Intro

Oleh
Mohd Isa Abd Razak
Institut Perguruan Keningau
 Kandungan

1. Jenis-jenis Mesyuarat
2. Peranan dan Tanggungjawab AJK
3. Agenda Mesyuarat
4. Senarai Semak Tatacara dan Pengendalian*
5. Minit Mesyuarat
6. Bonus: Tindakan Susulan
*Dua tajuk dalam sukatan pelajaran digabungkan.
1 Jenis

1. Mesyuarat Jawatankuasa
2. Mesyuarat Agung
3. Mesyuarat Agung Khas
4. Mesyuarat Khas
5. Mesyuarat Tergempar
MESYUARAT JAWATANKUASA

 Ahli dipilih dalam mesyuarat agung.

 Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasa

induk dan jawatankuasa kerja.
 Kekerapan: bergantung pada kehendak
perlembagaan, peraturan tetap,
keperluan organisasi itu.
 Kuorum: lazimnya dua pertiga.
 MESYUARAT AGUNG
 Lazimnya sekali setahun, sebelum 31 Mac.
 Tujuan (bergantung pada perlembagaan):
 membentangkan laporan tahunan
 meluluskan penyata kira-kira
 merancang aktiviti tahun berikutnya
 memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu
 meluluskan sesuatu usul
 Kuorum: 1/3, 1/2 atau dua kali ganda ajk …
bergantung pada jumlah ahli. Jika kuorum tidak
cukup, mesyuarat boleh ditangguhkan 30 minit
 MESYUARAT AGUNG KHAS
 Jarang berlaku dan dinamakan juga
mesyuarat agung luar biasa
 Diadakan untuk
 membubarkan ajk yang ada dan memilih
ajk baharu atas kehendak 1/5 daripada
jumlah ahli
 mengubah perlembagaan atas keperluan
yang mendesak
 menyelesaikan masalah kewangan yang
kritikal
 MESYUARAT AGUNG KHAS

 Diadakan dalam tempoh sebulan dari tarikh

permintaan.
 Kuorum mesyuarat agung diterima pakai.
 Jika kuorum tidak mencukupi, mesyuarat
hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk
tujuan yang sama tidak boleh diadakan
dalam tempoh enam bulan.
 MESYUARAT KHAS
 Kekerapan: berdasarkan keperluan.

 Tujuan: membincangkan isu penting

seperti mempercepat/menunda tarikh
pelaksanaan sesuatu program.
 Minit khas: disediakan dan diluluskan
dalam mesyuarat jawatankuasa yang
berikutnya.
MESYUARAT TERGEMPAR
 Subjenis mesyuarat
jawatankuasa; lebih kurang
mesyuarat khas.
 Tujuan: membincangkan isu yang
memerlukan kata putus segera.
Contoh: hendak memecat ahli
yang melanggar disiplin.
 2 Peranan

 Tercatat dalam perlembagaan atau senarai

tugas
 Peranan utama dimainkan oleh pengerusi
 Peranan urus setia/setiausaha terdapat
dalam senarai semak dan pengurusan
minit
KUALITI PENGERUSI

Pengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang

 tenang, peramah, mesra
 boleh berfikir secara objektif dan jelas
 berpengetahuan cukup tentang tatacara
mesyuarat
 berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa
berhubung rapat dan bekerjasama dengan
setiausaha.
KUASA PENGERUSI

 Kuasanya mengatasi semua yang hadir

dalam mesyuarat.
 Keputusannya tentang tatacara mesyuarat
muktamad.
 Dia mempunyai undi pemutus; digunakan
apabila berlaku persamaan undi antara
pencadang dengan pembangkang.
 Dia sahaja yang boleh memula dan
menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan
tepat pada waktunya.
PERLAKUAN PENGERUSI

 Pengerusi Duduk … Ketika ahli mesyuarat

sedang berucap, pengerusi perlu duduk
kerana tiada sesiapa pun dibenarkan
bercakap ketika pengerusi sedang berdiri.
 Pengerusi Berdiri … Ketika berucap
pengerusi perlu berdiri kecuali dalam
mesyuarat jawatankuasa.
 Ahli Berdiri … Ahli juga hendaklah berdiri
semasa berucap kecuali dalam mesyuarat
jawatankuasa.
SASARAN PEMBICARAAN

 Sasaran pembicaraan ialah pengerusi.

