P. 1
pentadbiran n akademik

pentadbiran n akademik

|Views: 865|Likes:
Dipublikasikan oleh Khairi A.Rahman

More info:

Published by: Khairi A.Rahman on Sep 04, 2009
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/20/2011

pdf

text

original

Sections

SEMINAR PEMANTAPAN PENGURUSAN AKADEMIK IPTA 2006

ASPEK PENGURUSAN SALING BERKAITAN ANTARA IPTA : PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI
Oleh
BAHARUDIN YAACOB Jabatan Hal Ehwal Akademik Universiti Utara Malaysia

AB STRAK
 Bertujuan untuk mencetuskan idea dan cadangan untuk mengkaji tentang sistem Pengurusan Bahagian Akademik (BPA) Insititusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) mengenai : Struktur organisasi Fungsi utama Perjawatan Dasar dan prosedur Proses kerja  Memastikan perkhidmatan BPA benar-benar cekap, berkesan dan bertanggungjawab dan dapat menjimatkan kos.  Meliputi skop perancangan, pelaksanaan, penyeliaan tindakan penambahbaikan yang berterusan. dan

PERANCANGAN STRATEGIK IPT (2001 – 2010) 5 teras perancangan strategik IPT
 Mengujudkan perancangan pengajian tinggi yang sistematik.  Mengukuhkan pengurusan pengajian tinggi negara.  Menambahkan kapisiti, akses dan penyertaan dalam pengajian tinggi  Meningkatkan kualiti pengajian tinggi.  Mengantarabangsakan pengajian tinggi.

PERANCANGAN STRATEGIK IPT 20012010
Sebagai nadi utama pengurusan akademik IPTA, maka BPA juga perlu merancang strategi yang berkesan untuk merealisasikan usaha IPTA untuk mencapai sasaran seperti yang terkandung dalam pelan strategik IPTA yang ditetapkan oleh pihak kerajaan. Antara matlamat pelan strategik ini ialah seperti berikut:
     Pendemokrasian pendidikan Pengantarabangsaan Menghasilkan graduan bermutu tinggi Penekanan teknologi dan komunikasi (ICT) Pembudayaan yang berkualiti.

NILAI-NILAI KORPORAT
 Berintegriti Melaksanakan amanah dan tanggungjawab dengan jujur, adil dan saksama  Profesionalisme Berilmu pengetahuan & berkemahiran tinggi dalam tugas  Semangat kerja berpasukan Bekerjasama dalam melaksanakan tugas  Berorientasikan pelanggan Perkhidamatan terbaik kepada pelanggan dari segi kecekapan masa, tahap layanan dan kualiti perkhidmatan  Berorientasikan warga Kementerian Pengajian Tinggi. Perihatin kebajikan staf & utamakan kepentingan organisasi

LATA R BEL AKA NG

 Terdapat 18 buah Universiti dan Kolej Universiti awam yang beroperasi melalui struktur organisasi yang tidak seragam antara IPTA.  BPA merupakan nadi kepada setiap IPTA dalam mengurus dan mengawal segala rekod pelajar seperti kemasukan, penjadualan kuliah, pemindahan kredit, peperiksaan dan pengijazahan, Pembangunan Akademik dsb.  BPA juga berfungsi sebagai urusetia semua Mesyuarat penting universiti seperti Senat dan semua Jawatankuasa Tetap Senat dan lain-lain jawatankuasa.

GURU KEMUDAHAN KURIKULUM PENTADBIR

SISTEM

MAHASISWA

UNIVERSITI

AMANAH ILMU PENTADBIR LATIHAN KREATIF

CEKAP

KEPIMPINAN

SISTEM

KEMASUKAN & PROMOSI

PENGIJAZAHAN SENAT/ J/K TETAP SENAT PEPERIKSAAN

PENDAFTARAN & PENGKULIAHAN

FAKULTI

FUNGSI B PA S EB AG AI S EKR ET ER IAT
• • • • • • • • • • J/Kuasa Kemasukan/ Pengambilan Pelajar J/Kuasa Peperiksaan J/Kuasa Hadiah J/Kuasa Ijazah Kehormat J/Kuasa Perancangan & Pembangunan Akademik J/Kuasa Ijazah Lanjutan J/Kuasa Pengajian J/Kuasa Promosi Universiti J/Kuasa Pengijazahan J/Kuasa Seminar Universiti i. ii. J/Kuasa Tatatertib Peperiksaan J/Kuasa Kerja Konvokesyen

iii. J/Kuasa Majlis Profesor iv. J/Kuasa Jadual Waktu Kuliah v. J/Kuasa Pemindahan Kredit vi. J/Kuasa Pengiktirafan vii. J/Kuasa Kajian Pengesanan Graduan viii. J/Kuasa Pentaksiran & Penilaian Akademik

OBJ EKT IF
 Mengkaji semula tentang sistem pengurusan akademik IPTA agar ianya dapat diseragamkan demi untuk: 1. Mempertingkatkan kecekapan Sumber  Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan kecekapan perkhidmatan dan penggunaan sumber kewangan yang maksimum.  Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan segala proses kerja dapat dilaksanakan dengan mudah dan cekap.

OBJEKTIF
2. Mengukuhkan Struktur Organisasi  supaya susunan staf mengikut Unit agar selaras dengan dan fungsi perkhidmatan setiap Unit.  Menghasilkan norma perjawatan yang seragam agar mutu perkhidmatan dapat ditingkatkan dengan cekap dan berkesan.  Untuk mengelakkan pertindihan fungsi di antara jabatan  Membolehkan beban kerja yang seimbang.  Memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi pusat  Menjadi justifikasi yang kukuh membolehkan semua permohonan perjawatan dapat ditimbang oleh pihak agensi pusat dengan lebih adil .

