Apa itu Budgeting BUDGETING

( Dasar-dasar Penyusunan Anggaran )

Business Budget atau Budget (Anggaran) ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan (yang menimbulkan penerimaan/hak dan juga pengeluaran/kewajiban), yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu / periode tertentu yang akan datang. (Munandar, 1997)

Unsur-unsur Budgeting
Rencana, penentuan terlebih dahulu ttg berbagai aktivitas yang akan dilakukan di waktu yang akan datang. Rencana tsb. memiliki spesifikasi2 tertentu, spt; disusun sec. sistematis, mencakup seluruh kegiatan perusahaan, dan dinyatakan dlm. satuan moneter/uang Meliputi selururuh kegiatan perusashaan : Fungsi produksi Fungsi pembelanjaan/keuangan Fungsi administrasi Fungsi pemasaran Fungsi personalia Untuk waktu yang akan datang
3

Macam Budget (berdasarkan periode penyusunannya) Budget Taktis

Budget Harian Budget Mingguan Budget Bulanan

Budget Strategis
Budget Tahunan Atau Sesuai kebutuhan
4

Beberapa Alasan Perlunya Rencana Budgeting

Sumber daya yang terbatas Waktu y.a.d. penuh dengan ketidakpastian Waktu y.s.d. penuh dengan berbagai alternatif Untuk Pedoman kerja Untuk koordinasi keseluruhan aktivitas Untuk pengawasan dan evaluasi

Beberapa faktor yang mempengaruhi jangka waktu berlakunya budget

Luas pasar/pekerjaan Posisi perusahaan dalam persaingan Jenis produk yang dihasilkan (Elastis atau In-elastis) Tersediaanya data dan informasi Keadaan perekonomian
5 6

Faktor- Faktor Yang Mempengaruhi Penyusunan Budget

Faktor-faktor Intern a. Penjualan tahun-tahun yang lalu b. Kebijaksanaan perusahaan yang berhubungan dengan masalah harga jual, syarat pembayaran barang yang dijual, pemilihan saluran distribusi dan sebagainya c. Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan d. Tenaga kerja yang dimiliki perusahaan e. Modal kerja perusahaan f. Fasilitas-fasilitas perusahaan g. Kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perusahaan, baik di bidang pemasaran, produksi, pembelanjaan, administrasi maupun personalia. Faktor-faktor Ekstern h. Keadaan persaingan i. Tingkat pertumbuhan penduduk j. Tingkat penghasilan masyarakat k. Tingkat pendidikan masyarakat l. Tingkat penyebaran penduduk m. Agama, adat istiadat dan kebiasaan-kebiasaan masyarakat n. Berbagai kebijaksanaan pemerintah, baik di bidang politik, ekonomi, sosial, budaya maupun keamanan o. Keadaan perekonomian nasional maupun internasional, kemajuan teknologi dan sebagainya

Proses Utama Penyusunan Budget

Identifikasi kebutuhan Mengumpulkan data dan informasi Mengolah dan menganalisis data dan informasi Menyusun budget Pengkoordinasian dan evaluasi budget

Proses Utama Penyusunan Budget

Identifikasi Kebutuhan : Usulan Proyek, Order, atau Stock Harian, Mingguan, atau.

Identifikasi Kebutuhan
Karakteristik Hibah Mengingat kerumitan dan skala permasalahan yang ada di perguruan tinggi, maka hibah ini ditujukan kepada Perguruan Tinggi Swasta. Unit pengusul: Perguruan Tinggi. Pelaksanaan program: Agustus sampai dengan Desember 2006. Dana dari Dikti: maksimum Rp. 390.000.000,Unit pengusul tidak diharuskan menyediakan dana pendamping.

