8/10/2013

Procedimentos Financeiros

Manual de Procedimentos Financeiros V_01

SUMRIO

1. Compras Nacionais .................................................................................................. 02 1.1. Geral ................................................................................................................. 02 1.2. Objetivo ............................................................................................................ 02 1.3. Avaliao das Necessidades e Especificaes ................................................. 03 1.4. Relao com Fornecedores ............................................................................... 03 1.5. Processo de Concorrncia e Rotas de Aprovao ............................................ 03 1.6. Fluxo Completo de Compras ............................................................................ 04 2. Aquisio de Ativo Fixo (Capex) ............................................................................ 06 2.1. Objetivo ............................................................................................................ 06 2.2. Definies ......................................................................................................... 06 2.3. Procedimentos Administrativos ....................................................................... 06 3. Contas a Pagar ......................................................................................................... 08 3.1. Objetivo ............................................................................................................ 08 3.2. Funo da rea de Contas a Pagar .................................................................... 08 3.3. Pagamentos ....................................................................................................... 09 3.4. Adiantamentos .................................................................................................. 10 3.5. Fundo Fixo ....................................................................................................... 11 3.6. Eventos ............................................................................................................. 12 3.7. Ao Comercial ................................................................................................ 12 4. Contas a Receber ..................................................................................................... 12 4.1. Objetivo ............................................................................................................ 12 4.2. Cadastro ............................................................................................................ 12 4.3. Concesso de Linha de Crdito ........................................................................ 13 4.4. Liberao de Pedidos ........................................................................................ 13 4.5. Cobrana ........................................................................................................... 14 4.6. Condio de Pagamento ................................................................................... 14 4.7. Devolues/Retorno ......................................................................................... 14 4.8. Proviso para Devedores Duvidosos ................................................................ 14 4.9. Pagamentos de Aes Comerciais .................................................................... 15 4.10. Planilhas Retificadoras ........................................................................... 15 5. Anexos ..................................................................................................................... 16

COMPRAS NACIONAIS GERAL Todas as compras so de responsabilidade do Departamento de Compras e so organizadas em cinco grandes grupos: Compras Spot -> compras espordicas, ou seja, que no existe frequncia neste formato de compra; Negociao de Contratos -> negociao para assinatura de Contratos com fornecedores de servios ou de mercadorias para compras frequentes; Compras de Estoque -> compras de itens de estoque; Compras para Obras/Projetos -> compras efetuadas para atender demanda de obras/projetos. As mercadorias e servios sero negociados pelo Departamento de Compras, porm o acompanhamento das entregas e realizao dos servios ser feita pelo coordenador da Obra/Projeto. O coordenador da Obra/Projeto ser o responsvel tambm pela validao da capacidade tcnica do fornecedor e pelas solues eventualmente propostas; Compras via Internet -> para que sejam efetuadas compras via internet o primeiro e principal ponto a ser observado ser a idoneidade do site/empresa prestadora do servio via internet. Aps idoneidade atestada a compra ser efetivada seguindo todos os passos de qualquer outra compra.

OBJETIVO Este procedimento tem como objetivo fornecer as regras de gesto e diretrizes gerais sobre o processo de aquisio na Unilab, a fim de garantir o suprimento dentro das condies adequadas de especificao, prazo, preo, qualidade e servio. Cobertura do Escopo O escopo de compras cobre todas as compras feitas fora do grupo Essilor. Estas compras so classificadas em 83 grupos de compras (vide Anexo 1) que so agrupadas em 14 categorias: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13) 14) Viagens e despesas; Gesto predial; Seguros e benefcios; Marketing; Servios; Utilidades; MRO (Manuteno, Reparos e Outros); Transporte e embalagens; Informtica; Produtos para revenda; Matrias primas; Consumveis; Mquinas e equipamentos; e Manuteno e instalaes.

