Anda di halaman 1dari 14

1

SUPERVISI
Sasaran Menduduki jabatan menjadi sebagai seorang supervisor merupakan hari-hari kritis pada karir seseorang. Hal ini disebabkan, karir berikutnya akan sangat tergantung pada keberhasilannya sebagai seorang supervisor. Bila ia berhasil menjadi seorang supervisor, dapat diharapkan maka ia akan lebih mudah menjadi berhasil pada tangga karir berikutnya. Namun, banyak sekali supervisor diangkat tanpa didahului dengan persiapan yang matang, seperti membekali dengan pengetahuannya tentang apa yang merupakan fungsi dan perannya sebagai supervisor, apa yang merupkan kontribusinya bagi organisasi dan lainlain. Sehingga, banyak supervisor masih bekerja seperti seorang pelaksana yang mengakibatkan harapan perusahaan yang ada di pundak supervisor tidak dapat diwujudkan. Untuk itulah, kami merancang program pelathan 2 hari ini untuk membekali para supervisor dengan pengetahuan tentang apa fungsi dan perannya sebagai supervisor. Manfaat Lain Dengan mengikuti pelatihan ini, manfaat lain yang didapatkan peserta antara lain adalah mereka * * * * * * * * Mulai berpikir sebagai seorang manajer dan seorang pemimpin Mengetahui konsep manajemen dan bagaimana penerapannya di unit kerja mereka Mengetahui apa kriteria keberhasilan seorang supervisor Mengetahui bagaimana memimpin berdasarkan kepemimpinan situasional Mengetahui bagaimana memotivasi anak buah Bagaimana memberikan perintah dengan benar Bagaimana melakukan umpan balik kepada anak buah Bagaimana melakukan penilaian karya.

Target Peserta * Para calon supervisor, para supervisor dan para manajer baru * Para supervisor veteran yang belum pernah mengikuti pelatihan supervise efektif. Agenda Pelatihan 1. Pembukaan/Latar Belakang * * * * 2. * * * * Sasaran Pelatihan Harapan Peserta Proses Manajemen Fungsi dan Peran Supervisor. Peran Pemimpin Kepemimpinan: Defisini dan Mengapa Kita Perlu Belajar Kepemimpinan Kepemimpinan Situasional Level Pengembangan Anak Buah Gaya Kepemimpinan pada Setiap level

2 * Implementasi Konsep dalam Pekerjaan Sehari-hari. 3. Motivasi Yang Efektif

* Motivasi: Definisi dan Mengapa Supervisor Perlu Pengetahuan Tentang Bagaimana Cara Memotivasi? * Peran Supervisor dalam Memotivasi. * Beberapa Konsep Motivasi * Bagaimana Mengetahui Motivasi Anak Buah? * Bagaimana Memotivasi Anak Buah? 4. Memberi Perintah * Memberi Perintah: Definisi dan Mengapa Perlu Beajar tentang Memberi Perintah? * Sepuluh Kesalahan dalam Memberi Perintah dan Cara Mengatasinya * Langkah-langkah Memberi Perintah Yang Efektif. 5. Umpan Balik Yang Efektif * Umpan Balik: Definisi dan Mengapa Supervisor Perlu Belajar Bagaimana memberi Umpan Balik? * Tiga Tipe Umpan Balik * Langkah-langkah Memberi Umpan Balik. 6. Penilaian Karya * Penilaian Karya: Defisinis dan Mengapa Supervisor Perlu Belajar Bagaimana Melakukan Penilaian Karya? * Langkah-langkah Penilaian Karya. 7. Games Integrasi * Game Integrasi (Gabungan Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan, Kepemimpinan Situasional dan Dinamika kelompok).

Supervisi Efektif
Anda baru diangkat jadi seorang manajer atau pimpinan unit di perusahaan Anda? Selamat. Untuk melakukan tugas Anda dengan baik, diperlukan berbagai keterampilan, bukan saja keterampilan teknis, tetapi juga keterampilan supervisi. Dengan supervisi, Anda dapat memberikan inspirasi kepada anak buah untuk bersama-sama menyelesaikan pekerjaanpekerjaan dengan jumlah lebih banyak, waktu lebih cepat, cara lebih mudah, dan hasil yang lebih baik daripada jika dikerjakan sendiri. Bagaimana kunci supervisi yang efektif, sehingga dapat merealisasikan rencana besar dengan sukses? R. Keith Mobley dalam artikelnya The Keys to Effective Supervision mengemukakan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menerapkan supervisi efektif.

