BAB 3

Gambaran Umum Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan

3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Latar Belakang Perusahaan
PT. Prima Sarana Solusi adalah sebuah perusahaan distributor dan
penyedia aplikasi dan optimasi WAN yang bergerak dalam bidang
penjualan perangkat keras / hardware (bandwidth optimizer). Dimana
produk-produk yang dijual merupakan produk yang diimpor dari
Australia.
Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Iwan Setiawan dan Bapak
Irawan Mulyadi pada tahun 2007. PT. Prima Sarana Solusi berlokasi di
Jalan Jenderal Sudirman Kavling 2 Karet Tengsin Tanah Abang,Gedung
Arthaloka Lantai 15 Jakarta Pusat 10220 dan merupakan distributor
tunggal di Indonesia yang telah menjalin kerjasama dengan Exinda,
sebuah perusahaan penyedia aplikasi dan optimasi WAN di Australia dan
mulai berkembang tahun 2008 sampai pada saat ini.
Pelanggan PT Prima Sarana Solusi sebagian besar bukan sebagai
pengguna akhir (end user) melainkan supplier sebagai penghubung jalur
distribusi barang bandwidth optimizer.
PT. Prima Sarana Solusi tercatat telah membantu pelanggan untuk
meningkatkan produktivitas dan memperluas pasar mereka. Dengan
kekuatannya dan hemat biaya produk dan solusi bagi pelanggan
perusahaan.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.2.1 Visi Perusahaan
Untuk menjadi pemimpin Business Solution Provider dengan
menawarkan suatu terobosan dalam bidang Enterprise Business
Solutions, Managed Services Enterprise, securities , dan infrastruktur IT
di Indonesia.
3.2.2 Misi Perusahaan
Untuk menjadikan perusahaan klien menjadi yang terbaik dan
memungkinkan para pengambil keputusan di semua tingkatan perusahaan
tersebut untuk meningkatkan data perusahaan yang terintegrasi dengan
lebih baik, lebih cepat mengambil keputusan sehingga mendorong garis
atas dan bawah pertumbuhan perusahaan.












3.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan


3.3.1 Uraian Jabatan
Dalam menjalankan suatu usaha, setiap perusahaan selalu
berusaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pencapaian
tujuan tersebut membutuhkan kerja sama individu dalam perusahaan,
baik vertikal maupun horizontal. Agar kerja sama tersebut berjalan
dengan baik dan tepat, maka perlu adanya pembagian tugas, wewenang,
dan tanggung jawab masing-masing anggota dalam perusahaan yang
telah terencana dan terstruktur dalam suatu struktur organisasi
perusahaan.


Tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai
berikut:
1. Direktur
Tugas:
Menyusun kebijakan-kebijakan yang akan
digunakan di dalam perusahaan
Menentukan langkah-langkah kebijakan
yang akan diambil oleh perusahaan.
Menetapkan target yang akan dicapai oleh
perusahaan.
Bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan
yang terdapat dalam perusahaan secara
menyeluruh agar sesuai dengan tujuan dan
kebijaksanaan perusahaan.
Wewenang:
Mengambil keputusan terhadap jalannya
perusahaan yang dipimpin.
Meminta pertanggungjawaban dari
Manager atas pelaksanaan-pelaksanaan
yang telah ditentukan sesuai dengan aturan
dan kebijakan yang berlaku di dalam
perusahaan.

2. Manager
Tugas:
Bertanggung jawab untuk mengkoordinir
dan mengarahkan kegiatan yang dilakukan
oleh masingmasing bagian agar sesuai
dengan tujuan dan kebijakan yang
ditetapkan oleh perusahaan.
Memberikan laporan yang dihasilkan oleh
seluruh bagian dan mendiskusikan keadaan
perusahaan, masalah, dan rencana
perusahaan dengan direktur.
Wewenang:
Memberikan persetujuan untuk
mempekerjakan calon pegawai baru yang
diperlukan perusahaan dan berwenang pula
untuk memberhentikan pegawai tersebut
apabila tidak menjalankan tugasnya dengan
baik.
3. Divisi Marketing
Tugas:
Bertanggung jawab atas pencapaian target
penjualan sesuai yang telah ditetapkan.
Merencanakan dan membuat strategi
penjualan untuk mencapai jumlah
penjualan yang maksimal.
Wewenang:
Menyampaikan pendapat kepada Manager
tentang hal-hal yang berhubungan dengan
kegiatan di bagian penjualan.
4. Finance
Tugas:
Mengeluarkan uang dan transaksi-transaksi
pembayaran.
Membuat dan mencetak sales order.
Melakukan follow up.
Menghitung dan meng-input pajak.
Wewenang:
Menyampaikan pendapat kepada Manager
tentang hal-hal yang berhubungan dengan
kegiatan di bagian finance.
5. Divisi Gudang
Tugas:
Menyimpan barang
Mengirim barang