OBJEKTIF
3 Mengemaskini fungsi dan proses kerja  Menyelaraskan fungsi dan proses kerja setiap Unit bagi membolehkan pewujudan peranan yang seragam di semua IPTA.  Manual Prosedur Kerja, Fail meja, Amalan ISO dan sebagainya boleh diseragamkan dan ia perlu dibuat penambahbaikan dari semasa ke semasa.  Manual prosedur kerja yang seragam ini akan memudahkan urusan pengambilalihan tanggungjawab oleh mana –mana staf apabila staf bercuti atau berlaku pertukaran staf.

OBJEKTIF
4. Mewujudkan sistem rekod akademik yang seragam  Meneliti semua sistem rekod agar ianya seragam di semua IPTA.  Sistem rekod pelajar meliputi rekod pendaftaran, pengkuliahan dan pengijazahan adalah keperluan yang hampir sama oleh semua IPTA manakala rekod pentadbiran seperti senat , pembangunan program baru, perangkaan adalah merupakan perkara penting yang boleh diseragamkan.

 Sistem rekod dan perangkaan yang sama akan memudahkan penyaluran maklumat kepada pihak Kementerian Pengajian Tinggi tanpa perlu menghubungi IPT.  Kemudahan ini akan mempercepatkan proses pengumpulan data/maklumat oleh pihak KPT.

OBJEKTIF
5. Mengautomasikan pentadbiran melalui aplikasi teknologi maklumat yang membolehkan “online services”  Pemodenan sistem automasi boleh memaksimum perkhidmatan dengan lebih cekap, cepat dan sistematik dan akan memberi kemudahan kepada pelajar dan staf.  Sistem automasi antara IPTA boleh dikongsi bersama oleh IPTA dan usaha ini perlu diselaras dan diperkukuhkan.  Dengan adanya kerjasama ini, maka IPTA tidak perlu lagi meng ”outsource” kepada pihak luar untuk membangunkan sistem bagi IPTA masing-masing

OBJEKTIF
6. Menyeragamkan dasar, peraturan , amalan pentadbiran dan hukuman kes tatatertib  Peraturan akademik semua IPTA perlu diseragamkan agar ianya adil.  Pelajar mendapat kefahaman yang jelas terutamanya dari segi Peraturan Pendaftaran, Peperiksaan dan Pengijazahan.  Bentuk hukuman atas kesalahan yang sama perlu seragam agar ianya tidak menimbulkan perasaan tidak puas hati diantara pelajar apabila perbandingan dibuat.  Penyeragaman sistem gred peperiksaan juga akan memudahkan penilaian apabila IPTA melaksanakan Program Pertukaran Pelajar diantara IPTA.

OBJEKTIF
7. Merancang kursus dan latihan secara bersama  Kursus dan Latihan amat penting untuk memastikan staf BPA sentiasa cekap dan mampu bekerja dengan pengetahuan yang mendalam.  Skop keperluan latihan boleh diseragamkan demi memantapkan lagi pengetahuan staf.  Program latihan secara attachment juga boleh dilaksanakan antara BPA IPTA demi mencapai tahap yang lebih memuaskan disamping sebagai satu usaha memotivasikan staf.  IPTA tidak perlu lagi menghantar staf masing-masing untuk menjalani latihan dengan pihak swasta dan ini akan menjimatkan kos.

OBJEKTIF

8. Mengujudkan database perolehan bahan-bahan secara bersama  Database sistem perolehan bahan-bahan boleh diujudkan dengan hasrat perolehan bersama ini akan menjimatkan kos perolehan disamping kualiti yang baik.  Perolehan secara bersama daripada pembekal yang sama untuk bekalan bahan-bahan seperti jubah akademik, folder Ijazah, Cetakan Ijazah, pingat/hadiah dan sebagainya akan menjimat masa untuk proses perolehan kerana pembekal boleh dilantik sebagai pembekal tunggal

OBJEKTIF
9. Merancang Program Promosi secara bersama  Program promosi memerlukan kos yang tinggi oleh setiap IPTA. Oleh itu IPTA boleh merancang untuk mengadakan program ini secara bersama tanpa memerlukan pihak luar sebagai penganjur.  Dengan adanya usahasama ini, maka IPTA tidak perlu bersaing sesama IPTA untuk melaksanakan promosi sedangkan promosi yang dibuat lebih kepada memberi kefahaman kapada pablik tentang program yang ditawarkan oleh semua IPTA.

PERBA NDIN GA N P EN GU RUSAN AK AD EMIK ANTAR A IPT A
1. Carta Organisasi yang tidak seragam  Terdapat IPTA mengstrukturkan BPA secara langsung dibawah Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) seperti UKM, UUM dan UPSI manakala IPTA lain dibawah Pendaftar.  Terdapat IPTA mengujudkan jawatan Dekan Pembangunan/ Pengurusan Akademik seperti UKM, UiTM, UUM, UMS, UIA, dan KUKUM.  Terdapat IPTA hanya menetapkan carta pengurusan akademik sebagai Seksyen Kemasukan dan rekod seperti UIA.

