Anda di halaman 1dari 44

ANALISA SISTEM PENJUALAN PADA TOKO BANGUNAN KURNIA CIAWI-BOGOR

ANALISA SISTEM PENJUALAN PADA TOKO BANGUNAN KURNIA CIAWI-BOGOR LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK Diajukan untuk memenuhi matakuliah

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi matakuliah KKP pada program Diploma III

  • 1. Rizki Fahruroji

(12120731)

  • 2. Hamidi

(12120986)

  • 3. Femy Defianto

(12120524)

  • 4. Rizki Maulana

(12120893)

  • 5. Mardian Gustanto

(12120314)

  • 6. Jovi Gilbert

(12120155)

Jurusan Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika

2013

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktik ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkanuntuk dinilai pada periode : Tahun ajaran 2013/2014 semester empat

DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK

KELAS 12.4A.13

……………………… ..

ii

PENILAIAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK

Kuliah Kerja Praktik ini telah dinilai pada tanggal…………………………………….

PENILAI

(……………………………………….)

Saran-saran dari penilai :

………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………… ..

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan kami waktu untuk menyelesaikan makalah laporan KKP ini. Tujuan laporan KKP ini adalah untuk melaksanakan tugas mata kuliah metode penelitian pada semester lima. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil observasi dan wawancara langsung kepada narasumber, kami menyadari bahwa tanpa bimbingan dari semua pihak, maka penulisan laporan kuliah kerja praktik ini tidak lancar, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

  • 1. Bapak Ir.Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK BSI.

  • 2. Bapak H.Mochamad Wahyudi, S.Kom. MM selaku Pudir I Bidang Akademik Bina Sarana Informatika.

  • 3. Bapak H. Ahmad Ishaq, S.Kom. selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika AMIK Bina Sarana Informatika.

  • 4. Bapak Dosen Pembimbing Akademik kelas 12.4A.13

  • 5. Staf/Karyawan/Dosen dilingkungan AMIK BSI.

  • 6. Bapak Helmi Abdat selaku pemilik Toko Bangunan Kurnia.

  • 7. Para Karyawan Toko Bangunan Kurnia.

  • 8. Orang tua kami yang telah memberikan dorongan moril maupun spiritual kepada kami.

  • 9. serta rekan-rekan sejawat dan seperjuangan yang ikut memberikan

iv

bantuannya dalam penulisan laporan KKP ini.

Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk kami sebut satu persatu sehinga terwujudnya penulisan ini. Kami menyadari bahwa penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu kami mohon saran dan kritiknya yang bersifat membangun demi kesempurnaan dimasa yang akan datang. Akhir kata semoga laporan KKP ini dapat berguna bagi kami khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya, amin yaa robbal alamin.Bogor,

22 November 2013

Penulis

v

DAFTAR ISI

 

Halaman

Lembar Judul Kuliah Kerja Praktik ........................................................................

i

Lembar persetujuan dan Pengesahan Kuliah Kerja Praktik ....................................

ii

Lembar Penilai Laporan Kuliah Kerja Praktik........................................................

iii

Kata Pengantar ........................................................................................................

iv

Daftar Isi..................................................................................................................

vi

Daftar Simbol ..........................................................................................................

viii

Daftar

Gambar .........................................................................................................

ix

Daftar Tabel ...........................................................................................................

x

Daftar Lampiran ......................................................................................................

xi

BAB I

PENDAHULUAN

  • 1.1 Umum .........................................................................................

1

  • 1.2 Maksud dan Tujuan ....................................................................

2

  • 1.3 Metode Penelitian .......................................................................

3

  • 1.4 Ruang Lingkup ...........................................................................

4

  • 1.5 Sistematika Penulisan .................................................................

4

BAB II

LANDASAN TEORI

  • 2.1 Konsep Dasar Sistem ..................................................................

5

  • 2.2 Peralatan Pendukung (Tool System) ...........................................

12

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1

Umum ...................................................................................................

19

  • 3.2 Tinjauan Perusahaan ...................................................................

19

  • 3.2.1 Sejarah Perusahaan .....................................................

19

  • 3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi ..................................

21

  • 3.3 Prosedur

Sistem Berjalan ............................................................

23

  • 3.4 Diagram Alir Data ......................................................................