Wewenang:
Menyampaikan pendapat kepada Manager
tentang hal-hal yang berhubungan dengan
kegiatan di bagian gudang
6. Divisi IT
Tugas:
Mengawasi kinerja sistem di perusahaan
terutama bila terjadi error dalam sistem
perusahaan dan bila terserang oleh virus.
Bertanggung jawab terhadap seluruh
kegiatan sistem perusahaan.
Wewenang:
Memproteksi sistem bila terjadi penyusup
dan ada virus yang menyerang sistem.
Menyampaikan pendapat kepada Manager
tentang halhal yang berhubungan dengan
kegiatan di bagian IT.

3.4 Sistem Yang Berjalan
3.4.1 Uraian Prosedur
Sistem yang berjalan yang sedang berjalan pada PT. Prima Sarana Solusi
adalah sebagai berikut:
1. Pelanggan datang untuk melakukan pemesanan. Divisi Marketing
akan mengecek ke dalam database apakah pelanggan tersebut
adalah pelanggan baru atau pelanggan lama. Apabila pelanggan
baru, maka divisi Marketing akan mencatat nama pelanggan ke
dalam database. Setelah itu, divisi Marketing mencatat pesanan
dari pelanggan. Setelah itu pesanan yang telah dicatat akan
diberikan kepada bagian finance.
2. Divisi Finance membuat Sales Order rangkap 3 dan menagih
pembayaran down payment 50% lama order pemesanan selama
1minggu dimana:
Rangkap 1 untuk diarsip oleh divisi Finance.
Rangkap 2 untuk dikirim kepada divisi Gudang.
Rangkap 3 untuk diserahkan kepada pelanggan sebagai
bukti pembelian.
3. Ketika pelanggan harus membayar 50% DP sebagai tanda jadi,
divisi Finance membuat invoice sebagai tanda bahwa pelanggan
telah melakukan pelunasan DP 50%.
4. Setelah barang datang, divisi Gudang membuat Surat Jalan
sebanyak 2 rangkap dimana:
Rangkap 1 untuk diserahkan kepada divisi finance
sebagai barang bukti penagihan.
Rangkap 2 untuk diarsipkan oleh divisi gudang sebagai
bukti bahwa barang telah keluar.
5. Setelah mendapatkan Surat Jalan (SJ) rangkap ke-1 dari divisi
Gudang, maka divisi finance akan membuat Faktur Pengiriman
dan Penagihan (FPP) sebanyak 2 (dua) rangkap dimana rangkap
ke-1 untuk diarsipkan oleh divisi finance, dan rangkap ke-2
diserahkan kepada divisi gudang untuk melakukan penagihan
kepada pelanggan.
6. Divisi gudang setelah mendapatkan FPP rangkap ke-2 maka
langsung melakukan pengiriman barang dan melakukan
penagihan. Dan disaat melakukan penagihan, pelanggan harus
menunjukkan Sales Order rangkap ke-3 (tiga) dan saat itu juga
pelanggan harus melunasi sisa pembayaran 50%.
7. Setelah mendapatkan sisa pembayaran 50%, maka divisi gudang
menyerahkan uang pembayaran kepada finance untuk dicatat ke
dalam jurnal.
8. Pada setiap akhir bulan, divisi finance akan mencetak laporan-
laporan berupa laporan penjualan, laporan neraca, laporan laba
rugi, laporan pajak, sales order, laporan transaksi-transaksi
pembayaran, dan laporan pengeluaran kas.






