ANALISA DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI

A. Sistem
1. Pengertian Sistem
Secara umum sistem adalah suatu kelompok atau kumpulan dari beberapa
bagian tertentu yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sistem adalah suatu group dari elemen-elemen baik berbentuk fisik
maupun bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan
diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan,
sasaran atau akhir dari sistem.
Menurut Gordon B. Davis (1991), Sistem secara fisik adalah kumpulan
dari elemen-elemen yang beroperasi bersama-sama untuk menyelesaikan sasaran
tertentu.
Menurut Raymond McLeod,Jr (1997), Sistem adalah sekelompok elemen-
elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu
tujuan.
Menurut Jogiyanto HM (2001), Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja
dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan , berkumpul bersama-sama
untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran
tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur
bertujuan menekan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Pendekatan sistem
yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau
subsistem-subsistem merupakan definisi yang mempunyai tujuan luas. Definisi
ini dapat diterima karena kenyataan suatu sistem dapat terdiri dari subsistem-
subsistem. Subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri,
subsistem membentuk suatu satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran dari
sistem dapat tercapai.
 Dari pengertian sistem diatas dapat disimpulkan bahwa sistem harus
memiliki komponen :
1. Kelompok dari bagian-bagian tertentu
Artinya sebuah sistem harus memiliki lebih dari satu bagian.
2. Bagian yang saling berhubungan
Seluruh bagian yang terdapat pada sistem harus mempunyai hubungan
secara logika dengan bagian yang lain.
3. Tujuan umum guna mencapai sasaran
Sebuah sistem dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Seluruh bagian akan
bekerja lebih keras dan lebih banyak untuk mencapai sasaran dari sistem
dibandingkan dengan sasaran dari bagian tersebut.

2. Prinsip Dasar Sistem

Sistem, berdasarkan prinsip dasarnya secara umum terbagi dalam :
1. Sistem terspesialisasi, adalah sistem yang sulit diterapkan pada lingkungan
yang berbeda.
2. Sistem besar, adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi
melakukan perawatan harian.
3. Sistem sebagai bagian sistem lain, sistem selalu merupakan bagian dari
sistem yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih kecil.
4. Sistem berkembang, walaupun tidak berlaku bagi semua sistem namun
hampir semua sistem berkembang.(Pohan dan Bahri., 1997)

3. Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Sistem Abstrak ( Abstract Sistem )
Sistem yang berupa pemikiran-pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak
secara fisik.
Contoh : sistem teologia yaitu sistem yang berupa pemikiran – pemikiran
hubungan antara manusia dengan Tuhan.
 2. Sistem Fisik ( Phisik Sistem )
Sistem yang ada secara fisik atau dapat tampak secara fisik.
Contoh : sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi.
3. Sistem Terbuka ( Open Sistem )
Merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh lingkungan luarnya.
Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk
lingkungan luar atau subsistem lain.
4. Sistem Tertutup ( Closed Sistem )
Merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan
lingkungan luar. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut
campur tangan pihak lainnya.

4. Karakteristik Sistem
1. Bagian-bagian Sistem ( Components )
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-
komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau
bagian-bagian dari sistem. Suatu sistem baik besar maupun kecil pasti
mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem.

2. Batas Sistem ( Boundary )

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem
ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )
Lingkungan luar dari sistem adalah segala sesuatu yang berada diluar batas
dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat
menguntungkan atau merugikan sistem.
4. Penghubung Sistem ( Interface )
 Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem yang satu
dengan subsistem yang lainnya sehingga sumberdaya-sumberdaya yang
ada dapat mengalir sesuai dengan sistem yang berjalan.
5. Masukan Sistem (input)
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem yang dapat
berupa perawatan dan masukan sinyal untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (output)
Kaluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna bagi pemakainya.
7. Pengolah Sistem ( Process )
Suatu sistem dapat memiliki suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri
yang menjadi pengolahnya. Pengolah akan merubah masukan (input)
menjadi keluaran (output).
8. Sasaran Sistem ( Goal )
Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) agar sistem
tersebut mempunyai kegunaan. Suatu sistem dikatakan berhasil bila dapat
mecapai tujuan dan sasarannya.
9. Pengendalian ( Control )
Berfungsi sebagai pengendali atau pengawasan dari pelaksanaan
pencapaian tujuan sistem. Kontrol ini dapat berupa : kontrol pemasukkan
data / input, kontrol pengoperasian dan kontrol pengeluaran data / output.

Bagian yang terpenting dalam sistem adalah adanya sumber daya

masukan (input) yang mengalir melalui elemen proses (transformasi) untuk
diolah menjadi sumber daya keluaran (output). Suatu mekanisme kontrol yang
akan mengawasi jalannya sistem tersebut untuk meyakinkan bahwa sistem
tersebut dapat mencapai tujuannya yang dihubungkan pada arus sumberdaya
dengan memakai sumber lingkaran umpan balik (feedback loop) yang
mendapatkan informasi dari keluaran (output) sistem dan menyediakan
informasi bagi mekanisme kontrol. Mekanisme kontrol membandingkan
 sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan, dan mengarahkan sinyal pada elemen
masukan (input) jika sistem operasi memang harus diubah. Hubungan
masukan, proses, keluaran, kontrol dan tujuan dapat digambarkan sebagai
berikut :

tujuan

kontrol

masukan proses keluaraan

Bagian-bagian dari sistem yang dapat mengendalikan

operasinya sendiri

B. Informasi
1. Pengertian Data
Data terdiri dari fakta–fakta dan angka–angka yang secara relatif tidak
berarti bagi pemakai. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadian–kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan bentuk yang masih
mentah yang belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut.
Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.