24

  • 3.5 Kamus Data ................................................................................

26

  • 3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan ........................................................

27

  • 3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ....................

27

  • 3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran .....................

28

  • 3.7 Permasalahan Pokok ...................................................................

29

  • 3.8 Alternatif Pemecahan Masalah ...................................................

29

vi

BAB IV

PENUTUP

4.1

4.2

Kesimpulan .................................................................................

Saran ...........................................................................................

Daftar Pustaka Daftar Riwayat Hidup Surat Keterangan PKL / Riset

30

30

vii

DAFTAR SIMBOL

  • A. Simbol Data Flow Diagram

DAFTAR SIMBOL A. Simbol Data Flow Diagram External Entity Digunakan untuk menggambar suatu sumber atau tujuan

External Entity

Digunakan untuk menggambar suatu sumber atau tujuan pada urusan data.

DAFTAR SIMBOL A. Simbol Data Flow Diagram External Entity Digunakan untuk menggambar suatu sumber atau tujuan

Process

Digunakan untuk menunjukkan adanya proses transformasi dan aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk.

DAFTAR SIMBOL A. Simbol Data Flow Diagram External Entity Digunakan untuk menggambar suatu sumber atau tujuan

Data Store

Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

DAFTAR SIMBOL A. Simbol Data Flow Diagram External Entity Digunakan untuk menggambar suatu sumber atau tujuan

Data Flow

Menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik lain.

viii

DAFTAR GAMBAR

  • 1. Gambar III.1. Gambar Toko Bangunan Kurnia ..........................................

21

  • 2. Gambar

III.2.

Struktur

Organisasi ...............................................................

22

  • 3. Diagram Konteks Sistem Berjalan .......................................

Gambar III.3

24

  • 4. Diagram Nol Sistem Berjalan ..............................................

Gambar III.4

25

  • 5. Diagram Detail Proses 1.0 ....................................................

Gambar III.5

25

ix

DAFTAR TABEL

  • 1. Tabel

II.1

Notasi

Tipe Data

........................................................................

17

  • 2. Notasi Struktur Data ..................................................................

Tabel II.2

18

x

  • 1. Lampiran A.1

  • 2. Lampiran A.2

  • 3. Lampiran A.3

  • 4. Lampiran A.4

DAFTAR LAMPIRAN

xi

BAB I PENDAHULUAN

1.1 UMUM

Dalam era globalisasi ini seiring dengan perkembangan dan kemajuan

teknologi yang semakin canggih, maka arus informasi haruslah cepat dan akurat.

Dengan demikian luasnya kegiatan dan kebutuhan manusia semakin membutuhkan

komputer guna menyelesaikan masalah dan kegiatan dengan cepat dan akurat hal ini

pula yang dirasakan oleh perusahaan besar maupun perusahaan yang sedang

berkembang.

Di dalam menghadapi perdagangan bebas maka akan muncul berbagai

masalah yang kompleks di dalam dunia usaha atau bisnis. Salah satu masalah yang

kompleks itu adalah dibutuhkannya informasi yang luas yang dapat berguna bagi

kepentingan pihak intern maupun ekstern. Pada dasarnya keberhasilan perusahaan

maupun industri dalam menghadapi tantangan berat saat ini terletak pada kemampuan

perusahaan dalam mengolah informasi tersebut. Selain itu juga memberikan dampak

ekonomi tersebut berkaitan dengan perdagangan bebas.

Sebagai akibat dalam menghadapi persaingan-persaingan yang akan terjadi

dalam perdagangan bebas maka perusahaan maupun industry dituntut untuk

meningkatkan sistem informasinya.

Dalam pelaksanaan system informasi dengan efetif maka dibutuhkan

teknologi komputer. Komputer merupakan alat canggih yang tepat waktu dan tepat

xii

guna dalam membantu pelayanan proses informasi, serta untuk mempermudah atau

mempercepat proses kerja.

Apabila suatu perusahaan atau industri telah menggunakan komputer untuk

kegiatan usahanya, terutama kegiatan pengolahan data secara maksimal. Maka dapat

dikatakan perusahaan tersebut system kerjanya bersifat manual.

Dengan adanya sistem informasi maka perusahaan akan mengetahui hasil

kegiatan usahanya atau pendapatannya melalui sub bagian dari sistem tersebut yaitu

sistem penjualan.

Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membahas laporan

KKP ini dengan judul “Analisa Sistem Penjualan Pada Toko Bangunan Kurnia

Bogor” dengan penulisan laporan KKP ini diharapkan dapat membantu tercapainya

perusahaan.

  • 1.2 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud penulisan laporan KKP ini adalah :

1. Agar penulis dapat membangun dan menambahkan suatu sistem penjualan pada

Toko Bahan Bangunan Kurnia yang selama ini masih Manual, sehingga bisa

beralih ke sistem yang terkomputerisasi.

2. Menerapkan dan mempraktikkan ilmu pengetahuan yang didapat selama

perkuliahan.

3. Lebih meningkatkan eisiensi dan efektivitas pada perusahaan.

xiii

Sedangkan tujuan kami dalam penulisan laporan KKP ini adalah untuk

memenuhi mata kuliah Metode Penelitian pada semester empat jurusan Manajemen

Informatika Akademik Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika.

  • 1.3 Metode Penelitian Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan

KKP khususnya bagi perancangan sistem. Di dalam kegiatan penelitian kami

mengumpulkan data melalui cara :

1. Wawancara (Interview)

Dalam penulisan laporan KKP ini untuk mendapatkan informasi secara lengkap

dan akurat maka kami melakukan suatu metode tanya jawab dengan narasumber

terkait mengenai semua hal kegiatan sistem penjualan yang berlangsung di dalam

perusahaan.

  • 2. Pengamatan (Observation) Tak hanya lewat wawancara tatapmuka, kami pun melakukan metode penelitian pengamatan atau Observation. Dengan mengamati hal-hal yang terjadi di perusahaan tentunya kami lebih mengerti dan memahami system yang berjalan di perusahaan tersebut.

  • 3. Studi Pustaka

xiv

Selain melakukan kegiatan-kegiatan penelitian tersebut di atas, kami pun

melakukan studi kepustakan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang

ada di perpustakaan.

  • 1.4 Ruang Lingkup Di dalam penulisan laporan KKP ini kami membahas tentang sistem

penjualan pada Toko Bahan Bangunan Kurnia. Mengingat pembahasan dalam system

penjualan ini cukup luas dan agar laporan KKP ini dapat mencapai sasaran, maka

ruang lingkup pembahasan meliputi proses pemesanan barang, proses pembayaran

dan proses laporan.

  • 1.5 Sistematika Penulisan Sebelum membahas lebih lanjut, sebaiknya kami menjelaskan terlebih dahulu

secara garis besar mengenai sistematika penulisan. Sehingga pembaca dapat lebih

mudah memahami isi Laporan KKP ini.

Dalam penjelasan sistematika penulisan laporan KKP ini adalah:

BAB I

PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan masalah secara umum, maksud dan tujuan kami

menulis laporan KKP tersebut, metode penelitiannya dan ruang lingkup

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan uraian konsep dasar sistem dan peralatan pendukung

sistem atau Tool System.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

xv

Bab ini menjelaskan tentang umum, tujuan perusahaan dengan

menguraikan sejarah perusahaannya dan struktur organisasi dan fungsi,

serta prosedur sistem berjalan, Diagram Alir Data, Kamus Data,

Spesifikasi-spesifikasi.

BAB IV

PENUTUP

Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dari apa yang

dibahas, kemudian dilanjutkan dengan saran-saran untuk mencapai suatu

usaha dengan hasil yang optimal dan baik.

xvi

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Konsep Dasar SistemTerdapat dua kelompok pendekatan di dalam

mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang

menekankan pada komponen atau elemennya.Pendekatan sistem yang menekankan

pada prosedur mendefinisikan sistem sebai berikut. Menurut Jerry FitzGerard, Andra

F. FritzGerard, Warren D. Stalilings, Jr. dalam Jogiyanto (2005:1) “Suatu sistem

adalah satu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan

suatu sasaran yang tertentu”.Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari

prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur

(procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel dalam Jogiyanto (2005:1) sebagai

berikut ini. ”Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulias menulis),

biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang

diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis

yang terjadi”.Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau

komponennya, Gordon B. Davis dalam Jogiyanto (2005:2) mendefinisikan sistem

sebagai berikut ini. ”Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi

untuk mencapai suatu tujuan tertentu”

xvii

  • A. Pengertian Sistem

Menurut Sutabri (2004:3) “sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari

unsur, komponen atau variable-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling

tergantung satu sama lain dan terpadu“.Menurut Jerry FitzGerald, Andra F.

