Anda di halaman 1dari 71

LAPORAN KULIAH KERJA NYATA PROFESI DI PT BADAK NATURAL GAS LIQUEFACTION

Oleh : Hadyan Farizi NIM. 105020307111013

Disusun sebagai salah satu Syarat Untuk Evaluasi Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata Profesi

Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya Malang 2013

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

LEMBAR PENGESAHAN

Judul

Laporan Kuliah Kerja Nyata Profesi di PT Badak Natural Gas Liquefaction

Disusun oleh : Nama NIM Fakultas Jurusan Konsentrasi : : : : : Hadyan Farizi 105020307111013 Ekonomi dan Bisnis Akuntansi Bisnis

Telah dievaluasi dan dinyatakan memenuhi syarat untuk diterima sebagai Laporan Kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi

Malang, 7 Oktober 2013 Menyetujui, Dosen pembimbing KKNP Pembimbing Utama Mahasiswa Pelaksana

Arum Prastiwi, M.Si., Ak NIP. 19670714 200501 2 001

Hadyan Farizi NIM. 105020307111013

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang maha Esa yang telah memberikan kemampuan untuk menyusun Laporan Kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi di PT Badak Natural Gas Liquefaction. Tujuan penyusunan laporan ini adalah sebagai bahan evaluasi hasil kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi sekaligus sebagai proses pembelajarandalam menulis suatu karya ilmiah hasil dari praktek di lapangan. Saya menyadari bahwa aktivitas ini dapat berjalan dengan baik disebabkan dukungan dari banyak pihak. Untuk itu saya merasa berkewajiban menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1. Ibu Meutia Pradipta sebagai pembimbing lapangan 2. Ibu Arum Prastiwi, M.Si., Ak selaku Dosen Pembimbing KKNP 3. Bapak Prof. Dr. Unti Ludigdo, Ak. selaku Ketua Jurusan Akuntansi FEB-UB 4. Pihak Lain yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu, namun telah memberikan banyak dukungan atas penyelesaian laporan ini. Saya akhiri kata pengantar ini dengan harapan semoga laporan ini dapat dimanfaatkan bagi banyak pihak. Amin

Malang, 7 Oktober 2013

Hadyan Farizi NIM. 105020307111013

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

DAFTAR ISI

Kata Pengantar.................................................................................................

Daftar Isi............................................................................................................. ii Daftar Tabel............................................................................................. iii

Daftar Gambar................................................................................................... iv Daftar Lampiran................................................................................................ BAB I : PENDAHULUAN......................................................................... v 1 1 2 3 5 6 9 9 24 27 47

1.1 Latar Belakang Kegiatan Kuliah Kerja Nyata................................... 1.2 Tujuan Kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi.................................... 1.3 Manfaat Kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi.................................. 1.4 Tempat dan Waktu Kegiatan............................................................. BAB II : RENCANA KEGIATAN.............................................................

BAB III : PELAKSANAAN RENCANA KEGIATAN............................. 3.1 Gambaran Umum Objek KKN-P...................................................... 3.2 Kegiatan yang Ditekuni.................................................................... 3.3 Evaluasi Hasil Kegiatan KKN-P ..................................................... 3.4 Pengalaman Belajar..........................................................................

BAB IV : PENUTUP...................................................................................... 49 4.1 Kesimpulan....................................................................................... 4.2 Saran................................................................................................. Lampiran................................................................................................ 49 49 51

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

ii

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

DAFTAR TABEL

No. 3.1

Judul Tabel Aktivitas Yang Dilakukan Selama KKN-P

Hal. 25

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

iii

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

DAFTAR GAMBAR

No. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Judul Gambar Komposisi Pemegang Saham/Shareholder Composition Lokasi PT Badak NGL Struktur Organisasi PT Badak NGL Struktur Organisasi Accounting Operations and Control (AO&C) Department Proses Pembayaran Invoice PO di PT Badak NGL

Hal. 10 12 14

16 38

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

iv

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

DAFTAR LAMPIRAN

No. 1 2

Judul Lampiran Flowchart Prosedur Pembayaran Invoice PO Dibawah USD $25,000 atau Rp 250.000.000,Flowchart Prosedur Pembayaran Invoice PO Diatas USD $25,000 atau Rp 250.000.000,-

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) merupakan salah satu matakuliah yang berbentuk praktek sebagai sarana pengaplikasian teori-teori yang didapat selama masa perkuliahan. Perkembangan akuntansi yang pesat membuat setiap mahasiswa dituntut untuk cepat dalam beradaptasi terhadap lingkungan pekerjaan yang sebenarnya. Berawal dari permasalahan adanya kesenjangan antara teori yang didapat selama masa perkuliahan dengan keadaan kerja sebenarnya, KKN-P diharapakan menjadi sarana pengurang dari kesenjangan tersebut. Memberikan pengaplikasian langsung terhadap dunia kerja nyata akan membuat kemampuan mahasiswa dalam beradaptasi dan menerapkan ilmu yang didapat menjadi lebih mudah sehingga tuntutan dalam pekerjaan yang sebenarnya dapat dipenuhi. Dunia kerja membutuhkan lulusan-lulusan sarjana yang memiliki keahlian dan siap pakai. Dalam beberapa penelitian dan pengalaman-pengalaman yang ada, lulusan sarjana hanya menguasai teori-teori dari apa yang didapat selama masa perkuliahan sehingga unsur siap pakai yang dituntut oleh dunia kerja tidak terpenuhi. Hal ini dapat dilihat berdasarkan pengalaman adanya kesulitan dari lulusan-lulusan sarjana yang sulit beradaptasi dan menerapkan teori yang didapat selama masa perkuliahan dengan dunia kerja nyata. Oleh karena itu, mahasiswa harus melakukan penelitian dan praktik kerja sebelum benar-benar masuk dalam dunia kerja.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

KKN-P adalah sarana untuk membuat lulusan-lulusan sarjana menjadi siap pakai dan sesuai dengan kebutuhan dunia kerja. Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) merupakan mata kuliah yang berbentuk kuliah kerja di perusahaan atau lembaga lain yang memiliki keterkaitan antara keilmuan dan atau keprofesian dengan latar belakang pendidikan mahasiswa. Dengan adanya Kuliah Kerja

Nyata Profesi (KKN-P) mahasiswa dapat memahami duna kerja nyata dan memiliki kedewasaan dalam berfikir serta meningkatkan ketajamannya dalam melakukan analisis berdasarkan fakta yang ditemukan, melalui sosialisasi dan kehati-hatian dalam mengamati, menyusun secara benar data dan informasi yang diperlukan, efektif dalam menjalankan interview dan memiliki pemahaman teoriteori yang menjadi landasan alanisisnya, maka diharapkan mahasiswa mampu melihat dan memahami secara lebih baik fenomena yang terjadi, sehingga temuan lapang dapat dijelaskan secara benar dan dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah. 1.2 Tujuan Kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi 1.2.1 Tujuan Umum a. Meningkatkan kompetensi praktik akuntansi bagi lulusan jurusan akuntansi agar sesuai dengan kebutuhan pengguna dan siap memasuki pasar kerja maupun dunia usaha. b. Memberikan tambahan keahlian mahasiswa dalam memecahkan masalah di dunia kerja maupun di dunia usaha. c. Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam beradaptasi dengan dunia kerja.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

1.2.2 Tujuan khusus a. Mengetahui manual prosedur akuntansi khususnya Account Payable di PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). b. Memahami dan meneliti Operasional Account Payable khususnya Pembayaran Invoice Purchase Order di PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). c. Mengetahui Pajak Pertambahan Nilai di Invoice Purchase Order pada PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). 1.3 Manfaat Kegiatan Kuliah Kerja Nyata Profesi 1.3.1 Bagi Mahasiswa a. Dapat meningkatkan kompetensi dan kreativitas diri dalam lingkungan yang sesuai dengan disiplin ilmu yang dimilikinya. b. Dapat menerapkan pengetahuan teoritis yang diperoleh di program pendidikan dalam berbagai kasus nyata di dunia kerja maupun dunia usaha. c. Menumbuhkan rasa percaya diri dalam menjalani kehidupan di dunia kerja. d. Menambah bekal pengetahuan dan wawasan mengenai lingkungan pekerjaan khususnya bagian Accounting Operations & Control (AO&C) PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). e. Menambah wawasan, pengalaman dan kemampuan beradaptasi untuk menjadi generasi yang terdidik dan siap pakai.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

1.3.2 Bagi Perusahaan atau Instansi Bersangkutan a. Membantu dalam kegiatan operasional kemampuan dari mahasiswa itu sendiri. b. Sarana bagi perusahaan untuk membangun kerjasama dalam hal meningkatkan tenaga kerja potensial. c. Sebagai salah satu bentuk tanggung jawab sosial perusahaan kepada masyarakat. d. Sebagai sarana transfer ilmu agar tercipta generasi yang terdidik dan siap pakai. 1.3.3 Bagi Jurusan Akuntansi Universitas Brawijaya a. Sebagai sarana penghubung antara PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL) dengan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya. b. Sebagai sarana untuk mendapatkan data mengenai tingkat relevansi antara kurikulum yang ada di Jurusan Akuntansi Universitas Brawijaya dengan kebutuhan dari dunia kerja. c. Sebagai sarana untuk memperkenalkan kualitas dari mahasiswa Jurusan Akuntansi Universitas Brawijaya. d. Sebagai sarana untuk mengevaluasi kegiatan KKN-P dan yang dibatasi oleh

memperbaiki program KKN-P pada periode berikutnya.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

1.3.4 Bagi Dosen Pembimbing a. Memperoleh pengetahuan dan pemahaman tentang berbagai praktek akuntansi di dunia kerja dan dunia usaha. b. Meningkatkan jaringan kerjasama dengan dunia kerja dan dunia usaha. 1.4 Tempat dan Waktu Kegiatan a. Tempat kegiatan : PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL) Jalan Raya Kutai, Bontang 75324 Kalimantan Timur, Indonesia b. Waktu kegiatan : 1 Juli 2013 s/d 2 Agustus 2013 Hari Kerja Senin s/d Kamis Jumat Jam Kerja 07.00 s/d 16.00 07.00 s/d 17.00 Jam Istirahat 12.00 s/d 13.00 11.30 s/d 13.30

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

BAB II RENCANA KEGIATAN

Waktu Rencana Kegiatan Kegiatan a. Pengenalan dan adaptasi terhadap lingkungan kantor PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). b. Mengetahui gambaran umum mengenai PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). Minggu ke -1 c. Mengkaji dan mempelajari struktur organisasi dan deskripsi masing-masing jabatan pada PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). d. Mengetahui dan mempelajari visi dan misi PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). a. Melakukan praktik kerja pada posisi yang telah ditentukan. b. Mengenal lebih dalam teknis operasional pekerjaan Minggu ke - 2 yang diberikan oleh PT Badak Natural Gas

Liquefaction (PT Badak NGL) khususnya Accounting Operations and Control (AO&C) Department. c. Membuat laporan KKN-P.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

a. Melakukan praktik kerja pada posisi yang telah ditentukan. b. Mengumpulkan serta menganalisis data-data dan Minggu ke - 3 juga permasalahan yang berhubungan dengan fokus kegiatan KKN-P. c. Membuat laporan KKN-P. a. Melakukan praktik kerja pada posisi yang telah ditentukan. Minggu ke - 4 b. Mencari informasi lain yang berkaitan dan

mempelajari mengenai fokus kegiatan KKN-P. c. Membuat laporan KKN-P. a. Melakukan praktik kerja pada posisi yang telah ditentukan. b. Membuat laporan KKN-P. Minggu ke - 5 c. Melakukan revisi-revisi terhadap laporan KKN-P. d. Membuat bahan presentasi untuk tugas akhir KKN-P. e. Presentasi tugas akhir KKN-P.

