Anda di halaman 1dari 34

BAB 5 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BARU

5.1 Usulan Sistem Informasi Baru Adapun usulan sistem yang baru ini adalah untuk mempermudah proses penginputan data pegawai dan data penduduk pada Kantor Kepala Desa Bahung Sibatubatu Kecamatan Sei Dadap Kabupaten Asahan, mempercepat dalam mengambil keputusan, perincian-perincian yang mudah dipahami sehingga tidak terjadi kesalahan pada waktu menjalankan. Sistem yang diusulkan ini bukanlah sekedar mempercepat atau mengoptimalkan suatu kegiatan operasional, tetapi juga mencakup standarisasi atau tingkat dengan hasil dalam penghematan waktu dan biaya. Dari hasil sistem yang diterapkan, diharapkan Kepala Desa Bahung Sibatu-batu Kecamatan Sei Dadap Kabupaten Asahan dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan setiap saat untuk melakukan kebijaksanaan dalam pengambilan keputusan secara cepat dan tepat. Dari hasil analisa yang dilakukan dan melihat adanya permasalahan yang ada dari sistem yang diterapkan. Maka penulis merancang Sistem Informasi baru yang merupakan perubahan dari sistem perencangan yang ada pada Kepala Desa Bahung Sibatu-batu Kecamatan Sei Dadap Kabupaten Asahan khususnya dalam penginputan data pegawai dan data penduduk yang ini masih dilakukan masih secara manual, akan dirubah secara komputerisasi dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL. . 5.2 Desain Sistem Informasi Baru Pada aliran sistem informasi (ASI) yang baru ini terdapat sedikit perubahan, yakni hanya di data basenya saja. Dimana pada aliran sistem informasi yang baru ini penulis ingin meningkatkan kinerja sistem dengan mengoptimalkan penggunaan bantuan komputer, sehingga data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang membutuhkannya. Oleh sebab itu, aliran sistem informasi yang lama masih digunakan pada sistem yang baru ini.

5.2.1 Desain Sistem Informasi Secara Global Desain sistem secara umum atau desain global dapat diartikan sebagai suatu gambaran, perancangan dan pembuatan sketsa pengaturan dari beberapa elemen terpisah

dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan sistem data pegawai dan data penduduk yang akan di lakukan terdiri rancangan sistem (ASI) baru, Context Diagram (CD), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD) dan Struktur Desain Web.

ALIRAN SITEM INFORMASI DATA PEGAWAI (ASI BARU) PADA KEPALA DESA BAHUNG SIBATU-BATU KECAMATAN SEI DADAP KABUPATEN ASAHAN
Pegawai
Formulir

Kaur Pemerintahan
Formulir

Administrator
Data Pegawai

Sekretaris Desa

Kepala Desa

Lap.Data Pegawai

Lap.Data Pegawai yang sudah diperiksa

Isi Formulir

Formulir yang Sudah Diisi

Entry data pegawai

Periksa Laporan

Pengesahan

Formulir yang Sudah Diisi

Catat Data

DB

Lap.Data Pegawai yang sudah diperiksa

Lap.Data Pegawai Sah

Data Pegawai

Cetak lap.Data Pegawai

Lap.Data Pegawai

Lap.Data Pegawai Sah

Lap.Data Pegawai Sah

Gambar 18 Aliran Sistem Informasi (ASI) Data Pegawai Baru

ALIRAN SITEM INFORMASI DATA PENDUDUK (ASI BARU) PADA KANTOR KEPALA DESA BAHUNG SIBATU-BATU KECAMATAN SEI DADAP KABUPATEN ASAHAN
Kepala Dusun
Formulir

Kaur Pemerintahan
Formulir

Administrator
Data Penduduk

Sekretaris Desa

Kepala Desa

Lap.Data Penduduk

Lap.Data Penduduk yang sudah diperiksa

Isi Formulir

Formulir yang Sudah Diisi

Entry data
Penduduk

Periksa Laporan

Pengesahan

Formulir yang Sudah Diisi

Catat Data

DB

Lap.Data Penduduk yang sudah diperiksa

Lap.Data Penduduk Sah

Data Penduduk

Cetak lap.Data
Penduduk

Lap.Data Penduduk

Lap.Data Penduduk Sah

Lap.Data Penduduk Sah

Gambar 19 Aliran Sistem Informasi (ASI) Data Penduduk Baru

5.2.1.1 Context Diagram (CD) Context Diagram (CD) adalah suatu gambaran umum tentang sistem yang terdapat dalam suatu organisasi yang memperlihatkan sistem, adanya interaksi antara eksternal entity dan sistem informasi utama mengalir diantara entity-entity dan sistem. Context Diagram ini merupakan alat bantu yang digunakan dalam menganalisis sistem yang akan dikembangkan dan menggambarkan hubungan antara elemen yang membentuk suatu kesatuan.

