Anda di halaman 1dari 10

Critical Review SISTEM INFORMASI PADA AKUNTANSI PEMBELIAN OLEH: DWI CAHYANING MURTI NIM 921410102 KELAS A S1 AKUNTANSI

2012

No

Nama Jurnal Managing the purchase of information systems technology: Guidelines for success

Terbit Tahun

Nama Penerbit Public Welfare !ummer"#$ %ol. && 'ssue ($ p1)$ #p$ * +lac, and White Photographs

Nama Penulis

Point Penting

Ket.

Pro.ides guidelines for health and human Wyde$ ser.ices agencies to -ichard follo/ /hen Pac,$ John purchasing information technology systems or ser.ices.

Pengantar

0nalisis 1a,tor2 1a,tor yang Menentu,an 3fe,ti.itas !istem 'nformasi pada 4rganisasi !e,tor Publi,

*515

!e,olah Tinggi 'lmu 3,onomi 0tma +ha,ti !ura,arta

Teori 7asar -ini 3fe,ti.itas !istem 6andayani 'nformasi

Pengantar

0nalisis sistem a,untansi pembelian pada 6otel 8uality 9ogya,arta

*55&

:ni.ersitas Negeri 9ogya,arta. Program !tudi Pendidi,an 0,untansi

0nnisa -atna !ari M. 7;a<ari !u,irno 7.!.

Men;elas,an mengenai Pengertian !istem 0,untansi Pencatatan 7ata 0,untansi Mengguna,an Komputer !istem Pengendalian 'ntern pada !istem 0,untansi Pembelian 1ungsi2 1ungsi Pembelian Prosedur Pembelian

:tama

Pembuatan sistem informasi a,untansi ter,omputerisasi atas si,lus pembelian dan pen;ualan pada =%.> !istem informasi mana;emen pen;ualan dan pembelian barang dalam bidang spare part motor !istem 'nformasi 0,untansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. =harden Po,phand 'ndonesia =abang Medan 0nalisis Penerapan !istem 0,untansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada PT. Tor Ganda Medan A. Pen !"#$#!n

Jurusan Te,ni, 'nformati,a :ni.ersitas Kristen Maranatha :ni.ersitas Kristen Maranatha. Jurusan !istem Komputer :ni.ersitas !umatera :tara 1a,ultas 3,onomi Program 3Atension Medan :ni.ersitas !umatera :tara 1a,ultas 3,onomi Program 3,stensi Medan

6ando;o$ 0ndreas

7igambar,an 7iagram sistem a,untansi perusahaan 0danya ?andasan teori yang digambar,an melalui diagram secara garis besar sistem a,untansi pembelian dan pen;ualan 0danya analisis hasil penelitial mengenai sistem informasi a,untansi pembelian

Pendu,ung

&

*515

Pendu,ung

*55@

3bron

Pendu,ung

*55#

!anta Murni 0. !itomoran g

Tin;auan Pusta,a !istem 0,untansi Pembelian

Pendu,ung

Menu;u era globalisasi$ para pimpinan organisasi dalam mengambil ,eputusan a,an diganti,an oleh peranan sistem informasi mana;emen yang didu,ung oleh te,nologi informasi yang tepat guna. Proses mana;emen sudah tida, harus bertatap mu,a dan tida, tergantung pada ,einginan se,elompo, tertentu$ a,an tetapi dapat di,oordinasi,an secara perseorangan melalui te,nologi informasi. Ji,a ,ita lihat sistem informasi mana;emen masih luas ca,upannya. :ntu, itu sistem informasi mana;emen dapat dibagi dalam beberapa subsitem$ yaitu sistem informasi pemasaran$ sistem informasi produ,si$ sistem informasi te,ni,$ dan sistem informasi a,untansi.