AVALIAO DAS NECESSIDADES E ESPECIFICAES O Requisitante dever elaborar as especificaes ao seu mnimo de forma que no dificultem o processo de seleo dos fornecedores nem a busca das mercadorias requisitadas. Cdigo de tica Profissional O seguinte cdigo de tica dever ser seguido pelos colaboradores da Unilab quando da sua relao com nossos fornecedores: Confidencialidade de Informaes Quaisquer informaes que digam respeito a preos e volumes so estritamente confidenciais e no devero ser repassadas por nenhum colaborador a terceiros alm daqueles envolvidos nos processos de compras. Presente de Fornecedores proibido aceitar presentes de fornecedores com valores superiores a R$ 100,00. Caso no seja possvel evitar, o recebimento dever ser feito em nome da empresa (laboratrio) e o fornecedor dever ser informado do fim a ser dado ao presente; adicionalmente, o superior hierrquico tambm dever ser informado, para que o mesmo seja posto disposio da empresa (para posterior sorteio, ou destinao beneficente). Declarao de Vnculo com Fornecedores Todo empregado envolvido nos processos de compras tem a obrigao de declarar qualquer relao particular que este possa vir a ter com um fornecedor da Unilab (vnculos financeiros e familiares e envolvimento no gerenciamento de fornecedores). RELAO COM FORNECEDORES Contratos com Fornecedores Relaes comerciais ou tcnicas contnuas com fornecedores devero ser formalizadas sob contrato por escrito: Contrato de confidencialidade, quando necessrio; Contrato de compra (para qualquer prestao de servio acima de R$ 20 mil antes de iniciar o mesmo ou compra de bens com valor acima de R$ 100 mil, exceto ativos); Todos estes contratos devero ser validados antecipadamente pelo Departamento Jurdico (jurdico@essilor.com.br) ou ser baseados em formatos vlidos (para casos comuns). PROCESSO DE CONCORRNCIA E ROTAS DE APROVAO Para os processos de concorrncia, as ordens de compra seguiro os seguintes limites e rotas de aprovao:

Compras entre R$ 600,00 e 2.999,99 -> devero ser feitas no mnimo 2 cotaes, podendo ser informais; devero ser aprovadas pelo Gerente Administrativo/Financeiro (ou equivalente); Compras entre R$ 3.000,00 e R$ 14.999,99 -> devero ser feitas no mnimo duas cotaes formais; devero ser aprovadas pelo Diretor da Unilab (ou equivalente); Compras acima de R$ 15.000,00 -> devero ser feitas obrigatoriamente trs cotaes formais; as compras devero ter aprovao conjunta do Diretor da Unilab (ou equivalente) e do Gerente de Negcios da Essilor Brasil.

Obs1: At R$ 599,99 no obrigatrio que se tenham 2 cotaes. Obs2: As compras de ativo fixo devero seguir o que j est estabelecido no Procedimento para Aquisio de Ativo Fixo (CAPEX). Toda Compra a partir de R$15.000,00 deve ter uma proposta assinada pelo fornecedor ganhador da concorrncia. O aceite desta proposta ser o envio da Ordem de Compra aprovada ao fornecedor. Compras dentro do grupo ou com especificaes tcnicas definidas pela rea tcnica no tero cotaes. Compras diretas com o fabricante, especificada uma marca pelo Requisitante, no ter mais de uma cotao. FLUXO COMPLETO DE COMPRAS Um processo de Compra completo feito em quatro etapas: requisio, ordem de compra, recebimento fsico e recebimento fiscal (vide Anexo 3). TABELA 1
TIPO DE APROVAO Aprovao fsica da RC + Classificao Contbil. REQUISIO Validao oramentria + Autorizao para Comprometimento de gasto. Aprovao fsica da OC + Classificao Contbil. DE Aprovao do Contrato mensalmente mediante liberao das parcelas Validao da conformidade do produto ou do servio com a ordem de compra Conferir com a Ordem de Compra, os recibos e a fatura (Nota Fiscal) Requisitante + Hierarquia (conforme Rota de Aprovao) Requisitante Setor Fiscal Responsvel pelo recebimento integrado de cada rea RESPONSABILIDADE Requisitante + Hierarquia (conforme Rota de Aprovao)

