1

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Umum Perkembangan ekonomi di Indonesia pada saat ini sudah cukup pesat, hal ini

sedikit banyak ditandai dengan banyak bermunculannya bidang-bidang usaha yang baru didirikan. Tentunya, kemunculan usaha-usaha baru ini cukup dapat mengatasi permasalahan yang selalu muncul dan menjadi topik utama di negeri ini, yaitu semakin bertambahnya pengangguran. Permasalahan tersebut dapat di atasi karena munculnya usaha-usaha baru dan yang pasti usaha-usaha baru tersebut memerlukan sumber daya manusia. Jadi usaha baru tersebut dapat menampung jumlah pengangguran yang selalu bertambah setiap tahunnya. Bidang usaha yang bermunculan saat ini antara lain adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan,maupun bidang usaha yang cukup besar yaitu industri serta bidang usaha yang lainnya. Sebagai dampak dari kemunculan adanya usaha yang baru muncul saat ini, tentunya setiap perusahaan melakukan berbagai upaya untuk membuat perusahaan tersebut tetap eksis, berkembang, dan yang pasti agar dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan lainnya. Untuk melakukan berbagai upaya tersebut tentunya memerlukan biaya yang tidak sedikit, karena untuk mengatasinya perusahaan memerlukan adanya perbaikan sistem, pengembangan sistem, bahkan mungkin pembuatan sistem yang baru.

Untuk mengatasi permasalahan pada sistem penjualan produk pada TB. Cibolang Jaya tentunya diperlukan pengembangan serta pembuatan sistem yang baru, khususnya sistem penjualan. Judul dari tugas yang penulis uraikan berikut adalah Analisa Sistem Berjalan Pada TB. Cibolang Jaya.

1.2.

Maksud dan Tujuan Maksud dari penulisan laporan ini adalah untuk mengembangkan kemampuan

dan menerapkan ilmu pengetahuan yang telah penulis terima selama mengikuti perkuliahan. Sedangkan tujuan dari penulisan laporan ini yaitu untuk memenuhi syarat kelulusan mata kuliah Metoda Penelitian pada jurusan Komputer Akuntansi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK BSI) Sukabumi.

1.3.

Metode Penelitian Untuk memperoleh data yang akurat dalam penulisan laporan ini, maka

penulisan ini menggunakan 2 metode sebagai sarana untuk membantu serta memudahkan dalam penyusunan laporan. Dua macam metode yang digunakan yaitu: 1. Metode Pengamatan (Observasi) Observasi dilakukan dengan cara pengamatan langsung ke lokasi sumber informasi terkait untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam penulisan.

2. Metode Wawancara (Interview) Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan permasalahan. langsung kepada narasumber yang terkait dengan

3. Studi Pustaka (Library Research) Dalam penulisan tugas ini selain mengambil dari metode observasi dan metode wawancara diatas penulis juga mengambil alternatif lain, dimana penulis mencari referensi lain dari sumber-sumber yang bersangkutan berupa buku-buku yang mendukung penulisan.

1.4.

Ruang Lingkup Dalam penyusunan laporan ini membahas permasalahan mengenai sistem

persediaan barang pada TB.Cibolang Jaya mulai dari penerimaan pesanan dari pembeli, pembuatan nota pengambilan barang, pencatatan pengambilan barang dan pembuatan laporan stock barang.

1.5

Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas ini disajikan secara ringkas dan disusun dalam

beberapa bab, dimana masing-masing bab akan menjelaskan hal-hal sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini penulis menjelaskan gambaran umum tentang maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup, serta sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Dalam bab ini penulis membahas mengenai konsep dasar sistem serta peralatan pendukung (Tool System) dari sistem penjualan. BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN Dalam bab ini penulis menjelaskan pengertian secara umum tinjauan perusahaan yang terdiri dari sejarah berdirinya perusahaan dan struktur organisasi serta fungsi-fungsi yang ada di dalamnya, prosedur sistem berjalan, diagram alir data sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan, permasalahan serta alternatif pemecahan masalah. BAB IV PENUTUP Dalam bab ini berisikan kesimpulan-kesimpulan yang diambil dari rangkuman tiap bab, dan saran-saran yang penulis buat demi kelancaran sistem yang lebih baik dengan analisa sistem yang dirancang.