CIRI-CIRI SUPERVISI EFEKTIF Untuk melakukan supervisi efektif, terlebih dahulu seorang supervisor perlu mengetahui ciriciri dari supervisi yang efektif. Karena ciri-ciri inilah yang akan dijadikan panduan dalam mengembangkan keterampilan supervisi, dan dalam pengambilan keputusan sehubungan dengan tugas-tugas supervisi seorang pemimpin. Delegasi. Tugas utama seorang kapten kapal adalah menakodai kapal tersebut sehingga bisa terus melaju ke arah yang benar, yaitu ke tempat tujuan yang telah ditetapkan. Jika kapten kapal melakukan semua pekerjaan di kapal tersebut sendirian (misanya: membersihkan dek, mencuci, memasak, memeriksa dan merawat mesin, menutupi kebocoran di sana sini), maka ia tidak akan ada waktu lagi untuk mengemudikan kapal karena ia terlalu sibuk melakukan segala sesuatunya sendirian. Ia tidak akan ada waktu lagi untuk melihat ke arah mana kapal melaju, karena perhatian dan tenaganya sudah sangat terkuras melakukan hal-hal yang sebenarnya bisa dikerjakan anak kapal. Demikian pula dengan seorang manajer, supervisor atau pimpinan unit, ia harus bisa membawa timnya ke target yang telah ditetapkan. Dengan keterbatasan waktu dan tenaga, akan lebih efektif jika kita mendelegasikan sebagian tugas-tugas, terutama yang bersifat teknis lapangan kepada anak buah. Jadi, tugas-tugas lapangan lainnya, perlu didelegasikan kepada anggota tim. Keseimbangan. Seorang pimpinan diberikan otoritas untuk mengambil keputusan dan memberikan tugas kepada orang-orang di bawah tanggungjawabnya. Otoritas ini harus digunakan dengan tepat, artinya manajer atau supervisor harus menyeimbangkan penggunaan otoritas tersebut. Ia perlu tahu kapan harus menggunakan otoritas ini, dan kapan harus menahan diri dan membiarkan anak buah bekerja dengan mengoptimalkan kreativitas mereka. Keseimbangan juga mengacu pada sikap yang diambil oleh seorang pemimpin, kapan harus bersikap tegas, dan kapan harus memberi kesempatan pada anak buah untuk menyampaikan pendapat. Contoh. Example is the best policy. Mungkin prinsip inilah yang penting untuk diterapkan dalam melakukan tindakan supervisi. Seringkali kata-kata saja kurang efektif sulit untuk dimengerti, maka dalam kondisi seperti ini tindakan yang paling tepat adalah dengan memberikan contoh konkret bagaimana bersikap dan bagaimana melakukan suatu tugas. Supervisor juga harus menyadari bahwa anak buah akan melihat dan mengamati tingkah laku pimpinan mereka sebagai pedoman tingkah laku di tempat kerja. Jadi jika manajer atau supervisor menginginkan anak buah untuk disiplin dalam waktu, sang pimpinan pun harus memperlihatkan contoh konkret dalam menerapkan disiplin waktu, misalnya tidak datang terlambat, menyelesaikan tugas sesuai deadline, atau jika mungkin sebelum deadline. Jembatan. Seorang supervisor atau manajer merupakan jembatan antara staf yang mereka pimpin dengan manajemen puncak. Jadi ia harus bisa menyampaikan keinginan, usulan karyawan pada pihak manajemen. Sebaliknya, ia pun harus bisa menyampaikan visi dan misi yang telah ditetapkan, serta keputusan-keputusan lain yang telah dibuat orang manajemen puncak untuk diketahui oleh para karyawan yang menjadi anggota timnya. Kondisi seperti ini sering memojokkan sang manajer, baik dari segi karyawan maupun manajemen. Untuk itu, manajer atau supervisor harus bisa menerapkan prinsip keseimbangan dalam bersikap dan mengambil keputusan agar adil dan bisa menemukan

4 kepentingan staf dan juga pimpinan. Komunikasi. Ciri sukses lain yang sangat penting dalam melakukan supervisi efektif adalah kemampuan komunikasi. Komunikasi di sini bukanlah komunikasi satu arah (memberikan tugas-tugas saja), tetapi yang terlebih utama adalah komunikasi multiarah, yang juga mencakup kemampuan mendengarkan keluhan, masukan, dan pertanyaan dari karyawan. Dalam mengkomunikasikan tugas-tugas, supervisor perlu menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh orang yang harus melaksanakan tugas tersebut, bahasa yang sejajar dengan kemampuan dan cara berpikir anak buah. KETERAMPILAN SUPERVISI Setelah mengenal ciri-ciri supervisi yang efektif, yang perlu Anda ketahui juga adalah keterampilan yang diperlukan dalam melakukan supervisi yang efektif tersebut. Keterampilan teknis. Dalam memberikan pengarah pada anak buah untuk melakukan pekerjaan, seorang supervisor perlu memiliki keterampilan teknis yang cukup yang menyangkut teknis penyelesaian pekerjaan di unit yang terkait.. Supervisor di bidang IT perlu memiliki pengetahuan dan keterampilan IT yang cukup untuk memberikan pengarahan. Supervisor di bidang pemasaran asuransi, perlu mengetahui benar produkproduk asuransi dan cara-cara praktis dan efektif untuk memasarkan produk-produk asuransi tersebut. Jika dirasa masih kurang, supervisor perlu meningkatkan diri sebelum membantu anak buah untuk meningkatkan diri mereka. Keterampilan administratif. Keterampilan ini antara lain mencakup pengetahuan dan keterampilan membuat mematuhi prosedur operasional, peraturan atau pedoman perilaku yang berlaku, membuat laporan dinas, laporan bulanan, menyusun anggaran, membuat proposal, dan melakukan pekerjaan administratif lainnya yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang ditekuni. Keterampilan ini seringkali dilupakan oleh perusahaan ketika mempromosikan seseorang sebagai manajer atau supervisor. Umumnya para manajer atau supervisor baru hanya diberikan training untuk memantapkan keterampilan teknis dan meningkatkan keterampilan manajerial, tanpa memperhatikan keterampilan administratif. Keterampilan interpersonal. Keterampilan ini menuntut seorang supervisor untuk mengelola hubungan baik dengan berbagai pihak (anak buah, karyawan dan manajer di divisi lain baik yang terkait langsung ataupun tidak langsung, supplier, klien, pimpinan perusahaan, dan karyawan lainnya). Keterampilan ini juga mencakup kemampuan menangani konflik di tempat kerja, menangani karyawan yang sulit diajak bekerja sama. Supervisor atau manajer yang memiliki keterampilan ini akan lebih mudah menggalang dukungan dari berbagai pihak untuk mendukung keputusan yang dibuat dan menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan, serta mencari solusi dari masalah-masalah yang dihadapi. Keterampilan membuat keputusan. Seorang manajer atau supervisor diberikan tanggung jawab untuk membuat berbagai keputusan di departemen atau divisi yang dipimpinnya: keputusan menunda sebuah pekerjaan, memulai sebuah pekerjaan, menentukan apakah pekerjaan bisa diselesaikan oleh sumber daya manusia yang ada atau butuh bantuan konsultan dari luar. Semua keputusan ini akan mempengaruhi kelancaran jalannya kegiatan operasional dan berdampak pada tercapainya target yang telah ditetapkan. Jadi seorang