ORDEM DE COMPRA CONTRATO COMPRA

RECEBIMENTO FSICO RECEBIMENTO FISCAL

Requisio de Compra (vide Anexo 4)

A autorizao para proceder a um gasto dever ser feita usando: Ativos: preencher requerimento para comprometimento destes gastos (Ficha CAPEX verificar Procedimento para Aquisio de Ativo Fixo CAPEX) e posteriormente uma requisio dever ser criada fisicamente; Aquisio de outros bens e servios: uma requisio dever ser emitida. O requisitante dever submeter a requisio sua hierarquia para aprovao, de acordo com os limites de aprovao pr-definidos pela Diretoria do Laboratrio. NOTA: Cabe ao Requisitante providenciar que as aprovaes sejam obtidas. Ordem de Compra (vide Anexo 5) A OC (Ordem de Compra) o documento utilizado para solicitar produtos e/ou servios ao fornecedor escolhido, em funo dos critrios (menor preo, melhor prazo de entrega/condies de pagamentos) disponveis para a empresa. um compromisso de preo acordado para o produto/servio que est sendo solicitado. Como benefcio gerencial, podemos dizer que a OC permite um controle sobre todos os pedidos enviados aos fornecedores. Qualquer requisio aprovada (para bens e servios) dever ser transformada em Ordem de Compra pelo Departamento de Compras. Durante este estgio do processo, dever ser validada a existncia de condies gerais de compras ou existncia de um contrato especfico que tenha sido validado pelo Departamento Jurdico. Ordens de Compra devero ser estabelecidas para qualquer categoria de compras. Estas devero ser aprovadas conforme rota de aprovao, de acordo com os limites pr-definidos. Ordens de Compra devero especificar os produtos desejados de forma clara, particularmente em termos de caractersticas tcnicas dos produtos. Tambm devero se referir cotao comercial (na descrio da OC ou anexada quando do envio da mesma). Compras Efetuadas por Colaboradores fora do Departamento de Compras Toda Ordem de Compra dever ser enviada pelo colaborador ao fornecedor no intuito de formalizar a autorizao de fornecimento. Responsabilidade do Requisitante O requisitante o responsvel por enviar ao Departamento de Compras a informao que a requisio est aprovada para que o mesmo inicie o processo de confeco da Ordem de Compra. Recepo e Controle da Conformidade dos Produtos Recepo O recebimento de produtos / servios dever ser acompanhado de um aceite na Nota Fiscal que permita a validao da conformidade entre o produto ou o servio com a ordem de compra. Para servios e itens no-estocados, o requisitante responsvel por garantir que o produto recebido ou o servio fornecido esteja compatvel com a ordem em termos de qualidade, prazo, quantidade e preo, atestando assim a execuo do mesmo. Para itens de estoque o recebimento assinado por um colaborador do setor de estoque (usualmente diferente do requisitante). A entrada dever ser feita no sistema Wotica.

Todas as Notas Fiscais de mercadorias e servios devem ter assinatura legvel no canhoto e no corpo da 1 via da mesma e, se possvel, dever ser utilizado um carimbo para melhor reconhecimento de quem est assinando. Quem assina deve ser a pessoa que est recebendo o material ou servio e dever tambm datar o recebimento do mesmo. O canhoto assinado significa que a mercadoria ou servio foi recebida e est conforme com a Nota Fiscal e a Ordem de Compra. Controle da Conformidade dos Produtos Produtos que no atendam s especificaes da Ordem de Compra devem ser devolvidos aos fornecedores. Se estes produtos no forem, excepcionalmente, devolvidos aos fornecedores, estes devero ser identificados como tal nos estoques (Produto fora de Conformidade).

