiplin penguasaan diri, model mental, visi bersama, dan pembela'aran tim) merupakan hal yang vital untuk pemenuhan pribadi dan sukses berbisnis di dunia yang selalu berubah. &nti dari pemikiran sistem adalah )melihat hutan dan pohon*pohonnya) di situasi apapun dengan: * * Melihat hubungan internal antarsistem ketimbang mata rantai sebab akibat ketika sesuatu ter'adi. Melihat proses perubahan anatarsistem ketimbang memisahkan )potret) perubahan, ketika perubahan itu ter'adi.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR - UMB

Yusuf Durachman M.Sc,MIT Sistem Informasi

I.! Sik"#s Pengembangan Sistem Menggunakan pendekatan sistem untuk mengembangkan solusi sistem informasi dpaat dipandang sebagai proses multilangkah. (iklus pengembangan sistem informasi (information systems development cycle), yang 'uga dikenal dengan sebutan siklus hidup pengembangan sistem (systems development life cycle+($,-). (iklus ini meliputi tahap*tahap: a. &nvestigasi b. "nalisis .. $esain d. &mplementasi e. Pemeliharaan I.$ Pemb#atan Prototi%e Pembuatan prototipe (prototyping) adalah pengembangan yang .epat dan pengu'ian terhadap model ker'a atau prototipe, dari aplikasi baru dalam proses yang interaktif dan berulang*ulang dan bisa digunakan oleh ahli sistem informasi dan praktisi bisnis. Pembuatan prototipe membuat proses pengembangan lebih .epat dan lebih mudah, khususnya untuk proyek di mana persyaratan pemakai sulit untuk dirumuskan. Karena itulah pembuatan prototipe terkadang disebut 'uga desain aplikasi .epat (rapid application design/0"$). -ontoh proses pengembangan sistem berbasis prototipe untuk aplikasi bisnis: 1. Tim. 1eberapa pemakai akhir dan pengenbang sistem informasi membentuk tim untuk mengembangkan aplikasi bisnis. 2. Skematis. $esain skematis prototipe awal dikembangkan. !. Prototi%e. (kematis diubah men'adi prototipe tun'un*dan*klik sederhana dengan menggunakan alat pembuat prototipe. $. Presentasi. 1eberapa koneksi rutin dan layar disa'ikan ke pemakai. &. Tangga%an (feedback . (etelah tim menerima tanggapan dari pemakai, prototiep diulangi. '. Kons#"tasi. yang ada. (. Pen)e"esaian. Prototipe dikonversi men'adi aplikasi akhir. Konsultasi dilakukan dengan konsultan 2& untuk mengidentifikasi perbaikan potensial dan kesesuaian dengan standar

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR - UMB

Yusuf Durachman M.Sc,MIT Sistem Informasi

*. Penerimaan. Para pemakai akhir menin'au dan menerima sistem bisnis yang baru. +. Insta"asi. (oftware bisnis yang baru diinstal pada server 'aringan. I.& Mem#"ai Proses Pengembangan Sistem Karena proses pengembangan bisa memakan biaya besar, tahap investigasi sistem biasanya membutuhkan studi awal terlebih dahulu yang disebut studi kelayakan (feasibility study). (tudi kelayakan adalah studi awal untuk merumuskan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan sumberdaya, biaya, manfaat dan kelayakan proyek yang diusulkan. 3adi, tu'uan studi kelayakan adalah untuk mengevaluasi solusi sistem alternatif dan untuk mengusulkan aplikasi bisnis yang paling layak dan paling diidnginkan untuk dikembangkan. Kelayakan usulan sistem bisnis dapat dievaluasi dalam empat kategori besar: 1. Kelayakan 4rganisasional (eberapa baik sistem yang diusulkan mendukung prioritas bisnis perusahaan . Kelayakan 5konomi * * * * Pengh'ematan biaya Peningkatan pendapatan Pengurangan investasi yang diperlukan Peningkatan keuntungan Kemampuan, keandalan dan ketersediaan hardware, software dan 'aringan #. Kelayakan 4perasional * * * Penerimaan karyawan, pelanggan dan pemasok $ukungan mana'emen Persyaratan pemerintah dan persyaratan lainnya

