STANDART OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMBERDAYAAN DAN KESEJAHTERAAN KELUARGA

I. SOSIALISASI
A. SOSIALISASI PROVINSI
Sosialisasi Provinsi merupakan upaya penyebarluasan informasi Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga kepada segenap pengelola Provinsi maupun Kabupaten/Kota, Dinas-Instansi, dan stakeholders lainnya. Agar diperoleh pemahaman Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga secara komprehensif, maka kegiatan sosialisasi tidak hanya dilaksanakan pada awal kegiatan, tetapi perlu dilaksanakan secara terus-menerus sesuai tahapan kegiatan. Penjelasan dan penyebarluasan informasi Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga. Membahas Agenda Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga pada masing-masing Kabupaten/Kota.

Tujuan

Waktu Fasilitator Peserta

Kegiatan ini dilaksanakan September sampai dengan Oktober. Bapemas Provinsi Jawa Timur dan Tim Penggerak PKK Provinsi. Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/ Kota Tim Penggerak PKK Provinsi Tim Penggerak PKK Kabupaten/Kota Kegiatan sosialisasi dilaksanakan dalam bentuk lokakarya dengan agenda: Pemaparan Standar Pelayanan Publik dan Standar Operasional Prosedur Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga. Penyampaian ketetapan lokasi Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga yakni TP-PKK Kabupaten/Kota pemenang perlombaan Desa/Kelurahan Provinsi Jawa Timur Tahun 2011 beserta pagu pendanaannya dari APBD Provinsi. Penjelasan agenda kegiatan setelah pelaksanaan Sosialisasi Provinsi. Dipahaminya konsep, prinsip, prosedur pengelolaan, dan mekanisme Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga. Terwujudnya kesamaan persepsi demi mewujudkan gerak langkah secara terpadu dalam upaya peningkatan kesejahteraan dan sosial ekonomi masyarakat. Tersusunnya Rencana Tindak Lanjut Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga.

Pelaksanaan

Hasil

B. SOSIALISASI KABUPATEN /KOTA

Sosialisasi Kabupaten/Kota merupakan upaya penyebarluasan informasi Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga kepada segenap pengelola kegiatan Kabupaten/Kota, dinas-instansi, desa/kelurahan lokasi kegiatan dan stakeholders lainnya. Agar diperoleh pemahaman terhadap Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga secara komprehensif, maka kegiatan sosialisasi tidak hanya dilaksanakan pada awal kegiatan, tetapi perlu dilaksanakan secara terus menerus sesuai tahapan kegiatan. Pada dasarnya sosialisasi dapat dilakukan pada setiap saat dan setiap tahapan kegiatan, baik secara formal maupun informal, dengan menggunakan berbagai media yang sesuai dengan karakteristik lokal, misalnya melalui papan informasi, media hiburan, poster, pamflet, spanduk, pameran, dan tidak hanya dilakukan melalui media pertemuan. Menjelaskan kinerja kader Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga dalam pembangunan. Menjalin komitmen dan membangun dukungan dari berbagai dinas instansi sektoral maupun stakeholders lainnya. Mengagendakan dan menetapkan jadwal pelaksanaan Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga di Kabupaten/Kota. Sosialisasi Kabupaten/Kota dilaksanakan selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah sosialisasi Provinsi. Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/ Kota bersama-sama TP PKK Kabupaten/Kota Tim Penggerak PKK Kabupaten/Kota, Kecamatan, Desa/ Kelurahan, Kader PKK Pemaparan Standar Pelayanan Publik dan Standar Operasional Prosedur Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga. Penjelasan perlunya partisipasi dan dukungan swadaya dari masyarakat dalam pelaksanaan Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga. Pemaparan komitmen kegiatan dan dukungan dinas/instansi kabupaten/kota terhadap Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga. Penjelasan RTL kegiatan setelah pelaksanaan Sosialisasi Kabupaten/Kota. Berita Acara Sosialisasi Kabupaten/Kota Daftar Hadir

Tujuan

Waktu

Fasilitator Peserta

Pelaksanaan

Dokumen

C. FORUM GROUP DISCUSION (FGD)

FGD adalah forum musyawarah TP PKK, Kader PKK. 1. Membahas tahapan-tahapan pelaksanaan Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga Kabupaten/Kota penerima manfaat. 2. Identifikasi kebutuhan kegiatan. FGD dapat diselenggarakan segera setelah sosialisasi Kabupaten/Kota. Pelaksana FGD adalah TP-PKK Kabupaten/Kota Peserta FGD harus mengikutsertakan perwakilan antara lain : 1. TP PKK 2. Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Kabupaten/Kota masyarakat,

Tujuan

Waktu

Fasilitator Peserta

Masyarakat

Agenda

1. Pembahasan tahapan-tahapan pelaksanaan Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga di tingkat Kabupaten/Kota. 2. Identifikasi kebutuhan kegiatan sosial dan ekonomi. Forum Group Discusion (FGD) dibuka setelah anggota yang hadir telah mencapai lebih dari 50% dan dipastikan nara sumber telah siap. 1. Tersusunnya rencana tahapan-tahapan pelaksanaan Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga di tingkat Kabupaten/Kota. 2. Tersusunnya kebutuhan kegiatan sosial dan ekonomi.

Pelaksanaan

Hasil

II.

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan tahapan kegiatan yang bertujuan untuk menentukan lokasi sasaran kegiatan dan menyusun usulan kegiatan secara partisipatif serta menetapkan alokasi anggarannya.

A. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN
Identifikasi kebutuhan Kabupaten/Kota lokasi sasaran kegiatan didasarkan pada usulan Kabupaten/Kota. Kebutuhan kegiatan didasarkan pada kriteria-kriteria yang telah ditentukan Bapemas Provinsi Jawa Timur. Penetapan lokasi kegiatan ditetapkan dengan Surat Keputusan (SK) Gubernur Jawa Timur. Mengidentifikasi kebutuhan kegiatan Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga di Kabupaten/Kota yang bersangkutan. 1 minggu efektif, kegiatan bisa diatur jadwalnya sehingga bisa berlangsung secara simultan. TP PKK Kabupaten/Kota Review hasil FGD Rapat pembahasan usulan kegiatan. 1. Identifikasi Kebutuhan a. Kegiatan ini dilaksanakan melalui pertemuan khusus bersama antara kader PKK dan TP PKK Kabupaten/Kota. b. Melakukan review usulan kegiatan dalam FGD yang telah dilakukan sebelumnya. c. Menyusun kegiatan beserta anggaran biaya kegiatannya yang menjadi bahan penulisan proposal.

