Audit Sistem Kepastian Kualitas

AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Disusun oleh: Nita Sri Mulyani Kukuh Aji Pratama Dymas Echa Susanto Nurmaida Rico Andhika Arisandi Agil Syahrial Remirda Eva Rosandi (090810301131) (090810301136) (090810301143) (090810301165) (090810301222) (090810301246) (090810301255)

JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS JEMBER 2012

Audit Sistem Kepastian Kualitas

A. PENGERTIAN AUDIT MUTU Pengertian audit mutu dapat dijumpai dalam Panduan Audit Sitem Manajemen Mutu SNI 19-19011-2002. Dalam panduan tersebut, audit mutu didefinisikan sebagai proses sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauhmana kriteria audit dipenuhi (BSN, 2002). Audit Sistem Mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas organisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang telah ditentukan serta efektivitas dari penerapan system tersebut.

B. PERANAN AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS Berbagai pihak berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas dengan berbagai kepentingan dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain: a. Perusahaan untuk menilai seberapa mampu jajaran di bawahnya mengimplementasikan sistem manajemen kualitas yang telah ditetapkan. b. Pelanggan untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikomsumsi/digunakan telah sesuai dengan standar kualitas yan disyaratkan. c. Pemerintah untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar telah sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan pemerintah dan aman dikomsumsi/digunakan oleh konsumen. d. Asosiasi kelompok ini berkepentingan terhadap audit sistem kepastian kualitas untuk mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu

menghasilkan produk sesuai dengan yang dipersyaratkan pelanggannya.

Audit Sistem Kepastian Kualitas

e. Lembaga sertifikasi lembaga ini membutuhkan hasil audit adalah untuk menilai kemampuan dari perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi ini.

B. TUJUAN AUDIT MUTU Dari pengertian audit mutu yang diuraiakan di atas, bahwa tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu (Willy Susilo,2000) : 1. Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi organisasi 2. Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi

persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan 3. Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya) pelanggan 4. Untuk mengevaluasi terhadap pemasok 5. Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi Sedangkan tujuan audit mutu secara khusus adalah untuk memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi yang diuraikan sebagai berikut (Iskandar Indranata,2006): 1. Mengarahkan pencapaian sasaran memberikan sense of urgency 2. Menemukan peluang perbaikan 3. Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif 4. Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin.

Audit Sistem Kepastian Kualitas

C. ALASAN MELAKUKAN AUDIT MUTU Dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) ada beberapa alasan melakukan audit berkesinambungan yaitu untuk melihat efektivitas system berdasar sampling dan lokasi/bagian, walaupun alasan yang pokok memberi jaminan dan mencegah timbulnya masalah-masalah dan meningkatkan efektivitas SMM alasan

melakukan Audit antara lain (Iskandar Indranata, 2006) : 1. Mengembangkan sistem pada organisasi. 2. Meyakinkan organisasi akan efektivitas dan kesesuaian akan system itu sendiri. 3. Meyakinkan organisasi dalam memilih pemasok baru, bahwa SMM pemasok sesuai dengan apa yang diinginkan organisasi. 4. Meyakinkan organisasi bahwa pemasok yang ada masih memenuhi persyaratan yang ditetapkan organisasi. 5. Memenuhi kesesuaian standar/undang-undang, bahwa organisasi harus terus menerus mengimplementasikan dan memelihara SMM secara konsisten.

D. LANGKAH-LANGKAH AUDIT KEPASTIAN KUALITAS Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act) yang dipopulerkan oleh Deming, audit sistem manajeman kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut: a. Perencanaan Audit Langkah awal yang dilakukan yaitu perencanaan audit. Dalam perencanaan audit, auditor perlu mengetahui bagian mana yang akan di audit, sejauh mana cakupannya, melakukan persetujuan audit (audit agreement), audit material, program audit, dan pertemuan untuk mempersiapkan kunjungan audit. Dalam

perencanaan audit, auditor harus memahami betul karakteristik klien karena hal itu sangat berpengaruh pada bagaimana cara auditor mengukur kualitas perusahaan atau instansi tersebut, baik secara keseluruhan maupun per departemen. Dengan mengetahui

