Microsoft Access 2007

Halaman 1 dari 131
Memulai Access 2007

Tujuan :
Mahasiswa memahami konsep basis data
Mahasiswa memahami cara membuat database menggunakan template, blank database dan custom template
Mahasiswa mengetahui lingkungan Microsoft Access 2007.
Mahasiswa mengenal objek-objek database di Microsoft Access 2007.

g Pendahuluan
Access adalah program manajemen database, bagian dari Microsoft Office, yang memungkinkan
Anda untuk memelihara database -- kumpulan dari data yang diatur menjadi struktur yang rapi.
Berdasarkan struktur tadi, Anda dapat membuat informasi menjadi mudah untuk di pilih, disusun,
ditampilkan dan dicetak di berbagai variasi format. Dengan Access, Anda dapat membuat dan
memelihara banyak database sesuai yang dibutuhkan, Anda dapat menggunakan bersama-
sama(share) dengan orang lain di jaringan lokal atau di internet.
Access adalah program yang berguna untuk umum, yang bekerja dengan hampir semua jenis
informasi. Sebuah database dapat menjadi sederhana seperti daftar alamat untuk menggantikan
kartu nama Anda, atau Anda dapat membuat database persediaan toko buku dengan menyediakan
informasi tentang buku, penerbit, pelanggan dan pesanan.
Microsoft Access merupakan salah satu contoh produk RDBMS yang sangat populer di lingkungan
Windows. Perangkat lunak ini menyediakan fasilitas yang memudahkan dalam :
mengelola database,
melakukan query,
membuat form,
membuat laporan,
dan lain-lain.

g Sistem Basis Data
Sistem yang terdiri atas kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data
dalam sebuah komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai
dan/atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file(tabel-tabel) tersebut.

Mengapa Perlu Basis Data
Salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam
menyediakan informasi
Menentukan kualitas informasi : cepat, akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya.
Mengurangi duplikasi data (data redundancy)
Hubungan data dapat ditingkatkan (data relatebility)
Mengurangi pemborosan tempat penyimpanan
Keamanan
Kebersamaan Pemakaian (Sharability)

1
Halaman 2 dari 131

g Menyimpan Data di Sebuah Database
Database Access terdiri dari berbagai jenis objek seperti objek untuk menyimpan, menampilkan,
dan mencetak data. Anda memulai program dari tabel untuk menyimpan data, form untuk
mengubah data di layar, report untuk mencetak data dan query untuk memilih dan menggabungkan
data. Dan di akhir, Anda dapat membuat macro dan module, yang mengandung program yang Anda
buat.
Di kesempatan ini, yang akan kita bahas adalah Table, Form, Query, Report, Macro, dan Module.

Table
Tabel adalah dimana Anda menyimpan data. Tabel adalah objek yang ada di Access yang terdiri dari
beberapa record. Setiap record mengandung informasi dengan format yang sama. Di daftar alamat,
setiap record mengandung informasi tentang satu orang : nama, alamat dan yang lainnya. Tiap
bagian dari informasi - seperti nama awal, nama akhir, atau nama jalan - di sebut sebuah field.
Database dapat mengandung banyak tabel. Database toko buku (sebagai contoh) dapat mengandung
tabel buku (judul, penerbit, harga dan informasi lain tentang buku), tabel vendor sebagai tempat
membeli buku (nama perusahaan, alamat, dan lain-lain) dan tabel pelanggan (nama, alamat, dan
lain-lain).
Setiap baris adalah record, dan field ditampilkan sebagai kolom.

Query
Query adalah sebuah metode untuk mencari informasi yang spesifik di database. Anda dapat membuat
query yang hanya menampilkan semua orang yang tinggal di kota Bandung atau yang belum mempunyai
no telepon. Untuk membuat query ini, masukkan kriteria berdasarkan kondisi yang telah tentukan. Anda
juga dapat menggunakan query untuk menggabungkan informasi dari satu atau lebih tabel. Query juga
dapat membuat field perhitungan, seperti penjumlahan, rata-rata dan sebagainya.

Form
Form menyediakan cara yang mudah untuk menampilkan dan memasukkan informasi ke dalam
database. Biasanya, form menampilkan satu record pada satu waktu. Anda dapat juga memasukkan
data dari satu atau lebih tabel atau query untuk satu buah form.

Report
Ketika akan mencetak data, buatlah sebuah report. Seperti form, report menampilkan informasi dari
tabel. Kebanyakan dari report dibuat berdasarkan query. Report adalah laporan yang diringkas dari
informasi di database.

Selain mencetak report dikertas biasa, Anda juga dapat membuat report untuk mencetak amplop, label
dan yang lainnya. Access juga menyediakan report dengan wizard yang membuat report lebih mudah.

Macro
Macro mengandung urutan dari perintah yang menampilkan tugas tertentu yang digunakan untuk
menetapkan aksi otomatis. Setelah membuat macro, Anda dapat membuat tombol di form yang dapat
menjalankan macro dengan sekali klik. Anda juga dapat menjalankan form untuk menjalankan macro
secara otomatis ketika Anda berpindah ke field di sebuah form atau ketika memasukkan data di form,
sangat mudah!.
Anda tidak perlu menjadi seorang programmer untuk membuat macro. Access membantu Anda untuk
menuliskan macro dengan menyediakan menu dari perintah yang ada.

Module
Module adalah program yang Anda buat di bahasa pemrograman yang biasa disebut Visual Basic for
Applications (VBA) yang memperluas fungsi dari database.

Halaman 3 dari 131

g Hirarki Data
Dibawah ini adalah hierarki data yang dipergunakan untuk Microsoft Access database.

Database: Kumpulan dari file / tabel membentuk suatu database
Contoh : Perpustakaan.mdb
Table/File : Terdiri dari record-record yang menggambarkan
kesatuan data yang sejenis.
Misalnya file buku berisi data tentang semua buku yang ada.
Contoh : 1) Tabel Buku
2) Tabel Anggota
Record: Kumpulan dari field membentuk suatu record. Record
menggambarkan suatu unit data individu tertentu
Field: Menunjukkan suatu atribut dari record yang menunjukkan
suatu item data, misalnya nama, alamat, dsb.
Field Name : Nama dari data item tersebut
Field Representation : yang menunjukan tipe data, lebar data dan
sebagainya
Field Value : Nilai dari data item
Character: Merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa
karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus yang
membentuk suatu item data.
Halaman 4 dari 131

g Memulai Access 2007

Memulai Access dari Start Menu
1. Klik tombol Start di taskbar.
2. Arahkan ke All Programs.
3. Klik Microsoft Office.
4. Klik Microsoft Office Access 2007.

g Menggunakan Ribbon
Ribbon adalah tampilan baru di Office 2007. Ribbon menggantikan Menu, Toolbar dan sebagian Task Pane
yang ada di Office 2003. Ribbon berada di atas document dan terdiri dari tab yang tersusun dari perintah
dan objek. Kontrol-kontrol yang ada disetiap tab disusun kedalam grup.

Halaman 5 dari 131

g Membuat Database
Anda dapat menggunakan template untuk membuat database. Template database membantu Anda
membuat database yang cocok dengan yang Anda butuhkan. Setiap template menyediakan komponen
yang lengkap dengan field, tabel, query, form, dan report. Jika ingin membuat database dari awal,
gunakanlah blank database, dan Anda dapat membuat table, form, dan report yang dapat membangun
bagian dari database. Ketika membuat sebuah database, Anda perlu memberi nama dan menyimpan
lokasi database. Anda dapat menyimpan database Access ke format .mdb (untuk Access 2000 or 2002-
2003) atau format .accdb (untuk Access 2007).

Membuat Blank Database.
1. Kotak dialog The Getting Started Microsoft Office Access 2007 akan terbuka yang menampilkan
template dan database yang sudah pernah dibuka sebelumnya.
Atau dengan mengklik tombol Office , klik New.

2. Disebelah kiri pane, klik Featuring.
3. Klik Blank Database.
4. Klik tombol Browse, klik tanda panah Save in, pilih lokasi penyimpanan database yang baru, pilih
format database Access, dan klik OK.
5. Ketik nama database.
6. Klik Create.

1
4
5
6
2
3
Halaman 6 dari 131

g Membuka Database
1. Klik tombol Office
2. Klik pilihan Open.

3. Akan tampil kotak dialog Open, pilih database, klik Open.

Halaman 7 dari 131

g Tampilan Window Access
Ketika database dibuka, window Access akan ditampilkan dalam bentuk User Interface yang baru :
Tab, Navigation Pane. Navigation pane menampilkan semua objek di database.

Bagian dari Access Window
Database title bar menampilkan nama dan versi dari database yang dibuka.
Ribbon berisi tab-tab yang mewakili grup dari perintah-perintah Access yang berhubungan.
Quick Access Toolbar menampilkan tombol-tombol yang diperlukan saja.
Navigation pane menampilkan objek database, yang menggantikan database window Access di versi
sebelumnya.
Tabbed documents menampilkan table, query, form, report dan macro
View selector menampilkan tombol yang mengatur tampilan objek.
Status bar menampilkan informasi tentang item yang diklik atau aksi yang sedang dilakukan.

Quick Access Toolbar
Ribbon
Database title bar
Tabbed document
Navigation pane
Status bar
View selector
Halaman 8 dari 131

g Menyimpan Database
Ketika membuat sebuah database Access, simpanlah sebagai file di komputer Anda, jadi Anda dapat
menggunakanya lagi nanti. Ketika akan menyimpan database atau mengubah formatnya, gunakanlah
perintah Save As. Jika database ingin disimpan dalam format Access 2007, gunakanlah tombol Save di
toolbar Quick Access.
Office Access 2007 menyimpan file Access 2000 atau 2002-2003 (.mdb) di format yang lama dan file
Access 2007 di format yang baru(.accdb). Access 2000 atau 2002-2003 akan disimpan di format file asli
mereka sampai di ubah ke format file 2007.

Menyimpan database 2003 ke format Access 2007
1. Klik tombol Office , klik Save As, pilih Access 2007 Database.

2. Akan tampil kotak dialog Save As

3. Ketik nama file, dan di bagian Save as type. Klik Save.
4

Halaman 9 dari 131

g Menyimpan Database 2007 ke Format yang Berbeda
Access 2007 mengizinkan Anda untuk menyimpan database ke file Access versi sebelumnya. Contohnya,
Anda mau menyimpan database Access 2007 ke versi 2000 or 2002-2003 dengan alasan teman sekantor
Anda belum mengupgrade ke Office 2007. Jika sudah diubah, maka beberapa fitur seperti attachment,
multivalued field dan yang lainnya, tidak dapat digunakan di format (.mdb)

1. Klik tombol Office , dan klik Save As.

2. Klik Access 2000 Database atau Access 2002 -2003 Database.
3. Klik pilihan Save in dan pilih di folder mana Anda akan menyimpan database.
4. Ketik nama file, dan pilih format file yang akan disimpan.
5. Klik Save.

Halaman 10 dari 131

g Menutup Database dan Keluar dari Access
Setelah menyelesakan pekerjaan di database Access, Anda dapat menutup database. Anda juga dapat
memilih untuk membuka database yang lain atau keluar dari Access.
Jika Anda melakukan perubahan pada struktur database, seperti mengubah ukuran baris atau kolom
ditabel, Access akan menyarankan untuk menyimpan perubahan itu dengan munculnya sebuah kotak
dialog. Tetapi, jika Anda melakukan perubahan data di tabel, Access akan menyimpan perubahan itu
secara otomatis.

Menutup Database
Klik tombol Office , dan klik Close Database.

Keluar dari Access
1. Klik tombol Close, di window Access.
atau
2. Atau klik tombol Office , kemudian klik Exit Access.

1
2
Halaman 11 dari 131

Mengenal Database Access

Tujuan :
Mahasiswa mengetahui tampilan Navigation Pane.
Mahasiswa mengetahui cara berpindah antar view.

Microsoft Office Access 2007 membantu Anda bekerja dengan database, dengan menyediakan aplikasi
database sample yang dapat Anda gunakan untuk menyimpan data pribadi atau data perusahaan.
Access juga menawarkan sekumpulan wizard database yang membantu Anda membuat database
perusahaan. Anda dapat mempelajari database sample dan wizardnya agar mendapatkan ide untuk
database yang akan Anda desain.
Ketika Anda bekerja dengan database ini, Anda tidak perlu memikirkan tentang sulitnya mendesain
database. Anda hanya perlu mengetahui bagaimana menggunakan databae ini. Tugas yang perlu Anda
lakukan adalah seperti memasukkan dan menampilkan data, membuat dan mencetak report, dan bekerja
efisien dengan semua fasilitas Access yang telah disediakan.

g Mengubah tampilan Objek di Navigation Pane
1. Buka database yang mau Anda tampilkan.
2. Jika diperlukan, klik tombol Shutter Bar Open/Close (tanda panah ganda) untuk membuka Navigation
pane.
3. Klik baris objek yang mau Anda, sehingga objek nya akan tampil.
4. Klik title bar Navigation pane, dan klik item Navigate To Category yang mau ditampilkan.
5. Klik title bar Navigation pane, dan klik kriteria Filter By Group yang mau ditampilkan.

2
3
2
Halaman 12 dari 131

Title bar Navigation pane

5
4
Halaman 13 dari 131

g Berpindah Tampilan
Access menyediakan tampilan/view yang berbeda untuk membantu Anda bekerja dan menampilkan
informasi. Untuk berpindah dengan cepat antara view seperti Form,
Datasheet, Layout, Design, PivotTable, dan PivotTable, Anda dapat menggunakan
tombol pada pilihan view di bagian bawah kanan Program window. Tampilan Datasheet adalah
tampilan utama di Access.

Itu memungkinkan Anda agar fokus pada saat memasukkan, mengubah, dan mengelola data Anda.
Design view memungkinkan Anda membuat form dan report. Layout view menggabungkan Design
view dan Form atau Report view untuk membantu Anda memasukkan data. View yang tersedia
tergantung dari objek yang dibuka.

Berpindah antar View

Menggunakan View Selector. Buka objek yang mau Anda lihat, kemudian klik salah satu tombol view
di sebelah kanan Status bar.
Form, Datasheet, Layout,Design, PivotTable, dan PivotChart.

Menggunakan tombol View. Buka objek yang mau Anda lihat, klik tab Home kemudian klik tombol tanda
panah View, dan klik jenis view yang Anda mau :
Form, Datasheet, Layout,Design, PivotTable, dan PivotChart.

Tombol View
Tombol View Selector
Halaman 14 dari 131

Perencanaan dan Membuat Database

Tujuan :
Mahasiswa mengenal objek table dan memahami cara membuat tabel di Microsoft Access 2007
Mahasiswa memahami cara melakukan interaksi antara Microsoft Access dengan aplikasi lain melalui proses
import, export dan link.
Mahasiswa memahami aturan relasi, jenis-jenis relasi dan cara pembuatannya.
Mahasiswa memahami fungsi primary.
Mahasiswa memahami Object Dependencies.

Database Wizards Microsoft Office Access 2007 membuat Anda dapat menciptakan
database dengan mudah, namun Anda mungkin perlu membuat database yang tidak ada di salah
satu pilihan template standar. Pada situasi ini, Anda mungkin perlu membuat database dari awal.

Membuat database dari awal memerlukan perencanaan yang teliti. Anda harus:
Menentukan tujuan dan ruang lingkup database Anda.
Menentukan tabel apa saja yang terkandung di database Anda dan apa isi dari tabel yang akan
dibuat.
Menentukan bagaimana data dalam satu tabel akan berhubungan dengan data di tabel lain.

g Membuat Database Template Custom
Ketika Anda membuat database kosong di Getting Started dengan kotak dialog Microsoft Office
Access 2007, Access menggunakan file database yang disebut Blank.accdb untuk Access 2007 atau
Blank.mdb untuk versi sebelumnya. Jika Anda ingin membuat template kosong, Anda dapat
menyimpan file database Anda sendiri dengan nama Blank di folder template. Template Blank yang
baru dapat berisi jenis objek apapun yang Anda inginkan, seperti form, report, macro, atau tabel.
Membuat Template Blank Database
1. Buka Access, atau klik tombol Office kemudian klik tombol New.
2. Di sebelah kiri pane, klik Featuring.
3. Klik Blank Database.
4. Klik tombol Browse.

1
2
3
4
9
3
Halaman 15 dari 131

5. Klik Save in di tanda panah, dan pilih lokasi database:

6. Klik tanda panah Save as type, dan kemudian klik jenis tipe file.
7. Ketik Blank.accdb (atau Blank.mdb, jika Anda membuat sebuah template dengan versi
terdahulu) di kotak File name.
8. Klik OK.
9. Klik Create.

5
6
7
8
Halaman 16 dari 131

g Merencanakan Tabel
Tabel adalah salah satu bangunan dasar dari database sebagai wadah untuk menyimpan data Anda.
Untuk membantu Anda bekerja secara efektif dengan tabel, Microsoft Office Access 2007
menyediakan fitur yang membantu Anda tidak hanya memasukkan dan mengedit data dalam tabel,
tetapi juga menemukan informasi yang Anda butuhkan.
Anda dapat menemukan record berdasarkan teks yang mengandung fitur Find(Cari).
Anda dapat memasukkan dan mengedit data lebih akurat dengan fitur seperti AutoCorrect, copy,
collect, paste, dan fitur bahasa.
Anda dapat menampilkan record antara urutan Ascending atau Descending berdasarkan isi dari
field tertentu.
Anda dapat mengatur record dan kolom sehingga informasi Anda terdaftar dalam urutan yang
Anda inginkan, dan menyesuaikan ukuran baris anda dan kolom untuk menampilkan kelebihan
atau kekurangan dari informasi yang ditampilkan di salah satu field. Anda juga dapat melihat
subdatasheet yang menunjukkan grup dari data yang berhubungan dengan record dalam tabel.
Untuk fokus pada beberapa record di tabel, Anda dapat menerapkan filter untuk mengubah
record mana yang akan ditampilkan. Dengan filter, Anda menggambarkan karakteristik atau isi
dari record yang ingin Anda lihat.

