PROGRAMNASIONALPEMBERDAYAANMASYARAKATAGRIBISNIS PERDESAAN(PNPMAP) PETUNJUKOPERASIONAL

MONITORING&EVALUASIKEGIATANPELATIHAN BDSPLEMBAGA/INDIVIDU

PelaksanaankegiatanPNPMAgribisnisPerdesaan(SADI)akanmelibatkanpihakeksternalyakni BDSPlembaga/individuyangmempunyaikompetensidalammemberikanlayananjasapelatihan pengembanganagribisnis.PenjelaanmengenaipentingnyapelibatanBDSPdalampelaksanaan PNPMAgribisnisPerdesaantelahdijelaskandalamPEDOMANPRAKTIS:PROSESIDENTIFIKASI, SELEKSIDANPENGELOLAANBDSPPENDUKUNGPELAKSANAANPNPMAGRIBISNISPERDESAAN. Untuk itu, BDSP lembaga/individu pemenang yang melaksanakan kegiatan pelatihan agribisnis perludimonitor/dipantaudandievaluasi.Pemantauandanevaluasikegiatanpelatihanmerupakan pengumpulan informasi baik kuantitatif dan kualitatif secara sistematis yang diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas guna mencapai tujuan pelatihan secara keseluruhan. Kegiataninijugamencakupumpanbalikdaripesertauntukmembantudalammemutuskanstrategi yang akan diambil untuk memperbaiki kebutuhan pelatihan di masa depan. Monitoring dan evaluasi kinerja BDSP menyangkut kegiatankegiatan pelatihan agribisnis yang terdanai BLM PNPM AP, antara lain pelatihan penguatan kelembagaan kelompok tani, pelatihan teknis budidaya dan demplot, pelatihan teknis penanganan pasca panen serta pelatihan kewirausahaandanpemasaran. BeberapaalasanmengapakinerjaBDSPperludimonitordandievaluasidiantaranyaadalah: 1. Proses monitoring dan evaluasi kinerja dilakukan untuk mengetahui hasil dan dampak yang dirasakan secara langsung oleh pengguna jasa (peserta pelatihan/kelompok tani). Kegiatan monitoring dan evaluasi BDSP dilakukan untuk mengetahui kualitas layanan BDSP terhadap kelompoktani,metodedankegiatanyangtelahdilakukan. 2. Hasil monitoring dan evaluasi digunakan sebagai input/masukan kepada pihak BDSP untuk mempertahankan keunggulan dan atau meningkatkan kelemahan yang dimiliki oleh lembaga/perorangan dalam memberikan layanan jasa pengembangan kapasitas. Selain itu digunakan sebagai baseline data dalam penyusunan strategi pendampingan dan pengorganisasiankelompoktaniditahapselanjutnya,diantaranyaadalah: o Efektifitaspendekatandanmetodeyangdigunakanselamapelatihan o Bagianbagian dari pelatihan mana yang berhasil mencapai tujuan, serta bagian bagian pelatihan mana yang kurang berhasil, sehingga dapat dibuat langkah langkahperbaikan; o Mutuaspekpenyelenggaraandanhasilpelatihan; 1

o o o

Kesesuaianantarapelaksanaanpelatihandanperencanaan; Hambatanapasajayangterjadidanbagaimanamengatasihambatanyangterjadi; Kemajuanpesertapelatihan.