2. Pengertian Informasi
Menurut Gordon B.Davis (1991), Informasi adalah data yang telah diolah
menjadi bentuk yang penting bagi penerima dan punya nilai nyata dan dapat
digunakan untuk mengambil keputusan baik sekarang maupun masa yang akan
datang.
Menurut Raymond McLeod, Jr (1997), Informasi adalah data yang telah
diproses, atau data yang memiliki arti.
 Menurut Jogiyanto HM (2001), Informasi adalah data yang diolah
menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah :

1. Data yang diolah menjadi bentuk–bentuk yang lebih berguna dan berarti
bagi penerimanya.
2. Gambaran dari suatu kejadian–kejadian (even–even) dan kesatuan nyata.
3. Dapat digunakan untuk mengambil keputusan.

3. Kualitas Informasi
Agar informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat bagi pengguna
informasi, maka informasi hendaknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Benar (akurat) artinya informasi yang dihasilkan mencerminkan keadaan
yang sebenarnya, bukan hasil dari manipulasi data.
2. Tepat waktu, artinya informasi dapat disajikan tepat pada waktunya yaitu
pada saat informasi tersebut dibutuhkan oleh pengguna.
3. Relevan, artinya informasi tersebut tepat guna bagi yang menerima atau
pemakai informasi.
4. Lengkap, artinya informasi memberikan semua kebutuhan pengguna yang
perlu diketahui.

4. Nilai Informasi
Informasi merupakan elemen yang penting dalam merancang suatu
sistem, karena pada dasarnya informasi mewakili seluruh sumber daya fisik yang
terdiri dari sumber daya masukan (input), proses (transformasi) dan sumber daya
keluaran (output). Dalam keadaan dunia yang tidak menentu informasi dapat
mengurangi ketidakpastian dan mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil
yang diharapkan dalam sebuah situasi keputusan. Oleh karena itu informasi
sangat bernilai dalam suatu pengambilan keputusan.
 Informasi berbeda dalam mutunya disebabkan oleh penyimpangan atau
kesalahan. Mutu informasi itu lebih penting dari pada jumlahnya, di pihak lain
penyimpangan mudah menyesuaikannya. Menjadi masalah yang lebih sulit
karena untuk menyesuaikannya tidak mudah, kesalahan itu disebabkan oleh :
a. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
b. Hilang atau tidak terolahnya data.
c. Pemeriksaan atau pencatan data yang salah.
d. Dokumen sejarah yang salah.
e. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
f. Kesalahan dilakukan dengan sengaja.

C. Sistem Informasi
1. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang
diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk
mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi.
(Jogiyanto H.M., 2001).
2. Komponen Sistem Informasi
Menurut Burch dan Gary Grusdnitski sistem informasi terdiri dari
beberapa komponen yang disebut dengan blok bangunan (building block) yaitu
blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan
blok kendali/kontrol.
1. Masukan atau Input
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk
metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,
dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Model
Merupakan kombinasi dari prosedur, logika dan model matematika yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara tertentu untuk menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan.
 3. Keluaran atau Output
Keluaran merupakan hasil dari suatu sistem informasi yaitu informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manejemen serta semua pemakai sistem.
4. Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” dalam sistem informasi. Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian
utama yaitu : teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat
keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang yang mengetahui teknologi dan
membuatnya dapat beroperasi. Software merupakan program yang membuat
hardware bekerja dan memerintahkannya beroperasi sesuai dengan model.
Hardware terdiri dari bermacam–macam alat yang dibutuhkan dalam sistem
informasi, yaitu : alat-alat input, alat proses, alat output dan simpanan luar.
5. Basis data atau Database
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat
lunak untuk memanipulasinya.
6. Pengendali atau Control
Merupakan pengendalian dari sistem informasi karena sistem informasi
cenderung dapat rusak, seperti : kegagalan dari sistem, kesalahan proses.

D. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi dalam
organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua
tingkatan manajemen.
 Gordon B. Davis (1991) berpendapat bahwa sistem informasi manajemen
merupakan sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan
informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen, pengambilan keputusan
dalam sebuah organmisasi.Gordon menegaskan bahwa sistem informasi manajemen
selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer,
sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi
untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi
dan kumpulan dari sistem-sistem informasi.
Sedang menurut Raymond Mc. Leod, Jr. (1996), sistem Informasi Manajemen
didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya
membentuk suatu entitas organisasi formal perusahaan atau sub unit di bawahnya.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah astu sistem utamanya mengenai apa
yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang
mungkin terjadi di masa datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan
periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Output informasi
digunakan manajer maupun nonmanajer dalam perusahaan saat mereka membuat
keputusan untuk pemecahan masalah.
Menurut James A. F. Stoner (1991) Sistem Informasi Manajemen
mengandung elemen-elemen fisik yaitu :
1. Perangkat keras komputer (hardware)
2. Perangkat lunak komputer (software)
3. Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan)
4. Prosedur
5. Petugas pengoperasian.

