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1 - Conceito Fundamentais

São chamados de arquivos os “conjuntos de documentos produzidos e recebidos por


instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos” (Lei 8159/91). Embora tenha como objeto de
estudo a informação, os arquivos não devem ser confundidos com as bibliotecas, visto que
as operações destinadas ao tratamento técnico da informação são distintas. As bibliotecas
são formadas essencialmente por documentos impressos, de tiragem múltipla, ou seja, uma
determinada obra pode estar presente em mais de uma biblioteca. Os livros são adquiridos
por compra, permuta ou doação, formando coleções reunidas pelo assunto, com finalidade
cultural, técnica e científica. Os documentos de arquivo são formados a partir das atividades
desempenhadas pelo seu produtor; são impressos em exemplar único ou em número
reduzido, de acordo com o quantitativo dos destinatários da informação. Os conjuntos
documentais são reunidos por origem produtora, a qual chamamos de “fundos”, e se
apresentam em uma gama de suportes como o audiovisual, textual e o informático.
Quadro Comparativo – Arquivo x Arquivo Biblioteca
Biblioteca Características
Tipo de Suporte Documentos manuscritos, Documentos impressos e
audiovisuais (exemplar audiovisuais (exemplares
único ou em nº. reduzido) múltiplos)
Finalidade Funcional Cultural, técnica ou
científica.
Tipo de conjunto Fundos: unidos pela Coleção: unidos pelo
origem. conteúdo.
Entrada de documentos Acumulação natural: são Compra, permuta e doação.
produzidos em decorrência
do desempenho das
atividades administrativas
da instituição.