Tujuan Waktu Pelaksana Metode Pelaksanaan

RUANG LINGKUP KEGIATAN

Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga diprioritaskan untuk kegiatan Peningkatan sosial masyarakat berupa peningkatan ketrampilan, peningkatan asupan gizi bagi balita dan ibu hamil, posyandu dan Peningkatan usaha ekonomi produktif rumah tangga melalui :

a. Identifikasi

kebutuhan adalah kegiatan atau aktivitas yang dilakukan dalam upaya menggali usulan-usulan pada Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga pada tingkat kader PKK. b. Identifikasi kebutuhan dilakukan melalui pertemuan TP PKK dan Kader dalam forum FGD sesuai dengan kegiatan yang akan diprioritaskan yaitu kegiatan peningkatan sosial masyarakat dan usaha ekonomi produktif. c. Hasil identifikasi kebutuhan tersebut selanjutnya digunakan sebagai dasar untuk menyusun proposal kegiatan. Hasil identifikasi kebutuhan agar diketahui Ketua Sektap Kabupaten/Kota.

B. SASARAN

Bantuan hibah PKK diberikan sebagai salah satu bentuk reward kepada Kabupaten/Kota pemenang Perlombaan Desa/Kelurahan Provinsi Jawa Timur Tahun 2011. Sasaran dari Kegiatan Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga adalah : a. Sasaran penerima kegiatan ini adalah : 1) Tim Penggerak Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga (PKK) di 8 (delapan) Kabupaten/Kota lokasi pemenang Perlombaan Desa/Kelurahan tingkat Provinsi Jawa Timur Tahun 2011. 2) TP-PKK Kabupaten/Kota pemenang Perlombaan Desa/Kelurahan Tingkat Provinsi Jawa Timur Tahun 2011 akan mendapatkan penghargaan (reward) untuk stimulan kegiatan pembinaan, penyuluhan dan pemberdayaan baik sosial maupun ekonomi dan operasional yang proporsinya mengacu pada ketentuan yang telah ditetapkan. b. Sasaran Kegiatan ini adalah : 1) Peningkatan sosial masyarakat berupa peningkatan ketrampilan, peningkatan asupan gizi bagi balita dan ibu hamil, serta posyandu. 2) Peningkatan usaha ekonomi produktif rumah tangga.

Bantuan hibah PKK diberikan sebagai salah satu bentuk reward kepada TP-PKK Kabupaten/Kota pemenang Perlombaan Desa/Kelurahan Provinsi Jawa Timur Tahun 2011. Bantuan hibah dimaksud akan diberikan kepada : 1. TP-PKK rupiah); 2. 3. TP-PKK Kabupaten Malang sebesar Rp. 50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah); TP-PKK Kabupaten Lamongan sebesar Rp. 45.000.000,- (Empat Puluh Lima Juta Rupiah); 4. TPP-PKK Kabupaten Probolinggo sebesar Rp. 40.000.000,- (Empat Puluh Juta Rupiah); 5. TP-PKK Kota Malang sebesar Rp. 37.500.000,- (Tiga Puluh Tujuh Juta Lima Ratus Ribu Rupiah); 6. 7. TP-PKK Kota Madiun sebesar Rp. 35.000.000,- (Tiga Puluh Lima Juta Rupiah); TP-PKK Kota Kediri sebesar Rp. 32.500.000,- (Tiga Puluh Dua Juta Lima Ratus Ribu Rupiah); 8. TP-PKK Kabupaten Banyuwangi sebesar Rp. 30.000.000,- (Tiga Puluh Juta Rupiah). Kabupaten Pacitan sebesar Rp. 56.000.000,- (Lima puluh enam juta

C. PENDANAAN
Pendanaan kegiatan PKK berasal dari dana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Provinsi Jawa Timur Tahun Anggaran 2011. Penggunaan dana hibah PKK diberikan untuk penguatan kelembagaan dan kegiatan ekonomi produktif TP-PKK Kabupaten/Kota sebagai penghargaan (reward) pemenang Perlombaan Desa dan Kelurahan Berhasil Provinsi Jawa Timur Tahun 2011. Proporsi penggunaan dana hibah pada lokasi kegiatan dipergunakan untuk : 1. Biaya Operasional (TP PKK Kabupaten/Kota) sebesar 10% dari total hibah dengan rincian sebagai berikut:

No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 2.

Kabupaten/Kota Kab. Pacitan Kab. Malang Kab. Lamongan Kab. Probolinggo Kota Malang Kota Madiun Kota Kediri Kab. Banyuwangi

Bantuan Langsung (Rp.) 56.000.000 50.000.000 45.000.000 40.000.000 37.500.000 35.000.000 32.500.000 30.000.000

Jumlah (Rp.) 5.600.000 5.000.000 4.500.000 4.000.000 3.750.000 3.500.000 3.250.000 3.000.000

Biaya pada lokasi Kegiatan PKK di Kabupaten/Kota sebesar 90% dari dana hibah dengan perincian sebagai berikut: a. Kegiatan Sosial 25% dari dana kegiatan ; b. Kegiatan ekonomi 75% dari dana kegiatan. No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Kabupaten/Kota Kab. Pacitan Kab. Malang Kab. Lamongan Kab. Probolinggo Kota Malang Kota Madiun Kota Kediri Kab. Banyuwangi Bantuan Langsung (Rp.) 50.400.000 45.000.000 40.500.000 36.000.000 33.750.000 31.500.000 29.250.000 27.000.000 Kegiatan Sosial (Rp.) 12.600.000 11.250.000 10.125.000 9.000.000 8.437.500 7.875.000 7.312.500 6.750.000 Kegiatan Ekonomi (Rp.) 37.800.000 33.750.000 30.375.000 27.000.000 25.312.500 23.625.000 21.937.500 20.250.000

PETUNJUK TEKNIS PENGAJUAN PENCAIRAN DANA DAN PENULISAN USULAN KEGIATAN

A. SYARAT PENGAJUAN PENCAIRAN DANA
Pengajuan pencairan dana Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga dilaksanakan dengan tahapan dan persyaratan sebagai berikut: 1. Ketua TP PKK Kabupaten/Kota mengajukan Surat Permohonan Pencairan Dana kepada Gubernur Jawa Timur melalui Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota, dilengkapi dengan: Proposal NPHD Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak/Pakta Integritas Kwitansi Fotocopy KTP Ketua dan Bendahara Tim Penggerak PKK Tingkat Kabupaten/Kota f. Fotocopy rekening Bank Jatim. Semua berkas (poin a f) dibuat rangkap 4, dengan perincian: 2 untuk Bapemas Provinsi Jawa Timur, 1 untuk Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota, dan 1 untuk arsip TP-PKK. 2. Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota melakukan verifikasi proposal yang diajukan TP-PKK Kabupaten/Kota, bilamana kelengkapan berkas proposal pencairan dinyatakan sudah benar dan lengkap, segera mengajukan permohonan pencairan dana dengan membuatkan Surat Pengantar Pengajuan Pencairan Dana kepada Gubernur yang ditandatangani oleh Kepala Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota. 3. Dokumen permohonan pencairan dana tersebut, disampaikan kepada Gubernur Jawa Timur melalui Bapemas Provinsi Jawa Timur. 4. Bapemas Provinsi Jawa Timur melakukan verifikasi terhadap proposal yang telah diverifikasi oleh Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota. Proposal yang dinyatakan lengkap dan benar selanjutnya akan diproses pencairannya melalui Biro Keuangan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Timur, sedangkan bagi yang tidak lengkap akan dikonfirmasikan kembali melalui Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota untuk dilengkapi. a. b. c. d. e.

