Anda di halaman 1dari 27

29/10/13

ASPEK MANAJEMEN DAN ORGANISASI

ANALISIS ASPEK MANAJEMEN DAN ORGANISASI Apakah bisnis yang akan dijalankan dapat dibangun sesuai dengan waktu yang direncanakan dan apakah tersedia SDM yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis ? Dinyatakan layak jika terdapat kesiapan tenaga kerja untuk menjalankan bisnis dan bisnis tsb dapat dibangun sesuai waktu yang telah diperkirakan Hal yg perlu dipahami dasar-dasar manajemen proyek dan manajemen SDM (deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, struktur organisasi, pengadaan karyawan)

29/10/13

TUJUAN
Menganalisis penjadwalan pelaksanaan pembangunan bisnis Menganalisis jenis-jenis pekerjaan yang diperlukan untuk pembangunan bisnis Menganalisis waktu yg diperlukan untuk melaksanakan setiap jenis pekerjaan yg diperlukan utk pembangunan bisnis Menganalisis biaya yg diperlukan untuk melaksanakan setiap jenis pekerjaan yg diperlukan utk pembangunan bisnis

TUJUAN
Menganalisis persyaratan yg diperlukan untuk memangku pekerjaan pada suatu bisnis Menganalisis struktur organisasi yang cocok untuk menjalankan bisnis Menganalisis metode pengadaan tenaga kerja untuk menjalankan bisnis Menganalisis kesiapan tenaga kerja untuk menjalankan bisnis

29/10/13

Fungsi Manajemen

PERENCANAAN
PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN

Pendekatan Atas-Bawah (Top-Down).


Pimpinan organisasi mengintruksikan unit organisasi di bawahnya hanya melaksanakan hal-hal yang telah direncanakan. Untuk perusahaan yang menganut sistem desentralisasi (penyebaran kewenangan), pimpinan puncak memberikan pengarahan dan petunjuk kepada pemimpin cabang atau sejenisnya untuk menyusun rencana yang pada tahapannya akan ditinjau dan dikoreksi oleh pimpinan puncak sebelum disetujui untuk direalisasikan.

Pendekatan Bawah-Atas (Bottom-Up).


pemimpin puncak memberikan gambaran situasi dan kondisi yang dihadapi organisasi termasuk mengenai misi, tujuan, sasaran, dan sumber daya yang dimiliki. Selanjutnya memberikan kewenangan kepada manajemen di tingkat bawahnya untuk menyusun perencanaan.

29/10/13

Pendekatan Campuran.

Kombinasi (campuran) di antara keduanya walaupun dengan persentase yang relatif. Dengan pendekatan ini pemimpin memberikan petunjuk perencanaan organisasi secara garis besar sedangkan perencanaan detailnya diserahkan kepada kreativitas unit perusahaan di bawahnya dengan tetap mematuhi aturan yang ada.
Pendekatan Kelompok.

perencanaan dibuat oleh sekelompok tenaga ahli dalam perusahaan. Contoh dalam perusahaan dibentuk semacam biro atau bagian khusus seperti Biro Perencanaan. Contoh yang ada di pemerintahan adalah Bappenas (Badan Perencanaan dan Pembangunan Nasional).

PERENCANAAN DAN PENJADWALAN PROYEK

Merupakan usaha untuk membuat dan menentukan :


Apa yg harus dicapai pada suatu proyek ? Kapan dan bagaimana proyek tersebut dilaksanakan ?

