Anda di halaman 1dari 12

2.9.

Rumah Mutu

  • 1. Peristilahan

    • a. Rumah mutu: dalam bahasa Inggris disebut house of quality.

    • b. Istilah lengkapnya Quality Function Deployment (QFD), dan dalam DI dapat disebut Penyebargunaan Fungsi Mutu (PFM).

    • c. Rumah mutu sesungguhnya adalah suatu diagram, tetapi disebut secara singkat saja 'rumah mutu', bukan 'diagram rumah' mutu'.

    • d. Dalam bahasa Jepang disebut Hinshitsu Kino Tenkai.

  • 2. Penemu

    • a. Rumah mutu ditemukan oleh Yoji Akao, seorang Guru Mutu Jepang, dalam tahun 1966.

    • b. Yoji Akao mempergunakannya dalam merencanakan mutu pada industri elektronik dan mobil. Dia menyebutnya Hinshitsu (mum) Kino (fungsi) Tenkai (pengembangan).

    • c. Walaupun pada mulanya hanya dalam industri barang (manufaktur), kemudian rumah mutu juga dipergunakan dalam industri jasa, termasuk pendidikan. Dalam penggunaannya pada industri jasa, perlu diperhatikan bahwa perhitungan matematis tak selalu dapat dilakukan, terutama dalam hal perilaku dan hubungan yang lebih banyak bersifat kualitatif.

  • 3. Manfaat Rumah mutu dipergunakan terutama oleh tim untuk:

    • a. Menerjemahkan kebutuhan-kebutuhan pelanggan menjadi program kegiatan yang terukur, sehingga mutu terjamin. Dengan demikian, rumah mutu adalah suatu alat perencanaan mutu (alat merancang mutu).

    • 4. Prosedur Prosedur di sini pada dasarnya adalah langkah-langkah perencanaan mutu yang pada pokoknya:

      • a. Menentukan pelanggan dan kebutuhannya

      • b. Menentukan urutan prioritas (signifikansi) kebutuhan

      • c. Merancang program (rencana mutu) yang memenuhi (sesuai dengan) kebutuhan. Dapat juga disebut menerjemahkan kebutuhan menjadi program

      • d. Memperkirakan kekuatan hubungan antara program dan kebutuhan

      • e. Memperkirakan kekuatan hubungan antara unsur-unsur program

      • f. Memperkirakan bobot setiap unsur program

      • g. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan

    Setelah rencana mutu selesai, kegiatan berikutnya adalah pelaksanaan. Dalam pelaksanaan, berbagai aspek, terutama aspek-aspek evaluasi, dapat juga dituangkan ke dalam rumah mutu.

    • 5. Bentuk Dasar Rumah Mutu Pada dasarnya rumah mutu adalah rangkaian lembar-lembar matriks yang jumlahnya dapat berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Jumlah lembar yang standar adalah enam, sebagaimana dapat dilihat pada diagram berikut:

    Diagram 19 Bentuk Dasar Rumah Mutu

    Diagram 19 Bentuk Dasar Rumah Mutu Penjelasan: a. Lembar A Pada lembar ini dicantumkan kebutuhan-kebutuhan yang

    Penjelasan:

    • a. Lembar A Pada lembar ini dicantumkan kebutuhan-kebutuhan yang telah ditentukan, sesuai dengan urutan prioritas (signifikansi).

    • b. Lembar B Berbagai informasi penting tentang perencanaan dicantumkan pada lembar ini, bila dirasa perlu.

    • c. Lembar C Pada lembar ini dicantumkan rencana mum yang telah disusun, merupakan terjemahan dari kebutuhan-kebutuhan pelanggan (Lembar A).