BeberapacatatanpentingdalamupayamonitoringdanevaluasikinerjaBDSPyaitu: 1. Jika dibutuhkan, dapat dilakukan reorientasi dan konsolidasi materi terhadap BDSP selama pelaksanaan kegiatan berlangsung berdasarkan atas hasil monitoring harian dari peserta Pelatihan; 2. Untuk menjaga kualitas kinerja BDSP, lakukan pembayaran secara bertahap berdasarkan atasterminkegiatanyangtelahditentukan(404020); 3. Berkaitan dengan pelaksanaan kontrak yang bertahap (stop/go points), sebaiknya lakukan pula kontrak secara bertahap, sehingga mudah untuk menilai apakah kontrak bisa dilanjutkanataudiputus(misalnya:tahapanpelatihanteknissampaidenganpelaksanaandi lapangan/demplot); 4. Kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap BDSP dibutuhkan sebagai bahan pertimbangan dalam penggunaan jasa layanan yang mereka berikan di tahuntahun mendatang, apakah tetapmemakaijasalayananmerekaatautidak. Kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan dengan menggunakan formform (terlampir) dan dikelola oleh TPK sebagai panitia pengelola kegiatan pelatihan. FKAP dan Spesialis Monev memfasilitasi kegiatan tersebut. Apabila hasil evaluasi yang dilakukan oleh pelakupelaku telah lengkap (rekapitulasi hasil) maka TPK akan menyampaikan kepada masingmasing BDSP lembaga/individu,baiksecaralisanmaupuntertulisyangdifasilitasiolehFKAP. AdapunketentuanketentuanmonitoringdanevaluasikinerjaBDSPdijabarkansebabaiberikut: 1. MonitoringKinerjaBDSPHarian Monitoring kinerja BDSP dilakukan untuk tujuan supervisi, yaitu untuk mengetahui apakah penyelenggaraan pelatihan oleh BDSP berjalan sesuai dengan rencana, apa hambatan yang terjadi dan bagaimana cara mengatasi hambatan yang ditemui. Monitoring menekankan pada pemantauan proses pelaksanaan kegiatan pelatihan dan sedapat mungkin memberikan rekomendasi perbaikan untuk mengatasi masalah yang terjadi. Hasil monitoring digunakan sebagai umpan balik untuk penyempurnaan pelaksanaan kegiatan pelatihantahapselanjutnya. Monitoring kinerja harian terhadap BDSP dikelola oleh TPK, sangat dimungkinkan, FKAP, Faskab, dan Spesialis PNPMAP Tk. Provinsi membantu dan menyiapkan TPK untuk memahami isuisu pelaksanaan kegiatan yang tertuang dalam kontrak sehingga TPK dapat melakukanfungsipemantauandenganbaik. WaktuPelaksanaan:Padasaatprosespelaksanaankegiatanpelatihan Pengelola:TPK Siapayangmelakukanpengisian:PesertaPelatihan Formyangdigunakan:Bacalampiran3

2. EvaluasiKinerjaBDSPperTermin EvaluasikinerjaBDSPmerupakanprosessistematisdalammengumpulkan,menganalisa,dan mengintrepretasikan informasi untuk mengetahui tingkat keberhasilan pelaksanaan program pelatihan dengan kriteria tertentu untuk kebutuhan pengambilan keputusan. Informasihasilprosesevaluasikemudiandibandingkandengantujuanyangtelahditetapkan dalam ToR. Apabila hasilnya sesuai dengan tujuan yang ditetapkan, berarti pelatihan yang diselenggarakan telah efektif. Jika sebaliknya maka pelaksanaan pelatihan tersebut dapat ddianggapGAGAL. EvaluasikinerjaBDSPperTermindilakukanoleh: a. Masyarakat(perwakilanpenerimamanfaatdanataupesertapelatihan) b. TimPengelolaKegiatan(TPK) c. TimMonitoringDesa d. FasilitatorKecamatanAgribisnisPerdesaan(FKAP) e. Spesialis Monev Provinsi dan atau Spesialis SADI Provinsi (tentatif atau semacam uji petikpadapelatihanpelatihantertentu) f. Sub Program 2 : IFC dan SP3 : ACIAR (tentatif atau semacam uji petik pada pelatihan pelatihantertentuyangsesuaidengantupoksisubprogrammasingmasing) Bagaimanacaramelakukanevaluasi? TPKdidampingiolehFKAPakanmemfasilitasiprosesevaluasikinerjaBDSP.Biladibutuhkan, TPK dapat meminta dukungan dari Sp. Monev provinsi dan wakil dari SP2 (IFC) dan SP3 (ACIAR) untuk terlibat dalam melakukan evaluasi terhadap BDSP yang awalnya direkomendasikanolehSP2(IFC)danSP3(ACIAR). EvaluasikinerjaBDSPsecaraformal,dapatdilakukanpada: Untukpelatihanjangkapanjang(lebihdari6bulan),makaevaluasibisadilakukansetiap 6bulan,danpadamasaakhirkontrak Untukpelatihanjangkapendek(kurangdari6bulan)evaluasidilakukan1kalipadaakhir pelatihan Evaluasi penilaian terhadap BDSP lembaga/individu meliputi beberapa hal yang sudah disepakatididalamTOR/KerangkaAcuanKerjameliputi: Matrikkurikulum Performance/kinerjapelatihdanpelatihlapangan Modul/materipelatihan Prosespelatihanyangdilakukan Outputpelatihan Alatbantupelatihanyangdigunakan Ketepatanwaktupelatihan dllnya Setelah dilakukan evaluasi kinerja BDSP, TPK (difasilitasi oleh FKAP) wajib memberikan umpan balik kepada BDSP secara tertulis melalui surat resmi. Laporan hasil evaluasi juga dibuat oleh TPKdandikirimkankepadaSp.Monevuntukkemudiandianalisadandisimpansebagaidatabase BDSP potensial yang layak atau tidak layak direkomendasikan bagi publik. Sp. Monev berhak 3