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem Sebelum digunakannya komputer sebagai alat pengolah data, kegiatan pengolahan data masih dilakukan secara manual dan dirasakan banyak kelemahankelemahan yang terjadi. Kebutuhan alat informasi yang cepat dan akurat tidak dapat dipenuhi oleh sistem manual sehingga diperlukan suatu sistem informasi yang dapat mengatasi kelemahan-kelemahan dalam sistem manual. Dalam peulisan Metode Penelitian ini akan diberikan beberapa pengertian yang berkaitan dengan judul Metode Penelitian yang diajukan. Kata sistem berasal dari bahasa yunani yaitu Sistema yang artinya Kesatuan suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem yang membentuk suatu kesatuan yang saling berhubungan sehingga sasaran atau tujuan sistem tersebut dapat tercapai. 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam Jogiyanto mengemukakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (2001:11).

Ladjamudin mengemukakan Sistem merupakan bagian-bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud(2005:3). Jadi kesimpulan dari pengertian dasar informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) Menurut Gordon B. Davis dalam Jogiyanto sistem informasi manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu guna menyajikan informasi untuk mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan didalam suatu organisasi (2005:15). Pengertian sistem informasi manajemen menurut Jogiyanto adalah

lingkungan luar sistem informasi dapat berupa suatu di luar sistem informasi ini tetapi masih di lingkungan perusahaannya atau suatu di luar perusahaannya (2003:54). Ada beberapa definisi sistem informasi manajemen, yang dapat dirangkum adalah: 1. Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi, 2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. Jadi sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang melakukan fungsifungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi.

2.1.3. Karakteristik Sistem Sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Karakteristik sistem yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1. Komponen Sistem (Component) Suatu sistem terdiri dari sebuah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. 2. Batasan Sistem (Boundary) Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar dari suatu sistem bentuk apapun yang ada diluar batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut lingkungan luar sistem ada yang bersifat menguntungkan dan ada yang bersifat merugikan. 4. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. 5. Masukan Sistem (Input) Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (Maitenance Input) dan sinyal (Signal Input). Maitenance input adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi, sedangkan signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran merupakan masukan bagi subsistem yang lainnya. 7. Pengolahan Sistem (Process) Proses merupakan suatu kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang di butuhkan oleh pihak manajemen. 8. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik dan suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran dan tujuan yang telah direncanakan. 2.1.4 Klasifikasi Sistem Sistem merupakan suatu bentuk intergrasi antar satu komponen dengan komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang ada didalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, yaitu: 1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi yaitu sistem yang berhubungan tentang hubungan manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan dan lain sebagainya.

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, contohnya perputaran bumi, sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan komputer, contohnya sistem informasi manusia dengan komputer. 3. Sistem Determistik dan Sistem Probabilistic Sistem Determistik (Sistem Tertentu) adalah sistem yang dapat diramalkan atau diketahui keadaannya, misalnya sistem komputer, sedangkan sistem probabilistic adalah sistem yang tidak dapat diprediksi, misalnya Sistem Informasi Cuaca. 4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar, Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. 2.1.5 Daur Hidup Sistem Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top down. Siklus hidup sistem sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem.

10

Pembangunan sistem hanyalah salah satu dari rangkaian daur hidup suatu sistem. Meskipun demikian proses ini merupakan aspek yang sangat penting. Di samping itu terdapat beberapa tahapan dari daur hidup suatu sistem, antara lain: 1. Mengenali Adanya Kebutuhan Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problem yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan dari organisasi dan volume yang mengikat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. 2. Pembangunan Sistem Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut. 3. Pemasangan Sistem Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting pula dalam daur hidup sistem, dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem. 4. Pengoperasian Sistem Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasiorganisasi yang ditunjang dengan sistem informasi tadi akan selalu mengalami perubahan-perubahan dan itu dapat disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis,

11

perubahan aturan dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut, maka sistem harus diperbaharui. 2.1.6 Pelaku Sistem 1. Pemakai Pada umumnya ada tiga jenis yaitu pemakai, operasional, pengawas dan eksekutif. 2. Manajemen Umumnya terdiri dari tiga jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang bertugas menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan. Kelompok manajemen biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu dan uang, misalnya: Sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus dikembangkan dalam waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari departemen w, dengan biaya sebesar x. 3. Pemeriksa Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemeriksa. Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya

berdasarkan ukuran-ukuran standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.

