Anda di halaman 1dari 13

Falsafah kualiti W. Edwards Deming sebagai titik tolak kepada keberkesanan pengurusan organisasi pendidikan. 1.

PENGENALAN Keberkesanan organisasi pendidikan mempunyai pelbagai takrifan. Secara umumnya konsep ini bergantung kepada persepsi serta nilai yang berbeza daripada pelbagai pihak terhadap apa yang dikehendaki daripada sekolah. Kebanyakan perspektif memberikan

penekanan kepada kecemerlangan akademik sebagai kayu ukur utama keberkesanan organisasi pendidikan khusus sekolah. Keberkesanan juga dilihat daripada sudut kesinambungan dan berterusan . Ia bukan kerja individu tetapi kerja berpasukan bermula dari Boardroom hingga ke pekerja am dan ia memerlukan ketekalan dan kecekalan ment al serta minda yang berasaskan halatuju yang dibentuk organisasinya sendiri.

Terdapat banyak faktor yang mempengaruhi keberkesanan pengurusan organisasi pendidikan antaranya iklim dan budaya , kepimpinan , pengurusan dan pentadbiran , lokasi , kemudahan , sumber organisasi , infrastruktur dan ini semua adalah berteraskan hala tuju dan perancangan strategi organisasi tersebut. Antara ciri-ciri organisasi yang baik adalah seperti berikut :

a) Mempunyai identiti tersendiri b) Mempunyai hierarki atau tingkat autoriti c) Mempunyai struktur organisasi atau pembahagian kerja d) Mempunyai peraturan, dasar, prosedur dan sistem hubungan bagi menjalankan aktiviti organisasi

Dalam masa yang sama juga wujud pendapat untuk meningkatkan pengurusan organisasi yang berkesan, ia berdasarkan beberapa ciri-ciri asas pengurusan iaitu :

a) Upah orang yang betul b) Sediakan kelengkapan yang baik serta kemudahan untuk melakukan kerja c) Beri maklum balas yang positif d) Pembangunan karier atau motivasi e) Penghargaan kepada pekerja

2. PENGARUH FALSAFAH W.EDWARDS DEMING Untuk meningkatkan lagi kualiti pengurusan organisasi, banyak organisasi memilih beberapa jenis teori untuk dijadikan asas dalam pembangunan dan halatuju organisasi mereka berdasarkan tokoh-tokoh terkemuka. W.Edward Deming misalnya dikenali sebagai Father Of Quality berdasarkan kajian dan perspektifnya terhadapa dunia pengurusan. Beliau terkenal dengan teori Demings 14 Points for Management dan diukuti dengan The Seven Deadly Disease. Beliau juga banyak menyumbangkan idea dalam pembangunan pendidikan.

Idea utama pendekatan W.Edward Demings terhadap pengurusan kualiti adalah keperluan untuk meningkatkan proses dan masalah utama pengurusan organisasi pendidikan adalah tidak memahami apa itu proses. Falsafah Deming adalah menggerakan fokus pengurusan daripada output kepada proses penjanaan produk atau pengurusan itu sendiri . Kerana kualiti sesuatu pengurusan dibina di setiap peringkat dan bukan perlu diperiksa sehingga ke akhirnya selaras dengan petikan kata-kata Deming iaitu : Quality comes not from inspection, but from improvement of the production process Intipati seterusnya yang ditekankan oleh Deming adalah Profound Knowledge atau sebutan Deming Theory Of Knowledge. Pengetahuan sangat penting dalam setiap individu didalam organisasi kerana dengan pengetahuan wujud perspektif yang bagi setiap individu. Perspektif inilah yang akhirnya membezakan keberkesanan sesuatu organisasi tersebut dan wujudkan suatu persediaan know-why kepada know-how dalam organisasi pendidikan. Bagaimana mendapatkannya , ia sukar dan memerlukan Profound Experience. Penekanan terhadap falsafah dan amalan baru dalam organisasi dan diulang berkali-kali boleh dilakukan agar ia terpahat diminda. Amalan tindakan berdasarkan teori adalah satu penjelasan mudah untuk individu yang menerapkan konsep Theory Of Knowledge.