Keterangan : 1. Pengenalan dan adaptasi adalah melakukan pengenalan terhadap keadaan dan situasi di PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL), termasuk peraturan-peraturan yang ada PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL).

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

2. Accounting Operations and Control (AO&C) Department merupakan department yang menjalankan fungsi akuntansi dan keuangan di PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). 3. Laporan KKN-P adalah sebuah laporan yang harus dibuat oleh setiap mahasiswa yang melaksanakan praktek kerja lapangan atau KKN-P sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). Laporan tersebut adalah laporan hal-hal yang diperoleh mahasiswa selama melaksanakan KKN-P

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

BAB III PELAKSANAAN RENCANA KEGIATAN

3.1 Gambaran Umum Objek KKN-P 3.1.1 PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL) Pada awal tahun 1972 ditemukan cadangan gas alam di Muara Badak, Kalimantan Timur oleh Huffco Inc. Untuk memasarkan gas alam tersebut, harus dibangun kilang yang memproses gas alam menjadi gas alam cair (Liquefied Natural Gas/LNG) sehingga memudahkan transportasinya ke pembeli. Maka dimulailah proyek pengembangan industri LNG Badak dengan membangun kilang dan mendirikan PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL). PT Badak Natural Gas Liquefaction (PT Badak NGL) didirikan pada tanggal 26 Nopember 1974. Perusahaan ini merupakan badan usaha non profit yang mengoperasikan kilang LNG dan LPG dimana seluruh kilang LNG Badak sepenuhnya dimiliki oleh Pemerintah Republik Indonesia yang pengelolaannya diserahkan kepada Pertamina. Kilang LNG Badak berlokasi di kawasan selatan daerah Bontang, Kalimantan Timur dengan lahan seluas 2.010 Ha. Dimulai dengan pembangunan 2 Train (A dan B) pada tahun 1974 yang mulai berproduksi pada tahun 1977 dengan kapasitas produksi LNG 3,3 juta ton/tahun, dilanjutkan dengan Train C dan D yang mulai produksi pada tahun 1983. Train E mulai produksi pada tahun 1989, Train F pada 1993, Train G pada 1997 dan Train H pada 1999 sehingga saat ini PT Badak NGL mengoperasikan 8 Train dengan dengan total kapasitas

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

produksi 22,5 juta ton/tahun. Sarana pendukung produksi antara lain unit pendinginan LPG, tangki penimbun LNG, tangki penimbun LPG, unit pembangkit listrik tenaga uap, pelabuhan muat LNG dan pelabuhan muat LNG/LPG. Bahan baku gas alam (Feed Gas) dipasok dari lapangan gas milik VICO Indonesia (Badak, Samberah, Nilam dan Mutiara), milik TOTAL E&P Indonesia (Handil, Bekapai, Tunu, Senipah, Peciko dan Tambora), serta milik Chevron Indonesia Co. (Attaka dan Kerinding). Pada awalnya, komposisi kepemilikan saham PT Badak NGL adalah 55% Pertamina, 30% Huffco, Inc, dan 15% JILCO (Japan Indonesia LNG Company). Selanjutnya pada tahun 1990 komposisi kepemilikan saham berubah menjadi 55% Pertamina, 20% VICO Indonesia, 10% TOTAL E&P Indonesie dan 15% JILCO.

Gambar 3.1 Komposisi Pemegang Saham/Shareholder Composition

Komposisi Kepemilikan
Pertamina 15% 20% 55% VICO 10% JILCO TOTAL

Sumber : PT Badak NGL. 2011., Laporan Keberlanjutan. http://www.badaklng.co.id. Diakses pada tanggal 4 Oktober 2013.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

10

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

3.1.2

Visi dan Misi PT Badak NGL Setiap perusahaan memiliki visi dan misi sebagai panduan dalam

melakukan berbagai kegiatan bisnis. Berikut visi dan misi PT Badak NGL : Visi Menjadi perusahaan energi kelas dunia yang terdepan dalam inovasi Perusahaan energi kelas dunia artinya, menjadi perusahaan yang mampu memenuhi kebutuhan energi negara-negara di dunia. Terdepan dalam inovasi artinya menjadi perusahaan yang selalu berusaha menemukan hal-hal baru dari yang sudah ada atau yang sudah dikenal sebelumnya (gagasan, metode, atau alat) yang dapat membawa perubahan ke arah yang lebih baik dan efektif. Misi "Memproduksi energi bersih serta mengelola dengan standar kinerja terbaik (best performance standard) sehingga menghasilkan nilai tambah maksimal (maximum return) bagi pemangku kepentingan (Stakeholders). " Energi bersih artinya energi yang ramah lingkungan baik dalam proses maupun hasil. Standard kinerja terbaik, artinya berpedoman pada standar kinerja internasional, yaitu : Safety, Health, Environment Quality Management System (SHE-Q MS) untuk mencapai World Class Safety Culture Standar EMS ISO 14001 untuk mencapai hasil produksi yang ramah lingkungan Standar Quality Management System dan ISO 9001:2000 untuk mencapai kualitas produk yang memenuhi persyaratan pelanggan. Standar Best Industrial Practices dan GCG untuk mencapai tingkat kepatuhan (compliance) yang diharapkan pemerintah. Nilai tambah
HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA 11

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

maksimal artinya memberikan kontribusi maksimal untuk memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan. 3.1.3 Lokasi PT Badak NGL PT Badak NGL merupakan perusahaan pengelola gas alam cair yang berkantor pusat di Jakarta. Sedangkan untuk Lokasi Kilang (Plant Site) berada di Bontang Kalimantan Timur. Gambar 3.2 Lokasi PT Badak NGL

Sumber : Anonim, Tentang PT BADAK. http://www.badaklng.co.id/in/profil.html. Diakses pada tanggal 4 Oktober 2013. HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA 12

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

3.1.4

Bidang Usaha PT Badak NGL

Dalam kurun waktu 33 tahun, PT Badak NGL telah berkembang menjadi pengelola Kilang LNG yang berpengalaman dan diakui di tataran bisnis LNG global. PT Badak NGL telah memberikan kontribusi yang cukup besar di dalam perkembangan industri LNG sehingga dikenal sebagai perusahaan Operating Organizational profesional yang handal dan terpercaya. Saat ini, nilai aset Kilang LNG Badak yang dikelola oleh PT Badak NGL mencapai USD 2,3 miliar. 3.1.5 Bentuk Badan Hukum PT Badak NGL

PT Badak NGL merupakan tanggung jawab Pertamina LNG Sales - JMG yang merupakan join venture antara Pertamina dengan PSC. Sebagai pengelola Kilang, perusahaan menjalankan aktivitasnya berdasarkan dua perjanjian yaitu: Badak LNG Processing Agreement antara PT Badak NGL dengan para Produsen Gas yang berisi kesepakatan tentang pengolahan gas alam yang dikelola menjadi LNG serta Plant Use and Operation Agreement Pertamina, mengenai antara PT Badak NGL dengan dan pengoperasian Kilang.

ketentuan pengelolaan

Processing Agreement juga mengatur bahwa PT Badak NGL tidak mendapat hak komersial atas gas yang diproses dan LNG yang dihasilkan. Biaya operasional diperoleh melalui mekanisme pengajuan permintaan dana kepada Produsen Gas. Dana tersebut dipakai untuk membiayai operasional perusahaan baik berupa operating expenses maupun capital expenditures. Perusahaan tidak mencatat

hasil penjualan LNG dan LPG.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

13

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

3.1.6

Struktur Organisasi PT BADAK NGL Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT Badak NGL

Sumber

Anonim, Struktur Organisasi. http://www.badaklng.co.id/in/struktur.html. Diakses pada tanggal 4 Oktober 2013.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

14

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

3.1.7

Proses Produksi PT Badak NGL

Aktivitas utama PT Badak NGL adalah melaksanakan proses pencairan gas alam menjadi gas alam cair (Liqueied Natural Gas/LNG). Gas alam sebagai bahan baku diserahkan oleh perusahaan Production Sharing Contractor (PSC) yaitu VICO Indonesia, Total E&P Indonesie dan Chevron Indonesia yang merupakan produsen gas alam. Sedangkan fungsi pemasaran LNG dilaksanakan oleh Pertamina melalui Divisi Pemasaran LNG. Pengaturan jadwal pengiriman dan pengangkutan LNG 3.1.8 Gambaran Umum Accounting Operations and Control (AO&C) Department Secara umum Accounting Operations & Control (AO&C) Department berfungsi mengelola administrasi keuangan dan menyusun anggaran serta pembukuan perusahaan.Departement ini bertanggung jawab langsung kepada General Manager (CEO). Dalam menjalankan tugasnya, AO&C Departement dibagi menjadi dua section, yaitu Accounting Operation dan Accounting Control. 3.1.8.1 Struktur Organisasi Accounting Operation&Control Departement Struktur organisasi Accounting Operations and Control (AO&C) Department dimana peneliti ditempatkan pada kegiatan Kuliah Kerja Nyata (KKN) adalah sebagai berikut:

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

15

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

Gambar 3.4 Struktur Organisasi Accounting Operations and Control (AO&C) Department

Sumber

: Anonim. 2012. Manual Prosedur Akuntansi Accounting Operations & Control (AO&C) Department. PT Badak NGL

