1

1. TELAAH

PENYELIDIKAN; KAJIAN; PEMERIKSAAN; PENELITIAN. CONTOH : MEREKA MENGADAKAN TELAAH UNTUK PEMUKIMAN MENELAAH

MEMPELAJARI, MENYELIDIKI, MENGKAJI, MEMERIKSA

2. STAF

SEKELOMPOK ORANG YANG BEKERJASAMA MEMBANTU SEORANG KETUA/PIMPINAN DALAM MENGELOLA SESUATU BAGIAN ORGANISASI YANG TIDAK MEMPUNYAI HAK MEMBERIKAN PERINTAH, TETAPI MEMPUNYAI HAK MEMBANTU PIMPINAN, MEMBERIKAN NASEHAT DAN SEBAGAINYA.

3. PARIPURNA

LENGKAP, PENUH LENGKAP

TIU

Peserta Diklat Paham Konsep dan Prinsip Prinsip TSP

TIK

Peserta Diklat Mampu Menjelaskan : 1. Pengertian dan Konsep Staf dalam organisasi 2. Peranan staf dalam hal tugas pimpinan 3. Jenis persyaratan dan prinsip prinsip TSP 4. Proses pemecahan masalah dalam telaahan staf

 Kepemimpinan Manajemen Publik Analisa kebijakan publik

Telaahan Staf paripurna

Membantu melaksanakan tugas Kepemimpinan

Meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan tugas staf

4

PIMPINAN

Posisi kunci dalam organisasi

Staf Berkualitas

Penentu Kebijakan Pengambilan Keputusan Pemecahan Masalah

Staf Pribadi Staf Khusus Staf Umum

Meringankan pelaksanaan tugas pimpinan

5

Manajemen Moderen

Orientasi Pimpinan
Kemampuan dalam mewujudkan Tujuan atau sasaran

Pimpinan
Telaahan Staf Paripurna

Masalah

Pengumpulan dan analisa data Pemberian Rekomendasi / Alternatif Tindakan Sosialisasi Kebijakan Paripurna Persiapan Rencana dan Pelaksanaannya Pemantauan & evaluasi kegiatan operasional
6

1.

SCIENTIFIC MANAJEMEN (1890 - 1916) Tokoh Tokohnya Antara Lain : Frederich .W Taylor dan Henry Gantt Intinya : 1. Penggunaan metode ilmiah pada masalah produksi; 2. Studi gerak dan waktu ; 3. Sistem Upah dan Insentif ; 4. Pembaganan Kerja (Gantt Chart). ADMINISTRATIF MANAJEMEN, 1910 1930 Tokoh Tokohnya Antara Lain : Henry Fayol dan James Mooney Intinya : 1. Prinsip prinsip organisasi 2. Orientasi makro pada rancangan administrasi 3. Pentingnya Pengalaman dan Institusi disamping data empirik

2.

3.

HUMAN RELATION, 1930 1950 Tokoh Tokohnya Antara Lain : Mary Parker Follet dan Elton mayo Intinya : 1. Pentingnya motivasi manusia 2. Pendekatan dalam kelompok pada manusia

4. BEHAVIORAL SCIENCE, 1950 Tokoh Tolohnya Antara Lain : Herbet Simon dan Chris Argyris Intinya : 1. Aplikasi metode ilmiah pada masalah perilaku individu dalam organisasi 2. Penekanan aspek psikologi dan riset pada teori organisasi 5. MANAGEMENT SCIENCE, 1950 Tokoh Tolohnya Antara Lain : Herbet Simon dan Chris Argyris Intinya : Aplikasi Metode Kuantitatif dalam manajemen

1. 2. 3.

4.

Terry : Manajemen adalah pencapaian tujuan dengan bantuan orang lain M.P. Follet : Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain J. Stoner : Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan S.P. Siagian : Manajemen adalah kemampuan atau keterampikan untuk memperoleh sustu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan kegiatan orang lain .

Dari defenisi tersebut terlihat adanya unsur unsur yang sama yaitu a. Proses Kegiatan manajemen b. Tujuan yang ingin di capai c. Sumber daya organisasi

Pengorganisasian Perencanaan Tujuan Organisasi Pengarahan

Pengawasan

10

Penyelia
Perencanaan Pengorganisasian

Manajer Madya
Perencanaan Pengorganisasian

Manajer Atas

Perencanaan

Pengarahan
Pengawasan

Pengarahan
Pengawasan

Pengorganisasian Pengarahan Pengawasan

11

PENYELIA

PM

PA

KS

KS HS

KS
HS TS
HS: HUMAN SKILL TS : TEHNICAL SKILL
12

HS TS TS

Keterangan : PM : PIMPINAN MADYA PA : PIMPINAN TINGKAT ATAS KS : CONCEPTUAL SKILL

1. George R. Terry : a. Planning (Perencanaan) b. Organizing (Pengorganisasian) c. Actuating (Pengarahan) d. Controlling (Pengawasan) 2. Harold Koontz dan Cyrill ODonnel : a. Planning b. Organizing c. Staffing d. Directing d. Controlling

