PUSAT SUMBER PENDIDIKAN

NEGERI SELANGOR

SISTEM FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH

DEFINISI

Fail ialah Satu folder yang didaftar dalam mana-mana surat (lampiran-lampiran) disusun dengan cermat dan sistematik .

 File bukan merupakan perkataan berasal daripada perkataan Bahasa Inggeris.

Ia berasal daripada Bahasa Latin, iaitu Fillum sejenis benang di mana kertas-kertas disusun.

PENGERTIAN

Sistem Fail ialah satu proses mengklasifikasi, menyusun dan menyimpan rekod @ maklumat secara sistematik serta mudah diperoleh pada bila-bila masa diperlukan.

KEPENTINGAN

1.

Sistem fail perlu supaya rekod dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki. Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus ataupun pengganti mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan.

2.

3.

4.

Seseorang pengurus mesti tahu :

(a) teknik penyimpanan fail (b) rekod- rekod pentadbiran (c) sistem penyimpanan rekod yang patut diamalkan (d) peralatan yang patut disediakan (e) personel yang menyelenggarakan fail

SISTEM FAIL DI SEKOLAH

Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi terdapat beberapa perbezaan : (a) Cara mengelas tajuk besar dan pecahan tajuk

(b)
(c)

Nombor fail untuk tajuk berbeza

Perkara-perkara dalam fail dicampur aduk

PSS masih belum mempunyai sistem fail yang terurus. Masalah-masalah yang berlaku ialah :
1. Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu TAJUK besar diasingkan - wujud fail yang bercampur aduk. Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang sedia ada. Sukar mencari fail. Terpaksa membaca daripada Daftar Fail (Surat Keluar - Surat Masuk). Penyimpanan rekod yang kurang kemas. Masa yang banyak diperlukan untuk mencari satu-satu fail / surat. Guru Pewrpustakaan & Media mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan.

2.

3.
4. 5. 6.

PRINSIP-PRINSIP ASAS SISTEM FAIL

1.

2. 3. 4.
5.

6. 7.

Tidak banyak menggunakan ruang fail berkulit nipis lebih baik drp fail berkulit tebal. Mudah disediakan dan mudah disimpan. Murah dan mudah didapati di pasaran. Mudah diperluas dan dipakai berterusan bersifat aktif. Mudah diperoleh bila diperlukan jimatkan masa. Beri tanda (art guide) apabila dikeluarkan. Pengedaran fail secara bersistem pergerakan dicatatkan.

CIRI-CIRI SISTEM FAIL YANG BAIK

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kepadatan Assesibility Ekonomi Keanjalan Lokasi Rujukan Silang

7. 8. Retention Klasifikasi -

menggunakan ruang yang minima mudah untuk dirujuk (Kertas Minit ) kos yang minima pembesaran ruang pada masa depan diletakkan di tempat yang mudah diperoleh mudah untuk mengesan dokumen lain yang berkaitan rekod dapat dicari dengan berbagaibagai tajuk fail yang tidak aktif dapat dipindahkan mudah untuk membuat rujukan

PENGELASAN SISTEM FAIL

Tajuk fail dikelaskan kepada : 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 Kurikulum Kokurikulum Hal Ehwal Pelajar Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan Kewangan dan Akaun Pentadbiran Am Sekolah Perhubungan Masyarakat Kemudahan Fizikal Asrama Audit

LEVEL 1

TAJUK FAIL & PERKARA

Setiap tajuk fail dikelaskan mengikut perkara :

01
01 / 01 01 / 02 01 / 03 01 / 04 01 / 05 01 / 06 01 / 07 01 / 08

KURIKULUM
Pekeliling & Surat Siaran Kurikulum Sukatan Pelajaran Jadual Waktu Sumber Pelajaran Panitia Mata Pelajaran Peperiksaan Laporan Lawatan ...................................
LEVEL 2

TEKNIK MENGELAS & MEMBERIKAN KOD 1. Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai. Setiap fail mestilah mempunyai 3 level, iaitu : Level 1 Tajuk Level 2 Perkara Level 3 Aktiviti 2. Setiap level dihadkan nombornya : (a) tentukan tajuk fail (b) tentukan perkara (c) tentukan aktiviti (d) tetapkan kod untuk setiap fail Contoh: Level 1 - Tajuk - Kurikulum Level 2 - Perkara - Sumber Pelajaran Level 3 - Aktiviti - Pekeliling

- 01 - 04 - 001

01 / 04 / 001

PENGELASAN & KOD FAIL PSS Item Singkatan Nama Sekolah Singkatan Pusat Sumber Sekolah Tajuk Besar - Kurikulum Perkara - Sumber Pelajaran Kod SMKSAA PSS 01 04

Aktiviti - Pengurusan & Pentadbiran PSS 01 Tajuk Fail - Pekeliling Am 001 Jilid 1 / 2 .. Jld. 1 dan seterusnya Bilangan Surat Contoh:
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 (01) SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 / Jld. 2 (01) - jika jilid 2 dan seterusnya

(01) dan seterusnya

PENDAFTARAN, PENGELUARAN & PENYEMAKAN FAIL

1.