!. Kelayakan 2eknis

-ontoh*.ontoh bagaimana studi kelayakan dapat mengukur kelayakan sistem ecommerce yang diusulkan untuk bisnis: 1. Kelayakan 4rgaisasional (eberapa baik sistem e-commerce yang diusulkan sesuai dengan ren.ana perusahaan untuk mengembangkan sistem keunagan, pemasaran dan pen'ualan berbasis 6eb.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR - UMB

Yusuf Durachman M.Sc,MIT Sistem Informasi

. Kelayakan 5konomi * * * * Penghematan biaya tenaga ker'a Peningkatan pendapatan pen'ualan Pengurangan investasi persediaan Peningkatan keuntungan Kemampuan, keandalan dan ketersediaan hardware, software dan 'aingan layanan mana'emen. #. Kelayakan 4perasional * * * Penerimaan karyawan $ukungan mana'emen Penerimaan pelanggan dan pemasok Ana"isis Bia)a,Manfaat (Cost/Benefit Analysis 3ika biaya dan manfaat dapat dihitung, maka disebut biaya berwu'ud (tangible), sedangkan 'ika tidak dapat diukur, maka disebut biaya tidak berwu'ud (intangible). -ontoh dari biaya berwu'ud ialah biaya hardware dan software, ga'i pegawai dan lain*lain. -ontoh dari biaya tidak berwu'ud ialah hilangnya niat baik pelanggan atau moral karyawan yang disebabkan kekeliruan dan gangguan instalasi sistem baru. 1erikut ini ialah manfaat dan .ontoh*.ontoh dari sistem yang baru: Manfaat 1erwu'ud 1. Peningkatan pen'uala dan laba, .ontohnya pengembangan produk berbasis 2&. . Pengurangan biaya pemrosesan informasi, .ontohnya penghapusan dokumen yang tidak perlu. !. Pengurangan biaya operasional, .ontohnya pengurangan biaya penyimpanan persediaan. #. Pengurangan investasi yang dibutuhkan, .ontohnya pengurangan investasi yang dibutuhkan untuk persediaan. %. Peningkatan efisiensi operasional, .ontohnya lebih sedikit barang yang .a.at, terbuang dan waktu menganggur.

!. Kelayakan 2eknis

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR - UMB

Yusuf Durachman M.Sc,MIT Sistem Informasi

Manfaat 2idak 1erwu'ud 1. Perbaikan ketersediaan informasi, .ontohnya informasi lebiha kurat dan tepat waktu. . Perbaikan kemampuan analisa, .ontohnya 4,"P dan penambangan data. !. Perbaikan layanan pelanggan, .ontohnya tanggapan layanan yang lebih tepat waktu. #. Perbaikan moral karyawan, .ontohnya penghapusan tugas ker'a yang merepotkan. %. Perbaikan pengambilan keputusan mana'emen, .ontohnya analisis keputusan dan informasi yang lebih baik. 7. Perbaikan pelanggan. 8. Perbaikan .itra bisnis, .ontohnya pelanggan, pemasok dan investor memiliki .itra yang progresif terhadap perusahaan. I.' Ana"isis Sistem "nalisis sistem merupakan studi mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional (functional requirement) yang digunakan sebagai dasar untuk meran.ang sistem informasi baru. "nalisis sistem se.ara tradisonal melibatkan studi yang rin.i mengenai: &nformasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pemakai akhir seperti "nda sendiri. "ktivitas, sumberdaya dan produk dari satu atau lebih sistem informasi yangs aat inbi digunakan. Kemampuan sistem informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan informasi "nda dan pemilik kepentingan bisnis lainnya yang meungkin menggunakan sistem ini. Ana"isis -rganisasiona" Para anggota tim pengembangan harus mengathui tentang organisasinya, struktur mana'emen, orang*orang, aktivitas bisnis, sistem lingkungan yang terkait dan sistem informasi terbaru agar pengembangan sistem dapat ber'alan dengan baik. posisi kompetitif, .ontohnya sistem yang mengun.i