Memilih Jenis Data
Bila Anda membuat sebuah tabel, Anda harus memutuskan field apa yang akan dimasukkan dan
format yang cocok untuk setiap field. Access memungkinkan Anda untuk menetapkan tipe data
untuk field, yaitu format yang menentukan jenis data yang dapat diterima oleh field. Access
menyediakan berbagai tipe data, mulai dari format teks dan angka sampai ke format berbasis objek
seperti gambar, suara, klip video dan embedded macro.
Memilih tipe data yang benar akan membantu mengelola data Anda dan mengurangi kemungkinan
dari kesalahan penginputan data. Untuk membuatnya lebih mudah dalam menciptakan field, Access
menyediakan kolom Add New Field di Datasheet view sehingga Anda dapat dengan cepat
memasukkan nama field. Jika Anda sudah memiliki field yang sudah dibuat sebelumnya di database
dan akan digunakan lagi, anda dapat menarik/drag field yang sudah ada dari Field List pane ke
datasheet dan Access secara otomatis. Anda juga dapat menggunakan field template untuk
membuat field baru.

Menetapkan Primary Key/Kunci Utama
Anda juga harus mengidentifikasi field mana yang ada disebuah tabel yang menjadi Primary Key.
Primary key adalah field yang mengidentifikasi nilai unik di setiap record dalam tabel. Field Nomor
Induk Pegawai(NIP) di dalam tabel Pegawai dapat digunakan sebagai primary key, karena setiap
pegawai memiliki Nomor Induk Pegawai yang unik. Tabel yang mempunyai data waktu mungkin
memiliki dua primary key field tanggal dan field waktu (jam dan menit). Meskipun primary key
tidak diwajibkan, menggunakannya adalah salah satu cara untuk menghapus kemungkinan adanya
duplikasi record yang ada di dalam tabel Anda.

Halaman 17 dari 131

g Membuat Tabel di Database
Setelah membuat file database, Anda perlu membuat tabel yang akan menyimpan data. Ada
beberapa cara untuk membuat tabel baru: di Datasheet view, di Design view, dengan Table
Template, atau dengan Impor tabel atau Link/terhubung ke data di tabel dari database Access yang
lain. Tergantung pada metode yang Anda pilih, membuat tabel dapat melibatkan satu atau lebih hal
berikut:
Menentukan field untuk kolom tabel
Menentukan tipe data untuk setiap field
Menentukan ukuran field(untuk field teks dan nomor saja)
Menetapkan primary key
Menyimpan dan memberi nama tabel

Metode Membuat Tabel
Tipe Metode Deskripsi
Datasheet Tombol Table
di tab Create
Ketika Anda membuat tabel di Datasheet view, Anda
dapat mulai dengan menampilkan dan memasukkan
data. Access secara otomatis menentukan tipe data
berdasarkan jenis informasi yang Anda masukkan ke
dalam field dan menentukan field size default untuk
field text dan number. Setelah Anda menutup dan
menyimpan tabel, Access akan mengingatkan Anda
untuk menentukan primary key atau mengizinkan
Access untuk membuatnya untuk Anda.
Table Template Tombol Table
Templates di
tab Create
Ketika Anda membuat tabel menggunakan table
templates, Anda memilih tipe tabel yang mau. Access
menyediakan beberapa table templates,
diantaranya Contacts, Tasks, Issues, Events, dan
Assets.
Design Tombol Design
view di tab
Create
Di Design view, Anda harus menentukan field, tipe
data untuk setiap field, menentukan ukuran (untuk
field text dan number), menentukan primary key, dan
menyimpan tabel sendiri.
Importing Pilih salah
satu tombol
import di tab
External Data
Jika Anda ingin menggunakan data dari database
Access lain di tab database yang Anda buat, Anda
dapat mengimpornya. Ketika Anda mengimpor tabel,
semua nama field dan tipe data mengikuti data yang
di impor. Anda harus memberi nama untuk tabel baru
dan menentukan primary key atau Access akan
membuatnya untuk Anda.
Linking Pilih Import
Access
Database di
tab External
Data
Ketika Anda Link sebuah tabel, data diambil dari tabel
di database lain. Link tabel menghemat ruang simpan,
karena hanya ada satu tabel. Link tabel juga
menghemat waktu karena tidak memerlukan untuk
mengubah data pada informasi yang sama di lebih dari
satu tabel.

Halaman 18 dari 131

g Membuat Tabel dengan Memasukkan Data (Datasheet)
Access mengizinkan Anda untuk menampilkan banyak objek di beberapa tampilan. Datasheet view
menampilkan data di tabel, query, form, dan report. Design view menampilkan pilihan untuk
mendesain objek Access Anda. Anda dapat membuat tabel baru menggunakan kedua view tadi.
Ketika Anda membuat tabel di Datasheet view, Anda memasukkan data dan Access akan membuat
tabel sesuai dengan yang Anda ketik. Access menentukan tipe data setiap field berdasarkan data
yang Anda masukkan. Ketika Anda selesai memasukkan data, Access akan
meminta Anda untuk memberi nama tabel yang baru saja dibuat.

Memasukkan Data untuk Membuat Tabel
1. Klik tab Create.
2. Klik tombol Table.
3. Masukkan data.
Tekan Tab to pindah dari field ke field atau klik di cell.

3 1 2
Halaman 19 dari 131

4. Untuk mengubah nama field, klik ganda nama field, ketik nama yang baru, dan tekan Enter.
5. Klik tombol Save di toolbar Quick Access.
6. Ketik nama tabel.
7. Klik OK.
8. Untuk mendapatkan primary key, klik Yes.
9. Klik tombol Close di window tabel.

Tahukah Anda?
Anda dapat memilih atau mengubah ukuran kolom atau baris seperti di
Excel. Untuk memilih kolom atau baris di sebuah tabel, klik selector Kolom
atau Baris. Untuk mengubah ukuran kolom atau baris, tarik/drag batas antara
selector Kolom atau Baris.

4 5
7
6
9
Halaman 20 dari 131

g Membuat Tabel Menggunakan Template
Tabel template adalah tabel yang sudah tersedia dengan field yang dapat Anda masukkan dengan
cepat dan digunakan di database. Access menyediakan beberapa tabel template diantaranya :
Contacts, Tasks, Issues, Events, dan Assets. Anda dapat menggunakan tab Create untuk dengan
cepat memasukkan tabel template. Setelah Anda membuat tabel template, Anda dapat mengubah
field untuk kepentingan sendiri, dan kemudian nama tabel dan menyimpan tabel di database.

1. Klik tab Create.
2. Klik tombol Table Templates.
3. Klik table template (Contacts, Tasks, Issues, Events, or Assets) yang Anda mau.
4. Untuk mengubah nama field, klik ganda nama field, ketik nama baru, kemudian tekan Enter.
5. Klik tombol Save di Toolbar Quick Access.
6. Ketik nama tabel.
7. Klik OK.
8. Agar Access membuat primary key, klik Yes.
9. Jika sudah selesai, klik tombol Close window Tabel.

1
2
9
3
7
6
Halaman 21 dari 131

g Import dan Export Data
Microsoft Office Access 2007 memungkinkan Anda untuk memasukkan informasi dari berbagai
sumber ke dalam sebuah database dan bertukar informasi dari sumber lainnya ke dalam database.
Anda bisa menggunakan fitur Export dan Import Access untuk dengan mudah memindahkan data
antara database dan database lainnya dan program. Bila Anda mendapatkan data dari sumber lain,
Anda mempunyai pilihan untuk mengimpor data ke dalam tabel baru atau link dengan tabel yang
ada ke database. Bila Anda mengimpor data, Access mengconvert dan mengcopy data ke dalam file
database. Bila Anda link/terhubung ke data dalam program lain, data tetap terpisah dari database
Access. Anda dapat mengimpor data atau link ke data dari berbagai sumber, termasuk Microsoft
Access, database lainnya (seperti Paradox), HTML (standar Web format), Microsoft Office Excel,
Microsoft Exchange, Microsoft Office Outlook, dan SharePoint Services.

Pilihan Import Pilihan Export
Halaman 22 dari 131

Import Data ke Dalam Tabel
Anda dapat membuat tabel baru dari database Access lainnya dengan mengimport dan
link/menghubungkan tabel. Ketika Anda mengimport tabel, Anda menyalin data dari sebuah tabel
di sebuah database Access dan menempatkannya di tabel baru di database Anda. Anda juga dapat
mengimport data dari program lainnya. Setelah Anda memilih tabel yang diinginkan untuk diimport
selama proses import, Anda bisa memilih cara menyimpan import untuk digunakan lagi diwaktu
mendatang.

Mengimport Sebuah Tabel dari Database
1. Klik tab External Data.
2. Klik tombol Import Access Database.
3. Klik Browse, temukan dan pilih file database yang mengandung data yang akan Anda import, dan
klik Open.
4. Klik pilihan Import tables, queries,forms, reports, macros, and modules into the current
database.
5. Klik OK.

3
4
5
Halaman 23 dari 131

6. Klik tabel yang mau Anda import. Untuk menghapus tabel, klik tabel lagi.
7. Klik OK.
8. Untuk menyimpan langkah-langkah impor, pilih checkbox Save import steps , masukkan nama
dan deskripsi, kemudian klik Save Import. Jika tidak, klik Cancel.

7
6
Halaman 24 dari 131

Export Data ke Program Lain
Bila Anda mengexport data Access, Anda menyimpan objek database dalam yang format baru
sehingga dapat dibuka dengan program yang berbeda. Misalnya, Anda bisa mengexport tabel ke
worksheet Excel, Rich Text Format (.rtf), Text File (.txt), Hypertext Markup Language (.html) dan
file lainnya.

1. Buka database yang mengandung objek yang mau di export, dan pilih objeknya.
3. Klik tombol Word, akan muncul kotak dialog Export RTF File.
4. Klik Browse, pilih lokasi, masukkan nama, kemudian klik Save.
5. Untuk menyimpan langkah export, pilih check box Save exports step,masukkan nama dan
deskripsi, kemudian klik Save Import. Klik OK.
6. Klik Close.

1 2
4
5
Halaman 25 dari 131

g Link Data di Tabel
Anda dapat membuat tabel baru dari database Access dengan mengimport dan link tabel. Ketika
Anda link tabel, data tetap berada di lokasi semula, namun Anda dapat menampilkan dan
mengakses data dari database Anda. Jika data dalam database yang asli mengalami perubahan,
perubahan akan muncul dalam database link juga.

Link data dari database
2. Klik tombol Import Access Database.
3. Klik Browse, temukan dan pilih file database yang mengandung data yang akan Anda import, dan
klik Open.
4. Klik pilihan Link to the data source by creating a linked table.
5. Klik OK.

3
4
5
Halaman 26 dari 131

6. Klik tabel yang mau Anda link. Untuk menghapus tabel, klik tabel lagi.
7. Klik OK.

7
6
Halaman 27 dari 131

g Bekerja Dengan Record Tabel
Sebuah database terdiri dari sekumpulan field yang diatur kedalam tabel. Field adalah informasi
dari kategori yang khusus, seperti nama atau barang. Field yang berhubungan di kelompokkan ke
dalam tabel. Anda biasanya memasukkan data ke dalam field dalam satu waktu (satu pelanggan
dalam satu waktu, satu produk dalam satu waktu, dan seterusnya). Access menyimpan semua data
untuk satu baris informasi di dalam sebuah record. Anda dapat menampilkan tabel dalam bentuk
Datasheet atau Design view. Datasheet view menampilkan informasi dari field dan record. Field akan
tampak sebagai kolom dan record sebagai baris.
Field pertama di tabel biasanya adalah field AutoNumber, yang Access gunakan untuk menetapkan
nomor unik untuk setiap record. Anda tidak dapat memilih atau mengubah nilai ini. Anda dapat
menggunakan tombol Record di bagian bawah tabel di Datasheet view untuk berpindah dengan
cepat dan mencari data di tabel.

Memasukkan Record Baru dan Berpindah Record di Tabel
1. Di Navigation pane, klik ganda tabel yang mau Anda buka.
2. Klik tombol New Record.
3. Tekan Tab untuk memasukkan field AutoNumber.
4. Masukkan data, jika Anda membuat kesalahan pengetikan, tekan Backspace.
5. Tekan Tab untuk berpindah ke field berikutnya atau Shift+Tab untuk pindah ke field sebelumnya.
6. Jika anda sudah sampai di akhir record, klik salah satu tombol Record :
Tombol First Record.
Tombol Previous Record.
Kotak Specific Record. Masukkan nomor record dikotak, dan tekan Enter
Tombol Next Record.
Tombol Last Record.

2
6
4
Halaman 28 dari 131

Menghapus Record dari Tabel
2. Klik kanan row selector dengan record yang mau Anda hapus.
3. Klik Delete Record, kemudian klik Yes untuk konfirmasi.

Atau
1. Klik tab Home.
2. Di Navigation pane, klik Tables pada Objects bar dan klik ganda tabel yang akan Anda buka.
3. Klik row selector.
4. Klik tombol Delete dan klik Delete Record.
5. Klik Yes untuk menghapus data.

3
2
Tabel
1
4
3
2
Halaman 29 dari 131

g Bekerja Dengan Tabel di Design view
Kebanyakan objek Access ditampilkan di Design view, yang memungkinkan Anda untuk bekerja
dengan struktur tabel, query, form, dan report. Untuk membuat tabel baru di Design view, Anda
harus menentukan field yang akan terdiri dari tabel sebelum Anda memasukkan data apapun. Di
Design view, setiap baris terhubung ke field. Anda dapat mengedit, menyisipkan dan menghapus
field dalam tabel database. Anda memasukkan sebuah field dengan menambahkan baris, dan
menghapus field dengan menghapus baris. Anda juga dapat mengubah susunan field dengan
mendrag/menarik row selector ke posisi yang baru.

Membuat atau Mengubah Tabel di Design view
1. Klik tab Create tab, dan klik tombol Table Design, atau pilih tabel yang mau Anda ubah di
Navigation pane, kemudian klik tombol Design View.
2. Klik di sel Field Name, kemudian ketik nama field yang akan diubah.
3. Klik di sel Data Type, klik tanda panah Data Type, kemudian pilih tipe data.
4. Klik sel Description, dan ketik description.
5. Untuk memasukkan field, klik row selector dibawah field yang Anda inginkan, kemudian klik
tombol Insert Rows di Ribbon.
6. Untuk menghapus field, klik row selector untuk field yang akan dihapus, kemudian klik tombol
Delete Rows di Ribbon.
7. Klik tombol Save di toolbar Quick Access, jika diperlukan, masukkan nama tabel dan klik OK.
8. Setelah selesai, klik tombol Close pada Table window.

7
2
5 6 4
3
8
Halaman 30 dari 131

g Menetapkan Primary Key di Design View
Primary key adalah satu atau lebih field ditabel yang menyediakan pengenal unik untuk setiap baris.
Anda menggunakan primary key di tabel lainnya untuk berhubungan ke tabel. Di Design view, Anda
dapat menggunakan tombol primary key untuk menetapkan atau menghapus penandaan primary key
untuk field yang dipilih atau beberapa field. Jika Anda membuat sebuah tabel baru di Datasheet
view, Access secara otomatis membuat primary key dan menetapkannya sebagai field yang bernama
"ID" dan tipe datanya AutoNumber. Jika Anda membuat tabel di Design view, Anda dapat
menetapkan lebih dari satu field sebagai primary key, yang dikenal sebagai kunci gabungan. Apapun
tipe data yang Anda pilih, nilai-nilai untuk primary key harus unik untuk setiap record tabel.

Menetapkan Primary Key
Di Design view, buat sebuah field yang akan menjadi primary key tabel, dan pilih tipe data yang
tepat.
Jika Anda memilih tipe data AutoNumber, Access menetapkan sebuah nilai untuk primary
key ke record baru.
Jika Anda memilih tipe data lainnya, seperti Text, Number atau Date/Time, selama data
dimasukkan, Anda harus memasukkan nilai yang unik dengan format yang tepat untuk setiap
primary key di setiap record baru.
Klik row selector dari field.
Untuk membuat lebih dari satu primary key, tekan dan tahan Ctrl, dan klik row selector
tambahan untuk setiap field.
Klik tombol Primary Key.

3 2
1
Halaman 31 dari 131

g Merencanakan Relationship Tabel
Ketika Anda menempatkan data di tabel yang terpisah, Anda memerlukan beberapa cara untuk
menggabungkan data ini bersama-sama dalam bentuk form dan report. Anda dapat melakukan hal ini
dengan membuat relationship tabel yang menunjukkan bagaimana data di satu tabel berelasi dengan data
ditabel lainnya.

Membangun Relationship Tabel
Setelah Anda merelasikan dua tabel dengan sebuag field, maka tugas berikutnya adalah untuk
menentukan sifat dasar dari relationship. Ada tiga jenis relationship: one to one, one to many, and
many to many.