12

4. Penganalisa sistem Fungsi-fungsinya antara lain sebagai: a. Arkeolog yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama. b. Inovator yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan-kemungkinan lain. c. Mediator yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama. d. Pimpinan proyek yaitu penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman dari programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah hal yang wajar jika penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem. 5. Pendesain sistem Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer. 6. Programmer Mengerjakan dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari pendesain.

13

7. Personil pengoperasian Bertugas dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin tidak diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan klasifikasi khusus untuk menjalankan sistem. 2.1.7 Pengertian Penjualan Menurut Winardi. dalam bukunya Pengantar Manajemen Penjualan, (2001) menyatakan bahwa Penjualan merupakan seni mempengaruhi atau mempersuasi orang-orang untuk melakukan hal-hal yang diinginkan oleh para tenaga penjual. Kebanyakan orang salah mengartikan atau salah menafsirkan dan menganggap bahwa pemasaran sama dengan penjualan dan promosi, penjualan ialah puncak dari pemasaran. Penjualan hanya merupakan salah satu fungsi pemasaran. Menurut Carlton A. Pederson, Milburn D. Wright, Barton A., Weitz Selling dalam bukunya Principle and Methode seven edition (2003:19) definisi penjualan ialah Proses dimana penjual memastikan mengaktifasi dan memuaskan kebutuhan atau keinginan pembeli. Kegiatan Penjualan yang sering digunakan terdiri dari tiga macam, diantarannya adalah sebagai berikut: 1. Penjualan Tunai Penjualan secara tunai ini dilaksanakan dengan mewajibkan pembeli membayar sejumlah harga beli barang, setelah itu baru barang dapat diserahkan dan selanjutnya transaksi tersebut dicatat oleh perusahaan.

14

2. Penjualan Secara Kredit Penjualan secara kredit ini dilaksanakan oleh pembeli untuk jangka waktu tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. 3. Penjualan Angsuran. Penjualan yang dilakukan dengan perjanjian dimana pembayarannya dilaksanakan secara bertahap, pertama pada saat barang diserahkan kepada pembeli. Penjual menerima pembayaran tahap pertama sebagai bagian dari harga penjualan (diberikannya down payment atau uang muka) dan tahap kedua sisanya dibayarkan dalam beberapa kali angsuran. 2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) Pada penulisan laporan Metode Penelitian ini penulis juga menggunakan peralatan pendukung dalam mendeskripsikan sistem yang sedang berjalan, yaitu Diagram Alir Data (DAD), dan Kamus Data. 2.2.1 Diagram Alir Data (DAD) 2.2.1.1 Konsep Dasar Diagram alir data merupakan rangkaian simbol-simbol yang mengatur suatu prosedur yang menunjukkan arus data atau dokumen pada suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut tersimpan. Fungsi dari DAD yaitu:

15

a. DAD membantu para analis sistem meringkas informasi tentang sistem, mengetahui hubungan antar sub-sub sistem, membantu perkembangan aplikasi secara efektif. b. DAD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan analis sistem. c. DAD dapat menggambarkan sejumlah batasan otomatis untuk pengembangan alternatif sistem fisik.

2.2.1.2 Simbol Yang Digunakan Ada beberapa simbol yang digunakan dalam Diagram Alur Data (DAD) yang merupakan karakteristik dari suatu sistem, yaitu: a. Terminator (External Entity) Terminator disimbolkan dalam bentuk persegi panjang, yang mewakili entity luar dimana sistem berkomunikasi. Biasanya notasi ini melambangkan orang atau kelompok orang misalnya organisasi diluar sistem, grup, departemen, perusahaan pemerintah, dan berada di luar kontrol sistem yang dimodelkan. Pada sejumlah kasus dapat merupakan sistem lain. b. Proses (Process) Proses disimbolkan dalam bentuk lingkaran. Melambangkan suatu proses dari data yang dimasukkan ke dalam sistem yang mengubah input menjadi output. Pemberian nama pada proses dengan menggunakan kata kerja transistif (membutuhkan objek).

