Anda di halaman 1dari 21

KKP APSI ANALISA SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PAYON RESTO JAKARTA

BAB I PENDAHULUAN
1.1. Umum Komputer adalah peralatan ( device ) yang bekerja di bawah control program yang tersimpan, yang secara otomatis menerima, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang merupakan hasil dari pemrosesan data itu. Komputer berasal dari kata to compute yang berarti menghitung. Jadi secara umum komputer disebut sebagai mesin hitung. Tetapi pengertian komputer saat ini bukanlah semata-mata sebagai alat hitung, tetapi adalah suatu alat hitung dengan konstruksi elektronika yang mempunyai tempat penyimpanan ( storage internal ) dan bekerja dengan bantuan program yang diberikan kepadanya. Kehadiran komputer banyak memberi manfaat bagi manusia dalam menyelesaikan pekerjaan - pekerjaan baik yang ringan hingga dalam pembuatan keputusan. Dalam dunia usaha komputer memiliki peranan yang cukup besar dalam hal penyediaan informasi bagi pihak dalam perusahaan dan juga pihak luar perusahaan. Hal itu mendorong perusahaan untuk menghasilkan dan meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan agar informasi tersebut menjadi lebih akurat, relevan dan tepat waktu. PAYON RESTO adalah sebuah tempat makan yang kegiatan utamanya adalah melayani dan memberikan pesanan / pelayanan terbaik, dan juga memperkerjakan cukup banyak karyawan, sedangkan sistem penggajian karyawan yang digunakan masih secara manual. Dan dalam bidang keuangan suatu sistem yang digunakan haruslah tepat karena guna menghindari kesalahan pencatatan / merekap gaji. Untuk itu maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dalam rangka memberikan informasi kepada para karyawan dan pihak lainnya secara tepat, cepat dan akurat. Berdasarkan uraian diatas, maka kami tertarik untuk menganalisis Sistem Penggajian pada PAYON RESTO. Sehubungan dengan itu, maka kami memilih judul Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini : ANALISA SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PAYON RESTO

1.2. Maksud dan Tujuan Adapun maksud dari penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah : a. b. c. d. Sebagai wujud nyata riset yang kami lakukan. Untuk mempraktekan teori teori yang telah kami pelajari ke masyarakat secara nyata. Untuk menambah wawasan dan pengalaman kerja. Untuk mengetahui sistem berjalan pada perusahaan yang dituju serta belajar merancang sistem. Sedangkan tujuan dari penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah sebagai salah satu nilai mata kuliah Analisa & Perancangan Sistem Informasi (APSI) pada semester 3 (tiga) untuk program studi Komputerisasi Akuntansi di Akademik Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI). 1.3. Metode Penelitian Dalam usaha pengumpulan data, metode yang digunakan untuk penulisan Tugas Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini adalah : a. Interview Yaitu penulis mengadakan wawancara tentang sistem penggajian dan yang berhubungan dengan pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP). b. Studi Pustaka Yaitu Mengumpulkan data - data yang diperlukan dengan mencarinya di buku-buku, artikel, majalah, internet dan file-file yang tentunya berhubungan dengan topik.

1.4. Ruang Lingkup Dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini penulis hanya membatasi ruang lingkup permasalahan pada Sistem Penggajian Karyawan.

1.5. Sistematika Penulisan Sistematika Penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan itu sendiri yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga dapat memberikan gambaran secara menyeluruh. Adapun sistematika penulisan pada makalah ini terdiri dari empat bab, yaitu sebagai berikut: BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini membahas gambaran umum, maksud dan tujuan penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini, metode penelitian dalam pengumpulan data, ruang lingkup dan sistematika penulisan yang di bahas dalam bab demi bab. BAB II : LANDASAN TEORI

Pada bab ini berisi tentang uraian tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung sistem (tool system). BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini membahas tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yaitu sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data, spesifikasi bentuk dokumen masukan, spesifikasi bentuk dokumen keluaran, spesifikasi file, spesifikasi program, dan struktur kode, spesifikasi sistem komputer secara umum, perangkat lunak perangkat keras, konfigurasi sistem komputer, permasalan pokok, dan alternatif pemecahan masalah. BAB IV : PENUTUP

Pada bab ini berisikan kesimpulan dari apa yang telah dibahas dari bab I sampai dengan bab III serta berisikan saran yang bersifat membangun untuk kepentingan perusahaan itu sendiri maupun untuk kepentingan umum.