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

16

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

3.1.8.2 Accounting Operation Section Accounting Operation terdiri atas 2 sub-seksi, yaitu: 1. Account Payable Melaksanakan pekerjaan yang berhubungan dengan semua pembayaran kepada pihak ketiga, dari penerimaan tagihan (invoice), proses pembuatan cek sampai dengan pembayaran invoice (transmittal), baik langsung kepada pihak ketiga maupun melalui bank (transfer). Sedangkan transaksi pembayaran yang berhubungan dengan karyawan ditangani oleh Personal Accounts and Payroll. Account payable sub section dibagi menjadi 3 fungsi pembayaran, yaitu: a. Pembayaran invoice Kontrak. b. Pembayaran invoice Purchase Order (PO). c. Pembayaran invoice lain-lain (Memo). 2. Payroll Payroll diberi kewenangan melakukan implementasi dari kebijakan perusahaan dalam hal administrasi penghitungan gaji, proses pengupahan serta pembayaran upah dan benefit sesuai dengan kebijakan dan peraturan PT Badak NGL (PTB). Payroll juga bertanggung jawab atas tersedianya dana dalam hal penggajian, untuk itu Payroll juga diberi kewenangan untuk mengajukan Cash Forecast Payroll tiap bulan. Komponen perhitungan gaji dalam system penggajian PT Badak NGL adalah mengacu pada Perjanjian Kerja Bersama yang berlaku, antara lain:

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

17

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

Penghasilan: 1) Upah : Upah Pokok, Bonus Kinerja Individu (BKI), Pengganti Biaya Angkutan (PBA) 2) Tunjangan dan Kompensasi: a. Tunjangan Plant Shutdown/Emergency, Commissioning, Start-up project dan Plant Performance Test bagi Pekerja Madya/ Utama b. Tunjangan Perumahan (Housing Allowance) c. Tunjangan Regu Bergilir d. Tunjangan Pengganti Bahan Makanan bagi Awak Kapal e. Tunjangan Radiasi f. Tunjangan Kerja Pabrik g. Tunjangan Harian Kasir h. Tunjangan Kerja Lembur i. Kompensasi Pisah Keluarga j. Kompensasi Pejabat Pengganti Sementara k. Kompensasi Penugasan Awak Kapal (KPAK) l. Kompensasi Stand-by Call Out/ Surat Perintah Kerja m. Kompensasi Daerah n. Kompensasi Biaya Perawatan Rumah (KBPR) o. Potongan: 3) Potongan Tetap (Kedinasan) : Housing Loan, Education Loan, PBA Loan, Emergency Loan House Renovation Loan, Iuran Wanita Patra,

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

18

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

Jamsostek (Bagian yang ditanggung pekerja), Dana Pensiun (Bagian yang ditanggung pekerja), Ongkos Naik Haji. a. Potongan Tetap (Non Kedinasan) : Iuran FPLB (Serikat Pekerja), Iuran Serikat Pekerja PTB, Iuran Rukun Tetangga, Iuran Zakat, Iuran Olah Raga, Potongan Koperasi, Iuran Komputer, dll. b. Potongan Tidak Tetap: Pemakaian Telepon, Medical, Air Transport. 3. Account Receivable and Cost Distribution Account Receivable & Cost Distribution berhubungan dengan pengendalian kas, pengalokasian biaya dan penagihan piutang terhadap pihak ketiga.Yang dimaksud dengan pihak ketiga disini adalah kontraktor atau perusahaan-perusahaan lain yang mengadakan hubungan kerja dengan PT Badak NGL. Tagihan tersebut muncul karena, antara lain: a. Penggunaan material milik PT Badak NGL b. Penggunaan fasilitas yang dimiliki oleh PT Badak NGL c. Penggunaan jasa tenaga kerja PT Badak NGL (tenaga kerja kontrak) Ruang lingkup penagihan yang dilakukan di bagian ini dibatasi pada pihak ketiga saja.Penagihan yang berhubungan dengan karyawan PT Badak NGL dikelola oleh bagian Employee Receivable. 4. Employee Receivable Employee Receivable berfungsi untuk melakukan administrasi pembayaran, pencatatan dan pemrosesan cash advance baik untuk perjalanan dinas maupun non perjalanan dinas. Berkaitan dengan penggunaan cash advance, maka pegawai tersebut wajib untuk membuat
HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA 19

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

Expense Report sebagai laporan pertanggungjawaban atas penggunaan uang cash advance. Expense report wajib diselesaikan maksimal dua minggu setelah selesai melakukan perjalanan dinas/ non dinas. Masing-masing department pegawainya. Employee Receivable juga berfungsi mengontrol employee wajib untuk membantu penyelesaian expense report

receivable account atau rekening piutang perusahaan terhadap pekerja. Piutang perusahaan dapat terjadi karena pekerja mengajukan: Cash Advance, seperti antara lain: Surat perjalanan dinas, Surat perjalanan kursus, Surat perjalanan berobat, Lain-lain non kedinasan. Dalam hal pelunasan piutang perusahaan berupa cash advance, pekerja wajib membuat expense report mengacu pada PKB dan PP Guide yang berkaitan. Pinjaman, seperti: Housing Loan, Emergency Loan. Dalam hal pelunasan piutang perusahaan berupa pinjaman, akan diperhitungkan dalam pembayaran gaji pekerja mengacu pada PKB dan PP Guide yang berkaitan. Proses pembayaran, pemotongan dan pencatatan pinjaman pekerja dilakukan oleh sub section Payroll. Pengajuan cash advance dan pinjaman mengacu pada ketentuan yang berlaku di perusahaan yaitu Perjanjian Kerja Bersama (PKB) dan PP Guide yang berkaitan. Apabila nilai expense report lebih kecil dari jumlah panjar/ cash advance yang diterima, maka pekerja mempunyai hutang terhadap perusahaan yang harus ditransfer ke rekening PT Badak NGL. Bila belum mempertanggungjawabkan cash advance dalam batas ketentuan yang
HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA 20

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

ditetapkan, maka akan diperhitungkan dalam pembayaran gaji pekerja. Apabila nilai expense report tersebut lebih besar dari jumlah panjar atau cash advance yang diterima (harus sesuai dengan ketentuan PKB dan PP Guide) maka pekerja tersebut mempunyai piutang terhadap perusahaan. Expense report juga harus dimintakan persetujuan oleh manager dan senior manager department terkait. Setelah expense report disetujui, maka expense report diserahkan ke Clerk Employee Receivable Accounting Operation Department untuk diproses penyelesaian piutangnya. 3.1.8.3 Accounting Control Section Accounting Control Section terdiri atas 2 Sub-Section, yaitu: a. Budget & Cost Analyst Budget/Anggaran adalah proses manajerial dimana biaya-biaya diperuntukan pada fungsi atau aktivitas tertentu yang telah ditetapkan rencana pelaksanaanya pada periode yang akan datang dan sekaligus dapat digunakan sebagai alat untuk perencanaan, koordinasi dan pengawasan, serta pengendalian operasi. Anggaran yang efektif dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan atau kebijakan, memberikan acuan untuk mengukur dan mengawasi kinerja dan prestasi,serta meningkatkan analisis dalam organisasi dan manajemen. Prosedur penyusunan anggaran yang digunakan oleh PT Badak NGL (PTB) adalah Bottom-Up Budgeting, dimana anggaran disiapkan oleh pihak yang akan melaksanakan anggaran tersebut, kemudian anggaran akan diberikan kepada pihak yang lebih tinggi untuk mendapatkan persetujuan.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

21

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

Dalam rangka pertanggung-jawaban keuangan PT Badak NGL kepada Producer (pemilik saham) dan pihak lain, perlu disusun suatu laporan keuangan (Operation Report) setiap bulannya yang mencerminkan anggaran dan realisasi anggaran serta penjelasannya. b. Asset/Harta Benda Modal Asset/Harta Benda Modal (HBM) merupakan benda modal milik PERTAMINA yang dikelola oleh PT Badak NGL dengan ketentuan: 1. Umur penggunaan lebih dari 1 tahun. 2. Merupakan suatu kesatuan atau Unit. 3. Harga perolehan barang minimal 25.000.000 rupiah atau minimal $2,500 USD (standard transaksi mata uang PTB). HBM (Harta, Benda, Modal) PERTAMINA yang dikelola PTB dalam pengordinasian, pengawasan, dan pemeliharaannya menjadi tanggung jawab pengelola yang disebut dengan Asset Holder. Data HBM mengenai kondisi dan mutasi oleh Asset Holder dilaporkan secara periodik kepada Asset and Project Control Accounting Operation and Control Department tiap tiga bulan sekali. Untuk HBM yang kondisinya sudah rusak atau tidak dapat diperbaiki lagi, hilang, dicuri, atau musnah dapat diusulkan oleh Asset Holder untuk dihapus dan disisihkan. Material Control Bertanggung jawab untuk mengontrol secara fisik dan pencatatan atas material, yaitu untuk menjamin kesesuaian antara jumlah fisik material di gudang dengan pencatatan nilai material di pembukuan. Secara umum material terbagi dalam dua kategori, yaitu:

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

22

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

a. Material Inventory Merupakan jumlah material yang menjadi persediaan dan dapat memberi manfaat satu kali atau lebih serta umumnya bersifat konsumtif yang dipergunakan untuk menunjang operasi perusahaan secara langsung atau tidak langsung. Pemakaian material inventory dibebankan langsung sebagai biaya. Pemakaian material inventory dilaporkan sebagai working capital di dalam Financial Report b. Material In Transit (MIT) Pembelian material oleh PT Badak NGL yang lokasi penerimaannya di luar Bontang. Ada dua macam tipe pembelian jika dilihat dari lokasi pembeliannya yaitu: Lokal : Material yang penyerahannya di gudang Logistic Department PT Badak NGL Bontang. Non Lokal : Material yang penyerahannya di dalam negeri di luar Bontang maupun di luar negeri. Material yang dibeli di luar Bontang dibayar di lokasi pembelian tanpa menunggu material tersebut sampai di gudang Logistic Department Bontang.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

23

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

3.1.8.4 Specialist Specialist di AO&C Department memiliki 3 bidang spesialisasi, yaitu: 1. Tax Specialist Tugasnya membantu AO&C Department memberikan kontribusinya dalam operasional PT. Badak NGL agar sejalan dengan kebijakan perusahaan dan ketentuan perundang-undangan perpajakan yang berlaku. 2. System Specialist Tugasnya membantu AO&C Department dalam memelihara dan mengembangkan system prosedur dan pembukuan sejalan dengan kebijakan perusahaan dan Prinsip-prinsip Akuntansi dalam menghasilkan laporan keuangan yang benar, tepat waktu dan konsisten. 3. Treasury Bertugas mengoptimalisasi pengelolaan dana untuk menjamin agar seluruh dana yang dibutuhkan dalam menunjang operasional perusahaan akan tersedia tepat waktu. 3.2 Kegiatan yang Ditekuni Peneliti ditempatkan di Accounting Operations and Control (AO&C) Department khususnya Account Payable yang merupakan sub-seksi dari Accounting Operation Section. Peneliti lebih difokuskan pada kegiatan Pembayaran Invoice Purchase Order (Invoice PO) yang merupakan bagian dari Account Payable. Berikut aktivitas yang dilakukan peneliti selama kegiatan KKNP :