5 supervisor perlu membekali diri dengan keterampilan yang penting ini, misalnya mengembangkan keterampilan untuk mengambil keputusan yang didasarkan pada informasi yang berhasil dikumpulkan (information based decision making), baik melalui data statistik ataupun hasil survei lainnya, metode keputusan yang didasarkan pada penyelesaian masalah (problem-based decision making), dan pengambilan keputusan yang didasarkan pada hasil (result-based decision making).

PERANAN MANAJERIAL Selain ciri-ciri supervisi efektif, keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan supervisi efektif, seorang manajer atau supervisor juga perlu mengenal peran manajerial yang harus dilakukannya sebagai seorang supervisor atau manajer. Peran-peran ini mencakup kegiatankegiatan perencanaan, pengorganisasian, evaluasi dan pengawasan, serta implementasi. Perencanaan. Untuk mencapai target, diperlukan rencana yang dapat memetakan sukses. Rencana ini harus dibuat dari yang global sampai yang rinci, sehingga mudah untuk memvisualisasikan pencapaian target di masa depan. Pembuatan rencana menjadi kompleks karena mencakup rencana kerja dan interaksi antaranggota tim yang perlu diatur sedemikian rupa sehingga tidak saling menjegal, melainkan saling mendukung untuk mencapai target. Perencanaan juga perlu memperhatikan keterbatasan sumber daya yang dimiliki dan keterbatasan waktu yang dialokasikan untuk mencapai target yang telah ditentukan. Pengorganisasian. Karena banyak pekerjaan yang harus dikerjakan oleh sebuah tim yang merupakan kumpulan dari beberapa orang, supervisor atau manajer perlu melakukan pengorganisasian orang, tugas, waktu, dan fasilitas yang diperlukan. Dalam menjalankan fungsi ini, supervisor atau manajer perlu menempatkan orang yang tepat di pekerjaan yang sesuai dengan keterampilan, minat orang tersebut (staffing). Pekerjaan ini juga menuntut supervisor untuk membuat time table (scheduling) untuk mengatur lalu lintas orang dan kegiatan agar tidak ada yang bentrok. Implementasi. Langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan rencana yang sudah dibuat sesuai dengan pengorganisasian yang telah ditetapkan, serta memperhatikan titiktitik evaluasi yang telah ditentukan. Untuk itu perlu disusun berbagai skenario implementasi yang sesuai dengan rencana dan jenis pekerjaan yang harus diselesaikan. Misalnya, implementasi bisa dilakukan dengan menerapkan alternatif skenario optimis, skenario kondisi normal, dan skenario pesimis (Jika ternyata kondisi yang dihadapi sangat mirip dengan skenario optimis, maka yang bisa dipilih adalah alternatif implementasi yang optimis). Evaluasi dan pengawasan. Setelah rencana disusun, orang-orang, kegiatan, dan sumber daya lain diatur sedemikian rupa, dan strategi implementasi dipilih, langkah berikutnya adalah melakukan evaluasi dan pengawasan atas pelaksanaan tugas-tugas. Evaluasi dan pengawasan ini tidak hanya dilakukan pada satu titik saja (titik awal, atau titik akhir), melainkan dilakukan secara reguler di beberapa titik sepanjang perjalan menuju target. Fungsi dari evaluasi dan pengawasan ini adalah untuk melihat apakah semua kegiatan sudah berjalan dengan lancar dan menuju ke arah yang benar, yaitu pencapaian target. Jika

6 ternyata ada penyimpangan atau hambatan, bisa segera diketahui dan dapat ditindaklanjuti dengan melakukan penyesuaian, ataupun penerapan alternatif ataupun rencana B. Hasil evaluasi dan pengawasan ini perlu disampaikan pada pihak-pihak yang terkait agar penyesuaian yang diperlukan bisa segera dilakukan. Mengenal ciri-ciri supervisi efektif, memiliki keterampilan supervisi yang diperlukan, serta memahami dan menjalankan peran manajerial, seorang supervisor sudah memiliki bekal untuk melakukan tugas supervisi dengan efektif. Bekal ini akan berguna jika diterapkan bukan hanya direnungkan saja. Jika Anda baru menjadi seorang supervisor atau manajer, coba terapkan apa yang Anda rasa cocok untuk Anda. Selamat mencoba.n