"Before

you can change what you do, you have to change how you think. Before you can

change how you think, you have to change what you believe."
Lloyd Dobyns & Clare Crawford-Mason ( Thinking About Quality )

Untuk menjawab soalan bagaimana Falsafah kualiti W. Edwards Deming memainkan peranan sebagai titik tolak kepada keberkesanan pengurusan organisasi pendidikan , maka saya menggunakan rangka konsep Deming sendiri iaitu Demings 14 Points for Management dan diukuti dengan The Seven Deadly Disease. 2.1 Create constancy of purpose for improvement of product and service Kualiti dibina melalui bilik mesyuarat . Sesuatu organisasi itu wajib mengenalpasti halatuju dan perancangan jangka panjang sebelum melakukan sebarang aktiviti. Dalam masa yang sama juga kepimpinan harus dibentuk bagi memastikan halatuju dibina. Kepimpinan memainkan peranan yang sangta penting tujuan organisasi jelas difahami dan diterapkan dalam organisasi.

Organisasi pendidikan boleh dilihat dari sudut sistem social dan menetapkan tujuan untuk peningkatan produk dan servis orientasi pelanggan adalah menjadi keutamaan dalam pembinaan halatuju. Dalam dunia pendidikan , pelanggan adalah ibubapa , komuniti luar dan perkhidmatan yang ditawarkan adalah perkhidmatan pelanggan , pengajaran dan

pembelajaran. Defini operasi dalam pembinaan halatuju dan rancangan jangka panjang ini adalah keperluan dan permintaan pelanggan, dan ia sangat penting sekiranya sesuatu organisasi mahu mencapai jangkaan pelanggannya.

Masalah sememangnya akan timbul dalam proses pembentukan tujuan, polisi dan rancangan jangka masa panjang ini. Mengekalkan kepersisan dan konsistensi halatuju adalah masalah terbesar walaupun tujuan difokuskan kerana sekiranya keseluruhan organisasi berusaha keras dan sehabis baik tanpa mengetahui halatuju organisasi maka sebagai sebagai kesan output yang dihasilkan tidak akan mencapai kualiti yang diinginkan . Maka dengan itu halatuju mesti dibina dengan sejelas mungkin dan dapat difahami di setiap genap organisasi. Proses pemahaman mungkin mengambil masa dan berulangkali tetapi disini konsep Theory of Knowledge boleh diterap dalam keseluruhan organisasi.

Oleh sebab itu penerapan dan penjanaan proses yang betul daripada peringkat awal meningkatkan keberkesanan pengurusan organisasi pendidikan. Kualti akan terbina dengan sendirinya dan kos-kos yang mengurangkan keberkesanan juga dapat dikurangkan. Ini kerana proses bersifat berterusan dan penambaikan perkara wajib. Pelanggan sentiasa berevolusi dari segi permintaan , hal-hal pentadbiran pendidikan khususnya di era kini semakin kompleks,

maka dengan penerapan ilmu pengetahuan dalam diri setiap aras organisasi pasti membuahkan keputusan yang positif dan dinamik. 2.2 Adopt the new philosophy.

Penerapan pendekatan baru atau sistem pengurusan baru didalam organisasi mampu meningkatkan keberkesanan organisasi pendidikan khusus dalam prosesnya. Jangan lagi menjadi organisasi pengurusan pendidikan yang tradisional atau ortodoks , perubahan sangat penting dan positif untuk mengelakkan situasi burnout. Kerana perubahan ini mewujudkan akauntabiliti yang baru, perubahan kepimpinan yang baru dan mewujudkan halatuju yang baru.

Terlalu banyak faedah yang akan wujud sebagai contoh produk. Dengan perubahan kaedah pengajaran dan pendidikan iaitu produk yang telah dipertingkat dan mengalami penambahbaikan untuk diberikan kepada pelajar pastinya pelajar akan memperolehi lebih daripada sekadar menerima maklumat tetapi konstruk dalam pembelajaran. Perubahan juga mengurangkan permasalahan dari segi kesilapan dan kecacatan perkhidmatan kerana perubahan akan memastikan penambahbaikan.Perubahan juga boleh memberi kesan terhadap penjimatan dan keberkesanan sumber fiskal,kewangan dan manusia sesuatu organisasi pendidikan itu.