Soalan, komen atau pandangan mestilah
ditujukan kepadanya pengerusi, bukan
kepada orang tertentu dalam mesyuarat.
 Gunakan pembuka bicara yang sopan
apabila memulakan ucapan seperti “Tuan
Pengerusi, izinkan saya mengemukakan
pertanyaan kepada ….” dan “Tuan
Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan
kepada kami …."
JIKA PENGERUSI BERTANDING

 Jika pengerusi bertanding untuk

mempertahankan kedudukannya sebagai
pengerusi, dia tidak boleh
mempengerusikan mesyuarat itu semasa
pengundian dijalankan. Naib pengerusi atau
seorang pengerusi sementara mesti
mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia
dilantik semula, dia bolehlah
mempengerusikan mesyuarat seterusnya
jika dipersetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.
PENYINGKIRAN PENGERUSI

 Pengerusi boleh disingkirkan. Seorang ahli

mengemukakan usul undi tidak percaya kepada
pengerusi. Usul itu perlu disokong dan dikemukakan
kepada mesyuarat oleh setiausaha. Jika usul itu
mendapat sokongan ramai, pengerusi mesti
mengosongkan kerusinya. Seterusnya, mesyuarat
perlu memutuskan sama ada ditangguhkan atau
dilantik pengerusi baharu.
 Undi tidak percaya seperti ini hanya berkuat kuasa
untuk satu-satu mesyuarat. Jika hal ini berlaku,
lazimnya pengerusi akan meletakkan jawatan.
3 Agenda

 Maksud: kertas yang menyenaraikan

perkara yang akan dibincangkan dalam
mesyuarat.
 Panduan 1: pengerusi berbincang dengan
setiausaha tentang isi kandungan agenda.
 Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda
jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak
pengurusan; dapat dilaksanakan secara
bersurat atau melalui telefon.
 BENTUK AGENDA
 Rangka … Tajuk sahaja; paling lazim.
 Lengkap … Tujuan setiap agenda dan rangka
ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan.
 Salinan Pengerusi … Lengkap dan ada
ruangan kosong di bahagian tepi kertas
agenda untuk catatannya.
 Salinan Setiausaha … Sama dengan yang
dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi
memudahkannya mencatat minit mesyuarat.
PENDAPAT KARUT

 Pendapat yang mengatakan agenda boleh

dipinda atau ditambah sebelum mesyuarat
adalah karut. Perlakuan ini menyusahkan
orang yang serius melakukan persediaan
sebelum mesyuarat. (Pegawai INTAN Kawasan
Utara, 22 November 2000.)
4 Semak

(Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat)

• Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat.

• Contoh yang disediakan berasaskan PKPA
2/1991, standard kualiti yang pernah
diamalkan dan pengalaman personal.
• Dapat disusun semula berdasarkan
tanggungjawab individu dalam urus setia.
• Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar
dan perkembangan semasa.
 TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat
1. 
mesyuarat bersama pengerusi.
2. Merancang peruntukan masa setiap agenda. 

3. Menempah bilik mesyuarat. 

4. Menempah minuman. 

5. Menyediakan fail. 

Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda

6. 
dan minit) dan memasukkannya ke dalam fail.
7. Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD. 
 TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
8. Memberitahu pihak yang akan menyediakan

kertas kerja (jika ada).
9. Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh

1 hari sebelum mesyuarat.
10. Menyediakan salinan kertas kerja. 
11. Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja

melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).
12. Menyusun agenda mesyuarat: perutusan
pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang

lalu, perkara berbangkit, pembentangan kertas
kerja, hal-hal lain, dan penutup.
 TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
13. Menyediakan surat jemputan yang mengandungi
maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh
dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa 
dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi,
jenis pakaian.
14. Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput
dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, 
jawatan wakil hendaklah dinyatakan.
15. Menghantar surat jemputan mesyuarat dan dokumen
berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum 
mesyuarat.
16. Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih 
dan kemas.*
*Sejam sebelum mesyuarat.
 TINDAKAN PRAMESYUARAT

Bil. Butiran
17. Menentukan tempat duduk yang mencukupi

disediakan dan jika perlu.*
18. Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli

mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. *
19. Memastikan alat pembesar suara disediakan dan

berfungsi. *
20. Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja,

jika perlu. *
21. Memastikan overhead projector dan peralatannya 
disediakan, jika perlu. *
22. Memastikan semula tempahan minuman ringan telah

dibuat. *
*Sejam sebelum mesyuarat.
 TINDAKAN PRAMESYUARAT
Bil. Butiran
23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk
menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir. 
24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari

sebelum mesyuarat diadakan.
25. Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan
bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul, 
dua hari sebelum mesyuarat.
26. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara
memberi penghormatan (address) kepada pengerusi 
dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu.
27. Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu
pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat 
meninggalkan mesyuarat.
 TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
Bil. Butiran
1. Mengedarkan buku kehadiran. 
2. Menyimpan buku kehadiran. 
3. Mencatat minit mesyuarat. 
4. Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima. 
5. Memastikan minuman diterima pada masanya. 
6. Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli

terpilih, jika perlu.
7. Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh
pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil 
sesuatu di pejabat.
 TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Bil. Butiran
1. Memastikan peralatan dan sisa minuman
dikemaskan. 

2. Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas


mesyuarat.
3. Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat.


4. Menaip draf minit. 

5. Menyemak draf minit kali pertama, dua hari selepas


mesyuarat.
6. Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas

mesyuarat.
 TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Bil. Butiran
7. Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk
mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari 
selepas tarikh mesyuarat.
8. Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh

pengerusi.
9. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit.


10. Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam


tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat.
11. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang
tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang 
diberi untuk menyempurnakan borang itu ialah dua
minggu.
 TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Bil. Butiran
12. Mengedarkan borang tindakan susulan kepada
mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit 
mesyuarat diedarkan.
13. Mengutip semula borang tindakan susulan.