PERBA NDIN GA N P EN GU RUSAN AK AD EMIK ANTAR A IPT A
 Nama organisasi Pengurusan Akademik diantara IPTA juga tidak sama seperti UKM, UNIMAS, UTM , KUSTEM , KUKUM menggunakan nama Bahagian Pengurusan Akademik, Jabatan Hal Ehwal Akademik (UUM), Bahagian Akademik ( KUIM) , Bahagian Perkhidmatan Akademik (UMS), Bahagian Pengajian Prasiswazah (UNIMAS).  Nama Jawatan Ketua BPA juga tidak seragam contohnya Ketua Bahagian / Timbalan Pendaftar(UM, UKM, UPM), Pengarah Jabatan (UUM & UIA),  Terdapat IPTA meletakkan unit Hubungan Antarabangsa di bawah struktur BPA seperti UMS dan UUM.  Terdapat IPTA meletakkan Pusat Pengajian Siswazah di bawah BPA seperti UUM

STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK JABATAN PENDAFTAR UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
TIMBALAN PENDAFTAR N54 Pembantu Tadbir N17 ( 1 )

UNIT PENGAMBILAN PENOLONG PENDAFTAR KANAN N44 Penolong Pegawai Tadbir N27 ( 1 ) Pembantu Tadbir N17 ( 1 )

URUSETIA SENAT KETUA PENOLONG PENDAFTAR KANAN N52 Pembantu Tadbir N17 ( 2 )

UNIT PEPERIKSAAN DAN PENGIJAZAHAN KETUA PENOLONG PENDAFTAR N48 Penolong Pegawai Tadbir N27 ( 1 ) Pembantu Tadbir N17 ( 14 )

UNIT PENDAFTARAN DAN PENJADUALAN PENOLONG PENDAFTAR KANAN N44 Pembantu Tadbir N17 ( 1 )

UNIT PENTADBIRAN DAN LOGISTIK PENOLONG PENDAFTAR N41 Pembantu Tadbir Kanan N22 (1) Pembantu Tadbir N17 ( 2 ) Juruteknik J17 ( 1 ) Pembantu Tadbir Rendah N4 ( 1) Pembantu Tadbir Rendah N1 (1)

BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA MALAYSIA
DEAN ADM ASST (N 22)

ADM ASST (N17)

DEPUTY DEAN

DIRECTOR (N54) DEP DIR

ADM ASST (N17

ADM ASST (N17) PENG. MAKLUMAT PENT. AWAM & KREW ASST DIR (N41)

SEKRET. SENAT ASST DIR (N41) EXEC OFF. (N27)

KEMASUKAN (A ) ASST DIR (N41)

KEMASUKAN (M) SEN. EXEC. OFF (N32)

S. ADM ASST. (N22)

AISO (F29)

AISO (F29)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

ADM ASST (N17)

JUN. GEN ASST (N1)

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PERKHIDMATAN AKADEMIK UNIVERSITI MALAYSIA SABAH
Naib Canselor Pendaftar Timbalan Naib Canselor (Akademik & pengantarabangsaan) Ketua Bahagian Timbalan Pendaftar (Akademik)

Unit Kemasukan, Pendaftaran & Rekod (N44)

Unit Prasiswazah, Senat, Pembangunan Akademik & Hubungan Antarabangsa (N44)

Unit Peperiksaan, Tatatertib & Pengijazahan (N41

Kemasuka n - Unjuran - Syaratsyarat khas - EPanduan Temuduga Kes E/F, A/S Pengambila n Saluran Kedua Mesyuarat Pelarasan Pengurusa n Kes Rayuan - Surat Tawaran -Laporan kemasukan JPT/UMS

Pendaftaran Perkuliahan & RekodPelajar -Pendaftaran Universiti pendaftaran Kursus - Proses Gugur/Tamb ah Pemindahan/ Pengecualia n Jam Kredit - Pindah Sekolah/Pro gram - Tangguh Pengajian - urusan Kod Kursus - Rekod/Fail Pelajar - Aktiviti perkuliahan

Urusetia Senat - Urusetia J/K Pra siswazah - Urusetia J/K Senat J/K Perangcangan & Pembangunan Akademik - J/K Audit Akademik & Kurikulum J/K Pentaksiran & Penilaian Akademik - J/K Kajian Pengesanan Grdauan - J/K Penilaian & Pengambilan Pelajar Antarabangsa - Takwim Mesyuarat

Pembangunan Akademik & Hubungan Antarabangsa - Penawaran dan Pengiktirafan Sekolah/Progra m baru - Jaminan Kualiti (QA)/Audit / ISO Akademik - Hubungan antarabangsa - Pengambilan, Tukar Program/Sekola h Pelajar Antarabnagsa - Pengesanan Graduat - Anugerah Pensyarah Cemerlang

Unit Sistem Maklumat Pelajar & Pelajar & Penjadualan - Pengkalan Data Penyelenggara an Sistem -Penyediaan Statistik Penyediaan Jadual Kuliah/Peperik saan Menyelenggara laman web BPA

Unit Pentadbiran & Kewangan AM - Kehadiran - Cuti Latihan Kakitangan Kewangan & pembangunan - MBS/PTJ Penyelenggara an Penerbitn & percetakan - Takwim Prospektus/Bu ku Panduan kemasukan

Peperiksaan & Tatatertib Pelajar - Kertas Soalan - Kertas Dududk Peperiksaan -Pengawasan Peperiksaan - Pemarkahan - Keputusan Peperiksaan - Tatatertib Pelajar (kecurangan Akademik)

