Anda di halaman 1dari 56

SEMINAR PEMANTAPAN

PENGURUSAN AKADEMIK IPTA 2006

ASPEK PENGURUSAN SALING


BERKAITAN ANTARA IPTA :
PENGURUSAN AKADEMIK
UNIVERSITI

Oleh
BAHARUDIN YAACOB
Jabatan Hal Ehwal Akademik
Universiti Utara Malaysia
AB STRAK

 Bertujuan untuk mencetuskan idea dan cadangan untuk


mengkaji tentang sistem Pengurusan Bahagian Akademik
(BPA) Insititusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) mengenai :
Struktur organisasi
Fungsi utama
Perjawatan
Dasar dan prosedur
Proses kerja
 Memastikan perkhidmatan BPA benar-benar cekap, berkesan
dan bertanggungjawab dan dapat menjimatkan kos.
 Meliputi skop perancangan, pelaksanaan, penyeliaan dan
tindakan penambahbaikan yang berterusan.
PERANCANGAN STRATEGIK IPT (2001 –
2010)
5 teras perancangan strategik IPT
 Mengujudkan perancangan pengajian tinggi yang
sistematik.
 Mengukuhkan pengurusan pengajian tinggi
negara.
 Menambahkan kapisiti, akses dan penyertaan
dalam pengajian tinggi
 Meningkatkan kualiti pengajian tinggi.
 Mengantarabangsakan pengajian tinggi.
PERANCANGAN STRATEGIK IPT 2001-
2010
Sebagai nadi utama pengurusan akademik IPTA, maka
BPA juga perlu merancang strategi yang berkesan untuk
merealisasikan usaha IPTA untuk mencapai sasaran
seperti yang terkandung dalam pelan strategik IPTA
yang ditetapkan oleh pihak kerajaan. Antara matlamat
pelan strategik ini ialah seperti berikut:
 Pendemokrasian pendidikan
 Pengantarabangsaan
 Menghasilkan graduan bermutu tinggi
 Penekanan teknologi dan komunikasi (ICT)
 Pembudayaan yang berkualiti.
NILAI-NILAI KORPORAT
 Berintegriti
Melaksanakan amanah dan tanggungjawab dengan jujur, adil dan saksama
 Profesionalisme
Berilmu pengetahuan & berkemahiran tinggi dalam tugas
 Semangat kerja berpasukan
Bekerjasama dalam melaksanakan tugas
 Berorientasikan pelanggan
Perkhidamatan terbaik kepada pelanggan dari segi kecekapan masa, tahap
layanan dan kualiti perkhidmatan
 Berorientasikan warga Kementerian Pengajian Tinggi.
Perihatin kebajikan staf & utamakan kepentingan organisasi
LATA R BEL AKA NG

 Terdapat 18 buah Universiti dan Kolej Universiti awam yang


beroperasi melalui struktur organisasi yang tidak seragam
antara IPTA.
 BPA merupakan nadi kepada setiap IPTA dalam mengurus dan
mengawal segala rekod pelajar seperti kemasukan, penjadualan
kuliah, pemindahan kredit, peperiksaan dan pengijazahan,
Pembangunan Akademik dsb.
 BPA juga berfungsi sebagai urusetia semua Mesyuarat penting
universiti seperti Senat dan semua Jawatankuasa Tetap Senat
dan lain-lain jawatankuasa.
GURU

KEMUDAHAN PENTADBIR

KURIKULUM
SISTEM MAHASISWA

UNIVERSITI
AMANAH
CEKAP
ILMU

PENTADBIR

LATIHAN KEPIMPINAN

KREATIF
SISTEM

KEMASUKAN & PENGIJAZAHAN


PROMOSI
SENAT/ J/K
TETAP SENAT

PENDAFTARAN &
PENGKULIAHAN PEPERIKSAAN

FAKULTI
FUNGSI B PA S EB AG AI S EKR ET ER IAT
• J/Kuasa Kemasukan/ i. J/Kuasa Tatatertib Peperiksaan
Pengambilan Pelajar
• J/Kuasa Peperiksaan ii. J/Kuasa Kerja Konvokesyen

• J/Kuasa Hadiah iii. J/Kuasa Majlis Profesor


• J/Kuasa Ijazah Kehormat iv. J/Kuasa Jadual Waktu Kuliah
• J/Kuasa Perancangan & v. J/Kuasa Pemindahan Kredit
Pembangunan Akademik
• J/Kuasa Ijazah Lanjutan vi. J/Kuasa Pengiktirafan

• J/Kuasa Pengajian vii. J/Kuasa Kajian Pengesanan


Graduan
• J/Kuasa Promosi Universiti
• viii. J/Kuasa Pentaksiran &
J/Kuasa Pengijazahan
Penilaian Akademik
• J/Kuasa Seminar Universiti
OBJ EKT IF

 Mengkaji semula tentang sistem pengurusan akademik IPTA


agar ianya dapat diseragamkan demi untuk:
1. Mempertingkatkan kecekapan Sumber

 Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan


kecekapan perkhidmatan dan penggunaan sumber
kewangan yang maksimum.

 Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan


segala proses kerja dapat dilaksanakan dengan mudah
dan cekap.
OBJEKTIF

2. Mengukuhkan Struktur Organisasi


 supaya susunan staf mengikut Unit agar selaras dengan dan
fungsi perkhidmatan setiap Unit.
 Menghasilkan norma perjawatan yang seragam agar mutu
perkhidmatan dapat ditingkatkan dengan cekap dan berkesan.
 Untuk mengelakkan pertindihan fungsi di antara jabatan
 Membolehkan beban kerja yang seimbang.
 Memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi pusat
 Menjadi justifikasi yang kukuh membolehkan semua
permohonan perjawatan dapat ditimbang oleh pihak agensi
pusat dengan lebih adil .
OBJEKTIF

3 Mengemaskini fungsi dan proses kerja

 Menyelaraskan fungsi dan proses kerja setiap Unit bagi


membolehkan pewujudan peranan yang seragam di semua
IPTA.
 Manual Prosedur Kerja, Fail meja, Amalan ISO dan sebagainya
boleh diseragamkan dan ia perlu dibuat penambahbaikan dari
semasa ke semasa.
 Manual prosedur kerja yang seragam ini akan memudahkan
urusan pengambilalihan tanggungjawab oleh mana –mana staf
apabila staf bercuti atau berlaku pertukaran staf.
OBJEKTIF

4. Mewujudkan sistem rekod akademik yang seragam


 Meneliti semua sistem rekod agar ianya seragam di semua
IPTA.
 Sistem rekod pelajar meliputi rekod pendaftaran, pengkuliahan
dan pengijazahan adalah keperluan yang hampir sama oleh
semua IPTA manakala rekod pentadbiran seperti senat ,
pembangunan program baru, perangkaan adalah merupakan
perkara penting yang boleh diseragamkan.
 Sistem rekod dan perangkaan yang sama akan memudahkan
penyaluran maklumat kepada pihak Kementerian Pengajian
Tinggi tanpa perlu menghubungi IPT.
 Kemudahan ini akan mempercepatkan proses pengumpulan
data/maklumat oleh pihak KPT.
OBJEKTIF

5. Mengautomasikan pentadbiran melalui aplikasi teknologi


maklumat yang membolehkan “online services”

 Pemodenan sistem automasi boleh memaksimum perkhidmatan


dengan lebih cekap, cepat dan sistematik dan akan memberi
kemudahan kepada pelajar dan staf.
 Sistem automasi antara IPTA boleh dikongsi bersama oleh
IPTA dan usaha ini perlu diselaras dan diperkukuhkan.
 Dengan adanya kerjasama ini, maka IPTA tidak perlu lagi meng
”outsource” kepada pihak luar untuk membangunkan sistem
bagi IPTA masing-masing
OBJEKTIF

6. Menyeragamkan dasar, peraturan , amalan pentadbiran dan


hukuman kes tatatertib
 Peraturan akademik semua IPTA perlu diseragamkan agar
ianya adil.
 Pelajar mendapat kefahaman yang jelas terutamanya dari segi
Peraturan Pendaftaran, Peperiksaan dan Pengijazahan.
 Bentuk hukuman atas kesalahan yang sama perlu seragam agar
ianya tidak menimbulkan perasaan tidak puas hati diantara
pelajar apabila perbandingan dibuat.
 Penyeragaman sistem gred peperiksaan juga akan
memudahkan penilaian apabila IPTA melaksanakan Program
Pertukaran Pelajar diantara IPTA.
OBJEKTIF

7. Merancang kursus dan latihan secara bersama


 Kursus dan Latihan amat penting untuk memastikan staf BPA
sentiasa cekap dan mampu bekerja dengan pengetahuan yang
mendalam.
 Skop keperluan latihan boleh diseragamkan demi memantapkan
lagi pengetahuan staf.
 Program latihan secara attachment juga boleh dilaksanakan antara
BPA IPTA demi mencapai tahap yang lebih memuaskan disamping
sebagai satu usaha memotivasikan staf.
 IPTA tidak perlu lagi menghantar staf masing-masing untuk
menjalani latihan dengan pihak swasta dan ini akan menjimatkan
kos.
OBJEKTIF

8. Mengujudkan database perolehan bahan-bahan secara bersama

 Database sistem perolehan bahan-bahan boleh diujudkan


dengan hasrat perolehan bersama ini akan menjimatkan kos
perolehan disamping kualiti yang baik.
 Perolehan secara bersama daripada pembekal yang sama
untuk bekalan bahan-bahan seperti jubah akademik, folder
Ijazah, Cetakan Ijazah, pingat/hadiah dan sebagainya akan
menjimat masa untuk proses perolehan kerana pembekal boleh
dilantik sebagai pembekal tunggal
OBJEKTIF

9. Merancang Program Promosi secara bersama

 Program promosi memerlukan kos yang tinggi oleh setiap IPTA.


Oleh itu IPTA boleh merancang untuk mengadakan program ini
secara bersama tanpa memerlukan pihak luar sebagai
penganjur.
 Dengan adanya usahasama ini, maka IPTA tidak perlu bersaing
sesama IPTA untuk melaksanakan promosi sedangkan promosi
yang dibuat lebih kepada memberi kefahaman kapada pablik
tentang program yang ditawarkan oleh semua IPTA.
PERBA NDIN GA N P EN GU RUSAN AK AD EMIK
ANTAR A IPT A

1. Carta Organisasi yang tidak seragam

 Terdapat IPTA mengstrukturkan BPA secara langsung dibawah


Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) seperti UKM,
UUM dan UPSI manakala IPTA lain dibawah Pendaftar.

 Terdapat IPTA mengujudkan jawatan Dekan Pembangunan/


Pengurusan Akademik seperti UKM, UiTM, UUM, UMS, UIA, dan
KUKUM.