    • d. Lembar D Lembar ini berisi indikator kekuatan hubungan (KH) antara setiap unsur rencana mutu atau program kegiatan (C) dengan setiap kebutuhan (A). Indikator dimaksud dilambangkan dan dinilai sebagai berikut:

    • = tinggi

    = 3

    • = sedang

    = 2

    • = rendah

    = 1

    Jika tidak ada hubungan, tidak ditandai. Yang menentukan KH adalah yang ahli dalam bidang bersangkutan dan yang membuat rencana mutu. Dalam hal baring, KI-I dapat dihitung secara matematis. Tapi dalam hal jasa, perhitungan hanya bersifat kualitatif karena merupakan perilaku manusia. Nilai angka yang dibcrikan hanya berupa indikator.

    • e. Lembar E Pada lembar ini dicantumkan indikator kekuatan hubungan antara unsur-unsur rencana mutu (program kegiatan). Kekuatan hubungan itu menyangkut derajat saling mendukung antara satu unsur dan unsur lainnya. Sebagaimana KH, kekuatan hubungan unsur juga ditentukan oleh yang ahli dalam bidang bersangkutan. Kekuatan hubungan unsur (KHU) ini berkaitan dengan TKT yang akan dijelaskan berikut. Indikator KHU diberi tanda dan nilai sebagai berikut:

      • = tinggi = 3
        = sedang = 2

        • = rendah = 1

    Jika tak ada hubungan, tidak ditandai.

    • f. Lembar F Lembar ini berisi berbagai informasi tentang perencanaan, khususnya tentang program kegiatan (rencana mutu), juga tentang pelaksanaan, terutama evaluasi.

    Ilustrasi Pimpinan sebuah bank menyampaikan surat resmi kepada Ketua Jurusan Bahasa Inggris meminta kesediaan untuk melacih 20 orang staf bank dalam bahasa Inggris. Sesuai permintaan, dan dalam rangka usaha mengembangkan kerja sama, Ketua Jurusan mengangkat tim ahli yang terdiri dari tiga dosen bahasa Inggris untuk melak- sanakan tugas itu. Tim mengambil langkah-langkah berikut untuk menyusun rencana mutu (program pelatihan), setelah tim mendiskusikannya:

    1) Tim bertemu dengan pimpinan bank untuk membicarakan kemampuan berbahasa Inggris yang dibutuhkan. 2) Tim mewawancarai ke-20 staf yang akan menjadi peserta - (pelanggan primer) untuk mengetahui latar belakang mereka (pendidikan, tugas, dan lain-lain). 3) Tim menentukan kemampuan dasar para peserta dengan memberikan TOEFL. Nilai rata-rata semua peserta adalah 350. Tidak ada yang 400, apalagi lebih. 4) Berdasarkan data dari ketiga langkah di atas, tim menyimpulkan bahwa kebutuhan-kebutuhan para peserta ialah:

    • a) Kemampuan berbicara, rerurama percakapan bisnis.

    • b) Penguasaan terminologi perbankan.

    • c) Kemampuan membaca cepat, terutama laporan bank.

    • d) Kemampuan menulis surat-surat bank dan laporan bank.

    • e) Penguasaan ujaran bahasa Inggris.

    • f) Penguasaan tatakrama berbicara dalam budaya dan bahasa Inggris.

    Tim membahas kebutuhan-kebutuhan itu secara cermat, dan bagaimana cara memenuhinya. Berdasarkan pembahasan itu tim menyimpulkan bahwa Program Pelatihan yang dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan itu adalah:

    (1)

    Conversation Practices

    92 jam

    (2)

    Structure

    38 jam

    (3)

    Vocabulary

    55 jam

    (4)

    Speed Reading

    51 jam

    (5)

    Letter and Report Writing

    57 jam

    (6)

    Pronunciation Drills

    40 jam

    (7)

    Communication Ethics

    28 jam

    Tim

    sampai

    pada

    kesimpulan

    itu

    dengan

    mempergunakan rumah mutu.

    Kebutuhan-kebutuhan pelanggan (20 staf bank) diterjemahkan menjadi Program Pelatihan Bahasa Inggris Bermutu, sebagaimana dapat dilihat pada Diagram 20 berikut.