Penjadwalan proyek merupakan bagian dari perencanaan proyek

29/10/13

HAL-HAL YANG PERLU DIIDENTIFIKASI PADA PERENCANAAN PROYEK :


Kegiatan-kegiatan yang diperlukan pada pembangunan proyek Pihak/rekanan/SDM yang akan melakukan setiap tahap pelaksanaan kegiatan Fasilitas yang diperlukan untuk setiap tahapan pelaksanan kegiatan Waktu mulai setiap pelaksanaan tahap pekerjaan Waktu pelaksanaan setiap tahap pekerjaan Waktu berakhirnya setiap pelaksanaan tahap pekerjaan Bahan dan peralatan yg diperlukan setiap tahap pekerjaan Biaya yang diperlukan untuk setiap pelaksanan tahap pekerjaan Pengawasan yg diperlukan utk setiap pelaksanaan pekerjaan Usaha-usaha yg harus dilakukan utk melakukan perbaikan jika terdapat ketidaksesuaian antara rencana dg pelaksanaan pada setiap tahap pelaksanaan pembangunan Biaya yg diperlukan utk melakukan percepatan setiap tahap kegiatan

TEKNIK-TEKNIK YG DIGUNAKAN UTK PERENCANAAN DAN PENJADWALAN PROYEK


Bagan GANTT (Gantt Chart) Hendry Laurent GANTT PERT (Program Evaluation and Review Technique) Booz Allen Hamilton (1958) CPM (Critical Path Method) atau metode jalur kritis

29/10/13

TUGAS :
1) Jelaskan ketiga teknik perencanaan dan penjadwalan proyek (Gantt Chart, PERT, CPM) 2) Berikan contoh masing-masing teknik tersebut diatas 3) Sebutkan kelebihan dan kekurangan masing-masing teknik tersebut diatas untuk perencanaan proyek

PENGORGANISASIAN
Proses yang berkaitan dengan pengaturan kegiatan dan sumber daya agar dapat tercapai sasaran kelompok secara efisien :
Analisis jabatan Deskripsi jabatan Spesifikasi /Persyaratan Pekerjaan Proyeksi kebutuhan tenaga kerja Rekrutmen karyawan Struktur organisasi Menyusun struktur organisasi sesuai dengan asas-asas organisasi yang berlaku.

29/10/13

ANALISIS JABATAN
Merupakan suatu proses utk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yg berhubungan dengan suatu jabatan Analisis jabatan menjawab pertanyaan :
Pekerjaan apa saja yang harus dilakukan ? Bagaimana menjalankan pekerjaan ? Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan ?

Hasil dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan

HASIL DAN MANFAAT ANALISIS JABATAN


PERENCANAAN SDM PENARIKAN KARYAWAN SELEKSI PENGEMBANGAN PENILAIAN KINERJA KOMPENSASI SPESIFIKASI JABATAN KESELAMATAN DAN KESEHATAN PERENCANAAN KARIER HUBUNGAN PERBURUHAN REKTURISASI ORGANISASI RISET SDM

DESKRIPSI JABATAN
ANALISIS JABATAN

29/10/13

PERANCANGAN JABATAN
Utk proyek baru belum bisa melakukan analisis jabatan, tetapi dapat melakukan perancangan jabatan (job design)

Pendekatan utk job design :


1) Pendekatan Mekanistik 2) Pendekatan Faktor Manusia

3) Pendekatan Motivasi

PENDEKATAN MEKANISTIK
Perancangan kegiatan didasarkan pada ilmu teknik mesin dan menitikberatkan pada tugas Pekerjaan dirancang sedemikian rupa shg dapat dilaksanakan seefisien mungkin Pekerjaan dibagi dalam tugas-tugas kecil, sederhana, distandarkan dan dilakukan secara berulang-ulang oleh seseorang, pekerjaan fisik dan kerja otak secara tegas dipisahkan

29/10/13

PENDEKATAN FAKTOR MANUSIA


Dalam perancangan jabatan perlu memperhatikan faktor tubuh baik biologi maupun psikologi si pekerja Dimensi-dimensi fisik tubuh manusia perlu diperhatikan shg dapat mempermudah mendesain peralatan kerja yg cocok secara biologi dan dapat mengurangi tekanan serta kelelahan yang dialami saat bekerja

PENDEKATAN MOTIVASI
Didasarkan pada psikologi organisasi dimana kerja dirancang untuk merangsang motivasi para karyawan dan meningkatkan kepuasan kerja, dengan cara :
pengayaan kerja (job enrichment) perluasan kerja (job enlargement) rotasi kerja (job rotation)

