P.M.P.K.

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

Asep Kususanto

DASAR FILOSOFIS SEBUAH KEPUTUSAN PUBLIK

SETIAP KEPUTUSAN TIDAK SEMATA-MATA DIDASARKAN PADA KOMPETENSI LEGAL, TETAPI JUGA HARUS MEMENUHI NILAI-NILAI KEBENARAN ETIK DI DALAMNYA
(Prof. Dr. Djokosantoso Moeljono)

Asep Kususanto

DESKRIPSI SINGKAT Mata diklat ini menjelaskan pengertian, proses, teknik analisis, pemilihan alternatif dan pengambilan keputusan. TUJUAN UMUM Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta mampu memahami, menjelaskan dan menerapkan keterampilan dalam memecahkan masalah dan pengambilan keputusan yang tepat, cepat dan benar.
Asep Kususanto

TUJUAN KHUSUS
SETELAH MEMPELAJARI MATA AJAR INI, PESERTA MAMPU : Memahami Alur Pikir Rasional Dalam Proses Pemecahan Masalah; Memahami Dan Menjelaskan Tahap-tahap Dari Alur Pikir Rasional; Memahami Dan Menjelaskan Teknik-teknikdalam Mengidentifikasi, Merumuskan, Menentukan Prioritas, Menganalisis Masalah Dan Menentukan Pilihan; Memahami Dan Menjelaskan Teknik-teknik Analisis Persoalan Potensial; Memahami, Menjelaskan Dan Menerapkan Konsep-konsep Tersebut Dalam Praktek.

Asep Kususanto

PENGERTIAN
PEMECAHAN MASALAH DAPAT DIARTIKAN SEBAGAI : Suatu Proses Mengamati, mengenali dan Usaha Mengurangi Perbedaan Antara Situasi Sekarang Dengan Yang Akan Datang (Rencana); PENGAMBILAN KEPUTUSAN DIARTIKAN SEBAGAI : Proses Memilih Tindakan Dari Beberapa Alternatif Untuk Mencapai Tujuan/ Sasaran (Proses Mengakhiri Suatu Masalah).
Asep Kususanto

Pengertian
PEMECAHAN MASALAH DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN (PMPK) DAPAT DIARTIKAN : Sebagai Suatu Proses Identifikasi, Mencari Penyebab, Pemilihan Alternatif Dan Mengantisipasi Hambatan Yang Mungkin Menghalangi Terlaksananya Keputusan.

Asep Kususanto

RAGAM MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PENGAMBILAN KEPUTUSAN UNTUK : 1. Mengetahui hubungan faktor-2 yang bersifat tunggal relevan dengan masalah yang akan diselesaikan; 2. Memperjelas hubungan yang signifikan di antara variabel yang ada; 3. Merumuskan hipotesis tentang hakekat hubungan antar variabel.
Asep Kususanto

FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM MENYUSUN MODEL PENGAMBILAN KEUTUSAN 1. 2. 3. 4. TUJUAN ORGANISASI; KENDALA INTERNAL; KRITERIA PELAKSANAAN; BERBAGAI ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH.

Asep Kususanto

FAKTOR YANG BERPENGARUH

FAKTOR YANG BERPENGARUH DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN : 1. Keadaan lingkungan dan nilai-nilai yang dipertentangkan; 2. Politik; 3. Emosional; 4. Tingkat pendidikan; 5. Model keputusan faktual.
Asep Kususanto

TAHAPAN PMPK (Secara Umum)

1. IDENTIFIKASI MASALAH; 2. ANALISIS MASALAH; 3. MERUMUSKAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH; 4. MENETAPKAN KEPUTUSAN.

Asep Kususanto

TAHAPAN ANALISIS DALAM PMPK

(Menurut Kepner-Tregoe)
No
1

TATARAN
ANALISIS SITUASI (Apa yang terjadi) ANALISIS PERSOALAN (Mengapa terjadi)

KEGIATAN
1. MENGINVENTARISASI MASALAH; 2. MENENTUKAN MASALAH PRIORITAS. 1. MENGIDENTIFIKASI FAKTOR PENYEBAB MASALAH; 2. MENENTUKAN PENYEBAB UTAMA.