FitzGerald dan Warrant D. Stalling dalam Jogiyanto (2005:1) “suatu sistem dapat

diartikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.

  • B. Karakteristik Sistem

Jogianto (2005: 3) mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifat-

sifat tertentu, yakni:

  • 1. Komponen Suatu komponen terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan.

  • 2. Batasan Sistem (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luar.

  • 3. Lingkungan Luar (Enviroment) Lingkungan Luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang memengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

  • 4. Penghubung Sistem (Interface)

xviii

Penghubung atau interface merupakan media penghubung antara suatu sub

sistem dengan sub sistem lainnya.

  • 5. Masukan Sistem (Input) Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

  • 6. Keluaran Sistem (Output) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat dimasukkan subsistem yang lain atau kepada sub apapun.

  • 7. Pengolahan Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

  • 8. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau goal atau sasaran(objective), kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya.

C. Klasifikasi Sistem

Sistem Abstrak (Abstract System) adalah sistem yang berupa pemikiran atau

ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang

berupa pemikiran hubungan antara Sistem Fisikmanusia dengan Tuhan. Physical

System adalah sistem yang nampak secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem

produksi, dan lain-lain.

xix

Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem Alamiah (Natural

System) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia,

misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, pergantian musim.

Sistem Buatan Manusia (Human Made System) adalah sistem yang melibatkan

interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain

Sistem Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik (Deterministic System)

adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, misalnya

sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan

berdasarkan program-program komputer Sistem Probabilistik yang dijalankan.

(Probabilistic System) disebut juga dengan sistem tak tentu adalah sistem yang

kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung sistem

probabilistik, misalnya sistem manusia.

Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup Sistem Terbuka (Open System) adalah

sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini

menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya

sistem kebudayaan manusia. SistemTertutup (Close System) adalah sistem yang

tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini

bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar.

xx

  • D. Pengertian Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi

manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi menunjukkan hasil dari

pengolahan data yang telah diorganisasikan dan berguna bagi orang yang

menerimanya. Sistem Informasi merupakan suatu sistem pada organisasi yang

memertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung informasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari luar oraganisasi dan menyediakan pihak

luar tertentu dengan pihak luar tertentu.

Informasi merupakan hasil akhir dari data yang telah diproses pada suatu

sistem sehingga menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya untuk

pengambilan keputusan.

  • E. Pengertian Sistem Informasi

Sistem merupakan suatu grup dari elemen-elemen baik berupa fisik maupun

bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan

berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan sasaran akhir dari suatu

sistem.

Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang tersebut dengan blok

bangunan yang terdiri dari:

  • A. Blok Masukan Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang berupa dokumen-dokumen dasar.

xxi

  • B. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

  • C. Blok Keluaran Produk dari keluaran sistem informasi adlaah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.

  • D. Blok Teknologi Teknologi merupakan "tool box" dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membentuk pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Tekhnologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu tekhnisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

  • E. Blok Basis Data Basis Data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer digunakan perangkat untuk memanimpulasinya. Basis Data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System).

  • F. Blok Kendali

xxii

Banyak hal yang dapat merusak sistem Informasi, seperti bencana alam,

api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan

sistem itu sendiri, ketidak efesienan, sabotase dan lain sebagainya.

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan

bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila

terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

F. Sistem Informasi Manajemen

sistem informasi manajemen adalah Suatu kerangka yang menjadi alat-alat

penghubung bagi sumber daya-sumber daya terkoordinasi guna mengumpulkan,

memproses, mengendalikan dan informasi yang disampaikan melalui jaringan

komunikasi ke berbagai pemakaian menuju satu tujuan atau lebih.

Pendapat yang dikemukakan oleh Barry E Cushing, menurutnya Sistem

Informasi Manajemen adalah Suatu kumpulan manusia dan sumber modal

didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan

mengolah data dalam menghasilkan informasi yang berguna bagi setiap tingkat

manajemen dalam perancangan dan pengendalian aktivitas-aktivitas organisasi.