Audit Sistem Kepastian Kualitas

karakteristik klien, maka auditor dapat lebih mudah menentukan standar yang akan ditentukan. b. Pelaksanaan Audit Dalam pelaksanaan audit, auditor akan mengerjakan kertas kerjanya dan menggunakan kuesioner untuk menentukan tingkat kualitas objek yang di audit. c. Mempelajari Hasil Audit Auditor perlu mempelajari hasil auditnya dan menganalisis hasil tersebut. Setelah itu auditor perlu mempublikasikannya kepada klien terlebih dahulu dan melakukan re-audit. d. Tindakan Perbaikan Hasil utama dari audit sistem kepastian kualitas yaitu merupakan rekomendasi untuk memaksimalkan kinerja perusahaan untuk mencapai standar kualitasnya. Dengan demikian perusahaan dapat memperbaiki kinerjanya atau memperbaiki bagian yang kinerjanya kurang baik dalam mencapai kualitas yang ditargetkan.

E. ISO SEBAGAI PEDOMAN AUDIT KEPASTIAN KUALITAS Audit sistem kepastian kualitas sangat membutuhkan standar sebagai pedoman untuk menilai atau mengukur objek yang akan di audit. Seorang auditor harus memilih dan menggunakan standar yang tepat untuk mengukur kualitas objek tersebut. Misalnya, bila seseorang ingin mengukur kualitas sebuah sumber daya, maka kita harus terlebih dulu mengetahui bagaimana kualitas yang seharusnya dimiliki oleh sumber daya tersebut atau sumber daya yang sejenis. Sebenarnya, terdapat berbagai standar yang bisa digunakan dalam pengukuran objek audit dari audit sistem kepastian kualitas seperti standar yang digunakan di eropa dan jerman. Namun di Indonesia, standar mutu utama yang digunakan adalah standar yang dihasilkan oleh International Standard Organization (ISO). Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO) memberikan standar untuk dokumentasi data dan audit sebagai bagian dari sistem manajemen mutu. Meskipun seri ISO tidak dirancang secara eksplisit untuk pengembangan emisi data, banyak prinsip dapat diterapkan untuk memastikan produksi inventarisasi
5

Audit Sistem Kepastian Kualitas

kualitas. Lembaga Inventarisasi mungkin menemukan dokumen-dokumen sumber bahan yang berguna untuk mengembangkan rencana QA. Beberapa negara (misalnya Inggris dan Belanda) telah menerapkan beberapa elemen dari standar ISO untuk proses pembangunan persediaan dan manajemen data. Berikut ini standar-standar ISO sebagai panduan praktis untuk memastikan kualitas data dan sistem pelaporan yang transparan: ISO 9004-1 ISO 9004-4 : panduan kualitas Umum untuk menerapkan sistem mutu. : pedoman pelaksanaan peningkatan mutu berkelanjutan dalam organisasi, menggunakan alat dan teknik pengumpulan data dan analisis. ISO 10005 : pedoman tentang bagaimana mempersiapkan rencana mutu untuk mengontrol proyek-proyek tertentu. ISO 10011-1 : pedoman audit sistem mutu. ISO 10011-2 : pedoman kriteria kualifikasi untuk auditor sistem mutu. ISO 10011-3 : pedoman untuk mengelola program sistem kualitas audit. ISO 10012 : pedoman sistem kalibrasi dan kontrol statistik untuk memastikan bahwa pengukuran dilakukan dengan akurasi dimaksudkan. ISO 10013 : pedoman manual untuk mengembangkan mutu untuk memenuhi kebutuhan spesifik.

F. SUSUNAN LAPORAN AUDIT KEPASTIAN KUALITAS Susunan atau format penyajian laporan audit kepastian kualitas yang biasanya digunakan adalah: 1. Executive Summary 2. Pendahuluan a. Tujuan b. Ruang lingkup c. Prosedur audit 3. Hasil audit 4. Diskusi dan rekomendasi

Audit Sistem Kepastian Kualitas

G. PELAKSANAAN AUDIT KEPASTIAN KUALITAS DI BEBERAPA PERUSAHAAN / INSTANSI Perusahaan atau instansi membutuhkan audit kepastian kualitas untuk mendapatkan keyakinan bahwa seluruh bagian perusahaan telah bekerja secara efektif sesuai dengan standar mutu yang ada. Beberapa perusahaan atau instansi melakukan audit kepastian mutu ini untuk meningkatkan kualitas kinerjanya dan mengetahui bagian mana yang perlu diperbaiki. Berikut ini contoh beberapa perusahaan/instansi yang melakukan audit kepastian kualitas:

Rumah Sakit Liverpool Contohnya, High Risk Foot Clinic (klinik penyakit kaki beresiko tinggi) di rumah sakit Liverpool. Audit kepastian kualitas dilakukan untuk mengetahui peningkatan kualitas penanganan penyakit borok pada kaki pasien di rumah sakit tersebut. Hasil dari audit tersebut menunjukkan bahwa klinik tersebut telah melayani pasiennya dengan sangat baik, terutama dalam konsultasi apakah pasien membutuhkan biopsi atau perlakuan tambahan lainnya. Hasil audit juga menunjukkan bahwa masih terdapat hal yang perlu ditingkatkan, yaitu dengan menyediakan kualitas fotografi yang lebih baik yang dapat mengambil gambar micro close-up. Dari penjelasan tersebut, menunjukkan bahwa rumah sakit Liverpool memanfaatkan jasa audit kepastian kualitas untuk mendapatkan keyakinan bahwa bagian/departemen di rumah sakit tersebut telah bekerja sesuai standar kualitasnya. Selain itu, dengan melakukan audit kepastian kualitas, rumah sakit Liverpool dapat mengetahui kelemahan departemennya dan dapat meningkatkan kualitasnya sesuai dengan rekomendasi hasil audit tersebut.

Universitas Botswana Audit kepastian kualitas yang dilakukan di Universitas Botswana mengukur kualitas dari beberapa bagian/departemen di universitas tersebut. Bagian-bagian yang menjadi parameter dalam pengukuran kualitas tersebut adalah
7

Audit Sistem Kepastian Kualitas

bagian sumber daya, belajar mengajar, penelitian, kepemimpinan, kedisiplinan, dan konsep-konsep kualitas pendidikan. Hasil audit kepastian kualitas terhadap keenam parameter tersebut menunjukkan bahwa tingkat kualitas Universitas Botswana masih rendah. Hasil audit tersebut menghasilkan beberapa rekomendasi yaitu: Siswa harus terlibat dalam pengambilan keputusan oleh Manajemen Universitas. Buku terlalu mahal di luar jangkauan siswa. Perlu meningkatkan jumlah dosen untuk meningkatkan rasio antara siswa dan dosen serta menghindari kepadatan ruang kuliah. Sistem perkuliahan bukan lagi berpusat pada dosen, namun pada siswa. Perpustakaan harus beroperasi 24 jam untuk mengaktifkan akses peserta didik kapan saja. Jenderal Pendidikan Kursus (GEC) harus dihentikan karena mereka tidak relevan dan hanya lebih membebani peserta didik. Jumlah komputer dan printer harus ditingkatkan di universitas. Universitas harus memberikan insentif yang tepat untuk karya yang diterbitkan.

Midlothian, Texas Midlothian di Texas merupakan komisi yang bertugas mengawasi udara bebas (ambient air) serta kandungan kimia dalam udara bebas tersebut. Tujuan dari audit kepastian kualitas yang dilakukan Midlothian tersebut yaitu untuk memberikan penilaian kinerja dari kualitas udara dan peralatan pengawasan meteorologi serta untuk mengevaluasi teknik sistem yang digunakan. Beberapa hal yang diukur untuk menentukan kualitas dari sistem pengukuran pengawasan di Midlothian yaitu: akurasi pengukuran arah angin, kecepatan angin, temperatur, tekanan barometrik, dan pengukuran kadar udara. Hasil dari pengujian menunjukkan bahwa seluruh kriteria yang ditetapkan telah dipenuhi. Tidak ada rekomendasi yang diberikan kepada Midlothain
8

Audit Sistem Kepastian Kualitas

berdasarkan hasil audit tersebut. Hal ini menunjukkan bahwa kualitas peralatan pengawasan dan teknik sistem yang digunakan teleh sesuai.

Central California Ozone Study (CCOS) Tujuan utama dari CCOS adalah untuk menyediakan tonggak lain dalam pemahaman tentang hubungan antara emisi, transportasi, dan standar ozon, serta untuk memfasilitasi perencanaan emisi lebih lanjut untuk pengurangan yang diperlukan untuk mencapai standar ozon. CCOS adalah upaya terpadu yang mencakup kualitas udara dan pengukuran meteorologi lapangan, karakterisasi emisi, analisis data dan pemodelan kualitas udara. Audit kepastian mutu yang dilakukan oleh CCOS adalah untuk memastikan bahwa prosedur dan metode sampling yang digunakan dalam penelitian CCOS telah didokumentasikan dengan baik dan mampu menghasilkan data yang memenuhi spesifikasi penelitian atau untuk menjamin kualitas data yang dikumpulkan. Dalam hasil laporan audit CCOS, dijelaskan mengenai hal-hal yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan sehingga auditor mengajukan rekomendasi atas permasalahan-permasalahan tersebut.