!istem informasi a,untansi terdiri dari subsistem yang lebih sempit ca,upannya$ yaitu sistem a,untansi piutang$ sistem a,untansi utang$ sistem a,untansi pengga;ian$ sistem a,untansi a,ti.a tetap$ bu,u besar dan sistem a,untansi persediaan. 7ari subsistem tersebut masih dila,u,an spesifi,asi untu, mempersempit ruang ling,upnya sehingga memudah,an pengguna dalam menang,ap apa yang diperoleh dari informasi tersebut selan;utnya mengetahui lang,ah apa yang seharusnya dila,u,an. !edang,an untu, sistem a,untansi pembelian sendiri dapat di;abar,an dari sistem a,untansi utang untu, ,egiatan pembelian secara ,redit dan sistem a,untansi ,as untu, ,egiatan pembelian secara tunai. !istem a,untansi pembelian memberi,an informasi mengenai barang atau bahan apa yang dibutuh,an$ berapa ;umlahnya$ bagaimana spesifi,asinya$ bagaimana ,ualitasnya$ berapa u,urannya serta berapa harganya. 7engan demi,ian perusahaan dapat be,er;a dengan tepat. 7ari beberapa daftar critical re.ie/ ;urnal$ ma,a dapat dirinci lebih lan;ut mengenai sistem a,untansi pembelian mulai dari teori dan semua yang berhubungan langsung dengan sistem ini. B. Te%&' D!(!& +eri,ut adalah teori dasar dari beberapa ;urnal mengenai sistem a,untansi pembelian. 1. E)e*+','+!( S'(+e- In)%&-!(' Menurut arti,el internesional dengan ;udul Managing the purchase of information systems technology: Guidelines for success$ disebut,an bah/a : B'nformation systems technology is critical to the smooth operation of e.ery organi<ation. =omputer and telecommunications technologies no/ allo/ he processing and transmission of data in Cuantities and /ays that /ere unimaginable only a fe/ decades ago$ and the trend to/ard processing and transmitting more information$ faster$ is only beginningD. 0rtinya sistem informasi te,nologi ini adalah ,riti,al untu, ,elancaran operasional setiap organisasi. Komputer dan tele,omun,asi technologies se,arang mengi<in,an dia pengolahan dan transmisi data dalam ;umlah dan cara yang ta, terbayang,an hanya beberapa de,ade yang lalu$ dan ,ecenderungan pengolahan dan menyebar,an lebih banya, informasi$ lebih cepat$ hanya a/al. (

!istem informasi merupa,an ,ebutuhan dasar yang harus dipenuhi oleh suatu organisasi untu, mempertahan,an ,elangsungan hidupnya. Menurut 6all E*551F sistem informasi adalah sebuah rang,aian prosedur formal dimana data di,umpul,an$ diproses men;adi informasi$ dan didistribusi,an ,epada para pema,ai. Kriteria dari sistem informasi antara lain$ fle,sibel$ efe,tif dan efisien. 7engan apli,asi dari !' tersebut ma,a organisasi a,an lebih ,ompetitif ,arena a,an mendapat banya, manfaat dari ,ecanggihan !'. Theory of Reasoned Action ET-0F yang di,embang,an oleh 1ishbein dan 0<;enGs E1"#&F adalah suatu teori yang berhubungan dengan si,ap dan perila,u indi.idu dalam mela,sana,an ,egiatan atau tinda,an yang beralasan dalam ,onte,s penggunaan !'. !eseorang a,an memanfaat,an !' dengan alasan bah/a te,nologi tersebut a,an menghasil,an manfaat bagi dirinya. 2. Pen.e&+'!n S'(+e- A*#n+!n(' !istem a,untansi adalah organisasi formulir2formulir$ catatan2catatan$ prosedur2 prosedur untu, menyedia,an informasi ,euangan yang dibutuh,an oleh mana;emen maupun piha, lain yang ber,epentingan. /. S'(+e- In)%&-!(' A*#n+!n(' Pe-0e$'!n !istem 0,untansi Pembelian adalah penggunaan sistem manusia$ modal dan mesin yang terpadu untu, menya;i,an informasi pembelian serta informasi yang diperoleh dari ,egiatan pengmpulan dan pengolahan data transa,si guna mendu,ung fungsi operasional mana;emen pembelian dan pengambilan ,eputusan dalam sebuah organisasi. !istem'nformasi0,untansiPembelianE!'0 PembelianF merupa,an sistem yang dibangun untu, mempermudah pela,saaan pembelian dengan meng2otomatisasi2,ana tau meng ,omputerisasi ,eseluruhan maupun beberapa bagian dari proses pembelian tersebut disertai dengan pengendalian atau control atas sistem ,omputerisasi tersebut. !ecara teori prosedur pembelian bahan ba,u melibat,an beberapa departemen untu, mela,sana,annya$ yaitu departemen pembelian$ departemen pengontrolan biaya$ departemen penerimaan$ departemen gudang serta departemen a,untansi. Masing2 masing departemen memili,i tugas dan fungsi$ sehingga dalam hal pembelian bahan ba,u tida, ter;adi fungsi rang,ap yang dapat menga,ibat,an ,elebihan bahan ba,u. )