16

c. Penyimpanan Data (Data Store) Data store disimbolkan dengan garis sejajar, yang digunakan untuk memodelkan kumpulan data atau paket data. Data store dapat berupa file atau database yang tersimpan dalam disket, hard disk, dan lain-lain. d. Alur Data (Data Flow) Data Flow disimbolkan dengan tanda anak panah, alur ini mengalir diantara proses, data store, dan terminator. Alur data menunjukkan arus data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil proses sistem. 2.2.1.3 Diagram Alir Data (DAD) a. Diagram Konteks Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada. b. Diagram Nol Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada didalam diagram konteks yaitu penjabaran secara rinci. c. Diagram Detail Diagram detail ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan terperinci lagi dari tahapan-tahapan yang ada didalam diagram nol. Dalam membuat Diagram Arus Data terdapat peraturan yang harus diikuti, diantaranya:

17

1) Setiap external entity tidak boleh dihubungkan secara langsung dengan external entity lainnya. 2) Tidak boleh menghubungkan data storage secara langsung dengan data storage lainnya. 3) Dalam Diagram Arus Data tidak boleh menghubungkan data storage dengan external entity secara langsung. 4) Setiap proses harus ada data yang masuk atau keluar. 2.3 Kamus Data ( Data Dictionary ) 2.3.1 Konsep Dasar Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data store. Kamus data atau data dictionary dapat juga disebut dengan istilah system data dictionary adalah suatu data katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap analisis dan perancangan suatu sistem. Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan analis sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user. Sementara itu,

18

pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, laporan dan database. Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DAD. Alur data pada DAD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur datanya tanpa menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur dari alur data secara terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada alur data di dalam DAD. Kamus data atau data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. 2.3.2 Hal-hal yang harus dimuat dalam kamus data. 2.3.2.1 Nama Arus Data Karena arus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. 2.3.2.2 Alias Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya. 2.3.2.3 Bentuk Data Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari suatu proses ke proses lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen

19

hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data. 2.3.2.4 Arus Data Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam DAD. 2.3.2.5 Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. 2.3.2.6 Periode Periode perlu dicatat di dalam kamus data, karena menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 2.3.2.7 Volume Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume ratarata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya

20

arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukkan volume terbanyak. 2.3.2.8 Struktur Data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data. Di dalam kamus data terdapat beberapa notasi yang dapat digunakan sebagai penjelasan informasi-informasi tambahan yaitu: 2.3.2.8.1 Notasi Tipe Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu data. Tabel II.1 Notasi Tipe Data NOTASI KETERANGAN X 9 A Z . , ~ / Setiap karakter Angka numerik Karakter alphabet Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong Titik, sebagai pemisah ribuan Koma, sebagai pemisah pecahan Hypen, sebagai tanda penghubung Slash, sebagai tanda pembagi

21

2.3.2.8.2 Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Tabel II.2 Notasi Struktur Data NOTASI KETERANGAN = + () {} [] * @ Terdiri dari And (dan) Pilihan (Ya atau Tidak) Iterasi/Pengulangan Proses Pilih salah satu pilihan Pemisah pilihan di dalam tanda [ ] Keterangan atau catatan Petunjuk (Key Field)

22

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum Di zaman era globalisasi saat ini perkembangan ilmu komputer sudah sangat pesat, pemakaiannya telah meluas kesegala bidang usaha. Banyak perusahaan besar, perusahaan kecil, maupun perusahaan menengah yang sudah menggunakan komputer didalam menunjang kegiatan usahanya. Bahkan sekarang ini komputer memegang peranan yang sangat penting untuk menentukan maju atau tidaknya suatu perusahan. Hal ini disebabkan karena kecepatan, keakuratan, dan kelengkapan dalam pengolahan data yang dibutuhkan seperti data penjualan, data pemasukan dan pengeluaran kas, data penerimaan karyawan dan lainlainnya. Begitu juga dengan TB.Cibolang Jaya, di dalam kegiatan sehari-harinya melayani dalam hal penjualan berbagai macam bahan bangunan terhadap para konsumen. Dengan pemasok yang langsung yang semuanya tepat waktu serta karyawan dan staff yang cukup handal untuk memegang peranan di bidangnya menjadikan penjualan di TB. Cibolang Jaya meningkat pesat.

