Anda di halaman 1dari 17

FUNGSI MANAJEMEN FOTOKOPI BAGUS Gg.

Mangga, Sekaran, Gunung Pati, Semarang

Untuk memenuhi tugas akhir mata kuliah manajemen kewirausahaan

Anggota Kelompok: Refa Inta P (4411412026) Umi Salmah Al Hasyimia (4411412056) Rizqi Nur Alifah (4411412061)

JURUSAN BIOLOGI FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2013/2014

PERMASALAHAN USAHA

Seiring berkembangnya teknologi yang semakin pesat, persaingan bisnis pun semakin ketat. Banyak para pelaku bisnis yang tersingkirkan dari usaha usaha yang telah digelutinya sekian lama. Banyak sekali ragam penyebab terjadinya persaingan tersebut. Mulai dari manajemennya yang kurang baik, teknologi yang kurang inovatif, sumber daya manusia yang kurang bermutu dan lain sebagainya yang kurang memadai dalam menunjang kemajuan bisnis. Hal ini membuat para pelaku bisnis berfikir dua kali untuk mencari peluang usaha baru, yang bisa diandalkan. Dari kejadian tersebut banyak sekali yang harus dipertimbangkan dalam memulai sebuah usaha baru. Hal utama yang harus dipertimbangkan dalam memulai sebuah usaha adalah pengelolaan usaha dari segi keuangannya, produksi, pemasaran, dan sumber daya manusianya. Kemudian setelah itu penerapan konsep manajemen usaha tersebut. Karena fungsi dari manajemen itu sendiri membuat para pengusaha dapat mengatur, membimbing dan memimpin semua orang yang menjadi pembantunya. Sehingga usaha yang sedang digarap dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Apapun usaha baru yang akan dibuat, dalam penerapannya ketika dikelola dengan sebuah konsep manjemen yang baik maka hasilnya pun akan mempunyai arah dan tujuan. Sebab konsep manajemen itu sendiri sangat fleksibel, karena dapat menyesuaikan diri dengan berbagai situasi dan kondisi yang sedang dihadapi. Maka dari itu penulis mencoba untuk memberikan sebuah contoh sederhana, penerapan ilmu manajemen dalam sebuah tindakan nyata. Walaupun banyak sekali usaha usaha yang sedang gencar gencarnya digeluti oleh para pelaku bisnis, mulai usaha kecil kecilan sampai usaha dengan modal yang sangat besar. Maka penulis mengambil contoh penerapan manajemen dalam memulai sebuah usaha fotocopy. Karena penulis melihat usaha fotocopy akhir akhir ini mengalami peningkatan yang signifikan, baik dari jumlahnya yang bertambah sampai ragam usahanya yang dikembangkan menjadi TOSERBA (Toko serba ada) yang penggunaan mesin fotocopy disana hanya sebagai pelengkap saja.

Usaha yang dijalankan mulai dari tahun 2010 ini memeiliki beberapa kendala yang mungkin juga dihadapi oleh usaha yang sejenis lainnya. Untuk masalah yang berhubungan dengan manajemen misalnya transparansi untuk planning pengembangan usaha itu sendiri masih belum ada, sehingga setiap langkah pengembangan usaha harus didiktekan oleh manager yang juga merangkap sebagai owner dari tempat usaha tersebut. Selain itu, pembagian shift yang ada juga belum terpisah secara jelas. Walaupun ada 2 pegawai yang mengoperasikan fotokopi tersebut, tapi jadwal masuk yang diberlakukan masih kurang maksimal. Usaha fotokopi BAGUS memiliki jadwal buka hari Senin-Jumat pukul 08.00-21.00, Sabtu 08.00-12.00 dan hari Minggu pegawai diberi kesempatan untuk istirahat. Pengawasan usaha ini dilakukan secara langsung oleh owner secara rutin. Misalnya pengawasan masuk atau tidaknya pegawai untuk bekerja, serta pengecekan barang atau stok yang perlu direfresh jumlahnya sehingga pelanggan tidak akan kecewa setiap pagi. Pengecekan stok setiap pagi ini juga dilakukan untuk mengontrol tempat usaha agar tetap kondusif dan nyaman digunakan. Selain hal-hal yang telah disebutkan di atas masih juga ada beberapa masalah pada tempat usaha antara lain: 1. Mesin fotokopi yang masih sering rusak, 2. Tidak berlakunya sistem hukuman/ punishment untuk pegawai yang tidak disiplin, 3. Masih kecilnya omset yang diterima setiap bulan.