DEFINISI Pendaftaran ialah satu cara merekod segala fail yang telah dibuka. Rekod-rekod fail ini mestilah dilakukan secara sistematik.

2.

JENIS-JENIS PENDAFTARAN a. Sistem Doket b. Sistem Kad c. Sistem Buku d. Sistem Komputer

DAFTAR SURAT MENYURAT

Surat Keluar dan Masuk : Tujuan rekod guna Daftar Surat Menyurat (Am 10-Pin. 3/80) Setiap surat keluar atau masuk direkodkan secara berasingan

PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL

SAMPUL KECIL Sebuah fail kuning. Digunakan sebagai fail sementara. Hanya mengandungi satu tajuk sahaja. Jenis fail tidak aktif. Apabila sudah ditemukan fail asalnya, Sampul Kecil dan kandungannya dimasukkan ke dalam fail asalnya. Selagi fail asal tidak ditemukan, ia tidak boleh ditutup.

PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL

FAIL TIMBUL Apabila ada 2 atau 3 perkara yang timbul sekali-sekala, maka maklumat atau surat berkenaan akan dimasukkan ke dalam fail timbul. Ini adalah kerana perkara yang ditimbulkan itu tidak diketahui dalam perkara yang mana perlu dikelaskan.

PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL

KERTAS MINIT
Setiap fail perlu mempunyai Kertas Minit (Borang Am 6). Tujuan untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat-surat. Setiap surat diberikan satu nombor rujukan. Ia ditampalkan @ disematkan di sebelah kiri fail. Surat masuk Surat keluar ditulis dgn dakwat MERAH ditulis dgn dakwat BIRU / HITAM

CARA MENULIS MAKLUMAT PADA KERTAS MINIT :

Surat dari . bertarikh dikandung pada . Ruj. No...

Surat kepada. bertarikh dikandung pada . Ruj. No...

ARAHAN PENUTUPAN FAIL

FAIL AKTIF
Ia boleh ditutup apabila: - tebal 1 inci - mengandungi 100 surat Setelah penuh, catatkan bilangan jilid pada nombor rujukan dan buka fail lain dengan menggunakan jilid 2 dsb. Kod fail masih sama dan bilangan surat dimulakan dengan nombor 01.

ARAHAN PENUTUPAN FAIL

FAIL TIDAK AKTIF

Fail aktif yang dikelaskan sebagai tidak aktif apabila ia tidak digunakan selama 5 tahun.

Fail yang perlukan tindakan segera, maka tandatanda bercetak yang menunjukkan jenis tindakan perlu disematkan pada kulit fail.
Cth: Tindakan Serta Merta (Am 99) Segera (Am 99B)

PERINGKAT KESELAMATAN FAIL

Perkara TERBUKA Kulit fail berwarna putih (Am 435 Pin. 1/80)

Perkara TERHAD Kulit fail berwarna putih dengan cop TERHAD

Perkara SULIT Kulit fail berwarna hijau (Am 436)

PERINGKAT KESELAMATAN FAIL

Perkara RAHSIA Kulit fail berwarna merah jambu (Am 437) berpalang merah (Am 437)

Perkara RAHSIA BESAR Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang merah (Am 438)

Fail PSS hanya menggunakan fail berwarna putih untuk terbuka.

KOD & BIDANG FAIL PSS

Kod
01 02 03

Bidang
Pengurusan dan Pentadbiran PSS Pusat Kegiatan Guru (PKG) Pejabat Pelajaran Daerah (PPD)

04
05

Pusat Sumber Pendidikan Negeri (PSPN) / Jabatan Pelajaran Negeri (JPN)

Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) / Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM)

06
07 08 09 10

Aktiviti Pusat Sumber Sekolah

Koleksi Pusat Sumber Sekolah Kewangan Pusat Sumber Sekolah Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah Am (Pusat Sumber Sekolah)

PERINCIAN FAIL PSS 01 - PENGURUSAN & PENTADBIRAN PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 001 Surat Pekeliling Ikhtisas / Perkhidmatan SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 002 Surat Pekeliling Am SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 003 Surat Siaran SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 004 Data Statistik Guru & Pelajar

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 005 Data Statistik Guru Yang Berkursus

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 006 Data Peribadi Guru Perpustakaan & Media SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 007 Jawatankuasa Induk PSS SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 008 Jawatankuasa Kerja PSS SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 009 Fail Timbul