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

24

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

Tabel 3.1 Aktivitas Yang Dilakukan Selama KKN-P No Hari / Tanggal Uraian kegiatan yang dilakukan Orientasi 1. Pengetahuan tentang PT Badak NGL 2. Perkenalan dengan bagian Payroll Senin, 1 Juli 2013 3. Pertemuan ke Senior Manager AO&C 1 Sampai dengan Department Jumat, 5 Juli 2013 4. Perkenalan ke bagian Accounting Controll 5. Perkenalan Operation 1. Mempelajari manual prosedur Akuntansi Senin, 8 Juli 2013 2 sampai dengan Jumat, 12 Juli 2013 AO&C Department 2. Mempelajari proses kerja di bagian ke bagian Accounting

Account Payable khususnya Purchase Order 1. Praktek kerja di bagian Purchase Order (verifikasi kelengkapan dokumen)

Senin, 15 Juli 2013 3 sampai dengan Jumat, 19 Juli 2013

2. Praktek

kerja

di

Purchase

Order

(matching Invoice via Oracle) 3. Pengumpulan data untuk laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Badak NGL 4. Pengumpulan data untuk laporan KKN-P

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

25

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

5. Menyusun

laporan

Praktek

Kerja

Lapangan (PKL) di PT Badak NGL

1. Praktek

kerja

di

Purchase

Order

(matching Invoice via Oracle) & Cetak Account Payable (AP) Voucher 2. Menyusun laporan Praktek Kerja

Lapangan (PKL) di PT Badak NGL Senin, 22 Juli 2013 4 sampai dengan Jumat, 26 Juli 2013 3. Pengumpulan data untuk laporan KKN-P 4. Presentasi Hasil Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di depan karyawan PT Badak mulai dari Staff sampai dengan Manager AO&C Department 5. Membuat sertifikat Praktek Kerja

Lapangan (PKL) dari PT Badak NGL di Training Section 1. Praktek kerja di Purchase Order

(matching Invoice via Oracle) & Cetak Senin, 29 Juli 2013 5 sampai dengan Jumat, 2 Agustus 2013 Account Payable (AP) Voucher 2. Revisi Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) untuk PT Badak NGL 3. Mengumpulkan Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ke Penanggung jawab

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

26

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan Training section 4. Perpisahan dengan seluruh karyawan AO&C Department 5. Perpisahan dengan karyawan di bagian training section

3.3 Evaluasi Hasil Kegiatan KKN-P 3.3.1 Pembahasan 3.3.1.1 Prosedur Account Payable Kebijakan Account Payable adalah sub dari accounting operation section di AO&C Department, yang berfungsi melakukan verifikasi, pencatatan dan pembayaran hutang usaha PT Badak NGL kepada pihak ketiga. Oleh karena itu, perlu ditetapkan prosedur yang baku serta pengendalian dan otorisasi yang memadai di dalam accounting operation section. Secara umum, ketika invoice diterima maka langkah pertama yang dilakukan adalah memeriksa, membandingkan dan menghitung dokumen yang berhubungan dengan pembelian atau perjanjiannya. Verifikasi ini dimaksudkan untuk menentukan bahwa : 1. Pesanan pembelian (purchase order) atau perjanjian kontrak telah di otorisasi 2. Barang ataupun hal perjanjian yang terdaftar di dalam invoice telah dipesan/dikerjakan.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

27

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

3. Barang ataupun hasil perjanjian yang diterima adalah sesuai dengan yang tertera. 4. Terdapat pernyataan atau spesifikasi tertentu didalam pembelian atau perjanjian kontrak. 5. Memastikan bahwa perhitungan yang telah dilakukan adalah tepat. AO&C Department menerapkan kebijakan pembayaran hutang operasional tidak lebih dari 30 hari sejak pihak ketiga memenuhi persyaratan dokumen pembayaran invoice. Account Payable Sub-section melaksanakan pekerjaan yang berhubungan dengan semua pembayaran kepada pihak ketiga, dari penerimaan tagihan (invoice), proses pembuatan voucher sampai dengan pembayaran invoice, termasuk sampai dengan menyetor pajak, baik langsung kepada pihak ketiga maupun melalui bank (transfer). Sedangkan transaksi pembayaran yang berhubungan dengan karyawan ditangani oleh Personal Accounts and Payroll. Account Payable sub section dibagi menjadi 3 fungsi pembayaran, yaitu : 1. Pembayaran Invoice Kontrak 2. Pembayaran Invoice Purchase Order ( Invoice PO) 3. Pembayaran Invoice lain-lain (MEMO) Tujuan Prosedur Account Payable bertujuan untuk : 1. Menentukan bahwa tagihan (invoice) atas barang dan jasa yang dibayarkan adalah valid dan benar 2. Mencatat dan mengklasifikasikan pembayaran dengan cepat dan akurat.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

28

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

3. Melakukan kewajiban pembayaran kepada rekening vendor dengan tepat 4. Memastikan otorisasi pembayaran dilakukan oleh orang yang memiliki wewenang 5. Panduan perpajakan sesuai dengan perundang-undangan Prosedur Account Payable Prosedur yang terkait dengan proses kerja bidang account payable adalah : 1. Prosedur Pembayaran Invoice Kontrak 2. Prosedur Pembayaran Invoice PO 3. Prosedur Pembayaran PO Pembelian Langsung 4. Prosedur Pembayaran Invoice PO Retensi 5. Prosedur Pembayaran Invoice Lain-Lain/Memo 6. Pembuatan Trasmittal Pembayaran 7. Proses Void Cek 8. Akrual Kontrak Bulanan 9. Akrual Kontrak Tahunan 10. Akrual Material 11. Prosedur Administrasi Bank Garansi 12. Pembayaran Hutang Usaha, Cash Advance, Expense Report Dan Perintah Bayar (PTB Jakarta)

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

29

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

3.3.1.2 Uraian Prosedur Kerja Purchase Order (PO) Prosedur Pembayaran Invoice PO Prosedur ini menjelaskan tatacara pembayaran invoice yang berhubungan dengan pengadaan barang atau jasa yang dilakukan berdasarkan suatu surat perjanjian pembelian (Purchase Order). Berikut ini adalah jenis-jenis PO berdasarkan tempat penerimaannya :

Ruang Lingkup Pelaksana

AO&C Department, Account Payable Sub Section

1. Accounting Operation and Accounting Department : a. AO&C Senior Manager b. Accounting Operation Subsection : Manager, Accounting Operation Supervisor, Account Payable & Payroll Supervisor, Account Payable Accountant, PO Payment Lumpsum Employee, PO Payment

c. Accounting Control Subsection : Manager, Accounting Control

2. Kontraktor / rekanan Keterangan 1. Penerimaan Singapore Barang diterima oleh Freight Forwarder Singapore, berdasarkan dokumen penerimaan barang langsung

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

30

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

dicatat ke dalam system Oracle sebagai Material in Transit 2. Penerimaan Bontang Barang diterima di warehouse Maintenance Bontang, berdasarkan dokumen penerimaan barang langsung dicatat kedalam system oracle sebagai inventory/ direct charges. Dokumen Dokumen pendukung Purchase Order (PO) berdasarkan jenis barang : 1. PO Barang Dokumen pendukung PO Barang dari Rekanan : Invoice, Delivery Order (DO), Faktur Pajak (FP), Copy Performance Bond untuk PO dengan nilai lebih besar dari Rp 250 juta (sebelum PPN) Dokumen pendukung PO barang dari Procurement Department : Copy PO, Tally, Surat Penalty untuk keterlambatan pengiriman. 2. PO Obat Dokumen pendukung sama dengan PO Barang

dilengkapi dengan sertifikat obat dari Rekanan 3. PO Barang dan Pemasangan Dokumen pendukung sama dengan PO Barang

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

31

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

dilengkapi dengan berita acara pemasangan dari user department 4. PO Kendaraan Dokumen pendukung sama dengan PO Barang yang dilengkapi dengan BPKP (Bukti Pemilikan Kendaraan Bermotor), Faktur kendaraan , STNK dan BAP (Berita Acara). Jika BPKP belum selesai, dapat dilakukan pembayaran namun nilainya dikurangi sebesar biaya BPKP

(Prosedur Retensi PO) 5. PO Repair / Perbaikan Dokumen pendukung sama dengan PO Barang hanya tally baru bisa dikeluarkan oleh Procurement apabila sudah ada BAP dari user department

FLOWCHART (TERLAMPIR).

PROSEDUR

PEMBAYARAN

INVOICE

PO

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

32

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

Deskriptif Kegiatan Proses Pembayaran Invoice PO 1. Kontraktor atau rekanan menyerahkan invoice dan dokumen kepada

bagian keuangan PTB (Lumpsum Employee PO Payment). Dokumen-dokumen tersebut diantaranya : a. Invoice b. Copy PO c. Copy DO d. Sertifikat, Instalasi (berita acara), warranty (jika ada) e. Faktur Pajak 2. Lumpsum Employee PO Payment (Mitra Kerja) mengecek kelengkapan dokumen, jika lengkap dilanjutkan ke tahap berikutnya, jika tidak maka dikembalikan kepada Kontraktor atau rekanan untuk dilengkapi pada hari yang sama atau pada hari berikutnya. Jika pada hari berikutnya, pengembalian invoice menggunakan transmittal atau tanda terima pengembalian 3. Apabila dokumen sudah lengkap, Lumpsum Employee PO Payment (Mitra Kerja) akan memberikan cap pada invoice berdasarkan tanggal diterima. Kemudian petugas akan melakukan registrasi invoice ke dalam buku register (tracking system) melalui sistem Oracle. 4. Lumpsum Employee PO Payment (Mitra Kerja) mendistribusikan Invoice dan dokumen pendukung yang disusun berdasarkan tanggal penerimaan invoice kepada Accountant PO Payment dengan ketentuan : Invoice PO s/d USD 10,000 per invoice, invoice PO > USD 10,000 per invoice serta semua invoice untuk PO-PO (retensi) yang termasuk jasa
HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA 33

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

instalasi dan jasa perbaikan serta pembayaran invoice-invoice vendor luar negeri. 5. Accountant PO Payment menerima invoice dan dokumen pendukungnya dari Lumpsum Employee PO Payment (Mitra Kerja) 6. Accountant PO Payment melakukan verifikasi perhitungan dan keabsahan nilai invoice. Apabila memenuhi persyaratan pembayaran, maka Accountant akan melakukan proses input invoice ke dalam system oracle. Apabila belum memenuhi persyaratan, invoice dikembalikan kepada Lumpsum Employee PO Payment (Mitra Kerja) untuk dikembalikan ke rekanan dengan menggunakan trasmittal/tanda terima pengembalian 7. Accountant PO Payment melakukan proses input invoice ke dalam system Oracle. 8. Accountant PO Payment melakukan input atas pemotongan PPN atau Penalti (jika ada) ke dalam system oracle 9. Accountant PO Payment mencetak AP Voucher hasil input invoice PO 10. Accountant PO Payment memberikan tanda tangan pada AP Voucher kemudian meneruskan AP Voucher, Invoice dan Dokumen pendukung kepada Supervisor. 11. Supervisor Account Payable melakukan review, verify, dan approval atas hasil proses permintaan pembayaran, jurnal voucher report serta melakukan proses pembuatan cek pembayaran (yang dilakukan mengacu pada job description), antara lain : a. Memeriksa kebenaran alokasi biaya dari invoice PO. Apabila ada kesalahan pembebanan, maka akan dilakukan proses koreksi.
HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA 34

