Anda di halaman 1dari 13

TUGAS KEARSIPAN SISTEM PENGARSIPAN DENGAN SISTEM NOMOR SOUNDEX

Oleh : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ayuningtyas M Bastiyar Nur Himawan Elisabeth Prita M Nisrina Luthfi Rhosidah Rita Surika Christiani S Wahyu Nur Anggraini (2011010) (2011011) (2011016) (2011032) (2011042) (2011047) (2011054)

AKADEMI PEREKAM MEDIK DAN INFORMATIKA KESEHATAN CITRA MEDIKA SURAKARTA 2013

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Zaman yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan teknologi yang lebih canggih, praktis, efektif dan efisien. Begitu pula dalam kemajuan bisnis disektor pemerintah dan swasta. Sebuah instansi

pemerintahan atau swasta dalam melakukan suatu pekerjaan dan kegiatan pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data dan informasi salah satunya adalah data kearsipan. Salah satu kunci dari kelancaran organisasi

perkantoran terletak pada pengelolaaan data kearsipan yang sistematis, sederhana, dan efisien sehingga diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip di Kantor / Rumah Sakit benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan cara memahami masalah apa yang terkandung didalam arsip. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali.

B. Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud dengan sistem nomor soundex ? 2. Bagaimana prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip? 3. Bagaimana cara pengindeksan dan pengkodean sistem nomor soundex 4. Apa kelebihan dan kekurangan sistem nomor soundex ?

5. Apa saja perlengkapan yang diperlukan dalam pengarsipan dengan sistem nomor soundex?

C. Tujuan 1. Mengetahui definisi dari sistem nomor soundex 2. Mengetahui prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip 3. Mengetahui cara pengindeksan dan pengkodean sistem nomor soundex 4. Mengetahui kelebihan dan kekurangan sistem nomor soundex 5. Mengetahui perlengkapan yang diperlukan dalam pengarsipan sistem nomor soundex

BAB II PEMBAHASAN

A. Definisi 1. Sistem Nomor System Numeric atau sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan organisasi. Adapun jenis-jenis sistem nomor, antara lain : a. Sistem Nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. b. Sistem Nomor menurut Terminal Digit Sistem dengan kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat ,memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu nomor yang terletak dalam surat dan buku arsip. c. Sistem Nomor Middle Digit Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. d. Sistem Nomor Soundex Sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

2. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Nomor a. Kelebihan 1) Penyimpanan menjadi lebih teliti, cermat dan teratur 2) Penyimpanan menjadi lebih cepat dan tepat 3) Sangat sederhana 4) Dapat digunakan untuk segala macam surat/warkat/dokumen. 5) Nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam korespodensif. 6) Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas b. Kekurangan 1) Lebih banyak waktu digunakan untuk mengindeks 2) Banyaknya map untuk menyimpan surat-surat yang beraneka ragam dapat menimbulkan kesulitan 3) Perlu ruangan yang luas dan peralatan yang memadai untuk menyimpan arsip yang banyak. 3. Sistem Nomor Soundex Terdapat dua macam sistem nomor, yaitu : a. Sistem Fonik (Phonetic System) Sistem penyimpanan jenis ini ini dilakukan dengan menyusun arsip dalam laci-laci secara vertikal atas dasar huruf pertama nama pasien yang diikuti oleh lafal nama pasien (bukan ejaan nama pasien). b. Sistem Fonetik Soundex (Soundex Phonetic System) Pada sistem penyimpanan ini alfabet dimampatkan atau dibagi menjadi 6 huruf kunci, kecuali huruf hidup (seperti huruf a, i, u, e, o) dan w, h, y tidak dikode. Penyimpanan jenis ini akan menyusun arsip berdasarkan huruf pertama yang diikuti dengan huruf kode sesuai hasil pengkodean nama pasien dengan huruf kunci tersebut. Adapun tabel huruf kunci tersebut adalah :

Tabel 2.1 Huruf Kunci pada Penyimpanan dengan Sistem Fonetik Soundex Kode Kunci Pada Penyimpanan dengan Sistem Fonetik Soundex Huruf Kunci B C D L M R Nomor Kode 1 2 3 4 5 6 Huruf yang dianggap setara P, F, V S, K, G, J, Q, X, Z T Tidak ada yang setara N Tidak ada yang setara

B. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip 1. Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah : a. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama b. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda perintah simpan (release mark) siap untuk disimpan. c. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan d. Memberi kode surat, sesuai kebijakan instansi (Fonik atau Fonetik Sistem) e. Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip. f. Menyusun menurut susunan abjad yang diikuti urutan nomor. g. Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan. 2. Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip, adalah : a. Menentukan jenis surat yang di butuhkan b. Menetapkan kode berdasarkan nama yang telah di indeks. c. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.

d. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

C. Cara Pengindeksan dan Pengkodean Sistem Nomor Soundex 1. Sistem Fonik (Phonetic System) LACI A Abi Abby Abie --------------Adji S Aji S Ajie S 2. Sistem Fonetik Soundex (Soundex Phonetic System) Ada 8 ketentuan dalam sistem penyimpanan secara soundex, yaitu : a. Huruf pertama dari nama tidak diberi kode, namun difungsikan sebagai Prefix (kata akar) dari nomor 3 digit, contoh : MARTEN Nama MARTEN, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan soundex : M : previx, tidak dikode A : huruf hidup, tidak dikode R : 6 (huruf kunci) T : 3 (huruf kunci) E : huruf hidup, tidak dikode N : 5 (huruf setara) Jadi MARTEN dikode M635 dan akan disimpan bersama dengan nama MARDAN, MARDYN, MERTON, MARTONO, MURTANI dengan kode yang sama. b. Bila suatu nama setelah dikode hanya dua huruf yang terkode, maka ditambah 0 dibelakang kode, contoh : WONG Nama WONG, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan soundex: LACI E Eddy Edhie Edy LACI M Maikel Maichel Michele LACI S Smith P Smyth P Smythe P -------------Sukarno Soekarno Shukarno

W : previx, tidak dikode O : huruf hidup, tidak dikode N : 5 (huruf setara) G : 2 (huruf setara) Jadi WONG dikode W50 c. Bila nama terkode lebih dari 3 huruf yang terkode, maka yang dikode hanya 3 huruf didepan yang terkode, huruf lainnya diabaikan, contoh : HAMPTON Nama HAMPTON, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan soundex : H : previx, tidak dikode A : huruf hidup, tidak dikode M : 5 (huruf kunci) P : 1 (huruf setara) T : 3 (huruf kunci) O : huruf hidup, tidak dikode N : 5 (huruf setara) Jadi HAMPTON dikode H513 d. Ejaan yang tidak memiliki huruf yang terkode, maka diberi kode 0, contoh : WAHYU Nama WAHYU, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan soundex : W : previx, tidak dikode A : huruf hidup, tidak dikode H : huruf khusus, tidak dikode Y : huruf khusus, tidak dikode U : huruf hidup, tidak dikode Jadi WAHYU dikode W000

e. Bila huruf kunci beserta huruf yang setara (equivalen) muncul bersamaan pada nama, maka dikode sebagai satu huruf (huruf runtun setara dikode sebagai 1 huruf), contoh : CAMPBILL Nama CAMPBILL, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan soundex : C : previx, tidak dikode A : huruf hidup, tidak dikode M : 5 (huruf kunci) P : 1 (huruf setara) B : 1 (huruf kunci) I : huruf hidup, tidak dikode L : 4 (huruf kunci) L : 4 (huruf kunci) Jadi CAMPBILL dikode C514 f. Apabila huruf kunci dan huruf yang dianggap setara muncul pada saat yang bersamaan secara berturut tanpa jeda huruf, maka dikode sebagai 1 huruf, contoh : CAMPBELL Nama CAMPBELL, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan soundex : C : sebagai huruf awalan A : - (huruf hidup, tidak dikode) M : 5 (huruf kunci) P : tidak dikode karena huruf kuncinya muncul setelahnya, yaitu B B : 1 (huruf kunci) E : - (huruf hidup, tidak dikode) L : 4 (huruf kunci) L : - (sama dengan sebelumnya, tidak dikode) Jadi CAMPBELL dikode C-514