BAB II LANDASAN TEORI


2.1. Konsep Dasar Sistem A. Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lain dan terpadu. Suatu sistem pada dasarnya adalah kelompok unsur yang erat hubungannya satu sama lainnya, yang berfungsi bersama sama untuk mencapai tujuan tertentu. Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut

ini. Suatu Sistem menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Waren D. Stalling Jr ( HM Jogiyanto, Jogjakarta, 2005:1 ) adalah Sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Sedangkan pengertian Sistem yang menekankan pada komponennya menurut Richard F.N ( HM Jogiyanto, Jogjakarta 2005:1 ) adalah kumpulan dari elemen elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda hanyalah cara pendekatannya. Pengertian Sistem menurut Norman H.Barish dalam bukunya System Analyse for Effective Administrator (Hadori Yunus, 1973:1-2 ) adalah Alat dimana pegawai dari suatu perusahaan bekerja untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pengertian Sistem menurut Mulyadi (1993:6) adalah Suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan pengertian Sistem menurut Sistem menurut Norman L.Engier, Tata Sutabri (2004:10) adalah Sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti inventaris atau penjadwalan produksi . Sistem Menurut Prof. Dr. Mr. S Prajudi Atmosudirdjo, Tata Sutabri, (2004:10) adalah Sistem terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang berkaitan dan, sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan proses . Sistem menurut Gordon B.Davis, Tata Sutabri, (2004:10) adalah Sistem dapat berupa abstrak atau fisis . Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan atau konsepasi-konsepsi yang saling bergantung, contohnya Sistem teologi. Sedangkan Sistem fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

B. Karakteristik Sistem Suatu sistem memiliki karakteristik tertentu, yang merincikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun yang termasuk ke dalam karakteristik sistem adalah sebagai berikut: 1. Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. 2. Batasan Sistem (Boundary) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara suatu sistem dengan subsistem lainnya. 5. Masukan Sisitem (Input) Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. 6. Keluaran Sistem (Output) Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 7. Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

C. Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada dan tampak secara fisik

2.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan buatan manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi murni melalui proses alam. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

3.

Sistem dilklasifikasikan sbagai sistem tertentu dan sistem tak tentu Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4.

Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

C. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan.

D. Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block). Sebagai suatu sistem, blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1. Blok masukan (input block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data berupa dokumen dasar. 2. Blok model (model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logoka, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengn cara yang sudah tertentu untuk mengahsilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran (output block)

Merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok teknologi (technology block) Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Blok basis data (database block) Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok kendali (control block) Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

E. Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Definisi SIM menurut George M. Scott adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. Definisi SIM menurut Barry G. Cushing adalah kumpulan dari manusia dan sumbersumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Definisi SIM menurut Frederick H. Wu adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Definisi SIM menurut Gordon B. Davis adalah sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Dari beberapa definisi tersebut, dapat dirangkum bahwa SIM adalah :

1. 2.

Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

2.2. Peralatan Pendukung (Tool System) Peralatan pendukung (Tool System) merupakan alat yang dapat digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem. Adapun Tool System yang digunakan penulis untuk merancang model sistem adalah : A. Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagran (DFD) Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi (simbol-simbol) yang digunakan untuk menggambarkan arus data dari data sistem dan untuk membantu di dalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika. Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Keuntungan dari DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi kemudian menguraikannya menjadi level yang lebih rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukan proses pengulangan (looping), proses keputusan dan proses perhitungan. Simbol-simbol yang dipergunakan terdiri dari empat simbol, yaitu : 1. Kesatuan luar (Eksternal Entity) Kesatuan Luar (Eksternal Entitiy) atau Batas Sistem (Boundary) merupakan entity dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. 2. Proses (Proccess) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar dari proses. 3. Arus Data (Data Flow)