13

3. Luther M. Gullick : a. Planning b. Organizing c. Staffing d. Directing e. Controlling f. Reporting g. Budgeting 4. Sondang P. Siagian : a. Planning b. Organizing c. Motivating d. Controlling e. Evaluating
14

 Tata laku staf dalam mengolah data / informasi untuk menghasilkan suatu alternatif terbaik yang disajikan dalam bentuk kerja staf secara paripurna guna membantu pimpinan dalam proses pemecahan masalah / proses pengambilan keputusan dan kegiatan manajemen lain
15

STAF

KELOMPOK YANG MEMBANTU PIMPINAN

BAGIAN ORGANISASI
TIDAK PUNYA HAK MEMBERI PERINTAH PUNYA HAK MEMBANTU PIMPINAN MEMBERI NASEHAT

16

Fungsi Staf

Meringankan beban pekerjaan pimpinan terutama dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan Memberikan telaahan mengenai berbagai aspek organisasi Juru bicara pimpinan Penasehat pimpinan (Konsultan)

Peranan Staf

17

 Mendukung kegiatan manajemen Bertugas membuat pimpinan lini menjadi pimpinan efektif Memberi bantuan pada pimpinan Tidak memiliki wewenang dan tanggung jawab operasional Tidak turut serta dalam pengambilan keputusan pelaksanaan dan pengawasan Tidak memberikan instruksi pada pejabat lini
18

Pejabat Staff

Adalah para pejabat yang mengetahui memikirkan dan merencanakan Tidak dapat memberi perintah pada pejabat lini Merumuskan metode Adalah orang yang melaksanakan Menentukan kapan tindakan akan dilaksanakan

Pejabat Lini

Hal hal khusus yang tidak termasuk di dalam pelaksanaan tugas pokok tercakup dalam tugas staff
19

1. Organisasi Jalur (Line Organisasi) 2. Organisasi Jalur dan Staf 3. Organisasi Matriks

ORGANISASI JALUR

P U U U

P = PIMPINAN U = UNIT

Organisasi sederhana kecil Hubungan vertikal dilaksanakan secara langsung Anggota organisasi terima instruksi langsung dari atasan Masing masing pimpinan unit bertanggung jawab atas aktifitas yang diperlukan
20

ORGANISASI JALUR DAN STAF

P
Unit Jalur : melaksanakan tugas pokok organisasi Unit Staf : Menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi
21

US

UP

UP

UP

P = PIMPINAN US = UNIT STAF UP = UNIT PELAKSANA / JALUR

ORGANISASI MATRIKS
P

PP P1 P2 P3

Struktur proyek ditambahkan pada struktur organisasi yang ada Pemanfaatan tenaga spesialis dapat dioptimalkan pada kegiatan proyek Bersifat sementara

P = PIMPINAN PP = PIMPINAN PROYEK U = UNIT KERJA

22

ORGANISASI LINI DAN STAF

Sekelompok orang yang bertugas sebagai karyawan staf pada unit unit staf Sekelompok orang yang bertugas sebagai karyawan staf pada unit unit staf

Sekelompok orang yang mempunyai tugas membantu : Para pelaksana Menduduki jabatan pimpinan

Staf : Semua pegawai di dalam organisasi yang melaksanakan fungsi sebagian atau seluruhnya membantu pimpinan
23

1. Aide De Camp (Personal Staf)

Staf yang membantu pimpinan yang tugasnya bersifat general, seperti : pelayanan surat menyurat, transportasi, dsb. Contohnya seperti sekretaris pribadi dan ajudan Staf yang melaksanakan tugas tugas khusus yang bersifat bantuan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas karena memiliki keahlian tertentu

2. Special Staff Officer (Staf Khusus )

3. General Staff Officer (Staf Umum)

Staf yang tugasnya menerjemahkan ide ide pimpinan ke dalam bentuk perintah. Perintah tersebut dirinci sehingga dapat mengurangi beban atau kesukaran kesukaran yang dihadapi pimpinan dalam melaksanakan tugasnya
24