Menurut George M. Scott (1986), SIM adalah kumpulan dari interaksi–

interaksi sistem–sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk
kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.
 Menurut Barry E. Cushing ( 1974), SIM adalah kumpulan dari manusia
dan sumber–sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung
jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang
berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan
pengendalian.
Menurut Frederick H. Wu (1984), SIM adalah kumpulan–kumpulan dari
sistem – sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.

Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa SIM adalah :

1. Kumpulan dari interaksi sistem–sistem informasi;
2. menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.
Jadi sistem informasi manajemen adalah suatu organisasi dan disatukan
bila perlu dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu
diperlukan, baik data yang bersifat ekstern atau intern untuk dijadikan sebagai
dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

E. Sistem Informasi Berbasis Komputer ( CBIS )

Menurut Raymond McLeod, Jr (1997), Sistem Informasi berbasis komputer
terdiri dari 5 subsistem yaitu :
a. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Adalah CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi diluar
perusahaan. SIA bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap
elemen lingkungan kecuali pesaing. SIA melaksanakan 4 tugas dasar pengolahan
data yaitu : pengumpulan data, manipulasi data, penyimpana data dan penyiapan
dokumen.

b. Sistem Informasi Manajemen ( SIM )

Yaitu suatu sistem informasi berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Contoh dari SIM antra
 lain : Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem
Informasi Keuangan dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
c. Sistem Pendukung Keputusan ( DSS )
DSS menyediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan
komunikasi dalam memecahkan masalah terstruktur dan semi terstruktur.
Informasi yang dihasilkan adalah dal;am bentuk periodik dan khusus, dan output
dari model matematika dan sistem pakar.
d. Sistem Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor mencakup semua sistem elektronik formal dan informal
terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang–orang di
dalam maupun di luar perusahaan. Informasi otomatisasi kantor tiba lebih cepat
dan dalam bentuk yang lebih baik dibanding dengan media lain.
e. Sistem Pakar
Sistem pakar memiliki potensi untuk memperluas kemampuan pemecahan
masalah manajer melebihi kemampuan normalnya. Sistem pakar menawarkan
keunggulan untuk perusahaan dan manajer yang menggunakannya.

Sistem Informasi Berbasis

Komputer ( CBIS )

Sistem Informasi
Akuntansi
 Masala Sistem Informasi
h Manajemen
Keputusan
Informasi
Sistem Pendukung
Keputusan

Pemecahan Sistem Otomatisasi

masalah Kantor

Sistem Pakar

( Model CBIS )

F. Analisa Sistem
1. Pengertian Analisa Sistem
Analisa sistem adalah panguraian dari suatu sistem informasi yang utuh
kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-
kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
Analisa sistem mempelajari interaksi-interaksi yang sepenuhnya rumit,
tidak terdefinisi dan sukar, antarmanusia, kelompok manusia, komputer dan
organisasi. Analisa sistem menggabungkan laporan surxey dan kebijakan
pemakai menjadi spesifikasi yang relatif terstruktur dengan menggunakan model.

2. Tahap-tahap Analisa Sistem

1. Mengidentifikasi masalah yang ada pada perusahaan (identify)
a. Mengidentifikasi penyebab masalah
b. Mengidentifikasi titik keputusan
 c. Mengidentifikasi personil-personil kunci
2. Memahami kerja sistem yang ada (understand)
a. Menentukan jenis penelitian
b. Merencanakan jadwal penelitian
c. Membuat penugasan penelitian
d. Membuat agenda wawancara
e. Mengumpulkan hasil penelitian
3. Menganalisis sistem (analize)
4. Membuat laporan hasil analisis (report)

3. Alat bantu dalam Analisa Sistem

Dalam menganalisa suatu sistem dibutuhkan suatu alat bantu untuk
merepresentasikan sistem yang sedang dianalisa khususnya mengenai bagian,
prosedur dan proses yang ada pada sistem tersebut. Alat bantu yang digunakan
adalah :
a. Bagan Alir Dokumen
Bagan alir (flowchart) adalah bagan yang menunjukkan alir di dalam
program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir ini digunakan
terutama untuk mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses),
proses manusia maupun proses komputer dan aliran data (dalam bentuk
keluaran dan masukan). Ada beberapa pedoman yang perlu diperhatikan
dalam membuat bagan alir, yaitu :
1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian
kiri dari suatu halaman.
2. Kegiatan di dalam flowchart harus ditunjukkan dengan jelas.
3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan
berakhir.
4. Masing-masing kegiatan flowchart harus di dalam urutan yang
semestinya.
 5. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di halaman yang lain harus
ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
6. Gunakanlah simbol-simbol flowchart yang standar.

b. Bagan Alir Sistem

Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini
menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem
dan menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem. Simbol-simbol yang
digunakan dalam bagan alir sistem :

SIMBOL KETERANGAN
DOKUMEN
Untuk menunjukkan dokumen input dan output baik
untuk proses manual, mekanik atau komputer

PROSES MANUAL
Digunakan untuk menunjukkan kegiatan manual
 SIMPANAN OFF-LINE

N Digunakan untuk file non komputer yang diarsip urut

angka (numerical)

Digunakan untuk file non komputer yang diarsip urut

A
huruf (alphabetical)

Digunakan untuk file non komputer yang diarsip urut

D
tanggal (cronological)

KARTU PLONG
Digunakan untuk menunjukkan input / output yang
menggunakan kartu plong (punched card)

