Tajuk 3 : Sist em Fail

dan Su r at-me nyu r at

3.2 F or mat
Miki I,R Hasil O
oslan leh,
KPLI-S T,Nazly
ains,A S & So
mbilan nny S O
jun 20
09
 SURAT RASMI
Setiap kali kita ingin
menulis surat rasmi, pasti kita
akan berfikir untuk mencari
ayat yang sesuai bagi
menyampaikan maksud atau
tujuan kita dan dalam masa
yang sama tidak menyingung
perasaan mana-mana pihak.
 i.Surat menyurat yang dihantar
oleh jabatan kerajaan, persatuan x.Atau apa-apa yang
induk dan sebagainya kepada melibatkan urusan rasmi
persatuan atau sebaliknya
ii.Surat panggilan
mesyuarat dan ix.Meminta kebenaran
minit mesyuarat
iii.Memohon jawatan Tujuan
surat rasmi viii.Menempah barangan
iv.Memohon ceramah

v.Memohon lawatan vii.Membuat rayuan

vi.Membuat aduan, bantahan atau cadangan

Surat Rasmi terbahagi kepada 3 bahagian:
1.Permulaan
2.Pertengahan, dan
3.Penutup surat
 Prosedur menulis surat
Format Umum dan perkara asas dalam surat
rasmi:
1.Logo, nama dan alamat persatuan
(logo jika kepala surat dicetak khusus)
2.Nama jawatankuasa tertinggi persatuan
3.Nombor fail(Rujukan kami dan rujukan Tuan)
4.Tarikh
5.Alamat penerima
6.Menghadap atau pembukaan surat
7.Perkara(Tujuan surat rasmi diitulis)
8.Kandungan surat(Seringkas mungkin)
9.Ucapan terima kasih dan Penghargaan
10.Cogan kata(Jika perlu)
11.Yang menurut perintah, menjalankan tugas
12.Tandatangan
 Menulis dan menyediakan
surat rasmi
1.Kepala surat bercetak

3.Tarik
2.Nombor rujukan h
4.Alamat
Penerima 5.Melal
ui
6.Menghadap atau pembukaan
surat
 7.Tajuk surat

8.Pembukaan dan kandungan surat

9.Cogan

10.Tandatangan, nama dan

gelaran jawatan
11.Surat-surat salinan

12.Kependekan nama penulis dan jurutaip

Pelbagai Frasa dan Ayat untuk Permulaan Surat
 
Berikut merupakan contoh-contoh frasa dan ayat yang sesuai
digunakan pada permulaan surat rasmi.
 
Anda…
 Anda merupakan salah seorang yang bertuah untuk
menerima salah satu daripada hadiah utama kami.
 Anda telah menerima dua pucuk surat berhubung dengan…
 Anda merupakan pembekal kami yang terbaru…
 Anda merupakan pelanggan kami yang bertuah untuk…

Dengan ini,...
 Dengan ini, saya mengesahkan bahawa kami telah
menghantar sebut harga kami untuk…melalui faks.
 Dengan ini, saya mengesahkan bahawa kuota kami bagi…
 Dengan ini, saya mengesahkan bahawa bermula pada hari
ini, kami akan meminda terma bagi kontrak…tuan/ puan.
 Dengan ini, saya mengesahkan bahawa kami telah
mempertimbangkan permohonan tuan/puan bagi…
Dengan merujuk kepada...
Dengan merujuk kepada perbualan telefon kita
baru-baru ini,…
Dengan merujuk kepada perbualan telefon kita,
saya berbesar hati memperkenalkan…
Dengan merujuk kepada perkara di atas, kami
telah menerima…
Dengan merujuk kepada perkara di atas, kami
sertakan…