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

Apabila

sudah

benar,

maka

Supervisor

Account

Payable

melakukan tanda tangan pada AP Voucher. b. Melakukan authorized item invoice pada System Oracle atas penalty, ongkos angkut dan PPN c. Melakukan approval header invoice pada system oracle atas invoice PO, pajak, penalty dan ongkos angkut. d. Melakukan input pembayaran (Oracle AP) dengan memilih invoice PO berikut dengan pajak, penalty dan ongkos angkut. System akan secara otomatis memberikan nomor cek. e. Mencetak cek sesuai dengan penomoran dari system oracle. - Telegraphicks Transfer (TT) untuk pembayaran dalam mata uang asing (Foreign Currency) - Nota Transfer (NT) untuk pembayaran dalam mata uang Rupiah (IDR) f. Memeriksa dan melakukan paraf pada cek. Menyerahkan cek, AP voucher dan dokumen pendukung kepada Senior Supervisor 12. Supervisor Account Payable melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju, maka Supervisor Account Payable memberikan tanda tangan pada AP Voucher dan parah pada cek. Apabila salah/ tidak setuju, maka akan dilakukan prosedur void cek. Selanjutnya cek yang sudah di paraf, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada Manager Accounting Operation.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

35

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

13. Manager Accounting Operation melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju, maka Manager Accounting Operation memberikan tanda tangan pada AP Voucher dan paraf/tanda tangan cek (sesuai authority table). Apabila salah/ tidak setuju, maka akan dilakukan prosedur void cek. Selanjutnya cek yang sudah di paraf, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada Manager Accounting Control untuk countersign. 14. Manager Accounting Control melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju, maka Manager Accounting Control membubuhkan countersign pada cek. Apabila salah/ tidak setuju, maka akan dilakukan prosedur void cek. Selanjutnya cek yang sudah di-countersign, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada AO&C Senior Manager untuk di tanda tangan (sesuai authority table) 15. AO&C Senior Manager melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju, maka AO&C Senior Manager membubuhkan tanda tangan pada cek (sesuai authority table). Apabila salah/ tidak setuju, maka akan dilakukan prosedur void cek. 16. AO&C Senior Manager menyerahkan cek yang sudah ditandatangani, AP Voucher dan Dokumen pendukung kepada Supervisor Account Payable untuk proses transmittal pembayaran.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

36

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

3.3.1.3 Implementasi Manual Prosedur Pembayaran Invoice PO Pada Praktik di Lapangan Dalam pembayaran Invoice Purchase Order, dokumen-dokumen

pendukung harus lengkap agar proses ini dapat dijalankan. Dokumen-dokumen tersebut diantaranya, 1. Faktur Pajak 2. Delivery Order (DO) 3. Memorandum (jika ada instalasi, percobaan, dan lain-lain) 4. Garansi, sertifikat (jika ada) 5. Tally 6. Performance Bond untuk invoice yang jumlah nya lebih dari Rp 600.000.000,- atau USD $60,000

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

37

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

Gambar 3.5 Proses Pembayaran Invoice PO di PT Badak NGL

Vendor

Invoice+Supporting Document

Mitra Kerja

Invoice+suppoting document

Accountant PO payment

Invoice+AP Voucher+supporting document

Manager Accounting Control

Invoice+AP Voucher+ supporting document+cheque

Manager Accounting Operation

Invoice+AP Voucher+ supporting document+cheque

Supervisor Account Payable

Invoice+AP Voucher+ supporting document+cheque

CEK > 5000 INVOICE $25,000/ >25000 ; CEK $5000 / >5000

cheque Invoice+AP Voucher+

AO&C Senior Manager

INVOICE >25000 supporting document

Invoice+AP Voucher+ supporting document+cheque

CEK $5000

cheque Invoice+AP Voucher+ supporting document


INVOICE $25,000

Treasury

Deskriptif Umum Proses PO 1. Kontraktor atau rekanan menyerahkan invoice dan dokumen pendukung kepada bagian keuangan PT Badak NGL (Lumpsum Employee PO Payment/Mitra Kerja).

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

38

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

2. Lumpsum Employee PO Payment/Mitra Kerja mengecek kelengkapan Invoice dan dokumen pendukungnya, apabila telah lengkap maka akan diberikan cap oleh Lumpsum Employee PO Payment dan dilakukan tracking di system oracle (Input Invoice). Setelah itu semua dokumen tersebut diserahkan ke Accountant PO Payment. Jika dokumen tidak lengkap, maka akan dikembalikan kepada Kontraktor atau rekanan 3. Accountant PO Payment akan melakukan verifikasi invoice dan dokumen pendukung kemudian melakukan Matching antara invoice dan dokumen pendukung dengan informasi yang ada di system oracle lalu melengkapi informasi di dalam system oracle mengenai invoice tersebut dan memasukan PPN (jika ada) ke dalam system oracle. Kemudian Accountant PO Payment akan melakukan penjurnalan dan mencetak AP Voucher. Setelah AP voucher dicetak, Accountant PO Payment membubuhkan tanda tangan di AP Voucher. Selain itu Accountant PO Payment juga membuat Overseas Payment verification jika rekening bank tujuan merupakan rekening bank luar negeri. Kemudian invoice dan dokumen pendukung serta AP voucher diserahkan ke Supervisor Account Payable. 4. Supervisor Account Payable melakukan review, verify, dan approval (termasuk di dalam system oracle) atas hasil proses permintaan pembayaran, jurnal voucher report serta melakukan proses pembuatan cek pembayaran (yang dilakukan mengacu pada job description). Kemudian semua dokumen beserta cek di kirim ke Manager Accounting Operation 5. Manager Accounting Operation melakukan review atas Invoice, Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju, maka Manager
HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA 39

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

Accounting Operation memberikan tanda tangan pada AP Voucher dan paraf/tanda tangan cek (sesuai authority table). Apabila salah/ tidak setuju, maka akan dilakukan prosedur void cek. Selanjutnya Invoice, cek, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada Manager Accounting Control untuk countersign. 6. Manager Accounting Control melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju, maka Manager Accounting Control membubuhkan countersign pada cek. Apabila salah/ tidak setuju, maka akan dilakukan prosedur void cek. Jika invoice kurang dari USD $25000 dan cek kurang dari USD $5000, Manager Accounting Control menyerahkan Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung ke bagian treasury. 7. invoice yang lebih dari USD $25,000 atau cek yang lebih dari USD $5000, Setelah Manager Accounting Control melakukan countersign pada Cek, Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung akan diteruskan kepada AO&C Senior Manager untuk di tanda tangan (sesuai authority table). 8. AO&C Senior Manager melakukan review atas Invoice, Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju, maka AO&C Senior Manager membubuhkan tanda tangan pada cek (sesuai authority table). Apabila salah/ tidak setuju, maka akan dilakukan prosedur void cek. Apabila setuju, AO&C Senior Manager menyerahkan cek yang sudah ditandatangani, Invoice, AP Voucher dan Dokumen pendukung kepada bagian Treasury

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

40

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

3.3.1.4 Implementasi PPN di Purchase Order (PO) Pembayaran Invoice Purchase Order akan sangat berhubungan dengan PPN, hal ini disebabkan barang-barang atau jasa-jasa yang dikonsumsi oleh PT Badak NGL merupakan Barang Kena Pajak (BKP). Selain itu PPN juga dibebankan karena daerah konsumsi barang atau jasa kena pajak tersebut di dalam daerah pabean. Semua barang yang akan dibeli baik berhubungan dengan operasional perusahaan maupun tidak, akan selalu berhubungan dengan purchase order. Barang-barang yang digunakan di PT Badak NGL dalam hal operasional maupun non operasional sering kali merupakan Barang Kena Pajak (BKP). Karena itu lah, perhitungan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) menjadi hal yang sangat penting dalam hal perhitungan, pengklasifikasian dan dasar pengenannya. Berdasarkan ketentuan UU No. 42 TAHUN 2009, PPN merupakan pajak yang dikenakan atas konsumsi barang atau jasa kena pajak di dalam daerah pabean wilayah Republik Indonesia yang didalamnya berlaku peraturan perundang undangan pabean. Berdasarkan UU ini maka barang-barang yang digunakan/ dikonsumsi oleh PT Badak NGL dan termasuk objek PPN wajib dikenakan PPN. PT Badak NGL memiliki 2 tempat penerimaan barang-barang yang dibeli yaitu Bontang dan Singapore. PT Badak NGL memfokuskan penerimaan barang yang dibeli di luar negeri di Singapore dan barang-barang yang dibeli di dalam negeri di Bontang. Barang Kena Pajak yang dibeli di PT Badak NGL dapat dikenakan PPN jika dibeli di wilayah pabean. Berdasarkan aturan perpajakan

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

41

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

tersebut, maka barang-barang yang diterima di singapore tidak dapat dikenakan PPN pada saat diterima di Singapore namun akan dikenai bea masuk, PPN, PPh pasal 22 (dengan syarat), dan asuransi ketika barang-barang kena pajak tersebut di urus di bea cukai. Sementara itu, barang-barang kena pajak yang diterima di bontang, secara langsung akan dikenakan PPN. PT Badak NGL memiliki ketentuan-ketentuan dalam mengklasifikasikan Pajak masukan yang dapat dikreditkan dan tidak dapat dikreditkan dari pembebanan PPN itu sendiri. PT Badak NGL tetap berpedoman pada undang undang perpajakan mengenai PPN pajak masukan yang dapat dikreditkan dan tidak dapat dikreditkan. PT Badak NGL mengklasifikasikan Pajak masukan yang dapat dikreditkan dan tidak dapat dikreditkan berdasarkan tujuan dari pembelian barang itu sendiri. Apakah barang tersebut dibeli bertujuan untuk operasional perusahaan atau barang tersebut dibeli bukan untuk operasional perusahaan. Barang-barang yang termasuk ke dalam Pajak Masukan yang tidak dapat dikreditkan dapat di contohkan sebagai berikut : 1. Barang-barang yang dibeli dan tidak berhubungan dengan operasional (Housing, sumbangan/bantuan dan rekreasi) 2. Barang Consumable (air, makanan, minuman, kopi, teh, dan lain-lain) Pengklasifikasian barang barang yang tidak dapat dikreditkan harus berpedoman pada perundang-undangan perpajakan dan peraturan yang dibuat oleh PT Badak NGL itu sendiri. Sementara barang-barang yang termasuk ke dalam Pajak Masukan yang dapat dikreditkan adalah semua barang-barang yang berhubungan langsung
HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA 42