3.4.2 Overview Activity Diagram
Adapun Overview Activity Diagram (OAD) dari sistem informasi
penjualan tunai dari PT Prima Sarana Solusi.

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram PT Prima Sarana Solusi







3.4.3 Rich Picture

Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Informasi Berjalan PT Prima Sarana Solusi









3.4.4 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem penjualan yang digunakan adalah
sebagai berikut :
1. Sales Order
Sales Order di-input oleh divisi finance. Sales order yang
di-input berdasarkan pesanan dari pelanggan ataupun
calon pelanggan.
2. Down Payment
Down Payment adalah pembayaran awal/uang muka
terhadap barang yang dipesan oleh pelanggan.
3. Surat Jalan
Surat Jalan adalah surat yang dikeluarkan oleh divisi
gudang untuk disertakan dalam pengiriman barang.
4. Laporan Neraca
Adalah laporan yang dibuat oleh divisi finance untuk
menunjukkan posisi keuangan perusahaan pada akhir
periode tersebut.
5. Laporan Penjualan
Laporan yang dibuat oleh divisi finance untuk
menjelaskan penjualan perbulan kepada manager.
6. Laporan Laba-Rugi
Laporan yang dibuat untuk mengetahui apakah perusahaan
mengalami defisit atau surplus.

7. Laporan Pajak
Laporan yang dibuat untuk menghitung pajak yang harus
perusahaan bayarkan kepada pemerintah.
8. Laporan Transaksi-Transaksi Pembayaran
Laporan yang menunjukan pembayaran yang dilakukan
oleh pelanggan kepada perusahaan.
9. Laporan Pengeluaran Kas
Laporan yang dibuat untuk menjelaskan pengeluaran
perusahaan selama periode tertentu.
3.4.5 Spesifikasi Hardware, dan Software
3.4.5.1 Spesifikasi Hardware
PT.Prima Sarana Solusi memiliki beberapa komputer sebagai
berikut:
1. Menggunakan laptop HP tipe Presario CQ40-606TU (6
buah)
o Processor TypeIntel Core 2 Duo Processor
o Standard Memory 2 GB DDR2 SDRAM PC-6400
o Hard Drive Type320 GB Serial ATA 5400 RPM
2. Macbook Apple tipe 466 (7 buah), spesifikasinya sebagai
berikut:
o Platform : Intel Centrino Duo Processor
Technology
o Processor : 2.0GHz Intel Core 2 Duo
o Hard Drive : 160GB Serial ATA; 5400 rpm
3. Lima (5) Unit Komputer Home Office
o Processor : Intel Core 2 Duo
ProcessorTechnology Intel
Core 2 Duo CPU E 4600
@ 2.40 GHz
o Memory : 2048MB RAM

3.4.5.2 Spesifikasi Software
o Operation System Windows Vista Home Premium version
2008.
o Software yang digunakan untuk sistem penjualan adalah
Accurate 2000 version 3.4.
o Software yang digunakan untuk mengantisipasi virus adalah
Kaspersky Internet Security Protection version 2009.
o Software yang digunakan untuk Macbook Apple tipe 466
adalah: Operation System Mac OS X v10.5 Leopard
o Software yang digunakan untuk HP Presario CQ35-109TU
adalah Operation System Windows Vista.