AQUISIO DE ATIVO FIXO (CAPEX) OBJETIVO Para que se tenha controle dos bens que compem o patrimnio da empresa, torna-se necessria a criao de regras e procedimentos para a Aquisio de novos Ativos, tais como, mquinas de produo, computadores, impressoras, instalaes, mesas, armrios, etc. DEFINIES Patrimnio Imobilizado Definem-se por patrimnio imobilizado, todos os bens mveis e imveis, designados para atividade fim da companhia. Exemplo: prdios, instalaes, mquina de produo, armrios, computadores, veculos, etc. Ativo Fixo o bem disponvel e liberado para a atividade fim da Companhia. Qualquer bem que possua vida til superior a 1 (um) ano e que tenha seu valor superior a R$ 326,61 (trezentos e vinte e seis reais e sessenta e um centavos) dever ser ativado. Bens Durveis Bens durveis so itens que possuem vida til superior a 1 (um) ano, porm de valor inferior a R$ 326,61 (trezentos e vinte e seis reais e sessenta e um centavos). Em funo disso, a aquisio desse item no registrado como ativo fixo, mas sim em despesa. Projeto Investimentos em aquisies compostas por diversos itens, onde juntas so relacionadas a uma determinada finalidade, como por exemplo, a expanso do processo produtivo. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS Normas para Aprovao de Investimento em Ativos Os projetos/aquisies com investimentos em Ativos so revisados e aprovados em dois nveis:

- Durante o processo de elaborao da previso oramentria anual, quando a Unilab apresenta seus investimentos em Ativo para o Diretor de Laboratrios em Participao. A previso oramentria deve conter detalhes dos principais projetos para o ano seguinte, alm de outros itens de investimento. - No momento da aprovao da Ficha Capex (vide Anexo 6), inclusive para itens/projetos que no tenham sido submetidos no processo oramentrio. A Ficha Capex dever ser aprovada antes de assumir qualquer compromisso financeiro. Para Projetos/Aquisies com valor superior a R$ 50 mil (cinquenta mil reais), obrigatrio o detalhamento do motivo e a anlise da viabilidade financeira. Aprovao da Ficha Capex A aprovao da Ficha Capex deve ser realizada atravs das seguintes assinaturas, conforme segue: - At R$ 49.999,99: Pelo Presidente/Diretor (desde que seja scio) da Unilab + Gerente de Operaes (Essilor) + Controle Financeiro (Essilor); - R$ 50.000,00 at R$ 99.999,99: Pelo Presidente/Diretor (desde que seja scio) da Unilab + Gerente de Operaes (Essilor) + Controle Financeiro (Essilor) + Diretor de Laboratrio em Participao (Essilor); - R$ 100.000,00 at R$ 199.999,99: Pelo Presidente/Diretor (desde que seja scio) da Unilab + Gerente de Operaes (Essilor) + Controle Financeiro (Essilor) + Diretor de Laboratrio em Participao (Essilor) + Diretor Administrativo e Financeiro (Essilor); - Valores superiores a R$ 200.000,00: Pelo Presidente/Diretor (desde que seja scio) da Unilab+ Gerente de Operaes (Essilor) + Controle Financeiro (Essilor) + Diretor de Laboratrio em Participao (Essilor) + Diretor Administrativo e Financeiro (Essilor) + Diretoria Geral (Essilor). Nenhum tipo de desembolso dever ocorrer antes da obteno das aprovaes necessrias, conforme descrito anteriormente. Para investimento superior a R$ 200.000,00 (duzentos mil reais) obrigatrio a submisso do mesmo ao Conselho de Administrao antes da confeco da Ficha Capex. Caso o desembolso exceda em mais de 15% o valor da Ficha de Capex originalmente aprovada, uma solicitao adicional ao Projeto/Aquisio dever ser apresentada. A Ficha Capex, devidamente preenchida, dever ser enviada e mantida na Diretoria de Participaes (Essilor). Para a Unilab ser encaminhada uma cpia. Controle Mensal A planilha que enviada para o Departamento Financeiro da Essilor continuar fazendo parte do procedimento e enviada no fechamento (como feito atualmente). Definies para preenchimento: Autorizado quando o formulrio Capex estiver aprovado por todos os nveis. Comprometido quando o pedido estiver sido emitido junto ao fornecedor. Realizado quando o pedido estiver sido recebido.