Pengijazahan & Konvokesyen - Pengijazahan * Semakan kelayakan - Konvokesyen *Urusetia Konvokesyen * Urusetia ijazah kehormat *Hadiah/pingat elajar * Jubah Pelajar/Staf - Penyediaan & Pengeluaran Skrol/Transkrip/ Sijil

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK UUM
TIM BALAN N AIB CAN SELO (H EH AL AKAD IK &AN R AL W EM TARAB GSA) AN Pro M d a D Ab u Ra k B Ch f ay r dl za ik P m a t T d ir e b nu a b ( e e ia s h a ) Ks t uaan N d ip hB S lle az a t a h D A P B N U A A A EM EK N EM A G N N K D IK P o M d aD M h Z in B A d r f ay r od a i b K rim a P m a t T d ir ( e t u h a ) e b n u a b K se ia sa a n A aB M h M h z lin t o d a d ir

P G R HP A EN A A H

P G R HH EN A A EA B h ru inB Y a b aa d a co P m a t T d ir e b nu a b ( e t u ha) K se ia sa a n Ju a a S h d n n id h a a a P m a t T d ir e b nu a b ( e e ia s h a Ks t uaan ) N r z ni o a ia t Zkr a a ia U it n P p rik a e e sa n &P n ia e ila n U it n P n ija a a eg z hn &K n o e e o v k sy n U it n P ra g a n e nka d nR k d a eo U it n P ma g n n e bnua A a e ik kdm P m a t T d ir ( e e ia s h a ) e b nu a b K s t u a a n N o A ik B O a o r sy in t m r

D A P S EK N P P fD K R h n B K M h m d ro r u u a a t u a a u

P n P n aa e. e gr h R d u nIsh k ez a a

U it n K ms k n e aua &P o o i r ms

U it n P n a t ra e d fa n & Pru hn e k lia a

U it n P na b n e a g e t d ira ,K w n a n&S n t ea

U itK m s k n n e aua

U itP p r sa n n e e ik a &P n ija a a eg zhn

PnPna h e . e g ra Mh Imn odr a Mh D o d in

PnPna h e . e g ra Mh md oa a Ez n eY z a e a id

P n lo g eo n Pna h e g ra Z n r hY a o a a ia a k b

PnPna h e . e g ra Mh m a o a md F d il D a z in

PgS . e . ist Mk mt a lu a H a ai id y t Mh md oa a Yz a id

PnPna h e . e g ra

P n P n aa e . e gr h

PnPna h e . e g ra F rh n A d l a aa bu Wh b aa

PnPna h e . e g ra M im n h a ua Mh md oa a

P n P g T d ir e. e. ab B du H a a r l isy m M st f u aa

P n P g T d ir e. e. ab N o A aN r in o r in o rd

P n P g S .M k m t e . e . ist a lu a K A lin w t K A m d u s a ai u h a

P nP g T d ir e. e. ab F d lin M ah a d P di uz P m . T d ir e b ab ( e k r n n p ra i) P r e a ia /O e s Knn aa S lm hB M tA a a t a li

P nP g T d ir e. e. ab S i A h hA a a it is a d n n

P ma t e b nu T d ir, Ju t ip ab ru a

P m a t T d ir e b nu a b , O P MD

P ma t e b nu T d ir, ab J u t ip ru a , P ma t e b nu P p rik a 1 e e sa n

P m a t T d ir e b nu a b , J u t ip ru a

P ma t e b nu T d ir, ab Ju t ip ru a

P m a t T d ir e b nu a b

P ma t e b nu T d ir ab , Pm e . P rce a a , e tkn P R A

P ma t e b nu T d ir ab J u ua r t ip

P ma t e b nu T d ir ab J u ua r t ip

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGAJIAN PRASISWAZAH (BPPs) UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK
Prof Dr. Hamsawi Sani Pendaftar Ahmad bin Katang Ketua Penolong Pendaftar Prof Azib Salleh TNC (A&A)

Unit Pengambilan dan Kemasukan Unit Pelajar Antarabangsa & Pengajian Sepanjang Hal Samon Marsidi Penolong Pendaftar

Unit Peperiksaan Mohd Hisyam Jamal Mohamed Penolong Pendaftar

Unit Senat, Pentadbiran Akademik & Statistik Saptuyah Hj. Mahmud Penolong Pendaftar Kanan (Memangku)

Jaedah Bejari Penolong Pegawai Tadbir N27 Siti Hadawati j. Daud Operator Mesin Prosesan Data F11 Suriani Sapuan Pemban tu Tadbir (Perkera nian/Op erasi) N17 Masrina h Jumat Pemban Pemban tu tu Tadbir Tadbir (Perkera nian/Op erasi) Ashor Ayok N17 Pembantu Am rendah N1 Mohd. Hadzan

Sabtuya Siti Rafika h Fatimah Jamaludid Bakawi Mahamad din Pemban din Pembantu tu Pembantu Tadbir Tadbir Tadbir (Perkerani (Perkera (Perkerani an/Operas nian an/Operas i) N17 Sarimah Royani Operasi Pembantu Tadbir i) N17 ) N17 (Perkeranian/Operasi) N17

Mohd Hairulnizam Mohd Zamri Penolong Pegawai Sistem Jenifer Khairun Maklumat Bujang nisa F29 Pembantu Abdulla Tadbitr/Op h erasi) N17 Pemban tu Tadbir (Perkera nian/Op erasi) N17