B. WAKTU PENGAJUAN PENCAIRAN DANA

Pengajuan pencairan dana dilaksanakan sesegera mungkin, setelah penyelenggaraan FGD. Agar dana Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga dapat segera dicairkan, maka pengajuan permohonan pencairan dana mengikuti jadwal sebagai berikut:

NO
1 2

KEGIATAN
Penyusunan Proposal PKK dan Kelengkapan Berkas Verifikasi Proposal dan Kelengkapan Berkas di Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyaraakat Kabupaten /Kota Perbaikan Proposal

DURASI WAKTU
Paling lambat 1 minggu dari FGD Paling lambat 5 hari sejak diterima dari PKK

KETERANGAN

Bila diketemukan kesalahan, saat itu juga segera diberitahukan ke TPPKK Kab/Kota yang bersangkutan.

Paling lambat 3 hari sejak pemberitahuan oleh Badan/Dinas/ Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota Paling lambat 2 hari sejak diterima dari PKK Paling lambat 3 hari sejak verifikasi dinyatakan lengkap dan benar Paling lambat 2 hari sejak diterima dari Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota Paling lambat 7 hari sejak pemberitahuan oleh Bapemas Provinsi Jawa Timur Paling lambat 1 hari sejak diterima dari Kabupaten/Kota Paling lambat 5 hari sejak Proposal dinyatakan lengkap dan benar. Paling lambat 7 hari setelah diterima dari Bapemas Provinsi Jawa Timur Bila diketemukan kesalahan, saat itu juga segera diberitahukan ke kabupaten/ kota yang bersangkutan.

4 5

Verifikasi Perbaikan Proposal Pengiriman Proposal ke Bapemas Provinsi Jawa Timur Verifikasi Proposal dan Kelengkapan Berkas di Bapemas Provinsi Jawa Timur

Perbaikan Proposal

Verifikasi Perbaikan Proposal

Pengiriman Proposal ke Biro Keuangan Pemeriksaan berkas oleh Biro Keuangan

10

C. PENULISAN USULAN KEGIATAN

1. Proposal yang diusulkan oleh TP-PKK Kabupaten/Kota berisi rencana pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang sesuai dengan lingkup kegiatan sebagaimana diatur pada Standar Pelayanan Publik Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga, yang dituangkan dalam Berita Acara FGD. 2. Penulisan proposal dilakukan oleh Pengurus PKK dan difasilitasi Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota. 3. Setelah halaman judul (cover) Proposal, diberi Lembar Persetujuan, yang ditandatangani oleh Ketua TP-PKK Kabupaten/Kota, Mengetahui Kepala Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota. 4. Proposal diberi Surat Pengajuan Permohonan Pencairan Dana, ditujukan kepada Gubernur Jawa Timur. Surat ini ditandatangani oleh Ketua TP-PKK dan diketahui oleh Kepala Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota. 5. Proposal dilengkapi dengan dokumen pencairan dana berupa NPHD, Pakta Integritas, kwitansi, fotocopy KTP dan fotocopy Rekening Bank Jatim yang telah dilegalisasi selanjutnya diserahkan kepada Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota untuk diverifikasi.

SISTEMATIKA PROPOSAL PKK

Sistematika Proposal PKK dan penjelasannya secara singkat dan sederhana adalah sebagai berikut. NO 1 2 3 4 ISI PROPOSAL HALAMAN JUDUL Surat Pengajuan Permohonan Pencairan Dana Lembar Persetujuan ISI PROPOSAL PKK a. Latar Belakang Uraian singkat tentang perjalanan PKK sampai saat ini, hal-hal penting yang sudah dilakukan, permasalahan yang dihadapi dan perlunya kegiatan yang akan diusulkan. Uraikan secara singkat poin-poin maksud dan tujuan dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Matriks masing-masing kegiatan yang diusulkan dengan anggarannya Tulis nama pengurus TP-PKK Kabupaten/Kota yang menjadi pelaksana kegiatan dari dana hibah. Uraikan secara singkat (dalam bentuk matriks) lokasi dan calon penerima manfaat masing-masing kegiatan. Jelaskan secara sederhana
9

PENJELASAN Lihat contoh terlampir Lihat contoh terlampir Lihat contoh terlampir

b. Maksud dan Tujuan

c. Jenis Kegiatan dan Anggaran d. Pengelola/Pelaksana Kegiatan

e. Lokasi dan Calon Pemanfaat

f. Rencana Pengelolaan Kegiatan

bagaimana masing-masing kegiatan yang akan diusulkan tersebut. dilaksanakan. Siapa saja yang terlibat, butuh waktu berapa lama, bagaimana pengelolaan kegiatannya dan seterusnya. g. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan h. Penutup i. LAMPIRAN PROPOSAL - Rincian Anggaran Biaya RAB, berisi uraian secara rinci dan detil penggunaan dana pada masingmasing penjabaran kegiatan. PengSPJ-an berpedoman pada RAB. Pastikan penulisan nama-nama pengurus PKK sesuai dengan KTP Isi kegiatan yang disepakati dalam FGD harus sesuai dengan kegiatan yang diusulkan dalam Proposal Point a, b c, lihat contoh terlampir. Berkas ini tidak ikut dijilid. Matriks rencana jadwal pada masingmasing kegiatan Berisi penekanan isi dan harapan terwujudnya tujuan proposal.

- SK Bupati/Walikota tentang Pengurus TP PKK Kabupaten/Kota - Berita Acara FGD

BERKAS LAINNYA a. NPHD b. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak/Pakta Integritas c. Kwitansi d. Fotocopy KTP Ketua dan Bendahara TP-PKK Kab/Kota e. Fotocopy rekening Bank Jatim.

10

Contoh Halaman Judul

PROPOSAL
KEGIATAN PEMBERDAYAAN DAN KESEJAHTERAAN KELUARGA (PKK) PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2011

LO

PKK

11

Contoh Surat Pengajuan Permohonan Pencairan Dana

KOP PKK
..............., Nomor : Lampiran : Perihal : Permohonan Pencairan Dana Kegiatan PKK Tahun 2010 ..................2011

Kepada Yth. Bapak Gubernur Jawa Timur Di SURABAYA

..................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ..................................................................................... ............................................................................................... ............................................................................................... ...............................................................................................

Mengetahui : Kepala Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota ...........................

Ketua TP PKK Kabupaten/Kota .................