CONTAS A PAGAR OBJETIVO Institucionalizar os procedimentos da rea de Contas a Pagar, para uma eficaz administrao Contbil e Financeira. FUNO DA REA DE CONTAS A PAGAR o setor responsvel por todo o sistema de controle financeiro da empresa, ou seja: 1) Valida a documentao entregue para pagamento; 2) Efetua os pagamentos autorizados nas respectivas datas de vencimento conforme o meio de pagamento (boleto do mesmo banco, boleto de outros bancos, crdito em conta, TED ou DOC); 3) Confere o extrato bancrio para confirmar que os lanamentos efetuados esto em conformidade com as aprovaes de pagamentos; 4) Elabora a previso de caixa; 5) Prepara o fluxo de caixa real, classificando adequadamente os recebimentos e desembolsos; 6) Acompanha diariamente o fluxo de caixa, reportando o motivo das possveis distores em relao ao inicialmente previsto; 7) Administra o caixa, buscando as melhores alternativas de financiamento ou a melhor forma de investir os recursos disponveis em bancos de primeira linha e em modalidades de investimento conservadoras. Em caso de necessidade de caixa, a Tesouraria da Essilor dever dar apoio na escolha da melhor alternativa de financiamento.

PAGAMENTOS Estaro aptos para pagamento os documentos fiscais que atendam aos requerimentos do fisco brasileiro em cujo formulrio constar a indicao de 1 via (primeira via do bloco de notas fiscais); em caso de notas fiscais eletrnicas, ser necessria a confirmao da autenticidade das Notas Fiscais recebidas e a guarda do arquivo por seis anos. Todas as Notas Fiscais de compras nacionais ou de importaes devero possuir tambm a OC previamente aprovada. Todas as Notas Fiscais devero ser assinadas e carimbadas no verso da nota fiscal pelos responsveis pelo recebimento do servio ou produto e encaminhadas ao Setor Administrativo/Financeiro para efetuar o registro contbil e o pagamento na data do respectivo vencimento. Os pagamentos devero ser enviados para o Setor Administrativo/Financeiro, no mnimo, trs (03) dias teis antes do vencimento. Todos os pagamentos e recebimentos devem preferencialmente ser processados atravs de canal bancrio. Deve ser evitado o recebimento de dinheiro em espcie. Em caso de recebimento, dever ser efetuado depsito bancrio em favor da Unilab, identificando o cliente que efetuou o depsito. As compras realizadas pela Unilab devero ter o prazo mdio de pagamento de preferncia igual ou maior que o prazo de recebimento, para no haver desencaixe de caixa. Se por algum motivo for necessria a emisso de cheques, os mesmos devero ser cruzados, nominais ao fornecedor e lanados em uma planilha de controle, onde constar o nmero do cheque, o nome do fornecedor, o valor e a data de emisso do mesmo (vide Anexo 7). A execuo do servio s poder ser autorizada aps a aprovao da proposta apresentada. Na mesma, dever estar contido a razo social do fornecedor, CNPJ, endereo, alm da descrio do servio a ser realizado, prazo de concluso e valor. Vale lembrar, que as propostas devero ser endereadas a Unilab. Para o pagamento de Prestao de Servios at R$ 15.000,00 (Quinze Mil Reais) dever estar anexada ao pagamento a proposta assinada pelo fornecedor e com o "de acordo" do gestor do departamento solicitante. Em ambos os casos (proposta e contrato), devero ser anexados elementos convincentes da efetividade do servio realizado. Ex.: planilha de horas gastas, estudos tcnicos, tickets de viagem, fotos do evento, digitalizaes, ligaes, e/ou qualquer elemento que ajude na comprovao da realizao do servio prestado. No sero aceitos fornecedores cujas cobranas estejam negociadas com empresas de factoring. As empresas trocam seus recebveis com as empresas de factoring e quando o ttulo no pago (por ter um desconto no concedido ou uma devoluo, seja ela parcial ou