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 01 / 010

02 - PUSAT KEGIATAN GURU (PKG)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 001 Surat Pekeliling PKG SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 002 Surat Siaran SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 003 Mesyuarat PKG SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 004 Aktiviti PKG

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 005 Aktiviti Kurikulum

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 006 Aktiviti Kokurikulum SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 007 Kegiatan Sosial SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 008 Projek Khas SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 009 Fail Timbul

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 02 / 010

03 - PEJABAT PELAJARAN DAERAH (PPD)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 001 Surat Pekeliling PPD SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 002 Surat Siaran SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 003 Mesyuarat PPD SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 004 Aktiviti PPD SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 005 Aktiviti Kurikulum SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 006 Aktiviti Kokurikulum SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 007 Kegiatan Sosial SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 008 Projek Khas SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 009 Fail Timbul SMKSAA-PSS 01 / 04 / 03 / 010

04 - PUSAT SUMBER PENDIDIKAN NEGERI (PSPN) / JABATAN PELAJARAN NEGERI (JPN)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 001 Surat Pekeliling PSPN / JPN

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 002 Surat Siaran SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 003 Mesyuarat PSPN / JPN

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 004 Aktiviti PSPN / JPN SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 005 Aktiviti Kurikulum SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 006 Aktiviti Kokurikulum SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 007 Kegiatan Sosial SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 008 Projek Khas SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 009 Fail Timbul SMKSAA-PSS 01 / 04 / 04 / 010

05 - BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN (BTP) / KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA (KPM)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 001 Surat Pekeliling BTP / KPM SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 002 Surat Siaran
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 003 Mesyuarat BTP / KPM SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 004 Aktiviti BTP / KPM SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 005 Aktiviti Kurikulum SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 006 Aktiviti Kokurikulum SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 007 Kegiatan Sosial SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 008 Projek Khas SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 009 Fail Timbul SMKSAA-PSS 01 / 04 / 05 / 010

06 - AKTIVITI PUSAT SUMBER SEKOLAH

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 001 Rancangan Aktiviti PSS SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 002 Kertas Kerja Program SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 003 Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 004 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 005 Aktiviti PSS (Kursus/Bengkel/ Seminar/Taklimat/dsb). SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 006 Program Perkembangan Staf SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 007 Pertandingan Anjuran PSS SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 008 Projek Khas PSS SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 009 Program Bacaan (NILAM)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 010 Laporan Aktiviti PSS (Bulanan & Tahunan)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 06 / 011 Fail Timbul

07 - KOLEKSI PUSAT SUMBER SEKOLAH

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 001 Surat Pekeliling SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 002 Kemudahan Fizikal PSS SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 003 Buku PSS SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 004 Bahan Bukan Buku PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 005 Pengurusan & Penyenggaraan Harta Modal

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 006 Pengurusan Inventori SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 007 Pengurusan Bekalan Pejabat SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 008 Pengurusan Bahan PSS (Am) SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 009 Semakan Stok & Hapus Kira

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 07 / 010 Fail Timbul

08 - KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 001 Surat Pekeliling Perbendaharaan / Kewangan PSS SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 002 Anggaran Belanjawan PSS SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 003 Laporan Kewangan PSS (Bulanan & Tahunan) SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 004 Wang Bantuan Kerajaan

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 005 Sumber Wang Awam (SUWA)

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 006 Pesanan Kerajaan SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 007 Invois / Bill / Resit SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 008 Sumbangan / Derma SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 009 Tabung PSS

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 08 / 010 Fail Timbul

09 - PERKHIDMATAN & PENGGUNAAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 001 Surat Pekeliling SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 002 Perkhidmatan Pinjaman Buku
SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 003 Perkhidmatan Pinjaman Bahan Bukan Buku SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 004 Perkhidmatan Pinjaman Peralatan SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 005 Perkhidmatan Penggunaan Bilik / Ruang SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 006 Perkhidmatan Penggunaan Bahan SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 007 Perkhidmatan Penggunaan Peralatan SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 008 Pengajaran-Pembelajaran Literasi Maklumat SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 009 Radio / TV Pendidikan SMKSAA-PSS 01 / 04 / 09 / 010 Fail Timbul

10 - AM ( PUSAT SUMBER SEKOLAH )

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 001 Badan Pengawas PSS SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 002 Kelab Pusat Sumber Sekolah SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 003 Agensi Kerajaan SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 004 Agensi Swasta

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 005 PIBG Sekolah

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 006 Kelab Komputer SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 007 Fail Timbul SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 008 SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 009

SMKSAA-PSS 01 / 04 / 10 / 010

Oleh;

Zul sahri bin Othman

Pusat Kegiatan Guru, Kuala Selangor

E-mail: Telefon:

zul.sahri@btpnsel.edu.my 010-2583293