B AB I MENULISKAN URAIAN DAN PERSYARATAN JABATAN

Analisis Jabatan adalah suatu pendekatan yang sistematis untuk mengumpulkan informasi jabatan berupa tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang yang dikandung suatu jabatan serta kualifikasi orang yang bisa memangku jabatan tersebut. Hasil dari analisis jabatan adalah uraian jabatan (job description) dan persyaratan jabatan (job spesification). Berikut ini beberapa istilah yang berkaitan dengan analisis jabatan.

Gambar 1.1 Istilah-istilah terkait dengan Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah salah satu alat penting dalam manajemen sumber daya manusia, karena menjadi alat bantu bagi fungsi-fungsi MSDM lainnya. Hubungan antara analisis jabatan dengan fungsi-fungsi MSDM lainnya, dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Gambar 1.2 Hubungan antara Analisis Jabatan dengan Fungsi-Fungsi MSDM yang lain
Analisis Jabatan

Deskripsi Jabatan Evaluasi Jabatan Nilai Jabatan Analisis Kebutuhan Pelatihan Pelatihan Pengembangan Kompensasi Penilaian Prestasi Kerja Standard Prestasi Persyaratan Jabatan

Perencanaan Penarikan Pengembangan Karir Seleksi

Kesejahteraa n Pelayanan

Upah /Gaji

Insentif Prestasi

Mutasi

Pembekalan Penempatan Lingkup Pengadaan

Lingkup Pemeliharaan

Lingkup Pengembangan

Dalam praktek dan literature yang ada, terdapat berbagai macam format uraian pekerjaan. Tidak ada yang seragam persis. Berbagai lembaga konsultan besar menawarkan format yang berbeda-beda. Meskipun demikian, informasi yang dibutuhkan untuk tiap uraian jabatan boleh dikatakan hampir sama. Dalam pengantar modul ini hanya akan dibahas beberapa bagian yang hampir selalu ada dalam setiap format uraian jabatan dan biasanya berlaku umum di perusahaanperusahaan. Tidak menutup kemungkinan anda akan menemukan format yang sedikit berbeda, baik dari sistematikanya atau dari pilihan istilah yang digunakan.

Pertanyaan yang selalu muncul adalah berapa lembar sebaiknya jumlah halaman uraian jabatan? Prinsip utama dari penulisan uraian jabatan adalah harus fokus dan langsung, tidak bertele-tele. Jumlah halaman ideal adalah 3-4 halaman (uraian

jabatan termasuk spesifikasi jabatan dan informasi lain seperti standar kinerja, struktur organisasi, dll). Bila jumlah halaman kurang dari 3 ada kemungkinan informasi masih kurang lengkap atau ketika penulisan berbagai prinsip rumusan penulisan ditiadakan. Apabila hal ini yang terjadi, tentu akan sangat mengurangi kualitas uraian jabatan itu sendiri. Namun, bila jumlah halaman lebih dari 4, ada kemungkinan penulisan terlalu detail. Masalah potensial dari situasi ini adalah kemungkinan karyawan akan malas membacanya.

Berikut adalah beberapa prinsip utama yang perlu diperhatikan dalam menulis uraian jabatan: Singkat dan Fokus Sebaiknya dalam menulis uraian jabatan diusahakan singkat dan fokus atau biasa juga disebut dengan istilah hemat kata, padat isi, atau dalam bahasa inggris dikenal ungkapan keep it simple. Seragam Maksudnya adalah seragam dalam format serta penggunaan jenis dan ukuran huruf. Harus dihindari juga penggunaan huruf-huruf yang aneh. Hindari penggunaan bahasa asing (tercampur) Selama masih memungkinkan menggunakan bahasa Indonesia, sebaiknya hindari penggunaan bahasa asing.