total), no h tempo hbil para solicitar ao fornecedor a suspenso da cobrana e o resultado o Protesto do ttulo. No caso de adiantamento ao fornecedor, a OC dever apresentar data e aprovao do gestor. A OC no pode ter data posterior emisso da Nota Fiscal pelo fornecedor. A incluso de pagamentos no sistema deve ser feita somente com documentos devidamente aprovados pelos gestores. A classificao de cada pagamento ser feita pela rea requisitante. Com todos os pagamentos devidamente verificados, carimbados como pagos e imputados no sistema, o colaborador envia o arquivo de pagamentos via internet. Em seguida, dever repassar para os procuradores efetuarem os pagamentos no sistema do Banco. ADIANTAMENTOS O objetivo dos adiantamentos atender a uma necessidade do fornecedor para liberar uma compra ou uma prestao de servios a se realizar, baseado em uma proposta ou pelo contrato. Fornecedores Para efetuar o pagamento, o setor solicitante dever encaminhar a solicitao devidamente assinada pelo gestor responsvel, juntamente com a OC para o setor Administrativo/Financeiro. Os documentos para pagamento de adiantamento devero ser encaminhados com prazo de 03 dias teis antes da data de pagamento. O documento fiscal para baixa do adiantamento dever ser encaminhado para a Tesouraria, imediatamente aps a confirmao do recebimento fsico e fiscal do documento. No esquecendo de destacar na Nota Fiscal, a informao de BAIXAR ADIANTAMENTO. No sero concedidos novos adiantamentos a fornecedores que possuam adiantamentos em aberto. O adiantamento a fornecedores somente deve ser utilizado, quando no houver outra opo de pagamento. O prazo para a prestao de contas ser de at 30 dias. No caso de prestao de servios com proposta ou contrato, o prazo ser comandado pelo que est descrito nos documentos. Funcionrios As solicitaes de adiantamentos a funcionrios devero ser enviadas ao setor Administrativo/Financeiro, mediante requisio de pagamento (Vide Anexo 8), com antecedncia mnima de 03 (trs) dias, a contar da data da viagem, do evento, da Ao Comercial, etc., devidamente aprovada pelo Gestor da rea do funcionrio requisitante, descrevendo o motivo do adiantamento. Dever conter tambm, os dados bancrios do funcionrio. Para prestao de contas, o solicitante dever:

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1) Preencher integralmente o relatrio de despesas (vide Anexo 9), detalhando todas as despesas, motivo das despesas (viajem, evento), detalhamento das refeies, itinerrios de nibus, metro, txi ou uso de carro prprio conforme poltica estabelecida pelo Laboratrio; 2) Anexar os documentos fiscais e comprobatrios da despesa efetuada; 3) Assinaturas do funcionrio e do Gestor aprovando a despesa. O prazo para a prestao de contas ser de at 03 dias teis aps a data de retorno da viagem, evento, etc. a que se destinou. No sero concedidos novos adiantamentos a funcionrios que possuam adiantamentos em aberto. Excees concesso do segundo adiantamento devero ser adequadamente justificadas e previamente aprovadas pelo Diretor da Unilab. Caso o adiantamento solicitado seja superior ao valor gasto, o solicitante dever efetuar um depsito identificado no Banco Bradesco - Agncia 3238-7 Conta Corrente n 91504-1 em nome da Unilab e anexar cpia do depsito juntamente com a sua prestao de contas. expressamente proibido Administrativo/Financeiro. o envio de dinheiro ou cheque para o setor

responsabilidade de cada colaborador informar a existncia de adiantamento em aberto, para que o setor Administrativo/Financeiro possa fazer a baixa. FUNDO FIXO O fundo fixo de caixa destina-se a atender s necessidades de reas ou setores da empresa que necessitam fazer constantemente pagamentos de despesas cujos valores sejam de pequena monta e necessitam rapidez. Criao do Fundo: Deve ser controlado individualmente, isto , deve ser estabelecido o responsvel para a sua gesto e o valor lhe entregue mediante a assinatura de um documento. Tipo de desembolso: Utilizao de txis, nibus; Compra de pequenos itens de papelaria; Compras urgentes de itens de manuteno (que no podem ser faturados ou de valores pequenos); Outros, desde que estes no sejam de compra regular e sejam de pequeno valor. Desembolsos no permitidos: Pagamentos de salrio; Pagamentos de RPA (deve ter um processo especfico por causa das retenes); Itens de compras regulares; Utilizao dos recursos para uso particular. Comprovaes: Todos os documentos devem ter validade fiscal; portanto, independente da forma de pagamento, as normas fiscais devem ser seguidas; So aceitos recibos como comprovante de pagamentos de despesas de txi; nestes, devem constar o itinerrio e o valor pago;