OBSERVASI A. Pengertian Dan Definisi Observasi

Istilah observasi berasal dan bahasa Latin yang berarti melihat dan memperhatikan. Istilah observasi diarahkan pada kegiatan memperhatikan secara akurat, mencatat fenomena yang muncul, dan mempertimbangkan hubungan antar aspek dalam fenomena tersebut. Observasi menjadi bagian dalam penelitian berbagai disiplin ilmu, baik ilmu eksakta maupun ilmu-ilmu sosial, Observasi dapat berlangsung dalam konteks laboratoriurn (experimental) maupun konteks alamiah. Observasi yang berarti pengamatan bertujuan untuk mendapatkan data tentang suatu masalah, sehingga diperoleh pemahaman atau sebagai alat recheckingin atau pembuktian terhadap informasi / keterangan yang diperoleh sebelumnya.Sebagai metode ilmiah observasi biasa diartikan sebagai pengamatan dan pencatatan fenomena-fenomena yang diselidiki secara sistematik. Dalam arti yang luas observasi sebenarnya tidak hanya terbatas kepada pengamatan yang dilakukan, baik secara langsung maupun tidak langsung. Pengamatan tidak langsung misalnya melalui questionnaire dan tes. B. Tujuan Observasi Observasi yang dilakukan ini bertujuan untuk: 1. Mengetahui fungsi manajemen yang diberlakukan pada usaha kecil-menengah, 2. Mengetahui kontrol manajemen pada setiap lapisan yang ada pada usaha yang bersangkutan C. Manfaat Observasi Pelaksanaan observasi ini tentu tidak akan dijalankan apabila tidak mendatangkan manfaat kepada pihak-pihak tertentu. Saat ini manfaat yang didapatkan oleh mahasiswa dari proses observasi ini sendiri antara lain: 1. 2. 3. Mengetahui lapisan-lapisan manajemen pada usaha yang dijalankan, Mengetahui manfaat serta fungsi dari setiap lapisan manajemen, Menambah pengetahuan tentang berjalannya manajemen pada sebuah usaha.

KAJIAN PUSTAKA A. Pengelolaan dasar usaha fotocopy Usaha fotocopy yang banyak ditemui disekitar kita, sangatlah beraneka ragam sehingga membuat para pengelola harus berfikir panjang untuk menyiasati konsep pengelolaan yang baik. Dilihat dari segi pengelolaannya, maka terdapat 4 hal utama yang harus disiasati pengelolaannya:

1. Keuangan
Dalam hal ini keuangan memegang peranan penting dalam memulai sebuah usaha, karena usaha apapun yang akan dijalankan tanpa modal takkan pernah terwujud. Tapi hal yang lebih penting lagi adalah pengelolaan keuangan yang baik. Pengelolaan keuangan yang baik, sangatlah penting untuk mencapai keuntungan atau laba yang diharapkan. Pada dasarnya kondisi keuangan yang baik adalah, dimana pendapatan lebih besar dari pada pengeluaran. Karena jika pendapatan lebih kecil dari pengeluaran maka yang terjadi adalah rugi. Dan yang kedua adalah menyiasati pengeluaran pengeluaran yang tak terduga serperti halnya mesin fotocopy rusak tiba tiba sehingga memerlukan perbaikan dengan dana yang lumayan jika harus diperbaiki ditempat servis, untuk menyiasatinya perlu diperhatikan kondisi mesin fotocopy dan tidak lupa untuk menyediakan peralatan peralatan sparepart mesin fotocopy yang berguna untuk perbaikan.

