LarasBahasaSuratRasmi

laras bahasa surat rasmi
muhammed salehudin aman munsyi dewan
LARAS BAHASA SURAT RASMI

Kertas kerja ini mengandungi huraian tentang laras bahasa surat rasmi. Huraian mencakup ungkapan dan rangkai kata khusus seperti kata ganti diri, kata penggilan hormat, ungkapan yang menjadi penanda wacana serta binaan ayat dalam laras surat rasmi.
1.0
Pendahuluan Surat rasmi ialah surat yang ditulis untuk urusan rasmi. Yang dimaksudkan dengan urusan rasmi itu ialah urusan pe a!at" seperti pe a!at kera aan" " !adan !erkanun" syarikat perniagaan" pusat penga ian" dan se!againya. Ringkasnya" surat rasmi ialah surat yang !erkaitan dengan hal#hal selain hal peri!adi. Surat rasmi sangat ringkas" tegas dan terus kepada maksudnya. Surat ini ditaip dengan kemas pada kertas khas yang !er$etak dengan kepala surat atau kertas !iasa" dan lengkap dengan arak langkau satu atau dua antara !aris. Suasana yang di!a%a &leh surat rasmi adalah '&rmal dan tidak !ersaha a. Untuk itu ter!ina satu gaya atau laras !ahasa yang tersendiri.
2.0
Beberapa panduan Untuk memastikan ter!ina !ahasa surat rasmi menurut laras yang !etul dan sesuai" maka disaran !e!erapa panduan seperti yang !erikut ini( 2.1 )unalah perkataan yang senang dan mudah di'ahami. *angan gunakan perkataan yang susah (bombastic word)" yang asing + arang# arang digunakan," atau yang mengelirukan 2.2 2./ 2.0 2.1 *angan gunakan perkataan yang tidak mustahak-tidak rele.an dengan maksud surat. Susunan !ahasanya hendaklah !aik" pemilihan kata tepat" dan %a$ananya lan$ar serta li$in supaya idea dapat disampaikan dengan kemas. Ayat yang di!ina hendaklah ringkas dan mudah di'ahami. Ayat !agi menyatakan ta uk atau perkara surat hendaklah elas" dan dapat mem!ayangkan maksud surat.
2.2 2.4
3elihara tata!ahasa +m&r'&l&gi" sintaksis" semantik, dan gaya !ahasa surat rasmi. 5lakkan daripada menggunakan !ahasa yang umum" tidak tepat" tidak elas" dan mempunyai k&n&tasi (mempunyai makna lebih daripada satu) yang !&leh mengelirukan penerima-pem!a$a.
2.6
5lakkan daripada menggunakan struktur atau lengg&k gaya !ahasa asing (bahasa Inggeris). Hal ini akan men$emarkan keaslian !ahasa Melayu. )unalah gaya !ahasa Melayu yang se!enarnya dengan !etul.
2.7 2.18
)unalah tanda !a$a yang !etul dan di tempat yang %a ar. )unalah ru ukan keh&rmat yang !etul" tepat dan sesuai.
3.0
Ungkapan dan Rangkai Kata Khusus
9alam surat rasmi" aspek !ahasa merupakan aspek yang penting kerana aspek !ahasa ini dapat menim!ulkan k&munikasi !ertulis yang !erkesan. :leh itu" pemilihan kata" ungkapan dan ayat yang tepat" yang !etul dapat pula menghasilkan surat rasmi yang !aik lagi !ermutu. Hal ini merupakan satu peraturan khusus aspek !ahasa surat rasmi yang harus men adi pegangan ketika kita menulis surat. 3eraturan khusus aspek !ahasa surat ini" antara lain termasuklah penggunaan ganti nama diri" penanda tertentu" dan se!againya. /.1 3enggunaan )anti ;ama 9iri <ata ganti diri atau ganti nama ada !anyak" namun dalam surat rasmi" kita menggunakan !e!erapa antaranya saha a. /.1.1 <ata )anti 9iri 3ertama
<ata ganti nama diri &rang pertama yang sesuai digunakan dalam surat rasmi ialah saya untuk tunggal dan kami untuk amak. Bagaimanapun" ika surat ditu ukan kepada ra a pemerintah seperti Seri 3aduka Baginda Yang di#3ertuan Ag&ng" Sultan" dan se!againya gunalah nama &rang pertama yang sesuai" iaitu patik. Akan tetapi" !agi &rang !ergelar raja" tetapi !ukan pemerintah negeri" gunalah ganti nama &rang pertama !iasa( saya, kami dan lain#lain yang sesuai dengan a%atannya. /.1.2 <ata )anti 9iri <edua <ata ganti diri kedua yang sesuai untuk surat rasmi ialah tuan dan puan" menurut kesesuaian. Untuk ini" kita tidak mem!e=akan %anita !erkah%in dengan %anita !u ang> kedua#duanya diru uk dengan ganti nama kedua puan Bagimanapun" ika penerima surat &rang !ergelar" maka le!ih %a ar kita menggunakan gelarannya se!agai ganti nama &rang kedua.