...................................... (Nama Terang & Stempel)

................................ (Nama Terang & Stempel)

Tembusan : Yth. 1. Bpk. Kepala BAPEMAS Propinsi Jawa Timur di Surabaya; 2. Bpk. Kepala Biro Keuangan Setda Prov. Jatim di Surabaya;

12

Contoh Halaman Persetujuan/Pengesahan

Halaman Pengesahan KEGIATAN PEMBERDAYAAN DAN KESEJAHTERAAN KELUARGA (PKK) PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2011 1. Nama Kegiatan 2. Lokasi 3. Pelaksana 4. Waktu Pelaksanaan 5. Anggaran : Kegiatan PKK : Kab/ Kota ..................... : PKK Kab/ Kota ............................... : Oktober Desember 2011 : 1. APBD Propinsi Rp. .....................

2. APBD Kab/ Kota Rp. ..................... 3. Swadaya Rp. .....................

TOTAL (

Rp. ................................ Nilai Nominal dalam huruf )

.................., ........................................ 2011 Ketua TP PKK Kabupaten/Kota ...............................

............................... (Nama Terang & Stempel)

Mengetahui : Kepala Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota ...........................

...................................... (Nama Terang & Stempel)

13

SISTEMATIKA PROPOSAL
KEGIATAN PEMBERDAYAAN DAN KESEJAHTERAAN KELUARGA (PKK)

PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2011

Sampul Lembar Pengesahan I. LATAR BELAKANG Uraikan secara ringkas alasan yang mendasari Pokja PKK tersebut mengajukan permohonan bantuan dana PKK, hubungkan dengan kegiatan yang akan dibiayai. II. MAKSUD DAN TUJUAN Uraikan maksud dan tujuan dilaksanakannnya kegiatan yang akan didanai oleh hibah TP-PKK yang bersumber dari PAPBD Provinsi Jawa Timur. III. JENIS KEGIATAN DAN ANGGARAN Uraikan bentuk kegiatan secara rinci dan anggaran yang dibutuhkan. Jumlah anggaran yang dibutuhkan (sesuai dengan plafon) dan rencana penggunaannya. Rincian RAB terlampir.

NO.

Bentuk Kegiatan

Sasaran

Anggaran (Rp)

IV.

PENGELOLA / PELAKSANA KEGIATAN Uraikan Kegiatan tersebut dilakukan oleh siapa, sebutkan legalitas yang mendasari pendirian PKK (sebutkan nomor SK) dan foto copy SK dilampirkan. Sebutkan susunan pengurus sebagaimana tercantum dalam legalitas SK dimaksud.

V.

LOKASI DAN CALON PEMANFAAT Uraikan secara singkat (dalam bentuk matriks) lokasi dan calon penerima manfaat masing-masing kegiatan. NO. Bentuk Kegiatan Sasaran Lokasi kegiatan

14

VI.

RENCANA PENGELOLAAN KEGIATAN Jelaskan secara sederhana bagaimana masing-masing kegiatan yang akan diusulkan tersebut dilaksanakan. Siapa saja yang terlibat, butuh waktu berapa lama, bagaimana pengelolaan kegiatannya dan seterusnya.

ViI. JADWAL PELAKSANAAN Uraian kegiatan terinci pada jadwal pelaksanaan diisi mulai dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan pertanggung jawaban kegiatan. No Uraian Kegiatan PELAKSANAAN BULAN November Desember Januari

VIII. PENUTUP Demikian proposal ini disusun untuk memberikan informasi awal dan persyaratan dalam proses pencairan dana bantuan.

VIII. LAMPIRAN 1. Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang ditanda tangani oleh Ketua TPPKK 2. Legalitas Kepengurusan PKK. 3. Fotocopy Rekening atas nama lembaga PKK di Bank Jatim yang masih aktif dan dibuktikan dengan legalisir Bank Jatim 4. Kwitansi bermaterai cukup dengan nominal dana, jenis dan lokasi kegiatan sesuai dengan SK Gubernur 5. Fotocopy KTP Ketua TP-PKK dan Bendahara PKK 6. Naskah Perjanjian Hibah Daerah (NPHD) 7. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak / Pakta Integritas

Catatan : 1) Proposal dibuat rangkap 4 (empat), Tanda tangan dan stempel asli seluruhnya (tidak di foto copy). 2) NPHD dibuat rangkap 5 (lima). Tanda tangan dan stempel asli seluruhnya. 3) Nama dan Alamat PKK, Jenis Kegiatan, alamat di rekening dan NPHD harus sama/konsisten dengan dokumen lainnya. 4) Nama Ketua PKK yang tercantum dalam proposal, lembar pengesahan, surat permohonan kepada Gubernur Jawa Timur, kwitansi, NPHD, rekening di bank Jatim, harus sama dengan KTP. 5) Proposal tidak dijilid (cukup memakai binder clip)
15

Contoh RAB :
RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)

Kabupaten / Kota No. 1. Uraian Kegiatan Peningkatan Sosial Masyarakat

...................................... Satuan Harga Jumlah Dana(Rp.) Rp. .......................

2.

Peningkatan Usaha Ekonomi Produktif

Rp. ......................

3.

Biaya Operasional TPPKK

Rp. .......................

Jumlah Seluruhnya : (Terbilang : ...................................................................... )

Rp. .......................

..............., ................ 2011 KETUA TP PKK Kabupaten/Kota ........................

............................. (Nama Terang & Stempel)

16

Contoh Naskah Perjanjian Hibah Daerah Daerah (NPHD)

NASKAH PERJANJIAN HIBAH DAERAH (NPHD) Pada hari ini .................., tanggal bulan . tahun Dua Ribu Sebelas, yang bertanda-tangan dibawah ini : I. Nama NIP Pangkat Jabatan Instansi Alamat : : : : : : TOTOK SOEWARTO, SH, M.Si 19531229 198002 1 002 Pembina Utama Muda Kepala Badan Pemberdayaan Masyarakat Badan Pemberdayaan Masyarakat Provinsi Jawa Timur Jl. A. Yani 152 C Surabaya

Yang bertindak untuk dan atas nama Gubernur Jawa Timur yang selanjutnya disebut PIHAK KESATU II. Nama No.KTP Jabatan Alamat PKK Kegiatan : .. : .. : Ketua Tim Penggerak Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga (TP-PKK) : .. : Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga

Yang bertindak untuk dan atas nama TP-PKK Kabupaten/Kota ................. selanjutnya dalam Naskah Perjanjian Hibah Daerah ini disebut PIHAK KEDUA. Kedua belah pihak sepakat untuk melakukan Perjanjian Hibah Daerah dengan ketentuan sebagai berikut :

Pasal 1 JUMLAH DAN TUJUAN HIBAH (1) (2) PIHAK KESATU memberikan hibah daerah kepada PIHAK KEDUA, berupa uang sebesar Rp. .................. (...................................... rupiah); Dana sebagaimana ayat (1) dipergunakan untuk biaya operasional dan kegiatan PKK sebagaimana Proposal/RAB terlampir, yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari NPHD ini; Penggunaan dana sebagaimana ayat (2) bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat di Jawa Timur.