Rincian Semuan Aktivitas Yang Dibutuhkan

Scheduling / Penjadwalan Data, Konversi

Penyusunan Draft Anggaran Parsial dan Gabungan

Plafon & Kemampuan

Evaluasi Anggaran
Penyusunan Anggaran Parsial dan Gabungan Final

Distribusi/ Alokasi

10

Contoh Rincian Aktivitas

Rincian Aktivitas Program Peningkatan Keluaran Institusi Pendidikan Activity 1 Isu strategis relavan: Relevancy Peningkatan Kompetensi dan Kemampuan Lulusan, Dengan Memberi Tekanan Pada Peningkatan Hard Skill dan Soft Skill Sub Activity: 1. Peningkatan penguasaan dan keterampilan lulusan dengan berbagai keilmuan dan teknologi informasi yang relevan dan terkini 2. Peningkatan kemampuan berbahasa dan komunikasi lulusan 3. Peningkatan ketrampilan kewirausahaan melalui revitalisasi incubator bisnis 4. Peningkatan kreativitas dan inovasi mahasiswa di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat ' 5. Pengembangan karir (career development)

Activity 2 Isu Strategis: Academic Atmosphere dan Efficiency&Productivity Peningkatan Kualitas dan Produktivitas Kegiatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat Sub activity: 1. Peningkatan kemampuan metodologi dan publikasi penelitian (nasional dan internasional) 2. Peningkatan suasanan akademis dan budaya penelitian melalui pembentukan research group, revitalisasi lembaga penelitian, dan pengembangan basis data hasil penelitian berbasis internet 3. Peningkatan kegiatan penelitian yang didanai melalui hibah kompetitif 4. Peningkatan kegiatan pengabdian masyarakat yang terkait dengan manfaat dan aplikasi hasil penelitian Activity 3 Isu Strategis Relevan : Relevancy

Peningkatan Link and Match dengan Dunia Industri

Sub Activity: 1. Peningkatan kerja sama pengembangan dengan dunia industri 2. Revitalisasi fungsi dan peran career center sebagai media komunikasi antara dunia industri dan civitas academica 3. Pengembangan pusat layanan bisnis, yang ditujukan kepada pemerintah, industri, dan masyarakat

11

12

Contoh Lain
Aktivitas Peningkatan Mutu Pendidikan Aktivitas 1 Peningkatan Mutu Proses Belajar Mengajar berbantuan Teknologi Informasi Sub Activity (1) Peningkatan metodologi pengajaran untuk aspek teknologi pendidikan dan Elearning (2) Peningkatan peran dan kontribusi dosen sebagai content provider dalam sproses pembelajaran berbasis internet (3) Penguatan kepedulian dan sosialisasi PBM berbasis IT melalui pengembangan content management dan user education (4) Peningkatan intensitas penggunaan fasilitas pembeljaran berbasis IT melalui koordinasi dengan bagian monitoring dosen dan penjadwalan kuliah, dan pendamping dosen tidak tetap Aktivitas 2 Peningkatan Mutu dan Budaya Penelitian Dosen dan Mahasiswa Sub Aktifitas (1) Peningkatan kemampuan penelitian dan penulisan ilmiah (2) Peningkatan partisipasi dosen dan mahasiswa dalam research group (3) Pengembangan basis data/e-journal untuk hasil karya penelitian dan publikasi di tingkat Universitas (4) Pengembangan sistem monitoring kegiatan penelitian dosen dan mahasiswa

Activities
1. Concept 1.1 Evaluate current systems 1.2 Define Requirements 1.2.1 User requirements 1.2.1.1 Sekjen 1.2.1.2 Itjen 1.2.1.3 Balitbang 1.2.1.4 Dikti 1.2.1.5 Dikdasmen 1.2.1.6 Mutendik 1.2.1.7 PLS 1.2.2 Content requirements 1.2.3 System requirements 1.2.4 Server requirements 1.3 Specific functionality 1.4 Risks&Management approach 1.5 Master Plan (Grand Design) 1.6 Web development team 2. Web Site Design 3. Web Site Development 4. Roll Out 5. Support
1 2 3 4 5
2 person

Schedule (20 effective day)

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Man-day

16

2 person 2 person 2 person 2 person 2 person 2 person 2 person 2 person 4 person 2 person 2 person 2 person 4 person 2 person

