SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT

SENARAI TUGAS GURU DATA Peringkat Jawatan Waktu Bertugas : Sekolah Menengah/Rendah : Guru Data Sekolah DG41/DGA32/DGA29 : Mengikut waktu persekolahan (bagi sekolah dua sesi waktu bertugas boleh disesuaikan merangkumi kedua-dua sesi)

1. Menjalankan tugas-tugas berkaitan dengan kurikulum dan kokurikulum seperti yang ditetapkan oleh Guru Besar/Pengetua (PGB). 2. Merancang pengurusan data dan maklumat pendidikan peringkat sekolah yang diarahkan oleh BahagianBahagian di KPM, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah (Gabungan) dan sekolah dan lainlain agensi kerajaan. 2.1 Bertanggungjawab bagi pengurusan data di bawah sistem aplikasi seperti EMIS, iaitu melaksanakan pengumpulan, pemprosesan, penyimpanan, pengeluaran, pelaporan, pembekalan dan penyebaran data dan maklumat pendidikan sekolah mengikut kaedah dan jadual yang ditetapkan yang berkaitan dengan: 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 Guru seperti biodata, opsyen dan pengalaman mengajar; Pelajar seperti enrolmen, biasiswa dan bantuan lain; Staf bukan guru; Profil sekolah termasuk fizikal dan maklumat am sekolah; Lain-lain yang ditetapkan dari semasa ke semasa.

2.2 Membantu guru dan staf sokongan dalam penyelarasan data dan maklumat pendidikan seperti HRMIS, Sistem Maklumat Murid (SMM), Sistem Salah Laku Disiplin Murid (SSDM), KWAMP, Peperiksaan, Asrama, Kokurikulum, Buku Teks dan Sistem Pangkalan Data Murid. 3 4 5 6 7 Membantu dalam penyelenggaraan dan rangkaian komputer; namun bagi sekolah Bestari tanggungjawab teknikal dibuat oleh Penyelaras IT. Membantu pihak pengurusan sekolah mengemas kini data dan maklumat peringkat sekolah bagi Sistem Pangkalan Data Murid. Memberi khidmat nasihat kepada guru berkenaan pengurusan data dan maklumat peringkat sekolah. Menjadi Setiausaha Jawatankuasa Maklumat dan Pengkomputeran Sekolah (JMPS). Melaksanakan tugas-tugas lain berkaitan pengurusan data yang diarahkan dari semasa ke semasa.

SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT

GARIS PANDUAN PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH Adalah menjadi tanggungjawab Guru Data: 1. Mengemas kini data EMIS Online. 2. Mematuhi tarikh kutipan dan garis panduan penyelenggaraan yang telah ditetapkan. 3. Memastikan data disemak dan disahkan. 4. Menyediakan laporan atau catatan yang diperlukan contoh : catatan atau alasan bagi turun/naik (perubahan) data enrolmen dan ditentu sah oleh GPK1 selaku Pengurus Maklumat Sekolah sebelum menghantar ke PPD. 5. Memastikan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS Online disemak dan disahkan oleh PGB sebelum dihantar ke PPD. 6. Menyimpan dengan baik segala dokumen (bahan bercetak atau elektronik) berkaitan pengurusan data EMIS Online. 7. Menyelenggara komputer yang digunakan untuk tujuan pengurusan maklumat sekolah dengan baik. Segala kerosakan peralatan/perisian/talian internet hendaklah dilaporkan kepada Pegawai Maklumat, PPD dengan segera supaya kutipan data tidak terganggu. 8. Membuat salinan backup data pada setiap kutipan melalui proses muat turun dan menyimpan thumb drive backup dengan baik. 9. Jika berlaku kerosakan komputer / talian internet segala urusan kemas kini hendaklah dilakukan di sekolah berhampiran/PKG/PPD/JPN/KPM. 10. Pihak pengurusan sekolah perlu memastikan data disimpan di tempat yang selamat kerana ia merupakan bahan terkawal dan sulit PROSEDUR PENYERAHAN DATA KUTIPAN SEKOLAH 1. 2. 3. Ralat data yang berkaitan yang dipapar dari aplikasi Utiliti Semak Ralat Data Online dibersihkan. Pihak sekolah menyerahkan Cetakan Semak Ralat Data Online kepada Jurulatih Utama atau Pegawai Maklumat Daerah yang telah disahkan PGB/PK1. Pihak sekolah perlu mengesahkan data sekolah, catatan/alasan naik/turun (perubahan) data enrolmen, dan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS Online.

SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT

SENARAI SEMAK EMIS Berikut adalah senarai bahan berkaitan EMIS yang perlu ada di sekolah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Fail EMIS sekolah Cetakan Analisa data kutipan Januari, April, Jun dan Oktober tahun semasa. Sistem Utiliti Semak Ralat Data Online terkini Manual Pengguna Utiliti EMIS Online terkini Buku Definisi Variabel EMIS Online terkini Kemaskini data dari masa ke semasa. Muat turun data EMIS Online sekolah setiap akhir bulan. Koleksi disket arkib kutipan-kutipan terdahulu Koleksi Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang terdahulu yang dicetak dari aplikasi EMIS .

TUGAS GURU DATA SEBAGAI SETIAUSAHA JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH (JPMS) 1. 2. 3. 4. Memastikan data dalam bentuk soft copy serta bercetak yang disediakan setelah disemak, dan ditentu sah bagi menghasilkan data dan maklumat yang berkualiti, sahih dan menepati masa. Bertindak sebagai Pegawai Perhubungan Maklumat Sekolah (pengantara) dalam rangkaian maklumat antara sekolah, PPD, JPN dan KPM. Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan peringkat sekolah. Memastikan mesyuarat JMPS dilakukan pada akhir bulan Januari, April, Jun dan Oktober (kutipan perdana) iaitu sebelum data EMIS Online dimuat turun oleh PPD / JPN / KPM. GARIS PANDUAN PENYELENGGARAAN EMIS PERINGKAT SEKOLAH AKTIVITI Taklimat/ Penjelasan Kemasukan dan pengemas kinian data sekolah PROSES Menghadiri taklimat berkaitan dengan EMIS Online 1) memasukkan dan mengemas kini data 2) membuat semakan menggunakan aplikasi Utiliti dan Verifikasi Asas 3) membetulkan ralat data yang berkaitan yang dipapar 4) menyediakan catatan atau laporan ralat terutama tentang turun/naik maklumat enrolmen untuk dihantar ke PPD 5) memastikan data yang tersimpan dalam komputer di sekolah adalah data terkini yang telah dikemas
3

TINDAKAN RUJUKAN Pengetua/ Surat arahan Guru Besar Guru Data Manual Definisi Variabel EMIS Online

SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT

kini dan diperbaiki selepas verifikasi terakhir dijalankan Maklumat Sekolah Profil Am Pengurusan Sekolah Kedudukan Sekolah Kawasan Bangunan Bilik-bilik di sekolah Kuarters Guru Peralatan Kemudahan Sukan Tandas Kenderaan Tempat letak kenderaan Maklumat Asrama Bangunan Asrama Bilik-bilik Asrama Peralatan Maklumat Staf (Guru & Bukan Guru) Maklumat Peribadi Perkhidmatan Tugas Khas Tarikh-tarikh Kelulusan Akademik Kelulusan Ikhtisas PROSES Kokurikulum Bukan Guru Latihan Dalam Perkhidmatan/PTK Elaun Mata pelajaran Ajar Sejarah Perkhidmatan 1) Menyediakan nota penerangan ringkas untuk dilampirkan bersama borang pengisian/ pengemaskinian maklumat 2) Mengagihkan borang dan jadual yang berkaitan kepada mereka yang berkenaan 3) Menjelaskan cara mengisi borang/jadual tersebut dengan betul dan tepat 4) Memaklumkan tarikh mengumpul semula borang tersebut 5) Memastikan borang-borang berkenaan telah
4

Dokumen berkaitan: - pelan sekolah: keluasan sekolah, bilangan dan, kegunaan bilik, bilangan blok, jenis padang/ gelanggang dll. - penubuhan sekolah - penyerahan sekolah - geran tanah - keadaan bangunan dari JKR dll.