Manajemen dan Supervisor Salah satu hasil ciptaan manusia modern dewasa ini adalah berbagai jenis dan bentuk organisasi, baik yang berada di lingkungan kenegaraan maupun luarnya, seperti organisasi yang bergerak di bidang keniagaan, politik, sosial bahkanorganisasi-organisasi nirlaba. Untuk mengelola berbagai jenis organisasi tersebut, diperlukan manajer dalam jumlah besar dengan berbagai kemampuan memimpin, pengetahuan dan keterampilan. Demikian mendesaknya pemenuhan akan manajer itu sehingga berbagai usaha dilakukan secara intensif untuk mempersiapkan orang yang berperan sebagai manajer yang efektif. Para ilmuwan juga terus bekerja keras untuk mempersiapkan dan mengembangkan teori manajemen sehingga para manajer di lapangan semakin mampu menjalani proses manajemen itu dengan tingkat efisiensi, efektifitas dan produktifitas yang semakin tinggi. Salah satu yang terus menerus mendapat perhatian para ilmuwan dan para praktisi menyangkut fungsi-fungsi manajerial. Bidang ini mendapat perhatian serius karena efektifitas manajerial seseorang pada akhirnya tercermin pada dan di ukur dengan kemampuannya menyelenggarakan semua fungsi-fungsi tersebut. Manajer harus mapu mengendalikan dan mengelola sumber-sumber daya yaitu pengelolaan gedung dan operasi ketatausahaan juga mengelola sumber daya manusia menyangkut analisis jabatan, merekrut karyawan dan seterusnya. Manajer memerlukan pengawas yang berkedudukan di bawahnya guna mengawas semua kegiatan perkantoran di dalam suatu perusahaan. Pokok pekerjaan pengawas adalah memimpin aktivitas-aktivitas di dalam kelompoknya dan mengembangkan para pekerja dibawahnya. Pihak pengawas mendelegasikan tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan tertentu kepada pihak lain, tetapi tanggung jawab agar pekerjaan dilaksanakan tetap ada padanya. Untuk lebih jelasnya berikut kita akan melihat apa dan bagaimana dengan Supervisi kantor. A. Pengertian Manajemen Perkantoran. Manajemen Perkanotran dapat di nyatakan sebagai Kekuatan yang tidak berwujud, yang merencanakan, mengorganisasikan da mengkoordonasikan manusia, bahan-bahan, mesinmesin, uang dan pasar-pasar dalam bidang pekerjaan kantor dan mengarahkan dan mengawasi aneka macam hal demikian rupa, hingga di capai sasaran perusahaan. Manajemen perkantoran bukanlah suatu aktivitas yang hanya bersifat mekanistik. Penerapan fungsi-fungsi manajerial secara efektif menimbulkan kesulitan besar.

7 Hal tersebut primer timbul karena aspek dinamis elemen-elemen yang di dayagunakan dan karena bidang-bidang di mana dapat dan sedang di gunakan. Tetapi, di belakaangnya terdapat kemampuan manajer efektif untuk : 1. membuat keputusan-keputusan; 2. memimpin pihak lain; 3. menjalankan injenuitas; Manajemen perkantoran mengharuskan adanya kemampuan untuk membuat keputusankeputusan. Penilaian mengenai sesuatu situasi atau kondisi, yang kemudian di ikuti oleh pengetahuan mengenai apa yang harus di lakukan, merupakan intisari pekerjaan seseorang manajer. Keputusan-keputusan harus di dasarkan atas fakta-fakta yang cukup banyak jumlahnya dan sering kali fakta-fakta demikian sulit di peroleh. Kepemimpinan sangat penting dalam bidang manajemen dan boleh di katakan bahwa tidak ada subtitut yang memuaskan baginya. Akhirnya perlu di kemukakan bahwa anggota-anggota manajemen harus mampu melaksanakan injenuitas. Hingga tingkat tertantu, semua kemajuan manajerial tergantung pada penciptaan serta pengembangan ide-ide berhasil. Kebanyakan perbaikan-perbaikan di mulai berupa ide-ide misalnya cara lebih baik untuk melaksanakan sesuatu tugas kantor, pengaturan kembali data kertas agar perhitungan lebih mudah. Tetapi tidak terlepas dari itu semua manajer sangat berperan aktif dalam memilih semua ide-ide dari bawahan untuk dilaksanakan dalam membuat kebijakan dalam organisasi. B. Hubungan Supervisor dalam Manajemen Perkantoran. Produksi kantor secara memuaskan sebagian besar tergantung dari kualitas sepervisi perkantoran. Pihak supervisor bertugas untuk mengusahakan agar pekerjaan pada kesatuannya di laksanakan dalam jangka waktu yang cukup efisien dan dengan biaya sepantasnya. Banyak di antara prbolem-problem yang menghalangi pekerjaan kantor berhubungan dengan masalah-masalah supervisi. Pihak supervisor merupakan figur utama pada struktur organisasi. Setiap politik, setiap keputusan harus meresap kebawah melalui tingkat supervisi. Efektivitas penugasan kebanyakan tergantung dari tindakan menajerial atas kemampuan para supervisor. a. Status Pihak Pengawas (Supervvisor) Pihak supervisor berada pada suatu kedudukan yang sangat strategis untuk mempengaruhi dan membantu melaksanakan macam teknis-teknis personil. Misalnya seorang supervisor berhubungan erat dengan upaya memotivasi para pekerja, ia membantu mengusahakan keamanan bekerja, dan ia membantu suatu team yang melaksanakan tugas-tugas spesifik. Dalam arti sebenarnya maka seorang supervisor merupakan anggota bagian urusan pegawai (personel Departement). Ia merupakan suatu titik pusat sekitar mana keinginan-keinginan para top manajer di salurkan dan di mana keinginanankeinginan para pekerja operatif berkonsentrasi. Seorang pengawas merupakan titik kontak antara anggota-anggota manajemen dan para pekerja operatif. Bagi banyak pekerja, pihak pengawas adalah menajemen.