Berhu!ung dengan hal ini" ada $ara penggilan h&rmat yang harus di$atatkan" mendahului gelar dan-atau namanya seperti yang !erikut ini( a. !. $. d. Ra a pemerintah( :rang kenamaan( 3erdana Menteri-<etua Menteri-Menteri Besar( ?akil Rakyat-Senat&rSetiausaha <era aan ;egeriYang Amat Berh&rmat" 9uli Yang Maha Mulia" Yang Ber!ahagia"
3enasihat Undang#Undang ;egeri( e. '. g. Yang 9ipertua ;egeri9uta Besar( <etua Hakim ;egara( Hakim( Yang Ari' Mulia," h. /.1./ :rang !iasa( Tuan-3uan. Tuan Yang Terutama" Yang Amat Ari' Yang Ari' + ika ra a. Yang Berh&rmat" + ika ra a" Yang Berh&rmat Mulia,"
<ata )anti ;ama 9iri <etiga 9alam surat rasmi" ru ukan &rang ketiga tidak rumit. )anti nama yang sesuai ialah beliau. <ata dia dapat uga digunakan" akan Ra a pemerintah dan tetapi" penggunaannya kurang s&pan.
seumpamanya se!agai &rang yang ketiga diru uk se!agai baginda, !ersama atau tanpa kata tuanku, seri paduka,dan saumpamanya.
/.1
Ungkapan <husus 9alam surat#menyurat terdapat ungkapan yang !agaikan khusus !entuknya" hingga dapat mem!entuk gaya atau laras !ahasa persuratan rasmi. Semuanya ini men adi penanda dilihat daripada !e!erapa kel&mp&k. /.2.1 3enanda Ru ukan
3enanda ru ukan di%u udkan &leh ungkapan yang meru uk perkara yang sudah !erlaku atau dise!ut" mungkin se$ara langsung mahupun se$ara tidak langsung. La=imnya digunakan pada permulaan surat. Antara $&nt&hnya( a. Meru uk perkara yang terse!ut di atas @ !. Menurut maklumat yang telah disampaikan kepada pihak kami @ $. 3er!in$angan antara 5n$ik @" pega%ai daripada @. dengan 5n$ik @." daripada @ tentang perkara terse!ut diru uk@ d. I=inkan saya meru uk @ e. Surat tuan yang !ertarikh @ diru uk. '. Terima kasih atas surat tuan yang !ertarikh @ g. Meru uk surat tuan +ru ukan, @" !ertarikh @ h. Berhu!ung dengan perenggan 2 surat tuan @ i. Sehu!ungan dengan perm&h&nan tuan untuk @ . Menurut pendapat yang dikemukakan @ k. Menurut aturan yang ditetapkan @ Selain itu" kita uga dapat menggunakan ayat yang lengkap. Misalnya( a. Suka$ita saya meru uk perkara yang terse!ut di atas. !. 3er$akapan kita temp&h hari diru uk. /.2.2 3enanda Lampiran atau 3enyertaan Ungkapan ini mem!eri sema$am tanda !aha%a disertakan sesuatu dengan surat !erkaitan. A&nt&hnya( a. @ Bersama#sama ini disertakan salinan si il dan surat akuan yang disyaratkan.