ANALISIS KEPUTUSAN (Tindakan apa yang harus diambil)

1. MEMBUAT ALTERNATIF PEMECAHAN; 2. MENENTUKAN ALTERNATIF YANG PALING BAIK.

1. MENGIDENTIFIKASI HAL-HAL YANG MUNGKIN ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL TERJADI; (Apa yang kita hadapi) 2. MENENTUKAN TINDAKAN PENCEGAHAN.
Asep Kususanto

TAHAPAN ANALISIS DALAM PMPK

No
1

KEGIATAN UTAMA
IDENTIFIKASI MASALAH (Mengenali Kerisauan)

KERANGKA POKOK (Kepner-Tregoe)

1. ANALISIS SITUASI (Apa yang terjadi)

2
3

ANALISIS MASALAH (Belum diketahui Penyebabnya)

MERUMUSKAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH (Telah diketahui Penyebabnya)

2. ANALISIS PERSOALAN (Mengapa terjadi)

3. ANALISIS KEPUTUSAN (Tindakan apa yang harus diambil)

MENETAPKAN KEPUTUSAN 4. ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL (Dilengkapi antisipasi dengan Analisis (Apa yang kita hadapi) Masalah Potensial)
Asep Kususanto

TAHAPAN ANALISIS DAN KEGIATAN DALAM PMPK

N o 1

KEGIATAN UTAMA
IDENTIFIKASI MASALAH (Mengenali Kerisauan)

TATARAN
1. ANALISIS SITUASI (Apa yang terjadi)

RINCIAN KEGIATAN
1. Menginventarisasi Masalah; 2. Menentukan Masalah Prioritas.

2 ANALISIS MASALAH (Penyebab Belum diketahui) 3 MERUMUSKAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH (Penyebab Telah diketahui) MENETAPKAN KEPUTUSAN (Dilengkapi antisipasi dengan Analisis Masalah Potensial)

2. ANALISIS PERSOALAN 3. Mengidentifikasi Faktor (Mengapa terjadi) Penyebab Masalah; 4. Menentukan Penyebab Utama. 3. ANALISIS KEPUTUSAN 5. Membuat Alternatif (Tindakan apa yang Pemecahan; harus diambil) 6. Menentukan Alternatif Yang Paling Baik. 4. ANALISIS PERSOALAN 7. Mengidentifikasi Hal-hal POTENSIAL Yang Mungkin Terjadi; (Apa yang kita hadapi) 8. Menentukan Tindakan Pencegahan.
Asep Kususanto

1 - ANALISIS SITUASI
1) 2) 3) 4) MENGENALI KERISAUAN; MEMILAH KERISAUAN; MENENTUKAN KRITERIA DAN PRIORITAS; MERENCANAKAN PENYELESAIAN. Kerisauan (Concern) berarti :sesuatu yang dirasakan mengganggu, kurang mengenakkan, menyita perhatian TAPI kita belum yakin apakah sesuatu itu memang perlu kita atasi
Asep Kususanto

1). Mengenali Kerisauan :

DAFTAR KERISAUAN APA YANG BELUM BERHASIL KITA KERJAKAN ? APA DAMPAKNYA THD ORGANISASI ASPEK APA YANG HARUS DIPERBAIKI TINDAKAN APA YANG HARUS SEGERA DIAMBIL ? APA RENCANA KEDEPAN UNTUK MENINDAK LANJUTI ?
Asep Kususanto

KETERANGAN

2). Memilah Kerisauan :

Apa yang dimaksud dengan ; Apa buktinya sehingga itu tidak ; Apakah hal tersebut masih bisa dirinci lebih lanjut ; Apakah hal tersebut telah spesifik ..; (Menunjukkan masalah spesifik / tunggal sehingga dapat dianalisis penyelesaaiannya)