29/10/13

DESKRIPSI JABATAN
Merupakan uraian tentang tugas, kewajiban suatu jabatan tertentu Deskripsi jabatan memuat hal-hal sbb:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Identifikasi jabatan Ringkasan jabatan Tugas yang harus dilaksanakan Pengawasan yg diberikan dan diterima Hubungan dengan jabatan-jabatan lainnya Bahan-bahan, alat-alat, dan mesin yang digunakan Kondisi kerja Penjelasan istilah-istilah yg tidak lazim Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan sebelumnya

SPESIFIKASI PEKERJAAN/JABATAN
Merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh seseorang agar dapat melaksanakan pekerjaan/jabatan tertentu dengan baik Persyaratan jabatan memuat antara lain:
1. 2. 3. 4. 5. Persyaratan pendidikan Persyaratan pelatihan Persyaratan pengalaman Persyaratan psikologi Persyaratan khusus

10

29/10/13

PROYEKSI KEBUTUHAN TENAGA KERJA


Besarnya proyeksi kebutuhan tenaga kerja tergantung pada proyeksi penjualan yang diperoleh pada perhitungan aspek pasar dan luas produksi yg diperoleh dari perhitungan pada aspek teknis :
Proyeksi Penjualan Proyeksi Produksi Proyeksi Kebutuhan Tenaga Kerja

Metode utk menentukan kebutuhan tenaga kerja :


(1) Metode Work Force Analysis (WFA) (2) Metode Antrean

METODE WORK FORCE ANALYSIS (WFA)


Umumnya digunakan utk menentukan kebutuhan tenaga kerja pada bagian operasional dimana satuan hasil pekerjaannya mudah diukur. WFA diperoleh dengan menghitung Work load analysis + %absensi + % turnover Penghitungan work load analysis dilakukan dengan menghitung man hour yang diperlukan utk memproduksi satu barang atau melayani satu orang konsumen dsb

11

29/10/13

Contoh :
Perusahaan sepatu merencanakan memproduksi sepatu selama 1 bulan yaitu 25.000 pasang sepatu, sedangkan proses utk menghasilkan 1 pasang sepatu adalah 5 jam kerja per karyawan. Artinya beban kerja yg diperlukan dalam satu bulan adalah 125.000 jam (25.000 x 5 jam). Jika 1 orang karyawan dalam satu bulan ratarata bekerja selama 200 jam (8 jam x 25 hari) maka dalam satu bulan perusahaan sepatu tsb membutuhkan tenaga kerja sebanyak 625 orang. Perhitungan tersebut belum memperhitungkan absensi dan turnover . Jika tingkat absensi dan turnover diperhitungan maka akan menambah jumlah jumlah tenaga kerja utk memenuhi target produksi. Jika absensi 5% dan tingkat perputaran tenaga kerja 2% maka jumlah kebutuhan tenaga kerja sbb:

Work load Absensi 125.000 x 5% Turnover 125.000 x 2%

= 125.000 = 6.250 = 2.500 + = 133.750

Dengan demikian jumlah tenaga kerja yg dibutuhkan adalah : 133.750 : 200 jam = 669 orang

12

29/10/13

METODE ANTREAN
Merupakan metode penentuan jumlah karyawan yang optimal dengan berdasarkan pada teori antrean. Dasar pemikiran teori ini adalah jika jumlah karyawan terlalu banyak maka akan terjadi pengangguran karyawan sehingga akan menimbulkan pemborosan dan sebaliknya jika jumlah karyawan terlalu sedikit maka akan terjadi antrean yg panjang shg optimalisasi profit tidak akan tercapai Metode ini cocok digunakan utk beban kerja yg bervariasi setiap harinya

REKRUTMEN KARYAWAN
Melalui iklan Kantor penempatan tenaga kerja Rekomendasi dari karyawan yg sedang bekerja Lembaga pendidikan Lamaran yg masuk secara kebetulan Nepotisme Leasing (kontrak jangka pendek) Serikat buruh

13

29/10/13

STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antara bagian dan posisi dalam perusahaan. Struktur organisasi menjelaskan pembagian ativitas kerja, serta memperhatikan hubungan fungsi dan aktivitas tersebut sampai batas-batas tertentu.