14. Merumus tindakan susulan (menganalisis dan

membuat ringkasan). 

15. Menyemak tindakan susulan. 

16. Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi. 

17. Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada 

semua ahli mesyuarat.
5 Minit

10 fakta berasaskan PKPA 2/1991,

standard kualiti yang pernah
diamalkan dan pengalaman
personal perlu dijadikan panduan.
Format PKPA 2/1991 … Format minit
•

mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan

Malaysia terdapat dalam Lampiran A
Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2
Tahun 1991 (PKPA 2/1991).

Sediakan Secepat Mungkin … Draf minit

•

untuk kelulusan pengerusi hendaklah

dikemukakan kepada pengerusi untuk
mendapat persetujuan tidak lewat daripada
tiga hari selepas tarikh mesyuarat
diadakan.
•
Pengedaran Minit …Minit mesyuarat yang
telah disemak oleh Pengerusi hendaklah
diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak
lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat
diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus
sebelum mesyuarat berikutnya bermula*.

•
Minit Padat … Minit direkodkan secara padat,
tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang
dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota
yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut
diperlukan atau untuk makluman sahaja. PKPA
2/1991, Peraturan 5 (c) (iv).
* Ada kontroversi.
Tiada Kolum … PKPA 2/1991 tidak
•

mencatatkan keperluan kolum untuk minit.

INTAN dan agensi kerajaan yang utama
mematuhi pekeliling itu. "Kami mematuhi PKPA
dan Manual Latihan Pengurusan Mesyuarat dan
Jawatankuasa Kerajaan yang dikeluarkan oleh
MAMPU, " kata Encik Shahril Annuar Ahmad,
Pegawai INTAN Kawasan Utara.

Tindakan … Perkataan "Tindakan"

•

dihitamtebalkan dan dikanankan.

Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu …
•

Tidak perlu nama dan tandatangan

setiausaha di akhir minit. Kenyataan
disemak oleh pengerusi, ruangan
tandatangan dan namanya juga tidak perlu.
Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam
senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan
oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak oleh
pengerusi" kerana itu tugas rutinnya.

Penomboran … Baik ikut sistem perpuluhan atau

gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam
kurungan dan angka Roman kecil dalam
kurungan.
Ada Sistem Pengesanan … Urus setia
•

bertanggungjawab mengesan pelaksanaan

keputusan mesyuarat dengan
menggunakan borang khas (Lampiran B).
PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi).

Penutup … Tidak perlu ditulis tajuk bagi

•

bahagian penutup.
 6
Susulan

• Dapat memendekkan masa perkara berbangkit.

• Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat
maklum balas.
• Catatkan petikan minit dan hantar kepada
semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat
yang berikutnya.
• Dapatkan respons melalui telefon atau secara
bersemuka.
 TINDAKAN SUSULAN
JAWATANKUASA INDUK KEUTUHAN
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 4/200X

Bil. Para Perkara Tindakan Maklum Balas

3.20 Agihan Peruntukan RMT di Negeri JPN
Sabah Tidak Mengikut Bilangan Murid Sabah
yang Diluluskan
Mesyuarat maklum, mengikut Surat
Pekeliling Kewangan 7/2002, bilangan
murid yang layak menerima RMT pada
tahun 2003 ialah 37,800 orang. Bilangan
ini sama dengan tahun 2000-2004.
Semakan audit mendapati pertambahan
murid yang layak sehingga tahun 2004
ialah 78, 291 orang. Bagi menentukan
RMT dapat dimanfaatkan kepada semua
murid yang layak. JPN telah
mengurangkan bilangan hari RMT dari
190 hari kepada 92 hari sahaja.
3.21 ….
 TINDAKAN SUSULAN
MINIT MESYUARAT JK. KURIKULUM NEGERI 2/200X
Agenda Perkara
1.2.1 Kurikulum merupakan aspek utama
di sekolah. Pemberatan bagi kurikulum
1 ialah sebanyak 75% berbanding 25%
pengurusan kokurikulum dan bidang-
bidang lain.
4.1.3 iii. Penguasaan 3M dalam kalangan
pelajar lemah. Oleh hal yang demikian,
4 semua pihak perlu turun padang untuk
menangani masalah ini bermula pada hari
pertama persekolahan.
5.2.3 Pemuafakatan antara pihak maktab,
PPG, PPD dan juga pihak jabatan
pendidikan negeri perlu diperkemas agar
5
aktiviti-aktiviti yang dirancang dapat
dilaksanakan dengan lebih berkesan.
Tindakan
Telah dimaklumkan kepada
staf akademik melalui memo
dalaman.
Isu ini diberi perhatian
dalam Projek Pensiangan-
Salinatan dan Teaching
School.
Pemuafakatan maktab
dengan PPG dan PPD amat
baik. Semua program/projek
KPKM, Teaching School,
Pensiangan-Salinatan, dll.
tidak menghadapi masalah.
TK