(3)

17

Pasal 2 PENCAIRAN DANA HIBAH DAERAH (1) Pencairan dana hibah daerah yang bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Daerah (APBD) Provinsi Jawa Timur Tahun 2011 dilakukan sekaligus sesuai dengan Proposal sebagaimana pasal 1 ayat (1); Untuk pencairan dana hibah daerah, PIHAK KEDUA mengajukan permohonan kepada PIHAK KESATU dengan dilampiri : a. Proposal / Rencana Anggaran Biaya; b. Naskah Perjanjian Hibah Daerah ; c. Kwitansi ; d. Fotokopy Rekening TP-PKK di Bank Jatim yang masih aktif ; e. Fotocopy KTP Ketua dan Bendahara TP-PKK; f. Surat Keputusan Kepengurusan PKK (Legalitas); g. Surat Pernyataan Bertanggungjawab Mutlak/Pakta Integritas PIHAK KEDUA setelah menerima dana hibah dari PIHAK KESATU segera melaksanakan kegiatan sesuai Proposal/Rencana Anggaran Biaya dengan berpedoman pada ketentuan perundangan yang berlaku;

(2)

(3)

Pasal 3 KEWAJIBAN PIHAK KEDUA (1) Melaksanakan dan bertanggungjawab penuh atas pelaksanaan program dan kegiatan yang didanai dari dana hibah daerah yang telah disetujui PIHAK KESATU dengan berpedoman pada ketentuan perundangan yang berlaku; Melaksanakan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku; Membuat dan menyampaikan pertanggungjawaban penggunaan dana hibah daerah beserta fotocopy bukti transaksi kepada PIHAK KESATU paling lama 1 (satu) bulan setelah pelaksanaan kegiatan; Pertanggung-jawaban sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dalam bentuk bukti tanda terima uang dan bukti-bukti penggunaan dana sesuai dengan Naskah Perjanjian Hibah Daerah (NPHD) dan Proposal/RAB; Apabila dalam batas yang telah ditentukan tidak menyampaikan laporan sebagaimana dimaksud dalam ayat (4) maka akan dikenakan sanksi hukum sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku; Menyimpan laporan realisasi penggunaan dana hibah serta bukti-bukti lainnya yang sah sesuai dengan proposal/RAB; Apabila dalam penggunaan dana hibah terjadi penyimpangan yang menyebabkan kerugian negara, maka menjadi tanggung jawab penuh dari Pihak Kedua.

(2) (3)

(4)

(5)

(6) (7)

18

Pasal 4 HAK DAN KEWAJIBAN PIHAK KESATU (1) (2) PIHAK KESATU berhak menunda pencairan dana hibah daerah apabila PIHAK KEDUA tidak/belum memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan; PIHAK KESATU dapat melaksanakan evaluasi dan monitoring atas penggunaan dana hibah daerah berdasarkan proposal dan laporan pertanggungjawaban penggunaan dana hibah; PIHAK KESATU berkewajiban segera mencairkan dana hibah daerah apabila seluruh persyaratan dan kelengkapan berkas pengajuan pencairan dana telah dipenuhi oleh PIHAK KEDUA, dan dinyatakan lengkap dan benar melalui verifikasi Badan/Dinas/Kantor Kabupaten/Kota dan BapePropinsi Jawa Timur.

(3)

Pasal 5 ADDENDUM (1) Dalam hal terdapat perubahan rencana anggaran belanja sebagaimana tercantum dalam lampiran, PIHAK KEDUA mengajukan perubahan kepada PIHAK KESATU dengan tidak menambah jumlah nominal dan tujuan penggunaan hibah; Perubahan RAB sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dalam Addendum yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari NPHD ini. Pasal 6 LAIN-LAIN (1) Naskah Perjanjian Hibah Daerah (NPHD) ini, dibuat rangkap 5 (lima), lembar pertama dan kedua masing-masing bermaterai cukup sehingga mempunyai kekuatan hukum sama. Hal-hal lain yang belum tercantum dalam NPHD ini dapat diatur lebih lanjut dalam Addendum.

(2)

(2)

PIHAK KEDUA,

PIHAK KESATU,

_____________________ (Nama Ketua TP-PKK, TT & stempel)

TOTOK SOEWARTO, SH, M.Si Pembina Utama Muda NIP. 19531229 198002 1 002

Catatan untuk NPHD : NPHD dibuat rangkap 5 (lima) dengan tanda tangan asli dan stempel basah. Lembar pertama PIHAK KESATU bermaterai cukup (untuk disimpan PIHAK KEDUA). Lembar kedua PIHAK KEDUA bermaterai cukup (untuk disimpan PIHAK KESATU).

19

Contoh Surat Pernyataan Tanggungjawab Mutlak/Pakta Integritas

SURAT PERNYATAAN TANGGUNG JAWAB MUTLAK/PAKTA INTEGRITAS

Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : ............................................... Jabatan : Ketua Tim Penggerak Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga Kabupaten/Kota ....................... Alamat : ................................................

Bahwa sesuai dengan Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia, tanggal 8 Nopember 2007 Nomor 900/2677/SJ perihal Hibah dan Bantuan Daerah dan Peraturan Menteri Keuangan tanggal 6 Nopember 2008 Nomor 169/PMK.07/2008 perihal Tata Cara Penyaluran Hibah Kepada Pemerintah Daerah. Dengan ini menyatakan bahwa kami sebagai penerima dana hibah dari Kegiatan Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga (PKK) Provinsi Jawa Timur Tahun 2011, akan bertanggung jawab mutlak terhadap penggunaan dana hibah yang kami terima sesuai dengan Standar Pelayanan Publik dan Standart Operasional Prosedur kegiatan PKK dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Apabila di kemudian hari diketahui terjadi penyimpangan dalam penggunaannya sehingga kemudian menimbulkan kerugian negara, maka kami bersedia mengganti dan menyetorkan kerugian tersebut ke Kas Daerah serta bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Demikian surat pernyataan ini dibuat dengan sebenarnya dan bermaterai cukup untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

.................................., .........................2011 Mengetahui: Kepala Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota ...........................

Materai Rp.6000

Ketua TP PKK,

.............................................. (Nama Terang & Stempel)

............................................. (Nama Terang & Stempel)

20

KWITANSI
No : .................................
TERIMA DARI : GUBERNUR JAWA TIMUR

SEBESAR

: ===== ...........................PULUH JUTA RUPIAH =====

UNTUK PEMBAYARAN : BELANJA DANA HIBAH DAERAH PROGRAM/KEGIATAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT PROVINSI JAWA TIMUR DAN TAHUN ANGGARAN 2011 KEPADA TIM PENGGERAK (TP-PKK)

PEMBERDAYAAN

KESEJAHTERAAN

KELUARGA

KABUIPATEN/KOTA...............DALAM RANGKA KEGIATAN BANTUAN HIBAH UINTUK TIM PENGGERAN PEMBERDAYAAN DAN KESEJAHTERAAN KELUARGA KABUPATEN/KOTA PADA LOKASI DESA/KELURAHAN PEMENANG PERLOMBAAN DESA DAN KELURAHAN PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2011

TERBILANG :

Rp. ..................... ,-

............................., ....... 2011 Mengetahui: KEPALA BADAN/DINAS/KANTOR PEMBERDAYAAN MASYARAKAT KABUPATEN/KOTA .......................