Arus Data menunjukan arus data dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data dapat berbentuk formulir atau dokumen yang digunakan, laporan tercetak, tampilan layar komputer, masukan untuk komputer, komunikasi ucapan, surat-surat atau memo, data yang dibaca dan direkamkan kesuatu file, suatu isian yang dicatat pada buku agenda, transmisi data dari suatu komputer yang lain. 4. Simpanan Data (Data Store) Simpanan dari data dapat berupa suatu file atau database di sistem komputer, catatan manual, kotak tempat data dimeja seseorang, tabel acuan manual dan agenda atau buku. Beberapa langkah di dalam membuat DFD dibagi menjadi tiga , yaitu : 1. Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber atau tujuan data yang akan diproses atau untuk mengambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. 2. Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci. 3. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol. Aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan DAD / DFD adalah : 1. Tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung. 2. 3. 4. Tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store lainnya secara langsung. Tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.

B. Kamus Data Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Fungsinya untuk mendefiniskan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap dan untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama.

Kamus data dibuat dan digunakan baik pada tahap analisa maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisa perancangan sistem digunakan sebagai alat komunikasi antara sotem analis dengan pemakai (user) tentang data yang mengalir pada sistem tersebut serta informasi yang dibutuhkan oleh pemakai (user). Sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, output/laporan dan database. Kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut : 1. Arus Data Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Fungsinya untuk memudahkan mencari arus data di dalam Data Flow Diagram (DFD). 2. Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data Flow

Diagram (DFD),maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data. 3. Tipe Data Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikan bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir. Dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data tersebut disebut tipe data. 4. Struktur Data Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data. 5. Alias Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya. 6. Volume Volume yang dicatat berupa volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume ratarata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukan volume yang terbanyak 7. Periode

Periode menunjukan kapan terjadinya arus data. Fungsinya untuk mendefinisikan kapan output data harus dimasukan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan dihasilkan. 8. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang arus data. Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi. Notasi yang digunakan dibagi dua macam yaitu : 1. Notasi Tipe Data Notasi ini dibuat untuk membuat spesifikasi format input maupun output dari suatu data. Notasi yang digunakan antara lain: Table II.1. Notasi Tipe Data NOTASI ARTI Setiap karakter X Angka Numerik 9 Karakter Alphabet A Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong Z Sebagai pemisah ribuan . Sebagai pemisah pecahan , Sebagai tanda penghubung Sebagai tanda pembagi /

2.

Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Notasi yang umum digunakan antara lain : Tabel II.2. Notasi Struktur Data NOTASI = + () ARTI Terdiri dari And (dan) Pilihan (boleh Ya atau Tidak)

{} [] I * @

Iterasi (pengulangan proses) Pilih salah satu pilihan Pemisah pilihan didalam tanda [ ] Keterangan atau catatan Petunjuk (key field)

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN


3.1. Umum Dalam era globalisasi ini kebutuhan akan teknologi sangat dibutuhkan terutama untuk membantu dalam menyelesaikan masalah - masalah yang terjadi pada suatu insatansi pemerintah maupun instansi swasta. Untuk mengatasi masalah - masalah tersebut dibutuhkan sarana atau alat yang dapat membantu memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Bila dalam suatu perusahaan, informasi tersebut berhenti atau terhambat, maka sistem perusahaan akan menjadi tidak seimbang. Salah satunya contoh adalah sistem penggajian karena erat kaitannya dengan perhitungan dan juga informasi yang beranekaragam yang harus tepat pada waktunya. Untuk itu perusahaan pun perlu adanya tenaga yang ahli dan alat pengolahan data seperti contohnya komputer.

