Pendahuluan

Organanisasi memerlukan sistem pengendalian manajemen untuk

memberikan jaminan jaminan dilaksanakannya strategi organisasi secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Pengendalian manajemen meliputi berbagai aktivitas yaitu :
i. ii. iii. iv. v. vi. vii.

perencanaan, koordinasi antar bagian dalam organisasi, komunikasi informasi, pengambilan keputusan, memotivasi orang-orang dalam organisasi agar berperilaku sesuai tujuan organisasi, pengendalian, dan penilaian kinerja.

Kegagalan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan dapat

terjadi karena kelemahan atau kegagalan pada salah satu atau beberapa tahap dalam proses pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen harus didukung struktur organisasi yang sesuai, manajemen SDM, dan lingkungan yang mendukung

TIPE PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengendalian preventif (preventive/feed-forward control):

pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategi, perencanaan strategik yang dijabarkan dalam bentuk program-program Pengendalian operasional (operational/feedwhile/concurrent control) : pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui anggaran. Tahap ini dilaksanakan dengan management control, pengawasan atasan langsung (melekat), dan penyeliaan (supervisi). Pengendalian kinerja (feed-back/repressive/result control): pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja tang telah ditetapkan

STRUKTUR PENGENDALIAN MANAJEMEN

Struktur organisasi termanifestasi dalam bentuk struktur pusat 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

pertanggungjawaban (responsibility centers). Pusat pertanggungjawaban adalah unit organisasi yang dipimpin oleh manajemen yang bertanggung jawab terhadap aktivitas pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Tujuan dibuatnya pusat-pusat pertanggungjawaban adalah: Sebagai basis perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja manajer dan unit organisasi yang dipimpinnya; Untuk memudahkan mencapai tujuan organisasi; Memfasilitasi terbentuknya goal congruence; Mendelegasikan tugas dan wewenang ke unit-unit yang memiliki kompetensi sehingga mengurangi beban tugas manajer pusat; Mendorong kreativitas dan daya inovasi bawahan; Sebagai alat melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien; dan Sebagai alat pengendalian anggaran.

Pusat-pusat Pertanggungjawaban (4 jenis)

Pusat Biaya (expense center) adalah pusat pertanggungjawaban yang

prestasi manajernya dinilai berdasarkan biaya yang telah dikeluarkan. Contoh Departemen Produksi, Dinas Sosial, Dinas Pekerjaan Umum Pusat Pendapatan (revenue center) : adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan pendapatan yang dihasilkan. Contoh Dinas Pendapatan Daerah, Departemen Pemasaran Pusat Laba (profit center) adalah pusat pertanggungjawaban yang membandingkan input (expense) dengan ouput (revenue) dalam satuan moneter. Prestasi manajernya dinilai berdasarkan laba yang dihasilkan. Contoh BUMN, BUMD, obyek pariwisata milik PEMDA, bandara, pelabuhan dll Pusat Investasi (investment center) : adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan laba yang dihasilkan terkait dengan investasi yang yang ditanamkan. Contoh Departemen Riset dan Pengembangan, dan Balitbang

SALURAN KOMUNIKASI
Proses Pengendalian manajemen sektor publik dapat dilakukan melalui saluran komunikasi formal dan informal Saluran komunikasi formal terdiri dari aktivitas formal meliputi : perumusan strategi (strategy formulation), perencanaan strategik (strategic planning), penganggaran, operasional, dan evaluasi kinerja. Saluran komunikasi informal dapat dilakukan melalui komunikasi langsung, pertemuan informal, diskusi, atau melalui metoda management by walking around.

 Sistem pengendalian manajemen dirancang untuk

mempengaruhi orang-orang di dalam organisasi agar berperilaku sesuai tujuan organisasi dengan menerapkan aturan dan prosedur birokrasi yang dirancang secara formal. Goal conruence (keselarasan antara tujuan organisasi tujuan personal) dapat dipengaruhi oleh faktor pengendalian formal dan informal. Pengendalian formal misalnya sistem pengendalian manajemen, sistem aturan (rule of the game), dan reward & punishment system. Faktor informal misalnya etos kerja, loyalitas karyawan, kultur organisasi, gaya manajemen, dan gaya komunikasi.