Jenifer Bujang Pembantu Tadbitr/Op erasi) N17

Jenifer Bujang Pembantu Tadbitr/Op erasi) N17

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKPEJABAT PENDAFTAR KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA
KETUA PENOLONG PENDAFTAR (N44) Wahi Bin Nordin

UNIT KEMASUKAN DAN REKOD

UNIT PEPERIKSAAN DAN PENGIJAZAHAN

PEMBANTU TADBIR (K) (N17) Norhayati Bt. Mohd Shariff

URUSETIA SENAT & KONVOKESYEN

PENOLONG PENDAFTAR (N41) Misdom bin Lan

PENOLONG PENDAFTAR (N41) Rozinah bt. Yakop

PENOLONG PENDAFTAR (N41) Norihan bt. Abu Nawar

PENOLONG PEGAWAI TADBIR N27) Mohd. Shuhaimi Bin Abu Bakar PEMBANTU TADBIR (N17) Hazifah Bt. Hj. Mat Rais

PEMBANTU TADBIR (N17) Noorhasyuddin bin Mohd Basri PEMBANTU TADBIR (N17) Mohd Rozaihan bim Yunos

PEMBANTU TADBIR N17 Rosli bin Mahmood

JURUTEKNIK (J17) Azizi bin Osman

PEMBANTU TADBIR (N17) Norlizwati bt. Ab. Rahman

PEMBANTU TADBIR (N17) Nurussalwa bt. Tamby Suleiman

PEMBANTU AM RENDAH (N1) Nordin bin Aman

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN AKADEMIK KOLEJ UNIVERSITI ISLAM MALAYSIA
TIMBALAN PENDAFTAR (N48) Arshad Hamzah PEMBANTU TADBIR S/U (N17) Rokiah Nawi

PENOLONG PENDAFTAR N41 (PEPERIKSAAN) Nasrul Hakim Ahmad

PENOLONG PENDAFTAR (N41) (PENJADUALAN) Mohd Akashah Abd. Rashid PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT (F27) (SISTEM MAKLUMAT) Erra Roznie Othman PENOLONG PEGAWAI TADBIR (N27) (KEMASUKAN/ PENTADBIRAN/ KEWANGAN Shamsurul Akmar Mansor

PENOLONG PENDAFTAR (N41) (SENAT & JAMINAN KUALITI) Jumiati Pajakai

PEMBANTU TADBIR KANAN (N22) En. Wan Marzuki Wan Yusoff

PEMBANTU TADBIR P/O (N17) (JAMINAN KUALITI & PEMBANGUNAN PROGRAM Siti Hajar Ramli

PEMBANTU TADBIR P/O N17 SENAT & JPPA) Noor Azren Abd Malek

PEMBANTU TADBIR P/O N17 (PEPERIKSAAN ) Susilawati Abdullah

PEMBANTU TADBIR P/O (N17) (PEPERIKS AAN) Mohd. Faizal Ismail

PEMBANTU TADBIR P/O (N17) (PENJADU ALAN) Malina Ab. Majid

PEMBANTU TADBIR P/O (N17) (REKOD PELAJAR) Muna Hayati M. Alwi

PEMBANTU. AM RENDAH KANAN (N4) Mohd Zulfadli Lukman

PEMBANTU TADBIR P/O (N17) Kosong

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK 2006 KOLEJ UNIVERSITI SAINS DAN TEKNOLOGI MALAYSIA
TIMBALAN REKTOR (AKADEMIK DAN PENGANTARABANGSAAN) VU6 ( 1 ) Pemandu ( R1 ) ( 1 ) Ketua Penolong Pendaftar N52 [ 1 ] UNIT KEMASUKAN, PENDAFTAR DAN REKOD Penolong Pendaftar N44 ( 1 ) UNIT SENAT, PEPERIKSAAN, PENGIJAZAHAN DAN PENGKULIAHAN Penolong Pendaftar N41 ( 1 ) Penolong Pegawai Tadbir N27 [ 1 ] Pembantu Tadbir N22 ( 1 ) Pembantu Tadbir (S/U)
N22 ( 1 )

UNIT PENTADBIRAN, KEWANGAN DAN PENGANTARABANG SAAN Penolong Pendaftar N41 ( 1 )

Pembantu Tadbir (P/O) N17 ( 1 )

Pembantu Tadbir (P/O) N7 ( 1 )

Pembantu Tadbir (P/O) N17 ( 1 )

Pembantu Tadbir ( P/O ) N17 [
1 ]

Pembantu Tadbir (Kewangan) W17 ( 1 )

( ) Jawatan yang sedia ada [ ] Jawatan yang belum diisi

Pemandu R1 [ 1 ]

Pembant u Am Rendah N1 [ 1 ]

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK JABATAN PENDAFTAR KUKUM
PENDAFTAR (N54) Hj. Rusli Hj. Abd. Hamid

KETUA PENOLONG PENDAFTAR (N48) (Kosong)

UNIT KEMASUKAN DAN REKOD

UNIT SENAT DAN PRA SISWAZAH

UNIT PEPERIKSAAN

PENOLONG PENDAFTAR (N41) Ruzalina Ibnu Ruslan

PENOLONG PENDAFTAR (N41) Norren Shariza Mohamed Mukhtar PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17) Azniyanty Abdullah