Guru Data dan Pembantu Tadbir

Pelan asrama - bilangan dan kegunaan bilik - bilangan blok - jenis padang/ gelanggang dll.

AKTIVITI

Fail Peribadi Guru dan staf Dokumen berkaitan: - sijil akademik - sijil ikhtisas - jadual waktu peribadi dll. TINDAKAN RUJUKAN

SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT

diterima dan diisi dengan lengkap 6) Memasukkan dan mengemaskinikan data dalam EMIS Online. Maklumat Enrolmen Enrolmen Murid dan Bilangan Kelas Guru Data Bilangan Murid Yatim Bilangan Murid Intervensi 3M Maklumat Murid Thn. 1 dari Prasekolah Tahun Lepas Bilangan Murid Khas Bilangan Murid dan Kelas Mengikut MP Elektif-KBSM/ Tambahan KBSR Bilangan Murid POL Bilangan Murid ke Tingkatan Peralihan/Tingkatan 1 Enrolmen Murid Tahun 1 dari/tanpa Prasekolah Bilangan Murid Beragama Islam Bilangan Murid Mengulang Bilangan Pemegang Biasiswa Bilangan Penghuni Asrama Bilangan Murid Mendaftar Tahun 1 Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan tidak meneruskan pelajaran) Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan meneruskan dalam sistem lain) Bilangan Warga Negara Asing Kelas Cantum AKTIVITI PROSES 1) Mengemaskini data berdasarkan dokumen yang berkaitan. 2) Membuat semakan menggunakan aplikasi Utiliti dan Verifikasi Asas. 3) Menganalisis naik/turun (perubahan) data seperti yang terdapat dalam output kuiri Verifikasi Asas. 4) Menyediakan catatan/alasan bagi maklumat dalam 3). TINDAKAN

PK HEM Penyelaras/Guru Tingkatan Guru Panitia/Bidang MP Dokumen berkaitan: - Rekod/Jadual Kehadiran Murid setiap Tahun/ Tingkatan - senarai murid contoh: menerima biasiswa, yatim, mengikut subjek elektif, Islam, mendaftar Tahun/Ting. 1, warganegara asing dll.

RUJUKAN

Penghantaran 1) Melakukan muat turun data ke dalam thumb data sekolah drive untuk keselamatan data. ke PPD 2) Mencetak Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah. 3) Mendapatkan tandatangan pengesahan daripada PK1 dan Pengetua/Guru Besar dalam Laporan yang dicetak. 4) Melakukan proses muat turun dalam thumb drive.
5

Guru Data

SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT

5) Melabelkan pada thumb drive serta tarikh kutipan dan disimpan di tempat khas. 6) Menyerahkan data sekolah bersama Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS serta catatan naik/turun enrolmen ke PPD. 7) Melaporkan segala masalah berkaitan Pengurusan data kepada Pegawai Maklumat Daerah di PPD.

Carta Aliran Pengurusan Data EMIS

SEKTOR PENGURUSAN MAKLUMAT & ICT

Mula Guru Data sedia dan cetak borang/dokumen: Profil sekolah, Guru dan Staf, Enrolmen, Asrama Guru Data serah borang/dokumen kepada Pembantu Tadbir berkaitan maklumat Guru/Bukan Guru Guru Data edar borang/dokumen kepada AJK JPMS yang berkenaan untuk dilengkapkan Guru Data kumpulkan semula borang/dokumen yang diedarkan dan semak

Lengkapkan/kemaskini semula maklumat dalam sistem.

Tidak lengkap

Maklumat lengkap Ya Guru Data kemaskini maklumat dalam aplikasi Guru Data semak data menggunakan Aplikasi Utiliti EMIS dan Verifikasi Asas dan cetak laporan ralat

Buat semakan/ pembetulan dan cetak semula

Tidak tepat Ya

Maklumat tepat Guru Data dapatkan pengesahan PGB/PK1

Buat semakan/ pembetulan dan cetak semula

Tidak lulus

Lulus

Guru Data cetak Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah dan dapatkan tandatangan pengesahan daripada PK1 serta Pengetua/Guru Besar. Guru Data muat turun data ke dalam disket / tumb drive dan buat backup dan serta disimpan Guru Data hantar Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah dan catatan/alasan ke PPD Tamat