25

Tugas Staf Umum

Membantu pimpinan dalam seluruh aspek administrasi (Pemikiran dan pengetahuan berkaitan dengan bidang spesialisasi tertentu) Mengkoordinir kegiatan operasional Menyampaikan penilaian penilaian yang objektif meningkatkan inspirasi pimpinan

Tugas Staf Khusus

Membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas yang membutuhkan pengetahuan yang bersifat teknis

Tugas Staf Pribadi

Membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas tugas pimpinan yang diperintahkan

26

Contoh : pegawai A adalah bawahan dari B. Sebagai staf A selalu berusaha untuk membantu pelaksanaan tugas B dengan sebaik baiknya. Ia bekerja dengan disiplin, motivasi kerja tinggi dan kreatif serta selalu mengusahakan yang terbaik dalam membantu pimpinannya. Dalam mengatasi berbagai masalah organisasi A selalu datang pada pimpinannya dengan ide ide dan saran saran yang konkrit. Non contoh : seorang staf yang sering datang menghadap pimpinannya untuk menanyakan berbagai hal mengenai pekerjaannya seperti apa yang harus dikerjakan, mengapa ia ditugaskan mengerjakan pekerjaan tertentu atau bagaimana cara mengerjakan tugas yang diberikan
27

A. PENDAHULUAN
Volume / Kegiatan Faktor Eksternal

Kompleksitas kegiatan organisasi

Pencapaian Tujuan Efektif & efisien

azas

Pimpinan
Staff

3 Metode Pendelegasian wewenang Pembentukan tim / pokja Pemberdayaan staff

28

B. Metode Meningkatkan Pelaksanaan Tugas Pimpinan

Pembentukan Tim / Pokja

Pendelegasian wewenang

3 METODE

Pemberdayaan staf
29

 Wewenang

: Hak pimpinan untuk merumuskan atau memerintah untuk kepentingan organisasi Pendelegasian Wewenang : Cara kerja yang digunakan pimpinan untuk menugaskan staf, tapi bukan menyerahkan tanggung jawab Manfaat Pendelegasian Wewenang : Pimpinan memiliki waktu banyak untuk mengerjakan tugas tugas strategis Pimpinan dapat meningkatkan motivasi kerja staf Syarat Mendelegasikan Wewenang : Pendelegasian diberikan pada staf yang memiliki kualifikasi tertentu sesuai dengan tugas yang didelegasikan
30

 Tujuan

Sifat

: Melaksanakan kegiatan kegiatan yang dapat dilaksanakan oleh unit unit organisasi yang sudah ada guna mengatasinya. : Sementara, Tim / Pokja dibubarkan setelah tujuan tercapai

Staf Umum Staf Khusus Staf Pribadi

31

Deskripsi Jabatan A. Jalur B. Staf 1. Staf Pribadi 2. Staf Khusus 3. Staf Umum

Fungsi
Pelaksanaan Pemberian bantuan secara pribadi kepada pimpinan Pemberian bantuan yang bersifat khusus berdasarkan keahlian

Wewenang
Langsung Tidak Ada

Tanggung Jawab Umum Hanya Bersifat Pribadi

Secara Tidak Fungsional Langsung melalui jalur Koordinatif

1. Pemberian bantuan 1. Representatif kepada pimpinan dalam pelaksanaan fungsi dalam pengambilan keputusan 2. Pemberian bantuan 2. Representatif kepada pimpinan dalam perumusan kebijakan dan perencanaan

Fungsional

32

a.

Fungsi Utama Fungsi utama telahaan staf adalah meringankan beban pekerjaan pimpinan terutama dalam PMPK, perannya antara lain : 1. Memberikan telaahan mengenai berbagai aspek organisasi 2. Juru bicara pimpinan 3. Penasehat pimpinan / konsultan
33

Memahami visi dan misi organisasi Memiliki wawasan yang luas Berpikir sistemik Menguasai berbagai teknik pemecahan masalah Memiliki human skill yang baik Memiliki kemampuan teknis di bidangnya Memiliki etika kerja yang baik Memiliki intergritas

34

Jenis Telaahan Staf

1. Menurut bentuknya :
a. Memo atau surat dinas : bentuk telaahan staf paling sederhana b. Laporan : Sebagai masukan bagi pimpinan untuk mengambil langkah langkah kebijakan terhadap kegiatan operasional c. Makalah : Bentuk telaahan staf yang kompleks disampaikan pada pimpinan, agar dapat mengambil keputusan atau kebijakan yang menguntungkan organisasi
35

Telaahan staf Berisi : 1. Pemberian informasi 2. Dokumentasi 3. Rekomendasi

Persyaratan Telaahan Staf Paripurna : 1. Singkat, Padat, Jelas dan Lengkap 2. Memudahkan pimpinan mengadakan pertimbangan 3. Mengandung berbagai alternatif pemecahan masalah, penjelasan serta memberikan saran alternatif yang terbaik
36