PENOLONG PENDAFTAR (N41) Wardah Hanim Md. Nor

PENOLONG PENDAFTAR (N41) Osman Ahmad

PENOLONG PENDAFTAR (N41) Rahaida Ab. Rahim

PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17) Rosniza Abd Hamid

PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17) Maisarah Ab. Karim

PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17) Norsyakiela Ramli

PEMBANTU TADBIR (P/O) (N17) Norazlinda Abu Seman

PEMBANTU AM RENDAH (N1) Subelmi Wi @ Senawi

PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA

2. Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA  Fungsi dan nama Unit diantara IPTA juga tidak seragam sedangkan peranan dan skop tugas semua BPA di setiap IPTA adalah sama. Nama-nama Unit / Seksyen bagi setiap IPTA adalah seperti berikut:

PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
BIL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 IPTA UM USM UKM UPM UTM UITM UIAM UUM UPSI UNIM AS Kemasukan , Rekod & Pelaksanaan Dasar Pengambilan Peperiksaan NAMA UNIT / SEKSYEN Fakulti/ Akademi /Pusat Peperiksaan & Pengijzahan Pendaftaran & Penjadualan Pentadbiran & Logistik

U/setia Senat

Kemasukan & Rekod Kemasukan & Promosi Pengambilan & Kemasukan, Pelajar a/bangsa & Pengajian Sepanjang hayat Kemasukan

Senat Pentadbiran, Kewangan & Senat Senat , Pentadbiran & Statistik & Pengijzahan U/ setia Senat

Peperiksaan & Penilaian Peperiksaan

Pengkuliahan

Pengijazahan & Konvokesyen

Pembangunan Akademik

11

UMS

Peperiksaan & Tatatertib Pelajar

Pendaftaran, Pengkuliahan & Rekod Pelajar

Pentadbiran & Kewangan

Jadual 1: Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA

PERBA NDIN GA N P EN GU RUSAN AK AD EMIK ANTAR A IPT A
12 13 14 UDIM KUITHO KUTKM Kemasukan & Rekod U/Setia Senat & Konvokesyen Peperiksaan & Pengijzahan

15 16

KUKTEM KUIM Kemasukan / Pentadbiran & Kewangan Kemasukan , Pendaftaran & Rekod Senat & Jaminan Kualiti Senat, Peperiksaan & Pengkuliahan Peperiksaan Penjadualan Sistem Maklumat

17

KUSTEM

Pentadbiran , Kewangan & Pengantarab ngsaan

18

KUKUM

Kemasukan & Rekod

Senat & PraSiswazah

Peperiksaan

Jadual 1: Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA

PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
3. Nisbah Pelajar / Staf akademik / Pentadbiran & Gred Perjawatan Ketua Bahagian • Jumlah staf BPA disetiap IPTA juga tidak sama seperti berikut:     Jumlah staf pentadbiran dari segi nisbah staf / pelajar adalah tidak sama seperti jadual 2 di bawah. Nisbah staf akademik/ pelajar didapati hampir sama bagi semua IPTA dengan purata 1: 11 hingga 1:23; Kedududukan perjawatan di setiap BPA IPTA juga tidak sama; Perbandingan nisbah pelajar / staf akademik / staf pentadbiran akademik antara IPTA adalah seperti berikut:

PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA

BIL

IPTA

JUMLAH PELAJAR

JUM STAF AKD

NISBAH STAF AKD/ PELAJAR

JUM STAF BHG. PENG. AKD

NISBAH STAF BHG. PENG. AKAD/ PLJAR

GRED KETUA BHG/ JAB

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

UM USM UKM UPM UTM UITM UIAM UUM UPSI UNIMAS UMS UDIM KUITHO KUTKM KUKTEM KUIM KUSTEM KUKUM

17,874 18,523 19,498 115,000 14,898 22,737 6,055 13,285 5,290 2,718 5,162 2,943 1,665 1,640 5,043 1608 1,152 538 706 498 253 307 274 1:11 1:12 1:23 1:9 1:19 1:11 1:19 1:11 1:11 1:17 1:11

42 33 50 23 56 19 22 14 14 13 11

1;426 1:561 1:389 1:648 1:406 1:318 1:604 1:377 1:194 1:397 1:267

N54 N54 N54 N54 N54 N54 N54 N52 N52 N48 N48 N48 N52 N44 N48 N48 N52 N41

Jadual 2 : Nisbah Pelajar / Staf akademik / Pentadbiran & Gred Perjawatan Ketua Bahagian

PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
4.

Bilangan staf mengikut Gred perjawatan
Jumlah staf dan penetapan staf mengikut gred juga tidak sama dan tidak seimbang diantara IPTA dan perbezaan ini boleh dilihat seperti Jadual 3 di bawah:

BIL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

IPTA UM USM UKM UPM UTM UITM UIAM UUM UPSI UNIMA S UMS UDIM KUITH O KUTK M KUKTE M KUIM KUSTE M KUKU M

N5 4 1 1 1 1 1 1 1

N5 2

N4 8

N4 4

N 41

N3 2

N2 7

N2 2

N1 7

N1 1

N 4

N1

W 17

F4 1

F2 9

F2 7

F1 1

J1 7

J 1

JUMLA H

1

1

2

1

1

1

21

1

1

1

1

33

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1

3 6

1

1

2 1 1

12 2 1

2 1

23

2 3

1 2 1 11

11 1

1 1 1

1

1

19 23

3

1

7

1

1

14

3 2 5

1 1

1 1

8 4 5

1 1 1 1

1 1

16 13 12

Jadual 3 : Bilangan staf mengikut Gred perjawatan

PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
5. Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit  Bilangan staf mengikut Unit juga didapati tidak sama antara Unit BPA di setiap IPTA. Perbezaan bilangan staf mengikut unit akan menyebabkan beban kerja tidak seimbang antara staf terlibat. Perbezaan ini ditunjukkan seperti jadual 4 di bawah:

PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA
Perbandingan staf mengikut Unit
BIL IPTA Unit Tadbiran & Kwangan & Senat & Logistik Unit Pengambilan / Kemasukan 18 Unit Pendaftaran &JWK Unit Peperiksaan Unit Konvokesyen Unit Pembangunan Akademik & Jaminan Kualiti Pengurusam maklumat

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

UM USM UKM UPM UTM UITM UIAM UUM UPSI UNIMAS UMS UDIM KUITHO KUTKM KUKTEM KUIM KUSTEM KUKUM 3 5 2 3 6 2 9 8 10 2

24

3 6

2 24 8

16 8 2

8 5 4 7 4 4

3 4

5 2 3

7 2 2 2

3

3

3

4 2 4

6 5 5

1

Jadual 4 : Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit

MODEL P EN GUR USAN A KAD EMIK U NIVER SITI LU AR NEG AR A
Secara Umumnya pengurusan BPA bagi IPT di Luar negara adalah sama. Namun bagitu beberapa amalan pentadbiran yang berkaitan boleh diteliti untuk menambahbaikkan lagi pengurusan BPA IPTA dengan meneliti fungsi berikut: 1. University of Minnesota State  Academic support program  Advising support Unit 2.University of Tennesse, UK Research & Assessment Unit 3. University of Wollonggong One stop Centre 4. Keele University ,UK Struktur organisasi yang lengkap

CAD ANGA N P ENYEL ARA SA N ST RUKTUR DA N FUNG SI BAH AGIA N

 Bagi memperkukuhkan peranan BPA ini dan seterusnya dapat menjalankan tugas-tugas yang sistematik , adalah disyorkan supaya BPA beroperasi dengan berteraskan perkara berikut:

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
1. Struktur Organisasi  BPA perlu diletakkan di bawah Jabatan Pendaftar atau Timbalan Naib Canselor Akademik .  Mengujudkan Unit Penyelidikan & Penasihatan Akademik yang diletakkan dibawah BPA supaya semua perkara yang berkaitan dengan pelaksanaan dasar dan peraturan perlu diteliti, dibuat kajian untuk penambahbaikan yang berterusan.  Penasihatan akademik kepada pelajar juga penting bagi memastikan kadar kegagalan pelajar dapat dikurangkan kerana kebanyakan pelajar yang gagal dalam peperiksaan adalah kerana kelemahan mereka dalam merancang masa dan tidak faham tentang strategi pembelajaran.

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
2. Perjawatan Gred Perjawatan
UNIT Ketua Bahagian / Senat/ Pentadbiran Am Ketua Unit Kemasukan / Pengambilan Pelajar Ketua Unit Pengkuliahan KRITERIA > 10,000 pelajar < 10,000 pelajar > < 3,000 ambilan 3,000 ambilan GRED N54 N52 N48 N44 N48 N44 N48 N44 N48 N44 F48 F44 N48 N44 N44 N41

 Perbezaaan gred perjawatan bagi setiap unit BPA perlulah diseragamkan kerana beban dan tanggungjawab setiap penjawat jawatan tersebut adalah sama. Adalah dicadangkan kriteria bagi setiap penjawat jawatan dan gred adalah seperti berikut:

> 10,000 pelajar < 10,000 pelajar > 10,000 pelajar < 10,000 pelajar > 3,000 graduan < 3,000 graduan > 10,000 pelajar < 10,000 pelajar > 30 Program < 30 Program > 10,000 pelajar < 10,000 pelajar

Ketua Unit Peperiksaan & Penilaian Ketua Unit Pengijazahan & Konvokesyen Ketua Unit Sistem Maklumat & Perangkaan & Rekod Ketua Unit Pembangunan Akademik & Penyelidikan & Jaminan Kualiti Ketua Unit Penerbitan Promosi &

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

3.

Gred Perjawatan

 Dicadangkan supaya gred perjawatan bagi setiap Unit di bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan pengurusan dan peningkatan kerjaya pegawai terlibat. Cadangan seperti jadual di atas boleh dijadikan asas untuk perbincangan tentang perkara ini.

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
4. Norma perjawatan
UNIT
Ketua Bahagian / Senat/ Pentadbiran Am

KRITERIA
> 10,000 pelajar < 10,000 pelajar

GRED
N54 N44 N41 N27 N17 N1 N52 N44 N41 N17 N1 N48 N41 N27 N17 N44 N41 N17 N44 N17 N41 N17 N48 N44 N41 N17 N44 N41 N17 1 1 1 1 5 2 1 1 1 3 1 1 1 1 3 1 1 2 1 3 1 2 1 1 1 6 1 1 3

JUMLAH STAF

Ketua Unit Kemasukan / Pengambilan Pelajar

> 3,000 ambilan < 3,000 ambilan

Ketua Unit Pengkuliahan

> 10,000 pelajar < 10,000 pelajar

Ketua Unit Peperiksaan & Penilaian

> 10,000 pelajar < 10,000 pelajar

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
UNIT
Ketua Unit Pengijazahan & Konvokesyen