Perumusan Strategi
Merupakan proses penentuan visi, misi, tujuan, sasaran, target (outcome), arah dan

kebijakan, serta strategi organisasi. Perumusan startegi merupakan tugas dan tanggung jawab top management. Dalam organisasi pemerintahan, perumusan strategi dilakukan oleh legislatif berupa GBHN. Rumusan strategi brsifat permanen dan berjangka panjang (4, 5, 10 atau 20 tahun) Rumusan visi, misi dan tujuan organisasi jarang dilakukan, yang sering terjadi adalah revisi strategi, atau adopsi strategi baru untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan karena adanya faktor perubahan lingkungan (ancaman/ threat, dan peluang/oppurtinity) Perumusan startegi merupakan startegi global (makro) (dalam perusahaan disebut corporate level strategy) yang perlu dijabarkan menjadi strategi mikro dalam bentuk program-program, kegiatan, atau proyek (dalam perusahaan disebut unit bussiness level strategy) Salah satu metode penentuan strategi adalah dengan analisys SWOT yaitu dengan menganalisis faktor internal berupa kekuatan dan kelemahan organisasi (core copetence), dan memperhitungkan faktor eksternal berupa ancaman dan peluang.

PROSES PERUMUSAN STRTEGI

Analisis Eksternal Ekonomi, Sosial, Politik, Peraturan (Regulasi) Trend Golbal Teknologi Baru Analisis Internal Teknologi yang dimiliki Sumbar Daya SDA, SDM Infrastruktur, dll

Opportunity and Threat Identifikasi peluang dan ancaman

Strength & Weakness Identifikasi kekuatan dan Kelemahan (Competencies)

Perumusan Kompetensi dengan peluang ancaman

Strategi

Proses Perumusan Strategi menurut Olsen dan Eadie (1982) terdiri dari 5 komponen dasar yaitu
Pernyataan misi dan tujuan umum organisasi yang dirumuskan

oleh manajemen eksekutif organisasi dan memberikan kerangka startegi serta target yang hendak dicapai. Analisis dan scanning lingkungan, terdiri dari identifikasi dan pengukuran (assessment) faktor-faktor eksternal yang sedang dan akan terjadi dan kondisi yang dipertimbangkan pada saat merumuskan strategi organisasi Profil internal dan audit sumber daya, yang mengidentifikasi dan mengevaluasi kekuatan dan kelemahan organisasi yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan strategik Perumusan, evaluasi, dan pemilihan strategi Implementasi dan pengendalian rencana strategik

Model 8 langkah untuk mefasilitasi proses perumusan strategi menurut Bryson (1995)
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Memulai dan menyetujui proses perencanaan strategik Identifikasi apa yang menjadi mandat organisasi Klarifikasi misi dan nilai-nilai orgnasasi Menilai lingkungan eksternal (peluang dan ancaman) Menilai lingkungan internal (kekuatan dan kelemahan) Identifikasi isu strategik yang sedang dihadapi organisasi Perumusan startegi untuk me-manage isu-isu Menetapkan visi organisasi untuk masa depan

Model Perumusan Startegi pada Organisasi Sektor Publik menurut Bryson J. M. (1995)
Initiate and Agree Process Stakeholders Mission and Mandate

Internal Environmental Analysis

Strengths and Weaknesses Startegic issues

External Environmental Analysis

Opportunities and threats

Strategies

Pest Analysis Political Economic Sociological Technical

Vision for the future

Actions

Outcomes

Perencanaan Strategik (Strategic Planning)

Sistem pengendalian manajemen diawali dengan

perencanaan strategik. Perencanaan strategik adalah proses penentuan programprogram, aktivitas, atau proyek yang akan dilakukan dan penentuan sumber daya yang dibutuhkan Perbedaan dengan perumusan strategi adalah perumusan strategi merupakan proses menentukan strategi sedangkan perencanaan strategik adalah proses menentukan bagaimana implementasi strategi tersebut. Hasil perencanaan strategik adalah rencana-rencana strategik, sedangkan hasil perumusan startegi adalah visi, misi dan tujuan organisasi