3.5 Keamanan, Operasional, Boundary, Input, dan Output data
3.5.1 Keamanan Data
Pengendalian keamanan dilakukan untuk memastikan apakah
sistem keamanan yang terdapat di dalam suatu perusahaan memenuhi
standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Pengendalian keamanan
yang dilakukan berdasarkan data-data yang diperoleh dari hasil observasi,
checklist,dan wawancara dengan divisi IT, manager dan manajemen
gedung.
3.5.2 Operasional Data
Pengendalian operasional di dalam suatu perusahaan perlu
dilakukan untuk mengetahui apakah sistem operasional perusahaan sudah
berjalan dengan baik dan memenuhi prosedur yang berlaku. Pengendalian
operasional dilakukan dengan melakukan wawancara dengan divisi IT
dan manager.
3.5.3 Boundary Data
Untuk menjaga keamanan sistem perusahaan dari pihak pihak
yang berkepentingan maka pada sistem komputer dibuat pengamanan
berupa identifikasi user, penggunaan PIN atau Password yang diberikan
pada bagian yang mendapatkan otorisasi atau wewenang dalam
penggunaan sistem. Boundary yang diterapkan berdasarkan hak akses
pada tiap bagian yang berhubungan dengan penjualan adalah sebagai
berikut : divisi Finance, divisi Marketing, divisi Gudang, Manager , dan
divisi IT.
3.5.4 Input yang Dilakukan
Pengendalian input dilakukan berdasarkan hasil peng-inputan data
yang dilakukan oleh divisi finance, marketing, dan gudang. Penginputan
data dilakukan berdasarkan hasil transaksi yang dilakukan melalui
software Accurate 2000 versi 3.4 yang langsung diakses melalui data
master dan transaksi hasil penginputan data.
3.5.5 Output yang Dihasilkan
Berdasarkan input yang dimasukan ke dalam sistem, maka
menghasilkan output yang akan diberikan ke divisi Finance yaitu
sebagai berikut :
o Laporan Penjualan
o Laporan Rugi / Laba
o Laporan Neraca
o Sales Order
o Surat Jalan
3.6 User Manual
Menu Login :
Membuka database perusahaan.
Login ke software dengan user id dan password.
User id dan password harus benar.
Jika user salah memasukkan user id dan password, maka akan muncul
message box : gagal login.
Menu Utama :
Berkas
Persiapan
Daftar
Aktifitas
Laporan
Jendela
Bantuan
Buku Besar
Kas Bank
Persediaan
Penjualan
Pembelian
Aktiva Tetap
Daftar
Menu Berkas :
Data baru
Membuka data
Menutup data
Simpan dengan alias
Cadangan data
Pakai data cadangan
Perbaikan data
Ekstrator
Importer
Upgrade data versi 1
Impor data perusahaan
Batal impor data perusahaan
Tutup buku perusahaan
Keluar
Menu Persiapan
Info perusahaan
Preferensi
Profil pengguna
Ubah kata kunci
Persiapan singkat
Rancangan daftar formulir
Mata uang
Daftar akun
Buku besar
o Bukti jurnal umum
o Histori buku besar
o Saldo akun
o Anggaran akun
Kas dan bank
o Buku bank
o Pembayaran lain
o Penerimaan lain
Pelanggan
Penjualan
o Pesanan penjualan
o Pengiriman pesanan
o Faktur penjualan
o Retur penjualan
o Penerimaan pelanggan
Pemasok
Pembelian
o Pesanan pembelian
o Penerimaan barang
o Faktur pembelian
o Retur pembelian
o Pembayaran pemasok
Barang dan jasa
Pembiayaan pesanan
Persediaan
o Daftar gudang
o Barang per gudang
o Pemindahan barang
o Penyesuaian
o Kategori barang
o Penyesuaian harga jual
Aktiva tetap
o Tipe aktiva tetap pajak
o Tipe aktiva tetap
o Daftar aktiva tetap
Daftar lain
o Kode pajak
o Syarat pembayaran
o Jasa pengiriman
o Tipe pelanggan
o Batasan komisi
o Penjual
Aktifitas
Buku besar
Buku jurnal umum
Kas dan bank
Pembayaran lain
Penerimaan lain
Rekonsiliasi bank
Penjualan
Pesanan penjualan
Pengiriman pesanan
Faktur penjualan
Retur penjualan
Penerimaan pelanggan
Pembelian
Pesanan pembelian
Penerimaan barang
Faktur pembelian
Retur pembelian
Pembayaran pemasok
Barang dan jasa
Penyesuaian persediaan
Pindah barang
Set harga penjualan
Grup
Membuat gudang
Pembiayaan pesanan
Aktiva tetap baru
Periodik
Proses akhir bulan
Pengingat
Audit
Lain lain
Menu penjelajah
Alat hitung
Laporan
Laporan Keuangan
Laporan Keuangan Kustomisasi
Grafik analisis keuangan
o Laporan keuangan (neraca)
o Laporan Keuangan (laba rugi)
o Sistem dupont
o Arus kas
Laporan pemeriksanaan
Buku besar
Kas dan bank
Aktiva tetap
Laporan penjualan
Piutang dan pelanggan
Laporan pembelian
Hutang dan pemasok
Persediaan
Gudang
Pembiayaan pesanan
Laporan pajak
Laporan lain-lain
SPT tahunan
PPN / PPN BM
Laporan tersimpan
Laporan terdesain
Fast Report Files (*.frf)
Jendela
Berjajar
Urut bertumpuk
Tutup semua
Bantuan
Accurate
Tentang accurate
Pendaftaran

