Sifat Sistem Pengendalian Manajemen

Pengendalian dalam suatu sistem organisasi dapat dianalogikan secara mudah dengan cara membandingkannya dengan pengendalian mekanis dalam sebuah mesin atau alat, seperti pada sebuah thermostat atau perilaku yang dilakukan oleh manusia seperti ketika mengemudikan mobil di jalan raya. Pada kedua sistem tersebut, kita dapat membagi berbagai komponen yang berfungsi menjadi empat komponen utama dalam pengendalian yaitu antara lain; 1. 2. 3. 4. Detektor (Pelacak atau Sensor) Assessor (Penilai) Effector (Feedback) Jaringan Komunikasi

Komponen-komponen di atas juga ada pada suatu organisasi. Akan tetapi, mengendalikan suatu organisasi adalah jauh lebih rumit dibandingkan dengan menjelaskan proses pengendalian dalam sistem yang lebih sederhana seperti mekanisme thermostat atau mengemudi mobil. Sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitive atau berulang untuk melaksanakan suatu hal atau sekelompok aktivitas tertentu. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-langkah yang berima, terkoordinasi, dan berulang, yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pengendalian Manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut : Pengendalian manajemen terdiri atas berbagai kegiatan, meliputi : Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi Mengkomunikasikan informasi Mengevaluasi informasi Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai dengan rencana organisasi yang ditentukan sebelumnya, seperti dokumen anggaran. Rencana seperti itu dibuat pada sebuah situasi dimana keadaan awal memerlukan perencaan seperti itu. Jika ternyata situasi ini telah berubah pada waktu penerapannya, maka tindakan yang harus dilakukan mungkin tidak sesuai lagi dengan rencana. Sementara thermostat merespons secara

mekanis dan antisipatif otomatis terhadap suhu aktual dalam ruangan, pengendalian manajemen melibatkan antisipasi kondisi masa depan yang mungkin terjadi untuk memastikan bahwa tujuan organisasi tercapai. Manajer mungkin menemukan pendekatan yang lebih baik dibandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasi dimana dalam keadaan seperti ini sistem pengendalian manajemen seharusnya tidak merintangi penerapannya karena berbeda dengan rencana awal. Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu baik serta penyimpangan dari anggaran tidaklah selalu merupakan keburukan. Meskipun sistematis, namun proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis akan tetapi melibatkan interaksi antarindividu atau bagian sosial, yang tidak dapat digambarkan dengan cara mekanis otomatis . Para manajer memiliki tujuan pribadi dan juga tujuan organisasi. Salah satu permasalahan utama pengendalian adalah bagaimana mempengaruhi orang dalam organisasi untuk bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka dengan cara sedemikian rupa sehingga juga sekaligus membantu pencapaian tujuan organisasi atau membantu berjalannya goal congruence. Keselarasan tujuan berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan utama organisasi. Sistem pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap anggota organisasi. Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama menfokuskan pada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen adalah perangkat yang digunakan manajer dalam rangka mengimplementasikan strategi organisasi yang ingin dijalankan. Stategi organisasi juga diimplementasikan melalui struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia dan kebudayaannya. Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab secara hirarki yang membentuk pengambilan keputusan yang terstruktur dalam suatu organisasi. Manajemen SDM berisi kegiatan seleksi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan pemecatan karyawan guna mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Budaya akan mengacu pada sekelompok kepercayaan, sikap, dan norma hukum yang secara eksplist maupun implisit mengarahkan tindakan manajerial dalam suatu organisasi. Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja keuangan dan non keuangan. Dimensi keuangan berkaitan dengan aspek moneter, laba bersih, pengembalian atas modal, dan seterusnya. Tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan non keuangan yaitu berupa mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu dan semangat kerja karyawan.