4 4 4 4 4 4 4 8 16 4 4 4 24 8

Implementasi (4 bulan) Tergantung negotiated grand design

6 6 6 6 6 6
1

Person per day

6
2

13

Report

14 3
Final Report

Inception Report

Progress Report

Contoh Lain Penyusunan Jadwal

Jadwal Kegiatan
No.
1 Persiapan Awal Set-up ruang kerja Persiapan sarana dan prasarana kerja 2 Evaluasi dan Pendataan Identifikasi Lingkungan Bisnis Identifikasi Lingkungan Bisnis Intern Identifikasi Lingkungan Bisnis Extern Identifikasi IS/IT Environment Identifikasi sistem informasi yang ada Identifikasi sistem jaringan yang ada Identifikasi sistem database yang ada Identifikasi 'Current Application Portfolio' Identifikasi 'New application requirement' 3 Pengumpulan Data Pembuatan Instrumen Kuesioner Penyebaran Kuesioner ke kacab. Banten Penyebaran Kuesioner ke kacab. DKI Penyebaran Kuesioner ke kantor Pusat Pengumpulan Data Sekunder lainnya 4 Tabulasi dan Analisis Data Entry data hasil kuesioner PEST Analysis SWOT/TOWS & 5-forces Analysis Value Chain Analysis Balance Scorecard & Cost Benefit Analysis 5 Pengembangan & Penyususnan Draft RJP-TI Penyusunan rekomendasi Penyusunan rekomendasi strategi IS Penyusunan rekomendasi strategi IT Penyususnan Dratf RPJ-TI Konteks Bisnis Visi, Misi, Tujuan dan Struktur Organisasi Strategi Korporat dan Strategi Bisnis Konteks TI Perangkat Keras dan Lunak Jaringan Struktur Organisasi TI Portofolio Aplikasi Hasil Analisis (PEST, SWOT/TOWS, 5-forces, Value chain, Cost Benefit, Balance Scorecard) Rekomendasi Manajemen dan Teknis Tahapan Pencpaian Rencana Jangka Panjang TI 6 Penyusunan Laporan dan Diseminasi Pembuatan Laporan Pembuatan Laporan Awal Pembuatan Laporan Kemajuan Pembuatan Laporan Akhir Sosialisasi awal (Lokakarya) Sosialisasi hasil akhir (Lokakarya) Perbaikan dan penyusunan draft akhir RJP-TI penyelesaian dan Serah Terima Pekerjaan Person per Day 16 16 18 18 18 18 18 18 18 12 12 12 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 4 4 4 4 4 14 14 14 17 18 7 7 7 4 0 3 3 3 3 3
12 12 org 12 org 3 org 3 org 3 org 2 org 2 org 2 org 2 org 2 org 2 org 2 org 2 org 2 org 10 org 10 org 10 org 10 org 10 org 10 org 10 org 10 org 3 org 2 org 10 org 2 org 2 org 2 org 2 org 2 org 2 org 2 org 2 org 3 org 3 org 2 org 2 org 2 org 2 org

Kegiatan

Bulan Pertama (20 hari efektif)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1 2 3 4 5

Bulan Kedua (20 hari efektif)

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1 2 3 4 5

Bulan Ketiga (20 hari efektif)

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Manday
18 18

Contoh Komponen Biaya Yang Disyaratkan dalam Program/Proyek

Pengembangan Perpustakaan (maksimum 35%)

15 15 14 14 14 10 14

50 10 10 10 20

24 180 180 180 180

Komponen ini dapat digunakan untuk pengadaan bahan pustaka, perbaikan alat dan furnitur serta pengadaan seperlunya alat bantu penyelenggaraan kegiatan pengelolaan perpustakaan. Usulan harus disusun secara rinci lengkap dengan spesifikasi teknis. Pengembangan Laboratorium (maksimum 55%) Komponen ini diutamakan digunakan untuk pengadaan peralatan untuk mendukung pengelolaan program dan sumberdaya laboratorium serta, perbaikan alat (repair) serta pengadaan seperlunya alat bantu ajar. Usulan harus disusun secara rinci lengkap dengan spesifikasi teknis. Manajemen penyelenggaraan program (maksimum 10%) Penggunaan komponen ini mencakup seluruh gaji dan upah, serta biaya kesekretariatan pengelolaan program selama pelaksanaan hibah.