Staf bertanggung jawab untuk mencari pemecahan masalah yang dihadapi oleh organisasi Tidak menanyakan apa yang harus dilakukan tapi memberi nasehat apa yang harus dilakukan Mengirim memo / ide harus sudah matang Konsep yang diajukan ke atasan, harus sudah lengkap dan matang Melindungi atasan dalam proses pengambilan keputusan Menjamin karier dan gengsi atasan

37

Jenis Masalah,
1. Masalah yang sederhana
Cirinya : Kecil Berdiri sendiri Tidak, kurang sangkut paut dengan masalah lain Tidak mengandung konsekuensi yang besar Pemecahannya tidak memerlukan pemikiran luas dan mendalam

pemecahannya

1. 2. 3. 4.

Intuisi Pengalaman Kebiasaan Fakta / data dan informasi yang sederhana dan sedikit jumlahnya
Dilakukan secara individual oleh pimpinan

Contoh : 1. Pegawai yang tidak masuk kantor 2. Pegawai yang kurang melayani masyarakat dengan baik

38

Jenis Masalah,
2. Masalah yang rumit
Cirinya : Besar Masalahnya besar Tidak berdiri sendiri Saling berkaitan dengan masalah lain Mengandung konsekuensi yang besar Pemecahannya memerlukan pemikiran luas dan mendalam

pemecahannya

Pimpinan dibantu oleh sekelompok staf pembantunya

Dilakukan secara berkelompok

Contoh : 1. Meningkatnya keluhan masyarakat terhadap pelayanan yang diberikan oleh organisasi . 2. Menurunnya jumlah penjualan barang yang dihasilkan perusahaan
39

pengelompokan masalah

1. Masalah terstruktur (structure problem)

pemecahannya

1. Jelas Faktor penyebabkan 2. Bersifat rutin, dan terjadinya berulang (repetitive) Contoh : Masalah kenaikan pangkat, disiplin pegawai dsb.

Dilakukan dengan metode atau prosedur tetap yang dibakukan

40

Pengelompokan masalah 2. Masalah yang tak terstruktur (unstructure problem) 1. Terjadinya mendadak 2. Sulit diperkirakan sebelumnya Contoh : 1. Pemogokan buruh 2. Keluarnya banyak tenaga ahli dalam organisasi pemecahannya

Memerlukan analisa, kreatifitas serta penilaian dan pertibangan yg matang dan mendalam terhadap aspek yang berkaitan dengan masalah
41

Proses pemecahan masalah

Pengambilan keputusan
Perumusan masalah Pengembangan alternatif Evaluasi & Pilihan Pelaksanaan keputusan Pengawasan Keputusan

Pemecahan Masalah
42

1. Brainstroming (Curah Pendapat) 2. Konsensus atau multivoting dengan n + 1 3. Penggunaan kriteria dan pembobotan

43

Perkiraan Staf

Tata Laku staf dalam mencari dan menetapkan suatu cara pemecahan masalah yang terbaik guna pengambilan keputusan Tata Laku staf dalam mengolah dan mengumpulkan data / fakta keterangan untuk menghasilkan saran yang disajikan dalam bentuk kertas kerja staf Tata Laku staf dalam mengumpulkan, menilai menyusun serta mengolah Data / Fakta keterangan guna mempersiapkan kertas kerja staf (membutuhkan pemikiran mendalam dan waktu yang lama)
44

Penelaahan Staf

Penelitian Staf

Masalah Kompleks
Mendesak Tidak Mendesak

Data Tersedia

Data Tak Tersedia

Perkiraan staf

Penelaahan staf

Penelitian staf

Kertas kerja staf

45

1. Penelaahan dan Perumusan Staf : Azas strategis, penetapan faktor strategis pembatasan masalah Pembatasan masalah (jangan terlalu sempit atau terlalu luas) Memperdalam ketajaman pengamatan 2. Analisis Data / fakta, keterangan : Pengklasifikasian data/fakta, keterangan Pengkategorian data/fakta, keterangan Perbandingan kategori data/fakta, keterangan Perumusan kesimpulan 3. Penarikan Kesimpulan Pengelompokan dan penyusunan berbagai kategori Menghubungkan masing masing kategori Peninjauan hasil hubungan kategori Perumusan kesimpulan 46