Ruang Lingkup Pengendalian Manajemen dalam suatu organisasi Pengendalian Manajemen pada suatu organisasi berhubungan juga dengan perumusan strategi dan pengendalian tugas. Dan tidak bisa dilupakan juga bahwa pengaruh kemajuan seperti internet terhadap pengendalian manajemen. Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan utama dari suatu organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan tujuan-tujuan keseluruhan dari suatu organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah-langkah khusus guna mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan. Tujuan tidak memiliki jangka waktu yang pasti, tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah karena perkembangan masa atau karena kesepakan bersama yang manahal itu jarang terjadi. Bagi beberapa perusahaan, mencapai tingkat ROI (return on investment) yang tinggi adalah merupakan tujuan yang penting, akan tetapi bisa berbeda dengan perusahaan lainnya, memperluas dan mengembangkan pangsa pasar merupakan hal yang sama pentingnya. Strategi perusahaan merupakan perencanaan yang besar dan penting. Strategi menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan akan dicapai oleh para manajemen senior dan tingkat atas. Misalkan, suatu keputusan dari satu pabrik komputer untuk memproduksi dan menjual laptop dan aksesorisnya akan menjadi suatu keputusan strategis. Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen. Formulasi strategi adalah proses penyusunan keputusan strategi baru yang akan dilakukan, sementara pengendalian manajemen merupakan usaha dan proses implementasi strategi tersebut. Dari sudut pandang desain sistem, perbedaan yang paling utama di antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen adalah formulasi strategi pada dasarnya tidak sistematis dan tersusun. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang sama, sehingga dengan demikian, keputusan strategis mungkin dapat dibuat kapan saja ketika keadaan menghendaki. Dan terkadang analisis atas usulan strategi bervariasi dengan sifat strategi tersebut. Analisis strategi melibatkan penilaian dengan menggunakan angka dalam proses yang biasanya merupakan estimasi kasar. Sedangkan, jalannya proses pengendalian manajemen mengandung sekumpulan langkah yang terjadi dalam urutan yang terprediksi sesuai dengan jadwal, dengan estimasi dan angka-angka yang dapat diandalkan. Perbedaan yang lain lagi, adalah analisis usulan strategi biasanya melibatkan sedikit orang yaitu; penggagas, staf pusat, dan manajemen senior. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkan lingkup persenol yang lebih luas yaitu; manajer dan stafnya di semua tingkatan dalam organisasi.

Pengendalian Tugas. Pengendalian tugas merupakan proses organisasi untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi, dan melibatkan kinerja dari tugas individual personel sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen. Pengendalian tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan ini diikuti, suatu fungsi yang dalam beberapa kasus bahkan tidak membutuhkan kehadiran manusia. Perangkat mesin yang dikendalikan secara mekanis, komputer yang melakukan proses, dan mesin yang menjadi perangkat pengendali tugas yang bersifat mekanis. Fungsi alat-alat tersebut akan melibatkan manusia hanya jika hal itu terbukti menjadikan harga menjadi murah atau lebih dapat diandalkan. Perbedaan antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen. Perbedaan utama antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah bahwa sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah dan spesifik, sementara pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu. Pengertian umumnya, pengendalian manajemen melibatkan perilaku dan karakter manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan matematis atau langkah-langkah. Kesalahan serius yang bisa dibuat adalah bila prinsip yang dikembangkan oleh manajemen untuk situasi pengendalian tugas juga diterapkan pada situasi pengendalian manajemen. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya; dalam pengendalian tugas, manusia tidak terlibat sama sekali, atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan stafnya. Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional; sementara dalam pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit-unit organisasional ini. Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya. Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen. Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi sangat signifikan. Termasuk pengaruh internet atas pengendalian manajemen dalam sebuah organisasi. Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi, dan organisasi memerlukan sebuah infrastruktur untuk memproses informasi tersebut. Internet menyediakan infrastruktur tersebut, sehingga membuat pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebih cepat, dengan kesalahan yang lebih sedikit. Pada situs Web, seorang manajer dapat mengumpulkan data dalam jumlah yang

amat besar, menyimpan, serta menganalisis data tersebut dengan formast yang berbeda, dan mengirimkannya ke setiap orang dalam organisasi. Para manajer juga menggunakan informasi ini untuk mengubah laporannya secara pribadi. Internet menfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena penerapan strategi melalui pengendalian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses social yang membutuhkan kemampuan manusia, sehingga tidak dapat diotomatisasikan secara penuh oleh mesin dan komputer. Ketersediaan akses data secara elektronis ke database hanya memberikan kontribusi kecil pada penilaian atau assesment yang diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu sistem pengendalian yang optimal. Penilaian tersebut meliputi : 1. Memahami nilai relatif dari pentingya keanekaragaman, dan terkadang bersaing dalam, tujuan yang mendorong individu untuk bertindak. 2. Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi 3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan departemen4. Departemen yang akan dinilai. 5. Mengomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk keseluruhan organisasi. 6. Menjelaskan variable kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual terhadap tujuan organisasi. 7. Mengevaluasi kinerja actual relatif terhadap ukuran standard dan pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer. 8. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif. 9. Mendesain struktur penghargaan yang tepat 10. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka. Secara ringkas, meskipun internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi, namun elemen fundamental dan pengendalian manajemen-informasi apa yang dikumpulkan dan bagaimana memakainya pada dasarnya melibatkan perilaku dan oleh karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formula semata.