KETUA TP-PKK KABUPATEN/KOTA ....................

Materai Rp.6000,-

...................................................

.............................................

Catatan :
tanggal dan bulan pada kwitansi tidak perlu diisi. Kwitansi dibuat rangkap 5 (lima), lembar pertama bermaterai, sedangkan lembar kedua sampai kelima tidak bermaterai.

21

PERTANGGUNGJAWABAN DAN PELESTARIAN

Pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan PKK dilakukan dalam 2 (dua) bentuk yaitu : A. Pertanggungjawaban Administrasi B. Pertanggungjawaban Publik /Musdes Pertanggungjawaban

A. PERTANGGUNGJAWABAN ADMINISTRASI
Salah satu prinsip pelaksanaan bantuan hibah untuk penguatan kelembagaan, pembinaan, penyuluhan, Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga adalah akuntabilitas. Oleh karena itu sebagai perwujudan prinsip tersebut dilakukan penyusunan laporan keuangan sebagai bentuk pertanggung jawaban administratif pelaksanaan kegiatan. Tujuan Untuk menyusun pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan secara administratif dalam bentuk laporan keuangan. Waktu Maksimal 1 ( satu ) bulan setelah pelaksanaan kegiatan Pelaksana Kegiatan dilakukan oleh TP-PKK Kabupaten/Kota Pelaksanaan Penerima dana kegiatan PKK bertanggung jawab penuh atas penggunaan dana yang diterimanya dengan berpedoman pada ketentuan perundang undangan dan wajib menyampaikan laporan pertanggungjawaban secara administratif kepada Gubernur Jawa Timur paling lama 1 ( satu ) bulan setelah Latar Belakang

pelaksanaan kegiatan
Pertanggungjawaban administratif, dilakukan dalam bentuk : (i) Laporan Pelaksanaan Kegiatan. (ii) Laporan Realisasi Penggunaan Dana Kegiatan Realisasi penggunaan dana program sesuai dengan Proposal/RAB yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Naskah Perjanjian Hibah Daerah disertai bukti tanda terima uang, dan bukti bukti lainnya yang sah. Setiap transaksi yang dilakukan agar tercatat dan dapat dipertanggungjawaban. Bukti pertanggungjawaban pengadaan barang/jasa yang dilakukan oleh masyarakat/PKK berupa kwitansi asli bermaterai cukup dan dilampiri dengan nota pembelian. Bukti pertanggungjawaban penyelenggaraan rapat/ musyawarah berupa nota pembelian perlengkapan rapat/FGD (konsumsi rapat, alat tulis dll) dan daftar hadir peserta. Bukti pertanggungjawaban honorarium dilengkapi dengan kwitansi tanda terima. Bukti kwitansi dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut : (i) Nama Transaksi sesuai RAB dalam Proposal, (ii) tanggal transaksi, (iii) pelaku transaksi (pembayar & penerima), (iv) pengesahan (validasi transaksi) oleh Bendahara dan Ketua PKK, (v) pengenaan materai Rp. 3000,- pada nominasi transaksi Rp. 250.000 s/d Rp. 1.000.000,- dan pengenaan materai Rp. 6000,pada nominal transaksi diatas Rp. 1.000.000,Administrasi pertanggungjawaban minimal dibuat rangkap 4 (empat) dengan rincian lembar 1 (satu) asli.

22

Hasil Dokumen Indikator Kerja Catatan

Lembar 1 untuk arsip TP-PKK Kabupaten/Kota, lembar 2 dikirim untuk Sektap Kabupaten/Kota sedangkan lembar 3 dan 4 dikirim ke Bapemas Provinsi Jawa Timur. Tersusunya laporan keuangan kegiatan PKK di Kabupaten/Kota. Laporan Keuangan (SPJ) Ketepatan Waktu Kesesuaian dengan pelaksaan kegiatan serta Rencana Anggaran Biaya Laporan pertanggungjawaban administratif dari dana APBD Provinsi terpisah dengan APBD Kabupten/Kota

B. PERTANGGUNGJAWABAN PUBLIK
Pertanggungjawaban publik dilakukan dalam bentuk Musyawarah Kabupaten/Kota (Muskab/Kota) Pertanggungjawaban Latar Merupakan musyawarah yang dilaksanakan setelah mencapai Belakang akhir masa kegiatan atau telah terealisasi 100%. Kegiatan ini dimaksud untuk membahas laporan PKK dalam pelaksanaan kegiatan sebagai bentuk pertanggung jawaban. Tujuan Masyarakat mengetahui hasil hasil kegiatan PKK di Kabupaten/Kota Masyarakat menilai keberhasilan pengelola kegiatan, memberi masukan perbaikan, dan saran untuk pemeliharaan dan pelestariannya Sebagai media PKK untuk mempertanggungjawabkan kegiatan yang dilaksanakan Waktu Dilaksanakan selambat lambatnya tanggal 15 Desember atau setelah kegiatan direalisasikan 100 % Fasilitator MusKap/Kota pertanggungjawaban dilaksanakan oleh TP-PKK Kabupaten/Kota difasilitasi oleh Bapemas Kabupaten/Kota. Peserta TP-PKK Kabupaten-Kota TP-PKK Kecamatan Bapemas Kab/Kota Persiapan 1. Bapemas Kabupaten/Kota,koordinasi untuk menentukan antara lain (i) waktu dan tempat pertanggungjawaban, (ii) peserta Muskab/Kota, (iii) pemandu dan nara sumber, (iv) agenda musyawarah, (v) bahan dan peralatan yang diperlukan, (vi) pembentukan panitia pelaksana. 2. Panitia berkoordinasi dan berbagai tugas dalam mempersiapkan penyelenggaraan MusKab/Kota pertanggung jawaban, antara lain sebagai berikut : a. Pembuatan dan penyampaian undangan. b. Agenda MusKab/Kota. c. Penyiapan bahan bahan dan peralatan MusKab/Kota, antara lain : (a) laporan PKK, (b) daftar hadir peserta, (c) kertas plano,spidol,selotip,papan tulis. d. Tempat dan perlengkapan musyawarah : meja, kursi, sound system dan pengaturannya. e. Penentuan petugas pelaksana seperti pembawa acara, pemberi sambutan pembuka, pemandu musyawarah, notulis, konsumsi, dsb. Pelaksanaan 1. Sambutan pembukaan.
23