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

dengan operasional perusahaan. Barang-barang yang bertujuan untuk kepentingan operasional juga dimasukkan ke dalam Pajak Masukan yang dapat dikreditkan dari pembebanan PPN itu sendiri. 3.3.1.5 Pengaruh PPN Pajak Masukan Yang Dapat Dikreditkan dan Tidak Dapat Dikreditkan terhadap Pelaporan Keuangan di PT Badak NGL Pelaporan keuangan yang berbeda antara PT BADAK NGL dengan perusahaan lainnya membuat pelaporan atas pajak pun menjadi berbeda. PT Badak NGL yang menggunakan sistem akuntansi Cash Basis Modified membuat sistem pelaporan nya sangat berbeda dengan perusahaan lainnya. PT Badak NGL dalam laporan keuangannya tidak mencantumkan laporan laba rugi dikarenakan PT Badak NGL merupakan perusahaan non profit oriented. Neraca atau laporan posisi keuangan yang ada di PT Badak NGL juga berbeda dengan perusahaan lainnya, karena PT BADAK NGL menggunakan format pelaporan keuangan yang telah di modifikasi. Namun, perbedaan-perbedaan ini bukan berarti membuat pelaporan keuangan PT Badak NGL menjadi tidak valid, namun sistem bisnis dan perikatan kontrak masa lalu yang memaksa PT Badak NGL harus menggunakan pelaporan keuangan yang telah di modifikasi sesuai dengan kebutuhan PT Badak NGL itu sendiri. Pelaporan PPN Pajak masukan yang dapat dikreditkan di dalam Financial Report akan dimasukkan ke dalam Working Capital Changes (biasa disebut neraca) dan penempatannya di kategorikan ke dalam bagian Prepaid & Deffered Charger. PPN Pajak Masukan yang dapat dikreditkan ini dapat ditangguhkan sampai periode berikutnya dan menjadi pembanding antara pajak masukan dan

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

43

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

pajak keluaran sebagai dasar penentu apakah perusahaan mengalami lebih bayar atau kurang bayar. PPN pajak masukan yang tidak dapat dikreditkan akan dimasukkan ke dalam akun Taxes di dalam Operating Expenditures Report (dalam perusahaan profit oriented dimasukkan ke dalam beban di laba rugi). Ini berarti bahwa pajak tersebut harus dimasukkan ke dalam biaya pada periode tersebut dan tidak dapat ditangguhkan. 3.3.2 Evaluasi PT Badak NGL khususnya Sub-seksi Account Payable sudah memiliki sistem pengendalian dokumen dan sistem informasi akuntansi yang sudah baik, termasuk Sistem Otorisasinya. Namun pada saat melakukan praktek secara langsung, Peneliti mengalami kesulitan dalam hal pengklasifikasian Pajak yang dikategorikan ke dalam pajak yang dapat dikreditkan dan pajak yang tidak dapat dikreditkan dikarenakan banyaknya jenis barang yang harus diklasifikasikan. Pada perkuliahan dan teori yang didapat selama masa perkuliahan, peneliti mendapatkan teori-teori mengenai Sistem Pelaporan Keuangan, Sistem Informasi Akuntansi dan Pajak sebatas pengetahuan umum dan berhubungan dengan perusahaan yang berorientasi pada laba. Penerapan sistem akuntansi yang ada di PT Badak NGL memiliki perbedaan yang sangat terlihat dikarenakan PT Badak NGL merupakan perusahaan yang tidak berorientasi pada laba. Perbedaan tersebut yaitu laporan keuangan yang disusun tidak berdasarkan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK). PT Badak NGL membuat dua laporan keuangan, yang pertama yaitu Financial Report atau laporan keuangan

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

44

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

yang dibuat untuk pihak Internal/Manajemen dimana didalamnya terdiri dari Operating Expenditures dan Working Capital Changes, yang kedua yaitu Annual Report atau laporan keuangan yang dibuat untuk pihak Eksternal perusahaan. Laporan keuangan PT Badak NGL yang ditujukan untuk Eksternal perusahaan terdiri dari Statement of Assets, Liabilities, and Capital (Income tax basis), Statement of Expenditures, dan Statement of Increases and Decreases in Fund. PT Badak NGL juga tidak menghitung penyusutan (depreciation) atas Aktiva Tetap dan Aktiva Bergerak (fixed and movable assets) dikarenakan PT Badak NGL tidak memiliki aset. Seluruh aset perusahaan merupakan milik pemerintah, dalam hal ini Kementerian Keuangan, yang menyerahkan pengelolaan kepada Pertamina. Selain itu, PT Badak NGL tidak memiliki Laporan Perhitungan Rugi-Laba, karena perusahaan tidak mencatat pendapatan (revenue), ini sesuai dengan yang diatur dalam Processing Agreement dimana berisi bahwa PT Badak NGL tidak mendapat hak komersial atas gas yang diproses atau LNG yang dihasilkan sehingga perusahaan tidak mencatat hasil penjualan LNG dan LPG. Dalam Kuliah Kerja Nyata Profesi ini penulis mendapatkan pembelajaran langsung berupa bentuk laporan keuangan perusahaan yang tidak berorientasi pada laba, pembagian kerja di dalam perusahaan khususnya divisi akuntansi, sistem operasional di Account Payable dalam perusahaan khususnya Purchase Order, penerapan prosedur pengendalian yang ada di dalam mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi dan SAS 78 diterapkan di dalam perusahaan, penerapan pajak (PPN) di dalam perusahaan, dan penggunaan sistem akuntansi seperti oracle. Pengaplikasian di dalam dunia kerja yang nyata dapat menjadi bahan

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

45

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

pengujian bagaimana kontribusi teori yang didapat selama masa perkuliahan terhadap dunia kerja nyata. Dalam hal sarana dan prasarana di PT Badak NGL, peneliti dapat menyimpulkan bahwa semua sarana dan prasarana di PT Badak NGL sangat baik. PT Badak NGL sangat mendukung peneliti dalam melakukan kegiatan KKN-P dengan menyediakan sarana dan prasarana serta akomodasi yang cukup. PT Badak NGL menjadi tempat yang tepat untuk Peneliti melakukan KKN-P. 3.3.3 Solusi Sistem otorisasi yang sudah ada harus dipertahankan dan ditingkatkan semaksimal mungkin. Dengan melibatkan beberapa pihak dan membagi wewenang dalam otorisasi, sistem pengendalian yang ada sudah cukup baik untuk menjaga agar tidak terjadinya kecurangan. PT Badak NGL sebaiknya menetapkan satu prosedur pokok mengenai barang-barang yang diklasifikasikan ke dalam pajak yang dapat dikreditkan dan pajak yang tidak dapat dikreditkan. Prosedur ini bisa di implementasikan ke dalam sebuah sistem sehingga klasifikasi barang akan secara otomatis ketika semua prosedur telah dibentuk ke dalam sebuah sistem. Pembuatan prosedur ini harus didasarkan pada ketentuan-ketentuan perpajakan yang berlaku di Negara Kesatuan Republik Indonesia.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

46

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

3.4 Pengalaman Belajar Selama masa Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P), Penulis mendapatkan pengalaman belajar sebagai berikut : 1. Mempelajari mengenai sistem pelaporan keuangan perusahaan yang tidak berorientasi pada laba dimana perusahaan tersebut tidak menggunakan PSAK sebagai pedoman dalam pelaporannya. Sehingga ada peraturanperaturan lain yang menjadi dasar dalam pembuatan laporan keuangan dengan menyesuaikan operasional dan situasi perusahaan sehingga laporan keuangan tersebut tetap mencerminkan keadaan perusahaan yang sebenarnya. 2. Kuliah Kerja Nyata Profesi ini membuat peneliti mengetahui bahwa teoriteori yang didapat selama masa perkuliahan tidaklah cukup untuk menunjang dunia kerja yang sebenarnya. Setiap perusahaan memiliki ciri dan sistem akuntansi yang berbeda-beda sehingga dunia kerja membutuhkan sumber daya manusia yang dapat cepat beradaptasi dengan situasi yang ada. 3. Mempelajari alur pembayaran Invoice Purchase Order di PT Badak NGL 4. Mempelajari dasar pengenaan Pajak Pertambahan Nilai di dalam Purchase Order 5. Mempelajari pengklasifikasian Pajak yang dapat dikreditkan dan tidak dapat dikreditkan 6. Mempelajari pengaruh Pengklasifikasian Pajak terhadap Laporan Keuangan 7. Mengamati proses peng inputan Invoice PO melalui sistem oracle
HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA 47

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

8. Mempelajari dan mempraktekkan penjurnalan (pembuatan AP Voucher) melalui sistem Oracle 9. Membandingkan teori dan praktek dan didapatkan kesimpulan bahwa perusahaan akan berusaha untuk meminimalisasi kecurangan dengan pengendalian internal berupa pengendalian dokumen, otorisasi dan sebagainya sebagai sarana pengurang kecurangan tersebut. 10. mempelajari sistem oracle yang memudahkan operasional akuntansi dalam melaksanakan pekerjaannya. 11. Melatih kemampuan komunikasi dan beradaptasi terhadap dunia yang baru sehingga kemampuan penulis dalam beradaptasi menjadi meningkat. 12. Melatih disiplin dan tanggap terhadap tugas yang diberikan sehingga penulis dapat memaksa diri untuk bekerja secara baik walalupun berada dibawah tekanan.