Tabel pertama berisi nama pelanggan dan tabel kedua berisi alamat Pelanggan, relasi yang terjadi
yaitu relasi one to one jika masing-masing pelanggan dibatasi hanya untuk satu alamat.

Demikian juga, relasi one to many terjadi jika ada hubungan antara tabel pelanggan dan tabel
Pesanan karena satu pelanggan dapat mempunyai beberapa pesanan. Di relasi one to many seperti
ini, tabel "one" disebut tabel utama, dan tabel "many" adalah yang disebut tabel yang
dihubungkan.

Yang terakhir, jika Anda mengizinkan beberapa pelanggan untuk dicatat pada satu pesanan (seperti
dalam kasus kelompok pembelian), relasi many-to-many terjadi antara tabel Pelanggan dan tabel
Pesanan.

Relationship Tabel
Pilihan Deskripsi
One to one Setiap record di tabel pertama mempunyai kecocokan hanya dengan
satu record di tabel kedua, dan begitu juga sebaliknya.
One to many Setiap record di tabel pertama mempunyai kecocokan dengan satu
atau lebih record di tabel kedua, tetapi setiap record ditabel kedua
mempunyai kecocokan hanya dengan satu record di tabel pertama.
Many to many Setiap record di tabel pertama mempunyai kecocokan dengan
banyak record di tabel kedua, dan begitu juga sebaliknya.

Halaman 32 dari 131

g Referential Integrity
Tabel yang berelasi harus mengikuti standar dari Referential Integrity, yaitu sekumpulan aturan
yang mengontrol bagaimana Anda dapat menghapus atau mengubah data antara tabel yang terkait.
Referential Integrity melindungi Anda dari kesalahan mengubah data di tabel utama yang terkait
dengan tabel lain. Anda dapat menerapkan Referential Integrity ketika:
Field umum adalah primary key di tabel utama.
Field yang berelasi harus mempunyai format yang sama.
Kedua tabel dimiliki oleh database yang sama.

Referential Integrity menetapkan beberapa aturan.
Sebelum menambahkan record ke tabel yang terkait, record yang sesuai harus sudah
ada di tabel utama.
Nilai dari primary key di tabel utama tidak dapat diubah jika record yang sesuai masih terdapat
di tabel yang berelasi.
Record di tabel utama tidak dapat dihapus jika record yang sesuai masih terdapat di tabel yang
berelasi.

Access dapat menjalankan aturan ini dengan Cascading setiap perubahan apapun di tabel yang
berelasi. Contoh, Access dapat secara otomatis menyalin setiap perubahan field di seluruh tabel
yang terkait. Demikian pula, jika record dihapus di tabel utama, Access dapat secara otomatis
menghapus semua record di tabel lainnya.

Relationship Tabel
Menentukan
Relationship
Tabel
Halaman 33 dari 131

Referential integrity di relationships tabel menjaga pengguna dari ketidaksengajaan menghapus atau
mengubah data yang berelasi. Jika tabel utama berisi daftar karyawan dan tabel yang terkait
lainnya berisi informasi tambahan tentang karyawan, dan seorang karyawan berhenti bekerja, maka
record akan dihapus dari tabel utama. Record karyawan tersebut juga harus dihilangkan di semua
tabel yang berelasi. Access memungkinkan Anda untuk mengubah atau menghapus data yang
terkait, dengan memilih kotak dialog Cascade Update Related Fields dan Cascade Delete Related
Records di kotak dialog Edit Relationships.

1. Klik tab Database Tools.
2. Klik tombol Relationships.
3. Klik garis relasi yang mau Anda relasikan.
4. Klik tombol Edit Relationships.
5. Pilih check box Enforce Referential Integrity untuk meyakinkan bahwa referential integrity
selalu ada antara tabel yang berelasi di database.
6. Jika Anda ingin nilai yang ada di tabel utama di ubah, maka nilai record yang ada di tabel lain
juga akan otomatis berubah, pilih check box Cascade Update Related Fields.
7. Jika Anda ingin record di tabel utama terhapus, otomatis semua record yang berhubungan juga
akan ikut terhapus, pilih check box Cascade Delete Related Records.
8. Klik OK.

4
5
8
6
3
7
Halaman 34 dari 131

g Menentukan Relationship Tabel
Anda dapat menentukan relationship tabel dalam beberapa cara. Setelah Anda membuat
tabel di database Anda, Anda dapat menentukan hubungan antara tabel. Anda dapat menetapkan
dan mengelola relationship dengan menggunakan tombol di tab Database Tools. Setelah Anda
menentukan hubungan, Anda dapat mengklik ganda garis koneksi untuk mengubah atau menambah
relasi.

2. Klik tombol Relationships.
Jika relationships telah tersedia didatabase, relasi akan tampil di window Relationships. Di
window ini, anda dapat membuat relasi tabel tambahan.
3. Jika diperlukan, klik tombol Show Table untuk menampilkan kotak dialog Show Table
4. Klik tab Tables.
5. Klik tabel yang Anda inginkan.
6. Klik Add.
Table atau query yang Anda pilih, tampil di window relationship.
Ulangi langkah 5 dan 6 untuk setiap table yang mau Anda gunakan di relationship.
7. Klik Close.

3
4
5
7
6
Halaman 35 dari 131

8. Tarik/drag field umum di table pertama tabel ke field umum di table kedua. Ketika Anda
melepaskan tombol mouse, sebuah garis akan muncul antara dua tabel, menandakan bahwa
tabel-tabel telah terhubung. Dan juga, kotak dialog Edit Relationship terbuka, di mana Anda
dapat mengkonfirmasi atau memodifikasi relasi.

8
Halaman 36 dari 131

g Object Dependencies
Saat Anda mengembangkan sebuah database, Anda membuat relationship antara objek untuk
share/berbagi data dan menyediakan informasi dalam bentuk form dan report. Ketika Anda
membuat perubahan pada satu objek, hal itu mungkin akan mempengaruhi objek yang lain. Contoh,
jika Anda tidak lagi memerlukan field di sebuah tabel, daripada dihapus dan kemungkinan
menimbulkan masalah, anda dapat memeriksa object dependencies untuk memastikan bahwa field
yang ingin Anda hapus tidak digunakan di tabel lain. Memeriksa object dependencies membantu Anda
menghemat waktu dan menghindari kesalahan.

Menampilkan informasi Dependency
1. Di Navigation pane, klik objek database yang akan Anda tampilkan dependencies-nya.
3. Klik tombol Object Dependencies.
4. Klik pilihan Objects that depend on me atau Objects that I depend on.
Task pane Object Dependencies menampilkan daftar objek yang digunakan oleh objek yang kita
pilih.
5. Untuk menampilkan informasi dependency untuk objek yang terdaftar di pane, klik tanda Expand
(+).
6. Jika telah selesai, klik tombol Close di task pane.

1 2 3
4
6
5
Halaman 37 dari 131

Bekerja dengan Field

Tujuan :
Mahasiswa memahami penggunaan field.
Mahasiswa mengenal macam-macam tipe data dan spesifikasinya.
Mahasiswa mengenal dan memahami penggunaan field properties.

Pendahuluan
Sebuah database adalah sekumpulan field yang diatur kedalam sebuah tabel. Field adalah informasi
dari kategori yang khusus, seperti nama atau barang. Field yang berhubungan di kelompokkan ke
dalam tabel. Semua field yang berhubungan dengan konsumen akan di kelompokkan kedalam tabel
konsumen, field yang berhubungan dengan barang akan di kelompokkan kedalam tabel barang.
Biasanya Anda memasukkan data ke dalam field dalam satu waktu (satu konsumen dalam satu
waktu, satu produk dalam satu waktu, dan seterusnya.). Access menyimpan semua data untuk satu
baris informasi di dalam sebuah record. Anda dapat menampilkan tabel dalam bentuk Datasheet
atau Design view. Design view mengizinkan Anda untuk bekerja dengan field di tabel. Datasheet
view menampilkan informasi dari field dan record. Field akan tampak sebagai kolom dan record
sebagai baris.
Bagian terpenting dari membuat database adalah mendesain field. Cara Anda mendesain field,
menentukan keakuratan field dalam menyimpan data. Microsoft Office Access 2007 memberikan
fleksibilitas dan pengaturan dalam mendesain field. Anda dapat mendesain field dan memungkinkan
Anda untuk:
Menetapkan tipe data sehingga field dapat menerima dan menampilkan data dalam format yang
sesuai.
Menyertakan Input Mask yang memandu user selama memasukkan data.
Menentukan apakah data harus dimasukkan ke dalam beberapa field.
Menetapkan nilai default untuk field.
Menetapkan pemeriksaan validasi untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan adalah benar.
Menampung data yang nilainya diambil dari daftar lookup.

4
Halaman 38 dari 131

g Memasukkan Field
Agar lebih mudah dalam membuat field, Access menyediakan kolom Add New Field di Datasheet
view sehingga Anda dapat dengan cepat memasukkan nama field. Jika Anda telah memiliki field di
database yang akan digunakan lagi, anda dapat menarik/drag field yang sudah ada dari pane Field
List ke datasheet dan Access secara otomatis membuat hubungan/relationship. Anda juga dapat
menggunakan field template untuk membuat field baru. Field template didesain untuk field,
lengkap dengan nama, tipe data, panjang, dan properti standar. Anda dapat mendrag field template
ke datasheet. Jika Anda bekerja di Datasheet atau Design view, Anda juga dapat menggunakan
tombol Insert Column atau Insert Rows untuk membuat field baru.

Memasukkan Field Menggunakan Field List Pane dan Field Templates
1. Di Navigation pane, klik Objects bar Tables, klik ganda tabel yang mau Anda buka.
2. Klik tab Datasheet dibawah Table Tools.
3. Untuk memasukkan field, gunakan salah satu metode ini.
Field Templates. Klik tombol New Field, dan drag field yang Anda mau ke datasheet antara
header dari field yang ada.
Field List pane. Klik tombol Add Existing Fields, dan drag field yang nda mau ke datasheet
antara header dari field yang ada.

Field Templates
Field list
Field di tabel
yang aktif
Field di
database
Halaman 39 dari 131

Memasukkan Field di Datasheet View
1. Di Navigation pane, klik Objects bar Tables, klik ganda tabel yang mau Anda buka.
2. Klik tab Datasheet dibawah Table Tools.
3. Lakukan salah satu cara ini:
Add New Field. Klik Add New Field, dan ketik nama field yang Anda mau.
Insert Column. Klik kolom header disebelah kanan dimana Anda ingin memasukkan field, dan
klik tombol Insert Column.

Tombol Insert
Column
2
3
Halaman 40 dari 131

Memasukkan Field di Design View
1. Di Navigation pane, klik Objects bar Tables, klik ganda tabel yang mau Anda masukkan field
baru, dan klik tombol Design View.
2. Klik row selector field sehingga field baru yang mau Anda masukkan berada dibawah field yang
aktif sekarang.
3. Klik tombol Insert Rows.
Baris kosong baru akan tampil diatas baris yang anda pilih.
4. Klik sel Field Name untuk baris yang Anda masukkan, ketik nama dari field baru.
5. Klik tanda panah di kolom Data Type, klik tipe data yang mau Anda tetapkan untuk field.
6. Klik sel Description dan ketik keterangan singkat.

2 3 4 5 6
1
Halaman 41 dari 131

g Bekerja dengan Field
Anda dapat memasukkan, menghapus, dan mengedit field di tabel database di Datasheet dan Design
view. Di Datasheet view, setiap kolom terhubung ke field. Di Design view untuk tabel, setiap baris
terhubung ke field. Anda dapat menambahkan field dengan memasukkan kolom baru atau baris yang
berisi nama field, tipe data, dan properti lainnya. Anda dapat menghapus field dengan menghapus
kolom atau baris. Anda juga dapat mengubah field berdasarkan urutan kolom atau baris agar lebih
sesuai dengan kebutuhan data.

Menghapus Field
1. Tampilkan tabel di Datasheet atau Design view.
2. Klik column header di Datasheet view, atau row selector di Design view untuk field yang mau
Anda hapus.
3. Klik tombol Delete in Datasheet view atau tombol Delete Rows di Design view.
Jika ada record di tabel mengandung data untuk field tersebut, akan muncul pesan yang
memberitahu Anda bahwa menghapus field ini juga akan menghapus semua data dalam
field.
4. Klik Yes untuk menghapus, atau klik No untuk membatalkan penghapusan.
4

3
2
1
1 2 3

1
2
3
Halaman 42 dari 131

Mengubah Nama Field
2. Klik ganda column header di Datasheet view, atau sel Field Name di Design view untuk field yang
mau Anda ubah.

Menghemat Waktu
Di Datasheet view, Anda dapat juga mengklik column header, kemudian klik tombol Rename.

3. Ketik Field Name baru, dan tekan Enter.

2
Halaman 43 dari 131

g Menentukan Tipe Data dan Propertis Field
Access menyediakan tipe data yang berbeda, yaitu format field yang menentukan jenis dari data
yang dapat diterima oleh field, yang mencakup berbagai jenis data. Bila Anda memilih tipe data
untuk field, Access akan menerima data yang dimasukkan hanya dalam format yang ditentukan oleh
tipe data. Memilih tipe data yang sesuai dapat memudahkan user untuk memasukkan dan
mengambil informasi di tabel database. Tipe data juga berlaku sebagai pemeriksa terhadap
kesalahan data pada saat dimasukkan. Misalnya, field diformat hanya untuk menerima nomor,
menghapus kemungkinan bahwa pengguna akan keliru memasukkan teks ke dalam field.

Anda dapat mengubah tipe data untuk field bahkan setelah Anda telah memasukkan data ke
dalamnya. Namun, Anda mungkin perlu melakukan proses panjang dari konversi atau mengetik ulang
data field ketika Anda menyimpan tabel. Jika tipe data di field terdapat konflik dengan pengaturan
tipe data yang baru, Anda mungkin kehilangan sebagian atau seluruh data di field.

Setelah Anda memilih jenis data, Anda dapat mulai bekerja dengan properti field. Properti field
adalah sebuah atribut yang mendefinisikan tampilan field atau perilaku di database. Jumlah dari
decimal places ditampilkan dalam field numerik adalah contoh properti yang mendefinisikan
tampilan field. Properti yang mendorong pengguna untuk memasukkan data ke dalam field daripada
membiarkannya kosong, adalah perilaku field. Untuk field Date/Time, tombol kalender secara
otomatis tampil di samping field untuk memudahkan mencari dan memilih tanggal. Di Design view
untuk tabel, Access menyediakan daftar dari properti field, yang disebut daftar properti, untuk
setiap tipe data.

Tipe Data
Tipe data Deskripsi
Text (default) Teks atau gabungan dari teks dan angka, serta nomor yang
tidak memerlukan perhitungan, seperti nomor telepon.
Terbatas sampai 255 karakter.
Memo Teks panjang atau kombinasi dari teks dan angka, seperti
keterangan penjualan. Panjangnya bisa sampai dengan 63.999
karakter
Number Data Angka yang digunakan di perhitungan matematika.
Date/Time Nilai tanggal dan waktu untuk tahun 100 sampai 9999.
Terdapat kalender otomatis untuk memilih data, akan muncul
disamping field tanggal.
Currency Nilai mata uang dan data angka digunakan dalam perhitungan
matematika melibatkan data dari satu sampai empat decimal
place. Nilai akurat sampai 15 digit di sebelah kiri dari pemisah
desimal.
AutoNumber Nomor berurutan yang unik (bertambah 1) atau nomor acak
yang Access berikan ketika Anda menambahkan record baru ke
tabel. Field AutoNumber tidak dapat diubah.
Yes/No Field hanya mengandung satu dari dua nilai (contoh, Yes/No,
True/False, On/Off).
OLE Object Sebuah objek (seperti spreadsheet Microsoft Excel) yang
terhubung ke atau melekat di tabel Access.
Hyperlink Link yang ketika diklik, akan membawa user ke file lain, lokasi
di sebuah file, atau situs di Web.
Attachment Untuk mengattach gambar, file spreadsheet, dokumen, grafik,
and tipe lainnya yang di dukung oleh record di database.
Lookup Wizard Wizard/panduan yang akan membantu Anda untuk membuat
field yang nilainya dipilih dari nilai ditabel lain, query,atau
nilai dari sebuah daftar.

Halaman 44 dari 131

g Menampilkan Properti Field

List Properties
berubah tergantung
dari tipe data.
Properti Field Text
Field Aksi
Field Size Menentukan jumlah maksimum dari karakter (hingga 255) yang
dapat dimasukkan ke field.
Format Menentukan bagaimana data untuk field akan tampil di layar.
Input Mask Menentukan format atau pola data yang harus dimasukkan.
Caption Memasukkan label untuk field ketika digunakan di sebuah
form. Jika Anda tidak memasukkan caption, Access
menggunakan nama field sebagai label.
Default Value Menentukan nilai yang Access masukkan secara otomatis.
Validation Rule Memasukkan ekpresi yang membatasi nilai yang dapat
dimasukkan ke dalam field.
Validation Text Memasukkan pesan kesalahan yang tampil ketika nilai yang
dilarang oleh Validation Rule dimasukkan.
Required Menetapkan bahwa suatu field harus diinput atau tidak
Allow Zero Length Menentukan apakah sebuah field diijinkan bernilai kosong atau
tidak.
Indexed Menetapkan apakah Access akan membuat sebuah index dari
nilai field.
Unicode Compression Menunjukkan apakah Anda ingin Access menghemat
ruang/space jika hanya teks biasa yang dimasukkan.

