METODE PELAKSANAAN

Pekerjaan : PENGADAAN ALAT KEDOKTERAN , KESEHATAN DAN KB Lokasi : DINAS KESEHATAN Tahun Anggaran : 2013. Penyedia : I. Pendahuluan

Sebelum memulai pekerjaan , sebagai Penyedia Barang dan Jasa , harus memahami lingkup pekerjaan, spesifikasi setiap produk, sumber-sumber/distributor resmi produk dimaksud yang harus sesuai dengan Daftar Kuantitas dan Harga (RAB) pada kontrak kerja, khususnya mengenai kesesuaian kemasan, kuantitas, spesifikasi, cara pengepakan dan pengiriman, garansi/jaminan purna jual barang/peralatan. Dalam hal setiap pelaksanaan pekerjaan diwajibkan selalu berkoordinasi dengan Pejabat Pengadaan Barang/PPK, sehingga timbulnya kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan pengadaan barang ini dapat dikurangi atau bahkan tidak terjadi kesalahan. II. Waktu dan Prioritas Pelaksanaan Pengadaan Barang/Peralatan

Jangka waktu pelaksaanan pekerjaan selama 30 (tiga puluh) hari kalender mengharuskan kami sebagai penyedia barang, untuk dapat melaksanakan pekerjaan tersebut tepat waktu, dan memenuhi standar mutu pengadaan barang yang meliputi hal-sebagai berikut : : Barang/peralatan yang akan diadakan harus sesuai dengan Daftar harga dan kuantitas pada Kontrak Standar : Barang yang dipasok harus memenuhi spesifikasi dan standar yang ditetapkan dalam Spesifikasi Teknis dan Gambar dari Dokumen Pemilihan/Kontrak kerja yang disusun berdasarkan Standar Nasional Indonesia yang sesuai (jika ada). Pengepakan 1. Kami berkewajiban atas tanggungannya sendiri untuk mengepak Barang/peralatan sedemikian rupa sehingga Barang/peralatan terhindar dan terlindungi dari resiko kerusakan atau kehilangan selama masa transportasi atau pada saat pengiriman dari tempat asal Barang sampai ke Tempat Tujuan Akhir. Pengepakan Barang harus memperhatikan hal-hal yang dapat mempengaruhi mutu barang antara lain penanganan barang secara kasar, suhu udara yang ekstrim, kadar garam dan penguapan, penyimpanan di tempat terbuka, jauhnya jarak tempuh menuju Tempat Tujuan Akhir, dan ketiadaan fasilitas penanganan barang yang memadai. 2. Pengepakan, penandaan, dan penyertaan dokumen identitas barang/peralatan (catalog, certificate of original, manual book dll) di dalam dan di luar paket Barang harus sesuai dengan instruksi tambahan yang sudah diatur dan instruksi lain yang diberikan secara tertulis oleh PPK. Pengiriman & Penyelesaian : Kami berkewajiban untuk mengirimkan barang/peralatan dan menyelesaikan Jasa Terkait sesuai dengan Jadwal Pengiriman dan Penyelesaian Pekerjaan. Asuransi Pemasok Barang 1.Barang yang dikirimkan secara akan diasuransikan untuk pertanggungan yang tercantum dalam kontrak terhadap kerusakan atau kehilangan yang mungkin terjadi selama pabrikasi atau proses perolehan, transportasi, penyimpanan dan pengiriman sampai dengan Tempat Tujuan Pengiriman. 2. Asuransi terhadap Barang/peralatan akan diteruskan sampai dengan Tempat Tujuan Akhir Jika Pejabat Pengadaan/PPK menetapkan demikian sesuai dalam kontrak 3. Semua Biaya Asuransi telah termasuk dalam nilai kontrak Lingkup Pengadaan.