 Terdapat IPTA hanya menetapkan carta pengurusan akademik


sebagai Seksyen Kemasukan dan rekod seperti UIA.
PERBA NDIN GA N P EN GU RUSAN AK AD EMIK
ANTAR A IPT A

 Nama organisasi Pengurusan Akademik diantara IPTA juga tidak


sama seperti UKM, UNIMAS, UTM , KUSTEM , KUKUM
menggunakan nama Bahagian Pengurusan Akademik, Jabatan
Hal Ehwal Akademik (UUM), Bahagian Akademik ( KUIM) ,
Bahagian Perkhidmatan Akademik (UMS), Bahagian Pengajian
Prasiswazah (UNIMAS).
 Nama Jawatan Ketua BPA juga tidak seragam contohnya Ketua
Bahagian / Timbalan Pendaftar(UM, UKM, UPM), Pengarah
Jabatan (UUM & UIA),
 Terdapat IPTA meletakkan unit Hubungan Antarabangsa di
bawah struktur BPA seperti UMS dan UUM.
 Terdapat IPTA meletakkan Pusat Pengajian Siswazah di bawah
BPA seperti UUM
STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK
JABATAN PENDAFTAR
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
TIMBALAN PENDAFTAR
N54
Pembantu Tadbir N17 ( 1 )

UNIT URUSETIA SENAT UNIT UNIT PENDAFTARAN UNIT PENTADBIRAN DAN


PENGAMBILAN KETUA PENOLONG PEPERIKSAAN DAN PENJADUALAN LOGISTIK
PENOLONG PENDAFTAR KANAN N52 DAN PENOLONG PENDAFTAR PENOLONG PENDAFTAR
PENDAFTAR Pembantu Tadbir N17 ( 2 ) PENGIJAZAHAN KANAN N44 N41
KANAN N44 KETUA PENOLONG Pembantu Tadbir N17 ( 1 ) Pembantu Tadbir Kanan N22
Penolong Pegawai PENDAFTAR N48 (1)
Tadbir N27 ( 1 ) Penolong Pegawai Pembantu Tadbir N17 ( 2 )
Pembantu Tadbir Tadbir N27 ( 1 ) Juruteknik J17 ( 1 )
N17 ( 1 ) Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Rendah N4
N17 ( 14 ) ( 1)
Pembantu Tadbir Rendah N1
(1)
BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK
UNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA MALAYSIA
ADM ASST
DEAN (N 22)

ADM ASST (N17


DIRECTOR
ADM ASST DEPUTY
(N54)
(N17) DEAN
ADM ASST (N17)
DEP DIR

KEMASUKAN (A ) KEMASUKAN (M) PENG. MAKLUMAT PENT. AWAM &


SEKRET.
ASST DIR (N41) SEN. EXEC. OFF KREW ASST
SENAT
(N32) DIR (N41)
ASST DIR (N41)

EXEC OFF. AISO (F29)


S. ADM AISO (F29)
(N27)
ASST. (N22)

ADM ADM
ASST ASST ADM ASST ADM ASST ADM ASST ADM ASST ADM ASST ADM ADM
(N17) (N17) (N17) (N17) (N17) (N17) (N17) ASST ASST
(N17) (N17)

JUN. GEN ASST (N1)


CARTA ORGANISASI
BAHAGIAN PERKHIDMATAN AKADEMIK
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Naib
Canselor
Pendaftar

Timbalan Naib Canselor (Akademik &


pengantarabangsaan)

Ketua Bahagian
Timbalan Pendaftar (Akademik)

Unit Prasiswazah, Senat, Unit Peperiksaan,


Unit Kemasukan, Pendaftaran Tatatertib &
Pembangunan Akademik &
& Rekod (N44) Pengijazahan (N41
Hubungan Antarabangsa (N44)

Kemasuka Pendaftaran Urusetia Pembangunan Unit Sistem Unit Peperiksaan & Pengijazahan
n Perkuliahan Senat Akademik & Maklumat Pelajar Pentadbiran Tatatertib &
& Hubungan & Pelajar & & Kewangan Pelajar Konvokesyen
RekodPelajar Antarabangsa Penjadualan
- Unjuran -Pendaftaran - Urusetia J/K - Penawaran - Pengkalan AM - Kertas - Pengijazahan
- Syarat- Universiti Pra siswazah dan Data Soalan * Semakan
syarat khas - - Urusetia J/K Pengiktirafan Penyelenggara - Kehadiran - Kertas kelayakan
- E- pendaftaran Senat Sekolah/Progra an Sistem - Cuti Dududk - Konvokesyen
Panduan Kursus J/K m baru -Penyediaan - Latihan Peperiksaan *Urusetia
Temuduga - Proses Perangcangan & - Jaminan Kualiti Statistik Kakitangan -Pengawasan Konvokesyen
Kes E/F, Gugur/Tamb Pembangunan (QA)/Audit / ISO Penyediaan - Peperiksaan * Urusetia ijazah
A/S ah Akademik Akademik Jadual Kewangan & - Pemarkahan kehormat
- - - J/K Audit - Hubungan Kuliah/Peperik pembangunan - Keputusan *Hadiah/pingat
Pengambila Pemindahan/ Akademik & antarabangsa saan - MBS/PTJ Peperiksaan elajar
n Saluran Pengecualia Kurikulum - Pengambilan, - - - Tatatertib * Jubah
Kedua n Jam Kredit J/K Pentaksiran Tukar Menyelenggara Penyelenggara Pelajar Pelajar/Staf
Mesyuarat - Pindah & Penilaian Program/Sekola laman web an (kecurangan - Penyediaan &
Pelarasan Sekolah/Pro Akademik h Pelajar BPA Akademik) Pengeluaran
- gram - J/K Kajian Antarabnagsa Penerbitn & Skrol/Transkrip/
Pengurusa - Tangguh Pengesanan - Pengesanan percetakan Sijil
n Kes Pengajian Grdauan Graduat - Takwim
Rayuan - urusan Kod - J/K Penilaian & - Anugerah -
- Surat Kursus Pengambilan Pensyarah Prospektus/Bu
Tawaran - Rekod/Fail Pelajar Cemerlang ku Panduan
-Laporan Pelajar Antarabangsa kemasukan
kemasukan - Aktiviti - Takwim
JPT/UMS perkuliahan Mesyuarat
CARTA ORGANISASI
BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK
UUM
TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL AKADEMIK &ANTARABANGSA)
Prof Madya Dr Abdul Razak B Chik