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR - UMB

Yusuf Durachman M.Sc,MIT Sistem Informasi

Ana"isis Pers)aratan .#ngsiona" Persyaratan fungsional (functional requirement) merupakan persyaratan informasi pemakai akhir yang tidak berkaitan dengan hardware, software, 'aringan data dan sumberdaya yang saat ini digunakan oleh pemakai akhir atau akan digunakan dalam sistem yang baru. -ontoh persyaratan fungsional dari sistem e-commerce yang diusulkan untuk segbuah bisnis: 1. Persyaratan Interface Pemakai 5ntri otomatis ke data produk dan layanan entri data yang mudah digunakan bagi para pelanggan 6eb. . Persyaratan Pemrosesan Perhitungan otomatis yang .epat mengenai 'umlah pen'ualan total dan biaya pengiriman. !. Persyaratan Penyimpanan Penarikan dan pembaruan data se.ara .epat dari database produk, harga dan pelanggan. #. Persyaratan Pengendalian 1erbagai sinyal untuk kesalahan entri dan konfirmasi e*mail yang .epat bagi para pelanggan. I.( /esain Sistem $esain sistem (system design) menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tu'uan tersebut. $esain sistem terdiri dari akivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangakan dalam proses analisis sistem. /esain Interface Pemakai "ktivitas desain interface pemakai berfokus pada dukungan interaksi antara pemakai akhir dan aplikasi berbasis komputer. Para peran.ang memfokuskan pada bentuk desain yang menarik dan efisien dari input dan output pemakai. (eperti halaman 6eb intranet dan internet yang mudah digunakan.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR - UMB

Yusuf Durachman M.Sc,MIT Sistem Informasi

S%esifikasi Sistem (pesifikasi sistem (system specifications) memformulasikan desain metode interface pemakai dan peoduk aplikasi, struktur database, serta pemrosesan dan prosedur pengendalian. 4leh karena itu, peran.ang sistem akan sering mengembangkan hardware, software, 'aringan, data dan spesifikasi personel untuk sistem yang diusulkan. I.* Pengembangan Pemakai Ak0ir $alam siklus pengembangan sistem tradisional, user berperan sebagai pemakai akhir bisnis, mirip seperti pelanggan atau klien. 1iasanya, user meminta sistem baru atau sistem yang lebih baik untuk men'awab pertanyaan tentang kebutuhan informasi spesifik user dan masalah pemrosesan informasi, dan menyediakan informasi mengenai sistem bisnis user yang ada saat ini. Praktisi (& beker'a dengan user untuk menganalisis masalahnya dan menyarankan solusi alternatif. (aat user menyetu'ui alternatif terbaik, maka alternatif itu diran.ang dan diterapkan. $i sini user akan terlibat lagi dalam proses peran.angan prototipe atau men'adi tim pengimplementasian bersama dengan para ahli (&. "kan tetapi, pada pengembangan pemakai akhir (end user development), praktisi (& memainkan peran sebagai konsultan, sementara user melakukan pengembangan aplikasi user sendiri. Kadang*kadang staf dari konsultan pemakai siap membantu "nda dan pemakai akhir lainnya dalam usaha pengembangan aplikasi. 1antuan ini mungkin termasuk pelatihan penggunaan paket aplikasi9 pemilihan hardware dan software9 dampingan untuk mendapat akses ke database organisasi9 dan tentu sa'a, dampingan dalam menganalisis, meran.ang dan mengimplementasikan aplikasi bisnis 2& yang para user butuhkan. $alam pengembangan pemakai akhir, user dan praktisi bisnis lainnya dapat mengembangkan .ara baru atau .ara yang lebih baik untuk melakukan tugas user tanpa keterlibatan langsung dari ahli (&. Kemampuan pengembangan aplikasi yang dibangun pada berbagai paket software pemakai akhir (end*user) telah men'adikannya lebih mudah digunakan bagi banyak mengembangkan solusi berbasis komputer user untuk