Pegawai

isian formulir

Data Pegawai

Administator

Formulir Formulir, Isian Formulir Data Pegawai

0 Sistem Informasi Data Pegawai

Lap. Data Pegawai Lap.Dt Pegawai

Kaur Pemerintah

Sekretaris Desa

Isian Formulir Lap. Data Pegawai Sah

Lap.Data pegawai yg sdh diprksa Lap. Data Pegawai sah Lap. Data Pegawai yg sdh diprksa Lap. Data Pegawai Sah

Kepala Desa

Gambar 20 Context Diagram Data Pegawai

Kepala Dusun

isian formulir

Data Penduduk

Administator

Formulir Formulir, Isian Formulir Dt Penduduk

0 Sistem Informasi Data Penduduk

Kaur Pemerintah

Lap. Data Penduduk Lap. Dt Penduduk

Sekretaris Desa

Isian Formulir Lap. Data Penduduk Sah

Lap.Data Penduduk yg sdh diprksa Lap. Data Penduduk sah Lap. Data

Penduduk yg sdh diprksa Lap. Data Penduduk Sah

Kepala Desa

Gambar 21 Context Diagram Data Penduduk

5.2.1.2 Data Flow Diagram (DFD) Untuk memudahkan penjelasan alur kerja yang telah disebutkan diatas, maka digunakan Data Flow Diagram (DFD). DFD merupakan suatu logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data tersimpan, proses apa yang dihasilkan data tersebut. Untuk lebih jelas lihatlah gambar dibawah ini:

Formulir

Pegawai

Kaur Pemerintah
Isian formulir

1.0 Isi formulir

1.1 Catat Data Pegawai

Administrator
Data pegawai

Data Pegawai

1.2 Entry Data & Buat Lap Data Pegawai

Dt.Pegawai Dt.Absensi

File Pegawai File Absensi

Kepala Desa Lap.Dt.Pegawai

Sekretaris Desa

Lap.Dt pegawai

1.3 Cetak Laporan

Gambar 22 Data Flow Diagram Data Pegawai

Formulir

Kepala Dusun

Kaur Pemerintah
Isian formulir

1.0 Isi formulir

1.1 Catat Data


penduduk

Administrator

Data penduduk

Data penduduk

Kepala Desa

1.2 Entry Data & Buat Lap Data Penduduk

Dt.Penduduk

File Penduduk

Dt. Jlh Penduduk File Jlh Penduduk

Lap.Dt penduduk

Sekretaris Desa

Lap.Dt penduduk

1.3 Cetak Laporan

Gambar 23 Data Flow Diagram Data Penduduk

5.2.1.3 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram dapat membantu kita dalam mempelajari hubungan antara file yang kita rancang, dalam hal ini sebagai penghubung antara file-file yang kita rancang sebagai file kunci key yang sifatnya unik tidak boleh sama dengan nama yang lain.

Nama Tempat_Tgl _Lahir Nip Jenkel No Alamat Jabatan Pegawai Ket Agama Lama_kerj a Pendidika n Gaji_Perb ln Gambar 24 Entity Relationship Diagram (ERD) Data Pegawai Ket Tgl_Absens i Miliki No Hari_absen si Absensi Nip Nama

Status

Nama No

Alamat Tempat_Tgl_la hir Agama No Miliki Ket Dusun

Laki-Laki

Perempuan

Penduduk

Jumlah Penduduk

Jenkel

Status_Perkawina n Pekerjaan Pendidika n

Jlh_KK Jumlah

Gambar 25 Entity Relationship Diagram (ERD) Data Penduduk

5.2.1.4 Struktur Desain Web Dalam mendesain web, penulis hanya menggunakan software-software untuk membangun sebuah web yang dinamis. Diharapkan web ini dapat mempermudah para calon konsumen untuk memaanfaatkan fasilitas yang disediahkan di dalam pembuatan web. Beberapa hal yang mempermudah pengunjung dalam memanfaatkan fasilitas yang ada sekaligus berguna menunjang interaktifitas web dengan pengunjung, diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Tersediahnya link-link yang menghubungkan antara halaman satu dengan halaman yang lainnya, sehingga dapat memudahkan pengunjung untuk berpindah dari satu halaman ke halaman lain. 2. Dalam mendesain web selain memperhatikan teknik pembuatan, sebaiknya unsur seni keindahan juga harus diperhatikan agar suasana yang dirasakan pengunjung tidak terasa kaku dan membosankan. 3. Unsur-unsur keindahan web bukan hanya terdiri dari tata letak gambar dan pewarnaan, tetapi juga menyangkut bagian multimedianya seperti gambar animasi. Untuk menunjang keterangan diatas penulis juga menyertakan struktur dari desain web yang telah dijelaskan diatas. Adapun struktur desain web ini dapat dilihat sebagai berikut:

SISTEM INFORMASI KANTOR KEPALA DESA BAHUNG SIBATU-BATU KECAMATAN SEI DADAP KABUPATEN ASAHAN

Home

Login

Profil

Buku Tamu

Informasi

Pegawai

Penduduk

Sejarah Visi Misi

Struktur Organisasi

Gambar 26 Struktur Desain Halaman web

5.2.2 Desain Sistem Secara Terinci Desain sistem secara terinci merupakan suatu bentuk rancangan dari para rincian kebutuhan dari sistem desain yang terdiri dari desain input, desain output dan desain terinci.

5.2.2.1 Desain input Berdasarkan dari bentuk laporan yang telah dirancang pada sistem pendataan pegawai dan penduduk pada Kantor Kepala Desa Bahung Sibatu-batu Kecamatan Sei Dadap Kabupaten Asahan maka input data yang dibutuhkan dapat dirancang seperti berukut:

Gambar 27 Tampilan Input Data Pegawai

Gambar 28 Tampilan Input Data Penduduk

Gambar 29 Tampilan Input Data Absensi

Gambar 30 Tampilan Input Data Jumlah Penduduk

5.2.2.2 Desain output Desain output merupakan proses yang dilakukan dalam membentuk sebuah laporan. Laporan yang dihasilkan disesuaikan dengan informasi yang diinginkan, dimana laporan ini akan diberikan kepada pihak-pihak yang membutuhkan. Adapun bentuk output tersebut antara lain sebagai berikut:

Tabel 5 Desain Output Data Pegawai


N0

Nip

Nama

Alamat X(30)

Tempat_Tgl_Lh r

Jenkel

Agama

X(30)

X(30)

X(30)

X(30)

X(30)

X(30)

Z
X(30)
Status

Z Z
X(30) X(30)
Pendidikan Jabatan

Z
X(30)
Lm_Kerja

Z
X(30)
Gaji_Perbln

Z Z
X(30) X(30)
Ket

X(30)

X(30)

X(30)

X(30)

X(30)

X(30)

Z Z Z
X(30) X(30) X(30)

Z
X(30)

Z
X(30)

Z
X(30)

Tabel 6 Desain Output Data Penduduk


N0

Nama

Alamat X(30)

Tempat_Tgl_lahir

Agama

Jenkel

X(30)

X(30)

X(30)

X(30)

X(30)

Z
X(30)

Z
X(30)
Pendidikan

Z
X(30)
Status_Perkawinan

Z
X(30)
Pekerjaan

Z
X(30)
Ket

Z
X(30)

X(30)

X(30)

X(30)

X(30)

Z
X(30) No X(30) Nip X(30)

Z
X(30) Nama X(30)

Z
X(30) Hari_Absensi X(30)

Z
X(30) Tgl_Absensi X(30) Ket X(30)

Tabel 7 Desain Output Data Absensi

Z
X(30) No X(30)

Z
X(30) Dusun X(30)

Z
X(30) Lk X(30)

Z
X(30) Pr X(30)

Z
X(30) Jmlh X(30)

Z
X(30) Jmlh_KK X(30)

Tabel 8 Desain Output Data Jumlah Penduduk

Z
X(30)

Z
X(30)

Z
X(30)

Z
X(30)

Z
X(30)

Z
X(30)

5.3 Desain File/Database Selain dari desain input dan desain output, perlu adanya desain file sebagai sarana pusat yang akan dirancang, yaitu untuk melakukan penyimpanan dan kedalam sumber data. Pada desain file ini ditunyut kejelihan kita kedalam menentukan nama database record, field-field pendukung maupun pengorganisasian file database yang

diperlukan. Adapun database yang dihasilkan oleh PHP dan MySQL antara lain sebagai berikut: 1. Database Pegawai Database Tabel : db_fii : data_pegawai

Premary Key : no Tabel 10 Database Pegawai No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Field name No Nip Nama Alamat Tempat_Tgl_Lahir Jenkel Agama Jabatan Status Pendidikan Lm_Kerja Gaji_Perbln Ket Type Integer Varchar Varchar Vachar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Width 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 Description Nomor Nomor Induk Pegawai Nama Alamat Tempat Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Jabatan Status Pendidikan Lama Kerja Gaji Perbulan Keterangan