4. Pen1!+!+!n D!+! A*#n+!n(' Men..#n!*!n K%-2#+e& 7engan bantuan ,omputer$ ma,a pengolahan data pembelian a,an lebih cepat serta menghasil,an informasi yang lebih a,urat dan cepat. 6al ini dapat ter;adi ,arena ,emampuan ,omputer untu, mengolah data yang melebihi ,ecepatan manusia. +eberapa tahapan dalam proses pengolahan data yang ;auh melebihi ,ecepatan manusia menurut Ha,i +arid/an E1""( : &2@F antara lain. a. %erifi,asi$ yaitu computer dapat mengece, ,ebenaran maupun ,elaya,an ang,a2 ang,a yang men;adi input dalam suatu proses b. !ortir$ yaitu computer memung,in,an untu, dila,u,annya pensortiran data ,e dalam beberapa ,lasifi,asi yang berbeda dengan cepat c. Perhitungan$ yaitu computer dapat mela,u,an perhitungan2perhitungan dengan cepat. 3. S'(+e- Pen.en !$'!n In+e&n 2! ! S'(+e- A*#n+!n(' Pe-0e$'!n 7alam suatu perusahaan sering ter;adi ,esalahan$ ,ecurangan dan penyele/engan. 7emi,ian ;uga dalam sistem a,untansi$ bai, yang manual maupun berbasis ,omputer$ suatu pengendalian sangat diperlu,an. !istem pengendalian intern meliputi stru,tur organisasi$ metode dan u,uran2u,uran yang di,oordinasi,an untu, men;aga ,e,ayaan organisasi$ mengece, ,etelitian dan ,eadaan data a,untansi$ mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya ,ebi;a,an mana;emen. Penerapan !istem 0,untansi Pembelian yang didu,ung oleh sistem pengendalian intern dapat menghasil,an suatu informasi yang benar dan dapat dipercaya$ sehingga sistem tersebut benar2benar bermanfaat terutama bagi perusahaan. C. Pe-0!"!(!n 1. F#n.('4F#n.(' Pe-0e$'!n 7ari uraian sebelumnya$ ma,a di ba/ah ini a,an diurai,an fungsi2fungsi dari pembelian menurut bagianIdepartemen masing2masing. a. +agian pembelian EPurchasing) 9aitu bertanggung ;a/ab dalam hal pengadaan barang2barang yang dibutuh,an$ guna menun;ang ,elancaran operasional. +agian ini harus menerap,an prinsip ,ehati2hatian dalam memilih barang yang a,an dibeli a,an mengurangi ong,os &