8 Kadang-kadang pihak pengawas pula menyusun kebijaksanaan tertentu pada tingkatnya, guna melaksanakan pekerjaannya. Biasanya orang beranggapan bahwa seorang pengawas di bawah tingkat seorang eksekutif. Pekerjaan seorang pengawas adalah serupa denga pekerjaan seorang pemimpin (eksekutif), tetapi skope pekerjaannya, soal-soal yang harus dituntaskannya dan pekerjaan eksekutif umumnya tidaklah demikian luas seperti halnya pada kasus seorang pemimpin. Adapun pengawas dapat didefinisikan sebagai seorang yang menafsirkan kebijakankebijakan dan prosedur-prosedur dan yang bekerja pada sesuatu tingkat dimana ia harus mengawasi secara pribadi tugas-tugas yang diserahkan pada kelompok-kelompok kecil dalam rangka usaha mencapai hasil pekerjaan agar sesuai dengan rencana yang telah di buat sebelumnya. b. Pihak Pengawas Sebagai Anggota Manajemen Seorang pengawas kantor memerlukan dukungan aktif dan bantuan pihak atasannya. Misalnya harus merasa bahwa supervisi adalah vital di dalam lingkungan perusahaan dan mereka harus memberikan bantuan dan jaminan kepada mereka yang berada pada tingkat supervisi. Sebaiknya para pengawas baru harus di berikan kesempatan untuk turut berpartisipasi pada pertemuan-pertemuan manajerial, mengemukakan pandangan-pandangan mereka dan di anggap sebagai kelompok manajemen. Tetapi, terlalu sering para pengawas hanya di anggap sebagai anggota manajemen di atas kertas melulu. Tidak ada sesuatu tindakan nyata yang dilakukan guna membuat para pengawas menjadi bagian dari manajemen atau mengusahakan agar mereka merasa bahwa mereka adalah anggota manajemen. Anggota-anggota top manajemen perlu memperhatikan faktor-faktor tertentu. Faktor-faktor tersebut meliputi misalnya: imbalan cukup, diakuinya prestasi individual, arus keterangan manajemen pulang pergi dan berpendidikan dalam profesi manajemen. c. Fungsi-Fungsi Seorang Pengawas. Sangat disayangkan bahwa pada kebanyakan kantor tidaklah jelas apa yang di harapkan dari seseorang pengawas, konsep jaman dahulu yang menguasai kesatuannya dengan otoritas lengkap untuk memperkerjakan, memberhentikan, mengubah tahap pekerjaan, mengadakan perbaikan-perbaikan dan menjalankan pekerjaan menurut kehendaknya, telah banyak berubah pada banyak kantor. Kekurang pengertian mengenai tanggungjawab seorang pengawas di sebabkan karena sifat khusus pekerjaannya, yaitu fakta bahwa pekerjaan sepervisi demikian bervariasi dan skopenya adalah demikian luas dan aktivitasaktivitas yang tercakup di dalamnya demikian tidak terhingga. Pada kasus tertentu dianggap bahwa pekerjaan mengawasi telah menjadi demikian komplek hingga diperlukan tenaga eksper guna membantu pihak pengawas. Tetapi di lain pihak ada pula pendapat bahwa para pembantu staff menyerap otoritas dan mengambil alih aktifitasaktifitas yang merupakan tugastugas fundamental pihak pengawas. Misalnya pada banyak kantor, pihak pengawas tidak melakukan wawancara dan memilih pagawai baru tetapi ia mempunyai hak suara dalam hal mempekerjakan pegawai yang bersangkutan.