Selain itu, struktur organisasi memperlihatkan tingkat spesialisasi aktivitas tersebut.

Struktur organisasi juga menjelaskan hierarki dan susunan kewenangan, serta hubungan pelaporan (siapa melapor pada siapa).

ASAS-ASAS ORGANISASI
Asas-asas organisasi merupakan pedoman yang secara maksimal hendaknya dilaksanakan agar didapatkan struktur organisasi yang baik sehingga aktivitas organisasi dapat berjalan dengan efisien.

9 Faktor Asas-asas organisasi:


1. Perumusan Tujuan Organisasi 2. Departementalisasi; aktivitas menyusun satuan-satuan (unit-unit) organisasi yang diperlukan
dalam rangka melaksanakan fungsi yang ada

3. Pembagian Kerja; penetapan aktivitas terhadap masing2 fungsi 4. Koordinasi; keselarasan antar unit untuk menghindari konflik 5. Pelimpahan Wewenang; penyerahan sebagian hak untuk mengambil keputusan yang diperlukan
agar tugas serta tanggung jawab tetap dapat dilaksanakan dengan baik oleh seorang pejabat ke pejabat yang lain

6. Rentang Kendali; jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin 7. Jenjang Organisasi; tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat,
tugas serta wewenang

8. Kesatuan Perintah, tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya mendapat perintah
dan bertanggung jawab kepada seorang atasan tertentu

9. Fleksibel; mudah diubah untuk disesuaikan dengan perkembangan yang terjadi

14

29/10/13

JENIS-JENIS STRUKTUR/DESAIN ORGANISASI


1. 2. 3. 4. 5. PRODUCT AREA FUNCTION CUSTOMER MATRIX

29

1. Product Design
Perusahaan mengklasifikasikan sumber dayanya berdasarkan masing-masing produk/business unitnya. Cocok untuk perusahaan yang memiliki bisnis unit yang berbeda dan segmen pasar yang berbeda.
Contoh : Astra International

30

15

29/10/13

1. Product Design
CEO

Automotive

Agribisnis

Finance

31

1. Product Design
+ Kelebihan: Lebih fokus dan terarah Lebih responsif terhadap perubahan pasar - Kelemahan : - Duplikasi fungsi manajemen - Sulit untuk menjalin hubungan antar divisi produksi

32

16

29/10/13

2. Area Design
Perusahaan membuat desain organisasi berdasarkan lokasi /area pemasaran. Contoh :
PT KA

33

2. Area Design
CEO

Daops I

Daops II

Daops III

34

17

29/10/13

2. Area Design
Kelebihan
Respon yang lebih cepat terhadap perkembangan di daerah. Analisa pemasaran yang lebih terfokus berdasarkan karakteristik daerah.

Kekurangan :
Inefisiensi biaya karena terdapat duplikasi fungsi

35

3. Functional Design
Perusahaan membuat desain organisasi berdasarkan fungsi umum perusahaan. Contoh: divisi HRD, divisi keuangan, divisi pemasaran, dll.

36

18

29/10/13

3. Functional Design
Kelebihan
Standarisasi kompetensi dalam suatu divisi Mudah mengidentifikasi apabila terdapat konflik antar divisi

Kekurangan
Hanya cocok untuk organisasi yang memiliki unit bisnis atau segmen pasar yang homogen.