Jadi Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu penerapan sistem

yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi

yang mempengaruhi semua operasi organisasi yang berguna untuk

menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan suatu organisasi dan

semua tingkatan manajemen.

xxiii

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram menurut Jogiyanto (2005:700)

adalah “Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data

sistem”. Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup

populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan

terstruktur dan jelas dan juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.Istilah

yang digunakan dalam DAD

A. Diagram Alir Data (DAD atau DFD)

Menurut

Raymond

Me

Leod,

Jr.

Diagram

Alir Data "Merupakan

alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk

menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang

dibutuhkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual ataupun

terkomputerisasi". Data Flow Diagram atau Diagram Arus data adalah suatu

gambaran gratis dan suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk

symbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang

berkaitan. Simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat diagram alir

data yang lazim digunakan, terdiri dari empat buah symbol yaitu :

1) Entitas/Lingkungan Luar (External Entity)

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data,

menunjukkan entitas atau kesatuan

yang berhubungan dengan sistem, dapat

berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input

xxiv

atau menerima input dari sistem atau keduanya digunakan dengan symbol

empat persegi panjang.

2)

Proses (Process)

Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi

data, menunjukkan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,

mesin atau komputer dan hasil suatu data yang masuk kedalam proses

untuk menghasilkan arus data yang akan keluara dari proses, digambarkan

dengan simbol lingkaran.

3)

Arus Data (Data Flow)

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang

berjalan, menunjukan arus data yang berupa masukan untuk Sistem atau

hasil dari proses sistem yang mengalir diantara proses (process), simpanan

data (data store) dan entitas (external entity) digambarkan dengan arah panah.

4)

Simpanan Data (Data Store)

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan Data Flow yang sudah

disimpan, menunjukan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa

suatu file di Sistem Komputer, arsip atau catatan manual, tabel acuan dan lain-

lain digambarkan dengan sepasang garis horizontal.

Tahap pembuatan Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjadi tiga tingkatan

kontruksi Diagram Alir Data yaitu :

1. Diagram Konteks

xxv

Diagram ini dibuat untuk menggambarkank

sumber

serta

tujuan

data

yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk

menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.

  • 2. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan

ada didalam konteks atau penjabaran secara rinci.

  • 3. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail

dan terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram.

Berikut ini adalah aturan main Diagram Alir Data dan bentuk rambut-

rambut atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir

data untuk membuat model sistem yaitu :

a. Didalam

diagram

alir

data

tidak

boleh

menghubungkan

antara

eksternal entity dengan eksternal entity lain secara langsung.

b. Didalam

diagram

alir

data

tidak

boleh

menghubungkan data store

dengan data store yang lain secara langsung.

  • c. Didalam diagram alir data tidak diperkenankan menghubungkan data store

dengan eksternal entity secara langsung.

  • d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.

xxvi

B. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-

kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus

data yang ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada didalam Diagram Alir

Data sifatnya global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang jelas

tentang data yang dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus

memuat hal-hal berikut:

  • 1. Arus Data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam diagram arus data.

  • 2. Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir data, maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di diagram alira data dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.

  • 3. Tipe Data

xxvii

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses

yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan

serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari yang

mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan

komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter

dan field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data.

  • 4. Struktur Data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

  • 5. Alias Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

  • 6. Volume

Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata

dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan

banyaknya arus data

yang

mengalir

dalam

satu

periode

tertentu.

Sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.

  • 7. Periode

xxviii

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu

dicatat di kamus data karena digunakan untuk mengidentifikasikan kapan

input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus

dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

8.

Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus

data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan

tentanng analisis data tersebut. Selain hal tersebut diatas, kamus data juga

mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol

yang dijelaskan, yang disebut notasi tipe data Notasi atau Simbol yang digunakan

dibagi menjdai dua macam yaitu sebagai :

  • a. Notasi Tipe Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun input

suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di kamus data karena digunakan

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

xxix

  • b. Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

b. Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

xxx

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

  • 3.1 UMUM Dengan perkembangan pembangunan yang semakin pesat akhir-akhir ini,

sekarang banyak usaha dibidang penyedia bahan bangunan yang berkembang. salah

satu usaha yang bergerak dibidang ini adalah Toko bahan bangunan. Dengan adanya

Toko bahan bangunan ini memudahkan para konsumen untuk membeli bahan

bangunan yang dibutuhkan. Apalagi dengan sistem kekeluargaan yang artinya barang

bisa diambil dulu uang belakangan, toko ini mulai menunjukkan progress yang baik.