PROSES
Digunakan untuk menunjukkan kegiatan proses dari
operasi program komputer

PENGURUTAN OFF-LINE
Digunakan untuk menunjukkan pengurutan data di
luar proses computer

PITA MAGNETIK
Digunakan untuk menunjukkan input / ouput
menggunakan pita magnetik
HARD DISK
Digunakan untuk menunjukkan input / output yang
menggunakan hard disk

DISKETTE
Digunakan untuk menunjukkan input /output
menggunakan diskette
DRUM MAGNETIK
Digunakan untuk menunjukkan I nput /output
menggunakan drum magnetik
PITA KERTAS BERLUBANG
Digunakan untuk menunjukkan input / output
menggunakan pita kertas berlubang

KEYBOARD
Digunakan untuk menunjukkan input yang
menggunakan on-line keyboard
DISPLAY
Digunakan untuk menunjukkan output yang
ditampilkan di monitor

GARIS ALIR
Digunakan untuk menunjukkan arus proses

PENJELASAN
Digunakan untuk menunjukkan penjelasan dari suatu
proses
 PENGHUBUNG (KONEKTOR)

Digunakan untuk menunjukkan hubungan dengan

halaman lain

Digunakan untuk menunjukkan hubungan dengan

bagian lain dalam satu halaman

4. Identifikasi Variabel dan Data Penelitian

Dalam penelitian digunakan suatu variabel untuk mempermudah penelitian.
Secara umum variabel dapat diartikan sebagai suatu informasi tertentu yang
nilainya tidak tetap. Sedangkan suatu variabel memiliki suatu nilai tertentu yang
disebut dengan data.
Variabel penelitian adalah segala sesuatu yang menjadi obyek penelitian
yang bersifat spesifik.
Jenis klasifikasi variabel dan data penelitian dapat dikelompokkan sebagai
berikut :
a. Menurut skala pengukurannya.
1. nominal : tidak ada tingkatan / jenjang
2. ordinal : terdapat tingkatan / jenjang
3. interval : tidak mengenal nilai mutlak
4. rasio : mengenal nilai mutlak
b. menurut sifat fisik
1. kualitatif : data yang berbentuk selain angka
2. kuantitatif : data yang berbentuk angka
c. menurut cara pengukurannya
1. diskrit : data hasil pencacahan
2. kontinu : data hasil pengukuran
 d. menurut cara pengumpulannya
1. primer : data yang diperoleh secara langsung pada obyek
penelitian
2. skunder : data yang diperoleh secara tidak langsung pada obyek
penelitian baik melalui literatur-literatur maupun studi pustaka.
e. menurut sumber data
1. intern : data yang diperoleh dari dalam instansi yang didapatkan
dengan cara wawancara dan observasi.
2. ekstern : merupakan data yang diperoleh selain dari instansi baik
dari dokumen-dokumen, buku-buku maupun informasi-informasi dari
pihak lain.

5. Metode pengumpulan data

Kualitas data tidak hanya ditentukan oleh reliabilitas dan validitas dari alat
ukurnya saja, tetapi juga ditentukan bagaimana cara pengumpulannya.
Beberapa aspek dalam proses pengumpulan data yaitu :
- data apa yang dikumpulkan (what)
- dengan apa data itu dikumpumpulkan (with)
- darimana data akan dikumpulkan (where)
- kapan data tersebut dikunpulkan (when)
- bagaimana cara mengumpulkan data tersebut (how)

Sedangkan dalam mengumpulkan data terdapa beberapa cara yaitu :

a. Observasi : pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan
terhadap gejala/peristiwa yang diselidiki pada obyek penelitian.
b. Interview : pengumpulan data melalui tatap muka dan tanya jawab
langsung dengan sumber data atau pihak-pihak yang berkepentingan dalam
penelitian.
c. Studi pustaka : untuk mencari teori/konsep/generalisasi yang dapat
digunakan sebagai landasan teori/kerangka dalam penelitian dan
membandingkan antara teori yang ada dengan fakta yang ada di lapangan.
d. Survei : pengumpulan data melalui permintaan keterangan /
jawaban kepada sumber data dengan menggunakan daftar pertanyaan /
kuesioner / angket / sebagai alatnya.

Studi Kasus
Sistem Pengajian di Toserba Rame Sekali
Jl. Anusopati 20 A Singosari
A. Latar Belakang Masalah
Toserba Rame Sekali merupakan toko serba ada yang terletak dijalan
Anusopati 20 A Singosari yang melakukan usaha dibidang penjualan barang –
barang kebutuhan hisup sehari hari dan kebutuhan yang lain. Misalnya sabun,
pakain, kursi dan sebagainya. Secara kesuluruhan toserba ini sudah lebih unggul
dibanding toserba lian di Singosari.
Satu hal yang masih perlu untuk dibenahi dari toserba ini adalah cara
pembayaran gaji kepada para karyawannya yang masih melalui cara yang manual.
Sehingga seringkali terjadi kesalahan dalam jumlah uang yang diterima dan
buiasanya dalam jumlah digit atau selisih perhitungan jam lembur dan perhitungan
yang lainya. Oleh karena itu perlu dibuat rancangan sistem yang nantinya bisa dibuat
program aplikasi pengajian di toserba ini.

B. Struktur Organisasi
Karena fokus yang akan dibahas adalah sistem pengajian karyawan maka struktur
yang ditampilkan adalah Bagian Personalia.

