ANALISA JABATAN

Referensi : Noe et al. Chapter 4 Cascio & Aguinis. Chapter 9

Mengapa Analisa Jabatan Penting?

Bila kita akan mendirikan suatu perusahaan baru atau membuka usah/divisi baru dari suatu perusahaan yang sudah ada, pertanyaan-pertanyaan yg timbul antara lain : 1. Apa tujuan utama perusahaan/divisi tersebut ? 2. Bagaimana mengorganisasikan tujuan tersebut agar dapat tercapai ? 3. Bila tugas terlalu kompleks untuk satu orang, bagaimana memecahnya menjadi bagian-bagian? 4. Berapa posisi yang dibutuhkan ? 5. Bagaimana kita membagi pekerjaan tsb dalam bagian/seksi ? 6. Apa saja pengetahuan, kemampuan, keterampilan, dan karakteristik lainnya yang dibutuhkan pemegang jabatan ? (Knowledge, skills, ability, other characteristics/KSAOs) 7. Kriteria apa yang diperlukan untuk mengukur performance masing-masing jabatan ?

Sebelum memberi jawaban, kita harus mendefinisikan pekerjaan-pekerjaan yang dipertanyakan dan kemudian menentukan perilaku-perilaku karyawan yang diperlukan untuk mewujudkan pekerjaan tersebut. Rangkaian proses tersebut dinamakan Analisa Jabatan

Pengertian Analisa Jabatan

Proses

untuk mendapatkan informasi yang detil tentang pekerjaan Prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu

Tujuan Anajab
Mendefinisikan

tiap pekerjaan sehubungan dengan perilaku-perilaku yang diperlukan untuk mewujudkannya.

Manfaat Analisa Jabatan

(Cascio & Aguinis, 2005 : 211)

Organization Design
Organizing HR Planning Role definition

HR Management
Job evaluation Recruitment & Selection Placement Orientation Training & Development Performance appraisal Career management Labor relations

Work & Equipment Design

Engineering design Job design Methods improvement Safety

Additional Uses
Vocational guidance Rehabilitation counseling Job classification systems HR research

Hasil dari Analisa Jabatan

1.

Job Description/Deskripsi Jabatan

Pernyataan tertulis mengenai apa yang dikerjakan, bagaimana melakukannya, dan mengapa. Terdiri dari : - Job title/Nama jabatan - Job activities & procedures : uraian tugas-tugas yg dilakukan, bahan/material yg digunakan, mesin yg dioperasikan, interaksi/hubungan dengan jabatan lainnya, dan bentuk serta luasnya pengawasan yang diberikan atau diterima - Working conditions & physical environment : suhu, pencahayaan, kebisingan, di dalam/ di luar ruangan, resiko bahaya/kecelakaan, dsb - Social environment : jumlah karyawan dalam kelompok kerjanya dan jumlah interaksi interpersonal yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut - Conditions of employment : jam kerja, struktur gaji, posisi pekerjaan dalam organisasi

Hasil dari Analisa Jabatan

2. Job Specification/Spesifikasi Jabatan - Berisi karakteristik/syarat-syarat yang dibutuhkan oleh orang yang akan menduduki jabatan tertentu (KSAOs)

Sumber-sumber Informasi Data Analisa Jabatan

1.

2.
3. 4. 5.

6.
7. 8. 9. 10.

Analis jabatan Atasan langsung pemegang jabatan Manajer tingkat atas Pemegang jabatan Tenaga ahli di bidang pekerjaan tertentu Spesialis organizational training Klien atau pelanggan Unit organisasi yang lain dalam perusahaan Dokumen tertulis (co : catatan2, spesifikasi peralatan kerja) Hasil job analisis sebelumnya

Pengumpulan Informasi Analisa Jabatan

Tahap-tahap analisis pekerjaan : Tahap 1 Persiapan : a. Identifikasi pekerjaan : bisa atas dasar bagan organisasi, catatan pembayaran upah, diskusi dengan karyawan dan supervisor. b. Penyusunan daftar pertanyaan mencakup : status pekerjaan, fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawab, karakteristik hubungan dan kondisi kerja