Format Uraian Jabatan yang biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan, biasanya terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut : Identifikasi Jabatan Tujuan Jabatan Tanggung Jawab Utama Dimensi Hubungan Kerja Kewenangan Spesifikasi Jabatan Struktur Organisasi

Gambar 1.3 Bagian-bagian dalam Identifikasi Jabatan

IDENTIFIKASI JABATAN
Nama Jabatan Departemen Nama Pemangku Jabatan Melapor Kepada Tanggal Lokasi

Mery-LMFE UNPAD 2009

Berikut ini ketentuan menuliskan beberapa bagian dari format umum uraian jabatan. 1. Menuliskan nama jabatan: Akurat Ini berarti bahwa penulisannya harus mengikuti struktur organisasi menyeluruh. Jadi, sebelum melakukan analisis pekerjaan, sebaiknya analis sudah siap dengan struktur organisasi terbaru yang sudah disetujui oleh pimpinan perusahaan. Konsisten Istilah yang digunakan harus konsisten untuk seluruh uraian jabatan yang dibuat. Misalnya, ketika istilah kepala bagian disingkat menjadi ka.bag, maka berlaku untuk semua uraian jabatan yang mengandung kata tersebut seperti ka.bag keuangan, ka.bag kepegawaian, dst.

Ketentuan di atas berlaku pula dalam menuliskan jabatan atasan (melapor pada), bawahan (membawahi), jabatan lain yang setingkat (berkoordinasi dengan), unit /seksi /bagian/ departemen/ divisi.

2. Menuliskan Tujuan Utama Jabatan Tujuan utama jabatan (job objective) menunjukkan ringkasan umum apa yang menjadi kontribusi utama jabatan kepada organisasi, oleh karena itu dalam beberapa format lain disebut dengan istilah ringkasan jabatan (job summary). Pernyataan singkat dan jelas MENGAPA jabatan tersebut ada di organisasi Apa Kontribusi jabatan tersebut kepada organisasi Apa yang terjadi jika jabatan ini tidak ada / ditiadakan Pada umumnya terdiri dari 1,2 sampai 3 kalimat

Prinsip utama penulisan tujuan utama jabatan adalah sebagai berikut : Bentuknya harus pencapaian atau output Alasan adanya suatu jabatan dalam organisasi adalah karena ada sesuatu sumbangan yang diberikan oleh jabatan tersebut bagi organisasi. Oleh karena itu, untuk menuliskan tujuan jabatan harus mengikuti format yang benar. Ada 2 format penulisan tujuan utama jabatan : 1. Kata kerja + objek + hasil akhir 2. (Memastikan atau Menjamin) + hasil akhir

Sebaiknya ditulis dalam kalimat tunggal Penulisan tujuan jabatan juga harus diusahakan pendek, fokus dan sebaiknya satu kalimat. Tuntutan demikian mengharuskan pemikiran pemilihan kata yang baik dan berbobot.

Hal yang perlu dihindari dalam menuliskan tujuan utama jabatan: Menulis detail bagaimana tujuan jabatan itu dicapai Menulis beberapa tujuan utama jabatan

Gambar 1.4 Contoh Penulisan Tujuan Jabatan

Contoh

TUJUAN JABATAN
Jabatan: Sekretaris
Memastikan tersedianya dukungan kesekretariatan dan administratif bagi direktur utama.

Jika ada tugas tambahan yang sifatnya sementara (sebelum ada jabatan lain, namun dilaksanakan dalam wktu yang cukup lama, ditambahkan menggunakan kata : disamping itu

Disamping itu, pemegang jabatan juga memastikan tersedianya kebutuhan ATK sesuai dengan kebutuhan tiap unit di perusahaan

Mery-LMFE UNPAD 2009

Tabel 1.1 Pilihan Kata Kerja Aktif Untuk Menuliskan Tujuan Jabatan

Top Management

Menyetujui Memutuskan Menetapkan Mengarahkan Mengembangkan Membangun Mengintegrasikan Mensinergikan Mengatur strategi Merencanakan Mengorganisir Mengontrol Mengevaluasi Mencapai