!. @ 9engan ini" saya lampirkan salinan surat yang dikehendaki. $. @ Bersama#sama ini dikemukakan surat @ d. @ Bersama#sama ini disertakan @ e. Catatan !enurut kebiasaan, tanda titik tiga (") dibubuh pada ruang tepi sebelah kiri surat sebaris dengan ayat yang menyatakan lampiran disertakan. /.2./ 3enanda Se!a!#Musa!a! 3enanda enis ini !er'ungsi menim!ulkan perkaitan peristi%a. Antara ungkapan yang la=im termasuklah( a. Berhu!ung dengan la%atan Yang Amat Berh&rmat 3erdana Menteri ke Ind&nesia" pihak a!atan ini meran$ang mengikutsertakan dua &rang %akil. !. :leh se!a! 21 hari !ulan hari Ahad" maka $uti am diganti pada hari Isnin" 22 hari !ulan. $. Atas ker asama tuan +atau :leh se!a! tuan mem!erikan ker asama," kami mengu$apkan terima kasih !anyak.
/.2.0
3enanda 3emakluman Ungkapan ini digunakan untuk menyatakan maklumat atau pemakluman. <erap ditulis pada permulaan surat. A&nt&hnya( a. !. $. d. 9imaklumkan !aha%a @ 9engan ini dimaklumkan !aha%a@ 9engan suka$ita dimaklumkan !aha%a@ 9engan duka$ita dimaklumkan !aha%a @
e. '. g.
9engan segala h&rmat dimaklumkan !aha%a @ Seperti yang sedia tuan-puan maklumi !aha%a @ Suka$ita saya memaklumi tuan-puan !aha%a @
h. Suka$ita saya memaklumkan !aha%a @. /.2.1 3enanda 3er%akilan Ungkapan enis ini di%u udkan untuk menyatakan !aha%a surat terse!ut ditulis !agi pihak atau ditulis se!agai %akil sesuatu pihak. Misalnya( a. Bagi pihak rakan se a!atan" ingin saya maklumkan @ !. Bagi pihak rakan#rakan se a%atan dan diri saya sendiri @ $. Saya !agi pihak 3engarah" merakamkan penghargaan @. d. Se!agai %akil penduduk <ampung Sekapur Sirih" saya ingin memaklumkan @
/.2.2
3enanda 3erintah 9alam surat rasmi" ungkapan perintah dapat dilihat dari dua sudut> iaitu( +i, perintah yang !ersi'at sederhana" atau yang !ersi'at h&rmat> dan +ii, perintah yang !ersi'at tegas" atau yang !ersi'at kurang h&rmat. 3erintah yang kedua ini" !iasanya datangnya daripada pega%ai atasan kepada sta' !a%ahan.
+i, 3erintah yang !ersi'at sederhana" atau yang !ersi'at h&rmat 9iungkapkan dengan menggunakan ungkapan yang mem!a%a maksud harapan" nasihat dan perm&h&nan. A&nt&hnya(
Maksud 3erm&h&nan a. Saya mem&h&n perhatian tuan kepada syarat yang telah dipersetu ui !ersama temp&h hari. !. Suka$ita kami meminta tuan melap&rkan diri pada tarikh yang telah ditetapkan itu. $. Tuan diminta mengemukakan salinan d&kumen @ d. Sila sampaikan !&rang tuan @ Maksud Harapan( a. Saya mengharapkan puan dapat melap&rkan diri se!erapa segera setelah kem!ali ke tanah air. !. Saya harap tuan maklum !aha%a @ $. <ami mengharapkan !aha%a tuan maklum akan @ d. 3erkara itu men adi harapan kami !aha%a @ e. Saya mengharapkan tuan maklum !aha%a tarikh tutup perm&h&nan ini adalah pada @ '. <ami mengharapkan pihak tuan dapat menerima $adangan kami. Maksud ;asihat( a. Tuan dinasihati supaya mem!a%a alat#alat keperluan sendiri. !. Suka$ita saya menasihati tuan supaya patuh pada arahan yang telah di!erikan.