Halaman 45 dari 131

g Mengatur Field Size
Untuk tipe data Text, Number, dan AutoNumber, Anda dapat menggunakan properti Field Size untuk
mengatur ukuran maksimum dari data yang tersimpan di field. Di kasus data teks, properti ini
menentukan jumlah karakter yang diizinkan (dari 0 sampai 255). Field Size Numerik mengandung
pilihan Byte, Integer, dan Long Integer untuk nilai bilangan bulat, dan pilihan Single dan Double
untuk decimal/angka pecahan. Perbedaan antara size ini terletak pada jumlah
ruang penyimpanan yang digunakan dan rentang nilai yang memungkinkan mereka tampung. Jika
nilai integer hanya akan mencakup antara 0-255, Anda harus menggunakan Byte,
tetapi untuk kisaran yang lebih besar Anda harus menggunakan Integer atau Long Integer.

Menentukan Field Size
1. Tampilkan tabel di Design view.
2. Klik field text atau numeric di daftar field.
3. Klik kotak Field Size di Field Properties, kemudian ketik nilai Field Size (untuk field text) atau
pilih nilai dari daftar tanda panah (untuk field angka).

Field Size Numerik
Field Size Range Storage
Byte Integers Dari 0 ke 255 1 byte
Integer Integers Dari -32,768 ke 32,767 2 bytes
Long Integer
Integers Dari -2,147,483,648
ke 2,147,483,647
4 bytes
Single
Dari -3.402823E38 ke -1.401298E-45 (nilai
negatif) dan 1.401298E-45 to 3.402823E38
(nilai positif)
4 bytes
Double
Dari -1.797693E308 ke -4.940656E-324 (nilai
negatif) dan 1.797693E308 ke 4.940656E324
(nilai positif)
8 bytes
Replication ID
Nilai-nilai yang digunakan untuk membangun
identitas unik.
16 bytes

2
3
Halaman 46 dari 131

g Memformat Nilai Text
Format adalah properti yang menentukan bagaimana nomor, tanggal, waktu, dan
teks ditampilkan dan dicetak. Access menyediakan format custom untuk tanggal dan waktu, namun
Anda juga dapat membuat format Anda sendiri dengan menggunakan
simbol format. Format simbol adalah simbol yang digunakan Access untuk mengontrol bagaimana
menampilkan nilai data. Misalnya, simbol format "<" membuat Access untuk menampilkan karakter
teks dalam huruf kecil, sedangkan simbol ">" menampilkan karakter yang sama dalam huruf besar.

Format Data Text
2. Klik field text yang mau Anda atur formatnya.
3. Klik kotak Format, kemudian masukkan format teks untuk semua nilai data di field teks.

2
3
Halaman 47 dari 131

g Memformat Text Memo dengan Rich Text
Di Access versi sebelumnya, Anda hanya dapat menggunakan teks biasa. Dengan Access 2007, Anda
dapat memformat teks Memo menggunakan format Rich Text. Anda dapat memformat teks dengan
piihan format biasa seperti bold, italic, font dan warna atau pilihan khusus Rich Text- seperti
sebagai numbering, bullets, text highlight dan text direction dan menyimpannya ke database.
Format Rich Text disimpan dalam format yang kompatibel dengan HTML. Untuk field dengan tipe
data Memo, Anda atur properti format Text ke Rich Text, pilih salah satu field atau record di
Datasheet view, kemudian gunakan tombol format di tab Home.

1. Tampilkan tabel di Design view, kemudian klik field Memo yang mau Anda atur formatnya.
2. Klik kotak Text Format.
3. Klik tanda panah di sebelah kanan, dan klik Rich Text.

1
2
3
Halaman 48 dari 131

4. Jika diperlukan, klik Yes untuk mengubah isi dari field menjadi Rich Text.
5. Klik tombol Datasheet View.
6. Pilih field Memo atau record yang mau Anda format.
7. Klik tab Home.
8. Klik tombol format Rich Text yang manapun (Decrease List Level, Increase List Level, Left-to
Right Text Direction, Numbering,Bullets, Text Highlight Color).
9. Klik tombol format yang manapun (Bold, Italic, Underline, Font Color,Font, atau Font Size)
yang Anda mau.

7 9 8
6
5
Halaman 49 dari 131

g Memformat Nilai Date dan Time
Access menyediakan simbol format dan format standar untuk nilai date and time yang mengizinkan
Anda untuk menampilkan kombinasi yang berbeda dari waktu, tanggal dan hari. Format standar
mencakup bentuk umum, yang menampilkan tanggal dan waktu, seperti bentuk short, medium, dan
long. Untuk membantu Anda menemukan dan memilih tanggal, field Date/Time secara otomatis
akan menampilkan tombol kalender.

Menentukan format Date and Time
1. Tampilkan tabel dalam bentuk Datasheet or Design view.
2. Klik field Date and Time.
3. Klik tanda panah Format di tab Datasheet atau di sel Data Type di Design view.
4. Pilih format dari daftar format.

3
Format Tanggal Standar
Format Tampilan
General Date 1/1/05 12:35:15 PM
Long Date Saturday, January 1, 2005
Medium Date 01-Jan-05
Short Date 1/1/05
Long Time 12:35:15 PM
Medium Time 12:35 PM
Short Time 12:35

2
4
Halaman 50 dari 131

Menemukan dan Memilih Tanggal
2. Pilih field tanggal.
3. Klik tombol Calendar.
4. Klik tombol Next dan Previous untuk menemukan bulan yang Anda mau, kemudian klik tanggal
yang Anda mau.

4
3
2
Halaman 51 dari 131

g Memformat Nilai Number dan Currency
Jika sebuah field mempunyai tipe data Number atau Currency, Access menyediakan daftar
format standar untuk menampilkan nilai data di Datasheet atau Design view. Di Design view, Anda
juga dapat membuat format sendiri dengan menggunakan format simbol yang berlaku untuk nilai
numeric dan currency.

Memilih Format Standar Numeric atau Currency
2. Klik field numeric atau currency.
3. Klik tanda panah Format di tab Datasheet atau di sel Data Type di Design view.
4. Pilih format dari daftar format standar atau masukkan simbol format yang sesuai.

Simbol Format Numeric dan Currency
Simbol Data Format Tampilan
# 15 # 15
0 20.1 #.00 20.10
. 15 #. 15.
, 92395 #,### 92,395
$ 19.3 $#.00 $19.30
% 0.75 #% 75%
E-,E+,e-,e+ 625971 #.00E+00 625E+05

3
4
2
Halaman 52 dari 131

g Melakukan Perhitungan Total
Jika Anda membuat field untuk angka, Anda dapat menggunakan Totals untuk
menghitung nilai menggunakan fungsi seperti sum, count, rata-rata, maximum,
minimum, standard deviation, atau variance. Untuk melakukan perhitungan,
pilih field yang akan digunakan di tabel, gunakan tombol Totals di tab Home, pilih field baris Total,
kemudian pilih fungsi yang ingin Anda gunakan.

2. Klik field dengan angka yang mau Anda gunakan dalam perhitungan.
3. Klik tab Home.
4. Klik tombol Totals untuk memasukkan baris Totals di bawah tabel.
5. Klik field baris Total dikolom dengan angka yang mau Anda gunakan perhitungan.
6. Klik tanda panah, dan plih fungsi mana yang mau Anda gunakan.

3
4
5
6
Halaman 53 dari 131

g Membuat Input Mask
Input Mask mengizinkan Anda untuk mengontrol nilai-nilai di database yang pengguna dapat
masukkan ke dalam field. Input Mask terdiri dari karakter, seperti spasi, titik, tanda kurung, dan
placeholders. Placeholder adalah karakter teks, seperti simbol garis bawah (_), menunjukkan bahwa
user harus memasukkan nilai. Input Mask untuk field nomor telepon akan muncul sebagai berikut: (_
_ _) _ _ _ - _ _ _ _. Tanda kurung dan tanda garis bertindak sebagai karakter literal, dan karakter
garis bawah bertindak sebagai tempat untuk nilai nomor telepon. Access menyediakan beberapa
Input Mask standar, namun Anda dapat membuat Input Mask sendiri, jika perlu. Input Mask Wizard
tersedia hanya untuk teks dan field tanggal. Jika Anda ingin membuat Input Mask untuk field angka,
Anda harus memasukkan simbol format sendiri.

Menentukan Input Mask
1. Tampilkan tabel di Design view, dan klik field yang mau Anda tentukan Input Masknya.
2. Klik kotak Input Mask.
3. Klik tombol Build untuk memulai Input Mask Wizard.

1
2
3
Halaman 54 dari 131

4. Arahkan scrol di daftar yang tersedia untuk menemukan bentuk Input Mask.
5. Ketik beberapa nilai contoh untuk melihat bagaimana Input Mask mempengaruhi nilai contoh
Anda.
6. Klik Next untuk melanjutkan.

7. Jika Anda mengubah Input Mask, ketik kode format yang baru.
8. Jika Anda ingin menampilkan placehoder yang berbeda, klik tanda panah placeholder dan pilih
placeholder yang mau Anda gunakan.
9. Masukkan nilai untuk menguji versi terakhir dari Input Mask Anda, dan klik Next untuk
melanjutkan.
10.Klik Next untuk melanjutkan, dan klik Finish.

Klik untuk mengubah atau
menambah Input Mask
10
7
8
9
5
4
6
Tahukah Anda?
Anda dapat menggunakan Input
Mask Wizard.
Input Mask Wizard tersedia hanya
untuk field text dan tanggal. Jika
Anda ingin membuat Input Mask
untuk field angka, Anda harus
memasukkan sendiri simbol
formatnya.
Anda dapat membuat password
mask.
Untuk data yang sensitif, pilih
password Input Mask dari Input
Mask Wizard. Apapun teks yang
user masukkan, akan disimpan
sebagai teks, tapi ditampilkan
sebagai asterik (*).

Halaman 55 dari 131

Input Mask Symbols
Simbol Input Mask
Simbol Deskripsi
0 Digit Numerik, memerlukan entry
9 Digit Numerik, tidak memerlukan entry
A Sembarang huruf atau numerik, memerlukan entry
a Sembarang huruf atau numerik, tidak memerlukan entry
# Numerik atau spasi
& Sembarang karakter atau spasi, memerlukan entry
C Sembarang karakter atau spasi, tidak memerlukan entry
L Sembarang huruf (A-Z), memerlukan entry
? Sembarang huruf (A-Z), tidak memerlukan entry
> Mengubah karakter menjadi huruf besar
< Mengubah karakter menjadi huruf kecil

Halaman 56 dari 131

g Membuat Field Index
Sama seperti index di buku, index di Access membantu Anda menemukan mengurutkan informasi
dengan cepat, terutama di tabel yang sangat besar. Index di Access merupakan struktur data yang
tidak kelihatan yang menyimpan pesanan terurut dari berdasarkan field index atau field. Ketika
Anda mengurutkan tabel besar menggunakan field index, Access memeriksa index dan dapat
mengurutkan tabel dengan cepat. Setelah mengindex field, Anda dapat melihat dan kemudian
memodifikasi index yang diperlukan.
2. Klik field yang mau anda index.
3. Klik kotak Indexed.
4. Klik tanda panah, kemudian pilih salah satu pilihan berikut.
Yes (Duplicates OK) : jika Anda ingin mengizinkan banyak record mempunya data yang sama di
field ini.
Yes (No Duplicates) : jika Anda mau memastikan bahwa tidak ada dua record yang mempunyai
data yang sama di field ini.

4
3
2
Halaman 57 dari 131

g Menentukan Field Required dan Default Value
Beberapa field berisi informasi penting. Misalnya, nomor jaminan sosial yang diperlukan bagi
karyawan untuk memproses gaji dan laporan lainnya. Anda menetapkan field seperti ini sebagai
Field Required, yang berarti Access menolak untuk menerima record sampai Anda memasukkan
nilai untuk field tersebut. Anda juga dapat mengatur Default Value untuk field, nilai yang Access
gunakan kecuali user memasukkan nilai yang berbeda. Jika biasanya field memiliki nilai yang sama,
seperti kota atau negara, Anda dapat menetapkan bahwa nilai itu sebagai default agar
mempercepat pemasukan data.

Membuat Field Required
1. Tampilkan tabel di Design view, kemudian klik field yang mau Anda jadikan field required.
2. Klik kotak Required.

Menghemat Waktu
Di Datasheet view di tab Datasheet, Anda dapat juga memilih check box Is Required.

3. Klik tanda panah, dan klik Yes.

1
2
3
Halaman 58 dari 131

Menentukan Default Value
1. Tampilkan tabel di Design view, kemudian klik field yang mau Anda atur default value.
2. Klik kotak Default Value.
3. Masukkan default value untuk field di kotak yang tersedia.

3
1
2
Halaman 59 dari 131

g Menambahkan Caption Ke Sebuah Field
Caption sebuah field adalah teks yang ditampilkan di samping field untuk lebih menjelaskan
tujuan dan isi field. Anda dapat menambahkan Caption ke sebuah field, kemudian ketika
Anda membuat form dan report yang menggunakan field ini, Access secara otomatis
menampilkan Caption yang anda tentukan. Caption dapat berisi hingga 2048 karakter,
termasuk spasi. Jika Anda tidak menentukan Caption, Access menggunakan nama field sebagai
Caption field di tiap form atau report yang Anda buat.

Mengatur Properti Caption
1. Tampilkan tabel di Design view, kemudian klik field yang mau Anda atur Caption nya.
2. Klik kotak Caption.
3. Ketik teks yang mau Anda tampilkan sebagai Caption field.

2 3
1
Halaman 60 dari 131

g Validasi Nilai Field
Bila Anda perlu pengawasan yang jelas atas data yang dimasukkan ke sebuah field, seperti kisaran
angka atau tanggal, Anda dapat menerapkan Validation Rule, yang menyebabkan Access untuk
menguji nilai-nilai yang user masukkan ke field. Jika nilai tidak memenuhi kriteria Validation Rule,
Access menolak untuk memasukkan nilai dan menampilkan pesan kesalahan. Anda dapat
menentukan sendiri isi dari pesan kesalahan. Anda bisa menggunakan Expression Builder untuk
membuat Validation Rule dengan memilih function, constants, dan operators yang Anda perlukan
untuk aturan dari daftar pilihan.

Membuat Validation Rule
1. Tampilkan tabel di Design view, kemudian klik field yang mau Anda atur validasi nya.
2. Klik kotak Validation Rule, dan klik tombol Builder untuk membuka Expression Builder.
3. Buat sebuah ekpresi dengan mengklik elemen yang dibutuhkan di kotak dialog Expression Builder.
4. Klik OK.

2
1
Halaman 61 dari 131

Setelah Anda memilih pilihan dan tipe variabel,
expression akan muncul di Pane ini.

Menentukan Validation Text
1. Tampilkan tabel di Design view, kemudian klik field.
2. Klik kotak Validation Text.
3. Ketik teks yang Access akan tampilkan ketika user mencoba memasukkan data yang salah
kedalam field.

Klik tombol untuk
memasukkan functions,
constants, dan operators.
Klik untuk
menampilkan daftar
operator.
Pilihan untuk memilih grup (Functions,
Constants, atau Operators) terdapat di
pane ini.
Masing-masing functions,
constants, dan operators
terdapat di grup di pane ini.
1
3 2
Halaman 62 dari 131

Mengetes Validation Rule
2. Klik tombol Test Validation Rules.

Peringatan validasi akan tampil, menunjukkan hasil dari tes atau keperluan untuk melanjutkan
proses.

3. Jika diperlukan, klik Yes untuk melanjutkan.

1 2
Halaman 63 dari 131

g Membuat Field Lookup
Lookup Wizard membantu Anda membuat sebuah field yang menampilkan salah satu dari dua jenis
daftar selama pemasukan data : daftar Lookup yang menampilkan nilai-nilai dari tabel atau query
yang ada, atau daftar nilai yang menampilkan sekumpulan nilai tetap yang Anda masukkan ketika
Anda membuat field. Karena nilai dibatasi pada daftar standar, menggunakan field Lookup
membantu Anda menghindari kesalahan penginputan data. Daftar tidak dibatasi pada satu kolom.
Anda dapat memasukkan tambahan kolom yang dapat mencakup informasi singkat untuk berbagai
macam pilihan dalam daftar. Namun, hanya satu kolom, yang disebut Bound Column, yang berisi
data yang diambil dari daftar dan ditempatkan ke dalam field Lookup.

Membuat Field Berdasarkan Daftar Lookup
1. Tampilkan tabel di Design view. Masukkan field baru, klik tanda panah Data Type, dan klik
Lookup Wizard.
Anda juga dapat membuka tabel di Datasheet view, pilih field, klik tab Datasheet dibawah
Table Tools, dan klik tombol Lookup Column.
2. Klik pilihan I want the lookup column to look up the values in a table or query, dan klik Next
Untuk melanjutkan.
3. Pilih tabel yang mau Anda pilih. Klik Next.
4. Masukkan field yang mau Anda masukkan ke kolom lookup. Klik Next untuk melanjutkan.
5. Pilih kolom mana yang akan menjadi bound column, kemudian klik Next untuk melanjutkan.
6. Masukkan label untuk kolom Lookup.
7. Klik Finish.

Halaman 64 dari 131

Membuat Field Berdasarkan Daftar Nilai
1. Tampilkan tabel di Design view. Masukkan field baru, klik tanda panah Data Type, dan klik
Lookup Wizard.
2. Klik pilihan I will type in the values that I want, dan klik Next Untuk melanjutkan.
3. Tentukan jumlah kolom yang Anda mau di daftar nilai.
4. Masukkan nilai di daftar. Klik Next untuk melanjutkan.
5. Pilih kolom mana yang akan berlaku sebagai bound column, dan klik Next untuk melanjutkan.
6. Masukkan label untuk kolom Lookup.
7. Klik Finish.