9 Pengawas-pengawas kantor (office supervisors) mengmukakan macam-macam kesulitan yang dihadapi mereka antaranya : 1. Para pejabat di atas merke tidak mengerti kesulitan-kesulitan pekerjaan mereka. 2. Mereka di beri perintah-perintah yang bertentangan dan berkonflik. 3. Posisi mereka pada bagian yang sering sekali menjadi lemah karena para atasan mereka melampui mereka dan memberikan instruksi-instruksi kepada bawahan-bawahan mereka tanpa melakukan konsultasi dengan mereka. 4. Instruksi-instruksi yang diperoleh dari atasan mereka tidak cukup jelas. 5. Bila dilakukan perubahan-perubahan yang mempengaruhi pekerjaan mereka, maka mereka tidak diberitahukan mengapa perubahan tersebut dilakukan. 6. Mereka tidak cukup bebas untuk menghadapi para atasan mereka untuk memperoleh keterangan atau bantuan bila di hadapi sesuatu problem pekerjaan. 7. Mereka merasa tidak mempuyai cukup otoritas untuk melaksanakan pekerjaan mereka dengan baik. 8. Banyak pengawas beranggapan bahwa tidak ada pengrtian yang jelas mengenai dimana dan bilamana mereka mempunyai otoritas untuk membuat keputusan-keputusan atau memberikan perintah-perintah. d. Sifat Supervisi Pokok pekerjaan pengawas kantor adalah memimpin aktivitas-aktivitas di dalam kelompoknya dan mengembangkan para pekerja yang merupakan bawahannya. Pihak pengawas mendelegasikan tanggungjawab untuk melakukan pekerjaan tertentu pada pihak lain, tanggungjawab agar pekerjaan di laksanakan tetap ada padanya. Supervisi efektif membutuhkan kemampuan untuk mengusahakan agar para pekerja melaksanakan pekerjaan denga baik. Hal tersebut merupakan intisari sukses dalam usahausaha supervisi. Seseorang yang ingin mengerjakan sesuatu sendiri, tidak akan menjadi seorang pengawas yang memuaskan. Sudah tentu terdapat pula adanya kemampuankemampuan lain yang bersifat esensial untuk supervisi secara efektif. Kualifikasi-kualifikasi yang dianggap perlu dimiliki oleh seseorang pangawas kantor yaitu : 1. Kepribadian yang menarik (pleasing personality) 2. Ketabahan (courage) 3. Kejujuran (honesty) 4. Agresifitas (aggresiveness) 5. Temperamen yang konstan (even temper) 6. Kebulatan tekad (firmness) 7. Keterbukaan (open mindedness) 8. Pemurah (generosity) 9. Kesiapan mental untuk melakukan tugas (mental squipment to do the job) 10. Kemampuan eksekutif (executive ability). e. Jenis-Jenis Tanggungjawab Pengawas Kantor Tanggungjawab pengawas kantor dapat diklasifikasikan ke dalam dua kelompok yaitu yang berhubungan dengan pekerjaan dan pekerja. Pada kelompok pertama yang berhubungan dengan pekerjaan terdapat hal-hal sebagai berikut : 1. Mengerti memahami pekerjaan yang akan dilakukan 2. Mendelegasikan pekerjaan kepada pihak lain 3. Mengemukakan rekomendasi-rekomendasi kepada atasannya

10 4. Mengikuti praktek-praktek serta prosedur-prosedur yang telah digariskan 5. Memberikan penerangan kepada pegawai mengenai perubahan-perubahan 6. Mengevaluasi output pekerjaan dihubungkan dengan biaya. 7. Mengecek ketelitian dan kualitas pekerjaan 8. Terus-menerus mencari keterangan mengenai perkembanganperkembangan baru. 9. Meminimasi beban-beban maksimun 10. Mempersiapkan dan meneliti laporan-laporan. Pada kelompok kedua yaitu tanggungjawab yang berhubungan dengan pekerjaan yaitu : 1. Tindakan menafsirkan kebijakan perusahaan kepada pekerja. 2. Mengenal pekerjaan 3. Mengembangkan nilai kerja 4. Mendisiplinkan pekerja 5. Melayani keluhan-keluhan pekerja 6. Mengusahakan adanya team work dan harmoni di kalangan pekerja 7. Mencatat prestasi dan memberikan penghargaan kepada para pekerja 8. Mengusahakan agar para anggota top manajemen senantiasa mengetahui keinginankeinginan pegawai 9. Membantu meninggikan moril para pekerja. Dari paparan yang telah di kemukakan di atas terlihat bahwa keberadaan sepervisor dalam menajemen perkantoran adalah sangat penting. Hal ini dapat kita lihat dari status pengawas (supervisor), tanggungjawab pengawas (supervisor), disamping itu pengawas merupakan bagian yang tak terpisahkan dari manajemen itu sendiri, yang pelimpahan sebahagian tugas top manajer. Sehingga dapat dikatakan bahwa peranan pengawas dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dengan efektif dan efisien adalah sangat menentukan. KESIMPULAN 1. Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain. 2. Pengelolaan kantor menyangkut aspek sumber daya non manusia dan aspek sumber daya manusia, aspek sumber daya non manusia terdiri dari pengelolaan gedung dan pengelolaan pekerjaan ketatausahaan. 3. Pengawas (supervisor) menjalankan sebahagian tanggungjawab dari top manajer (pendelegasian wewenang dari pimpinan) 4. Peranan pengawas sangat penting dalam perencanaan dan proses kegiatan perusahaan agar tercapai tujuan yang ditentukan sebelumnya secara efektif dan efisien. Supervisi Efektif Untuk melakukan tugas Anda dengan baik, diperlukan berbagai keterampilan, bukan saja keterampilan teknis, tetapi juga keterampilan supervisi. Dengan supervisi, Anda dapat memberikan inspirasi kepada anak buah untuk bersama-sama menyelesaikan pekerjaanpekerjaan dengan jumlah lebih banyak, waktu lebih cepat, cara lebih mudah, dan hasil yang lebih baik daripada jika dikerjakan sendiri. Bagaimana kunci supervisi yang efektif, sehingga dapat merealisasikan rencana besar dengan sukses? R. Keith Mobley dalam artikelnya "The

11 Keys to Effective Supervision" mengemukakan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menerapkan supervisi efektif.