Staf Personalia

Kasir

Pengawas Bag Pengawas Bag Pengawas Bag Pengawas Bag

Produksi Kebersihan Gudang Kantor

Karyawan Bag Karyawan Bag Karyawan Bag Karyawan Bag

Produksi Kebersihan Gudang Kantor
Gambar Struktur Organisasi Bag. Personalia
Secara garis besar, sistem pengajian pegawai yang berlaku dapat dilihat pada gambar
berikut ini :

Staf Pengawas
Personalia Departemen
 Kartu
Absen
Pengawas
Personalia
mengumpulk Absensi
menghitung jam
an Absensi Karyawan
kerja dan
potongan gaji dgn Kartu
2
3 1

Kasir menyerahkan gaji +

kuintansi pd karyawan

Arsip Data
Karyawan 4
Kasir Karyawan

Gambar Sistem Pengajian Karyawan pada Toserba Rame Sekali

P.2 Staff
Karyawan P.1 Personalia
Perhitungan Jam
C. Analisa Arus Informasi dalam
PresensiSistem
Kerja
C.1. Diagram Alir Prosedur : Proses Pengajian Karyawan
C.1.1. Level 0

File Presensi File Karyawan

P.1

Presensi
 Gambar Level 0 Proses Pengajian Karyawan
C.1.2. Level 1:Proses Absensi Karyawan
Karyawan

P.1.1 P.1.3
P.1.2
Karyawan
Mencatat jam masuk Mencatat jam
Bekerja selesai pd kartu
pd kartu absen
absen

Gambar Level 1 Proses Absen Karyawan

C.1.3. Level 1 : Proses Perhitungan Jam Kerja Karyawan

Staf Personalia P.2.1 P.2.1 Kasir

Kalkulasi Jam Kerja Kalkulasi Gaji

 Pengawas
File Absensi

Gambar Level 1 : Proses Perhitungan Jam Kerja Karyawan

C.1.4. Level 1 : Proses Pengajian Karyawan

P.3.1
Staf Personalia Kasir
Pembayaran Gaji

Gambar Level 1: Proses Pengajian Karyawan

D. Arus Data Setelah Komputerisasi
D.1.Data Flow Diagram (DFD) : Proses Pengajian Karyawan Setelah Ada Sistem
Informasi
D.1.1.Level 0 : Proses Pengajian Karyawan

1.0
Karyawan Sistem Informasi
Dep. Personalia
Nama NIK
Tanggal Gaji Pokok
Lahir Tangal
Pendidikan Masuk
Alamat Pot_Asuransi
Agama

Gambar : Level 0 : Proses Pengajian Karyawan

D.1.2. Level 1: Proses Pengajian Karyawan

Karyawan

Karyawan 1.1
Dep.Personalia
Dep.Personalia
1.1

Data Entri
 Gambar Level 1: Proses Pengajian Karyawan

D.1.3. Level 2 : Proses Pengajian Karyawan

Karyawan Dep.Personalia
1.1.1 D1 Karyawan

Tambah Data

1.1.2 D1 Karyawan

Dep.Personalia
Edit Data

D1 Karyawan
1.1.3

Hapus Data

1.1.4 D1 Karyawan

Lihat Data
Gambar Level 2 : Proses Pengajian Karyawan

D.2.Data Flow Diagram (DFD ): Proses Perhitungan Gaji Karyawan Setelah Ada Sistem
Informasi
Karyawan
Sistem 0 : Proses Perhitungan Gaji Karyawan
D.2.1.Level Departemen
Informasi Personalia
Entri Data

NIK Entri Gaji

Juml.Jam.Kerja
Bonus
Pot
Gaji

NIK
Manajer Juml.Jam.Kerja
Tot.Jam.Lembur Bonus
Tot.Upah.Lembur Pot
Gaji
 Gambar Level 0: Proses Perhitungan Gaji Karyawan

D.2.2.Level 1 : Proses Perhitungan Gaji Karyawan

Sistem 3.1 Departemen 3.2

Informasi Personalia
Data Entri Slip Gaji

Sistem 3.1.1 3.2.3

Informasi 3.3 Sistem Manajer
Informasi
Perhitungan Gaji Slip Gaji
Laporan

D1 Karyawan D1 Karyawan
Gambar Level 1 : Proses Perhitungan
D6 Gaji Gaji Karyawan Karyawan
D2 Absen
i

D6 Gaji

D.2.3. Level 2 : Proses Perhitungan Gaji Karyawan

3.3.2 Manajer
i
Laporan Gaji

D1 Karyawan

D2 Absen

D3 Jabatan

D4 Bagian

D5 Potongan
 Gambar Level 2 Proses Perhitungan Gaji Karyawan

D.3.Data Flow Diagram (DFD ) : Proses Absensi Karyawan

D.3.1.Level 0 : Proses Absensi Karyawan
Karyawan Pengawas Sistem Informasi Departemen
Personalia

Absensi Data Entry Data Raport

NIK NIK Manager

Tanggal Tanggal
Jam_Masuk Jam_Masuk
Jam_Keluar Jam_Keluar
Keterangan
 Gambar Level 0 : Proses Absensi Karyawan
D.3.2. Level 1 : Proses Absensi Karyawan