4. Perumusan saran : Pengembangan alternatif alternatif Evaluasi masing masing alternatif Perbandingan antara konsekuensi alternatif Determinasi alternatif terbaik Anlisis cara bertindak yang berlawanan 5. Penyajian kertas kerja Menggunakan kriteria dan pembobotan dalam mengevaluasi alternatif
47

PSIKOLOGI Suasana Jiwa Cemas memikirkan akibat Intuisi / naluri

LINGKUNGAN Kerja Profesi Masyarakat Budaya /adat Sosio-Politik Agama Dll

PENDIDIKAN
Formal Nonformal Teknis Manajerial IQ Pengalaman Dll

SUMBER DAYA
Manusia Budaya Material Sarana Peralatan Metode Dll

Manajer Masalah Alternatif Alternatif Alternatif

48

Keputusan

1. TIDAK MENGAMBIL KEPUTUSAN MENGENAI MASALAH MASALAH YANG PADA SAAT ITU BELUM MEMERLUKAN KEPUTUSAN, OLEH KARENA PADA SAAT ITU PIKIRAN MASIH BERUBAH UBAH 2. TIDAK MENGAMBIL KEPUTUSAN TERLALU CEPAT (TERGESA - GESA)

3. TIDAK MENGAMBIL KEPUTUSAN YANG TIDAK DAPAT DILAKSANAKAN

4. TIDAK MENGAMBIL KEPUTUSAN YANG SEHARUSNYA DI LAKUKAN ORANG LAIN (MENURUT CHESTERI ERNARD)
49

Kepada Yth Dari Nomor Tanggal Sifat Lampiran Perihal

: : : : : : :

I. Pokok Persoalan : II. Pra Anggapan : III. Data dan Analisis : Berisi antara lain : 1. Perlengkapan data dan analisisnya yakni berbagai peraturan perundang undangan yang berkaitan dengan obyek yang di bahas. 2. Kebijakan yang dikeluarkan oleh Kepala Daerah (Perda, Surat Keputusan, Instruksi, Surat Edaran dan sejenisnya sebagai penjabaran peraturan perundang undangan untuk meningkatkan tertib pengelolaan / pelaksanaan objek yang dibahas ) 3. Pengungkapan data dan fakta sesuai kondisi lapangan baik dari sisi SDM, sarana dan prasarana, Media Informasi, maupun medan / lapangan yang tersedia 4. Lain lain informasi yang berkaitan dengan obyek materi yang dibahas IV. Kesimpulan 50 V. Saran Tindak Lanjut

Format I untuk TSP saran pengambilan keputusan atau kebijakan. Format II dan III untuk TSP saran pengambilan keputusan dan kebijakan melalui kegiatan pengkajian atau penelitian. FORMAT I Untuk : Dari : Nomor : Tanggal : Sifat : Lampiran : Perihal : 1. Masalah 2. Pemecahan Masalah a. Pengembangan alternatif pemecahan b. Evaluasi alternatif c. Pemilihan alternatif terbaik 3. Kemungkinan Hambatan 4. Rencana Pelaksanaan Tempat, Tanggal Jabatan Penyusunan Telaahan staf Nama Terang
51

FORMAT II Untuk Dari Nomor Tanggal Sifat Lampiran Perihal

1. 2. 3. 4. 5.

: : : : : : :

Perumusan Masalah Analisis Data Kesimpunan Saran Rencana Pelaksanaan Tempat, Tanggal Jabatan Penyusunan Telaahan staf

Nama Terang

52

FORMAT III Untuk Dari Nomor Tanggal Sifat Lampiran Perihal

1. 2. 3. 4.

: : : : : : :

Penelaahan dan Perumusan Masalah Analisis Data/fakta/keterangan Penarikan Kesimpunan Perumusan Saran a. Pengembangan alternatif alternatif b. Evaluasi masing masing alternatif c. Pembandingan antar konsekuensi alternatif d. Determinasi alternatif terbaik Tempat, Tanggal Jabatan Penyusunan Telaahan staf Nama Terang
53

Contoh : Seorang pemimpin disodori konsep oleh bawahannya untuk memecahkan suatu masalah yang dihadapi organisasi. Setelah membaca konsep tersebut ia segera menandatanganinya. Pimpinan tersebut berpendapat bahwa konsep yang diajukan oleh bawahannya telah matang, uaraiannya jelas, lengkap dan di dukung oleh data yang akurat

Non contoh : Pimpinan yang menerima konsep dari bawahan tetapi tidak segera menandatanganinya karena ada beberapa hal yang masih menjadi pertanyaannya. Ia memanggil bawahan tersebut dan memintanya untuk melengkapi konsep yang diajukan dengan data / informasi yang diperlukan serta memperbaiki beberapa hal yang tidak jelas
54

55