2
3
7
4
Halaman 65 dari 131

g Mengatur Properti Lookup
Jika Anda ingin membuat field Lookup secara manual atau membuat perubahan pada field yang
dibuat oleh wizard, Anda dapat melakukannya dengan mengubah nilai di properti Lookup. Properti
ini memungkinkan Anda untuk menentukan jenis daftar yang akan Access tampilkan, sumber dari
nilai di daftar, tampilan di daftar, dan kolom yang akan bertindak sebagai bound column. Anda juga
dapat menentukan apakah pengguna dibatasi untuk memilih di daftar atau dapat memasukkan nilai-
nilai lain pada saat pemasukan data.

Menentukan tipe dari
sumber data Lookup
Menentukan kolom
mana yang menjadi
Bound Column.
Menandakan apakah
penginputan data dibatasi
pada pilihan di daftar.

Mendefinisikian
tampilkan dari table
Lookup.
Halaman 66 dari 131

g Attach Files ke Field Record
Di versi terdahulu Access, Anda perlu menggunakan tipe data OLE untuk menyimpan gambar dan
dokumen di database. Di Access 2007, Anda dapat membuat field di table dengan field Attachment
dan kemudian menyimpan banyak file di satu record. Anda dapat meng-attach maksimum dua
gigabyte data ke database. Setelah Anda mengatur tipe data menjadi Attachment, Anda tidak bisa
mengubahnya. Sebuah table dengan field Attachments menampilkan paper clip(penjepit kertas) di
setiap record. Ketika Anda mengklik ganda paper clip, kotak dialog Attachments akan terbuka,
dimana Anda dapat menambah, mengubah, dan mengatur Attachments. Access secara otomatis
mengkompres beberapa file attach di database untuk mengoptimalkannya. Anda juga dapat melihat
dan menambah file Attachments di Form atau di tampilan Report.

Membuat Field Attachment
1. Tampilkan table di Datasheet atau Design view.
2. Klik nama field.
3. Klik tanda panah Data Type di tab Datasheet atau di sel Data Type di Design view.
4. Klik Attachment dari daftar.

4
Halaman 67 dari 131

Field Attachment
Halaman 68 dari 131

Attach File di Record
1. Tampilkan table di Datasheet view.
2. Klik ganda record yang akan Anda attact file dengan icon paper clip.
3. Klik Add.
4. Pilih file yang mau Anda attach.
5. Klik Open.
6. Untuk menambah file yang lain,klik Add, dan klik Open.
7. Klik OK.

3
7
5
Halaman 69 dari 131

Bekerja dengan Tabel

Tujuan :
Mahasiswa memahami penggunaan Find dan Replace Teks.
Mahasiswa memahami penggunaan Format Datasheet.
Mahasiswa mengenal cara mengubah ukuran kolom dan baris.
Mahasiswa memahami penggunaan Sorting dan Filter record.

g Find dan Replace Teks
Untuk mencari satu atau lebih record, yang Anda harapkan dapat menemukan teks khusus, Anda
dapat menggunakan fitur Find. Di kotak dialog Find, Anda memasukkan teks yang mau Anda cari,
dan menentukan apakah Access akan mencari field yang sedang dicari atau di keseluruhan tabel,
dan apakah teks yang Anda masukkan sesuai dengan bagian dari field atau semua field. Anda juga
dapat menentukan apakah Access akan mencari yang cocok dengan huruf besar atau huruf kecil.
Ketika Access menemukan record pertama yang mengandung teks yang telah ditentukan, Access
akan memilih record. Kemudian Anda dapat berpindah ke record yang cocok berikutnya atau
membatalkan pencarian. Anda juga dapat menggunakan fitur Find dan Replace untuk secara
otomatis menggantikan teks yang telah ditentukan dengan teks baru.

Mencari Teks di Sebuah Field
1. Tampilkan tabel di Datasheet view.
2. Klik di field(kolom) yang mau Anda cari.
3. Klik tab Home.
4. Klik tombol Find.
5. Ketik teks yang mau Anda cari menggunakan huruf besar atau huruf kecil.
6. Klik tanda panah Look in untuk menentukan apakah Find akan mencari di field yang sedang
aktif atau diseluruh tabel.
7. Klik tanda panah Match, dan tentukan apakah Anda mau teks yang Anda ketik cocok dengan
semua field atau hanya sebagian dari field.
8. Klik Find Next sebanyak yang dibutuhkan untuk menampilkan semua record yang mengandung
teks yang dicari.
9. Ketika selesai, klik tombol Close.

3
4
8
6 7
5
Halaman 70 dari 131

Find dan Replace Teks
2. Klik di field(kolom) yang mau Anda cari.
3. Klik tab Home.
4. Klik tombol Replace.
5. Ketik teks yang mau Anda cari dan tekan Tab.
6. Ketik teks yang mau Anda gantikan.
7. Klik Find Next.
8. Klik Replace untuk menggantikan kata pertama dengan teks yang digantikan, atau klik Replace
All untuk menggantikan semua kata dengan teks yang digantikan, atau klik Find Next untuk
melanjutkan ke kata berikutnya.
9. Klik tombol Close

Pilih check box Match Case untuk
mencari record yang cocok huruf
besar/kecil dengan yang Anda ketik.
5 6 7
8
Tahukah Anda?
Anda dapat menggunakan wildcard untuk mencari data.
Bila Anda hanya ingat sebagian dari record data, ketik tanda
asterik (*) untuk dua atau lebih karakter yang tidak dikenal.

Halaman 71 dari 131

g Format Datasheet
Jika Anda ingin mencetak datasheet, Anda bisa menggunakan tool format untuk membuatnya
terlihat lebih baik dari tampilan standar. Anda dapat menerapkan efek-efek khusus untuk sel,
mengubah warna latar belakang dan gridline, dan memodifikasi border dan line style. Jika Anda
tidak ingin menampilkan gridlines, Anda dapat menyembunyikan salah satu, antara gridlines vertikal
atau horizontal, atau keduanya. Tampilan default datasheet menampilkan menampilkan kolom dari
kiri ke kanan. Jika Anda mau, Anda dapat mengubah tampilan kolom dari kanan ke kiri.

1. Buka datasheet yang mau Anda format.
2. Klik tab Home.
3. Klik Font Dialog Box Launcher.
4. Klik pilihan Cell Effect.
5. Pilih atau hapus check box Horizontal atau Vertical untuk menampilkan atau menyembunyikan
gridlines.
6. Klik tanda panah Background Color, Alternate Background Color, atau Gridline Color dan pilih
warna.
7. Klik tanda panah Border and Line Styles, dan pilih style yang Anda mau.
8. Klik pilihan tampilan Direction.
9. Klik OK.

2 3
Halaman 72 dari 131

4 5
9
6
7
8
Tahukah Anda?
Anda dapat mengubah format di datasheet menggunakan tombol format
di tab Home.
Buka datasheet yang mau Anda format, klik tab Home,klik tombol format
yang mau Anda gunakan, seperti Font, Font Style, Font Color, Bold, Italic,
atau Underline.
Halaman 73 dari 131

g Mengatur Kolom
Urutan kolom yang muncul di dalam window Tabel Datasheet ditampilkan dengan ditentukan oleh
urutan yang ditetapkan pada saat pertama kali merancang tabel. Jika Anda ingin mengatur ulang
sementara susunan kolom di tabel, Anda dapat melakukannya tanpa mengubah desain tabel. Anda
dapat mengatur kolom dalam urutan yang Anda inginkan dengan memilih kolom dan kemudian men-
drag ke lokasi baru. Anda juga dapat menyembunyikan kolom Anda yang tidak ingin Anda tampilkan.
Fitur Freeze Column memungkinkan Anda untuk "freeze" satu atau lebih kolom pada datasheet
sehingga mereka selalu terlihat walaupun selalu memindahkan scrollbar.

Memindahkan Kolom
1. Di Datasheet view, klik selector kolom dari kolom yang mau Anda pindahkan.
2. Drag kolom yang dipilih ke lokasi yang baru.

1 2
Halaman 74 dari 131

Menyembunyikan Kolom
1. Di Datasheet view, pilih kolom yang mau Anda sembunyikan.
2. Klik tab Home.
3. Klik tombol More, kemudian klik Hide Columns.

Menghemat Waktu
Klik kanan kolom yang mau Anda sembunyikan, dan klik Hide Columns.

Menampilkan Kolom yang Tersembunyi
1. Di Datasheet view, klik tab Home.
2. Klik tombol More, kemudian klik Unhide Columns.
3. Pilih nama kolom yang mau Anda tampilkan.
4. Klik Close.

1 2
3
4
3
Halaman 75 dari 131

Freeze atau Unfreeze Kolom
1. Di Datasheet view, pilih kolom yang mau Anda Freeze.
2. Klik tab Home.
3. Klik tombol More, kemudian klik Freeze atau Unfreeze.

Menghemat Waktu
Klik kanan kolom, kemudian klik Freeze Columns atau Unfreeze All Columns.

1
2
3
Halaman 76 dari 131

g Mengubah Ukuran dari Baris (Row) dan Kolom.
Jika beberapa teks di kolom tersembunyi karena kolom terlalu sempit, Anda dapat menambah lebar
kolom. Anda juga dapat mengubah tinggi baris untuk menyediakan lebih banyak ruang untuk teks.
Tidak seperti perubahan lebar kolom, yang berdampak hanya pada kolom yang dipilih, mengubah
baris mempengaruhi tinggi semua baris di tabel. Anda dapat menyesuaikan ukuran kolom dan baris
dengan menggunakan perintah atau men-drag batas antara kolom atau baris.

Mengubah Lebar Kolom.
Arahkan ke batas antara dua selectors field, kemudian drag batas ke kiri atau kanan.
Klik kanan selector field atau pilih kolom dan klik tombol More di tab Home, kemudian klik
Column Width. Klik Best Fit, atau masukkan lebar yang baru, dan klik OK.

Drag untuk mengubah ukuran

Halaman 77 dari 131

Mengubah Tinggi Baris
Arahkan ke batas antara dua selector baris, kemudian drag batas atas atau bawah untuk
mengatur tinggi dari semua baris di tabel.
Klik kanan selector baris atau pilih baris dan klik tombol More di tab Home, kemudian klik Row
Height. Masukkan tinggi baris yang baru, kemudian klik OK.

Masukkan tinggi baris.
Halaman 78 dari 131

g Mengatur Kolom di Datasheet View
Anda dapat dengan cepat menambah, menghapus, dan mengubah nama kolom dari Datasheet view.
Jika Anda menghapus kolom, Access menghapus semua data yang terkandung dikolom, jadi
menghapus kolom hanya jika Anda yakin tidak lagi memerlukan datanya.

Menyisipkan/Memasukkan Kolom
1. Di Datasheet view, klik kanan selector kolom disebelah kanan dimana Anda ingin menambahkan
kolom.
Anda juga dapat memilih kolom dan mengklik tombol Insert di tab Datasheet.
2. Klik Insert Column.
Kolom yang baru ditambahkan, bernama Field1, yang dapat Anda ubah namanya.

1
2
Halaman 79 dari 131

Menghapus Kolom
1. Di Datasheet view, klik kanan selector kolom yang ingin Anda hapus.
Anda juga dapat memilih kolom dan mengklik tombol Delete di tab Datasheet.
2. Klik Delete Column.
3. Klik Yes untuk konfirmasi penghapusan.

1
2
Tahukah Anda?
Anda dapat mengubah nama kolom.
Di Datasheet view, klik kanan selector untuk kolom yang mau Anda ubah
namanya, klik Rename Column, ketik nama yang Anda mau, kemudian tekan
Enter.
Anda tidak dapat menghapus kolom dalam relationship.
Anda harus menghapus relationship dulu sebelum Anda menghapus kolom.

Halaman 80 dari 131

g Mengurut Record
Anda dapat mengubah urutan record yang muncul di sebuah tabel, hasil query, form, atau report
dengan mengurutkan record. Anda dapat memilih satu field kemudian mengurutkan record dengan
nilai baik dalam urutan Ascending atau Descending. Urutan Ascending berarti record muncul dalam
urutan alphabetical (untuk field text), dari yang terbaru ke yang lama (untuk field tanggal), atau
dari terkecil ke terbesar (untuk field nomor). Di urutan Descending, urutan menjadi terbalik. Anda
mungkin saja ingin mengurutkan record lebih dari satu field, hal ini disebut sebagai urutan kedua.
Misalnya, dalam sebuah tabel yang berisi informasi tentang produk, Anda mungkin perlu melihat
informasi tentang harga khusus untuk setiap produk. Pertama Anda dapat mengurutkan record
berdasarkan produk dan kemudian, di record dengan produk yang sama, urutkan record berdasarkan
harga.

1. Di Datasheet view, tampilkan tabel, hasil query, form, atau report dimana Anda ingin
mengurutkan record.
2. Untuk mengurutkan banyak kolom, drag header kolom untuk mengatur kolom menjadi
berdekatan.
3. Klik selector kolom dari kolom yang mau Anda urutkan. Untuk memilih kolom lain, tekan dan
tahan Shift, kemudian klik selector kolom.
4. Klik tab Home.
5. Klik tombol Sort Ascending (A ke Z), atau klik tombol Sort Descending (Z ke A).
Di sebelah kolom muncul tanda panah menandakan bahwa field telah diurutkan. Arah dari
panah menunjukkan arah pengurutan.
6. Untuk menghapus semua urutan ditabel ini, klik tombol Clear All Sorts.

3 4 5 6
1
Halaman 81 dari 131

Filter Record
Selain menampilkan semua record dalam sebuah tabel, Anda dapat menggunakan filter untuk
menampilkan record tertentu yang ingin Anda lihat. Anda dapat menampilkan record berdasarkan
nilai spesifik di satu field atau pada beberapa nilai di beberapa field. Setelah Anda menerapkan
filter, Access menampilkan hanya catatan yang sesuai dengan spesifikasi. Anda dapat menghapus
filter untuk mengembalikan datasheet ke kondisi awal.

Filter Sebuah Tabel
2. Klik tanda panah disamping yang mau Anda filter.
3. Pilih check box dengan item yang sudah ada.
4. Untuk mengunakan filter built-in, arahkan ke <Column Name> Filters, kemudian pilih pilihan
filter, seperti Equals, Begins With, atau Contains.
5. Ulangi langkah 2 sampai 4, jika diperlukan, untuk memfilter lebih banyak record.

Tanda panah memunculkan ikon yang menandakan field sedang difilter. Tanda filter juga
terdapat di the Status bar.

2
4
3
1
Halaman 82 dari 131

Hasil Filter

Anda dapat dengan cepat menghapus filter dari tabel. Tampilkan tabel filter dalam Datasheet
view, klik tombol Toggle Filter.

Atau menggunakan Clear filter from [field]

Atau, klik tombol Advanced, klik Clear All Filters.

Halaman 83 dari 131

Menyimpan Filter Sebagai Sebuah Query
2. Klik tab Home.
3. Klik tombol Advanced, dan klik Advanced Filter/Sort.
4. Detail dari filter akan tampak di Design view.
5. Klik tombol Save di toolbar Quick Access Toolbar.
6. Ketik nama yang Anda mau untuk query.
7. Klik OK untuk menyimpan filter sebagai query.

1 2
3
5
6
7
Halaman 84 dari 131

Menemukan Informasi Spesifik Menggunakan
Query

Tujuan :
Mahasiswa memahami fungsi Query dan jenis-jenis Query di Microsoft Access.
Mahasiswa memahami cara pembuatan Query dari masing-masing jenis.

Pendahuluan
Query adalah informasi dari record yang ingin Anda ambil dari database. Seperti namanya, query
membantu menjawab pertanyaan khusus tentang informasi di database, misalnya, "pelanggan mana
yang telah mendapatkan pesanan enam bulan lalu?" atau "Siapa yang telah mengirim kartu ucapan
kepada Anda selama liburan dalam dua tahun terakhir?". Keterangan dari record yang ingin Anda
ambil nama field dan harus mengandung nilai-nilai field, dijelaskan sebagai selection kriteria.
Dengan query Microsoft Office Access 2007, Anda dapat:
Fokus hanya di informasi yang Anda butuhkan dengan menampilkan hanya beberapa field dari
tabel yang besar.
Menerapkan function dan expression lainnya ke field untuk mendapatkan hasil perhitungan.
Menambahkan, memperbarui, atau menghapus record di tabel, atau membuat tabel baru.
Meringkas dan mengelompokkan nilai dari satu tabel dan menampilkan hasilnya di sebuah tabel.
Menyimpan query yang Access akan gunakan sebagai tabel untuk tujuan membuat form dan
report.
Mengambil informasi yang disimpan dalam beberapa tabel, meskipun tabel tidak terbuka.
Menampilkan data dari banyak tabel yang diurutkan dalam urutan tertentu.
Mencari dan menampilkan record ganda atau record yang tidak cocok.