CIRI-CIRI SUPERVISI EFEKTIF Untuk melakukan supervisi efektif, terlebih dahulu seorang supervisor perlu mengetahui ciriciri dari supervisi yang efektif. Karena ciri-ciri inilah yang akan dijadikan panduan dalam mengembangkan keterampilan supervisi, dan dalam pengambilan keputusan sehubungan dengan tugas-tugas supervisi seorang pemimpin.Delegasi. Tugas utama seorang kapten kapal adalah menakodai kapal tersebut sehingga bisa terus melaju ke arah yang benar, yaitu ke tempat tujuan yang telah ditetapkan. Jika kapten kapal melakukan semua pekerjaan di kapal tersebut sendirian (misanya: membersihkan dek, mencuci, memasak, memeriksa dan merawat mesin, menutupi kebocoran di sana sini), maka ia tidak akan ada waktu lagi untuk mengemudikan kapal karena ia terlalu sibuk melakukan segala sesuatunya sendirian. Ia tidak akan ada waktu lagi untuk melihat ke arah mana kapal melaju, karena perhatian dan tenaganya sudah sangat terkuras melakukan hal-hal yang sebenarnya bisa dikerjakan anak kapal. Demikian pula dengan seorang manajer, supervisor atau pimpinan unit, ia harus bisa membawa timnya ke target yang telah ditetapkan. Dengan keterbatasan waktu dan tenaga, akan lebih efektif jika kita mendelegasikan sebagian tugas-tugas, terutama yang bersifat teknis lapangan kepada anak buah. Jadi, tugas-tugas lapangan lainnya, perlu didelegasikan kepada anggota tim. Keseimbangan. Seorang pimpinan diberikan otoritas untuk mengambil keputusan dan memberikan tugas kepada orang-orang di bawah tanggungjawabnya. Otoritas ini harus digunakan dengan tepat, artinya manajer atau supervisor harus menyeimbangkan penggunaan otoritas tersebut. Ia perlu tahu kapan harus menggunakan otoritas ini, dan kapan harus menahan diri dan membiarkan anak buah bekerja dengan mengoptimalkan kreativitas mereka. Keseimbangan juga mengacu pada sikap yang diambil oleh seorang pemimpin, kapan harus bersikap tegas, dan kapan harus memberi kesempatan pada anak buah untuk menyampaikan pendapat. Contoh. "Example is the best policy." Mungkin prinsip inilah yang penting untuk diterapkan dalam melakukan tindakan supervisi. Seringkali kata-kata saja kurang efektif sulit untuk dimengerti, maka dalam kondisi seperti ini tindakan yang paling tepat adalah dengan memberikan contoh konkret bagaimana bersikap dan bagaimana melakukan suatu tugas. Supervisor juga harus menyadari bahwa anak buah akan melihat dan mengamati tingkah laku pimpinan mereka sebagai pedoman tingkah laku di tempat kerja. Jadi jika manajer atau supervisor menginginkan anak buah untuk disiplin dalam waktu, sang pimpinan pun harus memperlihatkan contoh konkret dalam menerapkan disiplin waktu, misalnya tidak datang terlambat, menyelesaikan tugas sesuai deadline, atau jika mungkin sebelumdeadline. Jembatan. Seorang supervisor atau manajer merupakan jembatan antara staf yang mereka pimpin dengan manajemen puncak. Jadi ia harus bisa menyampaikan keinginan, usulan karyawan pada pihak manajemen. Sebaliknya, ia pun harus bisa menyampaikan visi dan misi yang telah ditetapkan, serta keputusan-keputusan lain yang telah dibuat orang

12 manajemen puncak untuk diketahui oleh para karyawan yang menjadi anggota timnya. Kondisi seperti ini sering memojokkan sang manajer, baik dari segi karyawan maupun manajemen. Untuk itu, manajer atau supervisor harus bisa menerapkan prinsip keseimbangan dalam bersikap dan mengambil keputusan agar adil dan bisa "menemukan" kepentingan staf dan juga pimpinan. Komunikasi. Ciri sukses lain yang sangat penting dalam melakukan supervisi efektif adalah kemampuan komunikasi. Komunikasi di sini bukanlah komunikasi satu arah (memberikan tugas-tugas saja), tetapi yang terlebih utama adalah komunikasi multiarah, yang juga mencakup kemampuan mendengarkan keluhan, masukan, dan pertanyaan dari karyawan. Dalam mengkomunikasikan tugas-tugas, supervisor perlu menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh orang yang harus melaksanakan tugas tersebut, bahasa yang sejajar dengan kemampuan dan cara berpikir anak buah.

KETERAMPILAN SUPERVISI Setelah mengenal ciri-ciri supervisi yang efektif, yang perlu Anda ketahui juga adalah keterampilan yang diperlukan dalam melakukan supervisi yang efektif tersebut. Keterampilan teknis. Dalam memberikan pengarah pada anak buah untuk melakukan pekerjaan, seorang supervisor perlu memiliki keterampilan teknis yang cukup yang menyangkut teknis penyelesaian pekerjaan di unit yang terkait.. Supervisor di bidang IT perlu memiliki pengetahuan dan keterampilan IT yang cukup untuk memberikan pengarahan. Supervisor di bidang pemasaran asuransi, perlu mengetahui benar produkproduk asuransi dan cara-cara praktis dan efektif untuk memasarkan produk-produk asuransi tersebut. Jika dirasa masih kurang, supervisor perlu meningkatkan diri sebelum membantu anak buah untuk meningkatkan diri mereka. Keterampilan administratif. Keterampilan ini antara lain mencakup pengetahuan dan keterampilan membuat mematuhi prosedur operasional, peraturan atau pedoman perilaku yang berlaku, membuat laporan dinas, laporan bulanan, menyusun anggaran, membuat proposal, dan melakukan pekerjaan administratif lainnya yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang ditekuni. Keterampilan ini seringkali dilupakan oleh perusahaan ketika mempromosikan seseorang sebagai manajer atau supervisor. Umumnya para manajer atau supervisor baru hanya diberikan training untuk memantapkan keterampilan teknis dan meningkatkan keterampilan manajerial, tanpa memperhatikan keterampilan administratif. Keterampilan interpersonal. Keterampilan ini menuntut seorang supervisor untuk mengelola hubungan baik dengan berbagai pihak (anak buah, karyawan dan manajer di divisi lain baik yang terkait langsung ataupun tidak langsung, supplier, klien, pimpinan perusahaan, dan karyawan lainnya). Keterampilan ini juga mencakup kemampuan menangani konflik di tempat kerja, menangani karyawan yang sulit diajak bekerja sama. Supervisor atau manajer yang memiliki keterampilan ini akan lebih mudah menggalang dukungan dari berbagai pihak untuk