3.2. Tinjauan Perusahaan Dalam tinjauan perusahaan ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut. 3.2.1. Sejarah Perusahaan PAYON RESTO adalah salah satu rumah makan yang telah berdiri selama 8 tahun sejak tahun 2004, yang berlokasi di Jl. Kemang Raya No.17 Jakarta Selatan, dengan konsep Authentic Indonesian Restaurant & Shops. Bentuk bangunan yang sangat tradisional seperti rumah adat Jawa, suasana yang sangat sejuk dengan banyaknya pepohonan seperti taman dan dikelilingi oleh kolam ikan berukuran kecil seperti selokan membuat pelanggan yang datang merasa tenang. Karena suasana yang sangat nyaman itu, PAYON RESTO ini biasa di reserve untuk acara pesta kebun atau acaraacara lainnya.

Karena suasana ini pula pelanggan merasa tertarik untuk mencoba datang dan menikmati suasana yang sangat nyaman itu. Didukung pula dengan makanan dan minuman yang ditawarkan di PAYON RESTO ini, sangat Indonesia sekali, khususnya dalam masakan Jawa. Di PAYON RESTO ini terdapat menu khusus per harinya, seperti contoh menu spesial waktu kami melakukan riset, yaitu Kulit Tahu Payon, Gurame Bakar Bumbu Kuning, Iga Bakar Payon dan masih banyak yang lainnya. Harga di PAYON RESTO ini pun cukup terjangkau untuk harga standar di daerah Kemang. Jadi, jika ingin mengadakan pesta kebun, makan malam romantis atau rindu dengan makanan tradisional, PAYON RESTO ini sangat cocok untuk dicoba.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi merupakan pembagian kegiatan kerja, menunjukan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda dihubungkan sampai batas tertentu, menunjukan hirarki dan struktur wewenang organisasi serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Dengan struktur organisasi yang baik, tugas-tugas digolongkan sedemikian rupa sehingga dapat dilaksanakan secara efektif, terarah, dan terawasi dan hasil-hasilnya dapat terkendali. Bentuk struktur organisasi pada PAYON RESTO adalah sebagai berikut : Gambar III.1. Struktur Organisasi PAYON RESTO

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut : 1. OWNER atau PEMILIK a. b. c. Bertanggungjawab atas jalannya usaha. Pemberi keputusan atas semua yang terjadi dalam usaha. Mengawasi dan memberi masukan kepada karyawan.

2. KITCHEN atau BAGIAN DAPUR a. b. c. Memasak makanan yang dipesan pelanggan. Membersihkan piring atau peralatan yang kotor. Menjaga kebersihan dapur.

3. OFFICE HRD (Human Resources Development)

a. b.

Mengurusi Surat Masuk dan Keluar. Mengurusi Pembagian Gaji Karyawan.

PROMOTION a. Mengurusi bagian promosi untuk mengenalkan PAYON RESTO ke masyarakat melalui

online/offline. 4. FLOOR WAITRESS a. b. c. Melayani pelanggan yang datang. Menulis pesanan yang akan dipesan. Memberikan makanan yang dipesan.

CASHIER a. Mengurusi bagian pembayaran. SHOP a. BAR a. Melayani di bagian minuman modern (Bir, moctail dll.) Melayani di bagian kedai (snack, makanan & minuman tradisional).

5. GARDEN a. Mebersihkan, memelihara dan merawat taman dan kolam.

6. SERVICE a. Memperbaiki apabila ada kerusakan peralatan.

3.3. Prosedur Sistem Berjalan Prosedur sistem penggajian pada PAYON RESTO adalah sebagai berikut : a. Prosedur Penyerahan Kartu Absen Para karyawan yang bekerja di PAYON RESTO menyerahkan kartu absen kepada HRD untuk direkap (akumulasikan). b. Prosedur Penyerahan Berkas Proses penyerahan berkas dilakukan setelah HRD menerima Kartu Absen pada 2 hari sebelum akhir bulan dari para Karyawan untuk direkap, dan data Kartu Absen tersebut disimpan kedalam Arsip Absen, selanjutnya HRD melengkapi Laporan Rekap Gaji untuk kemudian laporan

tersebut diserahkan kepadaOwner untuk ditandatangani dan dikembalikan kepada HRD untuk diarsipkan kedalam Arsip Laporan Rekap Gaji. c. Prosedur Penyerahan Gaji Proses penyerahan gaji dilakukan pada akhir bulan setelah Bagian HRD membuat laporan yang telah disetujui serta ditandatangani Owner, untuk kemudian disiapkan uang yang sesuai laporan rekap gaji untuk diserahkan kepada para karyawan dengan disertakan bukti slip gaji untuk karyawan dan bukti serah terima gaji yang dikembalikan kepada HRD. d. Prosedur Pengarsipan Berkas Setelah para karyawan menerima gaji mereka dan mengembalikan bukti serah terima gaji kepada HRD, kemudian oleh HRD bukti serah terima gaji karyawan disimpan dalam arsip.

