QUE ES LA GESTIN DE ALMACENES?

LA GESTIN DE ALMACENES DENTRO DEL MAPA DE PROCESOS LOGSTICOS: LMITES Y RESPONSABILIDADES La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos generados. La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un rea logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de una de las actividades ms importantes para el funcionamiento de una organizacin. El objetivo general de una gestin de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de produccin requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rtmica. La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos Logsticos entre la Gestin de Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin. De esta manera el mbito de responsabilidad (en cuya ampliacin recae la evolucin conceptual del almacenamiento) del rea de almacenes nace en la recepcin de la unidad fsica en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento. IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser de la misma, sin embargo tal como lo observamos en la grfica anterior sobre el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento y principio es la gestin de inventario o existencia, y en estas se basa la gestin de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos. Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son:

OBJETIVOS Rapidez de entregas Fiabilidad Reduccin de costes Maximizacin del volumen disponible Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte y los beneficios (que justifican su importancia) son: Reduccin de tareas administrativas Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante Mejora de la calidad del producto Optimizacin de costes Reduccin de tiempos de proceso Nivel de satisfaccin del cliente

FUNCIONES DEL ALMACN Aunque el derrotero de funciones de un almacn depende de la incidencia de mltiples factores tanto fsicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

Recepcin de Materiales. Registro de entradas y salidas del Almacn. Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacn. Despacho de materiales. Coordinacin del almacn con los departamentos contabilidad.1

de

control

de

inventarios y

1TREJOS

NOREA, Alexander. Gestin logstica, Stocks, almacenes y bodegas.Seminarios Andinos. PRINCIPIOS DEL ALMACN Como ya ha sido tratado en el mdulo deAdministracin de Inventarios, todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, en teora es un mal necesario, razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operacin. Para llevar a cabo tal empresa, la gestin de almacenes debe establecer y regirse por unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacn (aplicables a cualquier entorno):

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn. El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios. Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas y salidas), la programacin y control de produccin sobre las existencias. Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin. La identificacin debe estar codificada. Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control. Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por un personal ajeno al almacn. Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn sistemas existentes. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios. La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin. Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales. El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.2

2TREJOS

NOREA, Alexander. Gestin logstica, Stocks, almacenes y bodegas.Seminarios Andinos. PROCESOS DE LA GESTIN DE ALMACENES El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes transversales que representan los procesos principales - Planificacin y Oraganizacin y Manejo de la informacin - y tres subprocesos que componen la gestin de actividades y que abarca la recepcin, el almacn y el movimiento.

PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN El proceso de planificacin y organizacin es de carcter estratgico y tctico, dado que tiene que brindar soluciones de recursos en comunin con las polticas y objetivos generales que contempla la estrategia de la compaa, en aras de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Dentro de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificacin y organizacin se encuentran:

Diseo de la red de distribucin de la compaa: Toda compaa necesita establecer polticas respecto a su red de distribucin, dado que esta debe ser acorde a su mercado y ptima en capacidad de respuesta para mitigar las fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las decisiones respecto al diseo de la red de distribucin es tal, dado que requiere de la combinacin precisa de instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias. El Diseo de una Red de Distribucin es la planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o ms orgenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de almacenes para la compaa y los clientes requiere considerar una cantidad significativa de elementos: Nmero de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los mismos. Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin se ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la ubicacin de los mismos.

Responsabilidades de la Gestin de Almacenes (Gestin Propia o Subcontratacin): Una vez se ha diseado la red de distribucin se procede a determinar si se autogestionar el almacn o si se subcontratar. Una vez ms la decisin depende de muchos factores dependientes de la estrategia de la organizacin, de su mercado, tamao y cadena de abastecimiento, sin embargo existen claras ventajas y desventajas de acuerdo al tipo de gestin (propia o por subcontratacin), dentro de las ms significativas se encuentran:

Basado en: Pricewaterhousecoopers. - Click para ampliar Dado que regularmente para la determinacin de la responsabilidad de la gestin se preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior profundizaremos en mtodos matemticos que permitan establecer elementos cuantitativos de juicio para este subproceso de la planificacin y organizacin.