Asep Kususanto

3). Menentukan Kriteria & Prioritas Masalah :

(Teori Kepner Tregoe : USG)
No SITUASI / KERISAUAN

PENILAIAN KRITERIA U S G

TN

PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT (5 4 3 2 1 ) TN = TOTAL NILAI

Asep Kususanto

KRITERIA PEMILIHAN MASALAH PRIORITAS

U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi. S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah. G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan sekarang.
Asep Kususanto

CONTOH SITUASI (KERISAUAN-KERISAUAN)

1. PKL KURANG TERTIB. 2. LAPORAN MINGGUAN TIDAK TEPAT WAKTU. 3. KEMISKINAN MENINGKAT. 4. KESULITAN KOORDINASI ANTAR BAGIAN. 5. JUMLAH ANAK JALANAN MENINGKAT; 6. MENYUSUN KEGIATAN PILKADA. 7. TARGET PBB TIDAK TERCAPAI. 8. MENYUSUN PRIORITAS PROYEK. 9. MEMPERSIAPKAN RAPAT KOORDINASI. 10.SI BADU SERING BOLOS. 11.PAMERAN UNTUK MENARIK INVESTOR.

KENALI KERISAUAN DAN PILAH KERISAUAN.

Asep Kususanto

MEMILAH KERISAUAN
CONTOH

Pertanyaan untuk Memilah Kerisauan: 1.Apa yang Anda Maksud Dengan 2.Bukti Apa yang Anda Punyai 3.Apakah Kerisauan Masih Bisa Diperinci Lagi?
Memilah Kerisauan (Memperjelas)
a.15% Hasil perencanaan sulit dilaksanakan. b.10% Survei tidak dilakukan dg. Seksama. Prioritas U 3 5 S 3 5 G 5 5 TN

No
1

Mengenali Kerisauan (Umum)

Perencanaan Proyek Kurang Sempurna. (Bersifat Umum).

Perijinan Bangunan Lambat Diselesaikan (Bersifat Umum)

Peralatan Kerja Kurang.(Umum) Menteri Akan Berkunjung.(Jelas)

a.S.K IMB lambat diseleSaikan.

a.Komputer Kurang. b.Filling Kabinet Kurang. a.Mempersiapkan Kunjungan Menteri.

3 4

4 3 5

5 4 5

5 5 5

Asep Kususanto Indek Skala LIKERT: 1-5; Sangat Penting, Penting, Cukup, Kurang, Sangat Kurang.

4). Merencanakan Penyelesaian :

Kemungkinan sifat Masalah Prioritas : a. Masalah prioritas belum diketahui penyebabnya; b. Masalah prioritas telah diketahui penyebabnya secara jelas; c. Masalah masih potensial.

= (DILANJUTKAN LANGKAH ANALISIS PERSOALAN)

Asep Kususanto

TEKNIK MERENCANAKAN PENYELESAIAN

No 1 SIFAT MASALAH Masalah prioritas belum diketahui penyebabnya; TEKNIK PENYELESAIAN A TEKNIK ANALISIS MASALAH CATATAN
-P. Masalah - USG - P. Sasaran -P.Alternatif; -

Masalah prioritas telah B TEKNIK ANALISIS diketahui penyebabnya; KEPUTUSAN Masalah masih potensial C ANALISIS MASALAH POTENSIAL
Asep Kususanto