Penambaikan kualiti akan meningkatkan produktiviti dan ini merupakan kesan yang terbesar sekiranya perubahan atau pendekatan diterapkan dalam pengurusan organisasi berkesan. Produktiviti ini boleh dilihat melalui perubahan iklim sesuatu organisasi tersebut dan untuk organisasi pendidikan khususnya disekolah pencapaian akademik , kokurikulum dan sahsiah pasti akan meningkat oleh kerana setiap organisasi dari atas hingga ke bawah menerap dan mengamalkan pendekatan baru ini.

Akan tetapi untuk melakukan perubahan bukan suatu perkara yang mudah .Ia bukan suatu gimik yang boleh dicuba dan dibuang begitu sahaja kerana ia adalah melibatkan kualiti. Terlalu ramai individu didalam organisasi ini sedar akan keperluan ini dan tahu tentang sistem ini , akan tetapi mereka tidak endahkan . Ini kerana keberkesanan yang berasaskan kualiti memerlukan komitmen yang berkekalan dan bukan sesuatu yang boleh dilupakan. Ia mesti suatu usaha yang tekal dan cekal kerana keberkesanan kualiti pengurusan organisasi adalah sesuatu yang bersifat berterusan dan perlukan penambaikan.

2.3 Cease dependence on mass inspection

Pengurusan organisasi pendidikan secara amnya pada masa kini tidak banyak menggunakan konsep pemeriksaan secara berterusan dari awal hingga akhir. Kebanyakkannya sekadar pemantauan dan pemerhatian daripada pegawai-pegawai yang telah diarahkan untuk bertugas. Keseluruhan organisasi juga jarang mengamalkan penambahbaikan hampir dalam semua perkara atau aktiviti yang dilakukan atas sebab rutin . Stigma Rutin sepatutnya menjadi semakin berkesan bila ia dilakukan akan tetapi kesannya berbeza secara hakikatnya di organisasi ini kerana telah bertukar kepada sesuatu yang membosankan.

Pengurusan organisasi yang berkesan sebenarnya wujud dimana-mana organisasi. Ia semujadi wujud didalam sesuatu organisasi yang mengamalkan sistem. Sekiranya pemeriksaan kerap diadakan bermaksud organisasi itu gagal dan ia juga melibatkan pembaziran masa dan kos yang banyak . apa yang perlu dilakukan adalah perubahan proses seperti berikut :

Proses Sedia Ada

Perubahan Proses

Untuk menyatakan pemeriksaan tidak diperlukan langsung adalah tidak benar sebenarnya. Ia tetap perlu diperiksa kerana terdapat sesuatu bahagian didalam organisasi yang sememangnya perlu diperiksa untuk keperluannnya

2.4 End the practice of awarding business on the price tag alone

Ini melibatkan isu pembekal dan wujud situasi dimana menjadi amalan kebanyakkan organisasi untuk memilih pelbagai pembekal dan mula membandingkan harga untuk mencari harga yang bersesuaian. Tetapkan objektif pemilihan pembekal iaitu situasi win-win untuk kedua belah pihak. Kemudian bina kontrak jangka panjang bersama pembekal kerana ia menggalakkan rasa keyakinan pembekal dan lebih berinovatif. Ini yang dikatakan pengurusan berkesan dan hasil daripada pengetahuan tentang tugas. 2.5 Improve constantly and forever the system of production and service Ini melibatkan tugas pengurusan untuk sentiasa berkerja terhadap sistem organisasi yang mana pengurusan mengawasi semua permasalahan dan menambahbaik semua aktiviti yang berlaku dengan tujuan meningkatkan kualiti dan produktiviti. Ia lebih kepada penyediaan kemudahan, peningkatan karier, penyediaan alatan untuk setiap individu dalam organisasi . Terdapat beberapa rujukan untuk menyelesaikannya 1. Mengenalpasti penyebab utama atau proses berlakunya masalah 2. Mengunakan kitar Deming ( Penambaikan Berterusan ) Plan Do Check Act 2.6 Institute training Untuk organisasi pendidikan program peningkatan karier perlu ditingkatkan lagi. Guruguru dan pentadbir perlu dibekalkan kursus pengurusan dan profesionalisma . Keseluruhan individu yang bernaung dibawah Organisasi ini juga perlu diberikan kursus untuk mengelakkan berlakunya burnout . Ini penting dalam menerapkan ilmu pengetahuan kepada mereka berkaitan tugas mereka agar menjadi individu yang benarbenar tahu tentang tugasnya.