Transportasi

Garansi dan Purna Jual

1. Kami sebagai Penyedia Barang bertanggung jawab untuk mengatur pengangkutan Barang (termasuk pemuatan dan penyimpanan) sampai dengan Tempat Tujuan Pengiriman. 2. Transportasi Barang harus diteruskan sampai dengan Tempat Tujuan Akhir jika Pejabat Pengadaan/PPK menetapkan demikian dalam kontrak. 3. Semua biaya transportasi (termasuk pemuatan dan penyimpanan) telah termasuk di dalam Nilai Kontrak. 1. Semua produk yang kami adakan memiliki garansi dan jaminan purna jual untuk ketersediaan spare-part/suku cadang sekurang kurangnya 5 tahun. 2. Semua kerusakan Barang/peralatan yang terjadi akibat kelalaian selama pengiriman barang akan menjadi tanggung jawab penyedia barang. 3. Klaim atas kerusakan barang selama dalam masa garansi akan kami perbaiki kecuali kerusakan sebagai akibat kelalaian user/human error.

III.

STRUKTUR ORGANISASI PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG Struktur pelaksanaan pekerjaan

Direktur

Penanggung Jawab Teknis

Logistik & Gudang

Admin & Keuangan

Pengirim Barang

IV. URUTAN PERSIAPAN PEKERJAAN

Pemesanan Barang

Pengelompokan, Pengepakan dan Penandaan Barang

Pengiriman dan Pengendalian Barang

Pemeriksaan dan Penerimaan

Instalasi, Uji Fungsi ,Uji Coba

Pembuatan BA Periksa & Serah Terima Barang

1.

PEMESANAN BARANG

Definisi Penerbitan Surat Pesanan (SP) ke Distributor/Pabrikan segera setelah penyedia barang menerima Surat Perintah Mulai Kerja dan Surat Pesanan/Purchasing Order dari Pengguna Barang, yang terlebih dahulu diperiksa kesesuaian nama, jumlah, merk barang dengan Daftar Kuantitas dalam Kontrak. Surat Pesanan Barang (PO) hanya ditujukan kepada Distributor Resmi atau pabrikan yang telah mendukung penyedia barang sesuai dokumen penawaran. Tujuan Surat Pesanan Barang (SP) ditujukan kepada distributor resmi / pabrik dengan tujuan agar barang yang kami adakan adalah original, baru dan memiliki garansi maupun purna jual sesuai ketentuan dalam Kontrak Pelaksana Pelaksana dalam proses ini adalah penanggung jawab teknis dan petugas administrasi : untuk pembuatan surat pesanan barang, pelaksana logistic/gudang : untuk konfirmasi ketersediaan barang pada Distributor/Pabrikan Kebijakan Waktu Pelaksanaan Standar waktu pelaksanaan Pemesanan Barang kami targetkan paling lama 1 (satu) hari kalender. Input/output Output : / Surat Pesanan (SP)

2.

PENGELOMPOKAN, PENGEPAKAN DAN PENANDAAN BARANG barang

Definisi Pengelompokan alat, pemeriksaan kesesuaian kemasan, kuantitas, karakteristik /peralatan adalah hal hal yang perlu diperhatikan dalam proses ini.

Tujuan Tujuan proses ini adalah untuk menghindari segala resiko kerusakan atau kehilangan barang selama masa transportasi barang saat pengiriman sampai ke tempat tujuan akhir, serta untuk menghindari barang/peralatan dari penurunan mutu dan kualitasnya Pelaksana Pelaksana proses ini adalah pelaksana gudang, pihak lain yang terlibat dalam aktifitas ini adalah pelaksana gudang distributor , pelaksana pengiriman barang Waktu Pelaksanaan Standar waktu pelaksanaan perakitan ,pengepakan, dan penandaan barang kami targetkan selama 10 (sepuluh) hari kalender, untuk selanjutnya dilakukan pengiriman barang sesuai pesana penyedia barang. Kondisi Khusus Standar waktu yang kami tetapkan untuk proses ini cukup lama, hal ini untuk menghindari kemungkinan adanya produk yang belum siap dikirim oleh distributor/pabrikan. Prosedur a. Kami berkewajiban atas tanggungannya sendiri untuk mengepak Barang/peralatan sedemikian rupa sehingga Barang/Peralatan terhindar dan terlindungi dari resiko kerusakan atau kehilangan selama masa transportasi atau pada saat pengiriman dari tempat asal Barang sampai ke Tempat Tujuan Akhir. b. Dalam proses ini aktivitas pengepakan dan penandaan barang akan dilaksanakan oleh Distributor / Pabrikan Alat Kesehatan yang selanjutnya akan dikirim kepada Penyedia Barang. Walaupun demikian Penyedia Barang berkewajiban untuk melakukan kontrol atas barang/peralatan yang akan diadakan. c. Pengepakan dan Penandaan Barang harus memperhatikan karakteristik barangnya, hal-hal yang dapat mempengaruhi mutu barang antara lain penanganan barang secara kasar, suhu udara yang ekstrim, kadar garam dan penguapan, penyimpanan di tempat terbuka, jauhnya jarak tempuh menuju Tempat Tujuan Akhir, dan ketiadaan fasilitas penanganan barang yang memadai. d. Cara pengepakan dan penandaan barang mengikuti petunjuk pada manual book barang tersebut atau mengikuti standar pengepakan dan penandaan yang ada. e. Penyertaan dokumen identitas barang/peralatan (catalog, certificate of original, manual book dll) dalam pengepakan di dalam dan di luar paket Barang disesuaikan dengan instruksi tambahan yang sudah diatur dan instruksi lain yang diberikan secara tertulis oleh Pengguna Barang (PPK) 3. PENGIRIMAN BARANG DAN PENGENDALIAN BARANG