3.4. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

Dari hasil analisa yang kami lakukan pada PAYON RESTO, dapat diketahui bentuk sistem penggajian yang berjalan. Bentuk secara garis besarnya dapat dilihat dalam diagram konteks dibawah ini :

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan Gambar III.3. Diagram Nol Sistem Berjalan Gambar III.4. Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan

3.5. Kamus Data Sistem Berjalan Untuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi nama arus data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, priode,volume, dan struktur data. Adapun data sistem berjalan dari proses penyerahan kartu absen sampai proses penyerahan gaji adalah sebagai berikut : A. Kamus Data Dokumen Masukan

1.

Kamus Data Kartu Absen Nama arus data Alias Bentuk data Arus data Penjelasan Periode Volume Struktur data Header + Divisi Isi Footer : Tanggal + Jam Masuk + Jam Keluar + Lembur : Tanda tangan Karyawan : Kartu Absen : KA : Cetakan manual : Karyawan Proses 1.0 : Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan : Setiap akhir bulan : satu lembar untuk setiap bulan : Header + Isi + Footer : Nama Perusahaan + Nama dokumen + Nama Karyawan

2.

Kamus Data Acc. Laporan Rekap Gaji Nama arus data Alias Bentuk data Arus data : Acc. Laporan Rekap Gaji : Acc LRG : Cetakan manual : Owner Proses 2.0 : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan pembagian gaji karyawan yang telah ditandatangai Periode Volume Struktur data Header : Setiap akhir bulan : Satu lembar : Header + Isi + Footer : Nama Perusahaan + Nama Dokumen + Tanggal

Penjelasan

: No. + Nama + Divisi + Gaji Pokok + Lembur + Potongan + Transport + Subtotal + Total Pengeluaran Footer : Tanda tangan Owner + Tanda tangan HRD

3.

Kamus Data Bukti Serah Terima Gaji

Nama arus data Alias Bentuk data Arus data

: Bukti Serah Terima Gaji : BSTG : Manual : Proses 3.0 Karyawan

Karyawan Proses 4.0 Penjelasan : Sebagai bukti/laporan bahwa karyawan telah

menerima gaji Periode Volume Struktur data Header Isi Footer : Setiap Akhir Bulan : Dua lembar : Header + Isi + Footer : Nama Perusahaan + Nama Dokumen + Tanggal : No. + Nama + Divisi + Tanda tangan : Tanda tangan HRD

B. Kamus Data Dokumen Keluaran 1. Kamus Data Laporan Rekap Gaji Nama arus data Alias Bentuk data Arus data Penjelasan : Laporan Rekap Gaji : LRG : Cetakan manual : Proses 2.0 Owner : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan pembagian gaji karyawan Periode Volume Struktur data Header : Setiap akhir bulan : Satu lembar : Header + Isi + Footer : Nama Perusahaan + Nama Dokumen + Tanggal

: Nama + Jabatan + Jumlah Jam Kerja + Biaya Per Jam + Jumlah + Lembur + Total + Total Pengeluaran Footer : Tanda tangan Owner + Tanda tangan HRD

2.

Kamus Data Slip Gaji Nama arus data Alias Bentuk data Arus data Penjelasan Periode Volume Struktur data Header Isi : Slip Gaji : SG : Manual : Proses 3.0 Karyawan : Sebagai lampiran penyerahan gaji karyawan : Saat Pemberian Gaji Karyawan : Satu lembar : Header + Isi + Footer : Slip Gaji Bulan + Nama + Divisi : No. + Keterangan + Jumlah *Keterangan = Gaji Pokok + Lembur + Potongan Kasbon/Alpha + Sub Total Gaji Diterima + Transport + Grand Total Gaji Diterima Footer : Tanda tangan HRD + Tanda tangan Karyawan

3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran. A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan 1. Kartu Absen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah : Untuk mengetahui data absen kehadiran karyawan : Karyawan : HRD : Kertas/Kartu : Satu lembar

Frekuensi : Setiap Akhir bulan

2.