PembantuTadbir
(Kesetiausahaan)
NadzipahBtSalleh
DEKANPEMBANGUNANAKADEMIK
Prof MadyaDr MohdZaini B Abd
Karim

PembantuTadbir (Kesetiausahaan)
AlinaBtMohd Mahdzir

DEKANPPS
PENGARAHPHA PENGARAHHEA Prof Dr KuRuhanaBtKuMahamud
BaharudinB Yaacob

PembantuTadbir PembantuTadbir
(Kesetiausahaan) (Kesetiausahaan PembantuTadbir (Kesetiausahaan)
Pen. Pengarah J unaidahSahadan ) Noor AsyikinBtOmar
RedzuanIshak Norazianti
Zakaria

Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit UnitKemasukan UnitPeperiksaan


Kemasukan Pendaftaran Peperiksaan Pengijazahan Perangkaan Pembangunan Pentadbiran,Kewanga &Pengijazahan
&Promosi & &Penilaian &Konvokesyen dan Rekod Akademik n&Senat
Perkuliahan

Pen. Pengarah Pen. Pengarah Penolong Pen. Pengarah Peg. Sist. Pen. Pengarah Pen. Pengarah Pen. Pengarah
Pen. Pengarah
Mohd Irman Mohamad Pengarah Mohammad Maklumat FarhanaAbdul
Maimunah
MohdDin EzaneeYazid ZanariahYaakob Fadzil Din Hidayati Wahab
Mohamad
Mohamad
Yazid

Pen. Peg. Tadbir Pen. Peg. Tadbir Pen. Peg. Sist. Maklumat Pen.Peg. Tadbir Pen.Peg. Tadbir
Badrul Hisyam Noor AinaNorrdin KuAslinawati Ku Ahmad FadhlinaMd Siti AishahAdanan
Mustafa Pudzi

Pemb. Tadbir
(Perkeranian/Operasi)
Kanan
SalmahBtMatAli
Pembantu Pembantu Pembantu Pembantu
Pembantu PembantuTadbir Tadbir, PembantuTadbir Pembantu PembantuTadbir Tadbir, Tadbir Tadbir
Tadbir, Jurutaip , J urutaip, , Tadbir, Pem. J urutaip J urutaip
OMPD Pembantu J urutaip Jurutaip Percetakan,
Peperiksaan1 PAR
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGAJIAN PRASISWAZAH (BPPs)
UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK
Prof Dr. Hamsawi Sani Prof Azib Salleh
Pendaftar TNC (A&A)

Ahmad bin Katang


Ketua Penolong Pendaftar

Unit Pengambilan dan Kemasukan


Unit Pelajar Antarabangsa & Pengajian Sepanjang Hal Unit Peperiksaan Unit Senat, Pentadbiran Akademik
& Statistik
Samon Marsidi Mohd Hisyam Jamal Saptuyah Hj.
Mohamed Mahmud
Penolong Penolong Pendaftar Penolong Pendaftar
Pendaftar Kanan (Memangku)

Jaedah Bejari
Mohd
Hairulnizam
Penolong Pegawai
Mohd Zamri
Tadbir N27
Penolong
Pegawai
Sistem
Sabtuya Siti Rafika Siti Suriani Mohd. Masrina Khairun Jenifer Jenifer Jenifer
Maklumat
h Fatimah Jamaludid Hadawati Sapuan Hadzan h Jumat nisa Bujang Bujang Bujang
F29
Bakawi Mahamad din j. Daud Pemban Pemban Abdulla Pembantu Pembantu Pembantu
Pemban din Pembantu Operator tu Pemban tu h Tadbitr/Op Tadbitr/Op Tadbitr/Op
tu Pembantu Tadbir Mesin Tadbir tu Tadbir Pemban erasi) N17 erasi) N17 erasi) N17
Tadbir Tadbir (Perkerani Prosesan (Perkera Tadbir (Perkera tu
(Perkera (Perkerani an/Operas Data F11 nian/Op nian/Op Tadbir
nian an/Operas
Sarimah Royani i) N17 erasi) erasi)
Ashor Ayok (Perkera
Operasi Pembantu i) N17
Tadbir N17 N17 N1
Pembantu Am rendah nian/Op
) N17(Perkeranian/Operasi) N17 erasi)
N17
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKPEJABAT
PENDAFTAR
KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA
KETUA PENOLONG PENDAFTAR
(N44)
Wahi Bin Nordin

PEMBANTU TADBIR
(K) (N17)
Norhayati Bt. Mohd
UNIT KEMASUKAN DAN UNIT PEPERIKSAAN Shariff URUSETIA SENAT
REKOD DAN PENGIJAZAHAN & KONVOKESYEN

PENOLONG PENOLONG PENOLONG PENDAFTAR


PENDAFTAR (N41) PENDAFTAR (N41) (N41)
Misdom bin Lan Rozinah bt. Yakop Norihan bt. Abu Nawar