Walaupun dengan resiko yang cukup besar tentunya jika sistem penjualan ini

diterapkan kepada konsumen yang beru dikenal. Maka dari itu toko ini hanya

memberlakukan pada konsumen yang sudah dikenal saja dan bisa dibilang sebagai

pengikat agar mereka tidak pindah kelain toko.

  • 3.2 Tinjauan Perusahaan Dalam tinjauan Toko bahan Bangunan Kurnia ini berisi tentang sejarah

perusahaan, struktur organisasi, serta fungsi-fungsi dari masing-masing bagian yang

ada dalam perusahaan tersebut.

  • 3.2.1 Sejarah Perusahaan

xxxi

Toko Kurnia mulai berdiri pada tanggal 21 agustus 2000 sebelumnya pemilik

toko telah membuka toko serupa di daerah Cilendek Bogor pada tahun 1991 sampai

dengan tanun 1999 alasannya ditutup dikarenakan tidak ada yang menjaga toko

tersebut. setelah out barulah pemilik membuka baru lagi di daerah Ciawi-Bogor pada

tahun 2000.

Toko ini tidak memiliki database laporan secara terkomputerisasi karena

menurut pemiliknya hal itu untuk toko-toko yang sudah besar, unutk toko seperti

kami ini rasanya tidak perlu dilakukan, jawabnya ketika sesi interview.

Visi:

Menjadi Perusahaan yang lebih maju dengan mengutamakan pelayanan yang

baik dan ramah.

Misi:

  • 1. Memberikan kepuasan dan kenyamanan bagi pembeli yang dating.

  • 2. Memberikan produk dagang yang berkualitas.

  • 3. Membangun struktur organisasi bisnis yang kuat dengan didukung oleh tenaga kerja berkualitas dalam jumlah mencukupi.

  • 4. Menciptakan bisnis dengan hasil usaha yang optimal bagi Stakeholder.

xxxii

Gambar III.1. PT. TB Kurnia 3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan

Gambar III.1. PT. TB Kurnia

  • 3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama

terhadap sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang

dituangkan dalam bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang sangat penting

untuk menjalankan fungsinya.

Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu

kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan

dan peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisai yang dimiliki oleh

Toko Bangunan Kurnia adalah sebagai berikut :

xxxiii

Gambar III.2 Struktur Organisasi Toko Bangunan Kurnia Fungsi dari setiap bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut :

Gambar III.2 Struktur Organisasi Toko Bangunan Kurnia

Fungsi dari setiap bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut :

  • 1. PEMILIK yaitu sebagai pengelola yang menerima laporan penjualan dari kasir yang dilaporkan setiap hari, bertugas membuat laporan keuangan sebagai keperluan setor pajak penghasilan setiap tahun. Dan yang bertugas dalam pemesanan barang dari supplier.

  • 2. KASIR yaitu bertugas menerima dan melayani konsumen dan mencatat semua transaksi yang kemudian dilaporkan kepada pemilik sebagai pengelola setiap hari. mengecek barang yang ada di gudang/toko yang kemudian dilaporkan kepada pemilik.

  • 3. SUPIR yaitu bertugas mengantar pesanan barang.

  • 4. KENEK yaitu bertugas untuk bongkar muat barang dari mobil.

xxxiv

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Dalam proses transaksi penjualan pada Toko Kurnia dilayani oleh seorang

Kasir yang kemudian dicatat didalam bon rangkap dua, setelah itu bon kemudian

diberikan kepada supir yang bertugas mengantarkan barang yang tercatat pada bon,

apabila belum dibayar maka bon tersebut dibawa keduanya/rangkap dua oleh supir.

Supir kemudian memerintahkan kepada keneknya untuk mengangkut barang yang

tercatat di bon/bukti transaksi.

