BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Dinamisnya perkembangan dunia global saat ini menyebabkan semua informasi jauh lebih mudah didapatkan namun, banyak hambatan yang didapatkan jika SDM-nya sendiri tidak siap untuk melaksanakan atau merealisasikan dalam kehidupan sehari hari. Sekarang kecanggihan teknologi telah merubah segalanya termasuk dalam hal absensi. Absensi tidak lagi menggunakan bubuhan tanda tangan pada sebuah buku absensi melainkan dengan menggunakan mesin absensi. Mesin absensi tidak hanya digunakan oleh perusahaan besar saja tetapi juga digunakan oleh Perguruan Tinggi terutama di Politeknik Negeri Batam. Tidak dapat dipungkiri, Mahasiwa/i terkadang tidak masuk perkuliahan karena ada mata kuliah yang tidak disukai, pengajar yang tidak disenangi, ada tugas, dan sebagainya. 1.2 Rumusan Masalah Apa dasar perancangan metode pengabsenan secara elektronik? Apakah metode pengabsenan di Politeknik Negeri Batam sudah efektif dan efisien? Bagaimana merancang metode pengabsenan yang lebih baik dan efisien? 1.3 Tujuan Pembahasan Tujuan diadakannya study kelayakan terhadap mesin absensi elektronik ini adalah : 1. Memahami proses pengabsensianpada system yang lama. o Analisis Cause Effect Diagram. o Struktur pengabsensan. o Penerapan method engeneering dan ergonomic serta biaya. 2. Menentukankebutuhanpemakaimesin (system) secara garis besar untuk mencapai sasaran system. Wawancarapadapemakai system Observasi Data Pengambilansampel 3. Menentukan permasalahan yang terjadi pada sistem lama yang menyebabkan belum dapat mencapai sasarannya.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Untuk mengatasi permasalahan sistem pengabsenan, Politeknik Negeri Batam yang sudah menggunakan sistem absensi dengan mesin absensi elektronik. Dengan menggunakan teknologi ini, penulis sebagai Perancang Sistem Absensi yang lebih baik, dapat meningkatkan kedisiplinan para mahasiswa/i khususnya dalam mengikuti jadwal perkuliahan di Kampus serta menciptakan sistem pengabsenan yang lebih baik dan efisien dari yang sebelumnya. Program mesin absensi ini juga tidak hanya digunakan untuk memantau mahasiswa/i yang terlambat masuk atau pulang sebelum waktunya. Tetapi juga untuk meningkatkan kedisiplinan para dosen yang mengajar, sehingga tidak leluasa keluar dan atau masuk kelas sebelum jam mengajar usai atau sebagainya. Selain itu juga memudahkan para karyawan Politeknik Negeri Batam untuk merekap dan mengolah hasil absensi seluruh mahasiswa/i serta seluruh civitas kampus dalam membuat laporan. Semoga semua Perguruan Tinggi di Indonesia dapat menggunakan mesin absensi elektronik, karena dengan adanya sistem absensi ini setidaknya dapat mengurangi mahasiswa/i atau dosen yang sering tidak menghadiri jadwal perkuliahan. Serta dapat meningkatkan kesadaran dan kedisiplinan para peserta didik dan para pengajar dalam melakukan tanggung jawab di kampus dan menghemat waktu dalam merekap data mahasiwa/i yang menghadiri jadwal perkuliahan pada saat itu, serta memudahkan dalam pengarsipannya.

BAB III ANALISIS DAN PEMBAHASAN SOLUSI

3.1 Analisis Masalah
Metode pengabsensian di Politeknik Negeri Batam

Penganalisisan dilakukan di dalam kegiatan perkuliahan sehari-hari yang menggunakan sistem absensi elektronik ini.