PENOLONG PEGAWAI PEMBANTU TADBIR PEMBANTU


TADBIR N27) (N17) TADBIR N17
Rosli bin Mahmood PEMBANTU TADBIR PEMBANTU TADBIR
Mohd. Shuhaimi Bin Abu Noorhasyuddin bin
Mohd Basri (N17) (N17)
Bakar
Norlizwati bt. Ab. Nurussalwa bt. Tamby
Rahman Suleiman
PEMBANTU TADBIR PEMBANTU TADBIR JURUTEKNIK (J17)
(N17) (N17) Azizi bin Osman
Hazifah Bt. Hj. Mat Rais Mohd Rozaihan bim
Yunos

PEMBANTU AM
RENDAH (N1)
Nordin bin Aman
CARTA ORGANISASI
BAHAGIAN AKADEMIK
KOLEJ UNIVERSITI ISLAM MALAYSIA

TIMBALAN
PENDAFTAR (N48)
Arshad Hamzah
PEMBANTU
TADBIR S/U (N17)
Rokiah Nawi

PENOLONG
PENDAFTAR (N41)
PENOLONG PENOLONG
(SENAT & JAMINAN
PENDAFTAR N41 PENDAFTAR (N41) KUALITI)
(PEPERIKSAAN) (PENJADUALAN) Jumiati Pajakai
Nasrul Hakim Ahmad Mohd Akashah Abd.
Rashid

PENOLONG PEGAWAI PENOLONG PEGAWAI PEMBANTU PEMBANTU


SISTEM MAKLUMAT TADBIR (N27) TADBIR P/O (N17) TADBIR P/O
(F27) (SISTEM (KEMASUKAN/ (JAMINAN KUALITI N17 SENAT &
PEMBANTU TADBIR MAKLUMAT) PENTADBIRAN/ & PEMBANGUNAN JPPA)
KANAN (N22) Erra Roznie Othman KEWANGAN PROGRAM Noor Azren Abd
En. Wan Marzuki Wan Shamsurul Akmar Mansor Siti Hajar Ramli Malek
Yusoff

PEMBANTU PEMBANTU PEMBANTU PEMBANTU PEMBANTU. AM PEMBANTU


TADBIR P/O TADBIR TADBIR TADBIR P/O RENDAH KANAN TADBIR
N17 P/O (N17) P/O (N17) (N17) (N4) P/O (N17)
(PEPERIKSAAN (PEPERIKS (PENJADU (REKOD Mohd Zulfadli Kosong
) AAN) ALAN) PELAJAR) Lukman
Susilawati Mohd. Malina Ab. Muna Hayati M.
Abdullah Faizal Ismail Majid Alwi
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK
2006
KOLEJ UNIVERSITI SAINS DAN TEKNOLOGI MALAYSIA

TIMBALAN REKTOR
(AKADEMIK DAN
PENGANTARABANGSAAN)
VU6 ( 1 )
Pemandu ( Pembantu
R1 ) ( 1 ) Tadbir (S/U)
N22 ( 1 )
Ketua Penolong
Pendaftar N52 [ 1
]

UNIT KEMASUKAN, UNIT SENAT, UNIT PENTADBIRAN,


PENDAFTAR DAN PEPERIKSAAN, KEWANGAN DAN
REKOD PENGIJAZAHAN DAN PENGANTARABANG
PENGKULIAHAN SAAN

Penolong Penolong Penolong


Pendaftar Pendaftar N41 ( Pendaftar N41 (
N44 ( 1 ) 1 ) 1 )
Penolong Pegawai
Tadbir N27 [ 1 ]

Pembantu Tadbir
N22 ( 1 )

Pembantu Pembantu Tadbir


Pembantu Pembantu Pembantu
Tadbir ( (Kewangan) W17 ( 1 )
Tadbir (P/O) Tadbir (P/O) Tadbir (P/O)
P/O ) N17 [
N17 ( 1 ) N7 ( 1 ) N17 ( 1 ) 1 ]

( ) Jawatan yang sedia ada Pemandu Pembant


[ ] Jawatan yang belum diisi R1 [ 1 ] u Am
Rendah
N1
[ 1 ]
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK
JABATAN PENDAFTAR
KUKUM
PENDAFTAR (N54)
Hj. Rusli Hj. Abd. Hamid

KETUA PENOLONG PENDAFTAR (N48)


(Kosong)

UNIT KEMASUKAN DAN REKOD UNIT SENAT DAN PRA SISWAZAH UNIT PEPERIKSAAN

PENOLONG PENOLONG
PENOLONG PENOLONG PENOLONG PENDAFTAR PENDAFTAR (N41) PENDAFTAR (N41)
PENDAFTAR (N41) PENDAFTAR (N41) (N41) Osman Ahmad Rahaida Ab. Rahim
Ruzalina Ibnu Norren Shariza Wardah Hanim Md. Nor
Ruslan Mohamed Mukhtar

PEMBANTU PEMBANTU TADBIR (P/O) PEMBANTU PEMBANTU TADBIR


PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17) (N17) TADBIR (P/O) (N17) (P/O) (N17)
TADBIR (P/O) Azniyanty Abdullah Maisarah Ab. Karim Norsyakiela Ramli Norazlinda Abu
(N17) Rosniza Seman
Abd Hamid
PEMBANTU AM RENDAH (N1)
Subelmi Wi @ Senawi
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA

2. Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA

 Fungsi dan nama Unit diantara IPTA juga tidak seragam


sedangkan peranan dan skop tugas semua BPA di setiap
IPTA adalah sama. Nama-nama Unit / Seksyen bagi setiap
IPTA adalah seperti berikut:
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
BIL IPTA NAMA UNIT / SEKSYEN

1 UM Kemasukan , Rekod Peperiksaan Fakulti/ Akademi


& Pelaksanaan /Pusat
Dasar
2 USM
3 UKM Pengambilan U/setia Senat Peperiksaan & Pendaftaran & Pentadbiran &
Pengijzahan Penjadualan Logistik

4 UPM
5 UTM
6 UITM
7 UIAM Kemasukan & Rekod Senat
8 UUM Kemasukan & Pentadbiran, Peperiksaan & Pengkuliahan Pengijazahan & Pembangunan
Promosi Kewangan & Penilaian Konvokesyen Akademik
Senat
9 UPSI
10 UNIM Pengambilan & Senat , Peperiksaan
AS Kemasukan, Pelajar Pentadbiran &
a/bangsa & Statistik &
Pengajian Sepanjang Pengijzahan
hayat
11 UMS Kemasukan U/ setia Senat Peperiksaan & Pendaftaran, Pentadbiran &
Tatatertib Pelajar Pengkuliahan & Kewangan
Rekod Pelajar

Jadual 1: Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA


PERBA NDIN GA N P EN GU RUSAN AK AD EMIK
ANTAR A IPT A

12 UDIM

13 KUITHO

14 KUTKM Kemasukan & Rekod U/Setia Senat Peperiksaan


& &
Konvokesyen Pengijzahan

15 KUKTEM

16 KUIM Kemasukan / Senat & Peperiksaan Penjadualan Sistem


Pentadbiran & Jaminan Maklumat
Kewangan Kualiti

17 KUSTEM Kemasukan , Senat, Pentadbiran


Pendaftaran & Rekod Peperiksaan & , Kewangan
Pengkuliahan &
Pengantarab
ngsaan

18 KUKUM Kemasukan & Rekod Senat & Peperiksaan


PraSiswazah

Jadual 1: Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA


PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA

3. Nisbah Pelajar / Staf akademik / Pentadbiran & Gred


Perjawatan Ketua Bahagian
• Jumlah staf BPA disetiap IPTA juga tidak sama seperti berikut:

 Jumlah staf pentadbiran dari segi nisbah staf / pelajar


adalah tidak sama seperti jadual 2 di bawah.
 Nisbah staf akademik/ pelajar didapati hampir sama bagi
semua IPTA dengan purata 1: 11 hingga 1:23;
 Kedududukan perjawatan di setiap BPA IPTA juga tidak
sama;
 Perbandingan nisbah pelajar / staf akademik / staf
pentadbiran akademik antara IPTA adalah seperti berikut:
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA

BIL IPTA JUMLAH PELAJAR JUM STAF AKD NISBAH STAF AKD/ JUM STAF NISBAH STAF GRED KETUA BHG/
PELAJAR BHG. PENG. BHG. PENG. JAB
AKD AKAD/ PLJAR
1 UM 17,874 42 1;426 N54
2 USM N54
3 UKM 18,523 1,665 1:11 33 1:561 N54
4 UPM 19,498 1,640 1:12 50 1:389 N54
5 UTM N54
6 UITM 115,000 5,043 1:23 N54
7 UIAM 14,898 1608 1:9 23 1:648 N54
8 UUM 22,737 1,152 1:19 56 1:406 N52
9 UPSI N52
10 UNIMAS 6,055 538 1:11 19 1:318 N48
11 UMS 13,285 706 1:19 22 1:604 N48
12 UDIM N48
13 KUITHO N52
14 KUTKM 5,290 498 1:11 14 1:377 N44
15 KUKTEM N48
16 KUIM 2,718 253 1:11 14 1:194 N48
17 KUSTEM 5,162 307 1:17 13 1:397 N52
18 KUKUM 2,943 274 1:11 11 1:267 N41

Jadual 2 : Nisbah Pelajar / Staf akademik / Pentadbiran & Gred


Perjawatan Ketua Bahagian
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
4. Bilangan staf mengikut Gred perjawatan
• Jumlah staf dan penetapan staf mengikut gred juga tidak sama dan tidak seimbang
diantara IPTA dan perbezaan ini boleh dilihat seperti Jadual 3 di bawah:
BIL IPTA N5 N5 N4 N4 N N3 N2 N2 N1 N1 N N1 W F4 F2 F2 F1 J1 J JUMLA
4 2 8 4 41 2 7 2 7 1 4 17 1 9 7 1 7 1 H
1 UM 1
2 USM 1
3 UKM 1 1 1 2 1 1 1 21 1 1 1 1 33
4 UPM 1
5 UTM 1
6 UITM 1
7 UIAM 1 1 3 1 1 2 12 2 23
8 UUM 1 1 6 1 1 2 1 1
9 UPSI 1
10 UNIMA 1 1 2 1 11 1 1 1 19
S
11 UMS 1 2 3 2 1 11 1 1 1 23
12 UDIM 1
13 KUITH 1
O
14 KUTK 1 3 1 7 1 1 14
M
15 KUKTE 1
M
16 KUIM 1 3 1 1 8 1 1 16
17 KUSTE 1 1 2 1 1 4 1 1 1 13
M
18 KUKU 1 5 5 1 12
M