23

3.2 Tinjauan Perusahaan TB. Cibolang Jaya adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan bahan bangunan yang terletak didaerah Sukabumi dan memiliki karyawan juga staf yang berjumlah dua belas orang 3.2.1 Sejarah Perusahaan TB.Cibolang Jaya adalah sebuah Toko yang bergerak dibidang pejualan. TB. Cibolang Jaya didirikan pada tahun 1989 dan berlokasi di Jl. Cibolang No. 514 Sukabumi. Pendiri sekaligus pemilik perusahaan ini yaitu Ibu H.Nenah. Pada awal pendiriannya, perusahaan ini sudah memiliki banyak saingan yang bergerak di bidang yang sejenis, oleh karena itu Ibu H.Nenah bertekad untuk memajukan perusahaannya agar dapat tetap eksis dan juga dapat bersaing dengan perusahan lain, sekaligus beliau juga bertekad untuk mensejahterakan para karyawannya. Upaya yang dilakukan perusahaan ini agar dapat mewujudkan visi dan misinya yaitu dengan jalan memberikan pelayanan yang baik dari para karyawannya kepada para Pelanggan. 3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi Untuk mengorganisasikan kegiatan perusahaan yang baik, diperlukan adanya struktur organisasi yang baik juga, dimana dengan adanya struktur organisasi tersebut akan dapat dilihat hubungan-hubungan dan kerjasama dari orang-orang yang terlibat langsung didalam usaha untuk mencapai tujuan perusahaan.

24

3.2.2.1 Struktur Organisasi

Pimpinan

Bagian Penjualan

Bagian Gudang

Bagian Pembayaran

Bagian Pengiriman

Gambar III.1 Struktur Organisasi

3.2.2.2 Fungsi Organisasi Berikut adalah fungsi dari tiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi Toko Cibolang Jaya, antara lain: a. Pimpinan Sebagai pemimpin perusahaan yang bertugas menetapkan kebijakan dan menyusun program kerja agar dapat mencapai kelancaran usaha. b. Bagian Penjualan Melayani dan mencatat faktur pesanan penjualan barang secara tunai, membuat kwitansi pembayaran, surat jalan dan laporan penjualan. c. Bagian Gudang

25

Mencatat dan memeriksa setiap pengambilan barang ke gudang d. Bagian Pembayaran Tempat terjadinya transaksi e. Bagian Pengiriman Mengantarkan barang yang dipesan kekonsumen. 3.3 Prosedur Sistem Penjualan Berjalan Untuk urutan prosedur sistem berjalan TB.Cibolang Jaya mengenai penjualan barang secara tunai dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Proses Pemesanan Produk Customer dapat memesan barang melalui telepon atau datang langsung ke Bagian Penjualan, Customer dapat memilih langsung jenis barang termasuk merk, warna dan tanggal kirim dalam Catatan Pesanan. Setelah Costumer menentukan pilihan maka Customer memberikan Catatan Pesanan ke Bagian Penjualan. Catatan Pesanan di simpan di Arsip Catatan Pesanan, untuk kemudian digunakan oleh Bagian Gudang sebagai Catatan Pengambilan barang. Lalu Bagian Penjualan akan menbuatkan Nota Pesanan, Nota Pesanan dibuat dua rangkap satu untuk Customer dan satu lagi untuk di simpan di Arsip Nota Pesanan untuk kemudian nantinya akan disertakan Bulanan di akhir bulan. di Laporan Penjualan

26

2.

Proses Pembayaran Tunai Customer membayar tunai kepada Bagian Penjualan sesuai dengan Nota Pesanan, maka Bagian Penjualan membuatkan Kwitansi untuk Customer sebagai bukti telah dilakukannya pembayaran.

3.

Proses Pengiriman Barang Bagian Gudang dengan membuka Catatan Stok Barang sesuai dengan Catatan Pesanan memastikan adanya barang, yang kemudian diangkut ke dalam mobil untuk kemudian dikirim ke Customer.

4.

Prosedur Pencatatan Laporan Setiap Akhir bulan Bagian Penjualan membuat Laporan Penjualan Bulanan berdasarkan Arsip Nota Pesanan dan Laporan Catatan Pesanan berdasarkan Arsip Catatan Pesanan, kedua laporan tersebut diberikan ke Manajer untuk evaluasi.