PROSE PERENCANAAN STRATEGIK

Strategi A Strategi B Strategi C dst

Perencanaan Strategik

Program A1, A2, &A3 Program B1, B2, & B3 Program C1, C2, & C3 dst

Seleksi program dikaitkan dengan prioritas dan sumber daya yang tersedia

Review strategi, program, prioritas, dan anggaran

Anggaran yang dibutuhkan

Program yang lolos seleksi

Manfaat Perencanaan Strategik bagi organisasi

Sebagai sarana untuk memfasilitasi terciptanya anggaran yang efektif; Sebagai sarana untuk memfokuskan manajer pada pelaksanaan

strategiyang telah ditetapkan; Sebagai sarana untuk mefasilitasi dilakukannya alokasi sumber daya yang optimal Sebagai kerangka untuk pelaksanaan tindakan jangka pendek (short term action) Sebagai sarana bagi manajemen untuk memahami strategi organisasi secara lebih jelas Sebagai alat untuk memperkecil rentang alternatif strategi

Tujuan utama perencanaan strategik

Untuk meningkatkan komunikasi antar a manajera puncak dengan

manajer di bahwahnya sehingga mendorong terwujudnya goal conruence.

Mengubah Perencanaan Strategik Menjadi Tindakan Nyata

Agar dapat berjalan mulus mendapatkan hasil akhir yang diharapkan, perencanaan strategik perlu ditranslasikan dalam bentuk tindakan-tindakan yang konkrit. Perencanaan stategik perlu didukung hal-hal sebagai berikut : 1. Struktur pendukung, 2. Proses dan praktek implementasi di lapangan , 3. Kultur organisasi

Struktur Organisasi Harus didesain untuk mendukung visi, misi, tujuan dan strategi yang sudah disusun Restrukturisasi dan reorganisasi (institutional reform) perlu dilakukan agar selaras dengan strategi dan desain sistem pengendalian manajemen. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam restrukturisasi Perubahan struktur organisasi hendaknya meningkatkan kapasitas untuk mencapai strategi yang efektif. Organisasi hendaknya ramping tetapi kaya fungsi. Pimpinan eksekutif bertanggungjawab untuk melaksanakan strategidan arahan kebijakan hingga level bawah. Dewan bertanggungjawab secara kolektif untuk merencanakan strategi, kebijakan dan otorisasi sumber daya dan menilai kinerja manajemen (eksekutif ) Proses dan praktek implementasi di lapangan harus ada kejelasan wewenang dan tanggung jawab, pendelegasian wewenang dan tugas; adanya regulasi keuangan, pengendalian personel, dan manajemen kompensasi yang jelas dan fair, Kultur organisasi, Perilaku dan sikap anggota organisasi harus medukung pelaksanaan program-program secara efektif dan efisien Sikap resistensi untuk berubah akan menghambat restrukturisasi dan reorganisasi Diperlukan budaya organisasi yang kuat untuk mendukung perencanaan strategik

Penganggaran
Tahap Penganggaran dilaksanakan setelah tahap perencanaan strategik telah selesai dilakukan Tahap penganggaran dalam pengendalian sektor publik merupakan tahap yang dominan Proses penganggaran organisasi sektoir publik memiliki karakteristik yang agak berbeda dengan penganggaran pada sektor swasta, dimana penganggaran sektor publik banyak dipengaruhi isu politik dan kepentingan

Penilaian Kinerja
Pengendalian manajemen melalui sistem penilaian kinerja dapat

dilakukan dengan cara menciptakan mekanisme reward &punishment. Sistem pemberian penghargaan (rewards) dan hukuman (punishment) digunakan sebagai pendorong bagi pencapaian strategi. Pemberian reward dapat berupa finansial dan nonfinansial seperti pshycological reward dan social reward Finansial reward antara lain : kenaikan gaji, bonus, dan tunjangan Nonfinansial reward antara lain : promosi jabatan, penambahan tanggungjawab dan kepercayaan, otonomi yang lebih besar, penempatan kerja yang lebih baik dan pengakuan Mekanisme pemberian sanksi dan hukuman untuk kondisi tertentu diperlukan.