melakukan klarifikasi atas hasil evaluasi kinerja yang dilakukan oleh TPK, dibantu oleh SP2 dan SP3, Sp. Monev berhak melakukan evaluasi menggunakan tools yang berbeda dan lebih sistematis, keputusan hasil evaluasi yang dilakukan oleh Spesialis MONEVSADI Provinsi tidak dapatdiganggugugat. Dokumen hasil evaluasi BDSP lembaga/individu di dokumentasikan oleh Spesialis Monev ProvinsidandimasingmasingkecamatandidokumentasikanolehFKAP RekomendasiTPKterhadapBDSP: a. Layak: menggunakanlagiBDSPlembaga/individuyangbersangkutan b. Layakbersyarat: menggunakan lagi BDSP lembaga/individu tetapi dengan beberapa catatan / syarat yang harusdiperbaiki/dipenuhi c. Tidaklayak: tidakmenggunakanlagiBDSPlembaga/individuyangbersangkutan

Lampiran1URAIANINDIKATORSTANDARPENILAIAN

Desa:___________________________Kecamatan/Kabupaten:_____________________________
Kriteria KesesuaianMatriksKurikulumdengankebutuhan 1 MatrikKurikulumtsesuaidengantelahdengan kebutuhanpelatihan(tujuandanoutput/keluaran/ hasilmengacupadaTORkegiatanyangsudahdibuat) KualitasKinerjaPelatih 1 Fasilitator (BDSP)telahmengikutialurpelatihansesuai denganToRpelatihanyangtelahdisusun. 2 3 4 5 6 7 8 Fasilitator (BDSP) telah memberikan materi sesuai denganmatrikkurikulum. Fasilitator (BDSP) tidak keluar dari topik / pokok bahasanyangmenjadikebutuhanPeserta. Fasilitatormenguasaimateripelatihandenganbaik. Dalam memfasilitasi, Fasilitator menggunakan metode yangbervariasidanmenarik. Fasilitator menggunakan media atau alat bantu pelatihanuntukmemudahkanpemahamanPeserta. Fasilitatorkomunikatif. Fasilitator bertindak adil, tidak menyamaratakan peserta (tidak membiarkan satu orang atau hanya beberapa orang mendominasi diskusi, memberikan peluang kepada peserta yang diam tak pernah bicara untukmenyampaikanpendapatnya) Fasilitator memberikan kesempatan peserta bertanya atau memberikan umpan balik terhadap materi yang disampaikan. Fasilitator tepat waktu dalam mengelola pelatihan (tidakmengurangijampelatihandengansengaja) HasilPenilaian Ya Tidak Baik Skor Rata2x Buruk