Memahami Tipe Query
Access menawarkan beberapa jenis query yang membantu Anda mengambil informasi yang Anda
butuhkan, Select Query, Crosstab Query, Action Query, dan Parameter Query.
Select Query mengambil dan menampilkan record di window tabel di Datasheet view.
Crosstab Query menampilkan ringkasan nilai (sum, count, dan average) dari satu field di tabel,
dan mengelompokkan mereka dengan kumpulan field berdasarkan kolom dan baris.
Action Query melakukan operasi pada record yang sesuai dengan kriteria Anda. Ada empat jenis
Action Query yang dapat anda lakukan pada satu atau lebih tabel:
1. Delete Query, digunakan untuk menghapus beberapa record sekaligus dalam satu tabel atau
lebih.
2. Update Query, digunakan untuk mengubah data yang sudah ada sebelumnya pada tabel
tertentu terhadap beberapa record sekaligus.
3. Append Query, menambah record baru ke akhir tabel dari tabel yang sudah ada, bukan
membuat tabel baru.
4. Make Table Query, digunakan untuk membuat tabel baru. Setiap query yang berjenis ini
dieksekusi, hasil yang diperoleh akan sama dengan query select.
g Parameter Query, memungkinkan Anda untuk meminta satu bagian dari informasi untuk
digunakan sebagai selection kriteria pada query tersebut. Sebagai contoh, daripada membuat
query terpisah untuk mengambil informasi pelanggan dari setiap negara, Anda dapat membuat
query parameter yang mendorong user untuk memasukkan nama negara, dan kemudian
dilanjutkan untuk mengambil record yang spesifik dari negara tersebut.

6
Halaman 85 dari 131

g Membuat Query di Design View
Meskipun wizard dapat menjadi bantuan yang besar ketika Anda pertama kali belajar membuat
query, Anda tidak perlu menggunakan wizard. Jika Anda mau, Anda dapat membuat query tanpa
bantuan wizard. Saat Anda membuat query, Anda dapat memasukkan lebih dari satu tabel atau
bahkan query lain di Design view. Anda dapat menggunakan operator perbandingan, seperti >, <,
atau =, untuk membandingkan nilai-nilai field tetap dan nilai field lainnya di kotak kriteria. Anda
juga dapat menggunakan operator logika untuk membuat kriteria dengan menggabungkan beberapa
ekspresi, seperti > 1 dan <5.

1. Klik tab Create.
2. Klik tombol Query Design.
3. Pilih tabel atau query yang akan Anda gunakan
4. Klik Add.
5. Ulangi langkah 3 dan 4 untuk menambah tabel atau query, kemudian klik Close.
6. Klik ganda setiap field yang mau Anda masukkan ke query dari field list.
7. Di Design grid, masukkan kriteria yang diinginkan di kotak Criteria.
8. Klik tanda panah di kotak Sort, kemudian tentukan urutan yang anda inginkan.
9. Klik tombol Save, ketik nama untuk query, kemudian klik OK.

3
4 5
Halaman 86 dari 131

6
7 8
9
Klik untuk menjalankan Query
Klik untuk menambahkan
tabel lain.
Halaman 87 dari 131

g Membuat Query menggunakan Wizard
Query adalah sebuah pertanyaan sederhana yang Anda minta ke database untuk membantu Anda
menemukan informasi spesifik dalam database. Bila Anda membuat query dengan Query Wizard,
Anda dapat menentukan jenis query yang ingin Anda buat dan jenis dari record dari tabel atau atau
query yang sudah ada.
1. Klik tab Create.
2. Klik tombol Query Wizard.
3. Klik Simple Query Wizard, dan klik OK.
4. Pilih tabel atau query yang ada.
5. Klik untuk memilih field yang mau Anda masukkan ke query.
7. Jika Anda memilih field angka atau tanggal di langkah 5, tentukan apakah Anda ingin melihat
informasi detail atau summary.
8. Jika Anda memilih Summary, klik Summary Options untuk menentukan perhitungan untuk setiap
field, dan klik OK.

4
5
6
7
9 Klik untuk menampilkan
pilihan Summary
Halaman 88 dari 131

10. Di kotak dialog terakhir wizard box, ketik nama query.
11. Pilih apakah Anda mau menampilkan hasil dari query atau memodifikasi design query di Design
view.
12. Klik Finish.

8
Fungsi Summary
10
11
12
Nama Query
Hasil Query
Halaman 89 dari 131

g Membuat Query Parameter
Bila Anda perlu untuk mengubah nilai kriteria untuk query, Anda harus mengedit query lama atau
membuat yang baru. Namun, jika perubahan melibatkan perubahan nilai sederhana, Anda dapat
menggunakan query parameter. Query Parameter mendorong pengguna untuk memasukkan nilai
tertentu dari field query.

1. Di Design view Query, klik kotak Criteria.
2. Klik tab Design dibawah Query Tools.
3. Masukkan text permintaan yang dikelilingi oleh kurung siku, anda dapat memasukkan beberapa
kriteria di field (menggunakan AND), atau menggunakan field berbeda.
4. Klik tombol Run.
5. Masukkan nilai kriteria untuk merespon permintaan.
6. Klik OK.

2
4
5
6
3 1
Halaman 90 dari 131

Access menampilkan record
dengan Vendor ClosetDirect
Halaman 91 dari 131

g Membuat Tabel Baru Dengan Query (Make Table Query)
Data yang muncul setelah Anda menjalankan query, ditampilkan dalam bentuk tabel dan Access
memungkinkan Anda untuk bekerja dengan query seperti tabel. Akan tetapi, hasil query bukanlah
tabel. Jika Anda ingin menempatkan hasil query menjadi tabel terpisah, Anda dapat menggunakan
Query Make Table. Query ini langsung untuk menyimpan hasil query ke dalam tabel baru baik ke
database yang aktif atau database yang berbeda.
1. Di Query Design view, buat sebuah Select Query, termasuk gabungan field, field hasil
penjumlahan, atau kriteria.
3. Klik tombol Make Table.
4. Ketik nama dari tabel yang mau Anda buat, atau klik tanda panah, kemudian pilih tabel dari
daftar jika anda ingin menggantikan yang sudah ada.
5. Klik pilihan Current Database jika tabel database masih terbuka , atau klik plihan Another
Database dan ketik nama dari database lain.
6. Klik OK.
7. Klik tombol Run.
8. Klik Yes ketika Access menanyakan jika Anda yakin anda ingin membuat tabel baru.
9. Buka tabel baru untuk menampilkan hasil record dari query.

1
2 3 7
6
5
4
Halaman 92 dari 131

9
Tabel baru
Halaman 93 dari 131

g Menambahkan Record Dengan Query (Append Query)
Anda bisa menggunakan query untuk menambahkan record ke tabel dengan membuat sebuah Query
Append. Jika field yang dipilih mempunyai nama yang sama di kedua tabel, Access secara otomatis
mengisi nama yang cocok di baris Append To di design grid. Jika field di kedua tabel tidak
mempunyai nama yang sama, masukkan nama dari field di baris Append To di design grid. Jika tabel
yang akan Anda tambahkan record mengandung primary key, record yang akan Anda tambahkan
harus mempunyai field yang sama atau tipe data yang sama. Access tidak akan menambahkan
record apapun jika terdapat field ganda atau kosong.

1. Di Query Design view, buat Select Query.
3. Klik tombol Append.
4. Ketik nama dari tabel yang mau ditambahkan record atau klik tanda panah, dan pilih salah satu
tabel.
5. Klik pilihan Current Database, atau Another Database dan ketik nama dari database lain
6. Klik OK.
7. Klik tombol Run.
8. Klik Yes ketika Access bertanya jika Anda yakin akan menambahkan record ke tabel.
9. Buka tabel untuk meampilkan query append.

1
2 3
7
6 5 4
Halaman 94 dari 131

g Menghapus Record Menggunakan Query (Delete Query)
Jika Anda ingin menghapus record dari tabel berdasarkan kriteria, Anda dapat melakukannya dengan
Delete Query. Delete query mencari tabel yang Anda tentukan dan menghapus semua record yang
sesuai dengan kriteria Anda. Karena Access akan menghapus secara permanen, berhati-hati lah
sebelum Anda menjalankan query ini. Anda dapat melihat hasil sebelum anda benar- benar
menjalankan query tersebut. Dengan mengklik tombol Datasheet view, Anda dapat melihat record
yang akan dihapus sebelum Anda menjalankan query tersebut.
1. Di Query Design view, buat sebuah select query.
3. Klik tombol Delete.
4. Klik tombol Datasheet View untuk menampilkan daftar dari record yang akan dihapus.
5. Jika Anda yakin bahwa record akan dihapus, klik tombol klik Design View untuk mengembalikan
Query Design view.
6. Klik tombol Run.
7. Klik Yes jika Access menanyakan apakah Anda yakin akan menghapus record dari tabel.
8. Buka tabel untuk melihat hasil record.

2 3 6
1
Halaman 95 dari 131

g Mengubah Record Dengan Query (Update Query)
Query Update memungkinkan Anda untuk membuat perubahan ke sekumpulan record yang sesuai
dengan kriteria query Anda. Misalnya, jika Anda ingin meningkatkan harga sebuah produk di tabel
produk sebesar $ 3, Anda dapat membangun query yang akan menemukan record dan memperbarui
record menjadi nilai baru. Pastikan Anda melihat perubahan pada record sebelum Anda
menjalankan query tersebut, karena setelah record telah diubah, Anda tidak bisa mengubahnya
kembali.
1. Tampilkan query baru di Query Design view. Tambahkan field yang ingin Anda ubah dan field
lainnya yang akan Anda gunakan untuk kriteria.
3. Klik tombol Update.
4. Masukkan ekpresi untuk mengubah field yang telah dipilih.
5. Masukkan kriteria, jika diperlukan untuk menentukan record mana yang akan di ubah.
6. Klik tombol Datasheet View untuk menampilkan daftar dari record yang akan di ubah.
7. Jika Anda yakin bahwa record akan diubah, klik tombol klik Design View untuk mengembalikan
Query Design view.
8. Klik tombol Run.
9. Klik Yes jika Access menanyakan apakah Anda yakin akan mengubah record dari tabel.
10.Buka tabel untuk melihat hasil record.

2 3 8
1
6
4 5
Halaman 96 dari 131

g Merangkum Nilai Menggunakan Crosstab Query
Query Crosstab memungkinkan Anda untuk merangkum isi dari field yang berisi nilai numerik,
seperti field Tanggal atau field Angka. Di query tipe ini, hasil dari rangkuman perhitungan
ditampilkan dalam pertemuan antara baris dan kolom. Misalnya, Anda dapat menggunakan query
crosstab untuk menghitung jumlah total mainan produk yang dijual, atau yang rusak berdasarkan
jenis mainan. Query Crosstab dapat juga melibatkan fungsi lain seperti average, sum, maximum,
minimum, dan count. Anda tidak dapat mengubah query crosstab.
1. Klik tab Create.
2. Klik tombol Query Wizard.
3. Klik Crosstab Query Wizard, dan klik OK.
4. Dari daftar diatas kotak dialog, pilih tabel atau query.
5. Klik pilihan view yang Anda mau: Tables, Queries, atau Both.
7. Klik ganda field yang mau Anda gunakan di query crosstab.

4
5
6
7
8
Halaman 97 dari 131

9. Pilih field untuk kolom di query crosstab.
11. Klik field yang mau Anda hitung nilainya dan ditampilkan untuk pertemuan setiap baris dan
kolom.
12. Klik function yang mau Anda gunakan untuk perhitungan.
13. Pilih check box Yes, include row sums jika Anda mau melihat total untuk setiap baris, atau
hapus check bos jika Anda tidak mau melihat total setiap baris.
15. Masukkan nama untuk query.
16. Tentukan apakah Anda mau untuk menampilkan query atau mendesignnya.
17. Klik Finish

9
10
11 12
14
14
Halaman 98 dari 131

Total keseluruhan Total yang dipisah berdasarkan
office location dan department.
Halaman 99 dari 131

Memudahkan Penginputan Data Dengan Form

Tujuan :
Mahasiswa memahami cara membuat single form.
Mahasiswa dapat menggunakan kontrol form.

Pendahuluan
Form mengizinkan database untuk membuat metode user-friendly dari penginputan data di
Microsoft Office Access 2007. Selain menginput record di grid dari baris dan kolom di Datasheet
view, Anda dapat menggunakan form yang dapat mewakili bentuk kertas. Form dapat meminimalkan
kesalahan penginputan data karena menyerupai bentuk dasar kertas yang berisi informasi yang ingin
Anda masukkan ke dalam tabel. Form dapat mencakup field dari beberapa tabel, sehingga Anda
tidak perlu berpindah dari satu tabel ke yang lainnya ketika memasukkan data. Anda dapat
menggunakan salah satu tombol form yang tersedia pada tab Create untuk dengan cepat membuat
form dasar, split form, tabular form menggunakan beberapa item, blank form, dan PivotChart.
Jika tabel berisi field yang terdapat gambar, dokumen, atau objek dari program lain, Anda dapat
melihat objek sebenarnya di Form view. (Di Datasheet view, objek dikenal dengan teks atau dengan
ikon.) Anda dapat membuka form dalam bentuk Form, Design, atau Layout view. Form view
memungkinkan Anda untuk melihat semua informasi yang terkait dengan record; Design view
memungkinkan Anda untuk mengubah bentuk dari form, dan Layout view memungkinkan Anda untuk
melihat informasi yang terkait dengan record dan membuat perubahan pada form.

g Membuat Form
Seperti kebanyakan objek yang Anda buat di database, Anda memiliki beberapa pilihan ketika
membuat form.
Anda dapat menggunakan tombol Form di tab Create untuk membuat sebuah form sederhana
yang berisi semua field pada tabel atau query yang sedang dipilih.
Anda dapat menggunakan tombol Split Form di tab Create untuk membuat form yang berisi
semua field dan datasheet pada tabel atau query yang sedang dipilih.
Anda dapat menggunakan tombol Multiple Items di tab Create untuk membuat form tabular yang
berisi semua field pada tabel atau query yang sedang dipilih.
Anda dapat menggunakan tombol Blank Form di tab Create untuk membuat form yang berisi
field yang Anda inginkan.
Anda dapat menggunakan tombol PivotChart atau perintah PivotTable (tombol More Forms) di
tab Create untuk membuat PivotChart atau form PivotTable.
Anda dapat menggunakan perintah Modal Dialog (tombol More Forms) di tab Create untuk
membuat form kotak dialog yang berisi field yang Anda inginkan.
Anda dapat menggunakan perintah Datasheet (tombol More Forms) di tab Create untuk
membuat form datasheet.
Dengan Form Wizard, Anda dapat menentukan jenis form yang ingin Anda buat dan wizard
memandu Anda melalui setiap langkah dari proses.

Tentu saja, setelah Anda telah menyelesaikan sebuah form, selanjutnya Anda dapat mengatur
form di Layout atau Design view.

7
Halaman 100 dari 131

Gunakan untuk membuat form.

g Kontrol Form
Setiap item di form, misalnya nama field, nilai field, dan judul form, disebut kontrol. Ketika Anda
membuat form dengan wizard, wizard bertanggungjawab untuk pengaturan dan ukuran kontrol
untuk membuat form sesuai dengan wizard yang Anda pilih. Jika Anda ingin mengubah form, Anda
bisa melakukannya di Design view dengan:
Memindahkan dan mengatur ukuran kontrol.
Mengganti properti kontrol.
Mengubah tampilan kontrol dengan border, shading, dan efek teks seperti bold dan italic.
Memasukkan kontrol baru.
Mengatur kontrol kotak grup.
Jenis dari Kontrol Form
Ada tiga jenis kontrol dapat Anda gunakan dalam form:
Bound Control adalah field data dari tabel atau query. Form harus berisi bound control untuk
setiap field yang ingin Anda tampilkan di form. Anda tidak dapat membuat perhitungan di Bound
Control.
Unbound Control adalah kontrol yang berisi label atau text box. Biasanya, Anda gunakan kontrol
ini untuk mengidentifikasi kontrol atau area di form. Anda dapat membuat perhitungan di
Unbound Control.
Calculated Control adalah nilai yang dihitung di form, termasuk total, subtotal, rata-rata,
persentase, dan sebagainya.
Menggunakan Tombol dan Kontrol
Tombol dan Kontrol
Tombol Nama Deskripsi

Text Box Tombol ini membuat text box dimana user dapat memasukkan
teks (atau angka) untuk field tertentu di record. Gunakan kontrol
ini untuk field yang bertipe data text atau number.

Label Tombol ini membuat label teks. Karena kontrol lainnya sudah
memiliki label yang sesuai, gunakan tombol ini untuk membuat
label yang berdiri sendiri dari kontrol lainnya, seperti teks yang
diperlukan pengguna sebagai petunjuk atau nama dari form atau
judul report.

Command Button Tombol ini membuat sebuah tombol yang menjalankan macro atau
function Microsoft Visual Basic ketika pengguna mengklik tombol
di form atau report.

Combo Box Tombol ini membuat combo box di mana pengguna mempunyai
pilihan untuk memasukkan teks atau memilih dari daftar list. Anda
dapat memasukkan pilihan anda sendiri di daftar, atau Anda dapat
menampilkan pilihan yang disimpan dalam tabel lain.

List Box Tombol ini membuat list box yang memungkinkan pengguna untuk
memilih dari daftar list. Anda dapat memasukkan pilihan Anda
sendiri di list, atau dapat memiliki tabel lain menyediakan daftar
list.

Subform/Subreport Tombol ini menyisipkan form atau report lain dalam form atau
report yang sedang aktif.

Line Tombol ini membuat garis yang anda gambarkan di form atau
report.

Reactangle Tombol ini membuat sebuah persegi panjang atau batas yang anda
gambarkan di form atau report.

Bound Object Frame Tombol ini menyisipkan sebuah objek OLE dari sumber lain dalam
database yang sama. Gunakan tombol ini untuk menyisipkan objek

yang terhubung ke sumber lain di database dan perlu diperbarui
untuk melihat perubahan.