2. Produksi
Proses produksi dalam sebuah usaha mempunyai peranan sebagai penghasil keuntungan. Karena hasil dari sebuah produksi merupakan produk yang akan dijual untuk mencapai hasil yang diharapkan yaitu berupa pendapatan. Proses produksi yang baik menghasilkan produk yang baik pula. Sehingga konsumen merasa terpuaskan dan dapat menarik kembali minat konsumen untuk menggunakannya lagi. Terlebih lagi dalam sebuah usaha fotocopy. Jika kita memberikan hasil produksi yang baik serta bahan bahan seperti kertas yang berkualitas maka konsumen pun akan terpuaskan dan akan kembali atau dengan kata lain menjadi pelanggan tetap. Serta tidak lupa hal yang paling penting untuk disiasati adalah menjaga kehematan proses produksi, misalnya seperti mematikan mesin fotocopy

bila tidak digunakan, menghemat pemakaian kertas, mengatur warna kejelasan dari pencetakan untuk menghemat pengeluaran tinta mesin fotocopy dan lain sebagainya. Dan tidak lupa menyiasati kelancaran proses produksi agar tidak mengecewakan para konsumen.

3. Pemasaran
Pemasaran atau promosi merupakan hal yang unik. Karena proses promosi ini bertujuan untuk menarik minat konsumen agar memakai atau menggunakan barang dan jasa kita. Sehingga dalam proses perjalanannya harus melalui pendekatan pendekatan dua arah antara produsen dengan konsumen. Artinya antara produsen dan konsumen harus saling mengenal. Inilah konsep manajemen pemasaran yang baik untuk diterapkan dalam sebuah usaha fotocopy. Walaupun proses promosi atau pemasaran dalam usaha fotocopy dirasa kurang penting. Tapi dalam sebuah penerapan konsep manajemen yang baik, pemasaran sangatlah penting untuk mengenalkan produk kita kepada konsumen. Karena ada pepatah mengatakan Tak kenal maka tak sayang, jika produk kita tidak dikenal maka sulit sekali untuk konsumen akan memakai produk kita. Proses promosi yang mungkin dilakukan dalam sebuah usaha fotocopy seperti mengatur letak posisi barang barang yang dijual dalam sebuah etalase agar lebih terlihat dengan jelas oleh konsumen, permainan harga diskon jika melalukan banyak pembelian, penempatan kertas harga harga barang dan jasa agar konsumen dapat membandingkan harga tempat fotocopy kita dengan yang lain, memberikan cinderamata seperti plastik, sticker, bon dan lain lain yang bertuliskan nama tempat fotocopy agar mereka selalu ingat dengan tempat fotocopy kita dan lain sebagainya. Yang pasti proses promosi yang akan dilakukan mengundang minat konsumen tertarik untuk mengunjungi tempat fotocopy tersebut.

4. Sumber Daya Manusia (SDM)


Sumber daya manusia atau SDM mempunyai peranan dalam mengatur semua pengelolaan yang terjadi didalam sebuah usaha. Dalam prakteknya SDM merupakan kunci utama bagi tercapainya suatu tujuan. SDM yang baik adalah yang berkualitas. Kualitas yang ada pada diri SDM sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik dapat dilihat dari lingkungan, teman maupun keturunan.

Maka penting bagi para pengusaha memilih dengan hati hati SDM SDM nya, agar memperoleh keselarasan antara harapan produsen dengan konsumen. Karena jika kita melihat dalam praktek usaha fotocopy, pengaruh SDM dalam proses menarik perhatian konsumen sangat dilihat dari segi pelayanannya. Jika pelayanan yang diberikan ramah dan sopan maka konsumen pun akan merasa terpuaskan, sehingga mereka tidak segan segan untuk kembali lagi. Untuk sebuah usaha fotocopy, SDM yang diperlukan tidak kurang tidak lebih harus mempunyai kepribadian yang baik serta fisik yang baik pula. Karena dalam memberikan pelayanan para pegawai tersebut harus terlihat rapi, bersih, ramah dan sopan. Sehingga menimbulkan kenyamanan antara konsumen dengan pegawai, baik dalam proses transaksi maupun produksi.