3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan Untuk mengetahui gambaran sistem penjualan barang yang dilakukan secara tunai maka dapat dijelaskan melalui Diagram Alir Data (DAD). Diagram alir data sistem berjalan dari sistem penjualan yang dilakukan secara tunai meliputi: diagram konteks, diagram nol dan diagram detail adalah sebagai berikut :

27

Customer

CP,Cek

NP,Cek

Bagian Penjualan

NP,Barang Pesanan NP

Sistem Pemesanan (barang) TOKO CIBOLANG JAYA

NP,LPB LSB

Bagian Pengiriman
NP NPG NPG

LPB,LNP,LSB

Manajer

Bagian Gudang

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Penjualan Barang Tunai Berjalan Ket: CP NP NPG LPB LNP LSB = Catatan Pesanan = Nota Pesanan = Nota Pengambilan Gudang = Laporan Penjualan Bulanan = Laporan Nota Pesanan = Laporan Sock Barang

28

CP 1.0 Proses Pemesanan Barang NP

Customer

Data NP

Bagian Penjualan

NP Cek Nota Bukti Lunas 2.0 Proses Pembayaran Tunai Cek

NPG

Stock Barang
NP,Barang Pesanan NP Data Stock Barang 3.0 Proses Pengiriman Barang

NP NPG

Arsip Nota Pesanan

Bagian Gudang

NP

Data NP

4.0 Proses Mencatat Laporan

LPB,LNP,LSB

Manajer LSB

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Pemesanan Barang Tunai berjalan

Ket:

CP NP NPG LPB LNP LSB

= Catatan Pesanan = Nota Pesanan = Nota Pengambilan Gudang = Laporan Penjualan Bulanan = Laporan Nota Pesanan = Laporan Catatan Stock Barang

29

Customer

CP

1.1 Menerima NP

CP

Bagian Penjualan

CP

Data NP 1.2 Membuat Arsip NP

Arsip Nota Pesanan

Gambar III.4 Diagram Detail 1.0 Proses Order Barang Sistem Berjalan Ket: CP = Catatan Pesanan NP = Nota Pesanan

30

Customer

Uang Tunai

2.1 Proses Penerimaan Uang Tunai

Uang Tunai

CP

2.2 Membuat NP

NP

Bagian Penjualan

Nota Bukti Lunas

2.3 Membuat Nota Bukti Lunas

Nota Bukti Lunas

Gambar III.5 Diagram Detail 2.0 Proses Pembayaran Sistem Berjalan Ket: CP = Catatan Pesanan NP = Nota Pesanan

31

Data NP Arsip Nota Pesanan

3.1 Membuka Arsip NP

NP,NPG

Bagian Penjualan

NPG

NP

3.2 Pengangkutan Pesanan Barang Bagian Gudang

NPG

Gambar III.6 Diagram Detail 3.0 Proses Pengiriman Barang Sistem Berjalan Ket : NP NPG = Catatan Pesanan = Nota Pengambilan Gudang

32

Data NP Arsip NP

5.1 Proses Pencatatan Laporan

Arsip NP
Data NP

Bagian Penjualan

LPB

LPB

5.2 Meyerahkan LPB.LCP

LPB,LCP

Manajer

Gambar III.7 Diagram Detail 5.0 Proses Pembuatan Laporan Berjalan Ket: NP LPB = Nota Pesanan = Laporan Penjualan Bulanan

3.5. Kamus Data Sistem Berjalan Kamus data meliputi nama arus data, alias, bentuk, arus data, penjelasan, periode, volume dan struktur data. Adapun bentuk dari kamus data sistem berjalan pada toko cibolang jaya adalah sebagai berikut: 1. Nama Arus Data Alias : Catatan Pesanan : - CP

33

Bentuk data Arus Data Penjualan Penjelasan Periode Volume Struktur Data

: Dokumen Cetakan Manual :Customer 1.0 Proses Pemesanan Barang : Sebagai bahan pembuatan Nota Pesanan : Setiap kali ada pesanan : Rata-rata perhari lima belas lembar : Header + Isi Header = No Pesanan + Tanggal Isi = Nama Barang + Jumlah Barang + Harga Satuan