Option Group Tombol ini membuat kotak sekitar sekelompok option button. User
hanya diizinkan untuk membuat satu pilihan dari tombol yang
ditutupi oleh group box.

Check Box Tombol ini membuat Check Box yang memungkinkan user untuk
membuat beberapa pilihan ya atau tidak. Gunakan kontrol ini
untuk field yang bertipe data Yes/No.

Option Button Tombol ini membuat sebuah Option Button (juga dikenal sebagai
radio button) yang memungkinkan pengguna untuk memilih sebuah
pilihan dari dua pilihan. Gunakan kontrol ini untuk field yang
bertipe data Yes/No.

Toogle Button Tombol ini membuat tombol yang memungkinkan pengguna untuk
membuat pilihan ya atau tidak dengan mengklik toogle button.
Gunakan kontrol ini untuk field yang bertipe data Yes/No.

Tab Control Tombol ini membuat tab dalam form. Membuat tab di form
memberikan tampilan kotak dialog di program sehingga kontrol
yang berhubungan dapat ditampilkan bersama-sama pada masing-
masing tab.

Insert Page Tombol ini memasukkan Page/halaman, di mana Anda dapat
menyisipkan informasi tambahan.

Chart Tombol ini menyisipkan sebuah grafik menggunakan program
Microsoft Chart OLE. Program dimulai dengan wizard dan
membantu anda menjalani langkah-langkah dalam proses
pembuatan grafik.

Unbound Object Frame Tombol ini menyisipkan sebuah objek OLE dari sumber lain.
Gunakan tombol ini untuk menyisipkan objek yang terhubung ke
program lain dan perlu untuk diperbarui untuk melihat perubahan.

Image Tombol ini menyisipkan frame, di mana Anda dapat menyisipkan
gambar dalam form atau report. Gunakan kontrol ini jika Anda
ingin memasukkan gambar yang tetap sama pada semua record
yang akan ditampilkan dalam form atau report, seperti clip art
atau logo.

Page Break Tombol ini membuat field dimulai pada penempatan pertama
untuk ditampilkan di layar berikutnya.

Insert Hyperlink Tombol ini meyisipkan hyperlink ke file yang ada atau
halaman Web, objek dalam database, atau alamat e-mail. Tombol
ini menggunakan kotak dialog Insert Hyperlink.

Attachment Tombol ini menyisikpan field attachmen yang memungkinkan Anda
untuk memasukkan file attachment kedalam form atau report.

Select Klik tombol ini, kemudian klik pada kontrol yang akan anda pilih.
Untuk memilih beberapa kontrol yang dikelompokkan
bersama-sama, klik tombol ini, kemudian drag membentuk kotak
di sekitar semua kontrol yang ingin Anda pilih.

Control Wizards Klik untuk menggunakan kontrol Wizard ketika mereka tersedia.

ActiveX Tombol ini memasukkan sebuah kontrol ActiveX. Gunakan tombol
ini untuk menyisipkan fungsi ActiveX yang diinstal di komputer
anda, seperti Button Bar, Calender, atau Contact Selector.


g Membuat Form
Untuk membuat form sederhana di Access, Anda dapat menggunakan salah satu dari tombol form
yang tersedia di tab Create. Anda dapat membuat form dasar, split form, form tabular dengan
beberapa item, blank form, dan PivotChart. Tombol ini mengatur dengan cepat field dari tabel atau
query yang dipilih ke dalam form yang menarik. Form baru didasarkan pada objek yang aktif.
Misalnya, jika tabel aktif dan Anda mengklik tombol Form, Access membuat form baru berdasarkan
tabel yang aktif. Setelah membuat form, Anda dapat menyimpan dan memberi nama sehingga Anda
dapat menggunakannya kembali.
1. Di Navigation pane, klik Tables atau Queries di bar Objects, kemudian klik tabel atau query yang
mau Anda gunakan di form.
2. Klik tab Create.
3. Klik salah satu tombol form berikut :
Form. Membuat form columnar yang menampilkan satu record.
Split Form. Membuat form columnar dan menampilkan tabel datasheet.
Mulitple Items. Membuat form tabular, menampilkan banyak record.
PivotChart. Membuat form dengan PivotChart berdasarkan tabel datasheet.
Blank Form. Membuat form kosong.
More Forms. Menampilkan menu dengan pilihan tambahan : Form Wizard, Datasheet, Modal
Dialog, dan PivotTable.
Form ditampilkan di Layout view.
4. Klik tombol Save di Toolbar Quick Access, ketik nama, dan klik OK.

2
1
3

g Membuat Form Menggunakan Form Wizard
Jika Anda memerlukan bentuk form lain , Anda dapat menggunakan Form Wizard untuk memilih
informasi yang mau dimasukkan dari berbagai tempat. Form Wizard akan membawa Anda melalui
langkah-langkah dalam proses pembuatan form. Selama proses ini, Anda memilih sumber data (tabel
atau query, dan field tertentu), menentukan susunan informasi di form, menentukan jenis form,
dan menentukan tampilan.
1. Klik tab Create.
2. Klik tombol More Forms, kemudian klik Form Wizard.
3. Klik tanda panah untuk memilih tabel atau query yang akan menjadi dasar form, kemudian klik
nama dari tabel atau query yang Anda mau.
4. Tentukan field yang mau anda masukkan ke dalam form dengan mengklik ganda field.
6. Tentukan pengaturan dan posisi dari informasi di form (Columnar, Tabular, Datasheet, atau
Justified). Klik Next untuk melanjutkan.
7. Tentukan style form, yang akan berpengaruh pada format dan tampilan akhir form. Di area kotak
dialog preview, Anda dapat melihat tampilan dari style yang telah dipilih.
9. Masukkan nama form.
10.Tentukan apakah Anda ingin membuka form atau menampilkannya di Design view.
11.Klik Finish.

3
4
5

Hasil form :


g Membuat Split Form
Split Form menampilkan Form view dan Datasheet view di form yang sama. Bagian atas form
menampilkan Form view, sedangkan bagian bawah menampilkan Datasheet view. Kedua tampilan di
split form menggunakan tabel atau sumber data query yang sama dan Access mengatur mereka agar
tetap sama. Anda dapat menggunakan tombol Split Form di tab Create untuk membuat dengan
cepat split form menggunakan tabel atau query yang dipilih di Navigation pane.
Bila Anda memilih salah satu fiedl di satu view dari split form, Access memilih field yang sama view
yang lain..
1. Di Navigation pane, klik Tables atau Queries di bar Objects.
2. Klik tabel atau query yang mau Anda gunakan di form.
3. Klik tab Create.
4. Klik tombol Split Form. Form akan tampil di Layout view.
5. Untuk mengubah properti, klik tombol Property Sheet di tab Arrange dibawah Form Layout
Tools.
6. Klik tombol Save di Toolbar Quick Access, ketik nama, kemudian klik OK.

1 3 4
2
Split form

g Membuat Form Datasheet
Datasheet view adalah cara yang mudah untuk melihat seluruh informasi di tabel. Access
menyediakan kemampuan untuk membuat form datasheet, yang dapat Anda digunakan dengan cara
yang sama seperti tabel. Anda bisa menggunakan tombol More di tab Create untuk memilih perintah
Datasheet untuk dengan cepat membuat form datasheet menggunakan tabel atau query yang dipilih
di Navigation pane.

3. Klik tab Create.
4. Klik tombol More Forms, kemudian klik Datasheet.
Form akan tampil di Datasheet view.
5. Klik tombol Save di Toolbar Quick Access, ketik nama dan klik OK.

1
3
4
2

g Membuat Form Multiple Items
Ketika Anda membuat sebuah form menggunakan tombol Form di tab Create, Access membuat
sebuah form yang menampilkan satu record pada satu waktu. Jika Anda perlu untuk menampilkan
beberapa record dalam form, Anda dapat menggunakan tombol Multiple Items di tab Create untuk
dengan cepat membuat form multiple menggunakan tabel atau query di Navigation pane. Form
Multiple Items formulir menunjukkan beberapa record di datasheet, dengan satu record per baris.
Data di form muncul dalam bentuk baris dan kolom.

3. Klik tab Create.
4. Klik tombol Multiple Items.
Form akan tampil di Datasheet view.
5. Untuk mengubah properti, klik tombol Property Sheet di tab Arrange dibawah Form Layout
Tools.

1 3 4
2

g Membuat Blank Form
Jika Anda berencana untuk menggunakan hanya beberapa field di form, tool Blank Form membuat
lebih mudah untuk lebih cepat mendrag dan mendrop field dari tabel di database. Anda dapat
menggunakan tombol Blank Form di tab Create untuk membuat form kosong dengan cepat dalam
bentuk Layout view. Ketika Anda membuat form kosong, Field List terbuka, di mana Anda dapat
mendrag field yang ingin Anda masukkan ke form kosong. Setelah Anda menambahkan field di
Layout view, Anda dapat berpindah ke Design view, dan menambah kontrol. Di Design view dan
Layout view, Anda dapat menambahkan gambar, judul, nomor halaman, tanggal dan waktu, dan
format tampilan di form.
1. Klik tab Create.
2. Klik tombol Blank Form.
Form tampil di Layout view bersama dengan Field List.
3. Drag field from Field List kedalam form kosong ketempat dimana Anda ingin membuat form.
Jika diperlukan, klik Show all tables di Field List untuk menampilkan tabel yang tersedia.
4. Untuk menampilkan field yang hanya berhubungan dengan sumber record, klik link di bawah
Field List.

2 5 1
3
4

g Memasukkan Data Ke Dalam Form
Desain Database sering menampilkan data dalam form yang meniru bentuk kertas yang digunakan
untuk data record. Form memfasilitasi penginputan data dan menampilkan record. Mereka juga
dapat berisi tombol yang memungkinkan Anda untuk melakukan tindakan lainnya, seperti
menjalankan Macro, mencetak report, atau membuat label. Pilihan yang muncul di form tergantung
pada fitur apa yang desain database sertakan. Form mengarahkan Anda untuk memasukkan
informasi yang benar dan dapat secara otomatis memeriksa kesalahan penginputan. Access
menempatkan data yang Anda input di tabel ke dalam tabel yang benar. Anda dapat membuka form
di Form, Design, atau Layout view. Form view memungkinkan Anda untuk melihat semua informasi
yang berhubungan dengan record; Design view memungkinkan Anda untuk mengubah bentuk form,
dan Layout view memungkinkan Anda untuk melihat informasi yang berhubungan dengan record dan
membuat perubahan pada form.
1. Di Navigation pane, klik Forms pada Objects bar.
2. Klik ganda form yang mau Anda buka.
3. Klik tombol Form View atau Layout View button.
4. Klik tombol New Record.
5. Masukkan data untuk field pertama.
6. Tekan Tab untuk berpindah ke field berikutnya atau Shift+Tab untuk pindah ke field sebelumnya.
Ketika Anda menyelesaikan penginputan data, anda dapat menutup form, klik tombol New
Record untuk memasukkan record yang lain, atau menampilkan record yang berbeda.

1
2
3
3
5
Tombol New Record

g Bekerja dengan Form di Layout View
Setelah Anda membuat form, Anda dapat menyempurnakan rancangan dengan bekerja di Layout
view, di mana Anda dapat melihat data aktual form sebagai panduan ketika Anda membuat
perubahan sementara. Karena Anda dapat melihat data form sebenarnya, Layout view sangat
berguna untuk mengubah ukuran kontrol dan field dan mengubah tampilan form. Anda juga dapat
memasukkan dan mengedit data seperti dapat Anda lakukan di Form view. Jika Anda perlu
menambah kontrol atau membuat lebih rinci perubahan ke form, Anda harus berpindah ke Desain
view di mana Anda dapat bekerja dengan struktur form.
1. Di Navigation pane, klik Forms di Objects bar.
2. Klik form yang mau Anda gunakan.
3. Klik tombol Layout View.

1
2 3

Menampilkan Informasi Menggunakan Report

Tujuan :
Mahasiswa memahami cara membuat report secara design vew, wizard dan autoreport.
Mahasiswa memahami macam-macam section report dan properties report.
Mahasiswa memahami cara menampilkan report dengan berbagai view.
Mahasiswa memahami cara menggunakan Grouping dan sorting

Pendahuluan
Anda dapat menggunakan perintah print pada menu Office untuk mencetak daftar sederhana dari
record dalam tabel. Tetapi jika Anda ingin memasukkan perhitungan, grafik, atau mengatur header
atau footer, Anda dapat membuat Report. Report adalah ringkasan informasi dalam satu atau lebih
tabel. Dalam banyak kasus, report menjawab pertanyaan penting tentang isi dari database Anda.
Misalnya, report akan memberitahu berapa banyak film di berbagai kategori berbeda (seperti
drama, komedi, dan barat) yang telah disewa setiap bulan atau jumlah dari katalog penjualan yang
dibuat untuk pelanggan di Kanada pada kuartal terakhir. Selain menyediakan perincian dan
ringkasan informasi yang dapat mencakup perhitungan, report juga menyediakan fitur:
Format menarik untuk membantu membuat report lebih mudah untuk dibaca dan dipahami.
Header dan Footer yang mencetak informasi identitas di bagian atas dan bawah dari setiap
halaman.
Mengelompokkan dan mengurutkan yang mengatur informasi.
Grafik untuk meningkatkan tampilan dari report dengan clip art, foto, atau scan foto.

g Mengenal Beberapa Cara Untuk Membuat Report
Seperti kebanyakan objek yang Anda buat di database, Anda memiliki beberapa cara untuk
membuat report, menggunakan tombol Report, Report wizard atau membuatnya dari awal di Design
view.

Quick Report
Dengan tombol Report , Access membuat report sederhana berdasarkan data dari tabel atau query
yang dipilih.
Report Wizard
Dengan Report Wizard Anda dapat menetapkan jenis laporan yang ingin Anda buat, dan Report
Wizard memandu Anda melalui setiap langkah dari proses. Semua yang Anda lakukan adalah
menjawab serangkaian pertanyaan tentang report Anda, dan access membangun report dengan data
Anda, menggunakan format pilihan. Membuat laporan dengan Report Wizard memungkinkan Anda
untuk memilih field yang akan dimasukkan dari tabel dan query yang tersedia.
Design View
Setelah menyelesaikan report, Anda dapat lebih lanjut mengatur report di Design view. Seperti
biasa, Anda juga dapat memulai membuat report di Design view tanpa menggunakan wizard. Ketika
Anda bekerja dengan report di Design view, Access tidak menampilkan report data, tapi lebih ke
bagian individu, atau kontrol, yang melengkapi report, termasuk judul, field yang muncul di report,
label yang menjelaskan isi laporan, dan objek seperti header dan footer.

Menampilkan Report
Setelah Anda membuat laporan dan menyelesaikan desainnya, Anda dapat melihat report
menggunakan dua tampilan: Print Preview dan Layout Preview. Print Preview menampilkan report
yang sama seperti yang akan dicetak, dalam format " what you see is what you get ". Layout Preview
8

menampilkan contoh dari report yang akan dicetak, hanya dengan beberapa baris data, sehingga
Anda dapat melihat tampilan report tanpa harus melihat semua data dalam report.

g Membuat Report
Untuk membuat report sederhana dengan cepat di Access, Anda dapat menggunakan salah satu
tombol yang tersedia di tab Create. Anda dapat membuat report dasar, blank report, dan label.
Tombol ini mengatur dengan cepat field dari tabel yang dipilih atau query menjadi report yang
menarik. Report baru didasarkan pada objek yang aktif. Misalnya, jika sebuah tabel aktif dan Anda
mengklik tombol Report, Access membuat report baru berdasarkan tabel aktif. Setelah membuat
report, Anda dapat menyimpan dan memberi nama sehingga Anda dapat menggunakannya kembali.
Anda juga dapat membuat report menggunakan Report Wizard, yang memungkinkan Anda untuk
memilih field dan informasi yang mau akan disajikan dan memilih dari pilihan format yang tersedia
yang menentukan bagaimana laporan akan ditampilkan.

1. Di Navigation pane, klik Reports di Objects bar, dan klik tabel yang mau Anda gunakan di report.
2. Klik tab Create.
3. Klik pilihan tombol report :
Report. Membuat report columnar.
Labels. Membuat report columnar dari label.
Blank Report. Membuat report kosong.
Access menampilkan report di Print Preview, tapi Anda dapat menggantinya dengan Design view,
Save, Print, or Close report.
4. Klik tombol Save di Toolbar Quick Access, ketik nama report, dan klik OK.

Report Wizard
3
4 2
1

Membuat Report Menggunakan Report Wizard
1. Klik tab Create.
2. Klik tombol Report Wizard.
3. Klik tanda panah untuk memilih table atau query yang akan menjadi dasar report, kemudian klik
nama tabel atau query yang Anda mau.
4. Pilih field yang mau Anda masukkan. Klik Next untuk melanjutkan.
5. Jika diperlukan, tentukan group dari record, pilih field yang mau dipilih. Klik Next untuk
melanjutkan.
6. Tentukan pengurutan record dari setiap grup, bisa urutan ascending atau descending. Klik Next
untuk melanjutkan.
7. Tentukan layout dan orientation report. Klik Next untuk melanjutkan.
8. Tentukan style report, yang akan mempengaruhi format dan hasil akhir. Klik Next untuk
melanjutkan.
9. Di akhir kotak dialog wizard, beri nama report, kemudian tentukan apakah report mau di preview
atau ditampilkan di Design view. Klik Finish.