Definisi Kami berkewajiban untuk mengirimkan barang/peralatan dan menyelesaikan Jasa Terkait sampai dengan Tempat Tujuan Akhir Pengiriman. Untuk menghindari resiko kehilangan atau kerusakan barang selama masa transportasi, penyedia barang melaksanakan pengiriman barang sesuai petunjuk Cara Pendistribusian Alat Kesehatan Yang Baik Pelaksana Pelaksana yang bertanggung jawab dalam proses bisnis ini adalah Pelaksana Gudang, Pengantar Barang, Pelaksana Administarasi, Pihak lain yang terlibat dalam aktivitas ini adalah Panitia Penerima/Pemeriksa Barang, Petugas Gudang Dinas Kesehatan, dan pihak expedisi. Kebijakan

Waktu Pelaksanaan Jangka waktu pelaksanaan proses ini kami tetapkan selama 10 (sepuluh) hari kalender Input/output Output : Surat Garansi, Surat Masa Purna Jual , Manual Book, Catalog, Surat Jalan, Faktur Prosedur Transportasi 1. Kami sebagai Penyedia Barang/peralatan bertanggung jawab untuk mengatur pengangkutan Barang (termasuk pemuatan dan penyimpanan) sampai dengan Tempat Tujuan Pengiriman. 2. Transportasi Barang harus diteruskan sampai dengan Tempat Tujuan Akhir jika Pengguna Barang menetapkan demikian dalam kontrak. 3. Semua biaya transportasi (termasuk pemuatan dan penyimpanan) telah termasuk di dalam Nilai Kontrak Pengendalian Barang Dalam proses pengendalian barang, sebagai berikut : Setelah Pelaksana Gudang menerima barang sesuai Daftar Penyerahan Barang/Surat Jalan , selanjutnya Pelaksana Gudang memasukkan seluruh data barang tersebut satu per satu ke dalam sistem pencatatan stock barang di Gudang. Sistem pencatatan stock barang di Gudang berupa pencatatan secara manual atau dengan sistem computerized. Setelah dilakukan pencatatan data barang pada sistem pencatatan secara manual atau computerized, selanjutnya Pelaksana Gudang melakukan proses penyimpanan barang pada tempat yang telah disediakan dengan mengklasifikasikan masingmasing item barang, sehingga dapat mempermudah proses identifikasi barang dan proses pencarian barang apabila akan didistribusikan. Setelah seluruh barang disimpan, maka pada setiap kelompok barang yang sudah diklasifikasikan, harus tersedia kartu stock barang yang didalamnya menunjukkan nama barang, spesifikasi barang, tanggal penerimaan barang, jumlah barang, tanggal pengeluaran barang dan sisa akhir barang. . Apabila ada permintaan dari Pelaksna Pengirim Barang akan sejumlah barang tertentu, maka Pelaksana Gudang mengeluarkan barang sesuai list permintaan, untuk selanjutnya diserahkan kepada Pelaksana Pengirim Barang. Pelaksana Pengirim Barang harus menandatangani Tanda Terima Barang yang dibuat oleh pelaksana Gudang. Sesuai list permintaan, Pelaksana Gudang menerbitkan surat jalan untuk diserahkan oleh pelaksana pengirim barang kepada panitia pemeriksaan/penerimaan barang. Setelah proses penyerahan barang berakhir, selanjutnya pelaksana Gudang harus menyimpan dokumen pengeluaran barang dalam 1 (satu) file, yang terdiri dari : Daftar Pengeluaran Barang, dengan dilampirkan Tanda Terima Barang. Berdasarkan dokumen pengeluaran barang tersebut, selanjutnya pelaksana Gudang harus menyesuaikan data pengeluaran barang dengan sistem pencatatan stock barang (steling). Langkah pertama, dilakukan penyesuaian data stock barang pada sistem pencatatan barang secara manual, dilanjutkan dengan penyesuaian data stock barang pada sistem computerized dan yang terakhir merubah posisi stock barang pada kartu stock barang. Dalam Penerimaan barang/peralatan, Panitia Penerimaan/Pemeriksaan Barang Dinas Kesehatan akan menerbitkan Daftar Penerimaan Barang Sementara. Dalam hal penyimpanan di gudang khusus untuk produk yang membutuhkan kondisi khusus (seperti temperatur danatau kelembapan) ditempatkan diruang terpisah dilengkapi dengan peralatan yang menciptakan kondisi yang diinginkan. Jika Temperatur atau kelembapan tempat penyimpanan tidak dinyatakan secara kuantitatif maka dinyatakan berdasarkan label pada produk berlaku petunjuk sebagai berikut :