2.7 Institute leadership Jika disekolah pentadbir dan guru adalah ketua dan pemimpin . Ubah konsep seorang ketua dan pemimpin yang tradisional iaitu garang , autokratik kepada yang membantu , menyelesaikan dan menunjuk arah. Tonjolkan ciri-ciri kepimpinan yang berkualiti dan tahu mengenai masalah-masalah tertentu orang bawahannya , menghargai mereka dan meletakkan mereka ditempat yang sepatutnya. Disini ketua sangat memainkan peranan penting untuk menyampaikan dengan jelas halatuju organisasi. Kegagalan pekerja melambangkan kegagalan pengurusan organisasinya.

Pengurusan juga mesti memastikan tindakan yang pantas perlu dilakukan sekiranya permasalahan timbul , keperluan penyelenggaraan , alatan yang rosak , deskripsi tugas

dan apa-apa sahaja yang boleh menimbulkan kos. Kepimpinan menjadi teladan yang baik untuk pengikutnya dan ini meningkatkan kualiti. 2.8 Drive out fear Konsep mudah untuk difahami Organisasi wajib melindungi pekerjanya dan secara automatik pekerja akan melindungi organisasinya atau situasi win-win . Organisasi yang berkesan seharusnya menggalakkan komunikasi dua hala yang efektif agar

semua orang berkerja dengan berkesan dan produktif. Jangan wujud perasaan takut dan halangan kerana ia halangan kepada penambaikan dan menentang keseronokan berkerja. Perasaan takut juga menghalang inovatif kerana pendapat semua individu dalam organisasi penting kerana setiap orang berhak bersesuara untuk kepentingan organisasi. 2.9 Break down barriers between staff areas Terapkan nilai dan suasana memberi pendapat atau pandangan terhadap bahagian dalam organisasi. Semua individu patut tahu tentang bahagian-bahagian dalam organisasi dan semua individu bertanggungjawab untuk memelihara dan membaik pulih organisasi tersebut. Dari sudut penggunaan alatan juga perlu diberikan kebebasan akan tetapi perlu mendapat pengawasan khususnya diperingkat sekolah sekiranya terdapat kemudahan yang boleh digunapakai semua pihak. Ini kerana dikhuatiri berlaku salah satu symptom suboptimization yang diberitahu oleh Deming iaitu proliferation of paperwork. Pembaziran yang melampau , sebabkan gangguan dan pengurusan tidak berkesan. Ini kerana pengetahuan yang kurang tentang bahagian organisasi yang lain. 2.10 Eliminate slogans, exhortations, and targets for the work force Pengurusan Organisasi sepatutnya menunjukkan kepada keseluruhan organisasi tentang maklumat-maklumat berkaitan apa yang mereka lakukan dari bulan ke bulan sebagai contoh perkara-perkara yang memberikan manfaat kepada mereka iaitu bantuan latihan, latihan peningkatan tugas, sasaran produktiviti berserta kaedah dan tunjuk ajar , menerapkan nilai berkerja secara bijak bukan keras. Ini sedikit sebanyak meningkatkan moral mereka kerana mengetahui pihak pengurusan mengambil berat tentang mereka dan permasalahan yang timbul. 2.11 Eliminate numerical quotas / work standard / management by objective

Elakkan atau jangan sembarangan menetapkan kuota berbentuk nombor untuk mencapai sesuatu objektif. Tidak salah untuk menetapkan sasaran sebenarnya tetapi dengan syarat kelengkapan , kemudahan , insentif, pendidikan , kaedah dan sebagainya diberikan agar objektif dicapai

2.12 Remove barriers to pride of workmanship Konsep Saya yang menurut perintah , arahan daripada ketua , bekerja semata-mata untuk naik pangkat , mengejar merit atas sebab tahu akan kepentingan skor tersebut , hilang keseronokan dan kebanggaan berkerja. Ia kerap menimbulkan perbalahan antara dua pihak khususnya atasan dan bawah , masing-masing menyalahkan pihak lain tetapi apa yang terjadi pada golongan bawahan. Keberkesanan pengurusan organisasi hilang. Di tambah pula ketirisan maklumat yang semakin kerap berlaku pada masa kini di sekolah-sekolah, wujud situasi ad-hoc dan ini sangat menekan kumpulan guru dan pentadbir sebenarnya.