Dapat dianalisiskan bahwa permasalah utama terletak pada sistem rancangan pengabsensian secara elektronik di Politeknik Negeri Batam, yaitu kurangnya sosialisasi pada awal penggunaan metode absensi elektronik ini, sehingga tidak semua mahasiswa/i dan civitas kampus dapat menggunakan sistem ini dengan efektif dan efisien serta tidak sesuai dengan sistem rancangan absensi elektronik awal yang telah ditetapkan oleh pihak management Politeknik Negeri Batam. Perekapan data yang belum sesuai dengan keadaan yang terjadi pada saat perkuliahan berlangsung, misalnya saja ketikdapastian tercatatnya data kehadiran mahasiswa/i pada saat kita melakukan perkuliahan. Sementara itu, sumber daya manusia yang merancang dan mentapkan metode sistem pengabsenan secara elektronik (Management Politeknik Negeri Batam) belum memahami cara dan fungsi kerja dari mesin pengabsenan elektronik tersebut dengan baik. Misalnya saja pada saat terjadi kerusakan (error) pada mesin absensi, pihak staff dan pengajar kampus tidak mengerti cara memperbaiki sistem yang ada pada mesin tersebut dengan cepat. Hal ini dikarenakan oleh kurangnya pengetahuan akan sistem pada mesin yang digunakan, sehingga menghambat dan menambah waktu dalam proses pengabsensian yang seharusnya sudah dapat merekap data secara otomatis, namun karena terjadi kesalahan dalam sistem yang tidak dapat ditangani dengan cepat, seperti proses buffering. Namun dalam kenyataanya masih dilakukan secara manual. Permaslahan selanjutnya, apabila terjadi pemadaman, maka mesin pengabsenan akan mati sepenuhnya. Hal ini menghambat proses pengabsenan sehingga pengabsenan akan kembali dilakukan secara manual dan memerluakan waktu lebih lama. Adapun Analisis Cause Effect Diagram sebagai berikut :

Sumber Daya Manusia (Mahasiswa/i, Civitas)

METODE Mencari tenaga Ahli Sosialisasi Akibat: Supaya proses absensi elektronik lebih baik

PROSES

ALAT

BAHAN

Kurang Sosialisasi & Adanya Gangguan Alam

Memaksimalkan fungsi Alat

Penambahan Bahan Absen

3.2 Pembahasan Solusi Adapun beberapa solusi yang akan dibahas secara umum, yaitu pembenahan dan perbaikan sistem yang telah disediakan sebelumnya menjadi lebih baik, sistem pencatatan dan perekapan data kehadiran mahasiswa/i lebih mudah dan efisien dari segi pengumpulan data dan pengolahannya, menghemat waktu dan tenaga saat pengolahan data kehadiran mahasiswa/i dan seluruh civitas Politeknik Negeri Batam dan meminimalisir kesalahan yang terjadi sebelumnya apabila menggunakan sistem absensi manual serta mengurangi penggunaan kertas untuk pengabsenan secara manual, sehingga kita juga dapat mengurangi polusi terhadap lingkungan dari pengurangan pemakaian kertas. Selain itu merevisi sistem pengabsenan sebelumnya dengan memberikan sosialisasi dan petunjuk baru tentang penggunaan sistem pengabsenan elektronik yang ada, serta memperbaharui sistem dan tidak mengganggu proses perkuliahan yang berlangsung sehingga lebih kondusif dalam proses perkuliahan.

BAB IV REKOMENDASI
Dengan menggunakan sistem pengabsenan elektronik yang lebih memudahkan dalam hal pengumpulan, perekapan dan pengolahan data kehadiran mahasiswa/i dan civitas kampus agar pihak Management Politeknik Negeri Batam merancang sistem pengabsenan elektronik yang lebih baik lagi untuk menunjang kinerja para staff dan karyawan serta meningkatkan kedisiplinan mahasiswa/i Politeknik Negeri Batam dalam kehadiran pada saat perkuliahan. Adapun beberapa alternatif yang penulis rekomendasikan sebagai bahan pertimbangan Management Politeknik Negeri Batam, sebagai berikut : Alternatif A

Tetap menggunakan alat yang sudah diterapkan sebelumnya yaitu mesin pengabsenan dan kartu absen, namun membutuhkan perubahan agar lebih efisien dalam segi waktu melakukan pengabsenan. Proses pertama : Melakukan sosialisasi dalam penggunaan sistem pengabsenan elektronik kepada seluruh mahasiswa/i dan civitas Politeknik Negeri Batam.