2.1
Karyawan Pengawas Sistem Informasi
Data entry

2.2
Data entry
Laporan

Departemen
Personalia

2.3

Laporan
D1 Karyawan D1 Karyawan

Manajer
D2 Absen
D2 Absen

Karyawan Pengawas
2.1.1 Sistem 2.1.2
Informasi
Inpu Data Grafik Kehadiran

Departemen
Data entry Personalia

2.1.2 D1 Karyawan

Edit Data D2 Absen

D.3.3. Level 2 : Proses Absensi Karyawan
2.3.2
D1 Karyawan
Laporan/Periode
D2 Absen

D1 Karyawan

D2 Absen

2.3.2

Laporan/Bagian

Manager
 Gambar Level 2 : Proses Absensi Gaji Karyawan

A. Kamus Data
Pada Kamus Data ( data dictionary ) ini, semua jenis data yang terlibat dalam proses
yang terjadi, didefinisikan dan dikumpulkan dalam bentuk penyajian sperti berikut :
File : Karyawan.Dbf
Nama Field Tipe Lebar Arti
NIK Character 5 Nomor Induk Karyawan
Nama Character 20 Nama Karyawan
 Alamat Character 30 Alamat Karyawan
Status Character 11 Status Nikah Karyawan
Sex Character 6 Jenis Kelamin Karyawan
Tgl_Lahir Date 8 Tanggal Lahir Karyawan
Pendidikan Character 15 Ijazah Terakhir Karyawan
Agama Character 8 Agama Karyawan
Tgl_Msk_Kerja Date 8 Tanggal Masuk Kerja Karyawan
Kode_Jbtn Character 4 Kode Jabatan
Kode_bgn Character 4 Kode Bagian
Gol Character 4 Golongan
Pot_SPSI Numeric 8 Potongan Iuran SPSI Karyawan
Pot_Asuransi Numeric 8 Potongan Asuransi Karyawan
THR Numeric 8 Tunjangan Hari Raya
Bonus Numeric 8 Bonus Kerja Prestasi Karyawan

Tabel Kamus Data Karyawan

File : Golongan.Dbf
Nama Field Tipe Lebar Arti
Gol Character 4 Golongan Karyawan
Gaji_Pokok Numeric 8 Gaji Pokok Karyawan
Asuransi Koperasi Numeric 8 Asuransi Koperasi Anggota
Tunj_Lembur Numeric 8 Tunjangan Lembur Karyawan
Tabel Kamus Data Golongan

File : Bagian.Dbf
Nama Field Tipe Lebar Arti
Kode_bgn Character 4 Kode Bagian Karyawan
Nama_bgn Character 20 Nama Bagian Karyawan
Tabel Kamus Data Bagian
File : Jabatan.Dbf
Nama Field Tipe Lebar Arti
Kode_jbtn Character 4 Kode Jabatan Karyawan
Nama_jbtn Character 20 Nama Jabatan Karyawan
Tunj_jbtn Numeric 8 Tunj Jabatan Karyawan
Tabel Kamus Data Jabatan
File : Absensi.Dbf
Nama Field Tipe Lebar Arti
NIK Character 5 Nomor Induk Karyawan
Tgl_msk Date 8 Tanggal Masuk Karyawan
Kehadiran Character 11 Kehadiran Karyawan
Tabel Kamus Data Absen
E. Data Contoh
NIK(1) : 0001
 Nama Karyawan(2) : Drs. Ken Arok, M.Kom
Alamat(3) : Jalan Pemuda 12 Singosari
Agama(4) : Islam
Jenis Kelamin(5) : Laki – laki
Status(6) : Menikah
Pendidikan(7) : Master ( S2 )
Tanggal Lahir(8) : 12 Mei 1970
Tanggal Masuk Kerja(9) : 2 Mei 1998
Jabatan(10) : Pimpinan
Golongan(11) : IV C
Bagian(12) : Produksi
Gaji pokok(13) : Rp. 1.000.000 THR(20) : Rp.
Potongan SPSI(14) : Rp. 5.000 Total Gaji(21) : Rp
Potongan Asuransi(15) : Rp. 10.000
Iuran Koperasi(16) : Rp. 20.000
Tunjangan Jabatan(17) : Rp. 30.000
Tunjangan Lembur(18) : Rp. 10.000
Bonus Prestasi(19) : Rp. 100.000

F. Desain Output ( Laporan )

G.1.Laporan Karyawan Per Bagian
Laporan Karyawan Per Bagian
Toserba “ Rame Sekali “
Jl. Anusopati 20 A, Singosari
NIK Nama Alamat Jenis Kelamin Agama Jabatan
1 2 3 5 4 10
001 Drs.Ken Jl.Pemuda 20 Laki – Laki Islam Pimpinan
Arok,M.Kom Singosari
…… ….. …… ….. ….. …..
…… ….. …… ….. ….. …..

Gambar Laporan Karyawan Per Bagian

Kegunaan : Untuk mengetahui identitas karyawan perbagian / departemen
Pemakai : Pimpinan Perusahaan
Pengisi : Bagian Personalia
Sumber Data : Bagian Personalia
Frekuensi : Tergantung Keinginan dan Masalah Yang Ada
Rumus : -
Penyimpanan : 1 – 5 diambil dari Karyawan.dbf, 10 diambil dari Jabatan.Dbf

G.2.Laporan Karyawan Keseluruhan

 Laporan Karyawan Per Bagian
Toserba “ Rame Sekali “
Jl. Anusopati 20 A, Singosari
NIK Nama Alamat Jenis Kelamin Agama Jabatan
1 2 3 5 4 10
001 Drs.Ken Jl.Pemuda 20 Laki – Laki Islam Pimpinan
Arok,M.Kom Singosari
…… ….. …… ….. ….. …..
…… ….. …… ….. ….. …..

