Total Quality Management (TQM)

Dlm. Bhs. Indonesia : Manajemen Mutu Menyeluruh (M3), adalah topik hangat dibicarakan belakangan ini. Hal ini dikarenakan ada tekanan untuk meningkatkan mutu pelayanan. Tujuan utama TQM adalah perbaikan mutu pelayanan secara terus menerus.

Penerapan TQM dipermudah oleh beberapa piranti, yang sering disebut "Alat TQM". Alat ini membantu kita menganalisa & mengerti masalah serta membantu membuat perencanaan.

8 alat TQM yang diuraikan: 1. Curah Pendapat (Sumbang Saran) alat perencanaan yg dapat digunakan untuk mengembangkan kreativitas kelompok. Dipakai a.l. untuk menentukan sebab-sebab yang mungkin dari suatu masalah atau merencanakan langkah-langkah suatu proyek.

2. Diagram Alur (Bagan Arus Proses) Suatu alat perencanaan & analisis yg digunakan antara lain untuk menyusun gambar proses tahapdemi-tahap untuk tujuan analisis, diskusi, atau komunikasi; dan menemukan wilayah-wilayah perbaikan dalam proses.

3. Ranking Preferensi Merupakan suatu alat interpretasi yg dapat digunakan untuk memilih gagasan & pemecahan masalah di antara beberapa alternatif. 4. Analisa Tulang Ikan Analisa tulang ikan (juga dikenal sebagai diagram sebab-akibat) merupakan alat analisis antara lain untuk mengkategorikan berbagai sebab potensial dari suatu masalah; dan menganalisis apa yang sesungguhnya terjadi dalam suatu proses.

5. Penilaian Kritis Digunakan untuk memeriksa setiap proses manufaktur, perakitan, atau jasa. Alat ini membantu kita untuk memikirkan apakah proses itu memang dibutuhkan, tepat dan apakah ada alternatif yg lebih baik. 6. Benchmarking Proses pengumpulan & analisa data dari organisasi kita & dibandingkan dengan keadaan di dalam organisasi lain. Hasil dari proses ini akan menjadi patokan untuk memperbaiki organisasi kita secara terus menerus. Tujuan dari benchmarking adalah bagaimana organisasi kita bisa dikembangkan sehingga menjadi yg terbaik.

7. Diagram Analisa Medan Daya (Bidang Kekuatan) Merupakan suatu alat analisis yg dapat digunakan, a.l. untuk mengidentifikasi berbagai kendala dalam mencapai suatu sasaran dan mengidentifikasi berbagai sebab yang mungkin serta pemecahannya dari suatu masalah atau peluang. 8. Analisa SWOT Analisa SWOT adalah suatu alat analisis yg digunakan untuk, menganalisa masalah-masalah dengan kerangka Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities (Peluang) dan Threats (Ancaman)
.

ANALISIS SWOT

SWOT/KKPA
Strengths (Kekuatan) Weaknesses (Kelemahan) Opportunities (Peluang)

Threats (Ancaman)

SARAN UNTUK MELAKUKAN ANALISIS SWOT

Langkah 1: Identifikasi kelemahan dan ancaman yang paling urgen untuk diatasi secara umum pada semua komponen. Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan peluang yang diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1. Langkah 3: Masukkan butir-butir hasil identifikasi (Langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam Bagan Deskripsi SWOT. Langkah ini dapat dilakukan secara keseluruhan, atau jika terlalu banyak, dapat dipilah menjadi analisis SWOT untuk komponen masukan, proses, dan keluaran.

DESKRIPSI KKPA [SWOT]

KEKUATAN (S)

KELEMAHAN (W)

PELUANG (O)

ANCAMAN (T)

Langkah (lanjutan)

Langkah 4: Rumuskan strategi atau strategi-strategi yang direkomendasikan untuk menangani kelemahan dan ancaman, termasuk pemecahan masalah, perbaikan, dan pengembangan lebih lanjut. Langkah 5: Tentukan prioritas penanganan kelemahan dan ancaman itu, dan susunlah suatu rencana tindakan untuk melaksanakan program penanganan. Ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam analisis SWOT, yaitu sebagai berikut.

Analisis KKPA (SWOT Analysis)

Kekuatan Kelemahan Peluang Ancaman
Faktor Internal
lingkungan internal organisasi

Faktor Eksternal

lingkungan eksternal organisasi

Analisis KKPA
S>W O>T S<W O<T

Perluasan

Konsolidasi

ANALISIS KKPA [SWOT]

Faktor Internal Faktor Eksternal

Kekuatan [S]
Strategi SO -------------------------Gunakan S untuk memanfaatkan O

Kelemahan [W]
Strategi WO ---------------------------Menghilangkan W dan memanfaatkan O

Peluang [O]

Perluasan

Ancaman [T]

Konsolidasi
Strategi ST -----------------------Gunakan S untuk Menghindarkan T Strategi WT -------------------------Minimalkan W untuk Menghindarkan T