Setelah sampai ke tempat tujuan kemudian supir memberikan bon rangkap

dua tersebut kepada konsumen yang kemudian untuk ditandatangani sebagai tanda

bukti pengiriman, apabila konsumen tersebut membayar ditempat maka bon putih

diberikan kepada konsumen dan bon merah diberikan kepada supir, apabila belum

membayar atau menghutang maka bon putih diberikan kepada supir dan bon merah

diberikan kepada konsumen.

Setelah pengiriman selesai kemudian supir melaporkan kepada kasir bahwa

barang telah dikirim dan memberikan bon putih atau bon merah. jika bon putih harus

disertai dengan uang pembelian konsumen tersebut, jika setelah dihitung kurang

maka yang bertanggung jawab mengganti kerugian adalah supir

Setelah kami lakukan riset pada sebuah Toko Kurnia sebagai penyedia bahan

bangunan ternyata sistem penjualan yang berjalan pada toko Kurnia masih manual

yaitu tidak menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi, dan pencatatannya

masih menggunakan bon rangkap dua yang ditulis manual sebagai bukti transaksi.

Kasir kemudian mencatat kembali transaksi pada buku laporan harian, yang

kemudian akan dilaporkan kepada pemilik disertai dengan bon-bonnya.

xxxv

3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Dari hasil analisa kami yang dilakukan di Toko Bangunan Kurnia ini dapat

diketahui bentuk sistem secara garis besarnya dapat dilihat dalam diagram di halaman

berikut ini :

3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan Dari hasil analisa kami yang dilakukan di Toko Bangunan Kurnia

Gambar III.3 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan gambar :

  • 1. Konsumen memesan barang.

  • 2. Kasir menerima pesanan barang dari konsumen.

  • 3. Kasir mengecek dan memberikan barang yang diinginkan.

  • 4. Konsumen menerima barang dari kasir.

  • 5. Pemilik toko menerima laporan dari kasir berupa laporan transaksi harian.

  • 6. Pemilik toko menyimpan laporan di data store.

xxxvi

7.

Laporan-laporan yang disimpan.

  • 8. Data yang diambil dari data store oleh eksternal entitiy.

7. Laporan-laporan yang disimpan. 8. Data yang diambil dari data store oleh eksternal entitiy . Gambar

Gambar III.4 Diagram Nol Sistem Berjalan

xxxvii
xxxvii

Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Berjalan

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Pada Kamus Data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara

kebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang

data yang dicari. yang akan dijelaskan disini adalah Dokumen Masukan dan

Dokumen Keluaran yang berhubungan dengan sistem penjualan Toko Bahan

Bangunan Kurnia.

  • A. Kamus Data Dokumen Masukan

    • a. Nota Penjualan

Nama Arus Data

: Nota Penjualan

Alias

: NP

Bentuk Data

: Cetakan Manual Kertas Putih

Arus Data

: Konsumen---Proses Pembayaran

Penjelasan

: Sebagai bukti transaksi pembelian barang

Periode

: Setiap kali terjadi transaksi

Volume

: Setiap harinya 30 lembar puncaknya 60 lembar

Struktur Data

: Header+isi

Keterangan: Header = Nama Konsumen+Alamat+No Telp

xxxviii

Isi = Nama Barang Pesanan

  • B. Kamus Data Dokumen Keluaran

    • a. Nota Pengiriman (Rangkap kedua dari Nota Penjualan) Nama Arus Data

: Nota Pengiriman

Alias

: NK

Bentuk Data

: Cetakan Manual Kertas Merah

 

Arus Data

: Konsumen---Proses Pengiriman

Penjelasan

: Sebagai bukti barang yang dikirim sesuai dengan yang

ada di Nota Penjualan

 

Periode

: Setiap kali terjadi transaksi

Volume

: Setiap harinya 30 lembar puncaknya 60 lembar

Struktur Data

: Header+isi+Footer

 

Keterangan:

Header

=

Nama

Toko+Alamat+No

Telp+Tanggal+Nama

Pemesan+Nota

Isi = Quantity + Nama Barang + Harga Satuan + Jumlah{14}

footer = Tanda terima + Tanda tangan

  • 3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari

bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penjualan. Bentuk

xxxix

dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan

dan dokumen keluaran.

  • 3.6.1. Bentuk Dokumen Masukan Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen

yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Di bawah ini adalah uraian

bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem penjualan pada Toko Bahan

Bangunan Kurnia.