Gambar Laporan Karyawan Keseluruhan

Kegunaan : Untuk mengetahui identitas karyawan perbagian / departemen
Pemakai : Pimpinan Perusahaan
Pengisi : Bagian Personalia
Sumber Data : Bagian Personalia
Frekuensi : Tergantung Keinginan dan Masalah Yang Ada
Rumus : -
Penyimpanan : 1 – 5 diambil dari Karyawan.dbf, 10 diambil dari Jabatan.Dbf

G.3.Laporan Presensi Kerja

Laporan Karyawan Per Bagian
Toserba “ Rame Sekali “
Jl. Anusopati 20 A, Singosari
Tanggal : 20 Pebruari 2006
NIK Nama Bagian Jabatan Jam Lembur Jam Kerja
( Jam ) ( Jam )
1 2 12 10
001 Drs.Ken Produksi Pimpinan 2 8
Arok,M.Kom
…… ….. …… ….. ….. …..
…… ….. …… ….. ….. …..

Gambar Laporan Presensi Karyawan

Kegunaan : Untuk Mengetahui prestasi dan kehadiran kerja karyawan
Pemakai : Pimpinan Perusahaan
Pengisi : Bagian Personalia
Sumber Data : Bagian Personalia
Frekuensi : Setiap Hari Kecuali Hari Libur dan Hari Besar
Rumus : -
Penyimpanan : 1 – 2 diambil dari Karyawan.dbf, 10 diambil dari Jabatan.Dbf, 12 diambil
dari Bagian.Dbf
G. Perancangan Formulir
H.1.Form Data Karyawan
Identitas Karyawan
Toserba “ Rame Sekali “
Jl. Anusopati 20 A, Singosari
NIK : 001
Nama : Drs. Ken Arok,M.Kom
Tanggal Lahir : 12 Mei 1970
Alamat : Jl. Pemuda 10 Singosari
Jenis Kelamin : Laki – Laki
Agama : Islam
Tanggal Masuk Kerja : 2 Mei 1998
Pendidikan : Master ( S2 )
Status Menikah : Menikah
Jabatan : Pimpinan
Bagian : Produksi

Gambar Desain Form Data Karyawan

Pengisi Formulir : Petugas Personalia
Pemakai : Bagian Personalia Perusahaan
Periode Masukan : Saat ada pegawai baru, atau saat membetulkan data pegawai
Frekuensi : Tidak tentu, biasanya hanya diperlukan pada saat awal komputerisasi
Rumus : -
Penyimpanan : Pada File Karyawan.dbf
H.2. Form Data Absen Karyawan

Absensi Karyawan
Toserba “ Rame Sekali “
Jl. Anusopati 20 Singosari

Tanggal : 20 Pebruari 2006

Nama : Drs. Ken Arok, M.Kom
Jabatan : Pimpinan
Bagian : Produksi
NIK Jam Masuk Jam Keluar Jam Lembur Jumlah Jam
(Jam) Kerja(Jam)
0001 08.00 16.00 2 8
Gambar Desain Form Data Absen Karyawan

Pengisi Formulir : Petugas Pengawas

Pemakai : Bagian Personalia Perusahaan
Periode Masukan : Pada akhir jam kerja pegawai dalam satu hari
Frekuensi : Setiap Hari
Rumus : -
Penyimpanan : Absensi.Dbf

H.3. Form Data Golongan Karyawan

Toserba “ Rame Sekali “

Jl. Anusopati 20 Singosari

INPUT D ATA GOL ONGAN

Golongan : IV C
Gaji Pokok : Rp. 1.000.000
Iuran Kopersai : Rp. 20.000
Tunjangan Lembur : Rp. 10.000

Gambar Desain Form Data Golongan Karyawan

Pengisi Formulir : Bagian Keuangan
Pemakai : Bagian Keuangan
Periode Masukan : Tidak Tentu, jika ada perubahan golongan dari atasan
Frekuensi : -
Rumus : -
Penyimpanan : Golongan.Dbf

H.4. Form Data Jabatan Karyawan

Toserba “ Rame Sekali “

Jl. Anusopati 20 Singosari

INPU T D ATA J AB ATAN

Kode Jabatan : 0001
Nama Jabatan : Pimpinan
Tunjangan Jabatan : Rp. 30.000

Gambar Desain Form Data Jabatan Karyawan

Pengisi Formulir : Bagian Keuangan
Pemakai : Bagian Keuangan
Periode Masukan : Tidak Tentu, jika ada perubahan jabatan dari atasan
Frekuensi : -
Rumus : -
Penyimpanan : Jabatan.Dbf

H.5. Form Data Bagian Kerja Karyawan

Toserba “ Rame Sekali “

Jl. Anusopati 20 Singosari

INPU T D ATA B AGIAN

Kode Bagian : 0001
Nama Bagian : Produksi

Gambar Desain Form Data Bagian Kerja Karyawan

Pengisi Formulir : Bagian Keuangan
Pemakai : Bagian Keuangan
Periode Masukan : Tidak Tentu, jika ada perubahan bagian dari atasan
Frekuensi : -
Rumus : -
Penyimpanan : Bagian.Dbf