Manajerial

 Mengkoordinasikan Menganalisa Memprediksi Mengusulkan Merekomendasikan Mendukung Menguji Menafsirkan Membuktikan Menyiapkan Mengimplementasikan Memeriksa Memonitor Mengidentifikasi Memperbaiki Mempertahankan Meningkatkan Mendistribusikan Mengumpulkan Memproses Membuat Menyediakan Menyampaikan Memperoleh Mengoperasikan Melakukan

Specialist

Asisten Specialist

Penyelia

Pelaksana

Hindari Kata-Kata ini

Membantu Mengamati Mendelegasikan

3. Menuliskan tanggung jawab utama Bila tujuan utama jabatan menyatakan kontribusi umum dari pemegang jabatan, maka tanggung jawab utama adalah rincian dari kontribusi umum tersebut. Seperti halnya tujuan umum jabatan, prinsip penulisan tanggung jawab utama jabatan juga sama. Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menuliskan tanggung jawab utama:

Fokus pada HASIL AKHIR yang akan dicapai oleh suatu jabatan Isi dari Tanggung Jawab Utama menjawab Kegiatan Utama apakah yang harus dilakukan oleh jabatan ini untuk dapat mencapai hasil akhir sesuai tujuan dari jabatan tersebut

Tidak terpaku pada waktu / waktu tidak dibatasi Memiliki perbedaan antar setiap uraian di tanggung jawab utama (spesifik) Dapat diturunkan menjadi kriteria penilaian

Terdapat beberapa prinsip dalam menuliskan tanggung jawab utama sebagai berikut: I. Bentuknya harus pencapaian hasil (output) tidak hanya aktivitas (proses) Contoh Jabatan: Supervisor Pengendali Mutu

II. Tanggung Jawab Utama harus bersifat unik, yaitu pekerjaan tersebut tidak dilakukan oleh orang lain. Jadi, hindari menuliskan pekerjaan yang juga dilakukan oleh semua pemegang jabatan lainnya.

III. Sesuaikan jabatan dengan hasil akhir

IV. Gabungkan beberapa kegiatan yang berurutan menjadi satu kegiatan.

Tanggung jawab utama adalah daftar hasil kerja akhir yang harus diberikan oleh pemangku jabatan. Oleh karena itu format yang digunakan adalah sebagai berikut: 1. Kata kerja + Objek + hasil akhir 2. (Memastikan atau Menjamin) + hasil akhir

Untuk penulisan tanggung jawab utama, hasil akhir dapat dilengkapi dengan tujuan dari hasil itu (untuk apa, akan dikemanakan, dsb)

DIMENSI JABATAN

Dimensi Jabatan menerangkan seberapa besar dampak/tanggung jawab yang dinyatakan dalam bentuk angka. Dimensi jabatan mencakup hal-hal yang bersifat kuantitatif dalam sebuah jabatan, bisa bersifat keuangan maupun non-keuangan. Yang perlu diingat adalah ketepatan dalam menentukan dimensi lebih penting daripada jumlah angka/kuantitasnya

DIMENSI KEUANGAN Penghasilan Bersih Tahunan Laba Tahunan Pendapatan Tahunan Anggaran Tahunan Biaya Tahunan

DIMENSI NON KEUANGAN Jumlah anak buah (langsung & tidak langsung) Jumlah Kantor Cabang Jumlah project Jumlah item yang berbeda yang ada di gudang. Jumlah pelanggan yang dimiliki oleh seorang area sales manager Jumlah serikat pekerja dimana seorang manajer personalia melakukan negosiasi

HUBUNGAN KERJA Mengindikasikan hubungan kerja yang penting dan sering dilakukan di dalam maupun di luar perusahaan, yang terkait langsung dengan jabatan tersebut (di luar hubungan antara atasan dan bawahan) Mengindikasikan bagaimana suatu jabatan dapat mendukung jabatan lain yang berada di dalam organisasi dan bagaimana jabatan-jabatan lainnya ada di dalam organisasi mendukung jabatan tersebut