biaya tenaga ,er;aIburuh$ biaya pengganti dan menyebab,an ,egiatan opersional lebih efisien. !lain itu ;uga$ memili,i ,ompeten dalam bernegoisasi dengan para supplier. b. +agian Pengontrolan +iaya ECost ControlF Merupa,an bagian yang bertanggung ;a/ab dalam hal pengendalian biaya$ harga$ ;umlah dan ,ualitas barang yang a,an dibeli oleh bagian Purchasing. 6al ini dila,u,an agar tida, ter;adi penimbunan barang di bagin Store dan ;uga mene,an biaya pengeluaran yang berlebihan. c. +agian Penerimaan EReceivingF +ertugas menerim dan mengece, barang2barang yang dipesan oleh Purchasing$ dimana barang2barang tersebut harus sesuai dengan ,ualitas dan ,uantitas barang yang diminta. Ji,a tida, sesuai$ ma,a Receiving a,an memberitahu,an hal tersebut ,epada Purchasing a,an meminta ,epada Supplier untu, menu,ar atau bah,an menari, ,embali barang tersebut. 0pabila barang2barang yang diterima itu sudah disetu;ui bai, ,uantitas maupun ,ualitas$ ma,a bagian Receiving menandtangani dan membubuh,an capIstempel pada not pengiriman barang dari supplier. d. +agian Gudang EStoreF +ertugas menyimpan barang2barang yang telah dipesan dan diterima Penyimpanan barang tersebut harus sesuai dengan sifat dari barang2barang tersebut. !elain itu ;uga bertugas memberitahu Purchasing barang2barang apa sa;a yang arus dipesan secepatnya. 7emi ,elancaran$ ma,a dibuat,an pula daftar ,artu barang untu, setiap ;enis barang untu, memudah,an pengece,an ;umlah barang. e. +agian 0,untansi +ertugas dalam pencatatn hutang dan pencatatan persediaan. +agian ini bertanggung ;a/ab mela,u,an pembayaran ,epada pemaso,. 2. P&%(e #& Pe-0e$'!n 7ari fungsi2fungsi sebelumnya ma,a terdapat prosedur dalam pembelian. +eri,ut rincian dari prosedur pembelian.

Prosedur Permintaan +arang @

Mengece, sto, barang yang diperlu,an oleh departemennya. 0pibila brang mencapai batas minimal$ ma,a segera membuat penga;uan pembelian barang pada bagian Purchasing.

Prosedur Permintaan Pena/aran 6arga Permintaan pena/aran harga mengacu pada pemilihan pemaso, dengan cara pengadaan langsung dan penun;u,,an langsung. Pada prosedur ini ,iranya membanding,an data pena/aran harga dari pemaso,$ ,alau perlu Purchasing mengada,an negoisasi ulang le/at telepon.

Prosedur 4rder Pembelian !etelah mela,u,an pena/aran harga yang telah disetu;ui dengan pemaso,$ ma,a dila,u,an order pembelian untu, sesegera mung,in menambah persediaan barang yang ,urang di tiap departemen.

Prosedur Penerimaan +arang Mengece, apa,ah ,ualitas dan ,uantitas barang yang dating telah sesuai denga order pembelian. 0pabila telah sesuai bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang dan mendistribusi,an ,e gudang.

Prosedur Pencatatan :tang Memeri,sa permintaan barang pembelian$ order pembelian$ laporan penerimaan barang dan fa,tur pemaso, ,emudian menyelanggara,an pencatatan utang atau mengarsip,am do,umen sebagai catatan hutang pembelian.

Prosedur 7istribusi Pembelian Pada saat ;atuh tempo pembayaran$ bagian pencatatan hutang mela,u,an pembayaran hutang pada pemaso, berdasar,an do,umen order pembelian$ laporan penerimaan barang$ dan fa,tur dari pemaso,. !elain itu mela,u,an distribusi re,ening yang didebit dri transa,si pembelian untu, ,epentingan pembuatan laporan mana;emen.

/. D%*#-en Y!n. D'.#n!*!n D!$!- S'(+e- In)%&-!(' A*#n+!n(' Pe-0e$'!n :ntu, memenuhi prosedur$ diguna,an do,umen dalam sistem informasi a,untansi pembelian$ yaitu.