A TEKNIK ANALISIS MASALAH

a. b. c. d. e. f. g. h. Perumusan Masalah; Spesifikasi Penyebab; Menguji Penyebab; Memverifikasi penyebab (akar masalah); Penetapan Tujuan Pengambilan Keputusan; Menentukan Kriteria Pemilihan; Mengembangkan Alternatif pilihan; Mengevaluasi alternatif.
Asep Kususanto

a. Perumusan Masalah
Perumusan Masalah : Berupa rumusan kesenjangan baik kesenjangan prosedur maupun sistem antara kenyataan (empirik) dengan yang seharusnya (yang diinginkan). Perbedaan antara Das Sain dan Das Sollen dapat dikatakan sebagai masalah; Ada 2 kemungkinan masalah : masalah tunggal (spesifik) bisa langsung dicari faktor penyebabnya. Dan masalah majemuk yang harus dicari penyebabnya masing-masing.
Asep Kususanto

b. Spesifikasi Penyebab
Mencari penyebab spesifik yang menggambarkan hubungan sebab akibat yang logis, yaitu dengan menjawab pertanyaan mengapa atau apabila.. maka..;
Jawaban atas pertanyaan apabila merupakan penyebab dan maka akan timbul suatu masalah sebagai akibat ; Membuat daftar penyebab timbulnya masalah prioritas yang telah diketemukan/ditetapkan.
Asep Kususanto

Contoh menjawab MENGAPA terjadi Masalah Prioritas (mis. : Terlambat masuk kantor)
PERTANYAAN MENGAPA
MENGAPA TERLAMBAT MASUK KANTOR MENGAPA MOBIL MOGOK

JAWAB
KARENA MOBIL MOGOK KARENA ACCU LEMAH

MENGAPA ACCU LEMAH

MENGAPA AIR ACCU HABIS MENGAPA SERVICE TERLAMBAT MENGAPA JADUAL SERVICE BELUM ADA

KARENA AIR ACCU HABIS

SERVICE TERLAMBAT JADUAL SERVICE BELUM ADA KARENA KELEMAHAN MANAJEMEN PERAWATAN.

Asep Kususanto

c. Menguji Penyebab
Daftar yang menyajikan kemungkinan kemungkinan penyebab pada tahap sebelumnya diuji kebenarannya dengan menggunakan pertanyaan :
Apakah penyebab ini sesuai dengan fakta?; Siapa yang bertanggungjawab atas kebenaran informasi tsb (sumber informasi diperoleh dari yang berkompeten)?.

Asep Kususanto

d. Memverifikasi Penyebab
Ada berbagai pisau analisis yang dapat digunakan untuk memverifikasi penyebab, yaitu a.l. :
Fish Bone Diagram (diagram tulang ikan) Diagram Pohon Masalah; SWOT Causal Map Dll.
Asep Kususanto

CONTOH CAUSAL MAP

COIL

KLEP

MESIN RUSAK

AKI

AKI LEMAH

BUSI

PERAWATAN LEMAH

Asep Kususanto

CONTOH FISH BONE DIAGRAM

METODE SDM

MOGOK
MESIN TDK HIDUP Aki lemah. Air aki habis Lupa servis Jadwal servis tidak ada

TERLAMBAT MASUK KANTOR

MESIN

MANAJEMEN PERAWATAN LEMAH

Asep Kususanto

CONTOH POHON MASALAH

TERLAMBAT MASUK KANTOR
SEBAB UTAMA MOBIL MOGOK

AKIBAT
MASALAH UTAMA

SDM TIDAK TERAMPIL

MESIN RUSAK

SISTEM TERGANGGU

MP

BUSI KOTOR

AKI LEMAH AIR AKI HABIS SERVIS TERLAMBAT JADWAL SERVIS TDK ADA

SHILL BOCOR

Sebab

MS

AKAR MASALAH

MANAJEMEN PERAWATAN LEMAH Asep Kususanto

MENENTUKAN KRITERIA & PRIORITAS MASALAH : (Teori Kepner Tregoe : USG)

No SITUASI / KERISAUAN

PENILAIAN KRITERIA U S G

TN

PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT (5 4 3 2 1 ) TN = TOTAL NILAI

Asep Kususanto

POHON MASALAH

AKIBAT (-)

MASALAH UTAMA (-)

(MP)
(Faktor yang berpengaruh thd Masalah Utama)

(MPD)