10 10

10 10 10 10 10 10 10
3 org 3 org

10 10

15 15 15 24 36

15

84
10 org

50

16

12 12 12 12 12 12 12 12 16 16 14 14 14 10 10

Contoh Operating Budget

PT. ABADI
Budget Induk Laba Rugi 1 Januari 2005 31 Desember 2005 Penjualan (Bruto) Potongan Penjualan Penjualan Netto Harga Pokok Penjualan Laba Bruto Penjualan Biaya Administrasi Biaya Penjualan 379.212.000 10.150.000 369.062.000 187.000.000 182.062.000 (Lampiran B) (Lampiran C) 23.364.000 30.675.000 54.039.000 Penghasilan Utama (Net Operating Income) Penghasilan Bukan Utama (lampiran D) Biaya Bukan Utama (Lampiran E) 128.023.000 16.761.000 9.660.000 7.101.000 Penghasilan Netto (Sebelum Pajak) Pajak penghasilan Penghasilan Netto (Setelah Pajak) 135.124.000 25.673.560 109.450.440

Lampiran A Persediaan Bahan mentah 1 Januari 2005 Pembelian Bahan mentah Potongan pembelian bahan mentah 23,310,000 67,145,000 10,050,000 57,095,000 80,405,000 12,550,000 67,855,000 54,200,000 18,700,000 12,890,000 1,790,000 2,200,000 1,800,000 1,300,000 1,500,000 3,000,000 900,000 860,000 44,940,000 Barang dalam proses Persediaan barang dalam proses 1 jan 2005 Persediaan barang dalam proses 31 Des 2005 Harga pokok barang yang diproduksi Persediaan barang jadi 1 Januari 2005 166,995,000 19,750,000 186,745,000 14,400,000 172,345,000 36,760,000 209,105,000 22,105,000 187,000,000

Perseediaan bahan mentah 31 Desember 2005 Biaya bahan mentah Upah tenaga kerja langsung Biaya pabrik tidak langsung Biaya bahan penolong Upak tenaga kerja tidak langsung Biaya pemeliharaan pabrik Biaya perbaikan Biaya listrik Biaya asuransi Penyusustan mesin Penyusustan gedung Penyusutan peralatan pabrik Biaya perlengakapan pabrik

(lampiran A)

Persediaan barang jadi 31 Desember 2005 Harga Pokok Penjualan

17

18

Lampiran B Gaji karyawan kantor Biaya peralatan kantor Biaya listrik kantor Biaya pemeliharaan kantor Biaya telepon kantor Penyusutan peralatan kantor Penyusutan gedung kantor Total biaya administrasi 13,660,000 2,325,000 1,245,000 960,000 974,000 1,100,000 2,100,000 23,364,000

Lampiran D Penghasilan bunga Penghasilan sewa Penghasilan deviden Laba penjualan gedung 3,440,000 3,890,000 4,200,000 5,231,000

Contoh : Budget Penjualan

Budget penjualan adalah budget yang merencanakan secara lebih teliti dan rinci mengenai penjualan perusahaan selama periode yang akan datang, yang didalamnya meliputi rencana tentang jenis, jumlah, harga, waktu dan tempat penjualannya. (Munandar, 1987)

Total penghasilan bukan utama 16,761,000

Lampiran C Gaji karyawan penjualan Biaya perlengkapan bag. Penjualan Biaya listrik bag. Penjualan Biaya pemeliharaan bag. Penjualan Biaya telepon bag. Penjualan Penyusutan perlatan bag. Penjualan Penyusutan gedung bag. Penjualan Biaya iklan Biaya transportasi Biaya asuransi Total biaya penjualan 11,400,000 1,960,000 1,390,000 950,000 1,240,000 1,000,000 1,800,000 6,610,000 2,325,000 2,000,000 30,675,000

lampiran E Biaya bunga Biaya sewa Rugi penjualan peralatan kantor Total biaya bukan utama 2,475,000 2,660,000 4,525,000 9,660,000

19

20

Alternatif Teknik Budgeting (Forecasting) Penjualan Yang dapat digunakan

70 60 50

Contoh Beberapa Tk. Keakuratan Budgeting Penjualan

Revenue
70 60

Revenue
70 60 50 40

Revenue

50

Teknik Kualitatif (Non-statistik) Teknik Kuantitatif (Pendekatan Statistik) Least Square Quadratik Exponensial Smoothing Dekomposisi, dll.