Hasil

RTL

Dokumen

Indikator Kinerja

2. Penyampaian Pertanggungjawaban dan Rencana Pengembangan Kegiatan, meliputi : a. Laporan Perkembangan Kegiatan dan Laporan Keuangan oleh TP-PKK. b. Laporan Pelaksanaan Kegiatan dan Rencana Pelestarian oleh TP-PKK. c. Laporan Perkembangan dan usulan kegiatan oleh kader PKK. 3. Tanya jawab pembahasan Laporan, Rencana Kegiatan dan usulan usulan. 4. Penyerahan hasil hasil kegiatan oleh TP-PKK/Kader. 5. Penyepakatan RTL Pemeliharaan, Pelestarian dan Pengembangan Program. 6. Penutupan. 7. PKK mensosialisasikan hasil MusKab/Kota Pertanggungjawaban melalui papan pengumuman. 1. Terlaporkannya hasil pelaksanaan kegiatan PKK kepada publik. 2. Adanya penilaian dan masukan perbaikan dari pertanggungjawaban kegiatan. 3. Adanya komitmen pelestarian hasil kegiatan. 4. Terisinya Berita Acara MusKab/Kota Pertanggungjawaban. 5. Terisinya Rencana Tindak Lanjut Perencanaan. RTL Musdes Pertanggungjawaban antara lain : 1. Membuat Berita Acara MusKab/Kota Pertanggungjawaban, diketahui oleh Kepala Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota. 2. PKK memperbaiki laporan kegiatan berdasarkan masukan masukan peserta musyawarah. 3. PKK menyampaikan laporan kegiatan yang telah disempurnakan kepada Bapemas Kabupaten/Kota. Berita Acara MusKab/Kota Pertanggungjawaban. Daftar Hadir. Berita Acara Kesepakatan Pelestarian Kegiatan. Ketepatan waktu Unsur peserta Jumlah undangan dan peserta yang hadir Kelengkapan dokumen

C. RAPAT EVALUASI KABUPATEN/KOTA

Rapat evaluasi Kabupaten/Kota adalah forum pertemuan yang dilaksanakan setelah melaksanakan MusKab/Kota Pertanggungjawaban. Kegiatan ini dimaksudkan untuk membahas hasil pelaksanaan kegiatan PKK sekaligus sebagai bentuk evaluasi dan pertanggungjawaban PKK maupun rencana pembinaan PKK oleh Kabupaten/Kota pada masa pasca program. Tujuan 1. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan PKK 2. Penyampaian hasil pemantauan kegiatan 3. Pembahasan hasil pemantauan kegiatan 4. Merumuskan rekomendasi dan RTL perbaikan kegiatan Dilaksanakan setelah semua kegiatan selesai dan sudah melaksanakan MusKab/Kota pertanggungjawaban. (i) Bapemas Kab/Kota, (ii) TP-PKK Kabupaten/Kota. 1. TP PKK Kabupaten/Kota melakukan koordinasi dengan
24

Waktu Pelaksana Persiapan

2.

Pelaksanaan

1.

2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 5.

Hasil

Dokumen

Indikator Kinerja

Bapemas Kabupaten/Kota, untuk menentukan antara lain : (i) waktu dan tempat, (ii) peserta rapat, (iii) pemandu dan nara sumber, (iv) agenda rapat, (v) bahan dan peralatan yang diperlukan. TP PKK Kabupaten/Kota bersama Bapemas Kabupaten/Kota berkoordinasi dan berbagi tugas dalam mempersiapkan penyelenggaraan Rapat Evaluasi, antara lain berkait dengan: a. Pembuatan dan penyampaian undangan. b. Pembahasan agenda dan skenario rapat evaluasi c. Penyiapan materi, bahan dan alat d. Tempat dan perlengkapan rapat evaluasi e. Pembentukan panitia pelaksana Sambutan pembukaan Kepala Bapemas Kabupaten/Kota sekaligus penyampaian maksud dan tujuan penyelenggaraan rapat evaluasi. Penyampaian Laporan hasil pelaksanaan PKK di Kabupaten/Kota. Penyampaian hasil pemantauan pelaksanaan PKK di Kabupaten/Kota. Tukar pendapat, pemberian saran dan rekomendasi. Penyampaian beberapa kesimpulan dan rekomendasi rapat. Penutupan. Diperolehnya informasi tentang pelaksanaan kegiatan serta evaluasi. Diperolehnya masukan tindak lanjut pembinaan. Berita Acara Rapat Evaluasi Daftar Hadir Daftar Realisasi Dukungan Dokumen rencana pembinaan Ketepatan waktu Unsur Peserta Jumlah undangan dan peserta yang hadir Adanya kesepakatan tindak lanjut pembinaan Kelengkapan dokumen

25

PETUNJUK TEKNIS PENGENDALIAN KEGIATAN

Pengendalian Kegiatan PKK merupakan kegiatan yang diarahkan demi memastikan pelaksanaan kegiatan berjalan sesuai dengan prinsip dan mekanisme yang telah ditetapkan. Pengendalian kegiatan penting demi menjaga mutu proses dan hasil kegiatan secara optimal. Bentuk kegiatan Pengendalian kegiatan meliputi : [i] pelaporan, [ii] pengawasan publik, [iii] pemantauan dan evaluasi, [iv] bantuan teknis.

A. PELAPORAN
1. Pengertian Merupakan proses penyampaian data dan/atau informasi mengenai kemajuan pelaksanaan kegiatan, beserta berbagai masalah yang dihadapi. Pelaporan Kegiatan PKK bertujuan untuk mengetahui perkembangan proses pelaksanaan kegiatan mulai tahap sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan sampai pada tahap pertanggungjawaban dan pelestarian. Laporan dilakukan secara berkala dan berjenjang oleh pengelola Desa/Kelurahan, pengelola Kabupaten/Kota, sampai pengelola Provinsi.

B. Jenis dan Jalur Pelaporan

a. Jenis laporan antara lain meliputi:
a. Laporan Pendahuluan Merupakan laporan pengelolaan kegiatan yang menggambarkan perkembangan pelaksanaan mulai kegiatan sosialisasi sampai dengan pencairan dana. b. Laporan Akhir Merupakan laporan pengelolaan kegiatan yang menggambarkan seluruh proses pelaksanaan, hasil dan dampak Kegiatan PKK sekaligus rencana tindak lanjut pelestarian program. b. Jalur Pelaporan antara lain meliputi: Pelaporan oleh pengelola kegiatan mulai dari (i) TP-PKK Kabupaten/Kota kepada TP-PKK Provinsi Jawa Timur (ii) Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota kepada Bapemas Provinsi Jawa Timur.

26

C. Pelaporan PKK

TP-PKK sebagai pengelola kegiatan Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga berkewajiban melaporkan proses pelaksanaan, hasil kegiatan dan realisasi penggunaan dana maupun perkembangan kegiatan yang dikelolanya kepada Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota yang meliputi : a. Laporan Kegiatan Sosialisasi, berupa : o Berita Acara FGD o Penerima Manfaat. b. Laporan Kegiatan Perencanaan, berupa : o Hasil identifikasi kebutuhan. Dokumen ini dilaporkan selambat-lambatnya 3 hari setelah kegiatan terselenggara c. Laporan Pelaksanaan, berupa : o Laporan kegiatan usaha ekonomi produktif (realisasi penggunaan); o Laporan pelaksanaan kegiatan sosial; o Laporan penggunaan dana BOP PKK.