    Diagram 20 Rumah Mutu Perencanaan Program Pelatihan Bahasa Inggris Bermutu

    (1) Conversation Practices 92 jam (2) Structure 38 jam (3) Vocabulary 55 jam (4) Speed Reading

    Penjelasan:

    (1) Cara menentukan urutan prioritas kebutuhan pelanggan. Dasar Pertimbangan:

    • (a) Pendapat pelanggan: apa yang utama menurut pelanggan.

    • (b) Pertimbangan teknis:

    Untuk memenuhi kebutuhan itu diperlukan banyak aspek teknis.

    Untuk memenuhi kebutuhan itu perlu membuat perubahan mendasar pada perilaku atau aspek teknis.

    • (c) Contoh: Kemampuan Berbicara, terutama Percakapan Bisnis Menurut pelanggan (pimpinan bank dan para peserta) kemampuan ini yang utama. Untuk mencapai kemampuan ini diperlukan penguasaan aspek-aspek teknis dari unsur-unsur lain, khususnya Pronunciation, Communication Ethics, Vocabulary, Structure. Karena itu kebutuhan (kemampuan) tersebut mendapat prioritas sangar tinggi (5). Urutan Prioritas:

      • 5 = sangat tinggi

      • 4 = tinggi

      • 3 = sedang

      • 2 = rendah

      • 1 = sangat rendah

    (2) Cara menentukan kekuatan hubungan (KH) antara unsurunsur program dan kebutuhan-kebutuhan (antara C dan A)

    • (a) Pengertian Kekuatan hubungan (KH) ialah tingkat kesesuaian program (unsur program) dengan kebutuhan pelanggan. Dapar juga disebut tingkat

    kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. KH adalah indikator mutu produk. (b) Dasar pertimbangan Kedekatan atribut (isi) program dengan kebutuhan bersangkutan. (c) Contoh: Conversation Practices sangat dekat dengan Kemampuan Berbicara. Sudah tentu diutamakan Conversation Practices untuk bisnis. Karena itu KH keduanya tinggi (lihat lambang dan nilai pada lembar D terdahulu). (3) Cara menentukan kekuatan hubungan antara unsur-unsur program (KHU). (a) Pengertian Seberapa jauh satu unsur mendukung atau didukung oleh unsur-unsur lainnya. (b) Dasar pertimbangan Taksiran tingkat dukungan teknis dari suatu unsur terhadap unsur lainnya dan sebaliknya. (c) Contoh: Conversation Practices sangat banyak didukung olch Pronunciation Drills, dan scbaliknya Conversations Practices juga memantapkan Pronunciation. Tetapi Letter Writing tidak begitu men- dukung dan didukung oleh Coversation Practices. Karena itu KHU Conversation Practices dan Pronunciation Drills tinggi (+). Lihat pen- jelasan pada Lembar E terdahulu. (4) Cara menentukan tingkat kesulitan teknis (TKT) Program (a) Pengertian Seberapa sulit melaksanakan setiap unsur program, sehingga tercapai tujuan kemampuan (TOEFL 500).

    • (b) Dasar pertimbangan Cakupan aspek teknis. Ini berarti bahwa jika unsur program mcmcrlukan banyak aspek teknis dari unsur-unsur lainnya, maka TKT-nya tinggi.

    • (c) Kesulitan teknis Jika harus mengubah aspek mendasar perilaku (budaya), maka TKT-nya juga tinggi.

    • (d) Contoh: Conversation Practices memerlukan banyak aspek teknis dari Pronunciation Drills, Vocabulary, Structure, dan Communication Ethics. Karena itu, TKT Conversation Practices sangat .tinggi. Pronunciation Drills memerlukan perubahan mendasar pada aspek perilaku (budaya), yaitu mengubah kebiasaan artikulasi Indonesia menjadi Inggris. Karena itu TKT unsur ini sangat tinggi. Indikator TKT:

      • 5 = sangat tinggi

      • 4 = tinggi

      • 3 = sedang

      • 2 = rendah

      • 1 = sangat rendah

    (lihat Lembar F pada Diagram 19) (5) Cara memperkirakan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan program, sehingga tercapai tujuan kemampuan.