Proses kedua : Menambahkan suatu tempat untuk meletakkan kartu absensi disebelah mesin absen. Kartu diletakkan pada tempat tersebut pada saat mahasiswa/i memasuki ruang kelas, guna untuk memudahkan pada saat proses pengabsenan. Seseorang dari mahasiswa/i melakukan pengabsenan pada saat sebelum perkuliahan dimulai dan pada saat memasuki sesi perkuliahan berikutnya.

Proses ketiga : Memfungsikan kembali alarm sebagai pengingat pergantian sesi perkuliahan. Alternatif B

Tetap menggunakan alat yang sudah ada, namun tidak lagi menggunakan kartu absen melainkan hanya menggunakan mesin pengabsenan dan sidik jari masing-masing mahasiswa/i dan civitas Politeknik Negeri Batam.

Hal ini selain lebih efisien karena tidak menggunakan kartu absen sehingga menggurangi kesalahan akibat tidak membawa kartu absen, juga lebih efektif karena mengurangi kecurangan pada saat pengabsenan. Seperti kita ketahui apabila menggunkan kartu absen, mahasiswa/i masih dapat melakukan kecurangan dengan menitipkan kartu absen kepada teman sekelas. Apabila tidak menggunakan kartu absen lagi, mahasiswa/i pasti akan masuk untuk melakukan absen karena menggunkan sidik jari dari masing-masing mahasiswa/I dan tidak bisa diwakilkan oleh orang lain. Proses pertama : Melakukan sosialisasi dalam penggunaan sistem pengabsenan elektronik kepada seluruh mahasiswa/i dan civitas Politeknik Negeri Batam.

Proses kedua : Melakukan perekapan sidik jari dari seluruh mahasiswa/i, dosen dan civitas kampus Politeknik Negeri Batam agar mengetahui .

Solusi rancangan yang diusulkan oleh penulis adalah pada Alternatif B, kartu absen (ID Card) tetap digunakan namun tidak sebagai kartu absensi pada perkuliahan. Namun difungsikan sebagai kartu parkir dan kartu makan yang sedang dalam proses perealisasian oleh Management Politeknik Negeri Batam.

BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan Beberapa hal yang dapat diambil dari pembahasan mengenai sistem absensi elektronik di Politeknik Negeri Batam : Perlu adanya sosialisasi disetiap perencanaan sistem pengabsensian elektronik yang baru kepada seluruh mahasiswa/i dan civitas Politeknik Negeri Batam. Sumber daya manusia harus seimbang dengan teknologi yang digunakan pada dewasa ini. Sumber daya manusia harus mengetahui sebuah sistem yang digunakan sehingga dapat mengantisipasi apabila terjadi kerusakan (error) pada sistem yang digunakan. Dengan adanya sistem pengabsesian secara elektronik dapat membantu kinerja staff dan karyawan Politeknik Negeri Batam. Sistem pengabsensian secara elektronik dapat membantu mengurangi pencemaran terhadap lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas yang terbuat dari kayu. Dll.

5.2 Kritik dan Saran Demikianlah proposal perancangan sistem pengabsensian secara elektronik ini penulis buat dengan sebagaimana adanya. Besar harapan penulis atas perancangan sistem yang baru ini sebagai bahan pertimbangan kepada pihak Management Politeknik Negeri Batam, agar dapat direalisasikan dengan baik. Oleh karena itu, penulis mohon bantuan dan dukungan dari semua pihak yang terkait agar perancangan sistem pengabsensian secara elektronik ini dapat direalisasikan. Selajutnya penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami, atas kerjasama dan partisipasi semua pihak yang terkait. Sistem pengabsensian ini masih dapat dikembangkan sehingga lebih bermanfaat untuk memudahkan dalam proses pengabsenan di Politeknik Negeri Batam. Akhir kata, penulis mengaharapkan kritik dan saran dari proposal yang jauh dari sempurna ini sebagai bahan evaluasi pada perancangan sistem selanjutnya.