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REDISEÑO Página 162

El Equipo de Rediseño y las


Sesiones de Trabajo
Es necesario se nombre a un equipo con la
responsabilidad de realizar el rediseño de cada
proceso.
REDISEÑO....(Cont.) Páginas 162
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 Líder del Proyecto.  ¿Clientes? / usuarios

 Responsable del  ¿Proveedores?

proceso (dueño).  Asesor en SI.

 Internos.  Asesor en RH.

 Externos.  Asesor en finanzas.

 Facilitador.  Asesor en
normatividad.
REDISEÑO....(Cont.) Página 164
Tabla 9.2
Número Norma
1 Las reuniones de trabajo son para aportar ideas y llegar a soluciones.
2 Conservar los turnos al hablar.
3 Las propuestas deben ser concretas y específicas.
4 No explicar las aportaciones a menos que sea solicitado.
Respetar las ideas sin importar el nivel jerárquico actual o estudios de la
5
persona que las propone.
6 Criticar las ideas. No criticar a las personas.
Agotar los temas en discusión para que todo el equipo esté de acuerdo
7
en lo que se va a hacer.
Si a alguien se le ocurre una idea que no está directamente relacionada
8 con lo que se está discutiendo, anotarla y sugerirla para discusión en
cuanto haya oportunidad.
REDISEÑO....(Cont.) Página 166
BROWN PAPER Página 175

El brown paper es una metodología que se


utiliza para describir y entender un proceso
existente.

Antes de iniciar con el brown paper de un


proceso es necesario recordar que:
BROWN....(Cont.) Página 175

 Los procesos en las organizaciones


funcionales ya existen, el problema principal
es que están “partidos” por lo que nadie es
responsable de ellos en su totalidad, sólo se
encuentran responsables de partes del
proceso.
 Se tienen diferentes tipos de actividades
dentro de los procesos.
BROWN....(Cont.) Página 176

La herramienta tradicional para realizar el brown


paper es el Post - it.

Es necesario que el nivel de detalle al que se


ilustre el proceso sea lo suficientemente bueno
como para poder analizar actividades
sustanciales, pero no tan específico que lleve a
detalles insignificantes que impliquen pérdida de
tiempo.
BROWN....(Cont.)
Ejemplos de actividades sustanciales:
 Recibe llamada.
 Llena solicitud.
 Actualiza base de datos.
 Da respuesta al cliente.
 Valida cálculos financieros.
 Envía correo electrónico.
 Atiende reporte.
 Imprime formato.
BROWN....(Cont.)

 Especificar claramente a qué segmento de


clientes se está pretendiendo darles valor con
el proceso que se va a ilustrar.

 El tiempo de elaboración NO DEBE ser


superior a ocho horas.

 Iniciar por los extremos del proceso, para lo


que se recomienda plantear las siguientes
preguntas según el tipo de proceso:
BROWN....(Cont.) Página 129

En los Procesos de Negocio (sustantivos):


(sustantivos)

¿Cuál es el Gatillo del Proceso?

¿Cuál es el Fin del Proceso?

¿Hay Valor para el Cliente?

¿Nos Pagaría por Ello?

¿Cómo se Refleja este Valor para la Compañía?

¿Es un Proceso?
BROWN....(Cont.) Página 147

En los Procesos de Soporte (Adjetivos: asuma


que una compañía ajena lo va a hacer):

¿Cuál es el Gatillo del Proceso?

¿Cuál es el Fin del Proceso?

¿Hay Valor para el Usuario?

¿Les Pagaríamos por Ello?

¿Es un Proceso?
Necesidad de equipo y/o
software Planeación y
presupuesto de
Equipo infraestructura
funcionando

dotación de
Equipo funcionando

Planeación y

infraestructura de TI
Necesidad de información operativa
Necesidad de registro de información
Necesidad de contabilización

Sistema

disponible
Sistema transaccional disponible

transaccional
Pólizas contables
Necesidad de información
Reporte a tiempo con información válida

dotación

periódicos
de reportes
Generación y
Reporte formal de falla

Diagnóstico de Falla
equipo y/o Equipo funcionando
aplicaciones en

Fecha
Mantenimiento de

Reporte formal de falla


condiciones óptimas

Cambio
Calendario

Tecnológico
Diagnóstico de Falla
la red en

Red estable funcionando


Mantenimiento de

condiciones óptimas

Necesidad de capacitación
Diagnóstico de capacitación
Profesionales capacitados
Aplicaciones
Capacitación
Efectiva en TI y

Necesidad de información especial


Atención a

Información disponible
Necesidades

Información
Especiales de

Nuevas Soluciones de TI

Necesidad de uso de tecnología de información actualizada


Solución implantada
Búsqueda, Dictamen e Implantación de
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Figura 8.13
BROWN....(Cont.)
La metodología recomienda los siguientes
aspectos específicos:

 Se ilustrará el proceso como está y no como


se supone debe estar.

 Iniciar por los extremos del proceso los cuales


están ilustrados en el Mapa de Alto Nivel.
 Usar “post-its” de diferentes colores
asignando uno diferente por tipo de actividad.
BROWN....(Cont.)

 Ejemplos de asignación de colores:


o Amarillo: actividades.
o Fucsia: decisiones.
o Azul: sistemas de información.
o Verde: verificaciones.
o Naranja: papel (formatos).
o Verde claro: conectores y fines.
o Morado: cambio de área.
o Lila: relaciones con otros procesos.
BROWN....(Cont.) Páginas 176-177

 Usar copias de los formatos reales que se


utilizan en los diferentes pasos del proceso
para ilustrarlo más claramente: solicitudes,
hojas de pedido, entradas y salidas de
almacén, facturas, etc.
BROWN....(Cont.)

 En los “post-its” se coloca la información


“sujeto - verbo en tercera persona -
complemento”.
 En los “post-its” que se refieran a decisiones
debe haber una pregunta exclusivamente con
dos posibles respuestas: “sí” y “no”, por lo
que el “post it” tendrá dos salidas. Este es el
único tipo de actividad donde el “post-it” se
coloca en forma de rombo.
BROWN....(Cont.)

 Se recomienda primero ilustrar la opción del


proceso “más directa” en la cual se llega más
rápidamente al fin del proceso (condiciones
ideales), y posteriormente “regresar” a las
condiciones no ideales donde probablemente
se usarán conectores para “regresar” a la
opción más directa.
 El flujo debe ser continuo y preferentemente
de izquierda a derecha.