3.6.1 Print Screen Tampilan Software
1. Menu Login

Gambar 3.4 Contoh Tampilan Menu Login
Tampilan menu login PT. Prima Sarana Solusi berisikan id
pengguna dan kata kunci dari pengguna sehingga pegawai dapat
melakukan otorisasi sesuai dengan kegiatan user dalam mendapatkan
sumber informasi berdasarkan kewenangan.
2. Pesanan Penjualan

Gambar 3.5 Contoh Tampilan Menu Pesanan Penjualan
Tampilan menu pesanan penjualan PT. Prima Sarana Solusi
berisikan tanggal, waktu, sales order number, nama pelanggan, alamat
pelanggan, nomor barang, nama barang, jumlah barang, harga barang,
diskon dan total uang. Pada aplikasi menu pesanan penjualan terdapat
juga command button yang membantu user untuk mencari informasi
berupa list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan dan membuat baru,
menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim pesanan.
3. Pengiriman Pesanan

Gambar 3.6 Contoh Tampilan Menu Pengiriman Pesanan
Tampilan menu pengiriman pesanan berisikan nomor pemesanan,
nomor pengiriman, tanggal pengiriman, nama pelanggan, alamat
pelanggan nama barang, jumlah barang, harga barang, diskon dan total
uang. Pada aplikasi menu pengiriman pesanan terdapat juga command
button yang membantu user untuk mencari informasi berupa list item
untuk sesudah, sebelum, menyimpan dan membuat baru, menyimpan dan
tutup, batal, preview dan kirim pesanan.
4. Faktur Penjualan

Gambar 3. 7 Contoh Tampilan Menu Faktur Penjualan
Tampilan menu faktur penjualan berisikan nama salesman, id
pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan purchase order number,
invoice number, invoice date, kurs nilai tukar, jenis penjualan, tanggal
pengiriman, nama barang, jumlah barang, harga barang, diskon,
description dan total uang. Pada aplikasi faktur penjualan terdapat juga
command button yang membantu user untuk mencari informasi berupa
list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan dan membuat baru,
menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim pesanan.
5. Penerimaan Pelanggan

Gambar 3.8 Contoh Tampilan Menu Penerimaan Pelanggan
Tampilan menu penerimaan pelanggan berisikan kode pelanggan,
nama pelanggan, nomor formulir, tanggal pembayaran, nama bank, jenis
mata uang, cheque number, cheque date, memo, nomor invoice, tanggal,
tanggal diskon, total jumlah pembayaran. Pada aplikasi menu pesanan
penjualan terdapat juga command button yang membantu user untuk
mencari informasi berupa list item untuk sesudah, sebelum, menyimpan
dan membuat baru, menyimpan dan tutup, batal, preview dan kirim
pesanan.
6. Ringkasan daftar pesanan penjualan

Gambar 3. 9 Contoh Tampilan Menu Daftar Pesanan Penjualan
Tampilan menu daftar pesanan penjualan terdapat nomor
pemesanan, tanggal pemesanan, tanggal pengiriman, nama pelanggan,
jumlah, biaya kirim, total setelah biaya kirim, dan status pemesanan. Pada
aplikasi menu pesanan penjualan terdapat juga menu bar yang membantu
user untuk mencari informasi berupa menu list yaitu modifikasi, pilihan
halaman, cetak, excel, buka, simpan, kirim dengan email, memorize,
refresh, desain, dan cari kata.