Jadual 3 : Bilangan staf mengikut Gred perjawatan


PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA

5. Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit

 Bilangan staf mengikut Unit juga didapati tidak sama


antara Unit BPA di setiap IPTA. Perbezaan bilangan staf
mengikut unit akan menyebabkan beban kerja tidak
seimbang antara staf terlibat. Perbezaan ini ditunjukkan
seperti jadual 4 di bawah:
PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
Perbandingan staf mengikut Unit
BIL IPTA Unit Tadbiran & Unit Unit Unit Unit Unit Pengurusam
Kwangan & Pengambilan Pendaftaran Peperiksaan Konvokesyen Pembangunan maklumat
Senat & Logistik / Kemasukan &JWK Akademik &
Jaminan Kualiti

1 UM 18 24

2 USM

3 UKM 10 3 2 16

4 UPM 2 6 24 8 8 2

5 UTM

6 UITM

7 UIAM 9 8 3

8 UUM 8 5 4 7 4 4 4

9 UPSI

10 UNIMAS 6 5 7

11 UMS 2 2 3 2 2 2

12 UDIM

13 KUITHO

14 KUTKM 3 3 3 3

15 KUKTEM

16 KUIM 3 4 6 1

17 KUSTEM 5 2 5

18 KUKUM 2 4 5

Jadual 4 : Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit


MODEL P EN GUR USAN A KAD EMIK U NIVER SITI LU AR
NEG AR A

Secara Umumnya pengurusan BPA bagi IPT di Luar negara adalah


sama. Namun bagitu beberapa amalan pentadbiran yang berkaitan
boleh diteliti untuk menambahbaikkan lagi pengurusan BPA IPTA
dengan meneliti fungsi berikut:

1. University of Minnesota 2.University of Tennesse, UK


State Research & Assessment Unit
 Academic support program
3. University of Wollonggong
 Advising support Unit One stop Centre
4. Keele University ,UK
Struktur organisasi yang lengkap
CAD ANGA N P ENYEL ARA SA N ST RUKTUR DA N FUNG SI
BAH AGIA N

 Bagi memperkukuhkan peranan BPA ini dan seterusnya dapat


menjalankan tugas-tugas yang sistematik , adalah disyorkan
supaya BPA beroperasi dengan berteraskan perkara berikut:
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

1. Struktur Organisasi

 BPA perlu diletakkan di bawah Jabatan Pendaftar atau Timbalan


Naib Canselor Akademik .
 Mengujudkan Unit Penyelidikan & Penasihatan Akademik yang
diletakkan dibawah BPA supaya semua perkara yang berkaitan
dengan pelaksanaan dasar dan peraturan perlu diteliti, dibuat
kajian untuk penambahbaikan yang berterusan.
 Penasihatan akademik kepada pelajar juga penting bagi
memastikan kadar kegagalan pelajar dapat dikurangkan kerana
kebanyakan pelajar yang gagal dalam peperiksaan adalah
kerana kelemahan mereka dalam merancang masa dan tidak
faham tentang strategi pembelajaran.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

2. Perjawatan
Gred Perjawatan UNIT KRITERIA GRED

Ketua Bahagian / Senat/ > 10,000 pelajar N54


Pentadbiran Am < 10,000 pelajar N52

Ketua Unit Kemasukan / > 3,000 ambilan N48


Pengambilan Pelajar < 3,000 ambilan N44
 Perbezaaan gred perjawatan
Ketua Unit Pengkuliahan > 10,000 pelajar N48
bagi setiap unit BPA perlulah < 10,000 pelajar N44

diseragamkan kerana beban


Ketua Unit Peperiksaan & > 10,000 pelajar N48
dan tanggungjawab setiap Penilaian < 10,000 pelajar N44

penjawat jawatan tersebut Ketua Unit Pengijazahan


& Konvokesyen
> 3,000 graduan
< 3,000 graduan
N48
N44
adalah sama. Adalah Ketua Unit Sistem > 10,000 pelajar F48
dicadangkan kriteria bagi Maklumat & Perangkaan
& Rekod
< 10,000 pelajar F44

setiap penjawat jawatan dan Ketua Unit Pembangunan > 30 Program N48
gred adalah seperti berikut: Akademik & Penyelidikan
& Jaminan Kualiti
< 30 Program N44

Ketua Unit Promosi & > 10,000 pelajar N44


Penerbitan < 10,000 pelajar N41
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

3. Gred Perjawatan

 Dicadangkan supaya gred perjawatan bagi setiap Unit di


bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan
pengurusan dan peningkatan kerjaya pegawai terlibat.
Cadangan seperti jadual di atas boleh dijadikan asas untuk
perbincangan tentang perkara ini.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
4. Norma perjawatan
UNIT KRITERIA GRED JUMLAH STAF
Ketua Bahagian / Senat/ Pentadbiran Am > 10,000 pelajar N54 1
< 10,000 pelajar N44 1
N41 1
N27 1
N17 5
N1 2
N52 1
N44 1
N41 1
N17 3
N1 1
Ketua Unit Kemasukan / Pengambilan Pelajar > 3,000 ambilan N48 1
< 3,000 ambilan N41 1
N27 1
N17 3
N44 1
N41 1
N17 2
Ketua Unit Pengkuliahan > 10,000 pelajar N44 1
< 10,000 pelajar N17 3
N41 1
N17 2
Ketua Unit Peperiksaan & Penilaian > 10,000 pelajar N48 1
< 10,000 pelajar N44 1
N41 1
N17 6
N44 1
N41 1
N17 3
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