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 Para nibus e outras despesas que no tm recibo, deve ser feito um relatrio de usurio descrevendo os motivos do gasto. Prestao de contas: A periodicidade da prestao de contas e reposio do fundo deve ser estabelecida de acordo com as necessidades de cada rea, podendo ser semanal, quinzenal ou mensal; Sempre que solicitado, o responsvel pelo fundo dever ter em seu poder para comprovar os valores em espcie e os comprovantes de despesas que no total seja o valor estabelecido para o fundo; Em hiptese alguma poder haver reposio do fundo de valores em espcie recebido referente venda a clientes. Somente poder haver a reposio atravs de saques da conta corrente da empresa. EVENTOS Para a realizao de eventos, ser fornecido adiantamento atravs de documento aprovado pelo Gerente Comercial. Para fins de prestao de conta, o solicitante dever preencher integralmente o Formulrio de Controle de Eventos (vide Anexo 10), assin-lo e solicitar a assinatura do Gerente Comercial responsvel, anexando os documentos comprobatrios do evento (fotos, lista de presena, etc.) e enviar para o setor Administrativo/Financeiro, indicando se existe adiantamento. Na ausncia de algum documento comprobatrio, o processo ser devolvido para o gestor responsvel providenciar a devida documentao comprobatria.

AO COMERCIAL Para a realizao de aes comerciais, ser fornecido adiantamento atravs de documento aprovado pelo Gerente Comercial. Para fins de prestao de conta, o solicitante dever preencher integralmente o Formulrio Ao Promocional (vide Anexo 11), assin-lo e solicitar a assinatura do Gerente Comercial responsvel, anexando os documentos comprobatrios do evento (fotos, lista de presena, etc.) e enviar para o setor Administrativo/Financeiro, indicando se existe adiantamento. Na ausncia de algum documento comprobatrio, o processo ser devolvido para o gestor responsvel providenciar a devida documentao comprobatria.

CONTAS A RECEBER OBJETIVO Em funo do volume de clientes que compem o Cadastro da Unilab, tornou-se necessrio desenvolver uma poltica com procedimentos adequados que assegurem ao Laboratrio o recebimento do faturamento efetuado com transparncia e segurana. CADASTRO

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Para ser cadastrado como cliente da Unilab preciso apresentar as cpias dos seguintes documentos: Contrato Social atualizado; Carto CNPJ vlido; Carto de Inscrio Estadual ou Municipal; Relatrio do Serasa; Verificar se o cadastro tem a autorizao do Gerente/Supervisor de Vendas da Regio; Caso o novo cliente tenha Protestos recentes, solicitar a Certido Negativa.

A ficha Cadastral dever ser totalmente preenchida pelo Consultor de Vendas do cliente cadastrado. O processo Cadastral dever ser o mesmo tanto para novos clientes, quanto para grupos j cadastrados. CONCESSO DE LINHA DE CRDITO Para clientes novos no mercado, ser concedido uma Linha de Crdito no valor de R$ 1.000,00. Para clientes antigos no mercado, ser concedida inicialmente uma Linha de Crdito de R$ 3.000,00. Caso seja necessrio elevar a Linha de Crdito, dever ser impresso um documento (conf. o sistema disponvel na Unilab) informando as mdias de compras, do atraso do ltimo ano e anexar a consulta do Serasa. Em alguns casos dever ser solicitada ao Gerente Comercial da Regio a avaliao da evoluo do cliente. Reduo e Suspenso da Linha de Crdito A reduo ser efetuada quando o cliente apresentar sinais de atrasos constantes em seus pagamentos o que demonstra que a sua linha de crdito atual no est ajustada sua capacidade de compras e consequentemente, gerar caixa para pagar seus compromissos. A suspenso ocorrer quando o cliente possuir diversos atrasos sem negociao, bem como em pesquisa efetuada ao Serasa, apresentar informaes negativas. OBS.: Nenhum cliente poder ter faturamento sem a concesso da Linha de Crdito. Se o novo cliente pertencer a um grupo, o mesmo dever ser includo na relao de empresas que compe o grupo. O Laboratrio dever realizar a renovao cadastral a cada dois anos dos clientes ativos nos ltimos seis meses, identificando-os atravs de um relatrio de clientes ativos. LIBERAO DE PEDIDOS A liberao de pedidos dever ser feita dentro da alada de cada cargo de cada colaborador.