Skor

1 0

BDSPdinyatakanBaik,bilajawabanYa(>80%)ataujawabanTidak(<20%),RataratabilajawabanYa(6079%)atauTidak (2140%),BurukbilajawabanYa(<60%)ataujawabanTidak(>40%) Kualitasdankinerjatenaga/fasilitatorlapangan 1 Fasilitator menguasai teknis materi pelatihan dengan baik. 2 Fasilitator mampu memberikan jawaban atas pertanyaan/permasalahan yang dihadapi Peserta pelatihandenganbaik. 3 Fasilitator memberikan pendampingan yang sepenuh hatiintensifkepadaPesertadilapangan. 4 Fasilitator mampu memfasilitasi Peserta/Petani dengan pihakpihak terkait untuk kebutuhan pengembanganjaringan(biladibutuhkan). 5 Fasilitatormampumembangunhubunganbaikdengan Pesertadanjaringanpendukung. 6 Fasilitator memiliki komitmen dalam memberikan pendampingan(menepatijanji).

Skor

Mampu memberikan contohcontoh melalui alat peragayangdigunakandalampelatihan.

BDSPdinyatakanBaik,bilajawabanYa(>80%)ataujawabanTidak(<20%),RataratabilajawabanYa(6079%)atauTidak (2140%),BurukbilajawabanYa(<60%)ataujawabanTidak(>40%) Metodedandinamikaprosespelatihan 1 Fasilitator mampu membangun hubungan yang setara antarapelatihdanpeserta. 2 Fasilitator mampu berkomunikasi secara dua arah (terjadiinteraksiantarapelatihdanpeserta). 3 Fasilitator mampu melibatkan Peserta secara aktif dalamprosespelatihan. 4 Fasilitator memberikan kesempatan bagi Peserta untuk mengungkapkan pendapat (memberikan umpan balik)secarabebastanparasatakut/ragu. 5 Peserta mampu membangun suasana menggunakan metodebervariasi. 6 Fasilitator mampu mendorong kerjasama yang baik antarafasilitatordenganpesertapelatihan.

Skor

BDSPdinyatakanBaik,bilajawabanYa(>80%)ataujawabanTidak(<20%),RataratabilajawabanYa(6079%)atauTidak (2140%),BurukbilajawabanYa(<60%)ataujawabanTidak(>40%) Kualitasmateri/modulpelatihanyangdisediakan 1 Materi pelatihan sesuai dengan kebutuhan pelatihan yangdiharapkanolehPesertaPelatihan. Skor 2 Materi menggunakan bahasa yang sederhana dan mudahdimengertipeserta BDSPdinyatakanBaik,bilajawabanYa(>80%)ataujawabanTidak(<20%),RataratabilajawabanYa(6079%)atauTidak (2140%),BurukbilajawabanYa(<60%)ataujawabanTidak(>40%). AlatPeragayangdigunakanuntukpelatihan 1 Fasilitator menggunakan alat peraga (gambar, foto, film,mesin,contohtanamandll) 3 Fasilitator mampu mempraktikkan peralatan yang digunakandalammendukungkegiatanpelatihan. Skor

BDSPdinyatakanBaik,bilajawabanYa(>80%)ataujawabanTidak(<20%),RataratabilajawabanYa(6079%)atauTidak (2140%),BurukbilajawabanYa(<60%)ataujawabanTidak(>40%). Ketepatanwaktupelatihan 1 Pelatihan yang dilaksanakan oleh BDSP harus sesuai dengan jadwal pelatihan yang sudah dibuat dan tidak adapenguranganharipelatihan. (apabila ada pengurangan hari, maka peniliaian yang diberikankepadaBDSPBuruk) Ketepatandankualitaspelaporan 1 LaporanmenyertakanrekamanprosesPelatihan. 2 Laporan menyertakan bahan bacaan yang diberikan padasaatkegiatanpelatihan. 3 Laporanmenyertakanmodulpelatihan. 4 Laporanmenyertakandaftarhadirpeserta. 5 Laporanmenyertakandaftarhadirkegiatanpelatihan.

Skor Skor

Laporan menyertakan evaluasi pelatihan dilakukan di awal(pretest)danakhirpelatihan(posttest).