B. Penerapan fungsi fungsi manajemen dalam usaha fotocopy

Fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Banyak sekali ahli yang mengemukakan tentang fungsi manajemen ini. Berikut uraian singkat tentang fungsi manajemen yang paling banyak digunakan : 1. Perencanaan ( Planning ) Perencanaan (Planning) ialah fungsi manajemen yang harus bisa menjawab rumus SWIH. (WHAT) apa yang akan dilakukan, (WHY) mengapa harus melakukan, (WHEN) kapan melakukan, (WHERE) dimana melakukan, (WHO) siapa yang melakukan, (HOW) bagaimana cara melakukan. Perencanaan program kerja, termasuk perencanaan anggaran, bukan merupakan hal yang baru dalam memulai sebuah usaha fotocopy, baik perencanaan jangka pendek maupun perencanaan jangka panjang. Namun, perencanaan perlu dilakukan untuk perencanaan strategis, yaitu perencanaan menentukan hidup mati dan berkembang tidaknya suatu usaha.

2. Pengorganisasian ( Organizing ) Fungsi pengorganisasian termasuk fungsi pengisian staf yang sesuai untuk setiap tugas atau kedudukan. Pengisian staf atau karyawan perlu membedakan beberapa jenis karyawan, yang masing-masing mempunyai tugas khas dan karakteristik sendiri-sendiri. Ada sekurang kurangnya empat jenis karyawan yang mempunyai tugas berbeda, adalah sebagai berikut: Karyawan supervisor adalah karyawan yang mengatur semua kegiatan dan bertanggung jawab atas semua hal yang terjadi dalam usaha fotocopy tersebut. Karyawan produksi adalah para pegawai yang melakukan proses fotocopy. Karyawan maintenance adalah para pegawai yang bertugas memperbaiki dan memeriksa peralatan teknis. Karyawan pramuniaga adalah para pegawai yang melayani proses jual beli dan pengambilan barang barang yang ingin dibeli konsumen serta menjaga kebersihan tempat usaha. Fungsi tugas pengorganisasian dan staf termasuk perencanaan, rekrutmen, seleksi, pelatihan, pengembangan karir, pembuatan rincian tugas (job description) dan kebutuhan tugas (job requirement), penetapan otorisasi, menentukan organigram, menentukan hubungan lini dan hubungan staf, menentukan rentang kendali (span of control), membuat penilaian tugas dan jenjang tugas (job evaluation dan job establishment), merencanakan kaderisasi dan sebagainya. 3. Penggerakan ( Actuating ) Fungsi tugas penggerakan (actuating) adalah tugas menggerakkan seluruh manusia yang bekerja didalam sebuah usaha fotocopy, agar masing-masing bekerja

sesuai dengan yang telah ditugaskan dengan semangat dan kemampuan maksimal. Ini merupakan tantangan yang sangat besar bagi fungsi manajemen karena menyangkut manusia, yang mempunyai keyakinan, harapan, sifat, tingkat laku, emosi, kepuasan, pengembangan, dan akal budi serta menyangkut hubungan antar pribadi. Oleh karena itu, banyak yang mengatakan bahwa fungsi penggerakan adalah fungsi yang paling penting serta paling sulit dalam keseluruhan fungsi manajemen. Fungsi penggerakan berada pada semua tingkat, lokasi, dan bagian dalam bidang usaha fotocopy. Kemudian, fungsi penggerakan meliputi memberikan motivasi, memimpin, menggerakkan, mengevaluasi kinerja individu, memberikan imbal jasa dan sebagainya. Fungsi penggerakan kadang-kadang diganti dengan istilah lain, misalnya fungsi kepemimpinan (leading). Parameter pengukuran atau suatu alat yang seringkali digunakan untuk membantu memahami kebutuhan manusia adalah hierarki kebutuhan yang dikembangkan oleh AH Maslow. Hierarki mengenai lima tingkat (kadang-kadang dibagi menjadi enam) yakni kebutuhan dasar manusia, dari yang paling rendah sampai yang paling tinggi, sebagai berikut: a. Kebutuhan fisiologis (physiological need) Lapar dan haus adalah kebutuhan yang paling dasar bagi manusia dan harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum semua kebutuhan lainnya dipenuhi. b. Kebutuhan keamanan (safety need) Keamanan adalah tingkat kebutuhan kedua, yaitu berupa pakaian, tempat perlindungan atau rumah tempat tinggal, dan lingkungan yang menjamin keamanan seperti pekerjaan tetap, pensiun dan asuransi. c. Kebutuhan afeksi (affection need) Termasuk dalam kebutuhan tingkat tiga adalah pengakuan termasuk dalam lingkungan tertentu, bukan hanya lingkungan keluarga, tetapi juga lungkungan social lainnya, seperti tempat kerja. d. Kebutuhan penghargaan (esteem need) Kebutuhan penghargaan berbentuk kebutuhan penghargaan diri, rasa