40

40 30

30

30 20

20

20

10 Observed Quadratic 0 10 20 30 40 50 60 0 -10 0 10 20 30 40 50 60 Observed Logarithmic

10 0 0 10 20 30 40 50 60

Observed Linear

10 0

Sequence

Sequence

Sequence

Revenue
70 70 60 60

Revenue
160 140 120 100

Revenue

50

50

40

40 80

30

30 60

20

20

40 Observed Inverse 0 10 20 30 40 50 60 20 0 0 10 20 30 40 50 60 Observed Exponential

10 0 0 10 20 30 40 50 60

Observed Cubic

10 0

Sequence

Sequence

Sequence

21

22

CONTOH BEBERAPA ALTERNATIF METODE PERAMALAN BUDGET PENJUALAN

Tahun Kwartal Penjualan Quadratik Error
Moving Average

Latihan Membuat Anggaran

7.00 1.67 2.50 1.50 1.00 2.28 5.96 0.60 1.80 1.09 5.04 1.24 3.77 1.38 2.30

Error

Exp/ Smoot

Error

Linier reg.

Error

1997

1998

1999

2000

2001

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1

80 78 83 85 84 88 90 89 86 91 94 93 90 96 100 97 MAD

79.52 80.89 82.24 83.57 84.88 86.16 87.41 88.65 89.85 91.04 92.20 93.34 94.45 95.54 96.61 97.65 98.67

0.48 -2.89 0.76 1.43 -0.88 1.84 2.59 0.35 -3.85 -0.04 1.80 -0.34 -4.45 0.46 3.39 -0.65

0.48 2.89 0.76 1.43 0.88 1.84 2.59 0.35 3.85 0.04 1.80 0.34 4.45 0.46 3.39 0.65 1.64

80.00 80.90 83.80 85.30 86.40 88.80 88.90 88.50 89.10 92.30 92.90 92.70 93.80 97.40

5.00 3.10 4.20 4.70 2.60 -2.80 2.10 5.50 3.90 -2.30 3.10 7.30 3.20

5.00 3.10 4.20 4.70 2.60 2.80 2.10 5.50 3.90 2.30 3.10 7.30 3.20 3.11

80.00 79.60 80.28 81.22 81.77 83.02 84.41 85.36 85.46 86.57 88.05 89.04 89.23 90.59 92.47 93.37

-2.00 3.40 4.72 2.78 6.23 6.98 4.59 0.64 5.54 7.43 4.95 0.96 6.77 9.41 4.53

2.00 3.40 4.72 2.78 6.23 6.98 4.59 0.64 5.54 7.43 4.95 0.96 6.77 9.41 4.53 4.43

76.00 83.33 86.50 86.50 89.00 91.28 91.96 90.40 92.20 94.09 95.04 94.76 96.23 98.38 99.28

7.00 1.67 -2.50 1.50 1.00 -2.28 -5.96 0.60 1.80 -1.09 -5.04 1.24 3.77 -1.38

Dalam rangka tertib administrasi, pemerintah Depok berencana menerapkan Sistem Informasi SDM, untuk mengelola SDM yang ada dalam pemerintahan Kodya Depok sampai dengan level kecamatan (tahap pertama). Proyek ini ditawarkan/ditenderkan kepada masyarakat dengan plafon Rp. 150.000.000,Tugas : Manfaatkan kesempatan di atas, dengan membuat proposal tender, khususnya dalam hal penyusunan anggaran !

Y = 78.11 + 1.4 X - 0.01X2

Y = 78.72 + 1.2 X

23

24