BDSPdinyatakanBaik,bilajawabanYa(>80%)ataujawabanTidak(<20%),RataratabilajawabanYa(6079%)atauTidak (2140%),BurukbilajawabanYa(<60%)ataujawabanTidak(>40%). 1 BDSPmampumenciptakansuasanapelatihanyang nyamandankondusifsepertiadanyainteraksiantara pelatihdanpesertabaikdidalamprosespelatihandan diluarpelatihansehinggatidakadakesenjangan antarapesertadanpelatih. Skor HubunganBDSPdenganpenerimamanfaat/masyarakat

Gunakantanda(x)

Skor

Pencapaianhasikakhir 1 Secara umum pencapaian hasil akhir pelatihan sesuai denganTORdanharapanPeserta. RekomendasipenilaianPilihsalahsatu: 1 BDSPlayakdigunakanlagi 2 BDSPtidaklayakdigunakanlagi 3 BDSPlayakdigunakanlagidengansyarat(catatsecara spesifikdibawah) CATATANPENDUKUNGPENILAIAN

FormMonitoringHarianKegiatanPelatihan

Petunjuk: 1. KinerjaBDSPpadasaatmemfasilitasikegiatanpelatihanakandimonitorsetiapharipadaakhirsesi; 2. Proses monitoring harian dikelola oleh panitia kegiatan pelatihan dengan membagikan form standar monitoringhariankepadasetiapPesertapadaakhirsesi; 3. Sebagai langkah awal, sebaiknya berikan penjelasan kepada peserta mengenai itemitem penilaian, tanyakankepadaPesertaapakahadayangmasihbelummemahamimaksuddariitemitempenilaian, kemudianberipenjelasan; 4. Berikan waktu secukupnya bagi Peserta untuk mengisi form evaluasi harian kegiatan pelatihan/pendampingan; 5. Setelah dikumpulkan, sesegera mungkin Panitia kegiatan membuat rekapitulasi hasil penilaian Pesertadalambentukprosentase; 6. Rekapitulasi hasil penilaian kegiatan diinformasikan kepada forum pelatihan sebagai sarana untuk perbaikan kegiatan pelatihan selanjutnya. Selain itu hasil monitoring dipresentasikan oleh Panitia sebelumacarakegiatanpelatihandimulai; 7. Seluruh hasil monitoring harian hendaknya didokumentasikan oleh TPK dan menjadi dokumen pendukungdalamprosespenilaiankinerjaBDSPdiakhirkontrakkerja.

FormPenilaianHarianKegiatanPelatihan Hari/Tanggal: No KRITERIA KUALITASPELATIH 1 KesesuaianisimateridengankebutuhanPesertapelatihan 2 Kemampuanpelatihdalammenyajikanmateri. 3 Kemampuanpelatihmenjawabpertanyaanpeserta. 4 Kemampuanpelatihmengajakpesertauntukaktifdalamprosesbelajar. 5 Kemampuan pelatih memberikan contoh melalui praktek lapangan dan atau simulasi. DINAMIKAKELOMPOK 1 KesungguhanPesertamengikutipelatihan. 2 Kerjasamaantarpeserta. 3 Keterbukaan Peserta untuk mengungkapkan sesuatu terkait materi pelatihan tanparasatakut. 4 MotivasiPesertaterhadaptugasyangdiberikan. 5 TingkatPartisipasipesertamengikutipelatihan. LainLain 1 Ketepatanwaktu. 2 HubunganantaraPesertadenganPelatih. 3 Dukungansaranapembelajarandalampelatihan(modul,papantulis,spidol) 4 5 LayanankonsumsibagiPesertapelatihan Keramahanpanitiadalammemberikanlayananpelatihan

Baik(3)

NILAI Rata2x Buruk(1)

TOTAL

Harapanperbaikanpelatihan:

PEDOMANPRAKTIS
PENILAIANKINERJAJASALAYANANBDSPDALAMMEMFASILITASI KEGIATANPENGEMBANGANKAPASITASKELOMPOKTANI
Januari 2009