2. Database Penduduk Database Tabel : db_fii : data_penduduk

Premary Key : no Tabel 11 Database Penduduk No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Field name No Nama Alamat Tempat_Tgl_Lahir Agama Jenkel Pendidikan Status_Perkawinan Pekerjaan Ket Type Integer Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Width 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 Description Nomor Nama Alamat Tempat Tanggal Lahir Agama Jenis Kelamin Pendidikan Status Perkawinan Pekerjaan Keterangan

3. Database Absensi Database Tabel : db_fii : data_absensi

Premary Key : no Tabel 12 Database Absensi No 1 2 3 4 5 6 Field name No Nip Nama Hari_Absensi Tgl_Absensi Ket Type Integer Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Width 30 30 30 30 30 30 Description Nomor Nomor Induk Pegawai Nama Hari Absensi Tanggal Absensi Keterangan

4. Database Jumlah Penduduk Database : db_fii Tabel : jumlah_penduduk

Premary Key : no Tabel 13 Database Jumlah Penduduk No 1 2 3 4 5 6 Field name No Dusun Lk Pr Jmlh Jmlh_KK Type Integer Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Width 30 30 30 30 30 30 Description Nomor Dusun Laki-Laki Perempuan Jumlah Jumlah KK

5.3.1 Desain Logika Program (Flowchart) Flowchart merupakan desain logika dari rancangan desain web yang akan dirancang. Berikut ini akan diberikan desain logika dari rancangan sebelumnya:

1. Flowchart Index_luar Start


Set Variabel Awal

Tampil Menu
End

Input Pilihan

Pil=1

Home

T
Pil=2

Login

T Y
Pil=3

Profil

T Y
Pil=4 Buku Tamu

T Y
Pil=5

Informasi

T
Pil=6

Pegawai

T
Pil=6

Penduduk

Gambar 32 Flowchart Index_luar

2. Flowchart Login
Login

Set Variabel Awal

Home

Username, Password

Username=Benar Password=Benar

Login

Gambar 35 Flowchart Login

3. Flowchart Profil Profil

Set Variabel Awal

Home

Input Pilihan

Pil=1

Sejarah

T
Pil=2

Visi Misi

T
Pil=3

Struktur Organisasi

Gambar 36 Flowchart Profil

4. Flowchart Buku Tamu


Buku Tamu

Set Variabel Awal

Home

Input Pilihan

Pil=1

Y
Input

T
Pil=2

Tampil

5. Flowchart Informasi
Informasi

Set Variabel Awal

Home

Lihat Hasil

Pil=

Tampilan Data

Gamabar 37 Flowchart Pegawai

6. Flowchart Pegawai
Pegawai

Set Variabel Awal

Home

Lihat Hasil

Pil=

Tampilan Data

Gamabar 37 Flowchart Pegawai

7. Flowchart Penduduk
Penduduk

Set Variabel Awal

Home

Lihat Hasil

Pil=

Tampilan Data

Gamabar 38 Flowchart Penduduk

8. Flowchart Admin
Admin

Set Variabel Awal LogOut

Username,Pass word

Input Pilihan

Pil=1

Home

Pil=2

Informasi

T
Pil=3

Data Pegawai

T Y
Pil=4 Data Penduduk

Gambar 40 Flowchart Administator

9. Flowchart Informasi Data Informasi

Set Variabel Awal

Home

No,Nama_Informasi,Hr_T glBlnThn,Tempat,Pukul

Input Pilihan

Pil=1

Input

T
Pil=2

Edit

T
Pil=3

Y T

Delete

Gambar 49 Flowchart Informasi

10. Flowchart Data Pegawai Data Pegawai

Set Variabel Awal Home

No,Nip,Nama,Alamat,Tempat_Tgl _Lahir,Jenkel,Jabatan,Agama,Statu s,Gaji_Perbln,Pendidikn,Lama_Kej a.Ket

Input Pilihan

Pil=1

Input

T
Pil=2

Edit

T
Pil=3

Y T

Delete

Pil=4

Y
Cetak

Gambar 41 Flowchart Data Pegawai

11. Flowchart Data Penduduk Data Penduduk

Set Variabel Awal

Home

No,Nama,Tempat_Tgl_Lahir,Ala mat,Agama,Jenkel,Pendidikan,Sta tus_Perkawinan,Pekerjaan,Ket