(MP)

MASALAH POKOK (-)

MASALAH POKOK (-)

MASALAH POKOK (-)

(MS)
(Akar Masalah)

(MSD)

(MS)

MS (-)

MS (-)
Asep Kususanto

MS (-)

e. Penetapan Tujuan Pengambilan Keputusan

Untuk merumuskan Alternatif Pemecahan Masalah terlebih dahulu dilakukan 3 langkah analisis yang pokok yaitu :
Menentukan Tujuan/Sasaran; Menilai Alternatif, dan Menilai Akibat.
MENENTUKAN TUJUAN/SASARAN MENILAI ALTERNATIF MENILAI AKIBAT YANG TIMBUL

Asep Kususanto

POHON TUJUAN/ SASARAN

DAMPAK (+)

SASARAN UTAMA (+)

(Faktor yang berpengaruh thd Masalah Utama)

SASARAN POKOK (+)

SASARAN POKOK (+)

SASARAN POKOK (+)

(Akar Masalah)

SS (+) (A)

SS (+) (C)
Asep Kususanto

SS (+) (B)

F. Menentukan Kriteria Pemilihan

ADA 2 KRITERIA PERSYARATAN APA YANG HARUS DIPENUHI CALON KEPUTUSAN : Kriteria Wajib/Keharusan (mutlak, terukur dan realistis) Kriteria Keinginan. PEMBUATAN KRITERIA MERUPAKAN LANGKAH YANG BERSIFAT SUBSTANTIF, IMAJINATIF DAN KREATIF, SESUAI DENGAN TUJUAN KEPUTUSAN ITU DIAMBIL.
Asep Kususanto

PENILAIAN TUJUAN KEPUTUSAN

(Masalah : Pegawai secara umum sering terlambat)

TUJUAN :

A = MENINGKATKAN MOTIVASI PEGAWAI; B = MENINGKATKAN KINERJA; C = MEWUJUDKAN DISIPLIN Asep Kususanto PEGAWAI.

G. Mengembangkan Alternatif Pilihan ( B Analisis Keputusan)

Merumuskan beberapa alternatif sebagai pilihan untuk memecahkan masalah atau untuk mencapai tujuan yang ditetapkan, dengan cara curah pendapat ; Atau : Menggunakan pisau analisis :
Pohon Alternatif; FFA; SWOT.
Asep Kususanto

POHON ALTERNATIF

DAMPAK (+)

SASARAN UTAMA (+)

SASARAN POKOK Dominan (+) SAS SPESIFIK DOMINAN (+)

ALTERNATIF I

ALTERNATIF 2
Asep Kususanto

ALTERNATIF 3

CONTOH FFA

(Guna Merumuskan Alternatif)

ARAH PERUBAHAN ADANYA INSENTIF
ADANYA APEL
(FAKTOR PENDORONG)

TRANSPORTASI SULIT

SANKSI KURANG TEGAS

(FAKTOR PENGHAMBAT)

ALTERNATIF STRATEGI :
Tingkatkan Jumlah Insentif Bulanan; Optimalkan Pelaksanaan Apel; Tegakkan Peraturan Disiplin.
Asep Kususanto

FORMULASI STRATEGI SWOT

INTERNAL STRENGTHS : 1. Ada program pelatihan TI yang praktis 2. Tersedia Workshop TI WEAKNESSES : 1. Tugas Sitel kurang menarik 2. Pegawai berpendidikan TI terbatas
STRATEGI : WO 1. Susun jabatan fungsional pranata komputer 2. Tingkatkan ketrampilan pegawai dibidang TI

EKSTERNAL OPPORTUNITIES : 1. Ada keinginan berbagai unit untuk membangun SIM 2. Banyak pegawai di ber bagai unit siap latih SIM THREATS : 1. Adaptasi perkembangan SIM lambat 2. Konsep social engineering belum mantap