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

48

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan PT Badak NGL khususnya Sub-seksi Account Payable sudah memiliki sistem pengendalian dokumen dan sistem informasi akuntansi yang sudah baik, termasuk Sistem Otorisasinya. Namun dalam praktiknya, peneliti mengalami kesulitan dalam mengklasifikasikan barang-barang ke dalam pajak yang dapat dikreditkan dan pajak yang tidak dapat dikreditkan dikarenakan banyaknya berbagai macam barang dan kurangnya prosedur pokok dalam pengklasifikasian. Ini menjadi perhatian khusus dikarenakan pengklasifikasian ini akan berpengaruh pada laporan keuangan. PT Badak NGL memiliki perbedaan dalam Pelaporan Keuangannya. PT Badak NGL tidak menggunakan PSAK dalam membuat laporan keuangannya dikarenakan PT Badak NGL merupakan perusahaan yang tidak berorientasi pada laba. Namun PT Badak NGL menggunakan sistem akuntansi Cash Basis Modified. Sistem Akuntansi ini dibentuk dengan berdasarkan situasi dan kondisi dari PT Badak NGL dan bertujuan agar laporan keuangan mencerminkan keadaan perusahaan yang sebenarnya. 4.2 Saran PT Badak NGL harus mempertahankan sistem operasional khususnya Purchase Order agar pengendalian internal yang sudah ada terus berjalan. Selain itu, penjelasan mengenai sistem akuntansi Cash Basis Modified yang tidak biasa

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

49

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

harus diperbanyak agar semua unsur yang ada di dalam Accounting Operations and Control (AO&C) Department mendapatkan informasi yang cukup sehingga mengetahui atau mengerti mengenai sistem akuntansi tersebut. Pengklasifikasian mengenai pajak yang dapat dikreditkan dan pajak yang tidak dapat dikreditkan disarankan dibuat sebuah acuan atau prosedur yang dapat memastikan pengklasifikasian tersebut. Dalam pembuatan prosedur pokok ini, harus melibatkan akuntan-akuntan PT Badak NGL yang memahami sistem akuntansi PT Badak NGL dan Perpajakan, konsultan pajak, serta Instansi yang berwenang dalam hal perpajakan itu sendiri. Ini dilakukan untuk mendapatkan sebuah prosedur pokok yang valid dan tidak menjadi perdebatan dalam pengaplikasiannya nanti. Kurikulum didalam Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya sebaiknya mulai mempertimbangkan segala kesulitankesulitan yang dihadapi oleh mahasiswa ketika melakukan KKN-P. Sistem perkuliahan khususnya akuntansi yang hanya berfokus pada perusahaan yang beriorientasi pada laba harus dikembangkan dengan memasukkan tambahan mata kuliah berupa akuntansi yang berfokus pada perusahaan yang tidak berorientasi pada laba. Teori-teori yang diberikan di perkuliahan harus berpedoman pada kebutuhan dunia kerja sesungguhnya sehingga sumber daya manusia yang dihasilkan oleh Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya menjadi lulusan-lulusan yang siap pakai. Kontribusi dari lembaga pendidikan seperti universitas menjadi sangat penting untuk membantu lulusanlulusannya agar dapat beradaptasi dengan dunia kerja secara cepat.
HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA 50

Kuliah Kerja Nyata Profesi (KKN-P) PT BADAK NGL

LAMPIRAN

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

51

Lampiran 1 Flowchart Prosedur Pembayaran Invoice PO Dibawah USD $25000 atau Rp 250.000.000,Fungsi Terkait No. Kegiatan Proses Oracle/ Manual Kontraktor/ Rekanan Mitra Kerja Accountant, PO Supervisor , Account Payable Manager AO Manager AC AO&C Senior Manager Transaksi Jurnal

Menyerahkan invoice dan dokumen pendukung kepada bagian keuangan PTB.

Manual

Invoice, Dok. Pendukung

Memeriksa kelengkapan dokumen secara fisik. Apabila tidak lengkap,invoice dan dokumen pendukung akan dikembalikan kepada kontraktor/rekanan pada hari yang sama atau hari berikutnya.Bila pada hari berikutnya,pengembalian invoice menggunakan transmittal/tanda terima pengembalian.

Manual

Pemeriksaan Dokumen

Tdk
Lengkap?

Ya 3
Apabila dokumen sudah lengkap,Mitra Kerja akan memberikan cap pada invoice berdasarkan tanggal diterima. Petugas kemudian melakukan registrasi invoice ke dalam buku register/ tracking system. Manual
Memberi Cap Receipt penerimaan invoice

Melakukan register invoice

AP Menu

Register Invoice

Menyusun dokumen invoice

Manual

Menyusun Dokumen Invoice

Mendistribusikan invoice dan dokumen pendukung yang disusun berdasarkan tanggal penerimaan invoice kepada Accountant, Purchase Order

Manual

Mendistribusi kan Dokumen Invoice

Menerima invoice dan dokumen pendukungnya dari Mitra Kerja

Manual

Invoice, Dok. Pendukung

2 1

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

52

Fungsi Terkait No. Kegiatan Proses Oracle/ Manual Kontraktor/ Rekanan Mitra Kerja Accountant, PO Payment Supervisor , Account Payable Manager AO Manager AC AO&C Senior Manager Transaksi Jurnal

Melakukan verifikasi keakuratan invoice. Apabila memenuhi persyaratan Accountant akan melakukan input Invoice. Apabila belum memenuhi persyaratan, invoiced kembalikan kepada Mitra Kerja untuk dikembalikan ke rekanan dengan menggunakan transmittal/ tanda terima pengembalian.

Manual

Verifikasi keakuratan Invoice

Tdk

Benar?

Ya

Input invoice pada AP Invoice Menu a.. Melakukan pencocokan (matching) Invoice dengan PO. b. Apabila invoice tidak match dengan PO di system, invoiced dikembalikan kepada Mitra Kerja untuk dikembalikan ke rekanan dengan menggunakan transmittal/ tanda terima pengembalian.

AP Invoice Menu

Input Invoice ke System Oracle Payable

Matching Invoice dan Kontrak Tdk Match?

Ya

10

Melakukan input atas pemotongan PPh (jika ada)

AP Invoice Menu

Input Invoice Distribution

Jurnal Point : 14

11

Mencetak AP Voucher

Submit Request Form

Print AP Voucher 6

DB. AP Accrued DB. PPn CR. Account Payable

12

Memberikan tandatangan pada APVoucher kemudian meneruskan AP Voucher,Invoice dan dokumen pendukung kepada Supervisor

Manual

Tanda Tangan AP Voucher

AP Voucher, Invoice, Dok. Pendukung

CR. Hutang PPh

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

53

Fungsi Terkait No. Kegiatan Proses Oracle/ Manual Kontraktor/ Rekanan Mitra Kerja Accountant, PO Supervisor , Account Payable Manager AO Manager AC AO&C Senior Manager Transaksi Jurnal

AP Voucher, Invoice, Dok. Pendukung

13

Memeriksa kebenaran alokasi biaya dari PO . .

Manual

Periksa kebenaran alokasi biaya

Benar?

Tdk

Ya

14

Apabila terjadi kesalahan pembebanan, maka akan dilakukan proses koreksi.. Apabila sudah benar, maka Supervisor, Account Payable melakukan tandatangan pada AP Voucher.

Manual
Proses koreksi

Tanda Tangan AP Voucher

15

Melakukan input pembayaran Invoice untuk mendapatkan nomor Cek. Menjalankan create accounting (optional) untuk melihat journal yang terbentuk. Selanjutnya akan meneruskan AP Voucher,Invoice dan dokumen pendukung kepada Mitra Kerja

AP Payment Menu

Input Pembayaran untuk mendapatkan no Cek.

Jurnal Point : 15 DB. Account Payable CR. Bank

AP Voucher, Invoice, Dok. Pendukung

16

Mencetak Cek sesuai dengan penomoran dari system oracle.

Submit Request Form

Cetak Cek

17

Meneruskan AP Voucher,Cek, Invoice dan Dokumen Pendukung kepada Supervisor, Account Payable

Manual

AP Voucher,Cek, Invoice, Dok. Pendukung

AP Voucher,Cek, Invoice, Dok. Pendukung

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

54

Fungsi Terkait No. Kegiatan Proses Oracle/ Manual Kontraktor/ Rekanan Mitra Kerja Accountant, PO Supervisor , Account Payable Manager AO Manager AC AO&C Senior Manager Transaksi Jurnal

18

Memeriksa keakuratan Cek. Apabila terdapat kesalahan pada Cek maka dilanjutkan ke prosedur Void Cek. Apabila Cek sudah benar maka paraf Cek. Selanjutnya AP Voucher, Cek, Invoice Pendukung diteruskan kepada Manager AO.

Manual
Periksa cek

Benar?

Tdk

Ya

Prosedur Void Cek

Paraf Cek

AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung

19

Melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju,maka Manager AO memberikan tandatangan pada AP Voucher

Manual

Periksa cek

Tdk

Setuju?

Ya

10

Tanda tangan AP Voucher

20

Melakukan approval atas Cek sesuai dengan kewenangan : 1. Tandatangan Cek jika nilai Cek 0 sampai dengan USD 5000 2. Paraf Cek jika nilai Cek lebih besar dari USD 5000

Manual

Nilai cek sampai USD 5.000


=<5000 >5000

Tanda tangan Cek

Paraf Cek

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

55

Fungsi Terkait No. Kegiatan Proses Oracle/ Manual Kontraktor/ Rekanan Mitra Kerja Accountant, PO Supervisor , Account Payable Manager AO Manager AC AO&C Senior Manager Transaksi Jurnal

21

Meneruskan AP Voucher,Cek, Invoice dan dokumen pendukung untuk proses counter sign cek kepada Manager AC (untuk nilai Cek =< USD 5000)

Manual

Counter Sign Cek ke Manager AC AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung

22 Melakukan review atas Cek, AP Voucher


dan dokumen pendukung. Apabila setuju,maka Manager, AC memberikan tandatangan pada Cek. Selanjutnya Cek yang sudah ditandatangani, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada Mitra Kerja untuk diteruskan untuk proses pembayaran. Apabila tidak setuju maka akan diteruskan ke prosedur Void Cek

Manual

Periksa cek

11

Setuju?

Ya

23 Menerima Cek yang sudah


ditandatangani oleh atasan beserta AP Voucher,Invoice dan dokumen pendukung

Manual

AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung

Tanda Tangan Cek

24 Membuat Transmittal dokumen dan


mendistribusikan Dokumen : 1. Cek rangkap 3 dan transmittal dokumen akan diserahkan ke bagian treasury. 2. Faktur pajak dan bukti potong pph akan diserahkan ke bagian pajak. 3. Cek rangkap 1.Invoice dan dokumen pendukungnya diarsip.

Manual

Mendistribusikan dokumen & Pembuatan Transmittal

Cek, Transmittal

25 Menyerahkan Cek dan Transmittal


kepada Treasury

Manual

Menyerahkan ke Treasury

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

56

Fungsi Terkait No. Kegiatan Proses Oracle/ Manual Kontraktor/ Rekanan Mitra Kerja Accountant, PO Supervisor , Account Payable Manager AO Manager AC AO&C Senior Manager Transaksi Jurnal

26 Melakukan review atas Cek, AP Voucher


dan dokumen pendukung (untuk nilai Invoice > USD 5000). Apabila setuju,maka Manager AC memberikan tandatangan pada Cek. Selanjutnya Cek yang sudah ditandatangani, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada AO&C Senior Manager. Apabila tidak setuju akan diteruskan ke prosedur Void Cek.

Manual

AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung

Periksa cek

Setuju?

10

Ya

Tanda Tangan Cek

AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung

27 Melakukan review atas Cek, AP Voucher


dan dokumen pendukung (untuk nilai Invoice > USD 5000). Apabila setuju,maka AO&C Senior Manager memberikan tandatangan pada Cek. . Apabila tidak setuju akan diteruskan ke prosedur Void Cek.