Input Pilihan

Pil=1

Input

T
Pil=2

Edit

T
Pil=3

Y T

Delete

Pil=4

Cetak

Gambar 42 Flowchart Data Penduduk

12. Flowchart Data Pegawai Data Pegawai

Set Variabel Awal Home

No,Nip,Nama,Alamat,Tempat_Tgl _Lahir,Jenkel,Jabatan,Agama,Statu s,Gaji_Perbln,Pendidikn,Lama_Kej a.Ket

Input Pilihan

Pil=1

Input

T
Pil=2

Edit

T
Pil=3

Delete

Gambar 44 Flowchart Data Pegawai

13. Flowchart Data Penduduk Data Penduduk

Set Variabel Awal Home

No,Nama,Tempat_Tgl_Lahir,Ala mat,Agama,Jenkel,Pendidikan,Sta tus_Perkawinan,Pekerjaan,Ket

Input Pilihan

Pil=1

Input

T
Pil=2

Edit

T
Pil=3

Delete

Gambar 45 Flowchart Data Penduduk

14. Flowchart Logout


Logout

Logout

Statement Sukses

Halaman Depan User

Gambar 50 Flowchart Logout

5.3.2 Program Perancangan web yang pertama kali ini akan di beri nama Index_luar. Maka tampilan pertama yang ada pada web ini adalah Index_luar. Perancangan web yang akan dibuat pada halaman ini memiliki beberapa link utama yaitu: 1. Home 2. Login 3. Profil 4. Buku Tamu 5. Informasi 6. Pegawai 7. Penduduk

1. Home Pada link ini tampilan home sistem informasi Kantor Kepala Desa Bahung Sibatu-Batu Kecamatan sei dadap kabupaten Asahan yang terdidri atas pilihan link-link utama. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 51 Tampilan Home Luar 2. Login Hal ini dilakukan agar pegawai Kantor dapat melakukan pekerjaannya sendirisendiri. Seperti memasukkan data pegawai, mengedit, menghapus,mencetak bahkan memeriksa laporan.Untuk lebih jelasnya liat gambar di bawai ini.

Gambar 54 Tampilan Halaman Login 3. Profil Dalam menu profil terdapat 3 buah link di dalamnya antara lain: a. Sejarah Pada link ini dibahas mengenai sejarah Kantor Kepala Desa Bahung Sibatu-Batu Kecamatan Sei Dadap Kabupaten Asahan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 55 Tampilan Halaman Sejarah

b. Visi Misi Pada link ini dibahas mengenai visi misi Kantor Kepala Desa Bahung SibatuBatu Kecamatan Sei Dadap Kabupaten Asahan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 56 Tampilan Halaman Visi Misi

c. Struktur Organisasi Pada link ini dibahas mengenai Struktur Organisasi Kantor Kepala Desa Bahung Sibatu-Batu Kecamatan Sei Dadap Kabupaten Asahan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 57 Tampilan Halaman Struktur Organisasi

4. Buku Tamu Pada menu berisikan tantang data-data Buku Tamu di Kantor Kepala Desa Bahung Sibatu-Batu Kecamatan Sei Dadap Kabupaten Asahan. Untuk lebih jelasnya liat gambar di bawai ini.

Gambar 60 Tampilan Halaman Buku Tamu

d. Informasi Pada menu informasi terdapat beberapa informasi yang ada di Kantor Kepala Desa Bahung Sibatu-Batu Kecamatan sei dadap kabupaten Asahan. Untuk lebih jelasnya liat gambar di bawai ini.

Gambar 52 Tampilan Halaman Informasi e. Pegawai Pada menu pegawai berisikan tantang data-data pegawai di Kantor Kepala Desa Bahung Sibatu-Batu Kecamatan Sei Dadap Kabupaten Asahan. Untuk lebih jelasnya liat gambar di bawai ini.

Gambar 58 Tampilan Halaman Pegawai f. Penduduk Pada menu penduduk berisikan tantang data-data penduduk di Kantor Kepala

Desa Bahung Sibatu-Batu Kecamatan Sei Dadap Kabupaten Asahan. Untuk lebih jelasnya liat gambar di bawai ini.

Gambar 59 Tampilan Halaman Penduduk 5.4 Pembahasan Hasil Perancangan Sistem Informasi Baru Setelah melakukan pengamatan terhadap hasil perancangan sistem informasi baru, maka penulis menarik kesimpulan bahwa perancangan sistem informasi baru jauh berbeda dengan sistem informasi lama, dimana perancangan sistem informasi baru menggunakan teknologi informasi yang berbasis web, dengan harapan proses penyampaian informasi bisa lebih cepat, tepat dan akurat.