D. Pelaporan Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota

Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota agar memfasilitasi pelaksanaan pelaporan program/kegiatan Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga Prov. Jatim Tahun 2011.

E.

Pelaporan Bapemas Provinsi Jawa Timur

Laporan Bapemas Provinsi Jawa Timur terdiri dari : [i] laporan kegiatan yang secara langsung dilaksanakan oleh Bapemas Propinsi [ii] rekap dan analisis Laporan Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota, [iii] laporan realisasi penyaluran dan penggunaan dana [iv] laporan monitoring perkembangan kegiatan. Laporan Bapemas Provinsi Jawa Timur disampaikan kepada Gubernur Jawa Timur terdiri dari: a. Laporan Pendahuluan Pengelolaan Kegiatan. b. Laporan Akhir Pelaksanaan Kegiatan.

27

Laporan Bapemas Provinsi Jawa Timur diambil dari Rekapitulasi dan Analisis Laporan Berkala Badan/Dinas/Kantor Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota maupun Hasil Pemantauan dan Evaluasi Program.

PEMANTAUAN DAN EVALUASI PARTISIPATIF

a. Pemantauan dan Evaluasi dilaksanakan untuk: [i] mengetahui kemajuan perkembangan kegiatan, [ii] menilai kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan prinsip dan mekanisme yang telah ditetapkan, dan [iii] mendokumentasikan berbagai kegiatan sebagai bahan penyusunan tindakan perbaikan. Kegiatan Pemantauan dan Evaluasi dapat dilakukan secara partisipatif oleh masyarakat maupun dilaksanakan oleh Pengelola di Kabupaten/Kota dan Provinsi.

b.

Pemantauan dan Evaluasi Partisipatif merupakan kegiatan pemantauan dan evaluasi yang dilakukan oleh masyarakat sendiri untuk membahas proses, capaian hasil, kendala dan permasalahan yang dihadapi, maupun demi merumuskan solusi tindakan yang tepat sesuai dengan pandangan dan kebutuhan mereka sendiri. Pemantauan dan Evaluasi Partisipatif dapat dilaksanakan dalam bentuk forum dialog atau pertemuan informal untuk berbagai pengalaman secara terbuka berkaitan dengan perkembangan kegiatan, masalah-masalah yang dihadapi selama pelaksanaan kegiatan maupun pemecahannya. Hasil Pemantauan dan Evaluasi Partisipatif berupa rekomendasi perbaikan maupun pengembangan alternatif kegiatan baru sebagai kelanjutan kegiatan, dapat langsung dimanfaatkan dan diterapkan.

28

Langkah Pemantauan dan Evaluasi Partisipatif a. Persiapan meliputi: [I] penetapan tema kegiatan yang akan dibahas, [ii] kapan dan dimana dilakukan, [iii] siapa saja yang diperankan, [iv] apa hasil optimal yang diinginkan dari pembahasan. b. Pelaksanaan meliputi: [I] pengumpulan bahan dan informasi, [ii] pendalaman informasi yang diperoleh melalui dialok maupun uji silang antar pendapat dan pandangan, [iii] merumuskan dan menyepakati rencana tindakan. c. Kategori rencana tindakan antara lain meliputi: [I] kegiatan apa yang harus dilakukan untuk mempertahankan dan mengembangkan kemajuan yang sudah dicapai, [ii] kegiatan apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah dan atau kendala yang dihadapi. d. Agar rencana tindakan memperoleh dukungan masyarakat luas, maka harus segera disebarluaskan, terutama kepada pihak-pihak yang memiliki kaitan atau berkepentingan.

Analisis Hasil Pemantauan dan Evaluasi Partisipatif Temuan A. Keberhasilan 1. . 2. . 3. . 4. . 5. . Dst B. Kendala-Permasalahan 1. . 2. . 3. . 4. . 5. . Dst Telaah 1. 2. 3. 4. 5. . . . . . Dst . . . . . Dst 1. 2. 3. 4. 5. Tindakan Dst Dst

1. 2. 3. 4. 5.

1. 2. 3. 4. 5.

Dalam rangka memberikan ruang partisipasi publik yang lebih luas dalam pengawasan pelaksanaan Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga, dibuka Pos Pengaduan Masyarakat untuk menampung pengaduan dari masyarakat secara langsung. Penanganan pengaduan dari masyarakat dilakukan secara berjenjang. Setiap
29

pengaduan dan keluhan yang muncul dari masyarakat ditangani secara serius dan proporsional. Pengaduan Masyarakat dapat dialamatkan : o o Badan/Dinas/Kantor/Bagian setempat. Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten/Kota

Bapemas Provinsi Jawa Timur dengan alamat :

BAPEMAS Propinsi Jawa Timur Jl. A. Yani No. 152 C Surabaya Telp/Fax : 031 829 2524 829 2524

A. Jenis-Jenis Pengaduan meliputi : a. Pengaduan berkaitan dengan adanya penyimpangan prinsip dan prosedur. b. Pengaduan berkaitan dengan penyimpangan, penyalahgunaan atau penyelewengan dana. c. Pengaduan berkaitan dengan adanya tindakan intervensi yang mengarah negatif dan merugikan kepentingan masyarakat maupun kepentingan program. B. Prinsip Penanganan permasalahan antara lain : a. Berjenjang, permasalahan yang muncul di tingkat desa/kelurahan, diselesaikan oleh UPK dan Kepala Desa/Lurah. Bila pengelola di tingkat desa/kelurahan tidak berhasil menangani, maka dilaporkan ke jenjang yang lebih tinggi. b. Transparan dan Partisipatif, sejauh mungkin masyarakat diberitahu dan dilibatkan dalam proses penanganan pengaduan terhadap masalah yang ada. c. Proporsional, penanganan masalah sesuai dengan jenis dan cakupan kasusnya. Jika kasus berkaitan dengan prosedur, maka penanganannya harus pada tingkatan prosedur saja. Namun apabila permasalahannya berkaitan dengan penyimpangan dana, maka masalah atau kasus yang ditangani diselesaikan sesuai dengan hukum yang berlaku. Pada prinsipnya penyelesaian masalah sedapat mungkin dilakukan dengan mengedepankan musyawarah. d. Obyektif, pengaduan yang muncul harus selalu diuji kebenarannya melalui mekanisme uji silang, sehingga tindakan yang dilakukan sesuai dengan data yang sebenarnya. Tindakan yang dilakukan bukan berdasarkan pemihakan salah satu pihak, melainkan pemihakan pada prosedur yang seharusnya. e. Rahasia, identitas pelapor dijamin kerahasiaannya.

30