4.

PEMERIKSAAN BARANG DAN PENERIMAAN BARANG.

Definisi Proses pemeriksaan kesesuaian kemasan, kuantitas, spesifikasi, dan garansi / masa purna jual barang serta dokumen lainnya (certificate of origin, catalog, manual book) dari penyedia barang dibandingkan dengan spesifikasi barang dalam kontrak. Menerima dan menyimpan barang yang sudah sesuai ke gudang. Tujuan Memastikan barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi barang dalam kontrak baik kualitas maupun kuantitas barang untuk selanjutnya akan diterbitkan Berita Acara Serah Terima Barang dan Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan setelah 100% barang terpenuhi. Pelaksana Penanggung jawab dari pekerjaan ini adalah Pelaksana Logistik dan Pengirim Barang dan Administrasi Pihak lain yang terkait dalam aktivitas ini adalah Panitia Pemeriksaan dan Penerimaan Barang, dan petugas Gudang Dinas Kesehatan. Kebijakan Waktu Pelaksanaan Proses ini dilaksanakan ketika barang yang dikirim oleh penyedia barang sampai di Gudang Penyimpanan Dinas Kesehatan. Selanjutnya diperiksa dan disimpan dalam gudang. Standar waktu pelaksanaan adalah 1 (satu) hari segera setelah barang diterima. Jangka waktu pelaksanaan proses ini ditetapkan selama 5 (lima) hari kalender karena mengikuti interval waktu saat pengiriman dan pengendalian barang. Input dan Output Input : Kontrak, Surat Pengantar Barang / Surat Jalan, Garansi, Manual Book, Catalog, Surat Masa Purna Jual, Faktur (bila disyaratkan) Output : Berita Acara Serah Terima Barang, Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan Prosedur Proses bisnis ini dilakukan oleh Penyedia Barang dan Panitia Pemeriksa / Penerima Barang, Penerima Barang dibentuk dan disahkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dan bekerja hingga penyedia barang telah mengirimkan barang sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan. Adapun prosedur-prosedurnya dapat dilihat sebagai berikut :
a)

b)

Berpedoman pada Daftar Kuantitas dan Harga dalam Kontrak kerja, Panitia Pemeriksa / Penerima Barang membuat daftar pemeriksaan barang dan daftar penerimaan barang. Apabila penyedia barang telah memulai pengiriman barang, maka barang-barang yang dikirim oleh penyedia barang harus diperiksa terlebih dahulu oleh Panitia Pemeriksa / Penerima Barang. Dimana proses pemeriksaan barang harus berpedoman pada spesifikasi dan kuantitas (jumlah) barang sebagaimana tercantum dalam daftar

c)

d)

e)

f)

g)