37

3. Functional Design
CEO

Div. Keuangan

Div. SDM

Div. Pemasaran

38

19

29/10/13

4. Customer Design
Perusahaan membuat desain organisasi berdasarkan karakteristik pelanggannya yang membutuhkan strategi khusus untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Contoh: Hero supermarket dengan gerai Hero dan Giant

39

4. Customer Design
CEO

Segmen market Kelas A

Segmen market Kelas B

40

20

29/10/13

5. Matrix Design
Perusahaan mengadopsi dua bentuk desain organisasi, misal product dan area desain. Contoh : Bank Mandiri

41

5. Matrix Design
CEO

Kanwil I Consumer Small Business Commercial Banking Micro Banking Banking

Corporate Banking

Kanwil II
42

21

29/10/13

PENGGERAKAN (ACTUATING)
Aspek Leadership;
mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia agar mau bekerja untuk mencapai tujuan

Staffing
Right men on the right job

PENGENDALIAN (CONTROLLING)
Fungsi pokok pengendalian tersebut adalah: Mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan atau kesalahan dengan melakukan pengendalian secara rutin disertai adanya ketegasan-ketegasan dalam pengawasan, yakni dengan pemberian sanksi yang semestinya terhadap penyimpangan yang terjadi. Mendinamisasikan organisasi dengan adanya pengawasan diharapkan sedini mungkin dapat dicegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan, sehingga setiap unit organisasi selalu dalam keadaan bekerja secara efektif dan efisien. Mempertebal rasa tanggung jawab dengan adanya pengendalian/pengawasan yang rutin, setiap unit organisasi berikut karyawannya dapat selalu mengerjakan semua tugas yang diberikan dengan benar sehingga, kesalahan dalam pelaksanaan tugas akan kecil kemungkinannya untuk muncul. Jika tindakan yang salah tidak dapat dihindari, laporan tertulis mengenai penyimpangan itu wajib diberikan. Dengan cara-cara seperti ini, diharapkan tanggung jawab terhadap pekerjaan makin la-ma makin tebal.

22

29/10/13

SUMBER DATA
DATA PRIMER Tahap-tahap pelaksanaan pekerjaan Jenis-jenis pekerjaan Persyaratan pekerjaan Struktur organisasi Metode pengadaan tenaga kerja Lama waktu setiap tahap pekerjaan Kemampuan calon tenaga kerja utk menjalankan pekerjaan DATA SEKUNDER Kondisi pasar tenaga kerja Literatur-literatur yang berkaitan dengan perencanaan dan penjadwalan tenaga kerja (operational research dan manajemen SDM)

RESPONDEN/NARASUMBER
Pelaku usaha sejenis Konsultan/pemborong proyek pembangunan Lembaga penempatan tenaga kerja/departemen tenaga kerja Calon karyawan

23

29/10/13

METODE DAN ISTRUMEN PENGUMPULAN DATA


Metode pengumpulan data Wawancara
Pelaku bisnis sejenis Pihak/rekanan/SDM yang melaksanakan setiap tahap pembangunan bisnis Calon pelaku bisnis Calon pesaing (jika memungkinkan)

Instrumen :
Pedoman wawancara

Contoh : Pedoman wawancara aspek manajemen-penjadwalan proyek


No Pertanyaan Kegiatan-kegiatan apa yang diperlukan dalam pembangunan bisnis ? Responden
Pelaku bisnis sejenis

Hasil wawancara

2
3

Siapa pihak/SDM yang akan melakukan setiap tahap pelaksanaan kegiatan ?


Fasilitas apa yang diperlukan untuk setiap tahap pelaksanaan kegiatan ? Kapan waktu mulai setiap pelaksanaan tahap pekerjaan ?

Pelaku bisnis sejenis


Pelaku bisnis sejenis Pihak/rekanan/SDM yg akan melaksanakan tahap kegiatan Calon Pelaku Bisnis Pihak/rekanan/SDM yg akan melaksanakan tahap kegiatan Calon pelaku bisnis Pelaku bisnis sejenis Pihak/rekanan/SDM yg akan melaksanakan tahap kegiatan

Berapa lama waktu pelaksanaan setiap tahap pekerjaan ?