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Cargo Diretor Gerente Regional Gerente Financeiro Analista Financeiro

Limite da Alada R$ 100.000,00 R$ 70.000,00 R$ 50.000,00 R$ 3.000,00

OBS.: Os pedidos que por motivo de atraso ficarem retidos por 4 dias teis, sero cancelados. Ser bloqueada a digitao de pedidos para todos os clientes com mais de trs dias em atraso.

COBRANA A cobrana dever ser efetuada por telefone de forma educada, firme e sem sarcasmo. Dependendo do valor do pedido o colaborador dever entrar em contato com o Gerente/Supervisor Comercial informando a situao do cliente.

Os ttulos vencidos esto sujeitos a Protesto aps o vencimento. Caso as negociaes do atraso ultrapassem o prazo de 5 (cinco) meses e o valor seja superior a R$ 15.000,00, o Gerente Financeiro dever consolidar a negociao atravs da Confisso de Dvida. CONDIO DE PAGAMENTO O consultor dever observar se as condies para faturamento esto em acordo com as indicadas pela empresa, caso contrrio, solicitar a aprovao da Gerncia Financeira. Tipo de Faturamento: Semanal ou Quinzenal Prazo mximo para pagamento: 30/60/90 Valor mnimo por parcela: R$ 300,00 DEVOLUES / RETORNO As devolues s podero ser aceitas com a autorizao do Gerente/Supervisor de Vendas da Regio. PROVISO PARA DEVEDORES DUVIDOSOS O Gerente Financeiro da Unilab dever informar Contabilidade o valor para provisionamento da PDD, demonstrando os casos certos de perda por cliente com o valor em atraso e seu respectivo percentual: De 91 180 dias 25% De 181 a 270 dias 50% De 181 360 dias 75% E acima de 361 dias 100%

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PAGAMENTOS DE AES COMERCIAIS O cliente ser reembolsado pelos Laboratrios, desde que no tenha nenhum atraso em sua ficha financeira, aps a aprovao do Gerente Financeiro da Unilab. No poder ser efetuado encontro de contas com o crdito da Ao Comercial. PLANILHAS RETIFICADORAS As planilhas retificadoras de notas emitidas para acertos referente a erros de descontos e de condies de pagamentos gerados na imputao do pedido sero aprovadas pelo Gerente/Supervisor de Vendas da Regio.

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ANEXOS

Anexo 1 -> Tabela de Categorias de Compras (Tabela de Categorias de Compras.xls); Anexo 2 -> Lista de Excees: 1. Escritrios de advocacia; 2. Instituies bancrias; 3. Prestadores e Concessionrias de Servios Pblicos; 4. Compras dentro do grupo. 5. Anexo 3 -> Fluxograma Completo de Compras (Fluxograma Completo de Compras.ppt) ; Anexo 4 -> Requisio de Compra; Anexo 5 -> Ordem de Compra; Anexo 6 -> Ficha Capex; Anexo 7 -> Planilha de Controle de Cheques Emitidos; Anexo 8 -> Requisio de Pagamento; Anexo 9 -> Relatrio de Despesas; Anexo 10 -> Formulrio de Controle de Eventos; Anexo 11 -> Formulrio de Ao Promocional;

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