2.13 Institute a vigorous program of education and retraining Mewujudkan program-program pendidikan dan menggalakkan peningkatan dan penambaikan untuk diri sendiri. Apa yang organisasi perlukan adalah individu yang berkembang dengan lebih baik dengan pendidikan. Ini kerana latihan untuk teknik adalah terbatas kerana apabila mencapai batasan fizikal ia akan berhenti tetapi tidak pada pendidikan. Individu yang berpengetahuan berpotensi untuk membezakan keberkesanan pengurusan organisasi khususnya dalam penyelesaian masalah. Kualiti tidak lahir melalui mesin atau teknologi ia lahir dari pendidikan dan pendidikan bukan sesuatu seperti mesin boleh dipasang begitu sahaja. Organisasi juga boleh mewujudkan biasiswa untuk menanggung staf mereka sambung belajar berdasarkan kursus-kursus yang ditawarkan. Penghargaan merupakan salah satu kemanusiaan untuk meningkat kualiti.

2.14 Take action to accomplish the transformation Semua individu didalam organisasi mesti berkerjasama untuk memastikan transformasi berlaku. Keberkesanan organisasi berpunca daripada kerja berkumpulan dan bukannya seorang. Sekiranya organisasi mempunyai masalah jangan terus memecat pegawai anda , untuk pengurusan tertinggi jangan tinggalkan posisi anda , seharusnya duduk bersama dan berbincang. Pengurusan tertinggi sepatutnya berpengetahuan tentang

jualan , pasaran , pengurusan dan penentuan penyelesaian masalah bukan duduk diam dan tidak berusaha untuk menyatupadukan semua pekerja. Sokongan sahaja tidak mencukupi , tindakan perlu dilakukan. Transformasi pengurusan organisasi pendidikan yang berteraskan 14 teras Deming berpotensi menunjukkan transformasi yang diharapkan. Tetapi terdapat beberapa wabak maut dan halangan yang menghalang transformasi organisasi ini. Wabak ini di panggil The 7 Deadly Diseases

3. THE SEVEN DEADLY DISEASE Penekanan diberikan kepada 4 wabak yang pertama sahaja. Running a company on visible figures alone , Excessive medical costs for employee health care dan Excessive costs of warranty tidak dihurai atas sebab kaitan atau impak yang minimum

3.1 Lack of constancy of purpose Hala tuju tidak tetap. Sebagai contoh pengurusan organisasi atau pengurusan tertinggi melancarkan pelbagai program yang akhirnya tidak menggambarkan halatuju sebenar. Ini mencerminkan kelemahan pengurusan tertinggi. Banyak perkara sebegini berlaku tetapi dimana perancangan strategi organisasi tersebut. Agenda dan program wajib berteraskan pelan strategi dan jika ada penambahan agenda atau program ia tidak sepatutnya mengganggu halatuju organisasi. Sentiasa berpegang pada halatuju asal dan limitasi yang dibina di boardroom. Pengurusan tertinggi sepatutnya memahami kerana mereka adalah penentu dan pemegang saham terbesar.

3.2 Emphasis on short term profits Perancangan jangka pendek wajib dibuang bagi organisasi yang ingin melihat prestasi pengurusan dan keberkesanan organisasi. Ini kerana perancangan jangka pendek akan menghadkan perancangan jangka masa panjang . Seorang yang ketua atau pemimpin sering melihat the big picture dan begitu juga sebuah organisasi. Perancangan ini jug a

dilihat tidak berjaya di organisasi pendidikan khususnya sekolah kerana pengurusan tertinggi sekolah sering digerakkan atas arahan Kementerian dan Jabatan. 3.3 Evaluation by performance, merit rating or annual review of performance Tradisi penghargaan terhadap individu yang cemerlang dalam sistem telah menjadi amalan sejak dari dulu lagi. Tradisi ini menyebabkan nilai moral runtuh kerana kebanyakkan individu menjadi terlalu mementingkan diri dan pelbagai perkara negative wujud. Pengurusan tertinggi sepatutnya menghargai mereka-mereka yang cuba untuk menambahbaik sistem atau proses organisasi agar lebih berkesan.