24

29/10/13

Contoh : Pedoman wawancara aspek manajemen-penjadwalan proyek


No Pertanyaan
Kapan waktu berakhirnya setiap pelaksanaan tahap pekerjaan ?

Responden
Calon Pelaku bisnis Pelaku bisnis sejenis Pihak/rekanan/SDM yg akan melaksanakan tahap kegiatan Pelaku bisnis sejenis Pihak/rekanan/SDM yg akan melaksanakan tahap kegiatan Pelaku bisnis sejenis Pihak/rekanan/SDM yg akan melaksanakan tahap kegiatan Pelaku bisnis sejenis Pihak/rekanan/SDM yg akan melaksanakan tahap kegiatan Pelaku bisnis sejenis Pihak/rekanan/SDM yg akan melaksanakan tahap kegiatan

Hasil wawancara

Bahan dan peralatan apa yang diperlukan untuk setiap tahap pekerjaan ? Berapa biaya yang diperlukan untuk setiap pelaksanaan tahap pekerjaan ? Pengawasan apa yang diperlukan untuk setiap pelaksanaan tahap pekerjaan ? Usaha-usaha apa yang harus dilakukan untuk melakukan perbaikan jika terdapat ketidaksesuaian antara rencana dengan pelaksanaan pada setiap tahap pelaksanaan pembangunan ?

10

Contoh : Pedoman wawancara aspek manajemen-penjadwalan proyek


No Pertanyaan Kegiatan mana yang mungkin dapat dipercepat ? Responden
Pelaku bisnis sejenis Pihak/rekanan/SDM yg akan melaksanakan tahap kegiatan Pelaku bisnis sejenis Pihak/rekanan/SDM yg akan melaksanakan tahap kegiatan

Hasil wawancara

11

12

Berapa biaya yang diperlukan untuk mempercepat setiap kegiatan yang mungkin dapat dipercepat /

25

29/10/13

Contoh : Pedoman wawancara aspek manajemen-sumber daya manusia


No Pertanyaan Berapa waktu yang diperlukan untuk menghasilkan satu produk/memproses satu berkas/melayani satu pelanggan ? Berapa jam waktu kerja dalam satu hari ? Berapa hari kerja dalam setahun ? Bagian-bagian apa saja yang ada dalam satu organisasi ? Bagaimana alur keja dalam perusahaan ? Bagaimana spesifikasi orang-orang yang dibutuhkan untuk menjalankan masingmasing tugas dalam perusahaan ? Bagaimana hubungan antar bagian dalam perusahaan ? Responden
Pelaku bisnis sejenis

Hasil wawancara

2 3 4 5 6

Calon Pelaku bisnis Pelaku bisnis sejenis Calon Pelaku bisnis Pelaku bisnis sejenis Calon Pelaku bisnis Pelaku bisnis sejenis Calon Pelaku bisnis Pelaku bisnis sejenis Calon Pelaku bisnis Pelaku bisnis sejenis Calon Pelaku bisnis Pelaku bisnis sejenis

ANALISIS DATA
Analisis kualitatif utk menganalisis pihakpihak yang akan melaksanakan setiap aktivitas dan fasilitas yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas Analisis kuantitatif analisis PERT, CPM , WFA

26

29/10/13

No
1

Aspek Penilaian
1
Kemampuan menyelesaikan pembangunan bisnis sesuai dengan waktu yang direncanakan Ketersediaan tenaga kerja untuk menjalankan bisnis Kemampuan merekrut tenaga kerja sesuai dengan spesifikasi jabatan yang ada

Evaluasi 2 3 4 5

Ket.

2 3

1 = sangat buruk 2 = buruk 3 = cukup 4 = baik 5 = sangat baik

Ide bisnis dinyatakan layak jika nilai rata-rata evaluasi penilaian aspek manajemen dan organisasi diatas atau sama dengan tiga, dengan tidak ada aspek penilaian berada di bawah nilai 3

27