!urat Permintaan Pembelian

Merupa,an formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pema,ai barang untu, meminta fungsi pembelian mela,u,an.pembelian barang sesuai dengan ,ebutuhan dengan ,ualitas dan ,uantitasnya.

!urat Permintaan Pena/aran 6arga :ntu, meminta pena/aran harga bagi barang yang pengadaannya tida, bersifat berulang ,ali ter;adi yang menyang,ut ;umlah pembelian yang besar.

!urat 4rder Pembelian 7iguna,an untu, memesn barang ,epada pemaso, yang telah dipilih. ?aporan Penerimaan +arang 7ibuat oleh fungsi penerimaan untu, menun;u,,an bah/a barang yang diterima telah memenuhi ,ualitas dan ,uantitas yang tercantum.dalam surat order pembelian.

!urat Perubahan 4rder Pembelian !urat perubahan ini menca,up perubahan ,uantitas$ ;ad/al penyerahan barang$ spedifi,asi$ maupun penggantian lainnya. +iasanya perubahan tersebut diberitahu,an ,epada pemaso, secara resmi melalui surat perubahan order pembelian.

+u,ti Kas Keluar 7ibuat oleh bagian a,untansi untu, dasar pencatatan transa,si pembelian. 7o,umen ini ;uga berfungsi sebagai perintah pengeluar ,as untu, pembayaran utang ,epada pemaso, dan se,aligus sebagai surat pemberitahuan ,epada ,reditor mengenai ma,sud pembayaran.

4. C!+!+!n A*#n+!n(' Y!n. D'.#n!*!n D!$!- S'(+e- In)%&-!(' A*#n+!n('

Pe-0e$'!n

-egister +u,ti Kas Keluar Ji,a dalam pencatatan utang perusahaan mengguna,an .oucher payable procedure$ ;urnal yang diguna,an pada transa,si pembelian adalah bu,ti ,as ,eluar.

Jurnal Pembelian

Ji,a dalam pencatatan utang perusahaan mengguna,an account payable procedure$ ;urnal yang diguna,an pada transa,si pembelian adalah ;urnal pembelian.

Kartu :tang Ji,a dalam pencatatan utang perusahaan mengguna,an account payable procedure$ bu,u pembantu yang diguna,an untu, mencatat utang ,epada pemaso, adalah ,artu utang. Ji,a dalam pencatatan utang perusahaan mengguna,an .oucher payable procedure$ yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bu,ti ,as ,eluar yang belum dibayar

Kartu Persediaan 7iguna,an untu, mencatat harga po,o, persediaan yang dibeli.

5. D'!.&!- S'(+e- Pe-0e$'!n

+eri,ut ini merupa,an diagram secara garis besar mengenai sistem pembelian yang dihubung,an sedi,it dengan sistem pen;ualan.

"

5. D'!.&!- S'*$#( In)%&-!(' A*#n+!n(' Pe-0e$'!n 7ata !upplier Purchase order

!upplier
Purchase in.oice

!istem 'nformasi 0,untasni Pembelian

Pembayaran hutang

+u,ti pembayaran hutang

D. Ke('-2#$!n 1F Penyelenggaraan sistem a,untansi pembelian perusahaan sudah dibentu, dan dla,sana,an dengan bai, dengan didu,ung oleh pemanfaatan te,nologi informasi$ pema,aian catatan2catatan a,untansi yang /a;ar dan pela,sanaan pengendalian intern *F 'nformasi pembelian yang dihasil,an oleh sistem a,untansi pembelian telah dimanfaat,an oleh perusahaan sebagai alat untu, pengambilan ,eputusan pembelian pada periode beri,utnya. !elain itu informasi pembelian diguna,an sebagai alat untu, menilai ,egiatan masing2masing bagian untu, mengarah,an ,egiatan agar lebih efe,tif dan efisien$ sehingga si,lus pembelianpun dapat ber;alan dengan bai,.

15