keberhasilan, dan pengakuan dari orang lain. Kebutuhan akan status merupakan dorongan utama untuk mencapai keberhasilan lebih lanjut. e. Kebutuhan aktualisasi diri (self-actualization need) Tingkat tertinggi kebutuhan manusia adalah rasa pemenuhan diri, yaitu sumbangan optimalnya pada sesama manusia, suatu realisasi penuh atas potensi diri manusia.

4. Pengawasan ( Controlling ) Pengawasan adalah fungsi terakhir manajemen, namun bukan berarti yang paling kurang penting. Pengawasan adalah pengamatan dan pengukuran, apakah pelaksanaan dan hasil kerja sudah sesuai dengan perencanaan atau tidak. Kalau tidak, apa kendalanya dan bagaimana menghilangkan kendala agar hasil kerja dapat sesuai dengan yang diharapkan. Fungsi pengawasan tidak harus dilakukan hanya setiap akhir tahun anggaran, tetapi justru harus secara berkala dalam waktu yang lebih pendek, misalnya setiap bulan, sehingga perbaikan yang perlu dilakukan tidak terlambat dilaksanakan.

METODE OBSERVASI YANG DIGUNAKAN

Observasi kali ini dilakukan secara sistematik oleh mahasiswa untuk memenuhi blanket pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Observasi sistematik biasa disebut juga observasi berkerangka atau structured observation. Ciri pokok dari observasi ini adalah kerangka yang memuat faktor-faktor yang telah di atur kategorisasinya lebih dulu dan ciri-ciri khusus dari tiap-tiap faktor dalam kategori kategori itu.

a. Materi Observasi

Isi dan luas situasi yang akan diobservasi dalarn observasi sistematik umumnya lebih terbatas. Sebagai alat untuk penelitian desicriptif, peneliti berlandaskan pada perumusan-perumusan yang lebih khusus. Wilayah atau scope observasinya sendiri dibatasi dengan tegas sesuai dengan tujuan dan penelitian, bukan situasi kehidupan masyarakat seperti pada observasi partisipan yang umumnya digunakan dalam penelitian eksploratif.

Perumusan-perurnusan masalah yang hendak diselidikipun sudah dikhususkan, misalnya hubungan antara pengikut, kerjasama dan persaingan, prestasi be1ajar, dan sebagainya. Dengan begitu kebebasan untuk memilih apa yang diselidiki sangat terbatas. Ini dijadikan ciri yang membedakan observasi sistematik dan observasi partisipan.

b.Cara-Cara Pencatatan

Persoalan-persoalan yang telah dirumuskan secara teliti memungkinkan jawabanjawaban, respons, atau reaksi yang dapat dicatat secara teliti pula. Ketelitian yang

tinggi pada prosedur observasi inilah yang memberikan kemungkinan pada penyelidik untuk mengadakan kuantifikasi terhadap hasil-hasil penyelidikannya. Jenis-jenis gejala atau tingkah laku tertentu yang timbul dapat dihitung dan ditabulasikan. Ini nanti akan sangat memudahkan pekerjaan analisis hasil. Untuk metode yang digunakan sendiri menggunakan metode wawancara secara bertatap muka sehingga dapat mengetahui keadaan yang nyata dari usaha itu sendiri. Penggunaan metode ini tentu saja ada sisi positif maupun negatifnya. Untuk sisi positifnya mahasiswa dapat melihat secara langsung tempat usaha yang dijalankan sedangkan sisi negatifnya tidak semua orang merasa nyaman dengan adanya wawancara yang dilakukan oleh mahasiswa.