2. Nama Arus Data Alias Bentuk data Arus Data

: Nota Pesanan : NP : Dokumen Cetakan Manual : 1.0 Proses Pemesanan Barang Bagian Penjualan Bagian Penjualan 2.0 Proses Pembayaran Tunai 3.0 Proses Pengiriman Barang Bagian Penjualan Bagian Penjualan 3.0 Proses Pengiriman Barang

34

Proses 1.0 Arsip NP Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header : Untuk mengetahui barang yang dipesan : Setiap kali ada pesanan : Rata-rata perhari lima belas lembar : Header + Isi + Footer : Nama Perusahaan + No. NP + Alamat Perusahaan + Tanggal Isi : Jumlah Barang + Nama Barang + Harga Satuan + Jumlah Harga Footer 3. Nama Arus Data Alias Bentuk data Arus data : Keterangan + Tanda Terima : Nota Bukti Lunas :: Dokumen Cetakan Manual : Proses 2.0 Proses Pembayaran Tunai Customer Penjelasan Periode Volume Struktur Data : Sebagai bukti penerimaan pembayaran : Setiap kali ada pembayaran : Rata-rata perhari lima belas lembar : Header + Isi + Footer

35

Header Isi

= Nama Perusahaan + Tanggal = Telah Terima Dari + Uang Sejumlah + Untuk Pembayaran

Footer

= Total + Hormat Kami

4.

Nama Arus Data Alias Bentuk data Arus Data

: Laporan Penjualan : LP : Dokumen Cetakan Manual : Proses 4.0 Proses Pencatatan Laporan Pimpinan

Penjelasan

: Sebagai Laporan untuk menunjukan tentang Hasil penjualan selama satu bulan

Periode Volume Struktur Data Header

: Setiap Akhir bulan : Satu Lembar setiap satu bulan : Header + Isi + Footer = Nama Perusahaan + Judul + Bulan Periode

36

Isi

= Tanggal + Nama Barang + Harga Barang + No. Nota + Jumlah Penjualan + Jumlah Harga + Total

Footer 5. Nama Arus Data Alias Bentuk data Arus Data

= Ttd Pimpinan : Nota Pengambilan Gudang : LP : Dokumen Cetakan Manual : Bagian Penjualan 3.0 Proses Pengiriman Barang Bagian Penjualan Arsip Nota Stock Barang

Penjelasan

: Sebagai Laporan untuk menunjukan tentang Hasil penjualan selama satu bulan

Periode Volume Struktur Data Header Isi

: Setiap Kali Ada Pemesanan Barang : Rata-rata Perhari Dua Belas Lembar : Header + Isi + Footer = Nama Perusahaan + Judul = No. Nota + Nama Barang + Ukuran + Jumlah Barang

Footer

= Ttd Pimpinan

37

3.6. Spesifikasi Sistem Penjualan Berjalan Spesifikasi sistem berjalan merupakan pembahasan mengenai bentuk dari dokumen-dokumen sistem berjalan yang mempunyai pemahaman dalam proses

pelayanan dan penjualan barang tunai pada Perusahaan / Toko Cibolang Jaya. Spesifikasi sistem berjalan tersebut terdiri dari dokumen masukan dan keluaran yang dilakukan dalam proses penjualan barang. 3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen yang diolah dalam proses yang dapat menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan. Yang termasuk dokumen dalam sistem penjualan tunai pada Toko Cibolang Jaya adalah sebagai berikut: 1. Nama Dokumen Fungsi : Catatan Pesanan : Untuk mengetahui barang yang dipesan oleh pelanggan Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi : Pelanggan : Bagian penjualan : Kertas : Rangkap Satu : Setiap kali pesanan

38

2.