KEWENANGAN Kewenangan berhubungan dengan kekuasaan untuk mengambil keputusan / bertindak tanpa harus mengkonsultasikan dengan atasan

Gambar 1.5 Kewenangan

Spesifikasi Jabatan Kualifikasi yang dibutuhkan agar seseorang mampu mengerjakan

tugas/pekerjaannya dalam jabatan. Kualifikasi adalah syarat minimal yang diperlukan oleh seorang pemangku jabatan. Bukan kualifikasi diri sendiri/ pemegang jabatan Biasanya meliputi : Tingkat pendidikan Pengalaman kerja Kompetensi berkaitan dengan jabatan (teknis) Kompetensi perilaku

Gambar 1.6 Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI
(Bagaimana keterkaitan jabatan dengan atasan, bawahan
dan rekan kerja)
Atasan Jabatan ini

Jabatan Ini

Jabatan lain yang berada satu level dengan jabatn ini di departemen yang sama

B
Jabatan di bawah jabatan ini

D
Mery-LMFE UNPAD 2009

Tips penulisan uraian jabatan Bukan daftar belanja, fokus pada tanggung jawab utama yang relevan Kalimat jelas dan to the point Tidak menggunakan istilah yang jarang digunakan atau tidak dimengerti umum

 Untuk mempermudah penulisan tujuan jabatan, analisis dan tuliskan dahulu tanggung jawab utama, kemudian dirangkum menjadi 1-2 kalimat yang menjelaskan tujuan jabatan tersebut Setelah selesai menuliskan uraian jabatan, ada baiknya kita memastikan : Apakah saya mengerti isi jabatan ini? Apakah uraian jabatan ini dapat mengkomunikasikan tujuan dan tanggung jawab jabatan tersebut dengan efektif kepada pemangku jabatan maupun kepada siapapun yang membacanya? Dapatkah saya melihat perbedaan antara jabatan ini dengan jabatan lainnya? Apakah semua aspek sudah tercakup di dalam uraian jabatan tersebut?

Contoh Uraian dan spesifikasi Jabatan

URAIAN JABATAN
Identifikasi Jabatan Nama Jabatan : Detailer Bagian/Dept : Service/Project Kode Jabatan : Tanggal pembuatan : 20 Agustus 2010

Unit Manajemen : Client Division Service Melapor Pada : Service Supervisor : Catering &Wedding Nama Pemangku Jabatan : Ronaldo Membawahi : ---

Tujuan Jabatan Memastikan penampilan penyajian makanan, peralatan dan dekorasi sesuai dengan standar pelayanan minimum dan/atau permintaan client Tanggung Jawab Utama 1.Memasang peralatan detail pada tempatnya masing-masing sesuai standar pelayanan minimum agar tidak ada peralatan yang terlewat 2. Merapikan area meja dan stand agar siap ketika acara dimulai 3. Mengecek penampilan dekorasi minor (detail) dan melakukan adjustment jika diperlukan atau menghubungi bagian dekorasi jika penyesuaian yang diperlukan cukup besar Dimensi

--Hubungan Kerja Internal : Bagian dekorasi : meminta perbaikan dekorasi Equipment provider : meminta peralatan yang kurang dalam penataan Eksternal : ----

Kewenangan
1. 2. 3. Memutuskan peralatan yang akan digunakan sesuai kebutuhan dalam rencana pelayanan Memodifikasi penataan selama tidak bertentangan dengan rencana pelayanan Meminta bagian dekorasi melakukan perbaikan sesuai yang diinginkan

Spesifikasi Jabatan
1. 2. 3. 4. 5. 6. Pendidikan mimimal SMU atau sederajat Memiliki kemampuan dalam melakukan perencanaan dan pengambilan keputusan sederhana Teliti Memiliki jiwa artistik Memiliki orientasi terhadap pelanggan Dapat bekerja secara efektif dan efisien