Periksa cek

Manual

Setuju?

Ya

10

Tanda Tangan Cek

28

Selanjutnya Cek yang sudah ditandatangani, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada Mitra Kerja untuk proses pembuatan Transmittal.

Manual

AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung 11

Dokumen

Proses Manual

Proses Oracle

Arsip

Keputusan

Database

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

57

Lampiran 2 Flowchart Prosedur Pembayaran Invoice PO Diatas USD $25000 atau Rp 250.000.000,Fungsi Terkait No. Kegiatan Proses Oracle/ Manual Kontraktor/ Rekanan Mitra Kerja Accountant, PO Supervisor , Account Payable Manager AO Manager AC AO&C Senior Manager Transaksi Jurnal

Menyerahkan invoice dan dokumen pendukung kepada bagian keuangan PTB.

Manual

Invoice, Dok. Pendukung

Memeriksa kelengkapan dokumen secara fisik. Apabila tidak lengkap,invoice dan dokumen pendukung akan dikembalikan kepada kontraktor/rekanan pada hari yang sama atau hari berikutnya.Bila pada hari berikutnya,pengembalian invoice menggunakan transmittal/tanda terima pengembalian.

Manual

Pemeriksaan Dokumen

Tdk
Lengkap?

Ya 3
Apabila dokumen sudah lengkap,Mitra Kerja akan memberikan cap pada invoice berdasarkan tanggal diterima. Petugas kemudian melakukan registrasi invoice ke dalam tracking system. Melakukan register invoice Manual
Memberi Cap Receipt penerimaan invoice

AP Menu
Register Invoice

Menyusun dokumen invoice

Manual

Menyusun Dokumen Invoice

Mendistribusikan invoice dan dokumen pendukung yang disusun berdasarkan tanggal penerimaan invoice kepada Accountant, Purchase Order

Manual

Mendistribusi kan Dokumen Invoice

Menerima invoice dan dokumen pendukungnya dari Mitra Kerja

Manual

Invoice, Dok. Pendukung

2 1

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

58

Fungsi Terkait No. Kegiatan Proses Oracle/ Manual Kontraktor/ Rekanan Mitra Kerja Accountant, PO Supervisor , Account Payable Manager AO Manager AC AO&C Senior Manager Transaksi Jurnal

Melakukan verifikasi keakuratan invoice. Apabila memenuhi persyaratan pembayaran,maka accountant akan meneruskan dokumen Invoice beserta dokumen pendukung nya ke Supervisor. Apabila belum memenuhi persyaratan, invoiced kembalikan kepada Mitra Kerja untuk dikembalikan ke rekanan dengan menggunakan transmittal/ tanda terima pengembalian.

Manual
2

Verifikasi keakuratan Invoice

Invoice, Dok. Pendukung

Tdk

Benar?

Ya Invoice, Dok. Pendukung Invoice, Dok. Pendukung

Menerima invoice dari Accountant PO. Melakukan review atas Invoice dan dokumen pendukung. Apabila terdapat ketidakakuratan dokumen maka akan dikembalikan kepada Accountant, PO untuk dilengkapi.

Manual
Review atas Invoice dan Dok Pdkg

Invoice, Dok. Pendukung

Tdk

Benar?

Ya

10

Memberikan paraf Invoice apabila sudah tidak ada kesalahan dan meneruskan Invoice dan dokumen pendukung kepada Manager AO

Manual
Paraf Invoice

Invoice, Dok. Pendukung

Invoice, Dok. Pendukung

11

Melakukan review, verify dan persetujuan atas dokumen invoice

Manual
Review atas Invoice dan Dok Pdkg

12

Memberikan paraf Invoice.

Manual

Paraf Invoice

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

59

Fungsi Terkait No. Kegiatan Proses Oracle/ Manual Kontraktor/ Rekanan Mitra Kerja Accountant, PO Supervisor , Account Payable Manager AO Manager AC AO&C Senior Manager Transaksi Jurnal

18

Meneruskan Invoice dan dokumen pendukung kepada AO&C Senior Manager

Manual

Invoice, Dok. Pendukung

Ya
Invoice, Dok. Pendukung

Review atas Invoice dan Dok Pdkg

19

Melakukan review atas invoice dan memberikan tandatangan pada Invoice. Selanjutnya Invoice dan dokumen pendukung akan diteruskan kepada Accountant, Purchase Order

Manual

Tanda Tangan Invoice

Invoice, Dok. Pendukung

Invoice, Dok. Pendukung

20 Input Invoice pada AP Invoice Menu

AP Invoice Menu

Input Invoice ke System Oracle Payable

Jurnal Point : 20 DB. AP Accrued

21 Mencetak AP Voucher dan memberikan


tandatangan AP Voucher.

Submit Request Form

Cetak AP Voucher

DB. PPn CR. Account Payable CR. Hutang PPh

22 Menerima AP Voucher , Invoice dan


dokumen pendukung.

Manual

Tanda Tangan AP Voucher

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

60

Fungsi Terkait No. Kegiatan Proses Oracle/ Manual Kontraktor/ Rekanan Mitra Kerja Accountant,PO Supervisor , Account Payable Manager AO Manager AC AO&C Senior Manager Transaksi Jurnal

AP Voucher, Invoice, Dok. Pendukung

AP Voucher, Invoice, Dok. Pendukung

23

Menerima AP Voucher, Invoice dan dokumen pendukung. Memeriksa kebenaran alokasi biaya dari Invoice . .

Manual

Periksa kebenaran alokasi biaya

24

Apabila terjadi kesalahan pembebanan, maka akan dilakukan proses koreksi. Apabila sudah benar, maka Supervisor, Account Payable melakukan tandatangan pada AP Voucher.

Benar?

Manual
Tdk Ya

Proses koreksi

Tanda Tangan AP Voucher

25

Melakukan input pembayaran untuk mendapatkan nomor Cek dan menjalankan create accounting (optional) untuk melihat journal yang terbentuk. Selanjutnya akan meneruskan AP Voucher,Invoice dan dokumen pendukung kepada Mitra Kerja

Payment Form

Jurnal Point : 25
Input Pembayaran untuk mendapatkan no Cek.

DB.Account Payable CR. Bank

AP Voucher, Invoice, Dok. Pendukung

26

Mencetak Cek sesuai dengan penomoran dari system oracle.

Submit request Form

Cetak Cek

27

Meneruskan AP Voucher,Cek, Invoice dan Dokumen Pendukung kepada Supervisor Account Payable

Manual

AP Voucher,Cek, Invoice, Dok. Pendukung

AP Voucher,Cek, Invoice, Dok. Pendukung

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

61

Fungsi Terkait No. Kegiatan Proses Oracle/ Manual Kontraktor/ Rekanan Mitra Kerja Accountant, Contract Payment Supervisor , Account Payable Manager AO Manager AC AO&C Senior Manager Transaksi Jurnal

Periksa cek

28

Memeriksa keakuratan Cek. Apabila terdapat kesalahan pada Cek maka dilanjutkan ke prosedur Void Cek. Apabila Cek sudah benar maka paraf Cek.

Manual

Benar?

Tdk

Ya

Prosedur Void Cek

Paraf Cek

AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung

Periksa cek

29

Melakukan review atas Cek, AP Voucher dan dokumen pendukung. Apabila setuju,maka Manager AO memberikan tandatangan pada AP Voucher

Manual
Tdk

Setuju?

Ya

9 Tanda tangan AP Voucher

30

Melakukan approval atas Cek sesuai dengan kewenangan : 1. Tandatangan Cek jika nilai Cek 0 sampai dengan USD 5000 2. Paraf Cek jika nilai Cek lebih besar dari USD 5000

Nilai cek sampai USD 5.000

Manual
=<5000 >5000

Tanda tangan Cek

Paraf Cek

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

62

Fungsi Terkait No. Kegiatan Proses Oracle/ Manual Kontraktor/ Rekanan Mitra Kerja Accountant, Contract Payment Supervisor , Account Payable Manager AO Manager AC AO&C Senior Manager Transaksi Jurnal

31

Meneruskan AP Voucher,Cek, Invoice dan dokumen pendukung untuk proses counter sign cek kepada Manager AC (untuk nilai Cek =< USD 5000)

Manual

Counter Sign Cek ke Manager AC AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung

32 Melakukan review atas Cek, AP Voucher


dan dokumen pendukung. Apabila setuju,maka Manager AC memberikan tandatangan pada Cek. Selanjutnya Cek yang sudah ditandatangani, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada Mitra Kerja. Apabila tidak setuju maka akan diteruskan ke prosedur Void Cek Manual

Periksa cek

10

Tdk

Setuju?

Ya

33 Menerima Cek yang sudah


ditandatangani oleh atasan beserta AP Voucher,Invoice dan dokumen pendukung

Manual

AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung

Tandatangan Cek

34 Mendistribusikan Dokumen :
1. Cek rangkap 3 dan transmittal dokumen akan diserahkan ke bagian treasury. 2. Faktur pajak dan bukti potong pph akan diserahkan ke bagian pajak. 3. Cek rangkap 1.Invoice dan dokumen pendukungnya diarsip.

Manual

Mendistribusikan dokumen & Pembuatan Transmittal

Cek, Transmittal

35

Menyerahkan Cek dan Transmittal kepada Treasury

Manual

Menyerahkan ke Treasury

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

63

Fungsi Terkait No. Kegiatan Proses Oracle/ Manual Kontraktor/ Rekanan Mitra Kerja Accountant, Contract Payment Supervisor , Manager AO Account Payable Manager AC AO&C Senior Manager Transaksi Jurnal

36 dan dokumen pendukung (untuk nilai

Melakukan review atas Cek, AP Voucher Manual Invoice > USD 5000). Apabila setuju,maka Manager AC memberikan tandatangan pada Cek. Selanjutnya Cek yang sudah ditandatangani, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada AO&C Senior Manager. Apabila tidak setuju akan diteruskan ke prosedur Void Cek.

AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung

Periksa cek

Tdk

Setuju?

Ya

Tandatangan Cek

AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung

37 Melakukan review atas Cek. Apabila


setuju,maka AO&C Senior Manager memberikan tandatangan pada Cek. . Apabila tidak setuju akan diteruskan ke prosedur Void Cek.

Manual

Periksa cek

Tdk

Setuju?

Ya

Tandatangan Cek

38

Selanjutnya Cek yang sudah ditandatangani, AP Voucher dan dokumen pendukung diteruskan kepada Mitra Kerja untuk proses pembuatan Transmittal.

Manual

AP Voucher, Cek,Invoice, Dok. Pendukung 10

Dokumen

Proses Manual

Proses Oracle

Arsip

Keputusan

Database

HADYAN FARIZI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS BRAWIJAYA

64