    • (a) Dasar pertimbangan TKT Jika TKT sangat tinggi, waktu yang diperlukan relatif jauh lebih banyak. KH Jika KH tinggi, waktu yang diperlukan relatif lebih banyak. Perbandingan (rasio) tujuan kemampuan (TK) dengan kemampuan dasar ( KD). Jika rasio ini makin tinggi, berarti TK yang harus dicapai makin tinggi, maka waktu yang diperlukan makin banyak. KHU Jika KHU secara keseluruhan tinggi, berarti TKT tersebar, maka waktu dapat berkurang. Dalam hal Pronunciation Drills, misalnya, pada hampir semua unsur lain selalu terdapat aspek pronunciation dalam arti praktek pengujaran. Karena itu latihan pengujaran tersebar di hampir semua unsur, sehingga waktu untuk Pronunciation Drills dapat dikurangi. Urutan Prioritas Jika urutan prioritas tinggi, waktu cenderung lebih banyak.

    • (b) Dengan kelima dasar pertimbangan di atas, terutama yang pertama hingga keempat, tapi khususnya yang pertama hingga ketiga, kaidah ibu jari (rule of thumb) berikut dapat dipergunakan untuk memperkirakan waktu yang diperlukan dalam pelaksanaan program: W = SKH x TKT x KD TK x 1 jam KH = Kekuatan Hubungan

    TKT = Tingkat Kesulitan Teknik Unsur-unsur program TK = Tujuan Kemampuan (TOEFL 500) KD = Kemampuan Dasar (TOEFL 350) Contoh : Jumlah waktu yang diperlukan untuk Conversation Practices

    W

    = SKH x TKT x

    TK

    x 1 jam

     

    KD

    SKH = 3+2+1+1+3+3=13

    TK

    500

    10

     

    =

    =

    KD

    350

    7

    TKT = 5 (lihat baris pertama Lembar F)

    W

    = 13 x 5 x

    • 10 = 92 jam

    7

    Jumlah waktu untuk Pronunciation Drills SKH = 3+1+1+1+3+1=10

    W= 10 x 5 x

    • 10 = 71 jam

    7

    Tetapi unsur ini mempunyai KHU yang tinggi secara keseluruhan. Karena itu, waktu yang diperlukan diperkirakan dapat dikurangi menjadi 40 jam. Dengan kaidah ibu jari, dapat diperkirakan seluruh jam yang diperlukan, lebih kurang 361 jam. Jika rata-rata 6 jam pelatihan dalam sehari, maka program itu dilaksanakan sekitar 60 hari. Jika 5 hari dalam satu minggu, maka dibutuhkan 12 minggu atau 3 bulan. (6) Perkiraan Anggaran Berdasarkan jumlah jam di atas dapat diperkirakan anggaran pelatihan. Tentu peralatan dan alat-alat bantunya juga diperkirakan. (7) Dengan kaidah ibu jari, dapat juga diperkirakan SKS yang diperlukan untuk program studi SO dan SI, jika:

    (a) Kebutuhan pelanggan (mahasiswa dan dunia kerja) dapat dirumuskan seobjektif dan setepat mungkin. Hal ini dapat clituliskan pada Silabus Perkuliahan (Rancangan Mutu Perkuliahan). (b) Program studi (perkuliahan) dapat dirinci dan disusun berdasarkan kebutuhan pelanggan tersebut. (c) Ada tes standar untuk mengetahui kemampuan dasar dan tujuan kemampuan mahasiswa (pelanggan primer) seperti model TOEFL. Ketiga faktor di atas perlu dipahami dan diteliti untuk kemudian dikembangkan berkenaan dengan kurikulum PT dan perencanaan setiap mata kuliah (perkuliahan), sehingga rumah mutu dapat dipergunakan sebagai alat dan teknik peningkatan mutu.