13 mendukung keputusan yang dibuat dan menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan, serta mencari solusi dari masalah-masalah yang dihadapi. Keterampilan membuat keputusan. Seorang manajer atau supervisor diberikan tanggung jawab untuk membuat berbagai keputusan di departemen atau divisi yang dipimpinnya: keputusan menunda sebuah pekerjaan, memulai sebuah pekerjaan, menentukan apakah pekerjaan bisa diselesaikan oleh sumber daya manusia yang ada atau butuh bantuan konsultan dari luar. Semua keputusan ini akan mempengaruhi kelancaran jalannya kegiatan operasional dan berdampak pada tercapainya target yang telah ditetapkan. Jadi seorang supervisor perlu membekali diri dengan keterampilan yang penting ini, misalnya mengembangkan keterampilan untuk mengambil keputusan yang didasarkan pada informasi yang berhasil dikumpulkan (information based decision making), baik melalui data statistik ataupun hasil survei lainnya, metode keputusan yang didasarkan pada penyelesaian masalah (problem-based decision making), dan pengambilan keputusan yang didasarkan pada hasil (result-based decision making).

PERANAN MANAJERIAL Selain ciri-ciri supervisi efektif, keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan supervisi efektif, seorang manajer atau supervisor juga perlu mengenal peran manajerial yang harus dilakukannya sebagai seorang supervisor atau manajer. Peran-peran ini mencakup kegiatankegiatan perencanaan, pengorganisasian, evaluasi dan pengawasan, serta implementasi. Perencanaan. Untuk mencapai target, diperlukan rencana yang dapat memetakan sukses. Rencana ini harus dibuat dari yang global sampai yang rinci, sehingga mudah untuk memvisualisasikan pencapaian target di masa depan. Pembuatan rencana menjadi kompleks karena mencakup rencana kerja dan interaksi antaranggota tim yang perlu diatur sedemikian rupa sehingga tidak saling menjegal, melainkan saling mendukung untuk mencapai target. Perencanaan juga perlu memperhatikan keterbatasan sumber daya yang dimiliki dan keterbatasan waktu yang dialokasikan untuk mencapai target yang telah ditentukan. Pengorganisasian. Karena banyak pekerjaan yang harus dikerjakan oleh sebuah tim yang merupakan kumpulan dari beberapa orang, supervisor atau manajer perlu melakukan pengorganisasian orang, tugas, waktu, dan fasilitas yang diperlukan. Dalam menjalankan fungsi ini, supervisor atau manajer perlu menempatkan orang yang tepat di pekerjaan yang sesuai dengan keterampilan, minat orang tersebut (staffing). Pekerjaan ini juga menuntut supervisor untuk membuat time table (scheduling) untuk mengatur lalu lintas orang dan kegiatan agar tidak ada yang bentrok. Implementasi. Langkah selanjutnya adalah mengimplementasikan rencana yang sudah dibuat sesuai dengan pengorganisasian yang telah ditetapkan, serta memperhatikan titiktitik evaluasi yang telah ditentukan. Untuk itu perlu disusun berbagai skenario implementasi yang sesuai dengan rencana dan jenis pekerjaan yang harus diselesaikan. Misalnya,

14 implementasi bisa dilakukan dengan menerapkan alternatif skenario optimis, skenario kondisi normal, dan skenario pesimis (Jika ternyata kondisi yang dihadapi sangat mirip dengan skenario optimis, maka yang bisa dipilih adalah alternatif implementasi yang optimis). Evaluasi dan pengawasan. Setelah rencana disusun, orang-orang, kegiatan, dan sumber daya lain diatur sedemikian rupa, dan strategi implementasi dipilih, langkah berikutnya adalah melakukan evaluasi dan pengawasan atas pelaksanaan tugas-tugas. Evaluasi dan pengawasan ini tidak hanya dilakukan pada satu titik saja (titik awal, atau titik akhir), melainkan dilakukan secara reguler di beberapa titik sepanjang perjalan menuju target. Fungsi dari evaluasi dan pengawasan ini adalah untuk melihat apakah semua kegiatan sudah berjalan dengan lancar dan menuju ke arah yang benar, yaitu pencapaian target. Jika ternyata ada penyimpangan atau hambatan, bisa segera diketahui dan dapat ditindaklanjuti dengan melakukan penyesuaian, ataupun penerapan alternatif ataupun rencana "B". Hasil evaluasi dan pengawasan ini perlu disampaikan pada pihak-pihak yang terkait agar penyesuaian yang diperlukan bisa segera dilakukan. Mengenal ciri-ciri supervisi efektif, memiliki keterampilan supervisi yang diperlukan, serta memahami dan menjalankan peran manajerial, seorang supervisor sudah memiliki bekal untuk melakukan tugas supervisi dengan efektif. Bekal ini akan berguna jika diterapkan bukan hanya direnungkan saja. Jika Anda baru menjadi seorang supervisor atau manajer, coba terapkan apa yang Anda rasa cocok untuk Anda. Selamat mencoba.