3.4 Mobility of management Ini adalah wabak yang serius dalam pengurusan tertinggi dan memberi impak yang sangat besar terhadap keberkesanan organisasi. Semua yang berada di posisi tertinggi cuba membawa konsep dan halatuju masing-masing. Sekiranya pencapaian tidak diperolehi atau mendapat tawaran yang lebih baik mereka akan berpindah ke institusi atau organisasi yang lain. Politik, nilai setia , tidak puas hati , tiada kebanggaan dalam pekerjaan menjadi punca peralihan posisi ini.

4. HALANGAN PENGURUSAN ORGANISASI BERKESAN 4.1 Hope for instant pudding." dan "The supposition that solving problems, automation, gadgets, [high technology] will transform industry." Keberkesanan pengurusan organisasi mengambil masa yang lama. Magnitud

permasalahan yang akan timbul pastinya sangat tinggi dan ini sudah boleh diramal. Tindakan membeli mesin, alatan yang mahal tanpa dan apa-apa sahaja yang dirasakan dapat meningkatkan pengurusan dan produktiviti berkemungkinan menyebabkan kos,

pembaziran dan kegagalan pengurusan. Penetapan halatuju , limitasi organisasi dan perancangan jangka panjang mampu mengawal. Kualiti juga berpunca dari manusia yang berpengetahuan dan menerapkan teori sebagai pegangan sebenarnya yang meningkatkan kualiti dan produktiviti. 4.2 "Search for examples." Nilai kualiti dan keunikan yang wujud pada organisasi sendiri sepatutnya dicari dan bukan ditiru dari mana-mana organisasi yang lain. Mencontohi dan mepelajari apa yang terbaik

adalah pembelajaran dan kaedah kepimpinan yang bagus tetapi jangan sampai hilang identiti organisasi . 4.3 "Our problems are different." Jangan diterap dalam minda dan perspektif keseluruhan individu dalam organisasi bahawa masalah yang dihadapi adalah sama. Masalah akan muncul tetapi ia akan tetap berlainan. Masalah yang muncul juga bukan menjadi penyebab kurang keberkesanan pengurusan organisasi mencapai kualiti, tetapi ia sebenarnya mengajar organisasi untuk mencari jalan penyelesaian yang unik untuk organisasi sendiri

4.4 "This goes against what they taught me in school." Sebagai ketua atau pengurus atau menjadi pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menyelesaikan masalah dalam organisasi anda, masalah yang timbul tidak seperti yang anda belajar. Realiti tidak selalunya indah dan hadapinya dengan matang dan

berkerjasama secara menyeluruh untuk memastikan kejayaan organisasi. 4.5 "Our quality control department takes care of all our problems of quality." Ini adalah kesilapan terbesar sekiranya ingin menjayakan organisasi , halatuju dan pencapaian organisasi adalah tanggjungjawab bersama.

5. KESIMPULAN Secara keseluruhan keberkesanan organisasi pendidikan adalah seiring dengan sistem pengurusan. Implentasi konsep dan teori W.Edward Deming dalam organisasi pendidikan sangat meluas. Proses berterusan dan berkekalan dan penambaikan sememangnya menjadi asas penting pembentukan sistem pengurusan organisasi pendidikan yang berkesan. Penekanan Quality Is Made in the Boardroom menjadi asas kerangka pengurusan yang berkesan. Pengurusan tertinggi menjadi nadi penting untuk menggerak keseluruhan organisasi. Konsep kerjasama berterusan dan

pembentukan perspektif didalam individu di setiap bahagian organisasi menjadi kunci utama kejayaaan dan keberkesanan pengurusan organisasi pendidikan. Sebagai penutup saya memetik suatu cebisan penyataan daripada W. Edward Deming untuk dijadikan penduan.

The Secret of Success is Constancy to Purpose.