 
Di sini saya lampirkan/sertakan…
Di sini saya lampirkan salinan…
Di sini saya lampirkan senarai pesanan untuk…
Di sini saya sertakan cek bernilai…
Di sini saya lampirkan keterangan bayaran yang
perlu dijelaskan oleh tuan/puan selewat-lewatnya
pada 31 Julai ini.
Kami…
Kami merupakan syarikat kecil yang berkepakaran dalam…
Cek tuan/puan bernilai RM… bagi… telah pun kami terima.
Kami bercadang untuk menjalinkan hubungan perniagaan
dengan…
Kami berminat dalam…
Kami ingin memaklumkan bahawa janji temu…
Kami mendapati bahawa hutang belum berbayar syarikat
tuan/puan…
Kami telah memutuskan untuk mengubah polisi syarikat
bagi…
Kami baru sahaja menerima laporan daripada pihak tuan/puan
berkaitan…
Kami merujuk kepada perubahan harga bagi keluaran kami
untuk 12 bulan akan datang.
Kami mendapati bahawa tuan/puan gagal memberikan maklum
balas kepada kami berhubung dengan…
Kecewa…
Saya berasa kecewa kerana tuan/puan tidak
memberikan sebarang maklum balas tentang kiriman
faks saya yang bertarikh...
Saya kecewa kerana tuan/puan tidak membalas
surat saya yang bertarikh….

Lanjutan kepada…
Lanjutan kepada perbincangan kita, saya lampirkan
di sini…
Lanjutan kepada perbualan telefon kita, saya
lampirkan di sini…
Lanjutan kepada perbualan telefon kita, saya ingin
memperkenalkan kepada tuan/puan…
Lanjutan kepada kiriman faks tuan/puan pagi ini,
saya begitu kesal dengan…
Lanjutan kepada perbincangan tuan/puan dengan…
Lanjutan kepada permintaan tuan/puan untuk…
Memohon maaf…
Terlebih dahulu saya ingin memohon maaf atas
kelewatan membalas faks yang tuan/puan
kirimkan berhubung dengan…
Terlebih dahulu saya memohon maaf kerana tidak
memberikan sebarang maklum balas atas
permintaan tuan/puan berhubung dengan…
Terlebih dahulu saya meminta maaf bagi pihak
syarikat kerana tuan/puan terpaksa menunggu
lama untuk…
Saya memohon maaf jika perkhidmatan yang
diberikan tidak seperti yang diharapkan oleh
tuan/puan selama ini.
Saya memohon maaf jika tuan/puan merasakan
bahawa harga…
Saya memohon maaf kerana tuan/puan terpaksa
Mengikut…
Mengikut perbincangan kita pada pagi ini,
sukacita saya maklumkan bahawa pesanan
tuan/puan…
Mengikut perbualan telefon kita…
Mengikut hasil mesyuarat kakitangan pagi ini,
saya mengesahkan bahawa…
Mengikut tuntutan pihak tuan/puan
berhubung dengan…
Format Surat Rasmi
Alamat Penulis
______________
______________
______________
____________________( garisan panjang )__________________________

Jawatan / penerima
Alamat (pejabat, sekolah, dsb)                 Tarikh : (selari dengan nama
negeri)

Tuan / Puan,

Tajuk /Perkara / Hal (Permulaan Perkataan Huruf Besar Dan

Gariskan)

Menyatakan tujuan ( perenggan tiada nombor dan rapat di sebelah

kiri)

2.       ( Menyatakan isi -isi atau hal-hal lain yang berkaitan dengan
tajuk cuba
sampaikan sekurang-kurangnya tiga isi penting yang berkaitan
antara satu
sama lain)

3.       ( Menyatakan hal-hal lain yang ada hubungannya dengan hal

yang kita
kemukakan , misalnya alasan yang boleh memungkinkan
permohonan kita
dipertimbangkan.)

(Penutup)
Contoh Surat Rasmi 1
Pasukan Bola Jaring,
Sek. Keb. Seri Kenangan Darau,
22000 Jerteh,
Terengganu.
________________________________________________________________________________

Encik Musa Bin Hassan,

Setiausaha Sukan,
Sek. Keb. Seri Kenangan Darau,
22000 Jerteh,
Terengganu.                                                                                          24 APRIL
1998.        