g. Apabila huruf setelah awalan merupakan huruf kunci atau huruf yang setara, maka huruf kedua tidak dikode, contoh : SCHULRZ Nama SCHULRZ, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan soundex : S : sebagai huruf awalan C : - (huruf kunci dari urutan sebelumnya, yaitu S) H : - (tidak ada kodenya) U : - (tidak ada kodenya) L : 4 (huruf kunci) R : 6 (huruf kunci) Z : 2 (huruf setara) Jadi SCHULRZ, dikode S-462 Perhatikan untuk huruf LRZ tetap dikode karena terletak pada huruf kunci yang berbeda-beda. h. (1) Huruf a, i, u, e, o dan y memisahkan antar huruf kunci, atau huruf kunci dengan huruf setaranya, maka huruf tersebut dikode sendiri dan digunakan, contoh : TSUKUNO Nama TSUKUNO, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan soundex : T : sebagai huruf awalan S : 2 (huruf setara) U : - (huruf hidup, tidak dikode) K : 2 (huruf setara) U : - (huruf hidup, tidak dikode) N : 5 (huruf setara) O : - (huruf hidup, tidak dikode) Jadi TSUKUNO dikode T-225

(2) Ketika huruf h dan w memisahkan antar huruf kunci, atau huruf kunci dengan huruf setaranya, maka hanya 1 huruf yang dikode, contoh : HEATHDALE Nama HEATHDALE, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan soundex : H : sebagai huruf awalan E : - (huruf hidup, tidak dikode) A : - (huruf hidup, tidak dikode) T : 3 (huruf setara) H : - (tidak ada kodenya) D : - (tidak dikode, karena huruf sebelumnya setara denga D dan hanya dipisahkan oleh huruf H, sehingga D tidak dikode. A : - (huruf hidup, tidak dikode) L : 4 (huruf kunci) E : - (huruf hidup, tidak dikode) Jadi HEATHDALE dikode H-340

D. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Nomor Soundex 1. Kelebihan a. Warkat berdasarkan pengelompokan nama, tulisan atau bunyi pengucapannya dapat dijadikan pedoman dalam penyimpanan. b. Meminimalisir duplikasi kode dalam sistem fonetik karena setiap nama mempunyai kode yang berbeda. 2. Kekurangan a. Kemungkinan kesalahan dalam pengelompokan maupun penyusunan arsip dalam sistem fonik. b. Kemungkinan kesalahan dalam mengkode, apabila kurang memahami huruf yang digunakan sebagai kode kunci dalam sistem fonetik. c. Membutuhkan filing cabinet yang banyak karena setiap nama pengkodeannya berbeda-beda.

E. Perlengkapan yang Diperlukan dalam Pengarsipan Sistem Nomor Soundex Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem soundex adalah : 1. Filing cabinet : adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci. 2. Folder : adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup. 3. Guide (petunjuk) : merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal. 4. Bon pinjaman (out slip) 5. Kartu Kendali

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan 1. Sistem penomoran dalam pengarsipan dibagi menjadi 4, yaitu : a. Nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) b. Sistem Nomor menurut Terminal Digit c. Sistem Nomor Middle Digit d. Sistem Nomor Soundex 2. Sistem Nomor Soundex dibagi menjadi 2, yaitu : a. Sistem Fonik System b. Sistem Fonetic System 3. Prosedur penyimpanan arsip diantaranya membaca surat dengan teliti, memeriksa apakah sudah bisa disimpan, mengindeks sesuai nama, mengkode, menyortir, menyusun arsip menurut susunan abjad yang diikuti urutan nomor, menyimpan arsip. 4. Adapun salah satu kelebihan sistem nomor soundex adalah

Meminimalisir duplikasi kode dalam sistem fonetik karena setiap nama mempunyai kode yang berbeda, sedangkan kekurangannya adalah Kemungkinan kesalahan dalam pengelompokan maupun penyusunan arsip dalam sistem fonik. 5. Perlengkapan yang diperlukan dalam pengarsipan dengan sistem nomor soundex adalah filing cabinet, folder, guide, bon pinjaman, dan kartu kendali.