Finnish Higher Education Institution Finnish Higher Education Institution atau Institusi Pendidikan Tinggi Finlandia merupakan institusi yang mengawasi kinerja perguruan tinggi yang ada di Finlandia. Berbeda dari penjelasan-penjelasan sebelumnya, FHEI justru membahas mengenai manual audit atau pedoman audit yang digunakan. Tujuan dari audit masing-masing perguruan tinggi di Finlandia adalah:
a. untuk menetapkan tujuan kualitatif yang ditetapkan oleh masing-

masing perguruan tinggi untuk kegiatan perguruan tinggi itu sendiri;

b. untuk mengevaluasi apa prosedur yang digunakan dan proses masing-

masing perguruan tinggi untuk mempertahankan dan mengembangkan kualitas pendidikan dan kegiatan lainnya;
9

Audit Sistem Kepastian Kualitas

c. untuk mengevaluasi apakah QA masing-masing perguruan tinggi

menghasilkan sistem informasi yang berguna dan relevan bagi perbaikan operasinya dan apakah itu membawa perbaikan langkahlangkah yang efektif. Target audit dari FHEI yaitu:
a. Definisi dari tujuan, fungsi, dan tanggung-jawab sistem QA masing-

masing perguruan tinggi serta dokumentasi masing-masing

b. Kelengkapan dan efektivitas prosedur QA dan struktur terkait dengan

misi dasar masing-masing perguruan tinggi. 1. tingkat pendidikan 2. penelitian / sumber dan pengembangan 3. Dengan interaksi dan berdampak pada masyarakat serta kerja sama dalam pembangunan daerah 4. Jasa pendukung (seperti perpustakaan, dan pelayanan informasi karir dan perekrutan jasa, layanan internasional) 5. pengembangan dan perekrutan pegawai
c. Tatap muka antara manajemen sistem QA dan yang menjalankan

operasi
d. Partisipasi staff masing-masing perguruan tinggi, mahasiswa dan

stakeholder pihak eksternal dalam kualitas mutu

e. Relevansi dan akses ke informasi yang dihasilkan oleh sistem QA f.

Pengawasan, evaluasi, dan perbaikan sistem QA yang terus-menerus

g. Sistem QA secara keseluruhan.

Pada setiap perguruan tinggi, proses audit terdiri dari tahap berikut : 1. Pendaftaran setiap perguruan tinggi untuk audit 2. Perjanjian audit ditandatangani antara setiap perguruan tinggi dan FINHEEC 3. Audit material yang dikumpulkan oleh setiap perguruan tinggi 4. Rapat untuk persiapan kunjungan audit 5. Kunjungan kelompok audit ke setiap perguruan tinggi
10

Audit Sistem Kepastian Kualitas

6. Laporan audit 7. Publikasi hasil dan umpan balik diskusi Berikut ini merupakan urutan kronologis dan fase dalam proses audit pada FHEI: Setiap perguruan tinggi mencatat untuk audit

Kesepakatan yang diambil di audit

Audit pada kelompok yang ditunjuk

setiap perguruan tinggi mengumpulkan bahan audit

Pertemuan untuk mempersiapkan kunjungan audit

Kunjungan Audit

Laporan Audit

Konsekuensi dari audit

1. Lulus Audit

2. Perlu Re-Audit

11

Audit Sistem Kepastian Kualitas

Pertemuan untuk menerbitkan dan mendiskusikan laporan audit

Re-audit sekitar dua tahun

1. Lulus Audit

2. Tidak lulus audit

Audit berikutnya dilakukan dalam enam tahun dari keputusan

Laporan audit: Setelah menganalisa bahan yang terkumpul selama proses audit dianalisis, kelompok audit menulis laporan. Laporan itu harus mengikuti seragam struktur termasuk : a. penjelasan tentang proses b. deskripsi masing-masing perguruan tinggi di bawah review dan sistem QA c. audit temuan d. kesimpulan kekuatan dan praktek-praktek terbaik rekomendasi proposal dari kelompok audit merekomendasikan bahwa sistem QA
masing-masing perguruan tinggi lulus audit atau dikenakan re-audit