Tuan,
Memohon Sebiji Bola Baru Bagi Menggantikan Bola Lama  

Saya sebagai Ketua Pasukan, Pasukan Bola Jaring Sek. Keb. Seri Kenangan Darau ingin
memohon sebiji bola yang baru bagi menggantikan yang lama.

2.       Bola yang sedia ada itu telah rosak dan tidak dapat digunakan lagi. Kami
memohon bola
baru itu melicinkan lagi latihan yang sedang kami jalankan sebagai persediaan untuk
menghadapi perlawanan yang akan datang.

3.       Kami berharap permohonan kami ini akan segera diluluskan. Dengan ini latihan
yang
kami adakan setiap hari itu tidak tergendala.

4.       Untuk pengetahuan tuan, kami hanya mempunyai masa dua minggu lagi untuk
berlatih
sebelum turun ke padang untuk menghadapi perlawanan.

Sekian, terima kasih

Yang benar,

Widyawati
…………………
Format Surat Rasmi

Logo dan Alamat Persatuan

No.Telefon (Jika ada)

Ruj. Tuan :
Ruj. Kami :
Tarikh :

Alamat Penerima

Melalui (jika ada)

Menghadap dan pembukaan surat

Tajuk /Perkara / Hal (Permulaan Perkataan Huruf Besar Dan Gariskan)

Pembuka surat atau menyatakan tujuan ( perenggan tiada nombor dan rapat di
sebelah kiri)

2. Kandungan surat (ada perenggan dan nombor)

Sekian, terima kasih

Cogan kata

Saya yang menurut perintah

...................................................
Tandatangan__________
Nama Penuh pengirim
Jawatan/pangkat
Contoh Surat Rasmi 2

UNIT KPLI(SR)-SAINS
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA KAMPUS TAWAU
BEG BERKUNCI 27, 91009 TAWAU, SABAH

Ruj. Tuan :
Ruj. Kami :06/09/001/ (01)
Tarikh :13 Julai 2009

Tuan Pengurus
Syarikat Borneo Samudera Raya
No.1000,Jalan Alam Fantasia
91009 Tawau, Sabah

Melalui:
Tuan pengarah
Institut Pendidikan Guru Malaysia
Kampus Tawau, beg berkunci 27
91009 Tawau, Sabah

Tuan,

Permohonan Membuat Lawatan Ke Kilang Kelapa Sawit Borneo Samudera Raya

Dengan segala hormatnya, dimaklumkan kami unit KPLI(SR) Sains bercadang untuk mengadakan lawatan
ke
kilang syarikat tuan. Cadangan lawatan tersebut adalah seperti berikut:
1.1 Tarikh : 02 Ogos 2009
1.2 Hari : Sabtu
1.3 Masa : 9.00 Pagi
1.4 Bil. Pelajar : 22 orang (termasuk pensyarah)

2. Diharap tuan dapat mempertimbangkan permohonan ini dan memberi jawapan kepada
kami dengan
kadar yang segera. Atas kerjasama dan pertimbangan tuan, Terlebih dahulu diucapkan ribuan terima kasih.

“BERKHIDMAT KEPADA NEGARA”

Sekian, terima kasih

Yang menjalankan tugas,

..........................................
MIKI IMBARAN
Setiausaha
Unit KPLI(SR)-Sains
IPGM, Kampus Tawau
BIBILIOGRAFI
Ab.Alim Abdul Rahim. 1999. Pengurusan Kokurikulum dan
Badan
Beruniform: Pentadbiran dan Pengendalian Mesyuarat 5:
91-104.
Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.

Ab.Alim Abdul Rahim. 2004. Pengurusan Gerak kerja

Kokurikulum:
Prosedur menulis surat rasmi 3.3: 33-37. Oxford Fajar
Sdn.Bhd.

INTERNET
http://tatabahasabm.tripod.com/tulisan/ksurtrasmi.htm
 SEKIAN...
TERIMA KASIH