4
3
5

Report
7

g Membuat Blank Report
Jika Anda berencana untuk menggunakan hanya beberapa field dalam report, Blank Report
memudahkan pembuatan report dengan mendrag dan mendrop field dari tabel manapun di
database. Anda bisa menggunakan tombol Blank Report di tab Create untuk dengan cepat membuat
Blank report di Layout view. Ketika Anda membuat blank report, Field List terbuka, di mana Anda
dapat mendrag field yang dikehendaki ke report kosong. Setelah Anda menambahkan field di Layout
view, Anda dapat beralih ke Design view, dan menambah kontrol. Di Design dan Layout view, Anda
dapat menambahkan gambar, judul, nomor halaman, tanggal dan waktu, dan format tampilan dari
report.

1. Klik tab Create.
2. Klik tombol Blank Report.
Report akan tampil di Layout view bersamaan dengan Field List.
3. Drag field dari Field List kedalam form kosong dimana Anda ingin menempatkan field ke dalam
report.
Jika diperlukan, klik Show all tables di Field List untuk menampilkan tabel yang tersedia.
4. Untuk menampilkan hanya field di record source yang sedang digunakan, klik link di bawah Field
List.
5. Klik tombol Save di Toolbar Quick Access, ketik nama, dan klik OK.

5
1
3
4

g Menggunakan Section/Bagian Di Design View
Ketika Access menampilkan report atau form di Design view, Design view membagi report atau form
kedalam beberapa section/bagian, bagian tersendiri yang mengontrol elemen apa yang muncul dan
bagaimana mereka diformat.
Setiap bagian mempunyai selector, kotak disebelah kiri heading, yang dapat Anda klik untuk
memilih bagian. Setiap perubahan format yang Anda buat, akan mempengaruhi bagian yang dipilih
saja. Mengklik selector di pojok kiri atas akan memilih seluruh report atau form. Untuk mengatur
properti section, klik ganda selector, kemudian ubah properti, seperti Force New Page atau Visible,
yang Anda mau di Property Sheet.
Bagian Header dan Footer ditampilkan berpasangan. Header di report menampilkan teks di atas
setiap halaman atau di bagian atas report. Footer muncul di bagian bawah halaman. Header dan
Footer dapat juga muncul di awal dan di akhir report yang telah Anda kelompokkan bersama. Grup
Header digunakan untuk menampilkan judul untuk satu grup, sedangkan grup footer berguna untuk
rangkuman data dalam sebuah grup. Anda dapat membuat
grup menggunakan tombol Report Wizard di tab Create atau di perintah Group & Sort di tab Design
di bawah Report Design Tools di Layout atau Design view. Seperti pada bagian lainnya di report,
Anda dapat menambahkan kontrol ke header dan footer yang mencakup text, ekspresi, nomor
halaman, dan tanggal dan waktu.

sign View Sections

Section/Bagian Design View
Bagian Deskripsi
Report Header Teks yang muncul di bagian atas dari halaman pertama
report, seperti judul, logo, atau pengenalan.
Page Header Teks yang muncul di bagian atas setiap halaman report,
seperti nomor halaman atau tanggal report.
Group Header Teks yang muncul sebelum setiap grup dari record, misalnya
nama vendor.
Detail Berisi detail utama report, field yang menampilkan nilai.
Group Footer Teks yang muncul di akhir grup record, seperti total.
Page Footer Teks yang muncul di bagian bawah
setiap halaman report, seperti nomor halaman.
Report Footer Teks yang muncul pada akhir report, seperti total report
atau ringkasan informasi.


g Bekerja Dengan Kontrol
Setiap item di report atau form, seperti nama field, nilai field, dan judul report di wakili oleh
Design view dengan kontrol. Bila Anda membuat report atau form dengan wizard, wizard mengatur
ukuran kontrol untuk membuat report sesuai dengan pilihan yang Anda berikan. Jika Anda ingin
mengubah report, Anda dapat melakukannya Design view:
Membuat dan menghapus kontrol
Memindahkan dan mengubah ukuran kontrol
Mengganti properti kontrol
Memformat isi dan tampilan kontrol
Jenis dari Kontrol Report
Ada tiga jenis kontrol dapat Anda gunakan dalam report:
Bound Control adalah field data dari tabel atau query. Anda tidak dapat membuat perhitungan
di bound control.
Unbound Control adalah kontrol yang berisi label atau text box. Unbound Control tidak memilik
sumber data (field atau ekspresi). Anda dapat membuat perhitungan di unbound control.
Calculated Control adalah nilai yang dihitung di report, termasuk total, subtotal, rata-rata,
persentase, dan sebagainya.
Setiap jenis kontrol memiliki karakteristik spesifik yang dapat Anda ubah menggunakan fitur
Propertis. Anda dapat mengubah properti dengan mengklik kanan kontrol yang akan Anda ubah, dan
kemudian klik Propertis. Di Property Sheet kontrol, Anda dapat menentukan karakteristik yang ingin
Anda ubah. Meskipun ada perintah dan tombol-tombol yang dapat digunakan untuk mengubah
karakteristik tertentu, menggunakan tombol Properties adalah cara yang cepat untuk melihat semua
karakteristik kontrol untuk mengatur dan membuat beberapa perubahan sekaligus.

Section
Design view

Unbound Control
Bound Control Calculated Control

g Grouping dan Sorting di Report
Di Layout view, Anda dapat menggunakan Group, Sort, dan Total pane untuk membuat level grup
dan menambahkan total. Group, Sort, dan Total pane menyediakan antarmuka visual agar mudah
untuk dimengerti, digunakan, dan diarahkan. Di Layout view, Anda melihat perubahan group, sort,
dan total ketika Anda membuatnya, sehingga Anda dapat dengan cepat menentukan apakah perlu
membuat perubahan. Anda dapat dengan cepat menambahkan grouping and sorting sederhana, atau
mengambil sedikit lebih banyak waktu untuk membuat sesuatu yang lebih rumit. List Total membuat
pekerjaan lebih cepat dan mudah untuk menambah sum, average, count, maximum atau minimum
untuk report header atau footer.
1. Tampilkan report yang mau Anda format di Layout view.
2. Klik tab Formatting dibawah Report Layout Tools.
3. Klik tombol Group & Sort.
4. Klik Add a group or Add a sort.
5. Klik tanda panah select field di baris Group on atau Sort by.
6. Klik field yang mau anda group atau sort by.
Grouping atau sorting diterapkan direport.
7. Untuk membuat grouping atau sorting yang lebih kompleks, klik tombol More di bar Group on
atau Sort by, klik tanda panah dengan kriteria yang Anda mau, dan pilih pilihan.
8. Ketika selesai, klik tombol Close di pane Group, Sorting, and Total.

2
3
4

5
6

g Mengubah Page Setup
Setelah Anda membuat report atau form, Anda dapat mengubah page setup, yang meliputi margin,
ukuran dan orientasi kertas, dan pengaturan grid dan kolom. Margin adalah ruang kosong di antara
pinggir dari halaman dan teks. Anda juga dapat memilih orientasi halaman terbaik (portrait atau
landscape) yang sesuai seluruh dokumen atau per bagian. Portrait adalah halaman vertikal (lebih
tinggi daripada lebarnya), dan landscape adalah halaman horizontal (lebih lebar daripada
tingginya). Bila Anda berpindah antara dua orientasi, secara otomatis setting margin berubah.
1. Di Navigation pane, klik report, form, table, query, atau data yang mau di preview.
2. Klik tombol Office, arahkan ke Print, kemudian klik Print Preview.
3. Untuk mengubah setting margin, klik tombol Margins, kemudian klik Normal, Wide, atau
Narrow.
4. Untuk mengubah setting kertas, klik tombol Size, kemudian pilih size yang anda mau.
5. Untuk mengubah orientasi kertas, klik tombol Portrait atau Landscape.
6. Untuk mengubah setting kolom, klik tombol Columns, ubah atau pilih setting kolom dan row
grid, ukuran kolom, dan layout kolom(Down, Then Across atau Across, Then Down) yang Anda
mau,
Kemudian klik OK.
7. Jika telah selesai, klik tombol Close Print Preview.

1
2
3
4 5 6
7

Mengubah Default Print Margin
1. Klik tombol Office, kemudian klik Access Options.
2. Di pane sebelah kiri, klik Advanced.
3. Tentukan default margin untuk datasheets, form dan report.
Left Margin.
Right Margin.
Top Margin.
Bottom Margin.
Anda dapat menggunakan nilai dari nol sampai ke lebar atau tinggi dari halaman yang dicetak.
4. Klik OK.

2
4
3

g Print Preview/Menampilkan Informasi
Sebelum mencetak, Anda harus memastikan bahwa data yang akan dicetak terlihat sama dengan
yang Anda inginkan. Anda menghemat waktu, uang, dan kertas dengan menghindari mencetak
ganda. Print Preview menunjukkan dengan tepat bagaimana data Anda akan terlihat pada setiap
halaman yang dicetak. Hal ini sangat bermanfaat bila Anda mempunyai multipage report. Print
Preview menyediakan tool, seperti tombol One Page, Two Pages, Multiple Pages, Previous, dan
Next, Anda memerlukan bukti tampilan dari setiap halaman. Di Navigation pane, klik report, form,
table, query, atau data yang akan di preview.
1. Klik tombol Office, arahkan ke Print, kemudian klik Print Preview.
2. Gunakan tombol One Page, Two Page, atau More Pages untuk menampilkan halaman data yang
Anda mau.
3. Gunakan tombol navigation (First, Previous, kotak Record Selection , Next, dan Last) untuk
menampilkan halaman.
4. Untuk mencetak dari window Print Preview, klik tombol Print, tentukan pilihan yang Anda mau
dan klik OK.
5. Untuk mengexport objek dari Print Preview, gunakan tombol export.
6. Ketika telah selesai, klik tombol Close Print Preview.

6 3 7 5
1 4

Macro

Tujuan :
Mahasiswa memahami cara membuat macro.
Mahasiswa mengenal macam-macam macro dan fungsinya.
Mahasiswa memahami integrasi macro dengan objek database lain.

Macro adalah sekumpulan aksi yang melaksanakan tugas tertentu, seperti membuka sebuah form
dan report pada saat yang sama atau mencetak sekelompok report. Anda dapat membuat macro
untuk mengotomatiskan tugas yang kompleks atau mengotomatiskan serangkaian tugas.
Menggunakan macro untuk mengotomatiskan tugas menjamin konsistensi dan meminimalisasi
kesalahan bila Anda lupa.

Menggunakan macro dapat juga melindungi Anda dari kerumitan yang tidak perlu. Anda dapat
melakukan beberapa tugas dengan menekan satu tombol. Macro terdiri atas aksi atau perintah yang
diperlukan untuk menyelesaikan operasi yang ingin Anda otomatiskan. Anda dapat membuat dan
memodifikasi macro dengan menggunakan window Macro. Untuk membuka window Macro, aktifkan
tab Create, klik tombol Macro, dan pilih Macro. Tab judul dari window Macro memiliki ikon macro
diikuti oleh Macro1. Ini adalah nama standar macro. Anda dapat menyimpan macro dengan nama
yang berbeda.

Bagian atas window Macro memiliki dua kolom, kolom Action dan Comment. Kolom Action berisi
daftar action yang akan macro lakukan. Anda dapat memilih action yang sesuai dari daftar yang
ada. Misalnya, jika Anda ingin macro menampilkan message box ketika Anda membuka form khusus,
Anda dapat memilih dari MsgBox dari daftar Action. Untuk setiap action yang Anda pilih, Anda dapat
memberikan komentar yang sesuai yang menggambarkan action di kolom Comment. Comment
bersifat optional. Bagian bawah window Macro memiliki bagian Action Arguments. Bagian ini khusus
untuk action yang Anda pilih pada kolom action. Misalnya, jika action macro diatur untuk
menampilkan message box, anda perlu menentukan teks pesan di bawah bagian Action Arguments.
9

Toolbar
Macro


Membuat Macro
Sebelum Anda mulai membuat macro, Anda harus membuat rencana action yang diperlukan untuk
menyelesaikan tugas yang akan diotomatiskan. Anda bisa menggunakan tombol New Object di tab
Create untuk membuat macro baru dengan cepat.

1. Klik tab Create.
2. Klik tanda panah Macro, kemudian klik Macro, atau bisa langsung mengklik tombol Macro.
Nama dari tombol New Object akan tampil seperti Macro, Module, atau Class Module.
3. Klik tanda panah Action, klik action yang mau Anda gunakan, kemudian tekan Tab dua kali.
4. Ketik komentar jika Anda ingin menerangkan action.
5. Klik nama tabel di kotak pertama Action Arguments, klik tanda panah, kemudian pilih nilai.
6. Untuk menambah action yang lain, ulangi langkah 3 sampai 5.
7. Klik tombol Save di Quick Access Toolbar.
8. Masukkan nama macro.
9. Klik OK.

7 1 3 4
2
5

g Attach Macros ke Event Objek Database
Anda dapat mengattach macro untuk event sebuah objek. Event adalah action khusus yang terkait
dengan sebuah objek atau kontrol dan biasanya hasil dari action user, seperti mengklik tombol
mouse atau membuka form. Bila Anda yang menghubungkan macro dengan sebuah event, macro
melaksanakan secara otomatis setiap kali terjadi event yang spesifik.

Event Form dan Properties Event
Untuk mengattach macro ke event khusus dari objek atau kontrol, buka Property Sheet dan atur
macro ke properti event yang relevan. Property Sheet dari setiap objek database atau kontrol berisi
properti yang berhubungan dengan objek atau kontrol database. Properti ini menentukan perilaku
dan karakteristik dari objek atau kontrol. Contoh, jika Anda ingin menjalankan macro ketika Anda
membuka form, bukalah Property Sheet form dan atur macro untuk event Open di form.

Tabel berikut ini menjelaskan beberapa event form:

g Attach Macro ke event Open
Jika Anda ingin macro langsung dijalankan setelah objek database terbuka, Anda perlu
mengattachnya ke event Open dari objek. Untuk mengattach macro ke event Open:

1. Buka form di Design view.

2. Buka Property Sheet form untuk mengatur properti form.
3. Aktifkan tab Event
4. Klik tanda panah di kotak On Open untuk menampilkan daftar macro.
5. Pilih Form dari list box di bagian atas Property Sheet, jika di event On Open tidak terdapat di
daftar event.
6. Pilih macro yang akan dijalankan ketika form terbuka.
7. Tutup Property Sheet.

Event Property Event Deskripsi
Click On Click Mengklik Form
DblClick On Dbl Click Mengklik ganda Form
Close On Close Menutup Form
Resize On Resize Mengubah ukuran Form
Open On Open Membuka Form


Mengattach Macro ke Command Button
Mengattach macro ke event On Click di Command Button menyebabkan macro dijalankan ketika
user mengklik tombol.

Caranya :
1. Buka form di Design view.
2. Di tab Design, klik Button.
3. Drag pointer ke form untuk membuat command button.
4. Klik Cancel untuk menutup Command Button Wizard, karena Anda akan mengattach macro ke
command button secara manual.
5. Tampilkan Property Sheet.
6. Aktifkan tab Format dan masukkan caption untuk command button.
7. Aktifkan tab Event untuk mengattach macro ke event.
8. Klik kotak On Click dan pilih macro yang ada di list.
9. Tutup Property Sheet.
10. Simpan dan tutup form.


Tujuan :
Mahasiswa memahami cara penggunaan Backup Database.
Mahasiswa memahami cara penggunaan Compact dan Repair Database.

g Backup Database
Sangat penting untuk Anda membackup database supaya Anda tidak kehilangan data jika komputer
mengalami masalah. Di Access sangat mudah untuk membuat back up dari database menggunakan
perintah Back Up Database, yang bekerja sama dengan perintah Save As. Ketika Anda membuat back
up database, simpan file ke removable disk atau yang lainnya untuk menyakinkan bahwa file aman
dari masalah komputer.

1. Simpan dan tutup semua objek di database.
2. Klik tombol Office, arahkan ke Manage, kemudian Back Up Database.
3. Klik tanda panah Save in untuk memilih lokasi penyimpanan.
4. Beri nama yang berbeda.
5. Klik Save.

3
5
4
10
Mengatur Database

g Compact and Repairing Database
Apa yang Anda lakukan ketika terjadi keanehan pada database Anda, atau bahkan ketika sedang
mengerjakan tugas sederhana yang menyebabkan Access menjadi crash? Masalah ini dapat terjadi
jika database rusak atau file database menjadi terlalu besar. Database bisa rusak jika, misalnya,
Access mengalami sistem crash. Access dapat memperbaiki banyak masalah yang berhubungan
dengan kerusakan database. Ukuran file database mungkin juga menjadi masalah. Bila Anda
menghapus objek seperti form dan report, Access tidak menempati ruang yang pernah digunakan
oleh objek yang dihapus. Untuk menggunakan ruang ini, Anda harus compact database, yang
memungkinkan Access menyusun kembali data, dan mengisi ruang yang ditinggalkan oleh Objek yang
dihapus.

1. Buka database yang mau anda compact and repair.
2. Klik tombol Office, kemudian arahkan ke Manage.
3. Klik Compact and Repair Database.

2
3
Tahukah anda?
Anda dapat melakukan compact and repair database secara otomatis
ketika menutup database.
Klik tombol Office, klik Access Options, klik Current Database di pane
sebelah kiri, pilih check box Compact on Close kemudiak klik OK.

Bahasa

Microsoft Access 2007

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Microsoft Access 2007

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Halaman 1 dari 131

Memulai Access 2007

Anda mungkin juga menyukai