H.6. Form Data Potongan Karyawan

Toserba “ Rame Sekali “

Jl. Anusopati 20 Singosari

INPUT D ATA P OTONGAN

Kode : 0001
Potongan SPSI : Rp. 5.000
Pot. Asuransi : Rp. 10.000
Gambar Desain Toserba “ Rame
Form Data Potongan Sekali “
Karyawan
Jl. Anusopati 20 Singosari
Pengisi Formulir : Bagian Keuangan
Pemakai : Bagian Keuangan
Periode Masukan LAPORAN: TidakGAJI
Tentu, KARYAWAN
jika ada perubahan potongan dari atasan
NIK
Frekuensi : -
Tanggal Gaji
Rumus : -
Golongan
Penyimpanan : Potongan.Dbf
Kode Jabatan
Kode Bagian
H.7. Form Data Pengajian Karyawan
Periode 1 Pebruari 2006 s/d 28 Pebruari 2006
Gaji Pokok Rp.1.000.000
Pot. SPSI Rp. 5.000
Pot.Asuransi Rp. 10.000
Iuran Koperasi Rp. 20.000
Tunj.Jabatan Rp. 30.000
Tunj. Lembur Rp. 10.000
Bonus Prestasi Kerja Rp. 100.000
THR Rp. -
Total Gaji Rp. 1.105.000
Gambar Desain Form Data Pengajian Karyawan
Pengisi Formulir : Bagian Keuangan
Pemakai : Bagian Keuangan
Periode Masukan : Akhir Bulan
Frekuensi : Setiap Bulan
Rumus : Total Gaji =(Gaji Pokok+Tunj2+Bonus+THR) – (Potongan2)
Penyimpanan : Diambil dari Karyawan.Dbf,Bagain.Dbf, Jabatan.Dbf, Golongan.Dbf,
Absen.Dbf

H. Perancangan Layar Masukan

I.1.Data Karyawan

Toserba “ Rame Sekali “

Jl. Anusopati 20 Singosari

DATA KARYAWAN

NIK : 0001
Nama : Drs. Ken Arok, M.Kom
Alamat : Jl. Pemuda 20 Singosari
Agama : Islam
Jenis Kelamin : Laki – laki
Status : Menikah
Kode Bagian : 0001
Kode Jabatan : 0001
Golongan :4C
Prev Next First Last Browse Search Add Delete Exit
 Gambar Desain Layar Masukan Data Karyawan
I.2. Absen Karyawan

Absensi Karyawan
Toserba “ Rame Sekali “
Jl. Anusopati 20 Singosari

Tanggal : 20 Pebruari 2006

Nama : Drs. Ken Arok, M.Kom
Jabatan : Pimpinan
Bagian : Produksi
NIK Jam Masuk Jam Keluar Jam Lembur Jumlah Jam
(Jam) Kerja(Jam)
0001 08.00 16.00 2 8

Prev Next First Last Browse Search Add Delete Exit

Gambar Desain Layar Masukan Data Absen Karyawan

I.3. Data Golongan Karyawan

Toserba “ Rame Sekali “

Jl. Anusopati 20 Singosari

INPUT D ATA GOL ONGAN

Golongan : IV C
Gaji Pokok : Rp. 1.000.000
Iuran Kopersai : Rp. 20.000
Tunjangan Lembur : Rp. 10.000
Prev Next First Last Browse Search Add Delete Exit
Gambar Desain Layar Masukan Data Golongan Karyawan
I.4. Data Jabatan Karyawan

Toserba “ Rame Sekali “

Jl. Anusopati 20 Singosari

INPU T D ATA J AB ATAN

Kode Jabatan : 0001
Nama Jabatan : Pimpinan
Tunjangan Jabatan : Rp. 30.000

Prev Next First Last Browse Search Add Delete Exit

Gambar Desain Layar Masukan Data Jabatan Karyawan
I.5. Data Bagian Kerja Karyawan

Toserba “ Rame Sekali “

Jl. Anusopati 20 Singosari

INPU T D ATA B AGIAN

Kode Bagian : 0001
Nama Bagian : Produksi
Prev Next First Last Browse Search Add Delete Exit

Gambar Desain Layar Masukan Data Bagian Kerja Karyawan

I.6. Data Potongan Karyawan

Toserba “ Rame Sekali “

Jl. Anusopati 20 Singosari

INPUT D ATA P OTONGAN

Kode : 0001
Potongan SPSI : Rp. 5.000
Pot. Asuransi : Rp. 10.000
Prev Next First Last Browse Search Add Delete Exit

Gambar Desain Layar Masukan Data Potongan Karyawan

I.7. Data Pengajian Karyawan

Toserba “ Rame Sekali “

Jl. Anusopati 20 Singosari

LAPORAN GAJI KARYAWAN

NIK
Tanggal Gaji
Golongan
Kode Jabatan
Kode Bagian
Periode 1 Pebruari 2006 s/d 28 Pebruari 2006
Gaji Pokok Rp.1.000.000
Pot. SPSI Rp. 5.000
Pot.Asuransi Rp. 10.000
Iuran Koperasi Rp. 20.000
Tunj.Jabatan Rp. 30.000
Tunj. Lembur Rp. 10.000
Bonus Prestasi Kerja Rp. 100.000
THR Rp. -
Total Gaji Rp. 1.105.000
Gambar
Prev
Desain
Next
Form Data Pengajian
First Last
Karyawan
Browse Search Add Delete Exit

Gambar Desain Layar Masukan Pengajian Karyawan