Nama Dokumen Fungsi

: Nota Pengambilan Gudang : Untuk mengetahui barang yang dipesan oleh pelanggan

Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi

: Pelanggan : Bagian penjualan : Kertas : Rangkap dua : Setiap kali pesanan

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses sistem output atau disebut juga dengan dokumen keluaran. Yang termasuk dokumen keluaran dalam sistem penjualan tunai pada perusahaan / toko Cibolang Jaya adalah: 1. Nama Dokumen Fungsi : Nota Pesanan : Untuk mengetahui barang yang dipesan oleh pelanggan Sumber Tujuan : Bagian Penjualan : Pelanggan

39

Media Jumlah Frekuensi 2. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi 3. Nama Dokumen Fungsi

: Kertas : Rangkap Satu : Setiap kali pesanan : Nota Bukti Lunas : Sebagai bukti pembayaran penjualan barang : Bagian Penjualan : Pelanggan : Kertas : Rangkap Satu : Setiap Kali Pembayaran : Laporan Penjualan : Untuk mengetahui banyaknya penjualan dan pendapatan perusahaan

Sumber Tujuan Media Jumlah Frekuensi

: Bagian penjualan : Pimpinan : Kertas : Rangkap Satu : Satiap Periode

40

3.6.3 Permasalahan Selama dalam melakukan riset penelitian tentang sistem penjualan barang tunai pada TB.Cibolang Jaya, penulis menemukan permasalahan atau kendalakendala yang sering di hadapi antara lain: 1. Pelanggan yang ingin memesan barang hanya menyampaikan informasi melalui telepon atau ucapan sehingga tidak ada bukti konkrit bahwa telah adanya pemesanan barang dari pelanggan. 2. Penyimpanan data-data penjualan hanya menggunakan arsip, sehingga

memungkinkan terjadinya kerusakan pada arsip tersebut terlebih arsip tersebut hanya berupa kertas yang mudah rusak. 3. Pencarian agak lama dan terhambat jika terjadi klaim dari pelanggan dikarenakan pada waktu pembelian barang tidak dicantumkan nomor atau kode pelanggan pada faktur pesanan. 3.6.4 Alternatif permasalahan Untuk menyelesaikan permasalahan di atas, penulis mengajukan beberapa alternatif antara lain: 1. Pelanggan yang ingin memesan barang menggunakan Purchase Order agar

pemesanan barang memiliki bukti yang konkrit untuk mengurangi terjadinya halhal yang tidak diinginkan. 2. Penggunaan komputer untuk menyimpan data-data penjualan dari bentuk arsip menjadi sebuah file agar terjamin keamanan datanya.

41

3. Memberikan nomor pelanggan bagi yang memesan barang untuk memudahkan pencarian data tentang pelanggan. 4. Pengguanaan komputer dalam hal ini adalah untuk mengolah data akuntansi penjualan secara terkomputerisasi dengan usulan menggunakan aplikasi.

42

BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan Dari hasil pengamatan penulis memperoleh kesimpulan bahwa TB.Cibolang Jaya dalam kegiatan usaha penjualan sudah cukup baik namun sistem yang digunakan masih perlu peningkatan karena masih menggunakan sistem manual. Untuk itu penulis menarik beberapa kesimpulan pada kegiatan pejualan pada TB.Cibolang Jaya yaitu: 1. Dalam pengolahan data yang ada sekarang sering terjadi kesalahan data, data hilang dikarenakan tidak adanya tempat yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan. 2. Dengan sistem penjualan tunai yang berjalan masih menggunakan sistem manual sehingga sering terjadi kerangkapan data dan membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahan data yang cukup banyak. 3. Penggunaan sistem Komputerisasi agar dapat meningkatkan keefsienan waktu dan tenaga dalam pengolahan data, sehingga dapat mengurangi duplikasi data dan informasi yang di hasilkan berkualitas tinggi.

43

4.2 Saran Sesuai dengan kesimpulan di atas, maka penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: 1. Toko disarankan untuk menggunakan sistem yang telah dikomputerisasi agar pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat dan efisien, tidak hanya untuk bagian penjualan saja tetapi juga untuk bagian lain. 2. Untuk menghindari kerusakan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak, maka diperlukan pemeliharaan atau maintenance yang dilakukan secara rutin dan intensif dalam jangka waktu tertentu oleh semua karyawan maupun staff. 3. Membuat Backup data atau file untuk mencegah adanya kemungkinan terjadinya kerusakan. 4. Kedisiplinan dan ketelitian tenaga kerja (Sumber Daya Manusia) sangat dibutuhkan dalam kelangsungan kerja sistem agar data bebas dari kesalahan dan sistem komputer yang akan digunakan akan terhindar dari kerusakan.