Anda di halaman 1dari 24

Penggunaan ICT dalam Pengurusan Pejabat dan Tugas Harian

Disediakan oleh, Mona Sofiah @ Dewi Bte Abdul Kahar Penolong Pendaftar Jabatan Pendaftar

KANDUNGAN TAKLIMAT
Pengenalan ICT Pengenalan perisian-perisian asas Keselamatan Maklumat Pemeliharaan sumber ICT Amalan terbaik (Best Practices)

Apa itu ICT?

Information Communications Technology = Teknologi Komunikasi Maklumat


Perisian, Perkakasan , konsep, proses

Teknologi

Data yang telah diproses/disusun = Surat, dokumen, minit, perbualan

ICT
Penyampaia n maklumat

Komunikasi

Maklumat

Faedah menggunakan ICT dalam tugas-tugas harian


Mempercepatkan tugas-tugas rutin; Memudahkan pelaksanaan tugas; Mengurangkan kesilapanmeningkatkan mutu kerja; Meningkatkan kemahiran dan pengetahuan.

PERISIAN ASAS
Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft Powerpoint Microsoft Visio Microsoft Project - Membuat surat, laporan, - Membuat dokumen berjadual, pengiraan - Membuat slaid untuk pembentangan - Membuat diagram, pelan, carta - Merancang projek (gantt chart, budget, sumber2)

Microsoft Publisher
Microsoft Access

- Membuat kad, brosur, pamphlet,


- Menyimpan data=pangkalan data

Perisian bukan Microsoft


WordPad; Lotus; Adobe Acrobat; Macromedia Flash;

Microsoft Word
Fungsi Menyediakan dokumen seperti surat, laporan, dll. Sebelum mula menaip, perlu tentukan format:

1.

Font; 2. Spacing; 3. Kedudukan(Orientation)-Landscape, Portrait; 4. Alignment-Justify, Kiri, Kanan, Tengah; 5. Jenis Kertas- Surat, A4, A3

Microsoft Word

Ciri-ciri tambahan

Version- Menyimpan satu dokumen yang mengandungi beberapa versi dokumen yang sama; Template- Wujudkan format dokumen yang boleh digunakan semula untuk surat/memo/laporan Mail Merge- Mencetak surat/memo yang sama kepada banyak penerima (10 atau lebih) Track Changes Menjejak sebarang perubahan yang dibuat ke atas dokumen Membuat borang untuk pengisian maklumat Protect document Mengunci dokumen untuk mengelakkan sebarang perubahan dibuat.

Microsoft Excel

Fungsi:
Menyimpan rekod berjadual; Membuat Pengiraan; Menghasilkan statistik

Microsoft Powerpoint

Fungsi:
Menghasilkan slaid persembahan untuk tujuan pembentangan; Kebaikan- Menyampaikan maklumat secara ringkas dan mudah difahami dalam bentuk yang menarik;

Microsoft Access

Fungsi:
Memasukkan, Menyimpan dan Mencari maklumat. Pangkalan Data = Sumber Utama untuk menyimpan data = stor data Microsoft access = Database Management System (DBMS) = Sistem Pengurusan Pangkalan Data

Fungsi asas yang perlu diketahui

Change Case Menukar ayat/perkataan:


Huruf Kecil ke Besar dan sebaliknya; Mengubah huruf pertama kepada huruf besar;

Memasukkan mukasurat; Header & Footer; Mencetak title heading untuk setiap helaian jadual dalam msoft excel; Menggunakan Hyperlink;

Keyboard Shortcuts
Fungsi Cetak (Print) Shortcut Ctrl+P Contoh/Deskripsi

Simpan (Save)
Highlight all Italic Bold

Ctrl+S
Ctrl+A Ctrl+I Ctrl+B

Information Communication
Information Communication

Underline
Find Replace

Ctrl+U
Ctrl+F Ctrl+H

Information Communication
Mencari ayat/perkataan Menggantikan suatu perkataan

KESELAMATAN MAKLUMAT
1. 2.

Keselamatan Dokumen Keselamatan Peralatan ICT

Ciri-ciri utama keselamatan maklumat: a. Kerahsiaan b. Integriti c. Tidak boleh disangkal d. Kesahihan e. Kebolehsediaan

Akauntabliti/Tanggungjawab Pengguna terhadap keselamatan maklumat:


i. ii.

iii.
iv.

v.