berikutnya. Audit laporan ini diterbitkan dalam bahasa yang digunakan dalam audit sekitar 50 halaman. Apabila perguruan tinggi harus melalui re-audit, maka prosedur-prosedur yang harus dilakukan yaitu: penentuan target dan kriteria re-audit proses re-audit o kelompok audit masing-masing perguruan tinggi dan FINHEEC melakukan negosiasi.
12

Audit Sistem Kepastian Kualitas

o Sebuah perjanjian audit ditandatangani antara masing-masing perguruan tinggi dan FINHEEC. o masing-masing perguruan tinggi mengumpulkan bahan re-audit. o FINHEEC menunjuk kelompok re-audit. o FINHEEC menyediakan pelatihan untuk kelompok re-audit. o Kunjungan kelompok re-audit ke masing-masing perguruan tinggi. o Laporan re-audit siap. o Hasil diterbitkan, diikuti oleh diskusi umpan balik kesimpulan dan konsekuensi re-audit FINHEEC reaudit adalah untuk mengeluarkan sertifikat audit kepada masing-masing perguruan tinggi lewat audit. Menyatakan bahwa sertifikat masing-masing perguruan tinggi telah lulus audit, tanpa mengacu pada audit ulang.

Verizon NEBS Verizon merupakan sebuah perusahaan yang menyediakan jasa audit kepastian kualitas yang bertujuan untuk meyakinkan kesesuaian produk dengan standar yang ada atau target perusahaan. Kualitas sistem manajemen perusahaan juga termasuk dalam ruan lingkup audit sistem kepastian kualitas oleh Verizon. Aktivitas audit atau prosedur audit yang digunakan oleh Verizon adalah sebagai berikut: Memulai Audit menentukan tujuan audit, ruang kingkup audit, dan kriterianya menentukan kelayakan audit membangun hubungan awal dengan klien (auditee)

Melakukan penelaahan dokumen tanggung jawab klien menelaah dokumen sistem manajemen yang relevan, termasuk catatan, dan menentukan tingkat kecukupannya untuk kriteria audit Menyiapkan aktivitas audit di tempat/lokasi Menyiapkan rencana audit Menyiapkan kertas kerja
13

Audit Sistem Kepastian Kualitas

Melakukan aktivitas audit di lokasi melakukan pertemuan pembuka Komunikasi selama audit berlangsung Mengumpulkan dan memverifikasi informasi Menghasilkan temuan audit Menyiapkan kesimpulan audit Melakukan pertemuan akhir

Menyiapkan, menyetujui, dan mendistribusikan hasil audit Melengkapi audit Melakukan tindak lanjut audit

14

Audit Sistem Kepastian Kualitas

DAFTAR PUSTAKA

Audits of Quality Assurance System of Finnish Higher Education Institution. 2007

Barton, Darrin. 2008. Quality Assurance Audit Report: Midlothian, Texas, Ambient Air Collection And Chemical Analysis. (http://www/, diakses 28 Februari 2012)

http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=llworkspace (diakses 26 Februaru 2012)

http://www.praxiom.com/iso-9001-audit.htm (diakses 26 Februari 2012) J. O., Awino dan Agolla J. E. 2008. A Quest For Sustainable Quality Assurance Measurement For Universities: Case Study Of The University Of Botswana in Educational Research and Review Vol. 3 (6), pp. 213-218. (http://www.academicjournal.org/, diakses 28 Februari 2012)

Maxted, John. 2000. Quality Assurance Report: Biological Data Prepared by Boris Kondratieff from Samples Collected in Vail, Colorado. (http://www/, diakses 28 Februari 2012)

Parsons Engineering Science, Inc. 2001. Final Quality Assurance Audit Report: Central California Ozone Study. (http://www/, diakses 28 Februari 2012)

Verizon NEBS Compliance: Quality Audit Process. 2008 White, Jessica M., et al. 2011. Clinical Photography In A High Risk Foot Clinic: A Quality Audit in Australasian Podiatry Council Conference 2011, Melbourne, Australia. (http://www.academicjournal.org/, diakses 28 Februari 2012)

15