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR - UMB

Yusuf Durachman M.Sc,MIT Sistem Informasi

BAGIAN II: MENGIMP1EMENTASIKAN SISTEM BISNIS I.1 Mengim%"ementasikan Sistem Bar# 2ahap implementasi sistem (system implementation) melibatkan pemerolehan hardware dan software, pengembangan software, pengu'ian program dan prosedur, konversi sumber data dan berbagai alternatif konversi. :al ini 'uga melibatkan pendidikan dan pelatihan pemakai akhir dan para ahli yang akan men'alankan sistem yang baru tersebut. &mplementasi dapat men'adi proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. "kan tetapi, hal ini vital dalam memastikan kesuksesan sistem yang baru dikembangkan. 4leh karena itu, proses implementasi sistem biasanya memerlukan usaha mana'emen proyek ( project management) dari para mana'er unit bisnis. Mereka harus mendukung ren.ana proyek yang men.akup tanggung 'awab ker'a, 'adwal tahap*tahap utama dari pengembangan dan anggaran keuangan. :al ini penting untuk memastikan bahwa proyek tersebut diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan, sambil tetap memenuhi tu'uan peran.angan. II.2 Gambaran 2m#m Proses Im%"ementasi 1erikut ini ialah gambaran umum proses implementasi: Ak#isisi: 5valuasi dan dapatkan sumberdaya software dan hardware serta layanan sistem informasi yang dibutuhkan. Pengembangan Soft3are: Kembangkan software yang tidak akan diperoleh dari pihak luar sebagai paket software. ,akukan modifikasi yang diperlukan terhadap paket software yang dibeli. Kon4ersi /ata: Konversi data di database perusahaan ke format data yang baru dan pengelompokkan yang disyaratkan oleh software yang baru diinstal. Pe"ati0an: $idik dan latih mana'emen, pemakai akhir, pelanggan dan pemilik kepentingan bisnis lainnya. ;unakan konsultan atau program pelatihan untuk mengembangkan kompetensi pemakai. /ok#mentasi: -atat dan komunikasikan spesifikasi sistem se.ara rin.i, termasuk prosedur untuk pemakai akhir dan personel (& serta .ontoh* .ontoh layar input dan tampilan output laporan.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR - UMB

Yusuf Durachman M.Sc,MIT Sistem Informasi

Kon4ersi: Konversi penggunaan sistem saat ini ke operasional sistem yang baru atau yang diperbaiki.

I.! Menge4a"#asi 5ard3are6 Soft3are dan 1a)anan <aktor*faktor evaluasi hardware: a. Kiner'a b. 1iaya .. Keandalan d. Kompabilitas e. 2eknologi f. 5rgonomi g. Konektivitas h. Keluasan (scalability) i. '. (oftware $ukungan

<aktor*faktor evaluasi software: a) Kualitas b) 5fisiensi .) Keamanan d) <leksibilitas e) Konektivitas f) Pemeliharaan g) $okumentasi h) :ardware <aktor*faktor evaluasi layanan sistem informasi: a. Kiner'a b. Pengembangan (istem .. Pemeliharaan d. Konversi e. Pelatihan f. -adangan (backup) g. Kemampuan "kses h. Posisi 1isnis i. '. :ardware (oftware

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR - UMB

Yusuf Durachman M.Sc,MIT Sistem Informasi

II.$ Mana7emen Per#ba0an 4rang adalah fokus utama dari mana'emen perubahan (change management) organisasi. &ni men.akup aktivitas seperti pengembangan .ara yang inovatif untuk mengukur, memotivasi dan member penghargaan atas kiner'a. 1eberapa taktik utama yang direkomendasikan oleh para ahli perubahan, antara lain: 1. ,ibatkan orang sebanyak mungkin dalam peren.anaan bisnis/2& dan pengembangan aplikasi. . 1uat perubahan konstan men'adi bagian yang diharapkan dari budaya. !. 1eritahukan ke setiap orang sebanyak mungkin mengenai segala sesuatu sebanyak mungkin, sebaiknya se.ara pribadi. #. 1erikan intensif keuangan dan pengakuan. %. 1eker'alah di dalam budaya perusahaan, bukan di sekitarnya.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR - UMB

Yusuf Durachman M.Sc,MIT Sistem Informasi