STRATEGI : SO 1. Kembangkan Program SIM 2. Kembangkan kompeten si SIM terpadu

STRATEGI : ST 1. Bentuk gugus inovasi program TI 2. Kembangkan social engineering

STRATEGI : WT 1. Tingkatkan forum kajian terapan TI 2. Mantapkan budaya TI

Asep Kususanto

G. MENGEMBANGKAN ALTERNATIF......

TUJUAN : (Sasaran Spesifik) A = Meningkatkan Motivasi Pegawai; (II) B = Meningkatkan Kinerja; (III) C = Mewujudkan Disiplin Pegawai.(I) (Sas.Spesifik Dominan/ SSD) ALTERNATIF KEPUTUSAN 1. TINGKATKAN JUMLAH INSENTIF BULANAN; 2. OPTIMALKAN PELAKSANAAN APEL; 3. TEGAKKAN PERATURAN DISIPLIN PEGAWAI.
Asep Kususanto

H. Mengevaluasi Alternatif
Setiap alternatif dievaluasi dengan 2 kriteria yang telah ditetapkan yaitu : Kriteria Keharusan dan Kriteria Keinginan;

Mempertimbangkan Resiko yang bersifat negatif dari alternatif yang dipilih;

Selanjutnya mengevaluasi alternatif dengan menggunakan Teori Tapisan dari Mc. Namara, atau dengan metode Cost Benefit Analisys.
Asep Kususanto

PEMILIHAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

( TEORI TAPISAN)
NO 1 ALTERNATIF STRATEGI TINGKATKAN JUMLAH INSENTIF BULANAN
EFEKTIVITAS
EFISIENSI (biaya)

KEMUDAHAN

TOTAL

KET

13

OPTIMALKAN PELAKSANAAN APEL

TEGAKKAN PERATURAN DISIPLIN PE

14

15

Terpi lih

Asep Kususanto

PENENTUAN ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

(MATRIKS COST BENEFIT ANALISYS)

ALTERNATIF
ALTERNATIF I ALTERNATIF II BENEFIT
(Manfaat)

COST
(Biaya)

RATIO
2 3

PILIHAN
2 1

10 9

5 3

Asep Kususanto

C
ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL
Persoalan Potensial Adalah Sesuatu Yang Pada Saat Ini Belum Terjadi Masalah, Namun Dikhawatirkan Masalah Itu Akan Timbul Atau Terjadi Dimasa Yang Akan Datang. (yang diasumsikan dapat mengganggu pelaksanaan pencapaian tujuan organisasi/pelaksanaan misi/tupoksi)
Asep Kususanto

LANGKAH LANGKAH MENGANTISIPASI MASALAH POTENSIAL

1. Mengidentifikasi secara kritis prakiraan persoalan yang diperkirakan akan terjadi di masa yang akan datang;

2. Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab dari persoalan potensial tsb; 3. Menyiapkan rencana tindakan untuk mencegah atau menanggulangi persoalan potensial tsb.
Asep Kususanto

MANFAAT ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL

1. Mengamankan Sebuah Keputusan; 2. Melengkapi Sebuah Rencana Sebelum Dilaksanakan; 3. Memantau Sebuah Rencana Yang Sedang Berjalan; Dan 4. Memperbaiki Pelaksanaan Kegiatan Yang Sedang Berjalan.
Asep Kususanto

ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL

No. Kegiatan Persoalan Potensial
Bagaimana apabila Bupati berhalangan datang; 1 Peresmian Gedung Kantor Baru, oleh Bupati;

Pertanyaan utk Solusi

Siapa yang akan menggantikan Bupati;

Alternatif Pencegahan
-Wakil Bupati; - Sekretaris Daerah; - Asisten I Sekda. -Datang lebih awal; - Penggunaan pengawalan forreder; - Menutup jalan yang dilalui rombongan.

Jam berapa Bagaimana jika rombongan harus terlambat. menuju lokasi.

Asep Kususanto

SEKIAN & TERIMA KASIH

Asep Kususanto