KRITERIA
> 3,000 graduan < 3,000 graduan

GRED
N44 N44 N17 N41 N17 F44 F41 F27 F41 F27 N48 N41 N17 N44 N17 N44 N27 N17 N41 N27 N17

JUMLAH STAF 1
1 3 1 2 1 1 1 1 1 1 1 2 1 1 1 1 2 1 1 1

Ketua Unit Sistem Maklumat & Perangkaan & Rekod

> 10,000 pelajar < 10,000 pelajar

Ketua Unit Pembangunan Akademik & Penyelidikan & Jaminan Fakulti

> 30 Program < 30 Program

Ketua Unit Promosi & Penerbitan

> 30 program < 30 program

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

5. Norma perjawatan  Dicadangkan supaya norma perjawatan bagi setiap Unit di bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan pengurusan dan keseimbangan beban tugas staf BPA.  Penetapan norma perjawatan yang seragam antara IPTA akan memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi pusat dan boleh menjadi rujukan IPTA baru.

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

6. Fungsi Unit dan bidang tugas
 Fungsi Unit-unit dalam BPA boleh diselaraskan dengan mengujudkan manual prosedur kerja yang seragam  Dengan adanya MPK dan Fail Meja , maka akan memudah penyediaan dokumen ISO.  Penetapan Key Performance Indicator (KPI) berlandaskan perancangan strategik akan memudahkan penilaian prestasi staf.  KPI juga akan memudahkan pencapaian perancangan yang ditetapkan.  Tugas Pentadbir Fakulti perlu disemak dan perkemaskan.

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
7.

Dasar, peraturan dan hukuman
Terdapat sebahagian Perturan Akademik bagi setiap IPTA tidak sama. Antara peraturan tersebut adalah seperti berikut:       Tempoh pendaftaran Tempoh gugur tambah Tempoh tarikh diri kursus Kalender akademik Denda dan hukuman Tempoh penangguhan pengajian

Adalah dicadangkan agar semua wakil IPTA dapat berbincang bersama untuk menyeragamkan Peraturan Pentadbiran Akademik agar dapat melicinkan proses tersebut dan boleh menjadi panduan kepada IPTA yang baru ditubuhkan.

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
8. Sistem Automasi  Proses automasi boleh dilaksanakan dengan lebih efektif sekiranya semua IPTA mengadakan perbincangan bersama untuk menghasilkan model sistem rekod yang lebih baik dan boleh diterima secara gunasama.  Kepakaran Bahagian Sistem Maklumat di semua IPTA boleh menghasilkan sistem rekod yang lebih canggih merangkumi sistem seperti berikut: a) Sistem pendaftaran kemasukan b) Sistem Jadual Waktu Kuliah c) Sistem Jadual waktu Peperiksaan d) Sistem semakan pengijazahan e) Sistem Rekod Senat f) Sistem Perangkaan

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

9.

Sistem rekod yang seragam  Oleh itu, adalah dicadangkan supaya BPA bersama Bahagian Sistem Maklumat IPTA dapat mengadakan perbincangan bersama agar sistem rekod yang seragam dapat diujudkan supaya ia boleh diterima pakai oleh semua IPTA tanpa perlu mana-mana IPTA meng ”outsource” pembangunan sistem rekod kepada pihak luar dan ini akan dapat menjimatkan kos pengurusan semua IPTA.

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN
10. Latihan staf  Staf yang cekap merupakan aset kepada Universiti dan mereka perlu diberi motivasi agar prestasi staf terus meningkat secara berterusan. Oleh itu adalah dicadangkan supaya BPA secara bersama berbincang untuk mengujudkan program berikut: • • • • Program Attachment staf di Universiti terkemuka Luar negara / pertukaran staf antara IPTA Lawatan Sambil belajar ke Luar Negara Menggunakan kepakaran dalaman dalam mengendalikan kursus dan latihan. Pusat Latihan Universiti

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

11. Perolehan bekalan bahan-bahan secara bersama  Penjimatan kos akan dapat dicapai sekiranya IPTA secara bersama mengeluarkan pesanan perolehan barangan tertentu daripada syarikat yang sama. Oleh itu, usaha untuk merealisasikan cadangan ini boleh dibuat dengan mengadakan perbincangan terlebih dahulu antara IPTA bagi mendapat syarikat yang berwibawa dan perkara ini perlu diluluskan oleh Mesyuarat Eksekutif Universiti (MEU) dan Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti sebelum boleh dilaksanakan.

CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

12. Program Promosi secara bersama  IPTA tidak perlu bersaing antara sesama IPTA. Semua IPTA secara bersama boleh bergabung tenaga bersaing dengan IPT luar negara.  Program promosi boleh diadakan oleh semua IPTA disetiap IPTA tanpa perlu IPTA menyewa tempat atau mengambil bahagian dalam pameran yang dianjurkan oleh pihak swasta. Pameran yang diadakan di semua IPTA akan membolehkan pengunjung lebih memahami tentang suasana kampus. Kos penyertaan dalam promosi akan dapat dijimatkan. Perkara ini perlu

SYO R
 Bengkel khas diadakan untuk memperincikan cadangan ini demi memastikan semua IPTA dapat melaksanakan segala cadangan ini secara bersama demi untuk memastikan Bahagian Pengurusan Akademik setiap IPTA dapat memainkan peranan masing-masing dengan licin dan sempurna demi manfaat semua pihak.

 Mengujudkan Mesyuarat Timbalan Pendaftar (Akademik) IPTA untuk menyeragamkan urusan pentadbiran akademik IPTA

SEKIAN TERIMA KASIH

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->