UNIT KRITERIA GRED JUMLAH


Ketua Unit Pengijazahan & Konvokesyen > 3,000 graduan N44 1 STAF
< 3,000 graduan N44 1
N17 3
N41 1
N17 2
Ketua Unit Sistem Maklumat & Perangkaan & Rekod > 10,000 pelajar F44 1
< 10,000 pelajar F41 1
F27 1
F41 1
F27 1
Ketua Unit Pembangunan Akademik & Penyelidikan & Jaminan > 30 Program N48 1
Fakulti < 30 Program N41 1
N17 2
N44 1
N17 1
Ketua Unit Promosi & Penerbitan > 30 program N44 1
< 30 program N27 1
N17 2
N41 1
N27 1
N17 1
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

5. Norma perjawatan

 Dicadangkan supaya norma perjawatan bagi setiap Unit di


bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan
pengurusan dan keseimbangan beban tugas staf BPA.
 Penetapan norma perjawatan yang seragam antara IPTA
akan memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi
pusat dan boleh menjadi rujukan IPTA baru.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

6. Fungsi Unit dan bidang tugas


 Fungsi Unit-unit dalam BPA boleh diselaraskan
dengan mengujudkan manual prosedur kerja yang
seragam
 Dengan adanya MPK dan Fail Meja , maka akan
memudah penyediaan dokumen ISO.
 Penetapan Key Performance Indicator (KPI)
berlandaskan perancangan strategik akan
memudahkan penilaian prestasi staf.
 KPI juga akan memudahkan pencapaian
perancangan yang ditetapkan.
 Tugas Pentadbir Fakulti perlu disemak dan
perkemaskan.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

7. Dasar, peraturan dan hukuman


Terdapat sebahagian Perturan Akademik bagi setiap IPTA tidak
sama. Antara peraturan tersebut adalah seperti berikut:
 Tempoh pendaftaran
 Tempoh gugur tambah
 Tempoh tarikh diri kursus
 Kalender akademik
 Denda dan hukuman
 Tempoh penangguhan pengajian
Adalah dicadangkan agar semua wakil IPTA dapat berbincang
bersama untuk menyeragamkan Peraturan Pentadbiran Akademik
agar dapat melicinkan proses tersebut dan boleh menjadi panduan
kepada IPTA yang baru ditubuhkan.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
8. Sistem Automasi
 Proses automasi boleh dilaksanakan dengan lebih efektif
sekiranya semua IPTA mengadakan perbincangan bersama untuk
menghasilkan model sistem rekod yang lebih baik dan boleh
diterima secara gunasama.
 Kepakaran Bahagian Sistem Maklumat di semua IPTA boleh
menghasilkan sistem rekod yang lebih canggih merangkumi
sistem seperti berikut:
a) Sistem pendaftaran kemasukan
b) Sistem Jadual Waktu Kuliah
c) Sistem Jadual waktu Peperiksaan
d) Sistem semakan pengijazahan
e) Sistem Rekod Senat
f) Sistem Perangkaan
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

9. Sistem rekod yang seragam

 Oleh itu, adalah dicadangkan supaya BPA bersama Bahagian


Sistem Maklumat IPTA dapat mengadakan perbincangan
bersama agar sistem rekod yang seragam dapat diujudkan
supaya ia boleh diterima pakai oleh semua IPTA tanpa perlu
mana-mana IPTA meng ”outsource” pembangunan sistem rekod
kepada pihak luar dan ini akan dapat menjimatkan kos
pengurusan semua IPTA.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

10. Latihan staf

 Staf yang cekap merupakan aset kepada Universiti dan


mereka perlu diberi motivasi agar prestasi staf terus
meningkat secara berterusan. Oleh itu adalah dicadangkan
supaya BPA secara bersama berbincang untuk
mengujudkan program berikut:

• Program Attachment staf di Universiti terkemuka Luar


negara / pertukaran staf antara IPTA
• Lawatan Sambil belajar ke Luar Negara
• Menggunakan kepakaran dalaman dalam
mengendalikan kursus dan latihan.
• Pusat Latihan Universiti
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

11. Perolehan bekalan bahan-bahan secara bersama

 Penjimatan kos akan dapat dicapai sekiranya IPTA secara


bersama mengeluarkan pesanan perolehan barangan
tertentu daripada syarikat yang sama. Oleh itu, usaha untuk
merealisasikan cadangan ini boleh dibuat dengan
mengadakan perbincangan terlebih dahulu antara IPTA bagi
mendapat syarikat yang berwibawa dan perkara ini perlu
diluluskan oleh Mesyuarat Eksekutif Universiti (MEU) dan
Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti sebelum boleh
dilaksanakan.
CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

12. Program Promosi secara bersama

 IPTA tidak perlu bersaing antara sesama IPTA. Semua IPTA


secara bersama boleh bergabung tenaga bersaing dengan
IPT luar negara.
 Program promosi boleh diadakan oleh semua IPTA disetiap
IPTA tanpa perlu IPTA menyewa tempat atau mengambil
bahagian dalam pameran yang dianjurkan oleh pihak swasta.
Pameran yang diadakan di semua IPTA akan membolehkan
pengunjung lebih memahami tentang suasana kampus. Kos
penyertaan dalam promosi akan dapat dijimatkan. Perkara ini
perlu
SYO R

 Bengkel khas diadakan untuk memperincikan cadangan ini


demi memastikan semua IPTA dapat melaksanakan segala
cadangan ini secara bersama demi untuk memastikan Bahagian
Pengurusan Akademik setiap IPTA dapat memainkan peranan
masing-masing dengan licin dan sempurna demi manfaat
semua pihak.
 Mengujudkan Mesyuarat Timbalan Pendaftar (Akademik) IPTA
untuk menyeragamkan urusan pentadbiran akademik IPTA
SEKIAN TERIMA KASIH

Anda mungkin juga menyukai