Acc. Laporan Rekap Gaji

Fungsi

: Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan pembagian gaji karyawan yang telah ditandatangai

Sumber Tujuan Media Jumlah

: Owner : HRD : Kertas : Satu lembar

Frekuensi : Setiap setalah laporan rekap gaji ditandatangani

3.

Bukti Serah Terima Gaji Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah : Sebagai bukti/laporan bahwa karyawan telah menerima gaji : Karyawan : HRD : Kertas : Dua lembar Frekuensi : Setiap pembagian gaji karyawan

B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran 1. Laporan Rekap Gaji : Sebagai laporan rekap gaji untuk persetujuan pembagian gaji karyawan Sumber Tujuan Media Jumlah : HRD : Owner : Kertas : Satu lembar Frekuensi : Setiap setelah merekap absen karyawan

Fungsi

4.

Slip Gaji Fungsi Sumber Tujuan : Sebagai lampiran penyerahan gaji karyawan : HRD : Karyawan

Media Jumlah

: Kertas : Satu Lembar Frekuensi : Setiap penyerahan gaji

3.7. Permasalahan Pokok Berdasarkan pengamatan, penulis mengambil kesimpulan bahwa PAYON RESTO dalam mengelola proses Penggajian mulai dari proses merekap kartu absen sampai pembuatan laporan memang sudah menggunakan komputer tetapi belum seluruhnya terkomputerisasi. Bisa dibayangkan apabila proses penggajian dilakukan secara sederhana akan mengakibatkan : a. b. c. d. e. Informasi yang dihasilkan akan membutuhkan waktu yang lama. Permintaan informasi yang cepat sulit dilaksanakan. Keamanan dokumen yang kurang terjamin. Kurangnya sumber daya manusia Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan alternatif pemecahan masalah yaitu mengkomputerisasikan sistem penggajian dari proses perekapan kartu absen sampai perhitungan gaji dan pembuatan laporan dengan menggunakan komputer serta aplikasi programnya. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan aplikasi program pada komputer, yaitu : a. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga menghasilkan suatu informasi yang benar tentang data-data yang ada. b. Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik sehingga terciptanya suatu ketertiban dalam hal pencatatan data. c. Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan dengan menggunakan sistem manual.

BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan Dari pembahasan mengenai sistem penggajian pada PAYON RESTO dapat terlihat bagaimana fungsi dan peranan komputer serta sumber daya manusia yang belum digunakan secara optimal. Oleh karena itu penulis menarik kesimpulan bahwa sistem penggajian dari proses perekapan kartu absen sampai pembuatan laporan pada PAYON RESTO adalah : a. Bahwa dengan penggunaan sistem penggajian secara manual banyak mengandung resiko kesalahan pencatatan data. b. Sistem pengumpulan data yang digunakan mengandung resiko hilangnya data-data penting karena pengolahan bukti tersebut dilakukan setelah semua bukti terkumpul. Oleh sebab itu dengan memanfaatkan teknologi komputer untuk membuat komputerisasi sistem pinjaman guna menunjang proses mulai dari perekapan absen sampai pembuatan laporan yang selama ini berlangsung sangatlah diperlukan.

4.2. Saran Dari kesimpulan diatas penulis mencoba memberikan beberapa saran dengan harapan dapat bermanfaat dengan menjalankan sistem penggajian : a. Dalam menangani proses penggajian, sebaiknya menggunakan cara kerja komputer secara maksimal agar lebih efektif dan efisien sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan mengurangi resiko kesalahan dalam pekerjaan yang tinggi. b. Perangkat komputer baik software maupun hardware yang digunakan sebaiknya dengan kebutuhan dan kemampuan.