Ubicacin de almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda que localizacin de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:

la

- Una visin general del mercado: Para acotarse geograficamente a un rea amplia, y - Una visin local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las zonas acotadas en la visin general. Historicamente desde el plano de la Ingeniera Industrial se ha abordado el tema de la localizacin de almacenes mediante mltiples mtodos matemticos, entre los que se encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover, Weber, Greenhut y el mtodo de Centro de Gravedad (Este ltimo lo abordaremos desde el mdulo de Diseo y Distribucin en Planta). Sin embargo los factores no son meramente cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios cualitativos (que evidentemente redundan en el plano financiero) y entre los que se destacan:

Fuente: BASTIDAS, Edwin Jair. Enfasis en Logstica y Cadena de Abastecimiento (Gestin de Almacenamiento) - Click para ampliar

Tamao de los almacenes: Un almacn debe ser dimensionado principalmente en funcin de los productos a almacenar (en tamao, caractersticas propias y cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero adems de estos, intervienen otros factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn. Los factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un almacn son:

- Productos a almacenar (cantidad y tamaos) - Demanda de los mercados - Niveles de Servicio al cliente - Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar - Tiempos de produccin - Economas de escala - Lay out de existencias - Requisitos de pasillos - Oficinas necesarias Es importante la consideracin de las tres dimensiones para determinar la capacidad del almacn, es decir determinar la magnitud en funcin de metros cbicos. En el mdulo de Diseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos matemticamente el aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.

Diseo y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de un almacn. En el mdulo deDiseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos este tema a profundidad.

RECEPCIN

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de unidades, descarga y verificacin tal y como se solicitaron mediante la actualizacin de los registros de inventario. El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al producto. Otra tendencia considerada como buena prctica logstica es la implementacin de programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mnimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no aaden valor.

En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin, este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy especficos como montacargas, plataformas moviles, rampas, entre otros. Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca.Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado de mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a almacn. Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa mayor actuacin y responsabilidad desde el almacn.

Detalle de Actividades de Recepcin mediante la implementacin de EDI

Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera inmediata y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben pasar a almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicacin definitiva, bien sea fijo en su ubicacin definitiva. ALMACN El almacenamiento o almacn es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el producto, personas y compaa y optimizando el espacio fsico del almacn. El almacn puede dividirse en las siguientes zonas: ZONAS DE UN ALMACN Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye zonas especficas de stock para mercancas especiales, devoluciones, etc Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedicin Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin y la inspeccin final de las mercancas Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas. Diseados tambin para permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de almacn Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de almacn Basado en: Pricewaterhousecoopers Los Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacn sern abordados en mdulos independientes. MOVIMIENTO

Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulacin de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:

Volumen del almacn Volumen de las mercancas Vida de las mercancas Coste del equipo frente a la finalidad Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las caractersticas de las entrada y salida del almacn de las mercancas ejemplo:

mercancas, los flujos de son variadas, como por

Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es la primera que sale para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos. First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para evitar las obsolescencias First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad es el primero en salir.

INFORMACIN

Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de informacin, este es un eje transversal de los procesos de gestin logstica, y la gestin de almacenes no son la excepcin. Debe ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestin de Almacenes. Su mbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas:

Informacin para gestin. Identificacin de ubicaciones. Identificacin y trazabilidad de mercancas.

Dentro de la informacin para la gestin se incluyen:

Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out Datos relativos a los medios disponibles Datos tcnicos de las mercancas almacenadas Informes de actividad para Direccin Evolucin de indicadores Procedimientos e instrucciones de trabajo Perfiles y requisitos de los puestos Registros de la actividad diaria

La identificacin de las ubicaciones la profundizaremos en el mdulo de Diseo y Lay-out de almacenes. Por otro lado la identificacin y trazabilidad de mercancas se detalla en el mdulo de identificacin de mercancas.