pemeriksaan barang. Sebelum dilaksanakan proses pemeriksaan barang, Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus meminta surat jalan dari penyedia barang. Jika dari proses pemeriksaan barang terdapat spesifikasi barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi sebagaimana tercantum dalam daftar pemeriksaan barang, maka barang yang tidak sesuai spesifikasi tersebut harus diganti dengan spesifikasi yang seharusnya. Penolakan dan pengembalian barang harus disertai dengan daftar penolakan dan pengembalian barang. Apabila barang yang dikirim oleh penyedia barang menyertakan masa garansi, maka Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus meminta Kartu Garansi atas barang kepada penyedia barang. Apabila barang yang dikirim oleh penyedia barang menyertakan jaminan masa purna jual, maka Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus menerima Surat Pernyataan Jaminan Masa Purna Jual atas barang dari penyedia barang. Barang yang diperiksa oleh Panitia Pemeriksa /Penerima Barang telah sesuai dengan spesifikasi sebagaimana tercantum dalam daftar pemeriksaan barang, maka Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus menerima barang yang telah diperiksa, untuk dicantumkan dalam daftar penerimaan barang sementara. Setelah Panitia Pemeriksa / Penerima Barang mencantumkan barang yang diterima dalam daftar penerimaan barang sementara, maka surat jalan diparaf/ditandatangani panitia pemeriksa/penerima barang untuk selanjutnya dijadikan sebagai lampiran daftar penerimaan barang sementara. Barang-barang yang telah diterima oleh Panitia Pemeriksa / Penerima Barang, selanjutnya diserahkan kepada Bagian Gudang Dinas Kesehatan. Penyerahan barang dituangkan dalam daftar Penyerahan Barang untuk Gudang. Setelah seluruh proses pengiriman barang selesai dilaksanakan oleh penyedia barang, Panitia Pemeriksa / Penerima Barang mengumpulkan seluruh daftar penolakan dan pengembalian barang, daftar penerimaan barang sementara dan daftar penyerahan barang untuk Gudang, untuk dilakukan proses rekapitulasi sebagai berikut : - Panitia Pemeriksa / Penerima Barang melakukan pengecekan kembali atas seluruh proses pemeriksaan dan penerimaan barang yang telah dilakukan. Apabila proses penerimaan barang telah 100 % (seratus persen) dilaksanakan, maka Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus membuat Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan dan Berita Acara Serah Terima Barang. - Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus melakukan pengecekan kembali atas seluruh proses serah terima barang untuk Gudang. Apabila proses serah terima barang untuk Gudang telah 100 % (seratus persen) dilaksanakan, maka Sub Bagian Pengawasan dan Penerimaan atau Panitia Pemeriksa / Penerima Barang harus membuat Berita Acara Serah Terima Barang Untuk Gudang.

5.

INSTALASI ALAT, UJI FUNGSI, UJI COBA.

Definisi Setelah barang/peralatan diterima oleh Panitia pemeriksa/penerima barang selanjutnya dilakukan proses Instalasi Alat, Uji Fungsi/Uji Coba : Dilaksanakan oleh tenaga ahli yang terampil dan berpengalaman dari pabrikan/principles Alat Kesehatan dimaksud, didampingi oleh penyedia barang dan Panitia Pemeriksa Barang Training User : Jika di pandang perlu di lakukan tranining user untuk alat tertentu yang membutuhkan penguasaan khusu. Pelaksanan Training didampingi oleh trainer alat yang terampil dan berpengalaman dari alat tersebut. Pelaksana Selain Penyedia Barang, pihak lain dalam proses ini adalah Instalatir, Trainer Alat, User/Pengguna Alat Waktu Pelaksanaan

Standar waktu pelaksanaan Instalasi, uji fungsi, uji coba dan training user adalah masingmasing 3 (tiga) hari kalender segera setelah barang diterima . 6. PEMBUATAN BERITA ACARA PEMERIKSAAN DAN SERAH TERIMA BARANG

Definisi Setelah keseluruhan barang telah di serahkan dan telah dilakukan uji fungsi dan uji coba, maka seluruh aktifitas ini dituangkan dalam suatu Berita Acara Serah Terima Barang. Dokumen Berita Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Serah Terima Barang Waktu Pelaksanaan Standar waktu pelaksanaan 1 (satu) hari kalender.