Tahap 2- pengumpulan data dengan teknik : observasi, interview, angket, diary/logs, kombinasi teknik-teknik tersebut diatas. Tidak ada cara yang terbaik, analis harus menilai keseimbangan antara waktu, biaya dan ketepatan masing-masing teknik

Tahap 3 : penyempurnaan data. Setelah data terkumpul, disaring yang relevan / tidak relevan, berguna / tidak berguna. Bersama-sama dengan personalia/orangorang yang terkait meriview kembali informasi/data. Data yang telah disempurnakan menjadi informasi yang siap digunakan untuk berbagai keperluan.

Teknik-teknik Pengumpulan Informasi Analisa Jabatan

a. Observasi : pengamatan langsung ke lapangan. Kelebihan : 1. Informasi dari tangan pertama 2. Mendapat gambaran jelas mengenai kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan, peralatan yang digunakan dll.

Teknik-teknik.
Kelemahan : lambat, mahal. Observasi baik untuk pekerjaan yang dapat diobservasi secara fisik atau bersifat pengulangan/ manual, tapi kurang cocok untuk pekerjaan yang memerlukan aktifitas mental yang tinggi dan konsentrasi, mis : ahli hukum, programer komputer, insinyur disain. Data dapat ditulis pada check list atau lembar kerja

Teknik-teknik
b. Wawancara : hampir selalu dilakukan oleh analis pekerjaan. Dilakukan pada karyawan yang menempati posisi pekerjaan yang dianalisa (individual), pada kelompok karyawan yang memiliki jabatan yang sama, dan atasannya. Efektivitas tergantung pada ketrampilan pewawancara.

Teknik-teknik
Empat (4) acuan untuk wawancara : 1. Pertanyaan harus berhubungan dengan tujuan analisis 2. Kata-kata harus jelas 3. Pertanyaan tidak boleh mengarahkan responden. 4. Pertanyaan jangan menanyakan pengetahuan yang tidak dimiliki responden.

Teknik-teknik
Karyawan sering enggan dan curiga pada pewawancara. Oleh karena itu pewawancara harus menciptakan suasana yang nyaman untuk diskusi. Sering terjadi distorsi informasi karena karyawan membesarkan satu hal dan mengecilkan hal lain. Oleh karena itu wawancara perlu dilakukan pada beberapa karyawan

Teknik-teknik
c. Angket/kuesioner Kelebihan : 1. Menghemat waktu dan biaya 2. Banyak informasi pekerjaan dapat diperoleh secara bersamaan. Kelemahan : 1. Kurang cermat karena karyawan salah mengartikan pertanyaan. 2. Angket tidak dikembalikan 3. Pendekatan tidak bisa dilakukan dengan sempurna, oleh karena itu kerja sama dan motivasi responden menurun.

Teknik-teknik
d. Diary/Logs : Daftar dari apa yang dilakukan karyawan sepanjang hari. Kegiatan (bersama dengan waktunya) dicatat oleh karyawan. Kelemahan : karyawan sering menolak untuk selalu mencatat tugas dan kegiatannya

Teknik-teknik
e. Kombinasi : 1. Dipakai untuk meningkatkan ketepatan/akurasi 2. Biasanya kombinasi antara observasi dan wawancara 3. Pilihan macam kombinasi tergantung pada tipe pekerjaan yang dianalisa

Pedoman Penulisan Job Description

1. Harus jelas : melukiskan pekerjaan dari posisi itu dengan baik, sehingga tugas-tugas itu jelas tanpa rujukan ke uraian jabatan lain. 2. Menunjukkan lingkup wewenang. 3. Harus spesifik : pilih kata-kata spesifik , misal : menganalisa, mengumpulkan, merakit. 4. Relatif singkat 5. Periksa ulang (recheck) : tanyakan pada diri anda , Apakah seorang karyawan baru dapat memahami seandainya dia membaca uraian jabatan itu?