+ii, perintah yang !ersi'at tegas" atau yang !ersi'at kurang h&rmat 9iungkapkan dengan menggunakan ungkapan yang ditandai &leh kata mengandung unsur arahan" ingatan" dan kehendak. A&nt&hnya(
18
a. Sey&gia tuan diingatkan supaya tidak men$uaikan ker a yang ditugaskan kepada tuan. !. Tuan diingatkan supaya memulakan ker a menurut %aktu yang ditetapkan. $. 3uan diminta melap&rkan diri se!aik#!aik saha a puan kem!ali ke tanah air. d. Tuan dikehendaki melap&rkan diri pada tarikh yang ditetapkan. e. Saya telah diarahkan untuk mem!eritahu tuan !aha%a @ '. Saya telah diarahkan supaya mem!eritahu tuan @ g. Sila !erikan se!a! tindakan tataterti! tidak !&leh dikenakan terhadap tuan. /.2.4 3enanda Harapan atau 3erm&h&nan Ungkapan enis ini mengandung !ahasa yang lem!ut B manis supaya dapat menim!ulkan kesantunan !ahasa serta kesan yang p&siti'. a. 9engan rendah hati saya mem&h&n ke!enaran tuan @ !. Sudilah kiranya tuan mem!erikan pen elasan le!ih lan ut tentang perkara yang terse!ut itu. $. Besarlah harapan" agar tuan dapat @ d. 9iharap tuan sudi melapangkan masa untuk !ersama#sama kami pada hari yang terse!ut. e. 3atik !agi pihak <era aan Malaysia" mem&h&n limpah kurnia Tuanku dan 3ermaisuri Tuanku sudi apalah men$emar duli ke ma lis @ '. <ami mem&h&n agar tuan dapat mem!erikan pelepasan kepada 5n$ik @ ua !erangkat
11
g. <ami ingin mendapat pen elasan daripada pihak tuan tentang perkara itu .
/.2.6
3enanda Aadangan 3anada $adangan dalam surat rasmi ini ditandai &leh kata#kata seperti men$adangkan-di$adangkan" menyarankan-disarankan A&nt&h( a. Berhu!ung dengan perkara yang terse!ut di atas" saya ingin men$adangkan @ !. :leh se!a! tuan akan menghadiri persidangan itu" di$adangkan @ $. 9ise!a!kan keadaan yang demikian" disarankan supaya @ d. Suka$italah sekiranya $adangan ini dapat diterima &leh pihak tuan @ e. Sem&ga $adangan ini dapat meman'aatkan pihak tuan @ '. Untuk kepentingan pela ar sek&lah terse!ut" di$adangkan @
/.2.7
3enanda 3endapat Umumnya" ungkapan yang menun ukkan pendapat ditandai &leh kata#kata seperti pendapat" 'ikiran" hemat" pendangan dan seumpamanya. A&nt&hnya( a. 3ada pendapat saya @ !. 3ada 'ikiran saya @ $. 3ada hemat kami @ d. <ami !erpandangan !aha%a @
12
/.2.18 3enanda Sikap atau 3erasaan Ada dua !entuk sikap" iaitu sikap p&siti' dan sikap negati'. #ikap positi$ Sikap p&siti' dapat ditandai dengan ungkapan#ungkapan penghargaan" penyataan kesanggupan" persetu uan dan seumpamanya. A&nt&hnya( a. <er asama tuan amat dihargai dan disan ung tinggi. !. <er asama tuan itu sangat kami hargai. $. Saya mengu$apkan terima kasih kerana @ d. Suka$ita dimaklumkan !aha%a puan telah dipilih untuk menghadiri kursus terse!ut. e. Suka$ita dimaklumkan !aha%a pihak a!atan ini mem!enarkan pega%ai ini mengam!il $uti terse!ut. '. Saya !ersetu u untuk mengahadiri ma lis terse!ut. g. Saya !ersedia mengam!il alih tugas pega%ai yang terse!ut. #ikap negati$( Sikap negati' ditandai dengan ungkapan#ungkapan yang !er!entuk kesal" enggan" dan seumpamanya seperti(
a. 9uka$ita dimaklumkan !aha%a perm&h&nan tuan tidak diluluskan. !. Saya ke!eratan menerima $adangan terse!ut. $. <e adian terse!ut amat dikesalkan d. <ami mem&h&n maa' atas kesilapan yang tidak disenga akan itu. e. Terima kasih atas undangan tuan" tetapi saya mem&h&n maa' kerana saya tidak dapat menerimanya.
1/
'. Atas kesulitan yang tim!ul amat dikesalkan. g. Saya memandang !erat akan ke adian itu.