HASIL OBSERVASI DAN PEMBAHASAN

Planning/ perencanaan Untuk pengembangan dari usaha apakah ada rencana tersendiri? Bisa tolong jelaskan rencana yang dilaksanakan? Untuk pengembangan usaha dilakukan dengan menggunakan media promosi. Promosi yang dimaksudkan menggunakan banner dan selebaran yang ditempel baik di sekitar kampus UNNES maupun di sekitar tempat usaha. Selain itu, selain usaha fotocopy kami juga mengembangkan usaha lain di lokasi yang sama, antara lain: laundry, pulsa dan penjualan alat tulis. Untuk usaha lain tersebut, bagaimana pengelolaannya? Apakah dikelola sendiri juga? Ya, usaha ini kami jalankan sendiri, hanya saja jika laundry, proses pengerjannya kami lakukan di rumah, jadi di lokasi usaha ini hanya sebagai tempat transaksi saja. Pengorganisasian Adakah struktur organisasi dalam usaha? Kalau ada, apa saja jabatan yag digunakan serta apa tugas dari masing-masing jabatan? Usaha yang dijalankan hanya memiliki struktur organisasi yang sederhana, hanya antara owner dan pegawai. Owner atau pemilik memiliki tugas untuk memenuhi kebutuhan usaha yang diminta dan melakukan pengawasan secara langsung dalam proses usaha. Sedangkan pegawai/employee memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan proses usaha dengan pengetahuan dan kemampuan yang telah diajarkan dan dimiliki. Untuk pemenuhan bahan dasar, darimana Anda mendapatkan bahan usaha?

Bahan baku usaha kami dapatkan dengan pemesanan langsung ke a gen, jadi kami tidak perlu repot karena sudah ada kerja sama dengan agen tersebut. Untuk masalah system bagi hasil, bagaimana anda menerima gaji? Apakah pada periode waktu tertentu atau bebas? Saya mendapatkan gaji tiap awal bulan dari pemilik usaha. Apa saja kelebihan yang ditawarkan fotocopy ini daripada fotocopy yang lain?potongan harga mungkin? Masalah harga, kami menerapkan harga sesuai standar. Mungkin kelebihan yang kami berikan adalah dari segi pelayanan dan kualitas hasil cetakan.

Pengarahan Adakah pengarahan yang diberikan oleh pimpinan? Contohnya? Pengarahan diberikan dari pimpinan kepada bawahan untuk memberikan pengetahuan sehingga dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik. Pengarahanpengarahan yang diberikan pun berkisar antara pengoperasian alat-alat serta penentuan beberapa hal yang coincidental dan membutuhkan penyelesaian secara cepat dan tepat. Adakah hukuman dari pemilik kepada bawahan apabila melanggar peraturan? Seperti potongan gaji atau sejenisnya? Ada, tapi masih belum tegas karena prinsip usaha kami masih kekeluargaan. Pengawasan Untuk masalah pengawasan, apakah ada pengawasan dalam keluar dan masuknya dana dalam usaha? Tentu ada, pengawasan keluar dan masuknya dana dilakukan secara harian agar tidak terjadi selisih dikemudian hari. Siapa yang melaksanakan fungsi pengawasan?

Fungsi pengawasan yang ada dilaksanakan oleh owner sendiri. Apa saja yang perlu diawasi? Hal-hal yang sering diawasi antara lain stok yang ada di lokasi usaha, kerusakan yang terjadi, pengecekan pemasukan.

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan dari pembahasan ini adalah, apapun usahanya besar ataupun kecil dalam penerapannya diusahakan menggunakan konsep manjemen yang baik. Karena dengan konsep manjemen yang baik, dapat menyesuaikan diri dari berbagai situasi dan kondisi yang sedang dihadapi. Serta mempunyai arah dan tujuan yang ingin dicapai dari usaha tersebut. Saran yang dapat kami berikan adalah lebih terorganisasinya pelaksanaan usaha, sehingga bisa mendapatkan hasil yang efektif dan efisien.

Daftar pustaka Margono S. Drs. 2007. Metologi Penelitian Pendidikan Komponen MKDK. PT. Rineka Cipta, Jakarta. Mohammad Abdul Mukhyi, Pengantar manajemen umum, Penerbit Gunadarma, Depok, 1995. http://ilmumanajemen.com diakses pada Senin, 18 November 2013.