Menghalang pendedahan maklumat kepada pihak yang tidak dibenarkan; Memeriksa maklumat dan menentukan ianya tepat dan lengkap dari semasa ke semasa; Menentukan maklumat sedia untuk digunakan; Menjaga kerahsiaan kata laluan; Mematuhi standard, prosedur, langkah dan garis panduan keselamatan.

Keselamatan Dokumen
Akta/Arahan/Peraturan/Prosedur Agensi Dirujuk Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Arkib Negara Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

Confidential General Circular Memorandum No.1 of 1959 (Code Words-Allocation & Control)
Akta Rahsia Rasmi 1972 Akta Arkib Negara 2003 Surat Pekeliling Am Sulit Bil.1 Tahun 1972Keselamatan Rahsia-Rahsia Kerajaan Daripada Ancaman Penyuluhan (espoinage) Surat Pekeliling Am Bil.2 Tahun 1987-Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi Selaras dengan Peruntukan-Peruntukan Akta Rahsia Rasmi(Pindaan) 1976 Kawalan Keselamatan Rahsia Rasmi dan Dokumen Rasmi Kerajaan yang Dikelilingkan melalui Surat KPKK(R) Klt.7(21) bertarikh 21 Ogos 1999

Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan

Melindungi Keselamatan Maklumat (dokumen) dalam komputer

Ciri-ciri Asas:

Menggunakan kata laluan;


Sekurang-kurangnya

8 aksara dengan gabungan alphanumerik dan simbol khas (cth: j3u90ghi)

bentuk yang tidak boleh dibaca oleh pihak yang tidak diingini; Menggunakan fungsi protect document.

Data Encryption Diubah ke suatu

Contoh Encrypted Message

Keselamatan Peralatan ICT


Akta/Arahan/Peraturan/Prosedur Akta Tandatangan Digital 1997 Akta Jenayah Komputer 1997 Akta Hak Cipta (Pindaan) 1997 Agensi Dirujuk Kementerian Air, Tenaga dan Komunikasi Kementerian Air, Tenaga dan Komunikasi Kementerian Air, Tenaga dan Komunikasi

Akta Multimedia dan Telekomunikasi


Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1993 Peraturan Penggunaan Mesin Faksimili di Pejabat-Pejabat Kerjaan Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 2000 Rangka Dasar Keselamatan Teknologi Maklumat & Komunkasi Pekeliling Am Bil.1 Tahun 2001 Mekanisme Pelaporan Insiden Keselamatan Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.1 Tahun 2003 Garis Panduan mengenai Tatacara Penggunaan Internet & Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan Malaysian Public Sector Management of Information & Communication Technology Security Handbook (MyMIS) 2002

Kementerian Air, Tenaga dan Komunikasi


MAMPU MAMPU MAMPU MAMPU

MAMPU

Keselamatan Fizikal
Perisian (Software) Microsoft Office, Adobe Acrobat, Macromedia Flash, etc. Perkakasan (Hardware) Printer, CPU, Memory Drive, USB Driver, Aset ICT (komputer, printer, mesin faks, dll) mesti dilindungi dari sebarang ancaman seperti pencerobohan, kebakaran dan bencana alam.

Pemeliharaan Komputer

Masalah-masalah yang sering berlaku:


Komputer hang; Serangan Virus; Kadar pemprosesan yang lembab; Corrupt Hard Disk - crash

AMALAN TERBAIK (BEST PRACTICES)

Elakkan penyimpanan lagu, gambar, screensaver dan program2 yang tidak diperlukan; Kerap melakukan Disk Cleanup, Disk Defragment, Disk Error Checking; Scan alat penyimpanan luaran (external storage tool) seperti USB/Pendrive, disket, CD dll sebelum membuka alat tersebut melalui komputer.

Amalan Terbaik (Best Practices)


Mematuhi segala peraturan, polisi dan prosedur yang berkait dengan penggunaan ICT Penyimpanan Dokumen

Folder Susun dokumen untuk memudahkan pencarian

(modified) jenis dokumen (type)-word, excel, etc. saiz


tarikh

Sekian..terima kasih