/.2.11 3enanda Matlamat 3enanda enis ini menun ukkan adanya matlamat atau tu uan yang hendak di$apai. Ungkapan yang men alankan tugas ini" !iasanya !ermula dengan kata CuntukD" seperti yang !erikut ini( a. Untuk tu uan @ !. Untuk makluman dan tindakan tuan @ $. Untuk makluman puan @ d. Untuk pertim!angan tuan @ /.2.12 3enanda Sam!ungan Ungkapan yang sering digunakan se!agai penanda sam!ungan termasuklah( a. Se!agai lan utan kepada surat saya @ !. Berikutan daripada per$akapan tele'&n antara @ /.2.1/ 3enanda *angkaan Ada kalanya kita mem!uat andaian terhadap sesuatu perkara atau hal. 3enanda angkaan ini ditulis apa!ila kita hendak mengakhiri surat Untuk itu" kita tandai dengan ungkapan yang menun ukkan adanya andaian atau antisipasi seperti(
10
a. Segala ker asama pihak tuan" kami dahului dengan u$apan terima kasih !. <ami mengu$apkan @ atas segala ker asama pihak tuan. $. Atas ker asama tuan itu" diu$apkan ri!uan terima kasih. d. Atas perhatian dan ker asama tuan" saya dahului dengan u$apan ri!uan terima kasih. e. <er asama tuan didahului dengan u$apan terima kasih. '. <ami mengu$apakan utaan terima kasih atas sum!angan yang telah pihak tuan !erikan. g. 9iharap dapatlah tuan mengesahkan perkara terse!ut se!erapa segera yang mampu-dengan kadar yang segera. h. Sudi apalah kiranya Yang Berh&rmat menunaikan perm&h&nan penduduk kampung ini. /.2.10 3enanda 3enamat 3enanda penamat ialah ungkapan yang menandai !aha%a surat akan !erakhir. Umumnya" akhiran surat memadai dengan ungkapan. A&nt&hnya( a. Sekian. !. Sekian untuk makluman tuan dan perhatian tuan. Terima kasih. $. Sekian" ker asama tuan didahului dengan u$apan terima kasih. d. Sekian" sem&ga mendapat tindak !alas yang p&siti'. Terima kasih. e. Sekian" utaan terima kasih. '. Terima kasih. /.2.11 3enanda Akuan atau ru ukan diri 3enanda akuan atau ru ukan diri harus !ersi'at rasmi B khusus"
11
yakni sesuai dengan tu uan surat B status pengirim serta hu!ungannya dengan penerima. a. Yang !enar" !. Yang men alankan tugas" $. Saya yang men alankan tugas" d. Yang menurut perintah" e. Saya yang menurut perintah" '. 3atik dengan h&rmat dan tak=im"
4.0
truktur !yat Surat rasmi memperlihatkan struktur ayat tertentu. Biasanya ayat pasi' le!ih disukai dalam surat rasmi. Ada !e!erapa kemungkinan mengapa hal ini !erlaku. 3ertama" dalam ayat pasi'" pelaku per!uatan !&leh tidak dise!ut. Hal ini
memungkinkan surat !ersi'at tidak peri!adi" terutamanya dalam suasana perintah. <edua" ayat pasi' mendahulukan dan mementingkan &! ek. 3erkara ini dapat mengarahkan perhatian penerima surat kepada pers&alan yang di!a%a.
".0
Kesimpulan Surat rasmi mempunyai gaya dan laras !ahasa yang tersendiri. Suasana yang
ditim!ulkan ialah suasana '&rmal yang menun ukkan adanya arak antara pengirim dengan penerima. Umumnya" laras !ahasa surat rasmi ditandai &leh penanda#penanda %a$ana yang tertentu.
12
Ru ukan( A!. Rahman A!. Rashid B Yap <im Eatt . 1771. Bahasa #elayu K$munikasi Berkesan dan Pengu%apan Umum. 3etaling *aya( L&ngman Malaysia. Muhammed Salehudin Aman. 288/. C3enulisan Surat RasmiD #embetulkan Bahasa yang Biasa, #embiasakan Bahasa yang Betul. Melaka( Makta! 3erguruan 3erempuan Melayu Melaka. ;u%airi H . <ha=aai.1767. Beberapa Bentuk Kesalahan dalam urat Rasmi. <uala Lumpur( 9e%an Bahasa dan 3ustaka. urat Rasmi +Risalah,. <uala Lumpur( 9e%an Bahasa dan 3ustaka
14

LarasBahasaSuratRasmi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

LarasBahasaSuratRasmi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

laras bahasa surat rasmi

muhammed salehudin aman munsyi dewan