  • 1. : Form pesanan barang

Nama Dokumen

Fungsi

: Catatan Pesanan Barang dan pengiriman

Sumber

: Konsumen

Tujuan

: Kasir

Frekuensi

: Setiap kali terjadi transaksi

Jumlah

: 1 lembar

Bentuk

: Lampiran A1

  • 3.6.2 Bentuk Dokumen Keluaran Bentuk dokumen keluaran merupakan bentuk dari dokumen-dokumen yang

keluar dari sebuah proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk Dokumen Keluaran yang

ada di dalam Sistem Penjualan pada Toko Bahan Bangunan Kurnia

  • 1. : Nota Penjualan

Nama Dokumen

Fungsi

: Catatan transaksi Penjualan

xl

 

Sumber

: Kasir

Tujuan

: Konsumen

Frekuensi

: Setiap kali terjadi transaksi

Jumlah

: 1 lembar

Bentuk

: Lampiran A2

2.

Nama Dokumen

: Nota Pengiriman (Rangkap kedua Nota Penjualan)

Fungsi

: Validasi pegiriman barang

Sumber

: Kasir

Tujuan

: Konsumen

Frekuensi

: Setiap kali terjadi transaksi

Jumlah

: 1 lembar

Bentuk

: Lampiran A3

a.

Permasalahan

Proses sistem penjualan yang terjadi di Toko bangunan Kurnia ini masih

menggunakan sistem manual artinya segala pencatatan transaksi tidak

terkomputerisasi. Hal ini tentunya saja terdapat kelemahan-kelemahan antara lain:

  • 1. Database yang belum lengkap dan belum lengkapnya item-item yang dibutuhkan.

  • 2. Belum adanya sistem yang mendukung proses pengolahan data yang baik.

  • 3. Belum adanya sistem laporan penyewaan yang dibutuhkan oleh manager

  • 4. Masih adanya data yang redundan

xli

  • 1.8 Alternatif Pemecahan masalah Untuk mengatasi masalah tersebut, agar dibuatnya database dan item-item

yang dibutuhkan yaitu dengan sistem komputerisasi. Laporan yang

dibutuhkan oleh pemilik nantinya akan lebih cepat dan akurat dan diperjelas lagi

data-data yang tidak redudan. Dengan adanya alternative pemecahan masalah

ini diharapkan sistem penjualan pada Toko Kurnia dapat berjalan dengan baik.

xlii

  • 4.1. Kesimpulan

BAB IV

PENUTUP

Berdasarkan hasil analisis dan data yang diperoleh penulis pada PT. TB

Kurnia, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:

  • a. Proses pembelian barang pada PT. TB Kurnia belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi, melainkan masih menggunakan sistem manual.

  • b. Karena masih menggunakan sistem yang manual, sehingga dapat menimbulkan suatu permasalahan dan mengganggu efektifitas dan efisiensi perusahaan.

  • c. Dengan menggunakan sistem yang secara manual, dapat menimbulkan resiko kesalahan pencatatan data.

  • 4.2. Saran Dari kesimpulan tersebut, penulis mencoba memberikan beberapa saran

sebagai masukan yang mungkin berguna bagi PT. TB Kurnia yakni sebagai berikut:

  • a. Dalam proses pembelian barang sebaiknya menggunakan sistem yang terkomputerisasi, agar dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan. Dengan sistem yang terkomputerisasi juga dapat mengurangi resiko kesalahan.

xliii

  • b. Jika ingin menggunakan sistem yang terkomputerisasi, sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan.

  • c. Semua pihak yang terlibat harus lebih aktif dalam berkoordinasi dan berkomunikasi agar dapat memperlancar proses pembelian barang.

DAFTAR PUSTAKA

Al

Fatta,

Hannif.

2007.

Analisis

dan

Perancangan

Sistem

Informasi

untuk

Keunggulan

Bersaing

Perusahaan

dan

Organisasi

Modern.

Edisi

ke

Satu.

Yogyakarta:Andi.

HM, Jogianto. 2005. SistemTeknologiInformasi. Yogyakarta: Andi.

Sutabri, Tata. 2004. SistemInformasiAkuntansi. Yogyakarta: Andi

http://id.wikipedia.org/wiki/Perseroan_terbatas

xliv